Eerste inschrijving in de Nederlandse bevolkingsadministratie De Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens
1 Inleiding 3 2 Waarom een basisadministratie persoonsgegevens? 3 3 Hoe werkt de basisadministratie persoonsgegevens? 4 4 Wanneer moet u zich inschrijven? 4 5 Hoe gaat de inschrijving in zijn werk? 5 6 Welke gegevens worden van u opgenomen en over u verstrekt? 6 7 Uw privacy 7 8 Uw Rechten 7 9 Uw Plichten 9 10 Bezwaren 9 11 Heeft u nog vragen? 10 Eerste inschrijving in de Nederlandse bevolkingsadministratie 1 Inleiding In principe is iedereen die voor een langere periode rechtmatig in Nederland zal verblijven, verplicht om zich binnen vijf dagen na aankomst in Nederland te laten inschrijven in de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (de officiële benaming van de Nederlandse bevolkingsadministratie). Deze folder geeft in het kort het doel en de werking van deze basisadministratie weer en uw rechten en verplichtingen daarbij. 2 Waarom een basisadministratie persoonsgegevens? De Nederlandse overheid kan niet goed functioneren zonder juiste en actuele gegevens over haar burgers. Zonder uw gegevens kan de gemeente geen diensten aan u verlenen, weet de gemeente niet wie mag stemmen bij verkiezingen, kan ze geen uitkeringen verstrekken en weet ze ook niet aan wie ze de rekening voor gemeentelijke belastingen kan sturen. Maar de betekenis van de gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens (afgekort: GBA) reikt verder dan dat. Ook andere organisaties als de belastingdienst, de Sociale Verzekeringsbank en pensioenfondsen, zijn afhankelijk van de gegevens in de basisadministratie en baseren hun beslissingen op de daarin opgenomen gegevens. Zonder basisadministratie persoonsgegevens zou iedere organisatie waar u mee te maken heeft steeds weer bij u aan moeten kloppen voor uw persoonsgegevens. In het ergste geval zouden zij u na een verhuizing uit het oog kunnen verliezen. Door steeds tijdig alle relevante wijzigingen in uw persoonsgegevens aan de gemeente door te geven, worden alle organisaties waar u klant van bent daarvan volledig automatisch op de hoogte gesteld. Een geruststellende gedachte. 2 De Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens 3 De Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens
3 Hoe werkt de basisadministratie persoonsgegevens? Iedere gemeente beheert een gemeentelijke basisadministratie persoonsgegevens, die via een beveiligd landelijk netwerk met andere gemeentelijke basisadministraties persoonsgegevens en met registraties van andere overheidsinstellingen communiceert. Buiten de daarvoor geautoriseerde medewerkers van de gemeente kan niemand rechtstreeks bij uw persoonsgegevens komen of daarin zoeken. Andere door de verantwoordelijke minister aangewezen overheidsinstellingen en belangrijke maatschappelijke organisaties ontvangen desgewenst informatie uit de GBA. Via het GBAnetwerk worden in dat verband jaarlijks ruim 60 miljoen berichten verzonden. 4 Wanneer moet u zich inschrijven? Als u van plan bent om langer dan vier maanden in Nederland te verblijven, moet u zich laten inschrijven in de basisadministratie van de gemeente waar u gaat wonen. Hierop geldt een aantal uitzonderingen. Zijn deze op u van toepassing, dan wordt u niet in de GBA geregistreerd. Uw verblijf in Nederland dient rechtmatig te zijn. Indien u niet over de Nederlandse nationaliteit beschikt, moet u daarom eerst een verblijfsvergunning bij de vreemdelingendienst aanvragen, anders wordt u niet ingeschreven in de GBA. Soms kunt u zo n aanvraag ook bij uw gemeente doen, informeer daarover bij uw gemeente. Als u asiel heeft aangevraagd, komt u, zolang u in een asiel- of opvangcentrum verblijft, in de eerste zes maanden van uw verblijf niet voor inschrijving in de GBA in aanmerking. Het asiel- of opvangcentrum registreert zelf uw verblijf in Nederland gedurende deze periode. Na deze termijn van zes maanden of wanneer u binnen die termijn buiten een asiel- of opvangcentrum verblijft, wordt u wel ingeschreven in de GBA van de gemeente waar u woonachtig bent. Als uw vorige land van verblijf de Nederlandse Antillen of Aruba is, zult u moeten aantonen dat u zich uit de bevolkingsadministratie aldaar heeft laten uitschrijven. Dat kunt u doen door middel van het verhuisbericht dat u bij uw uitschrijving heeft ontvangen. Dit heeft tot doel om dubbele inschrijvingen binnen het Koninkrijk der Nederlanden te voorkomen. 