Team Bedoeld wordt: alle leerkrachten, de directie en onderwijsondersteunend

Transcriptie

1 Communicatieprotocol voor ouders CBS De Regenboog, Nieuwaal Versie december 2016 Toelichting van gebruikte termen Communicatie In dit protocol wordt gesproken over communicatie via de , het Internet, in de papieren vorm en gesprek. Wanneer in dit protocol in het algemeen over communicatie wordt gesproken, worden deze communicatievormen bedoeld. Team Bedoeld wordt: alle leerkrachten, de directie en onderwijsondersteunend personeel Betrokkenen Bedoeld wordt: iedereen die betrokken is bij de school, te weten: ouders, leerkrachten, directie en ondersteunend personeel. Omdat leerlingen minderjarig zijn worden zij in dit protocol buiten beschouwing gelaten. Communicatie verloopt via de ouders richting school. School_ Werk_ Hiermee wordt het algemene adres van CBS De Regenboog bedoeld, te weten: De vragen/ opmerkingen die u via dit mailadres stelt komen terecht bij de directeur. Hiermee worden de persoonlijke adressen bedoeld die zijn ingericht om te communiceren op de werkplek. Deze hebben de volgende vorm: voornaam + tussenvoegsel(s) + Belangrijk: eventuele tussenvoegsels staan dus ook in het adres! Al de mailadressen van de teamleden staan in de kalender die u elk schooljaar krijgt. De website Bedoeld wordt: de website van de school, Bij gebruik van Aan In dit vak plaatst de afzender de/het adres(sen) van de ontvanger(s) CC Een afkorting uit het Engels, te weten Carbon Copy. Dit vak wordt gebruikt om andere geadresseerden te informeren. De is wel aan deze persoon/personen gericht BCC Een afkorting uit het Engels, te weten Blind Carbon Copy. Dit vak wordt gebruikt om andere geadresseerden te informeren zonder bekend maken van de adres(sen) van de geadresseerde(n). Dit gebruiken wij om de privacy van alle betrokkenen te waarborgen. Onderwerp Betrokkenen dienen altijd een correct onderwerp te gebruiken bij het versturen van berichten. Dit is o.a. belangrijk om de e- mailberichten goed te kunnen organiseren en beantwoorden.

2 Doel van het protocol Een overzicht hebben van de beschikbare communicatiemiddelen en hun functie Helderheid verschaffen in de wijze van communiceren door ouders en leerkrachten van school Duidelijkheid geven over wie verantwoordelijk is wat betreft communicatie naar externen in geval van een crisis. Contactmomenten basisschool De Regenboog Een goed contact is voor u, uw kind en voor ons van groot belang. Wij hebben een aantal vaste contactmomenten. De volgende contactmomenten zijn op onze school structureel: A. Aanmeldingsgesprek Wanneer u uw kind bij ons op school aan wilt melden, neemt u contact op met de directie. De directeur maakt dan met u een afspraak voor het aanmeldingsgesprek. Tijdens dit gesprek ontvangt u informatie over de school en leidt iemand van de directie u rond door onze school. U kunt de sfeer proeven en u heeft de mogelijkheid tot het stellen van vragen. Het aanmeldingsgesprek is ook bedoeld om informatie van u te krijgen. Hierbij kunt u denken aan: Is uw kind ergens allergisch voor? Hoe verloopt de ontwikkeling van uw kind? Is er iets in het medische dossier van uw kind waar wij rekening mee dienen te houden? Als u één van uw andere kinderen aan komt melden, krijgt u geen rondleiding meer door de school en wordt er uiteraard ook niet meer de informatie over de school verteld. Uiteraard is er wel de mogelijkheid voor u om uw vragen te stellen. Dit aanmeldingsgesprek duurt meestal ongeveer 10 minuten. B. Oudervertelgesprek In het begin van het schooljaar vinden ook de oudervertelgesprekken plaats voor de ouders van de leerlingen uit de groepen 1-8. Van tevoren krijgt u een vragenlijst waarin u uw beeld van uw kind kunt aangeven, bijv. hoe ziet u uw kind?, waar is uw kind goed in? Enz. Het is de bedoeling dat tijdens dit gesprek echt uw visie op uw kind naar voren komt. Hier willen we als school dan ook iets mee, zodat dit in het belang van uw kind is. Tijdens deze gesprekken kunt u ook uw visie op uw kind vertellen, maar vertelt de leerkracht ook hoe het tot dit moment in de klas is gegaan/gaat. Met de ouders van leerlingen in groep 8 wordt een voorzichtige prognose verteld voor het advies VO, maar dit is echt met nadruk een voorzichtige en geen definitieve! De definitieve vindt plaats in februari en is dan ook een schooladvies. Het doel van dit voorzichtige advies is dat u met uw kind wat gerichter kunt kijken naar welke scholen u wilt bezoeken op de informatieavond op Het Willem van Oranje College in november, waarbij veel scholen uit de regio zich presenteren en u bij twee scholen een presentatie kunt volgen. C. Rapportgesprekken Twee keer per jaar ontvangen de leerlingen een rapport. Bij het eerste rapport, in februari, ontvangen ouders een uitnodiging voor een voortgangsgesprek. Bij het tweede rapport, in juni, worden alleen gesprekken gevoerd op verzoek van ouders of leerkracht. D. Eventueel telefonisch contact van de groepsleerkracht met u als ouder over de ontwikkeling van uw kind. Alle ouders van leerlingen waar de leerkracht zich zorgen om maakt op zowel sociaal-emotioneel, als cognitief vlak worden in november opgebeld door de groepsleerkracht om met elkaar van gedachten te wisselen over uw kind.

