BAF-FLASH FEBRUARI 2011 KORT NIEUWS VAN UW VLAAMS-BRABANTSE VERENIGING INHOUD BOEKHOUDDOCUMENTEN: HOE (LANG) BEWAREN?... pg 2 OVERZICHT REGULARISATIE FARMACEUTISCH-TECHNISCH ASSISTENTEN...pg 5 TIENEN: START PILOOTPROJECT OVER THERAPIETROUW...pg 8 INSCHRIJVEN KAN NOG VOOR...pg 9 FAMILIENIEUWS...pg 10 REDACTIE Ann Geuens Bieke Pauwels Els Seré Katrien Smeers Marie Van de Putte An Van de Vijver BAF-Flash februari 2011 1
BOEKHOUDDOCUMENTEN: HOE (LANG) BEWAREN? Er is de laatste jaren heel wat veranderd rond de bewaringstermijn en vorm van boekhouddocumenten. Enerzijds is er een gelijkschakeling gekomen tussen de bewaringstermijn volgens de boekhoudwet en de BTW-wetgeving. Anderzijds heeft het digitale tijdperk zijn intrede gedaan. Het is niet onze bedoeling om hier tot in het kleinste detail op in te gaan. We trachten enkel de grote lijnen te schetsen. Bewaringstermijn Sinds 2008 is de bewaringstermijn van boekhoudkundige stukken in de boekhoudwet teruggebracht van tien naar zeven jaar waardoor zij nu gelijkloopt met de BTW-wetgeving. Wat verstaat men onder boekhoudkundige stukken? Hierbij dienen we een onderscheid te maken tussen: 1) wettelijke boeken verslagen van de raad van bestuur, algemene vergadering, commissaris, inventarisboek centralisatiedagboek dagboeken Voor de wettelijke boeken begint de aanvangstermijn van zeven jaar te lopen vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de afsluiting van het boekjaar. 2) bedrijfsdocumenten facturen en creditnota s bankrekeninguittreksels bestelbons leveringsdocumenten contracten controlebanden van een kasregister alle andere documenten of stukken die een invloed hebben op het belastbaar resultaat Voor bedrijfsdocumenten begint de aanvangstermijn van zeven jaar te lopen vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de datum van het stuk. Op voormelde regel bestaat evenwel één uitzondering. Indien de facturen en documenten betrekking hebben op beroepsmatige gebouwen of zakelijke rechten op deze gebouwen bedraagt de bewaringstermijn vijftien jaar. BAF-Flash februari 2011 2
Wijze van bewaring De bewaring van de bovenstaande documenten kan op twee manieren: op papier of elektronisch. Momenteel bewaren de meeste ondernemingen hun documenten op papier. Aangezien deze oplossing niet alleen veel ruimte in beslag neemt maar ook ecologisch minder verantwoord is, zullen in de toekomst meer en meer ondernemingen overstappen naar een elektronische wijze van bewaring. Om hier op voorbereid te zijn is er in 2008 een lijvige BTW-circulaire verschenen (Circ. AOIF 16/2008,E.T.112.081, 13 mei 2008), die wij hieronder beknopt zullen toelichten. Papieren boekhoudstukken Voor het digitaal bewaren van papieren boekhoudstukken, moeten de gebruikte technologieën de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud kunnen waarborgen. De circulaire somt een aantal condities op waaraan minimaal moet worden voldaan. De volledige lijst is te uitgebreid om in dit artikel te vermelden. Bijgevolg beperken wij ons tot de belangrijkste voorwaarden: het beeld moet even duidelijk en nauwkeurig zijn als het origineel het tijdstip van scanning moet op de digitale versie van de factuur staan er dient gebruik gemaakt te worden van software die niet de mogelijkheid heeft om het gedigitaliseerde beeld te bewerken, de persoon die de scanning verricht, moet identificeerbaar zijn de originele documenten dienen tot één maand na scanning bewaard te worden Meteen wordt duidelijk dat een Excel-werkblad, een worddocument of een PDF-afdruk van de stukken in dit geval niet afdoende is. Om deze documenten toch op een correcte manier te beveiligen heeft men drie mogelijkheden: via een geavanceerde elektronische handtekening via een verzegelingsalgoritme (rekenkundige som bestaande uit een aantal factuurgegevens) via een medium met WORM-eigenschappen (Write Once Read Many, vb. DVD-R). Als onderneming dient men te kiezen voor één van de bovengenoemde methoden of voor de methode van bewaring op papier. Eenmaal een keuze gemaakt, dient deze te worden toegepast voor minstens één jaar. BAF-Flash februari 2011 3
Elektronische facturen Documenten die digitaal worden ontvangen of verstuurd, dienen ook digitaal te worden bewaard. Deze regel geldt trouwens niet alleen voor facturen maar ook voor andere stukken die geacht worden onderdeel uit te maken van de factuur, zoals bestelbons, leveringsdocumenten e.d.m. Het elektronisch verzenden en ontvangen van facturen wordt pas aanvaard als de medecontractant hiermee instemt. Wat voor veel ondernemingen en vrije beroepers een bijkomende drempel vormt t.o.v. de papieren facturatie. Sinds 1 januari 2010 hebben ondernemingen zelf de keuze hoe zij de authenticiteit en integriteit van hun elektronische facturen waarborgen. Het is toegestaan om een elektronische factuur te verzenden via pdf-bestand als bijlage bij een e-mail. De authenticiteit van deze factuur kan gewaarborgd worden door ze te vergelijken met de bestelbon, leveringsbon, overeenkomst, betalingsbewijs, e.d.m. De bewaring van deze stukken is onderworpen aan dezelfde voorwaarden als voormeld van toepassing voor papieren documenten die digitaal worden bewaard. Opgelet! Niet enkel de documenten moeten bewaard worden Eenmaal de keuze gemaakt om documenten digitaal te bewaren dient men voor de volledige duur van de bewaringstermijn tevens te beschikken over de programma s en systemen die nodig zijn om de betreffende bestanden te kunnen lezen en afdrukken. BAF i.s.m. Accounting & Tax Partners bvba www.atpartners.be BAF-Flash februari 2011 4
OVERZICHT REGULARISATIE FARMACEUTISCH-TECHNISCH ASSISTENT (FTA) 1. U bent werkgever van een persoon tewerkgesteld als FTA Vanaf 1/09/2011 mogen enkel erkende farmaceutisch-technisch assistenten de handelingen van een FTA, bepaald in KB van 5/02/97, uitoefenen. Deze handelingen bestaan uit: het ontvangen en registreren van geneeskundige voorschriften het afleveren van geneesmiddelen overeenkomstig de wetten en geldende regels het inlichten van de patiënten betreffende het adequaat en veilig gebruik van de geneesmiddelen het registreren en identificeren van de grondstoffen het uitvoeren van magistrale bereidingen het voorlichten van stagiairs farmaceutisch-technisch assistent met betrekking tot het werk in de apotheek Het is de plicht van de werkgever om toe te zien dat zijn personeel voldoet aan de wettelijke vereisten. Voor 31/08/2011 wordt aangeraden om bij uw personeel na te gaan of zij in het bezit zijn van een ontvangstbewijs van het indienen van de regularisatieaanvraag. Let wel, FOD volksgezondheid heeft momenteel nog geen ontvangstbewijzen verstuurd. Dit zou gebeuren in de loop van volgende maand. De nominatieve lijst van de erkende personen zal (van zodra beschikbaar) op het Internet verschijnen. 2. U bent tewerkgesteld als FTA in een apotheek 2.1 Wie moet de erkenning aanvragen? De erkenning is bedoeld voor alle FTA s, ongeacht de apotheek waarin ze werkzaam zijn: een voor het publiek toegankelijke apotheek, een ziekenhuisapotheek of andere. BAF-Flash februari 2011 5
2.2 Waarom een erkenning aanvragen? de erkenning beschermt de titel en verbiedt personen die niet aan de criteria voldoen het beroep uit te oefenen de erkenning garandeert de patiënten dat de FTA daadwerkelijk een beroepsopleiding gekregen heeft de erkenning is een garantie dat de FTA zijn kennis bijwerkt door bijscholing te volgen de erkenning maakt een beter beheer van de internationale mobiliteit mogelijk de erkenning stelt het beroep in staat afgevaardigden aan te wijzen die zullen deelnemen aan de raden/comités die het beroep vertegenwoordigen 2.3 Wie kan de erkenning of het genot van verworven rechten krijgen? Er zijn 3 groepen FTA s die aanspraak kunnen maken op de erkenning of op het genot van de verworven rechten. Hiervoor dient de FTA een aanvraagformulier met bewijsstukken in te dienen bij FOD volksgezondheid. De evaluatie van de erkenning zal gebeuren door een groep experts die de minister zal adviseren. Groep I Personen die houder zijn van een diploma FTA ofwel van apothekersassistent (apotheekhulp, apothekershelper, ). Deze groep kan een erkenning verkrijgen. Groep II a Personen die houder zijn van een diploma dat een opleiding bekroont waarvan het niveau overeenstemt met de opleiding van farmaceutischtechnisch assistent maar waarvan de volledige theoretische en praktische opleiding en stage niet overeenstemt met de opleiding van farmaceutischtechnisch assistent. De erkenning wordt aan de aanvrager uitgereikt onder voorwaarde dat men het diploma van farmaceutisch-technisch assistent behaalt of men zijn vorming vervolledigt binnen de 6 jaar vanaf 1/09/10 (uiterlijk 31 augustus 2016). Groep II b Personen die beroep doen op verworven rechten. Het gaat om een afwijking van de vereiste van noodzakelijkheid van de erkenning. Het betreft de personen die op datum van 2 juli 1997 (datum van bekendmaking van het voornoemde KB van 5 februari 1997) sinds minstens 3 jaar handelingen hebben uitgevoerd die tot het beroep van FTA behoren en die dat kunnen bewijzen (via getuigschrift van de apotheker). Met andere woorden, personen die kunnen aantonen dat zij in een apotheek tewerkgesteld waren voor 2 juli 1994. Deze groep verkrijgt geen erkenning maar verwerft het genot van verworven rechten. BAF-Flash februari 2011 6
2.4 Hoe een erkenningsprocedure en procedure van genot van verworven rechten aanvragen? Wie? Wat aanvragen? Welk formulier opsturen? Toe te voegen documenten Groep I Groep II a Houder zijn van een diploma FTA ofwel van apothekersassistent Houder zijn van een diploma dat een opleiding bekroont waarvan het niveau overeenstemt met de kwalificatievoorwaarden Erkenning Formulier groep I - Een recto verso kopie van uw identiteitskaart - Een kopie van uw diploma of getuigschrift Erkenning Formulier groep II a - Een recto verso kopie van uw identiteitskaart - Een kopie van uw diploma of getuigschrift Groep II b Personen die beroep doen op verworven rechten. Personen die kunnen aantonen dat zij voor 2 juli 1997 minstens 3 jaar tewerkgesteld waren in een apotheek. Genot van verworven rechten Formulier groep II b - Een recto verso kopie van uw identiteitskaart - Een kopie van het attest tewerkstelling van de werkgever of elk ander bewijsmiddel (bv. loonfiches). Echtgeno(o)t(e) van de apotheker-eigenaar die minstens 3 jaar meewerkte in de apotheek voor 2 juli 1994, maar niet officieel tewerkgesteld was Genot van verworven rechten Formulier groep II b - Een recto verso kopie van uw identiteitskaart - Een verklaring op woord van eer van de apothekereigenaar - Bewijs van eigendom van de apotheek - Kopie van het trouwboekje of samenlevingscontract - Kopie van het attest tewerkstelling U kunt de formulieren downloaden van onze website www.baf.be > beroepsontwikkeling > thema s > farmaceutischtechnisch assistenten > regularisatie Verstuur al deze documenten vóór 31/08/2011 AANGETEKEND per post naar: FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu Eurostation II Directoraat-generaal Basisgezondheidszorg en Crisisbeheer Dienst Gezondheidszorgberoepen Victor Hortaplein 40 bus 10 1060 Brussel BAF-Flash februari 2011 7
2.5 Behandeling van de aanvragen Administratief onderzoek Uw aanvraag van erkenning zal eerst administratief onderzocht worden. Indien u aan de voorwaarden voldoet om de erkenning te verkrijgen, de aanvraag tijdig ingediend heeft EN een ontvangstmelding van deze aanvraag heeft ontvangen, zal u de handelingen van FTA mogen uitvoeren in afwachting van de bevestiging van uw registratie. Erkenning Doorgaans duurt het 3 maanden vanaf de bevestiging dat het ingediende dossier volledig is. Afhankelijk van de juridische moeilijkheidsgraad kan dit schommelen. De Nationale Raad van de Paramedische Beroepen adviseert de minister over de erkenningsaanvragen via een werkgroep Erkenning. Er kan bij een Beroepscommissie een beroep worden ingediend tegen een negatief advies dat de werkgroep heeft uitgebracht. De minister neemt de uiteindelijke beslissing over de ingediende aanvraag tot erkenning. Deze info vindt u ook terug op onze nieuwe website. www.baf.be > beroepsontwikkeling > thema s > farmaceutisch Technisch Assistenten TIENEN: START PILOOTPROJECT OVER THERAPIETROUW Op 2 februari organiseerde BAF in samenwerking met de huisartsengroep van Tienen en de firma s Aegate en Pfizer, een wetenschappelijke info-avond over therapietrouw te Tienen. Dit initiatief kwam er naar aanleiding van het Targeting adherence PGEU report, mei 2008. Hierin werd aangetoond dat de therapietrouw van geneesmiddelen voor chronische aandoeningen vaak na 6 maanden significant afneemt. Dit in het bijzonder bij asymptomatische ziekten zoals hypertensie, hyperlipidemie, osteoporose of cardiovasculaire aandoeningen. Aan de Tiense apothekers en huisartsen werd een nieuw project over therapietrouw voorgesteld. Tienen is als regio geselecteerd voor een pilootproject met Lipitor. In het project staat de apotheker centraal als coach van de patiënt om de therapietrouw te stimuleren. Hierbij stelt de apotheker de SMS-service van Aegate voor aan patiënten die Lipitor innemen. Hierdoor ontvangt de patiënt op regelmatige basis een SMS die herinnert aan de inname van het geneesmiddel. BAF-Flash februari 2011 8
Internationale studies tonen immers aan dat herinneringen via SMS zeer effectief zijn om de therapietrouw te verbeteren. Dit komt niet alleen de gezondheid van de patiënt ten goede maar ook de rol van de apotheker als "zorgverlener". De patiënt waardeert de betrokkenheid van de apotheker, waardoor de vertrouwensband tussen patiënt en apotheker wordt aangehaald. De aanwezige huisartsen en apothekers van Tienen toonden veel interesse voor dit project. Voor de apotheker is dit project een opportuniteit om bekendheid te geven aan de meerwaarde van farmaceutische zorg en de begeleiding van de patiënt door de apotheker. In andere provincies van Vlaanderen lopen gelijkaardige projecten. Indien deze pilootprojecten leiden tot positieve resultaten, zal de SMS-dienst van Aegate voor Lipitor opengesteld worden aan alle apotheken van Vlaanderen. INSCHRIJVEN KAN NOG VOOR P4F 22/3/2011 Visie gezondheidszorg P4F 3/4/2011 Apotheekinrichting P4F12/5/2011 De patiënt 2/3/2011 JongBAF-filmpremière Raadpleeg ook onze activiteitenkalender in bijlage. BAF-Flash februari 2011 9
FAMILIENIEUWS Op 28 januari 2011 werd Leon geboren, zoontje van An De Becker en echtgenoot Bas Gaublomme uit Herent. Onze collega-apothekers Paul De Becker en echtgenote Erna Breemersch uit Heverlee zijn de fiere grootouders. Allen een dikke proficiat! Op 20 januari 2011 overleed de heer Albert Geerinckx, vader van onze collega Carlos Geerinckx uit Schaffen. Oprechte deelneming aan de familie. Op 31 januari 2011 overleed onze collega Anne-Marie Delaere uit Leuven. Onze oprechte deelneming aan haar familie en verwanten, alsook aan onze collega Harry Muyldermans en Renée Deconinck uit Leuven. Op 3 februari 2011 werd Lou geboren, kleinzoontje van onze BAF-bode Carel Dericks. Dikke proficiat aan de familie! Op 13 februari 2011 werd Joppe geboren, zoontje van onze BAF-medewerker Els Elaerts en haar partner Jurgen Van Den Bosch. Dikke proficiat van de collega s. Op 17 februari 2011 werd Annsofie geboren, dochtertje van onze collega Vanessa Lodewijck en echtgenoot Dimitri Tips uit Leuven. Een dikke proficiat! BAF-Flash februari 2011 10