HANDLEIDING bij het FORMULIER ACTIVITEITEN, MEDEWERKERS, BEGROTING EN AFREKENING
Inhoudstafel 1 Inleiding... 3 2 Toelichting bij de werkbladen... 5 2.1 identificatiegegevens... 5 Werkblad identificatiegegevens... 5 2.2 Activiteiten... 5 Werkblad Productieve werking... 5 Werkblad productief (samenvatting)... 8 Werkblad Receptieve werking... 9 Werkblad receptief (samenvatting)... 10 Werkblad kunsteducatie + publiekswerking... 10 Werkblad kunsteducatie + publiekswerking (samenvatting)... 13 Werkblad sociaal-artistieke werking... 13 Werkblad sociaal-artistieke werking (samenvatting)... 15 Werkblad periodieke publicaties... 15 2.3 Personeel en medewerkers... 16 Werkblad personeel loondienst... 16 Werkblad personeel (samenvatting)... 17 Werkblad medewerkers (geen loondienst)... 17 Werkblad medewerkers (samenvatting)... 18 2.4 Financiële gegevens... 19 Werkblad resultatenrekening... 19 Werkblad financieel meerjarig... 19 Werkblad decretale normen meerjarig... 19 HANDLEIDING bij het formulier ACTIVITEITEN, MEDEWERKERS, BEGROTING EN AFREKENING 2
1 INLEIDING Deze handleiding heeft tot doel de gebruikers van het sjabloon activiteiten-medewerkers-begrotingafrekening zo gedetailleerd mogelijk te begeleiden bij het correct invoeren van de nodige gegevens in het sjabloon. Per werkblad vind u een toelichting per kolom van de gegevens die u moet invoeren. 1.1 Doel U heeft er alle belang bij om dit formulier volledig en accuraat in te vullen. De betrouwbaarheid en volledigheid van de gevraagde gegevens is namelijk voor verschillende doeleinden cruciaal. Het correct, volledig en uniform aanleveren van deze data: laat het agentschap toe kwantitatieve gegevens over de ondersteunde initiatieven te verzamelen en te analyseren. Dergelijke informatie is essentiële input voor een goede beleidsvoorbereiding en kan zowel noden in het kunstenveld als de doelmatigheid van het gevoerde beleid objectief documenteren; laat toe een ruimer publiek te informeren over de resultaten van het gevoerde kunstenbeleid en om specifieke gegevens beschikbaar te stellen voor onderzoek en analyse door derden (wetenschappelijke instellingen, steunpunten...), zo werden De ins & outs van het Kunstendecreet en De ins & outs van podiumland, een veldanalyse quasi integraal gebaseerd op cijfers van Kunsten en Erfgoed; laat een vlotte en snellere afhandeling van uw dossier toe, waarbij het agentschap meteen de nodige informatie ontvangt die nodig is om de noodzakelijke, decretaal verplichte controles op de goede aanwending van de subsidies uit te voeren; Omwille van dit laatste element moet u het formulier invullen bij de aanvraag (en in geval van meerjarige subsidies ook het actieplan) maar ook bij het werkingsverslag (afrekening). Dit stelt het agentschap in staat om op een eenvoudige manier na te gaan op welke manier of in welke mate een organisatie haar doelstellingen kon realiseren. 1.2 Werkwijze U vult alle tabbladen in die betrekking hebben op het type werking dat uw organisatie ontplooit. U vult iedere activiteit maar eenmaal in op het meest toepasselijke tabblad, met uitzondering van de 2 verborgen tabbladen "financieel" en "decretale voorwaarden". Deze werkbladen worden ingevuld door het agentschap bij het nazicht van uw dossier (en dus ook het toezicht op het naleven van de subsidievoorwaarden). In het geval van een werkingsverslag vult u uiteraard zo nauwkeurig mogelijk alle gegevens in waarover u beschikt. Bij een begroting in het kader van een actieplan of subsidieaanvraag is het voor de tabbladen die geplande activiteiten betreffen (productieve werking, receptieve werking, kunsteducatie en publiekswerking en sociaal-artistieke werking) niet nodig om beoogde publiekscijfers of exacte data en locaties in te vullen. Het verband tussen de beoogde spreiding of publieksopkomst en HANDLEIDING bij het formulier ACTIVITEITEN, MEDEWERKERS, BEGROTING EN AFREKENING 3
de geraamde, bijhorende inkomsten kan u in het aanvraagformulier globaal duiden in de toelichting bij de begrotingsrubrieken inkomsten uit ticketverkoop of inkomsten uit uitkoopsommen. Er wordt slechts een beperkt aantal lijnen voorzien in de tabel, maar u kunt verder blijven invullen, de totalen bovenaan de tabel worden ook buiten de voorziene lijnen opgeteld. De eerste lijn van elke tabel is geel gemarkeerd: voor sommige kolommen worden hier automatisch totalen in gemaakt: gebruik deze lijn niet om uw eigen gegevens in te voeren. In sommige kolommen heeft u een beperkte keuze via een uitvallijst. In onderstaand voorbeeld heeft u de keuze uit eigen productie of coproductie. Een cel met een uitvallijst wordt gekenmerkt door het verschijnen van een pijltje rechts in de cel als u op de cel klikt. U moet in deze cel gebruik maken van de keuzes die u worden aangeboden. U kan dus geen eigen keuze invoeren. U geeft de totale kosten, inkomsten en toeschouwersaantallen bij de coproductie weer en niet alleen de eigen boekhoudkundige inbreng. Tabel 1 De uitvallijst In recentere versies van Excel wordt de opmaak van de tabel automatisch doorgevoerd wanneer u onderaan de tabel verder aanvult. Wanneer dit in een oudere versie van Excel niet zou gebeuren, is dit geen probleem. De ingevoerde gegevens worden toch mee verwerkt in de samenvattende draaitabellen. Gegevens worden nl. samengevat in de daartoe voorziene tabbladen. Voer in de tabellen enkel uw feitelijke gegevens in en maak geen eigen onderverdelingen. Voor het in te dienen werkingsverslag, actieplan of subsidieaanvraag drukt u enkel de samenvattende tabbladen en het blad resultatenrekening af. De naam van deze tabbladen is in het groen gemarkeerd (zie ook hieronder). De meer gedetailleerde gegevens in de basistabellen worden door het agentschap geverifieerd en verder elektronisch verwerkt. U moet dit bestand integraal elektronisch bezorgen aan de dossierbeheerder van uw sector. Indien u er niet in zou slagen de samenvattingen te genereren of af te drukken, dan volstaat het om uw bestand elektronisch te bezorgen. 1.3 Meer informatie nodig? Inhoudelijke informatie kan u vinden op de website www.kunstenenerfgoed.be. Onder de rubriek Frequently Asked Questions verzamelen we inhoudelijke en technische vragen. Kies op de webpagina FAQ voor Kunsten en daarna voor Excel bijlage activiteiten, medewerkers, begroting en afrekening. Onder deze rubriek wordt er ingegaan op veelvoorkomende compatibiliteitsproblemen en vindt u informatie over het functioneren van de draaitabellen voor Windows en Mac. Indien u meer informatie wenst, die niet in deze handleiding of de FAQ op website zijn opgenomen, kan u steeds contact opnemen met de dossierbehandelaar van uw sector. HANDLEIDING bij het formulier ACTIVITEITEN, MEDEWERKERS, BEGROTING EN AFREKENING 4
2 TOELICHTING BIJ DE WERKBLADEN 2.1 IDENTIFICATIEGEGEVENS WERKBLAD IDENTIFICATIEGEGEVENS U vult enkel de rode vakken in. Deze gegevens worden automatisch gekopieerd naar de volgende werkbladen. De overige gegevens worden ingevuld door Kunsten en Erfgoed bij het verwerken van de door u aangeleverde informatie. 2.2 ACTIVITEITEN WERKBLAD PRODUCTIEVE WERKING Bij een aanvraag of actieplan moet u enkel deze activiteiten in detail vermelden waar u al zeker van bent. U moet dus niet alle vooropgestelde activiteiten in detail weergeven, maar in dat geval is enige duiding m.b.t. aantal en type van de geplande activiteiten in het aanvraagformulier noodzakelijk. Het agentschap moet enkel een beeld hebben van het aantal en type activiteiten dat u wenst te realiseren. Bij een subsidieaanvraag of het actieplan kan u ook "activiteit 1", "activiteit 2" etc. vermelden indien de naam van de precieze activiteiten nog niet bekend zijn op het moment. Activiteiten die u had aangekondigd, maar niet werden uitgevoerd neemt u niet op in het overzicht. De reden kan u toelichten in het werkingsverslag. U vermeldt alleen de publieke activiteiten van uw organisatie. De startdatum voert u in onder de vorm 13/01/2012 (dd/mm/jjjj). Voor publieksvoorstellingen zoals podiumproducties of concerten voert u een voorstelling per lijn in en geeft u de speeldatum weer. Voor meerdaagse activiteiten, zoals een tentoonstelling, deelname aan beurs of salon, opname (Cd of Dvd), vult u wel de startdatum in. De duur van de activiteit kan u verder in de kolom duur van de activiteit in aantal dagen invullen. Het veld 'regio' is een uitvallijst die u enkel invult bij activiteiten in Vlaanderen. U krijgt een keuze uit de Vlaamse provincies en Brussel Als uw activiteit in het buitenland plaatsvond vult u de kolom land in. HANDLEIDING bij het formulier ACTIVITEITEN, MEDEWERKERS, BEGROTING EN AFREKENING 5
Tabel 2 de regio In de daaropvolgende kolom land kiest u het land waar de activiteit plaatsvond, via de uitvallijst. Vlaanderen en de buurlanden worden voor het gebruiksgemak bovenaan de uitvallijst herhaald; daarna is de lijst alfabetisch geordend.. In de daaropvolgende kolom plaats: stad voert u de stad of gemeente in waar de activiteit plaatsvond. Dit veld kan u vrij invullen, het bevat geen uitvallijst. In de kolom organisator geeft u weer wie de presentatie op zich nam. Zo kan een organisatie die gesubsidieerd wordt via het kunstendecreet de organisator zijn van voorstelling in een cultuurcentrum. In de kolom organisator kiest u in dit geval Binnen kunstendecreet. U heeft keuze uit Binnen Kunstendecreet (u organiseert een activiteit in eigen zaal of op een andere plek die via het Kunstendecreet subsidies krijgt), Cultuurcentrum, gemeenschapscentrum of andere. Als de voorstelling in het buitenland plaatsvond vult u uiteraard deze kolom niet in. Deze informatie is nodig om te kunnen nagaan in welke mate activiteiten van organisaties die voor hun creatie-functie binnen het Kunstendecreet worden gesubsidieerd in het circuit van de cultuur- en gemeenschapscentra worden gespreid. Tabel 3 presentatieplek HANDLEIDING bij het formulier ACTIVITEITEN, MEDEWERKERS, BEGROTING EN AFREKENING 6
In kolom F geeft u de naam van de productie of de kunstenaar(s) in. Bij een publieksvoorstelling vult u de naam van de productie in. Indien de activiteit specifiek gericht is op de ondersteuning van (een) kunstenaar(s), zoals creatieopdracht of begeleiding, geeft u de naam van de kunstenaar(s) weer. De informatie in deze kolom wordt gebruikt door het agentschap om een lijst met uniek gerapporteerde activiteiten te genereren in het geval van coproducties. Indien de activiteit een vertaling van een productie is kan u zelf kiezen of het een nieuwe productie is of niet. U verduidelijkt dit in uw verslag. Het veld 'type activiteit' is een uitvallijst. Probeer uw activiteiten te plaatsen onder de voorziene omschrijvingen. Als dit niet mogelijk is, maakt u gebruik van de omschrijving overige. Activiteiten zoals inleidingen en nabesprekingen horen in het tabblad "kunsteducatie + publiekswerking". Een publieksvoorstelling is een theatervoorstelling, dansvoorstelling, concert, filmvoorstelling, publiek toonmoment van kunsteducatie of sociaal-artistieke initiatieven (d.i. geen tentoonstelling). Tabel 4 type activiteit productieve werking type activiteit: begeleiding kunstenaars bijkomend gesubsidieerde creatieopdracht creatieopdracht binnen subsidie-enveloppe deelname aan beurs of salon niet-periodieke publicatie opname (CD of DVD) Publieksvoorstelling Tentoonstelling vernissage/finissage Overige In de kolom eigen productie/coproductie heeft u de keuze uit eigen productie of coproductie. In het geval van coproductie zijn er tal van termen, zoals coproductie, samenwerking of partnerships in de sector in gebruik. Welke omschrijving u intern gebruikt is in dit document niet van belang. In uw inhoudelijke verslag geeft u wel steeds de inhoud, financiële afspraken en meerwaarde van de samenwerking mee. Het belang van deze kolom is dubbeltelling voorkomen in gegevenslijsten. De activiteit zal gezamenlijk met de coproducerende partners worden weergegeven in onze gegevenslijsten. M.a.w. om dubbeltelling te vermijden aggregeert het agentschap gegevens over de activiteiten vanuit een lijst met unieke gerapporteerde activiteiten, en niet per (co-)producent. Het is dus vanzelfsprekend dat uw gegevens voor de productie dezelfde zullen zijn als die van de coproducent. U geeft de totale kosten, inkomsten en toeschouwersaantallen bij de coproductie weer en niet alleen de eigen boekhoudkundige inbreng. Tabel 5 eigen productie/coproductie HANDLEIDING bij het formulier ACTIVITEITEN, MEDEWERKERS, BEGROTING EN AFREKENING 7
Het veld Nieuw (eerste reeks)/herneming is een uitvallijst. Deze informatie wordt gebruikt om na te gaan hoeveel nieuwe producties er jaarlijks gemaakt worden en de speelduur van producties en andere activiteiten na te gaan. Tabel 6 Nieuw/herneming De kolommen aantal scheppende en uitvoerende kunstenaars, aantal artistieke en inhoudelijke medewerkers en aantal technische-artistieke medewerkers vult u alleen in als het type activiteit een publieksvoorstelling is. We vragen hier alleen naar het aantal betrokkenen bij de voorstelling, niet voor de aanmaak van de voorstelling. U mag een gemiddelde geven als het aantal personen voor individuele voorstellingen zou afwijken, door ziekte of kleine wijzigingen in de productie. Inkomsten uit ticketverkoop/uitkoopsom : het gaat hier om de volledige inkomsten. Hier moet dus het all-in bedrag worden opgenomen. In het geval van een uitkoopsom is dit inclusief gerecupereerde reiskosten, verblijfkosten, transportkosten en auteursrechten. In het geval van coproducties neemt u enkel het bedrag op dat u zelf aan de organisator factureerde en dat dus ook in uw boekhouding is opgenomen. Een coproducent die enkel bij onderlinge afrekening tussen de coproducenten inkomsten recupereert, maar niet zelf factureert aan de organisator, vult hier dus niet noodzakelijk een bedrag in bij uitkoopsom, maar vermeldt wel de activiteit. Als u een productieve werking heeft die uit verschillende dagen bestaat vult u de kolom duur van de activiteit in aantal dagen in. U vult altijd de kolom duur van de activiteit in aantal dagen in, ook al is het aantal 1. Dit zorgt voor een correcte telling in het samenvattende blad. Toeschouwers/bezoekers: enkel wanneer de uitsplitsing tussen betalende en gratis bezoekers niet gekend is, vult u de derde kolom in. Betalende toeschouwers/bezoekers zijn zowel aan normaal als aan reductietarief. Als u de activiteit zelf organiseert geeft u steeds de opsplitsing tussen betalende en gratis bezoekers. Indien u een niet-periodieke publicatie of opname opgeeft in de lijst van activiteiten, vult u bij de "bezoekerscijfers" het aantal verkochte exemplaren in. WERKBLAD PRODUCTIEF (SAMENVATTING) Als u 'vernieuwen' kiest wordt de tabel automatisch aangepast. Deze tabel is een samenvatting van voorafgaande blad. Hier extra gegevens invullen kan dus niet. Kies op de webpagina FAQ voor Kunsten en daarna voor Excel bijlage activiteiten, medewerkers, begroting en afrekening. Onder deze rubriek wordt er ingegaan op veelvoorkomende compatibiliteitsproblemen en vindt u informatie over het functioneren van de draaitabellen voor Windows en Mac. HANDLEIDING bij het formulier ACTIVITEITEN, MEDEWERKERS, BEGROTING EN AFREKENING 8
WERKBLAD RECEPTIEVE WERKING Organisaties zoals o.m. festivals en kunstencentra geven hier hun receptieve werking weer. Onder deze receptieve werking wordt de presentatie van activiteiten (concerten, voorstellingen, tentoonstellingen, ) verstaan die niet door de organisatie zelf werden geproduceerd of gecoproduceerd. Bij een aanvraag of actieplan moet u enkel deze activiteiten in detail vermelden waar u al zeker van bent. U moet dus niet alle vooropgestelde activiteiten in detail weergeven, maar in dat geval is enige duiding m.b.t. aantal en type van de geplande activiteiten in het aanvraagformulier noodzakelijk. Het agentschap moet enkel een beeld hebben van het aantal en type activiteiten dat u wenst te realiseren. Bij een subsidieaanvraag of het actieplan kan u ook "activiteit 1", "activiteit 2" etc. vermelden indien de naam van de precieze activiteiten nog niet bekend zijn op het moment. Activiteiten die u had aangekondigd, maar niet werden uitgevoerd neemt u niet op in het overzicht. De reden kan u toelichten in het werkingsverslag. U vermeldt alleen de publieke activiteiten van uw organisatie. De startdatum voert u in onder de vorm 13/01/2012 (dd/mm/jjjj). Voor publieksvoorstellingen zoals podiumproducties of concerten voert u een voorstelling per lijn in en geeft u de speeldatum weer. Voor meerdaagse activiteiten, zoals een tentoonstelling vult u wel de startdatum in. De duur van de activiteit kan u verder in de kolom duur van de activiteit in aantal dagen invullen. Als u een festival organiseert of als organisator optreedt, geeft u deze activiteit niet weer als één eigen productie, maar wel als de diverse samenstellende activiteiten, waarbij de activiteiten bv. geprogrammeerde muziekgroepen of filmvertoningen elk één regel krijgen als "publieksvoorstelling". In de volgende kolom vult u de uitvoerder of producent in. In de kolom programma vult u de titel of korte omschrijving in. Het belang van deze kolommen is dubbeltelling voorkomen in gegevenslijsten. De activiteit zal gezamenlijk met de eventuele producenten (gesubsidieerd via het Kunstendecreet) worden weergegeven in onze gegevenslijsten. M.a.w. om dubbeltelling te vermijden aggregeert het agentschap gegevens over de activiteiten vanuit een lijst met unieke gerapporteerde activiteiten, en niet afzonderlijk per productieve en receptieve werking. Het is dus vanzelfsprekend dat uw gegevens voor de receptieve werking dezelfde zullen zijn als die van de producent. Het veld 'type activiteit' is een uitvallijst. Probeer uw activiteiten te plaatsen onder de voorziene omschrijvingen. Als dit niet mogelijk is, maakt u gebruik van de omschrijving overige. Activiteiten zoals inleidingen en nabesprekingen horen in het tabblad "kunsteducatie + publiekswerking". Een publieksvoorstelling is een theatervoorstelling, dansvoorstelling, concert, filmvoorstelling, publiek toonmoment van kunsteducatie of sociaal-artistieke initiatieven (d.i. geen tentoonstelling). Tabel 7 type activiteit receptieve werking type activiteit: Publieksvoorstelling Tentoonstelling Overige In de daaropvolgende kolom plaats: stad voert u de stad of gemeente in waar de productie plaatsvond. betaalde uitkoopsom : hier wordt het bedrag bedoeld inclusief gerecupereerde reiskosten, verblijfkosten, transportkosten en auteursrechten. In het geval van copresentaties neemt u enkel het bedrag op dat in de boekhouding is opgenomen, d.i. enkel wat effectief aan uw organisatie werd gefactureerd of wat u factureerde. HANDLEIDING bij het formulier ACTIVITEITEN, MEDEWERKERS, BEGROTING EN AFREKENING 9
Inkomsten uit ticketverkoop/uitkoopsom : het gaat hier om de volledige inkomsten. Hier moet dus het all-in bedrag worden opgenomen. In het geval van een uitkoopsom is dit inclusief gerecupereerde reiskosten, verblijfkosten, transportkosten en auteursrechten. In het geval van coproducties neemt u enkel het bedrag op dat in uw boekhouding is opgenomen. Als u een productieve werking heeft die uit verschillende dagen bestaat vult u de kolom duur van de activiteit in aantal dagen in. U vult altijd de kolom duur van de activiteit in aantal dagen in, ook al is het aantal 1. Dit zorgt voor een correcte telling in het samenvattende blad. Toeschouwers/bezoekers: voor de receptieve werking moet er altijd een opsplitsing tussen betalende en gratis toeschouwers/bezoekers zijn. Betalende zijn zowel aan normaal als aan reductietarief. WERKBLAD RECEPTIEF (SAMENVATTING) Als u 'vernieuwen' kiest wordt de tabel automatisch aangepast. Deze tabel is een samenvatting van voorafgaande blad. Hier extra gegevens invullen kan dus niet. Kies op de webpagina FAQ voor Kunsten en daarna voor Excel bijlage activiteiten, medewerkers, begroting en afrekening. Onder deze rubriek wordt er ingegaan op veelvoorkomende compatibiliteitsproblemen en vindt u informatie over het functioneren van de draaitabellen voor Windows en Mac. WERKBLAD KUNSTEDUCATIE + PUBLIEKSWERKING U vult dit werkblad in indien u educatieve activiteiten en publiekswerkingsactiviteiten organiseert, niet alleen indien u gesubsidieerd wordt als organisatie voor kunsteducatie. De organisaties voor kunsteducatie geven hun toonmomenten weer op het tabblad productieve werking. Bij een aanvraag of actieplan moet u enkel deze activiteiten in detail vermelden waar u al zeker van bent. U moet dus niet alle vooropgestelde activiteiten in detail weergeven, maar in dat geval is enige duiding m.b.t. aantal en type van de geplande activiteiten in het aanvraagformulier noodzakelijk. Het agentschap moet enkel een beeld hebben van het aantal en type activiteiten dat u wenst te realiseren. Bij een subsidieaanvraag of het actieplan kan u ook "activiteit 1", "activiteit 2" etc. vermelden indien de naam van de precieze activiteiten nog niet bekend zijn op het moment. Activiteiten die u had aangekondigd, maar niet werden uitgevoerd neemt u niet op in het overzicht. De reden kan u toelichten in het werkingsverslag. De startdatum voert u in onder de vorm 13/01/2012 (dd/mm/jjjj). Voor eenmalige activiteiten zoals een lezing of een debat voert u een voorstelling per lijn in en geeft u de speeldatum weer. Voor meerdaagse activiteiten, zoals een masterclass of een meerdaagse workshop vult u wel de startdatum in. De duur van de activiteit kan u verder in de kolom aantal dagdelen invullen. In de volgende kolom geeft u de naam van de activiteit weer. In de kolom eigen productie/coproductie heeft u de keuze uit eigen productie of coproductie. In het geval van coproductie zijn er tal van termen, zoals coproductie, samenwerking of partnerships in de sector in gebruik. Welke omschrijving u intern gebruikt is in dit document niet van belang. In uw inhoudelijke verslag geeft u wel steeds de inhoud, financiële afspraken en meerwaarde van de samenwerking mee. Het belang van deze kolom is dubbeltelling voorkomen in gegevenslijsten. De activiteit zal gezamenlijk met de coproducerende partners worden weergegeven in onze gegevenslijsten. M.a.w. om dubbeltelling te vermijden aggregeert het agentschap gegevens over de activiteiten vanuit een lijst met HANDLEIDING bij het formulier ACTIVITEITEN, MEDEWERKERS, BEGROTING EN AFREKENING 10
unieke gerapporteerde activiteiten, en niet per (co-)producent. Het is dus vanzelfsprekend dat uw gegevens voor de productie dezelfde zullen zijn als die van de coproducent. Tabel 8 eigen productie/coproductie Het veld Nieuw (eerste reeks)/herneming is een uitvallijst. Deze informatie wordt gebruikt om na te gaan hoeveel nieuwe producties er jaarlijks gemaakt worden ende speelduur van producties en andere activiteiten na te gaan. Tabel 9 nieuw/herneming De volgende kolom sector laat u de keuze uit een uitvallijst met de sectoren uit het Kunstendecreet. Tabel 10 sector Het veld 'type activiteit' is een uitvallijst. Probeer uw activiteiten te plaatsen onder de voorziene omschrijvingen. Als dit niet mogelijk is, maakt u gebruik van de omschrijving overige. Toonmomenten geeft u weer op het tabblad productieve werking. HANDLEIDING bij het formulier ACTIVITEITEN, MEDEWERKERS, BEGROTING EN AFREKENING 11
Tabel 11 type activiteit Ook de doelgroep kan u selecteren via een uitvallijst. De mogelijke keuzes zijn: in schoolverband, minderjarigen individueel, volwassenen, (semi-)professionelen of gemengd. Tabel 12 doelgroep In de daaropvolgende kolom voert u de plaats: stad of gemeente in waar de activiteit plaatsvond. Inkomsten : het gaat hier om de volledige inkomsten uit verkoop of ticketinkomsten. Hier moet dus het all-in bedrag worden opgenomen. De uitkoopsom is inclusief gerecupereerde reiskosten, verblijfkosten, transportkosten en auteursrechten. In het geval van coproducties neemt u enkel het bedrag op dat u zelf aan de organisator factureerde en dat dus ook in uw boekhouding is opgenomen. Een coproducent die enkel bij onderlinge afrekening tussen de coproducenten inkomsten recupereert, maar niet zelf factureert aan de organisator, vult hier dus niet noodzakelijk een bedrag in bij uitkoopsom, maar vermeldt wel de activiteit. In het geval van coproducties neemt u enkel het bedrag op dat in de boekhouding is opgenomen. In de kolom aantal begeleidende kunstenaars, geeft u het aantal uitvoerende of scheppende kunstenaars weer. Het aantal educatieve medewerkers en medewerkers publiekswerking die de activiteit begeleiden vult u niet in, deze kolom is ingevoerd om zicht te krijgen in hoeverre kunsteducatie organisaties samenwerken met kunstenaars. Is de begeleider een kunstenaar, dan vult u deze kolom in, ongeacht de vergoedingswijze (als educatief medewerker, zelfstandige of vrijwilliger). Educatieve activiteiten worden geteld per dagdeel en niet per dag, omdat er vaak verschillende activiteiten op een dag plaatsvinden. Per dag kan u maximaal twee dagdelen registreren. Per activiteit worden gemiddeld aantal unieke deelnemers per dagdeel gevraagd. Dit geeft ons de mogelijkheid om een genuanceerd beeld te vormen van de intensiteit van de activiteit indien eenzelfde groep unieke deelnemers gedurende meerdere dagdelen bij een activiteit betrokken was. HANDLEIDING bij het formulier ACTIVITEITEN, MEDEWERKERS, BEGROTING EN AFREKENING 12
WERKBLAD KUNSTEDUCATIE + PUBLIEKSWERKING (SAMENVATTING) Als u 'vernieuwen' kiest wordt de tabel automatisch aangepast. Deze tabel is een samenvatting van voorafgaande blad. Hier extra gegevens invullen kan dus niet. Kies op de webpagina FAQ voor Kunsten en daarna voor Excel bijlage activiteiten, medewerkers, begroting en afrekening. Onder deze rubriek wordt er ingegaan op veelvoorkomende compatibiliteitsproblemen en vindt u informatie over het functioneren van de draaitabellen voor Windows en Mac. WERKBLAD SOCIAAL-ARTISTIEKE WERKING Dit werkblad wordt ingevuld door alle organisaties die sociaal-artistieke activiteiten hebben, niet alleen door organisaties die gesubsidieerd zijn als sociaal-artistieke organisaties. De organisaties gesubsidieerd voor hun sociaal-artistieke werking geven hun toonmomenten weer op het tabblad productieve werking. Bij een aanvraag of actieplan moet u enkel deze activiteiten in detail vermelden waar u al zeker van bent. U moet dus niet alle vooropgestelde activiteiten in detail weergeven, maar in dat geval is enige duiding m.b.t. aantal en type van de geplande activiteiten in het aanvraagformulier noodzakelijk. Het agentschap moet enkel een beeld hebben van het aantal en type activiteiten dat u wenst te realiseren. Bij een subsidieaanvraag of het actieplan kan u ook "activiteit 1", "activiteit 2" etc. vermelden indien de naam van de precieze activiteiten nog niet bekend zijn op het moment. Activiteiten die u had aangekondigd, maar niet werden uitgevoerd neemt u niet op in het overzicht. De reden kan u toelichten in het werkingsverslag. De startdatum voert u in onder de vorm 13/01/2012 (dd/mm/jjjj). Voor eenmalige activiteiten zoals een workshop of rondleiding voert u een voorstelling per lijn in en geeft u de datum van de activiteit weer. Voor meerdaagse activiteiten, zoals een meerdaagse workshop vult u wel de startdatum in. De duur van de activiteit kan u verder in de kolom aantal dagdelen invullen. Het veld 'regio' is een uitvallijst. U krijgt een keuze uit de Vlaamse provincies en Brussel In de daaropvolgende kolom voert u de plaats: stad of gemeente in waar de productie plaatsvond. In de volgende kolom geeft u de naam van de activiteit weer. In de kolom eigen productie/coproductie heeft u de keuze uit eigen productie of coproductie. In het geval van coproductie zijn er tal van termen, zoals coproductie, samenwerking of partnerships in de sector in gebruik. Welke omschrijving u intern gebruikt is in dit document niet van belang. In uw inhoudelijke verslag geeft u wel steeds de inhoud, financiële afspraken en meerwaarde van de samenwerking mee. Het belang van deze kolom is dubbeltelling voorkomen in gegevenslijsten. De activiteit zal gezamenlijk met de coproducerende partners worden weergegeven in onze gegevenslijsten. M.a.w. om dubbeltelling te vermijden aggregeert het agentschap gegevens over de activiteiten vanuit een lijst met unieke gerapporteerde activiteiten, en niet per (co-)producent. Het is dus vanzelfsprekend dat uw gegevens voor de productie dezelfde zullen zijn als die van de coproducent. HANDLEIDING bij het formulier ACTIVITEITEN, MEDEWERKERS, BEGROTING EN AFREKENING 13
Tabel 13 eigen productie/coproductie Het veld Nieuw (eerste reeks)/herneming is een uitvallijst. Deze informatie wordt gebruikt om na te gaan hoeveel nieuwe producties er jaarlijks gemaakt worden ende speelduur van producties en andere activiteiten na te gaan. Tabel 14 nieuw/herneming De volgende kolom sector laat u de keuze uit een uitvallijst met de sectoren uit het Kunstendecreet. Tabel 15 sector Het veld 'type activiteit' is een uitvallijst. Probeer uw activiteiten te plaatsen onder de voorziene omschrijvingen. Als dit niet mogelijk is, maakt u gebruik van de omschrijving overige. Toonmomenten geeft u weer op het tabblad productieve werking. Tabel 16 type activiteit HANDLEIDING bij het formulier ACTIVITEITEN, MEDEWERKERS, BEGROTING EN AFREKENING 14
In de kolom aantal begeleidende kunstenaars, geeft u het aantal uitvoerende of scheppende kunstenaars weer. Het aantal andere medewerkers die de activiteit begeleiden vult u niet in, deze kolom is ingevoerd om zicht te krijgen in hoeverre sociaal-artistieke organisaties samenwerken met kunstenaars. Is de begeleider een kunstenaar, dan vult u deze kolom in, ongeacht de vergoedingswijze (als educatief medewerker, zelfstandige of vrijwilliger). Sociaal-artistieke activiteiten worden geteld per dagdeel en niet per dag, omdat er vaak verschillende activiteiten op een dag plaatsvinden. Per dag kan u maximaal twee dagdelen registreren. Per activiteit worden gemiddeld aantal unieke deelnemers per dagdeel gevraagd. Dit geeft ons de mogelijkheid om een genuanceerd beeld te vormen van de intensiteit van de activiteit indien eenzelfde groep unieke deelnemers gedurende meerdere dagdelen bij een activiteit betrokken was. Inkomsten : het gaat hier om de volledige inkomsten uit verkoop of ticketinkomsten. Hier moet dus het all-in bedrag worden opgenomen. De uitkoopsom is inclusief gerecupereerde reiskosten, verblijfkosten, transportkosten en auteursrechten. In het geval van coproducties neemt u enkel het bedrag op dat u zelf aan de organisator factureerde en dat dus ook in uw boekhouding is opgenomen. Een coproducent die enkel bij onderlinge afrekening tussen de coproducenten inkomsten recupereert, maar niet zelf factureert aan de organisator, vult hier dus niet noodzakelijk een bedrag in bij uitkoopsom, maar vermeldt wel de activiteit. Toeschouwers bezoekers: het gaat hier om sociaal-artistieke activiteiten waarbij er ook toeschouwers zijn, zoals een debat. Toonmomenten geeft u weer op het tabblad productieve werking. WERKBLAD SOCIAAL-ARTISTIEKE WERKING (SAMENVATTING) Als u 'vernieuwen' kiest wordt de tabel automatisch aangepast. Deze tabel is een samenvatting van voorafgaande blad. Hier extra gegevens invullen kan dus niet. Kies op de webpagina FAQ voor Kunsten en daarna voor Excel bijlage activiteiten, medewerkers, begroting en afrekening. Onder deze rubriek wordt er ingegaan op veelvoorkomende compatibiliteitsproblemen en vindt u informatie over het functioneren van de draaitabellen voor Windows en Mac. WERKBLAD PERIODIEKE PUBLICATIES Bij en aanvraag of actieplan vult u de kolom gepland aantal dit jaar in. Bij de afrekening gerealiseerd aantal dit jaar. Het verschil tussen planning en realisatie wordt automatisch berekend. De restoplage wordt automatisch berekend op basis van de door u opgegeven totale oplage, verminderd met de verkochte exemplaren en presentexemplaren. De totale inkomsten uit verkoop wordt automatisch berekend op basis van het aantal verkochte exemplaren aan de verkoopprijs. Het is dan ook belangrijk om in de kolom 'verkoopprijs' enkel getallen in te voeren! Het werkblad periodieke publicaties is al een samenvattende weergave van de activiteiten en heeft geen afzonderlijk samenvattend werkblad. HANDLEIDING bij het formulier ACTIVITEITEN, MEDEWERKERS, BEGROTING EN AFREKENING 15
2.3 PERSONEEL EN MEDEWERKERS WERKBLAD PERSONEEL LOONDIENST Het doel van deze informatie is na te gaan in welke mate de subsidies worden aangewend om tewerkstelling bij kunstenaars en om de algemene tewerkstelling in de sector te volgen. Via dit blad kan het agentschap de decretale norm financiering bij kunstenaars en het naleven van de cao nagaan. U vult voor elke medewerker in loondienst een nieuwe rij in. Wanneer bij een aanvraag de namen nog niet bekend zijn, vult u in de kolom naam gewoon persoon 1, persoon 2, in. Het veld 'functie' is een uitvallijst. Als een persoon twee verschillende functies vervult kan u voor de persoon de meest passende functie kiezen. U kan er ook voor opteren om voor dit personeelslid twee verschillende lijnen in te vullen. Het tewerkstellingspercentage moet voor beide functies natuurlijk gelijk zijn aan de totale tewerkstelling van de persoon. U kan dit doen door in de kolom tewerkstellingspercentage de totale tewerkstelling op te delen in twee delen, zodat de prestatiebreuk van de werknemer duidelijk wordt. Tabel 17 functie Prestatie : hier vult u slechts één kolom per persoon in, zijnde de totale tewerkstellingsduur in jaar, maanden, week, dagen of uren. U maakt zelf rij per rij de keuze welke kolom het beste aansluit bij uw eigen, intern gehanteerde personeelsoverzichten. U vult dus of het aantal jaar, of het aantal maanden, of het aantal weken of het aantal dagen in. Als u dit niet invult zullen de totalen in de samenvatting niet correct zijn. De kolom tewerkstellingspercentage vult u steeds in, als u dit niet invult zullen de totalen in de samenvatting niet correct zijn. wanneer mensen deeltijds werken vult u hier het percentage in, bijvoorbeeld 80 voor iemand die vier vijfden werkt; voor al wie voltijds werkt, vult u hier '100' in. Vte op jaarbasis : dit wordt automatisch berekend op basis van de ingevulde prestatiegegevens en tewerkstellingspercentage. U hoeft dit dus niet zelf in te vullen. U vult de prestatie (1 maand) en het tewerstellingspercentage (100) in en de kolom Vte op jaarbasis wordt automatisch berekend. Ter info: de berekening verloopt via de prestatie die u invulde, een doorsnee jaar bestaat uit 46 werkweken, 230 werkdagen of 1.748 uren. Bijvoorbeeld (zie onderstaande tabel): persoon X, de zakelijk leider van de organisatie, werkte een jaar, 80%. U vult de prestatie (1 jaar) en het tewerstellingspercentage (80) in en de kolom Vte op jaarbasis wordt automatisch berekend. HANDLEIDING bij het formulier ACTIVITEITEN, MEDEWERKERS, BEGROTING EN AFREKENING 16
Persoon Y, uitvoerend/scheppend kunstenaar, werkte een maand, voltijds. U vult de prestatie (1 maand) en het tewerstellingspercentage (100) in en de kolom Vte op jaarbasis wordt automatisch berekend. Tabel 18 prestatie en tewerkstellingspercentage Vergoeding : hier moet de volledige bruto- loonkost inclusief RSZ worden ingevuld, zoals vermeld op het loonattest. U kan personeelskosten die niet individueel herleidbaar zijn op 1 rij invullen. U omschrijft deze kost in de kolom naam. In de kolom functie kiest u dan voor niet individueel toewijsbare kost. Deze rubriek gebruikt u uiteraard zo weinig mogelijk. Het doel van deze kolom is zoveel mogelijk overeenstemming te krijgen tussen de subrekening van de resultatenrekening 62 en het tabblad personeel in loondienst. U kan kosten eigen aan de werkgever die voorkomen op rekening 62, maar toch niet individueel op de loonfiches voorkomen onder de rubriek niet individueel herleidbare kosten plaatsen. WERKBLAD PERSONEEL (SAMENVATTING) Als u 'vernieuwen' kiest wordt de tabel automatisch aangepast. Deze tabel is een samenvatting van voorafgaande blad. Hier extra gegevens invullen kan dus niet. Kies op de webpagina FAQ voor Kunsten en daarna voor Excel bijlage activiteiten, medewerkers, begroting en afrekening. Onder deze rubriek wordt er ingegaan op veelvoorkomende compatibiliteitsproblemen en vindt u informatie over het functioneren van de draaitabellen voor Windows en Mac. WERKBLAD MEDEWERKERS (GEEN LOONDIENST) Het doel van deze informatie is na te gaan in welke mate de subsidies worden aangewend om vergoeding van kunstenaars en om de algemene vergoedingswijze in de sector te volgen. Via dit blad kan het agentschap de decretale norm financiering bij kunstenaars nagaan. U vult voor elke medewerker die niet in loondienst was een nieuwe rij in. Wanneer bij een aanvraag de namen nog niet bekend zijn, vult u in de kolom naam gewoon persoon 1, persoon 2, in. Naam persoon/firma : personen en organisaties (rechtspersonen) die op regelmatige en substantiële basis bijdragen tot de werking, moeten met naam worden vermeld (bijvoorbeeld artistiek leider, boekhoudkantoor, accountant, vormgevers, zelfstandige artiesten...). Voor alle personen die u individueel invult geeft u in de kolom aantal, 1 weer. Bij deze grotere groepen mensen die individueel slechts een beperkt aantal uur vertegenwoordigen of heel kleine prestaties kunt u er voor kiezen om enkel het aantal personen te vermelden. In dat laatste geval geeft u in deze kolom het aantal betrokken medewerkers weer. Voorbeeld X: een lijn voor vrijwilligers die ingeschakeld werden bij de flyeren kunt u op 1 rij samenvatten (promotie). Voorbeeld Y: een lijn voor de drie stagiairs publiekswerking. HANDLEIDING bij het formulier ACTIVITEITEN, MEDEWERKERS, BEGROTING EN AFREKENING 17
Tabel 19 medewerkers met dezelfde functie op dezelfde lijn De velden 'vergoedingswijze' en 'functie' zijn uitvallijsten waaruit u kiest. Denk er aan dat de kleine vergoedingsregeling enkel voor artistieke prestaties geldt. Tabel 20 vergoedingswijze Tabel 21 functie Vergoeding: hier moet de volledige boekhoudkundige kost worden vermeld. Bij groepen (bijvoorbeeld vrijwilligers) gaat het om het totaal van alle mensen uit die groep. WERKBLAD MEDEWERKERS (SAMENVATTING) Als u 'vernieuwen' kiest wordt de tabel automatisch aangepast. Deze tabel is een samenvatting van voorafgaande blad. Hier extra gegevens invullen kan dus niet. Kies op de webpagina FAQ voor Kunsten en daarna voor Excel bijlage activiteiten, medewerkers, begroting en afrekening. Onder deze rubriek wordt er ingegaan op veelvoorkomende compatibiliteitsproblemen en vindt u informatie over het functioneren van de draaitabellen voor Windows en Mac. HANDLEIDING bij het formulier ACTIVITEITEN, MEDEWERKERS, BEGROTING EN AFREKENING 18