3 E. Adviesgesprekken In februari hebben alle ouders van de groep 8- leerlingen een verwijzingsgesprek voor hun kind naar het Voortgezet Onderwijs. Dit advies is een schooladvies en komt tot stand door een overleg tussen directie, IB-er, leerkrachten van groep 5 t/m 8. Door zo breed mogelijk te kijken hopen we een zo goed mogelijk advies te geven voor het vervolgonderwijs. F. Ouderavond Elk jaar proberen we een ouderavond te houden waarbij alle ouders uitgenodigd worden om te luisteren naar een bepaald thema wat (ook) grote raakvlakken heeft met de thuissituatie. Onze middelen Op school hanteren we verschillende communicatiemiddelen. In het onderstaande overzicht staan ze opgesomd, gesorteerd van de meest directe vorm tot de informatieve vorm van communiceren. Bij elk middel staan enkele punten ter verduidelijking hoe wij deze graag willen gebruiken. 1. Mondelinge communicatie Alle betrokkenen van school kunnen te allen tijde mondeling communiceren. Dit middel wordt gebruikt voor kort overleg, bijv. spreekavonden of het verstrekken van informatie aan een groep personen, bij bijvoorbeeld informatieavonden. Een groot voordeel is dat iedereen direct antwoord kan krijgen op vragen of onduidelijkheden. Telefoon U kunt, als ouder, telefonisch contact opnemen met school om uw vragen te stellen/uw opmerkingen te zeggen. Wel willen we u vragen om goed in de gaten te houden dat de leerkrachten telefonisch bereikbaar zijn na uur. U kunt dan altijd een afspraak maken met de desbetreffende leerkracht. 2. De teamleden en de directie hebben allemaal een eigen werk_ . De adressen worden jaarlijks via de schoolkalender bekendgemaakt en zijn ook te zien op het ouderportal. De wordt gebruikt voor kort overleg of vragen aan één of meer personen. Ook is dit medium handig om te gebruiken wanneer een (grote) groep personen benaderd of geïnformeerd moet worden over specifieke of structurele zaken. Voorwaarde is dat alle betrokkenen, verspreidt over de week minimaal twee keer per week controleren of er nieuwe bezorgd is en zo snel als mogelijk reageren op de als daarom gevraagd wordt. Betrokkenen kunnen elkaar te allen tijde aanspreken op het gebruik van de . Belangrijk: adressen zijn strikt persoonlijk. Het doel van de school is om communicatie met betrokkenen soepel te laten verlopen en de betrokkenheid bij de school te vergroten. Betrokkenen gebruiken de alleen voor schoolzaken. Alle betrokkenen dienen zorgvuldig met deze gegevens om te gaan. Deze zaken communiceren wij via de Informatievoorziening omtrent zaken die spelen in en om de school. Dit gebeurt door middel van de nieuwsbrief en de schoolkrant. De administratie van de school verstuurt de informatie via Parnassys, waarbij dan ook automatisch de verschillende mailadressen niet te zien zijn.

4 Extra hulp in en om de school en de klas. De school en leerkrachten kunnen ouders en andere betrokkenen via deze weg om assistentie vragen voor diverse activiteiten in en buiten de klas en school. Van de betrokkenen wordt verwacht dat zij reageren op de als daarom gevraagd wordt. Ouders kunnen via de vragen stellen aan de betrokkenen op het gebied van organisatie in de klas of in de school. Vragen met betrekking tot het functioneren van directie, leerkrachten, onderwijsondersteunend personeel en leerlingen worden niet via de gecommuniceerd, maar dienen mondeling te gebeuren. Er kan een uitzondering gemaakt worden voor leerlingen als dit is afgesproken in een handelingsplan. Het is altijd van belang dat er op een correcte manier gecommuniceerd wordt met respect voor alle partijen. 3. De nieuwsbrief De school informeert alle betrokkenen twee keer per maand via de nieuwsbrief. Deze wordt verstuurd per en is ook te lezen via de website (m.u.v. vermelding van persoonlijke zaken). Van de betrokkenen wordt verwacht dat zij de nieuwsbrief lezen en reageren als daar om gevraagd wordt. De nieuwsbrief wordt twee keer per maand op donderdag per e- mail verzonden. Op de maandkalender staat waarop deze verzonden wordt. De agenda en eventuele papieren bijlagen bij de nieuwsbrief worden via de oudste leerlingen verspreid naar de ouders. 4. Rapporten De rapporten worden meegegeven na het maken van de Leerling Volg Systeem (LVS) toetsen. Deze worden gemaakt in de maanden januari en juni. 5. Jaarkalender Aan het begin van het schooljaar ontvangen alle ouders van basisschool De Regenboog een kalender. Hierin staan, naast de data van de activiteiten, o.a. actuele roosters zoals het gym - en groepsrooster van het betreffende schooljaar. In deze kalender staan ook de adressen en telefoonnummers van o.a. vertrouwenspersonen, jeugdgezondheidszorg en voor- en naschoolse opvang. 6. Losse briefjes De informatiestroom via losse briefjes proberen wij zoveel mogelijk op te vangen door aankondigingen en mededelingen in de nieuwsbrief te schrijven. Ook proberen wij zoveel als mogelijk is mail via Parnassys te versturen. Het kan echter sporadisch voorkomen dat er ook tussentijds ouders moeten worden geïnformeerd over het één of ander. Deze informatie wordt middels losse briefjes kenbaar gemaakt. Ons streven is om het aantal zoveel mogelijk te beperken. 7. Website (algemeen) Op de website kunt u en andere geïnteresseerden informatie vinden over de school, zoals de nieuwsbrief, de schoolgids, de ouderraad, de verschillende groepen, foto s, protocollen e.d. De website is openbaar toegankelijk dus betrokkenen dienen zorgvuldig met de te plaatsen informatie en media om te gaan. Belangrijk: regelmatig worden activiteiten in en om school gefotografeerd of gefilmd. 8. Schoolplan

5 Dit beleidsplan van onze school De Regenboog geeft de voorgestelde schoolontwikkeling voor de periode weer. Het is te vinden op de website van de school. 9. Schoolgids Ouders van nieuwe leerlingen ontvangen op verzoek en/of bij inschrijving de schoolgids van onze school. In deze gids staat met name de algemene informatie. De schoolgids is ook te downloaden van de website. Afspraken wat betreft externe communicatie met u als ouder(s) Om de communicatie tussen alle betrokkenen goed te laten verlopen, zijn hier alle afspraken nogmaals bij elkaar gezet. U kunt altijd telefonisch contact opnemen met de leerkracht c.q. directie. Het is wel belangrijk om goed in de gaten te houden dat de leerkrachten telefonisch bereikbaar zijn na uur. Met persoonlijke gegevens (dus ook adressen) dient door alle betrokkenen zorgvuldig mee om gegaan te worden. Gegevens worden niet zonder schriftelijke toestemming van de betrokken persoon of personen doorgegeven aan derden. Wanneer gecommuniceerd wordt tussen meer dan twee personen wordt zoveel mogelijk de functie BCC gebruikt t.b.v. de privacy. Bij adreswijzigingen wijzigt uzelf uw gegevens via het Ouderportaal. Betrokkenen kunnen elkaar altijd aanspreken op het gebruik van de . Betrokkenen kijken minimaal twee keer per week of er nieuwe is en beantwoorden deze zo snel mogelijk als daar om gevraagd wordt. Betrokkenen gebruiken verkeer van en naar school alleen voor schoolzaken. Hoe willen we met elkaar omgaan? Het succes van goede communicatie zit in kleine dingen! We vinden het daarom belangrijk dat we in een open dialoog met elkaar kunnen omgaan. GRONDHOUDING Zowel ouders als leerkracht nemen elkaar serieus. We luisteren naar elkaar, tonen inlevingsvermogen, gaan respectvol en vriendelijk met elkaar om. Kritiek van ouders en leerkrachten wordt niet gezien als een bedreiging maar als een kans voor een verbeterslag. Het is gratis feedback. Ouders en leerkrachten geven feedback op het proces, de inhoud of het gedrag van de leerkracht en ouders en NIET op de persoon. School en ouders zijn beiden verantwoordelijk voor de leerling en daarom moeten de contacten over en weer optimaal zijn. Wij proberen u op alle mogelijke manieren op de hoogte te stellen. Omgekeerd verwachten wij ook van u dat u actief betrokken bent bij de schoolloopbaan van uw kind. Bereikbaarheid voor een persoonlijk gesprek. De directie, IB-er (Intern Begeleider) en leerkrachten zijn altijd te bereiken na een (telefonische) afspraak. Degene die het aangaat is het 1 e aanspreekpunt voor u.

6 Telefonische bereikbaarheid. U kunt de school altijd bellen, maar de leerkrachten zijn telefonisch bereikbaar voor en na schooltijd. Een verzoek tot gesprek tussen ouder(s) en leerkracht(en) Bij een verzoek tot een gesprek met de leerkracht, wordt een vast stappenplan gevolgd. Een gesprek met een leerkracht vindt zo snel als mogelijk plaats. Ook een gesprek met de directie wordt op een zo kort mogelijke termijn gepland. Bij een probleem met een leerkracht zal de directie de ouders altijd adviseren om eerst in gesprek te gaan met de desbetreffende leerkracht. De directie licht altijd de desbetreffende leerkracht in, zowel voor als na het gesprek met de ouder(s). Mocht een gesprek tussen ouder(s) en leerkracht(en) niet het gewenste resultaat opleveren, dan: - kunnen de leerkracht(en) kunnen advies vragen aan het team, IB-ers en/of de directie - kunnen de ouder(s) contact opnemen met de directie De directie neemt contact op met de leerkracht en probeert een gesprek te arrangeren tussen de ouder(s), de leerkracht(en) en de directie De directie kan ook besluiten de gesprekken afzonderlijk met de ouder(s) en leerkracht(en) te voeren Mocht dit geen oplossing brengen dan kan men zich wenden tot het bestuur of tot de klachtencommissie. Tijdens een gesprek worden de volgende gedragsregels gehanteerd: er wordt discreet omgegaan met de verstrekte informatie men behandelt elkaar met respect en luistert naar elkaars standpunten dreigementen zijn te allen tijde onacceptabel en kunnen in uiterste geval leiden tot aangifte bij de politie afspraken worden schriftelijk vastgelegd alle partijen mogen hun eigen zienswijze op het verslag schriftelijk kenbaar maken. Een goed gesprek voorkomt erger. Hieronder staan een aantal stappen die u kunt ondernemen. Spreek de juiste persoon aan: het personeelslid dat het meest direct betrokken is. In de meeste gevallen is dit de leerkracht. Wacht niet te lang met het doorgeven van het probleem dat u hebt. Hoe eerder er aan de bel wordt getrokken, hoe beter het is. Juist als de leerkracht nog weinig weet van het probleem, is het verstandig om actie te ondernemen. Wie kennis heeft van het probleem zal er in ieder geval over na gaan denken. Dat is het begin van de oplossing. Maak snel een afspraak. U kunt de leerkracht die u wilt spreken bijvoorbeeld voor of na de les (telefonisch) vragen om een afspraak te maken. Crisis In tijden van crisis waarbij bepaalde zaken één of meerdere leerling(en)/leerkracht(en) van de school betrokken zijn en de media hier iets over wil melden is altijd de directeur het aanspreekpunt c.q. woordvoerder.