5 Hoe gaat de inschrijving in zijn werk? Indien u voor inschrijving in aanmerking komt, bent u verplicht om binnen vijf dagen na de vestiging in Nederland aangifte van verblijf en adres te doen bij de afdeling burgerzaken van de gemeente waar u verblijf houdt. U dient zich in persoon te melden bij de balie burgerzaken. Wilt u tevens uw partner en/of kinderen laten inschrijven, dan dienen zij allen mee te komen naar het gemeentehuis. Als u aangifte doet, wordt u gevraagd om zoveel mogelijk originele documenten over te leggen, waaruit uw identiteit, burgerlijke staat en verblijfplaats in Nederland blijkt. Denk bijvoorbeeld aan geboorteakten (van u en uw kinderen), huwelijksakten, documenten van eerdere of ontbonden huwelijken, paspoorten, bewijzen van uw nationaliteit en huur- of koopovereenkomsten van uw woning in Nederland. Ook andere documenten kunnen (bij het ontbreken van voornoemde documenten) van belang zijn voor de verwerking van uw aangifte in de basisadministratie; neem ook deze mee naar het gemeentehuis. Als u niet (tevens) de Nederlandse nationaliteit heeft, neemt u tevens een bewijs van de vreemdelingendienst mee, waaruit uw rechtmatig verblijf in Nederland blijkt. Heeft u eerder in Nederland gewoond, dan geeft u dat bij uw aangifte van hervestiging aan en vermeldt tevens in welke Nederlandse gemeente u het laatst ingeschreven bent geweest. De gemeente kan dan uw gegevens bij die 4 Eerste inschrijving in de Nederlandse bevolkingsadministratie 5 De Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens
gemeente opvragen. Pas wanneer is vastgesteld, dat u nog niet in de basisadministratie voorkomt, zal de gemeente daadwerkelijk tot inschrijving overgaan. 6 Welke gegevens worden van u opgenomen en over u verstrekt? In de basisadministratie worden algemene persoonsgegevens opgenomen, die voor de overheid van belang zijn bij de uitvoering van allerlei wettelijke regelingen. Van iedere persoon is een zogenoemde persoonslijst aangelegd die bestaat uit de volgende onderdelen: Gegevens over uw naam, voornamen, geboortedatum, geboorteplaats en geboorteland; Gegevens over uw administratie- en sofi-nummer; Gegevens over uw ouders; Gegevens over uw nationaliteit(en) en, indien van toepassing, uw verblijfsrecht; Gegevens over een (voormalig) huwelijk of geregistreerd partnerschap; Gegevens over uw verblijfplaats (adres); Gegevens over uw kinderen; Gegevens over aan u afgegeven reisdocumenten; Gegevens over uw kiesrecht; Gegevens over (semi-) overheidsinstellingen aan wie uw gegevens worden verstrekt. Burgerlijke Stand die het huwelijk heeft gesloten doorgegeven aan de GBA en wordt dat, zonder dat u daarvoor iets hoeft te doen, op uw persoonslijst verwerkt. Het sofi-nummer wordt kort na uw inschrijving in de GBA automatisch door de belastingdienst toegevoegd aan uw gegevens en ook de vreemdelingendienst plaatst (indien van toepassing) kort na uw inschrijving in de GBA gegevens over uw verblijfsrechtelijke positie in Nederland op uw persoonslijst. De gemeente heeft daar geen invloed op. Andere gegevens zult u echter zelf door moeten geven, een verhuizing of een huwelijk dat in het buitenland is aangegaan bijvoorbeeld. 7 Uw privacy De overheid gaat zorgvuldig met uw gegevens om. De over u beschikbare gegevens worden slechts gebruikt voor zover dat noodzakelijk is voor de uitvoering van publiekrechtelijke taken en verder slechts voorzover u daartegen geen bezwaar heeft gemaakt of soms zelfs alleen indien u daarvoor expliciet toestemming heeft gegeven. De opslag en verzending van uw gegevens is daarbij ook nog eens goed beveiligd, met gebruikmaking van een niet-openbaar netwerk. Het gebruik van uw gegevens is aan regels onderworpen. U heeft daarbij een aantal rechten, maar ook verplichtingen. Deze worden hierna in het kort geschetst. 8 Uw Rechten (Indien bepaalde gegevens niet bekend zijn, of niet met documenten kunnen worden aangetoond, kunnen bepaalde van de hiervoor genoemde onderdelen in de basisadministratie oningevuld blijven.) Sommige gegevens worden, waar het gebeurtenissen betreft die in Nederland plaatsvinden, automatisch opgenomen of gewijzigd. Als u bijvoorbeeld een huwelijk aangaat, wordt dat door de ambtenaar van de Iedereen die zich voor het eerst laat inschrijven in de GBA (dus bij geboorte of bij de eerste vestiging vanuit het buitenland), krijgt kosteloos een volledig overzicht van de persoonsgegevens zoals die bij die gelegenheid in een persoonslijst worden opgenomen in de GBA. Ook als u zich in Nederland hervestigt, krijgt u kosteloos zo n afschrift. U heeft daarnaast altijd het recht op inzage in de over u opgenomen gegevens in de GBA. U kunt daarbij om een (gewaarmerkt) afschrift van de 6 Eerste inschrijving in de Nederlandse bevolkingsadministratie 7 De Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens
over u opgenomen gegevens, inclusief de beschikbare informatie over de oorsprong van die gegevens, verzoeken. De inzage is kosteloos; voor het (gewaarmerkte) afschrift kan de gemeente leges in rekening brengen. Iedereen kan schriftelijk verzoeken om, afhankelijk van de nationaliteit en het daarbij behorende naamrecht, het naamgebruik in de GBA te laten registreren. In sommige gevallen mag u immers de naam van uw (ex)partner voeren. Wilt u in het naamgebruik wijzigingen aanbrengen, dan wendt u zich tot de afdeling burgerzaken van uw gemeente. U heeft het recht om uw gegevens in de GBA te laten corrigeren of aanvullen, indien die onjuist of onvolledig zijn. Uiteraard zal de gemeente aan u vragen om met behulp van bewijsstukken aan te tonen dat de betreffende gegevens inderdaad onjuist of onvolledig zijn. U kunt de gemeente verzoeken om uw gegevens aan bepaalde personen of instanties niet te verstrekken. Dat geldt echter slechts voor een beperkt aantal instanties en personen, de verstrekking van uw gegevens aan (met name) overheidsinstellingen kunt u echter niet tegengaan. Informeert u voor de mogelijkheden bij uw gemeente. U kunt het gemeentebestuur verzoeken om aan te geven aan wie zij uw gegevens in de afgelopen twaalf maanden heeft verstrekt. U krijgt dan te horen welke gegevens zijn verstrekt en aan welke instanties. Slechts in bijzondere omstandigheden (als de veiligheid van de staat dan wel de voorkoming, opsporing of vervolging van strafbare feiten in het geding zijn) zal over de verstrekking geen mededeling aan u worden gedaan. In geval van adoptie kunnen de adoptiefouders verzoeken om verwijdering van enkele gegevens uit de persoonslijst van het geadopteerde kind, waaronder de voormalige naam van het kind en de gegevens van de oorspronkelijke ouders. De laatstgenoemden kunnen vragen de gegevens betreffende het geadopteerde kind van hun persoonslijst te verwijderen. Bij geslachtswijziging kan de betrokken persoon verzoeken om de gegevens over de voormalige naam, het geslacht en het gebruik van de naam van de (eerdere) echtgenoot te verwijderen van zijn persoonslijst. 9 Uw Plichten Als u binnen Nederland verhuist, bent u verplicht om binnen 5 dagen na uw verhuizing aangifte van adreswijziging te doen bij de gemeente waar u zich vestigt. Verhuist u naar een nieuw adres binnen uw huidige gemeente, dan doet u daarvan bij de eigen gemeente binnen 5 dagen na uw verhuizing aangifte. U kunt daarbij ook gebruik maken van het in het PTT-verhuispakket opgenomen formulier. Indien u voor langere tijd in het buitenland gaat verblijven (langer dan acht maanden in een jaar tijd), bent u verplicht om daarvan binnen 5 dagen vóór het vertrek aangifte te doen bij de gemeente waarin u op dat moment woonachtig bent. U bent verplicht om op verzoek van de gemeente waar u woonachtig bent, nadere inlichtingen te verschaffen omtrent uw aangifte of de in de GBA over u opgenomen persoonsgegevens. Bij alle baliecontacten dient u zich te legitimeren met een geldig identiteitsbewijs. Als zich in het buitenland wijzigingen voordoen in uw persoonlijke gegevens (u gaat bijvoorbeeld trouwen of u krijgt een kind tijdens een verblijf in het buitenland), dan bent u verplicht om bij terugkeer in Nederland de gemeente daarvan in kennis te stellen. De gemeente zal u dan vragen om originele documenten over de wijziging te tonen, zodat uw gegevens in de basisadministratie kunnen worden aangevuld. 10 Bezwaren Indien u denkt dat u niet goed bent ingeschreven in de basisadministratie, informeert u dan bij uw gemeente. Daar kan men u inlichten over uw persoonsgegevens en kan een toelichting worden gegeven waarom bepaalde gegevens daarin wel of niet voorkomen. Indien nodig kunt u verzoeken om een aanvulling of een correctie van de gegevens op uw persoonslijst. Bent u het niet eens met de beslissing van uw gemeente op een verzoek om verbetering, aanvulling of verwijdering van bepaalde gegevens, dan kunt u daartegen binnen zes weken nadat die beslissing aan u bekend is gemaakt, 8 Eerste inschrijving in de Nederlandse bevolkingsadministratie 9 De Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens
schriftelijk bezwaar aantekenen bij het college van burgemeester en wethouders van uw gemeente. Zo nodig kunt u tegen de beslissing op uw bezwaarschrift beroep instellen bij de arrondissementsrechtbank. 11 Heeft u nog vragen? Colofon Deze folder is een uitgave van het agentschap Basisadministratie Persoonsgegevens en Reisdocumenten, een onderdeel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Aan de inhoud van deze brochure kunnen geen rechten worden ontleend. Als u naar aanleiding van deze brochure nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met de afdeling burgerzaken van uw gemeente: 10 Eerste inschrijving in de Nederlandse bevolkingsadministratie 11 De Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens