1. Voorwoord... 2 2. Bewaking communicatie processen... 2 3. Communicatie... 2 4. Het doel van communicatie... 3 5. Betrokkenen... 3 6. Middelen... 3 6.1. Mondelinge communicatie... 3 6.2. Schriftelijke communicatie... 4 6.3. Middelen... 4 It Bledsje... 4 Schoolgids... 4 Kalender... 5 Schoolplan... 5 Handelingsplan/jaarhandelingsplan... 5 Rapport... 5 Portfolio... 5 Informatiefolder voor ouders over de zorg... 5 Website... 6 7. Communicatiehandvat... 6 Communicatieplan Albertine Agnesschool schooljaar 2013-2014 1
Communicatie op de Albertine Agnesschool In het schooljaar 2009-2010 is er vastgesteld door team en ouders dat de communicatie op school wel wat extra aandacht verdiende. Hiervoor is een werkgroep samengesteld die dit navolgend heeft opgesteld. Voor ze zijn begonnen met het schrijven van een communicatieplan is er eerst een enquête onder de ouders gehouden. Concreet geeft dit communicatieplan een totaalbeeld van alle huidige communicatievormen op school. 1. Voorwoord Algemeen kan worden gesteld dat een goede communicatie het kwaliteitsdenken en doen bevorderd. Hoewel getracht is alle vormen te beschrijven, wijzen wij u erop dat dit overzicht zich beperkt tot een beschrijving van de communicatiestromen binnen de Albertine Agnesschool. Door regelmatig bij de verschillende doelgroepen na te gaan of zij zich voldoende geïnformeerd voelen, zal de kwaliteit van de communicatie en de middelen die daarvoor ingezet worden steeds verbeteren. In dit overzicht wordt eerst aangegeven wat onder interne communicatie wordt verstaan, wat het doel ervan is en welke middelen er zijn. Vervolgens wordt aangegeven hoe de diverse geledingen binnen de Albertine Agnesschool hiermee omgaan. Het overzicht is terug te vinden op onze website. Daarnaast is de doelstelling om het overzicht jaarlijks te actualiseren. We rekenen het tot de verantwoordelijkheid van de samenstellers van het communicatieplan, dat nieuwe voorkomende begrippen steeds worden toegevoegd. Aan het begin van elk nieuw schooljaar ontvangen alle ouders een overzicht van de aanpassingen middels het Bledsje. Daarnaast wordt er melding van gedaan in de schoolgids en is dit plan terug te vinden op onze website. 2. Bewaking communicatie processen Alle interne betrokkenen inventariseren aan het begin van het schooljaar of en welke wijzigingen in het communicatieoverzicht voor hen, of voor de groepen welke onder hun verantwoording betrokken zijn, in het communicatieoverzicht moeten worden opgenomen/gewijzigd. Deze wijzigingen dienen voor de herfstvakantie te worden gemeld, waarna het wordt verwerkt in het overzicht. Afgesproken is deze evaluatie steeds aan het begin van het schooljaar uit te voeren. 3. Communicatie Onder communicatie verstaan we in dit overzicht, elke vorm van informatie uitwisseling tussen de verschillende betrokken partijen binnen de Albertine Agnesschool. Naast gestructureerde formele communicatie is er veel ongestructureerd en informeel overleg. Communicatieplan Albertine Agnesschool schooljaar 2013-2014 2
4. Het doel van communicatie Het doel van onze communicatie is: kennisoverdracht: informeren van mensen houding: bewerkstelligen dat alle betrokkenen positief staan t.o.v. ideeën en plannen gedrag: dat mensen mee werken en denken aan de ideeën en plannen in het bijzonder gaat het om een breed draagvlak te creëren voor alle zaken die de school in de ruimste zin aangaan. Als vooraf helder is wat je wilt bereiken, wordt het duidelijker welk middel geschikt is om ingezet te worden en welke groep je wilt benaderen. 5. Betrokkenen De school kent groepen die op de één of andere manier in relatie tot haar en tot elkaar staan. In dit communicatieoverzicht zijn dit de interne en externe betrokkenen. De interne betrokkenen zijn: Leerlingen en ouders Directie Leerkrachten Conciërge Interne begeleider Medezeggenschapsraad (M.R.) Ouderraad (OR) Tussenschoolse opvang Verkeersouder Contactpersonen klachtenregeling Naschoolse opvang Activiteitencommissie De externe betrokkenen zijn: Jeugdgezondheidszorg Logopedie Schoolbegeleidingsdiensten Voortgezet onderwijs Peuterspeelzalen Gemeente Algemeen directeur, bestuur van de Basis Samenwerkingsverband WSNS Vertrouwenspersoon Speciaal onderwijs Plaatselijk belang Oranjewoud Voor-, naschoolse opvang Kinderwoud Externe deskundigen 6. Middelen Als vooraf duidelijk is wat men wil bereiken, wordt het ook duidelijk welk middel geschikt is om ingezet te worden om een bepaalde groep te bereiken. Elk middel zal zowel voordelen als nadelen hebben. Bij belangrijke mededelingen is het wenselijk om meerdere middelen te gebruiken. Daarnaast spelen kosten en urgentie een rol. De volgende middelen van communicatie zijn als volgt te onderscheiden: 6.1. Mondelinge communicatie Het betreft hier alle communicatie tussen de verschillende interne- en externe betrokkenen welke plaatsvindt, zonder dat hierbij een verslaglegging wordt opgesteld. De belangrijkste items zijn: 10 minutengesprekken in november, februari en juni.( 3x per jaar) Informatieavonden in oktober. Communicatieplan Albertine Agnesschool schooljaar 2013-2014 3
HGPD gesprekken ( zie zorgplan) Gegeven de diversiteit en hoeveelheid mondelinge informatie is deze verder niet in het plan opgenomen. 6.2. Schriftelijke communicatie Schriftelijke communicatie vindt plaats in de vorm van: Verslagen van vergaderingen van voorkomende geledingen, telkens na afloop van een vergadering. Overige zoals navolgend omschreven elk met de bijbehorende frequentie. Middel Frequentie Schoolgids 1 x per jaar oktober Schoolplan ter inzage 2011-2015 It Bledsje Eens per maand Rapport ( groep 3 t/m 8) 2 x per jaar Portfolio groep 1 en 2 2 x per jaar Informatiefolder over de zorg Eens per schoolloopbaan e-mail regelmatig vanuit de groepen Handelingsplan (blijft op school) Naar behoefte per leerling Jaarhandelingsplan ( blijft op school) Naar behoefte per leerling Kalender 1 x per jaar 6.3. Middelen Hieronder geven wij u een inhoudelijke omschrijving van de bovenstaand genoemde middelen. It Bledsje Dit is een nieuwsbrief waarin alle interne en externe betrokkenen in de gelegenheid worden gesteld om schriftelijke informatie aan de ouders te verstrekken. Ouders kunnen zich via de website aanmelden om het Bledsje te ontvangen. Via een e- mailbericht met daarin de link naar het Bledsje worden de ouders op de hoogte gesteld dat er weer een nieuw Bledsje is gepubliceerd. Schoolgids Deze informatiegids is een medium waarin directeur, team en interne begeleid(st)ers in de gelegenheid worden gesteld om informatie te verstrekken over o.a. - opzet van het onderwijs - identiteit van de school - de zorg voor leerlingen - wat de ouders van de school kunnen verwachten - wat er van de ouders wordt verwacht. Bovendien is de schoolgids een praktisch handvat waarin allerlei praktisch zaken staan vermeld ( adressen, gymrooster etc.) Deze informatie is met name gericht aan de ouders. Aan het begin van het schooljaar wordt aan ieder gezin een schoolgids uitgereikt. Op de website wordt de schoolgids ook geplaatst. Communicatieplan Albertine Agnesschool schooljaar 2013-2014 4
Kalender In de kalender staan de activiteiten en vrije dagen van dat schooljaar vermeld. Ook wordt er een adressenlijst per groep aan toegevoegd. Schoolplan In dit plan wordt door de directie, in overleg met het team en na goedkeuring van de MR, de beleidsplannen voor de komende jaren vastgelegd. Daarin wordt o.a. aan de hand van een door hen geformuleerde visie omschreven, hoe over een periode van vier jaar invulling wordt gegeven aan die visie. Dit plan wordt niet uitgegeven, doch ligt ter inzage bij de directie. Handelingsplan/jaarhandelingsplan Dit individuele plan wordt door een leerkracht opgesteld (i.o.m. interne begeleider). Hierin wordt vastgelegd hoe en op welke wijze er extra aandacht wordt gegeven aan achterstand (voor een bepaald onderdeel) of een extra uitdaging wordt geboden aan rugzakleerlingen of leerlingen die RT krijgen. In het plan wordt tevens opgenomen wat er van de betrokken leerkracht/ de IB er, de ouders en de leerlingen wordt verwacht. Het plan kent altijd een vooraf vastgestelde periode. Aan het eind van de periode wordt tussen leerkracht, de interne begeleider en ouders geëvalueerd of de gestelde doelen zijn behaald en of een ieder zich heeft gehouden aan de gemaakte afspraken. De ouders dienen het plan ter goedkeuring te ondertekenen en zo ook na de evaluatie. Rapport Hierin legt de individuele leerkracht de vorderingen van de leerlingen vast. In een daaropvolgend evaluatiegesprek met de ouders worden deze vorderingen door de betreffende leerkracht met de ouders besproken. De ouders worden hiervoor middels een brief uitgenodigd. De rapporten dienen door de ouders ondertekend te worden, waarop het rapport weer wordt ingeleverd. Portfolio In het portfolio wordt de ontwikkeling van de leerlingen ( groep 1 en 2)vastgelegd. In het portfolio worden werkjes van de kinderen geplakt zodat ouders kunnen zien hoe hun kind zich gedurende de kleuterperiode ontwikkelt. De leerkracht schrijft twee keer per jaar een verhaal over de ontwikkeling van kleuters in het portfolio. Bij de overgang naar groep 3 mag het portfolio worden behouden. Informatiefolder voor ouders over de zorg In deze folder zijn diverse onderdelen t.a.v. de zorg opgenomen. In het kort wordt uitgelegd hoe de zorg op de Albertine Agnesschool is georganiseerd en wat ouders t.a.v. de zorg van de school mag verwachten. Tevens wordt in deze folder de rol van de ouders t.a.v. de zorg benoemd en tips gegeven. Communicatieplan Albertine Agnesschool schooljaar 2013-2014 5
Website De website van de Albertine Agnesschool, www.alb-agnes.nl, is bedoeld om ouders, leerlingen en andere betrokkenen te informeren over het schoolbeleid en recente gebeurtenissen en activiteiten op en rondom de school. In de eerste plaats treft u op de website algemene informatie aan over de school en de leerkrachten en groepen. Speciale aandacht wordt geschonken aan het plaatsen van foto s van schoolse activiteiten. Eens in de twee weken wordt het informatiebulletin: It Bledsje op de site gepubliceerd. Naast benoemde vermeldingen zijn op de site links aanwezig naar educatieve software. Deze software sluit aan bij de methodes van school. Tot slot is de schoolgids via deze site te downloaden. De site wordt onder verantwoording van de school actueel gehouden. In algemene zin kan worden gesteld dat de site in de toekomst een steeds belangrijker plaats inneemt als communicatiemedium naar de verschillende betrokkenen. 7. Communicatiehandvat Om communicatie goed, volledig en gestructureerd te laten verlopen, benoemen we een aantal praktische handvatten welke in onze optiek telkens deel dienen uit te maken van de boodschap of informatie verstrekking. Afhankelijk van de te bereiken doelgroepen zal de boodschap anders zijn t.a.v.: aan wie is er wat te vertellen/ vragen? wat is er te vertellen ( welke boodschap)? op welke termijn moet dit gebeuren / kan dit gebeuren? welke interne groep / commissie moet daarbij betrokken worden? hoe wordt het georganiseerd? Medezeggenschapsraad -vergaderingen Aanspreekpunt Voorzitter MR Martha Zwanenburg Verslaggeving voor: Team schoolraad Ouderraad voorzitter MR Schoolraad team Werkgroep Kinderboekenweek Activiteitencommissie Team en activiteitencommissie Werkgroep Sinterklaas Activiteitencommissie Team en activiteitencommissie Werkgroep kerst Activiteitencommissie Team en activiteitencommissie Werkgroep Pasen Activiteitencommissie Team en activiteitencommissie Werkgroep laatste schooldag Activiteitencommissie Team en activiteitencommissie Werkgroep wandelen* Activiteitencommissie Activiteitencommissie Werkgroep musical Ouders groep 7 en 8 en 2 teamleden Ouders en team Communicatieplan Albertine Agnesschool schooljaar 2013-2014 6
Werkgroep pleinfeest Individuele ouders - intakegesprek - Informatieavond - 10 minutengesprekken ( 3x per jaar) - ouderavonden ( groep 8 t.b.v. voorgezet onderwijs) - gesprek na schooltijd - huisbezoek - gesprek met directie - Gesprek handelingsplan Ouders groep 7 en 8 en 2 teamleden - Directie - Zie kalender/website - Zie kalender/website - Incidenteel op verzoek - Nieuwe kleuters - Op afspraak - leerkrachten Ouders en team Aan de ouders wordt in het intakegesprek de wijze van communicatie uitgelegd. In de kalender/schoolgids staan diverse mogelijkheden beschreven Vertrouwenspersoon Rolanda de Jager Intern vertrouwelijk (na afhandeling wordt verslaglegging vernietigd. * In tegenstelling tot de andere werkgroepen bestaat de werkgroep wandelen uitsluitend uit leden van de ouderraad en draagt de school geen verantwoording voor de organisatie. Communicatieplan Albertine Agnesschool schooljaar 2013-2014 7