Terugkoppeling workshops Workshop 1: Besturen met een visie Door: Peter Janssen, trainer van organisatie- en adviesbureau Koerseigen In de workshop Besturen met een visie werd de bestuurders een "spiegel" voorgehouden over de context waarin zij hun vereniging besturen. Het ging over keuzes maken, dilemma s die je tegenkomt en de rollen die je als bestuurder hebt (bestuurder, manager en uitvoerder). Er zijn veranderingen in de omgeving waarmee je als vereniging te maken kan hebben. Hierbij wordt gedacht aan het terugtrekken van de overheid, druk vanuit de bond en vragen vanuit de gemeente. Er is een steeds grotere maatschappelijke verantwoordelijkheid voor de vereniging waar rekening mee moet worden gehouden. Op dit moment hebben mensen weinig tijd, betalen graag meer contributie in plaats van iets voor de vereniging te doen. Er is crisis (minder middelen en sponsoren), weinig vrijwilligers en vaak teruglopende ledenaantallen. Hoe ga je dit als bestuur leuk houden? Waarom wordt er nog steeds vrijwilligerswerk gedaan? Dit is voor veel het plezier dat ze er aan beleven. Het is van belang om als vereniging te weten waar je over 3/5 jaar wilt zijn. De stip op de horizon is erg belangrijk, durf als vereniging een keuze te maken voor bijvoorbeeld breedte- of en topsport, financieel gezond zijn en meer leden. Tijdens de workshops was er een vorm van herkenning, met name in de fase waarin het bestuur zich op dit moment bevindt. Veel bestuurders zijn vooral bezig met brandjes blussen en komen nog te weinig toe aan besturen. Ook had maar en klein deel van de bestuurders een beleidsplan, hetzelfde geldt ook voor het hebben van een gedragscode. Dit zijn zaken waar de bestuurders tijdens de workshop mee geconfronteerd werden, zodat ze deze spiegel nu ook kunnen gebruiken om hun eigen vereniging te analyseren.
Workshop 2: Tafeltennis voor de allerkleinsten (4-8 jaar) Door : Peter Struiksma, coördinator jeugdzaken TTV Bijmaat & Sven Groot, clubcoach jeugdsport NTTB De workshop was erg leuk en leerzaam. In het begin werd besproken wat de belangen zijn van de verenigingen met betrekking tot het werven van jonge jeugd. Het viel op dat veel verenigingen al wel met jonge jeugd werkten maar daar graag iets meer over zouden willen weten, terwijl vorig jaar de discussie was of een vereniging wel met jonge jeugd moest beginnen; een mooi resultaat dus! Ook bleken er veel verenigingen geïnteresseerd te zijn in de mogelijkheden van Table Stars. Dit is natuurlijk mooi, maar dat maakte het ook gelijk wat lastiger omdat er ook verenigingen waren die hier al volop mee werkten en juist andere vragen hadden. Peter Struiksma van Bijmaat heeft vol enthousiasme verteld over hoe zij bij Bijmaat zijn omgegaan met deze jonge doelgroep. Hierin kwamen een aantal leuke en nuttige tips voorbij. Ook waren de deelnemers geïnteresseerd in het vervolgaanbod op de club. Belangrijk is om de speelse oefeningen van Table Stars bij jonge kinderen te continueren, leuke evenementen voor hen te organiseren en ook vooral belangrijk om ouders bij de club te betrekken. Die laatste kwam erg vaak terug, want bij zulke jonge kinderen beslissen de ouders alles nog. Naar aanleiding van de workshop zijn er nieuwe verenigingen die met Table Stars willen werken en dus ook de focus op jonge jeugd leggen.
Workshop 3: De Sportimpuls, een kans voor uw vereniging Door : Marco Welink, werkzaam Sportservice Zwolle & Manon Zwakenberg, coördinator en clubcoach jeugdsport NTTB De Sportimpuls is een subsidiestroom, die beschikbaar is gesteld vanuit het Ministerie VWS. Het doel van deze subsidie is om inactieve doelgroepen weer actief in beweging te krijgen. Verenigingen kunnen aanspraak maken op een deel van de 10 miljoen euro die beschikbaar is. Hiertoe moeten ze komen tot een goede aanvraag, en omdat je daarbij meerdere partijen nodig hebt, moet je tijdig beginnen aan de voorbereidingen. Tafeltennis Zwolle heeft vorig jaar, in samenwerking met Sportservice Zwolle en twee andere sportverenigingen, een succesvolle aanvraag geschreven. In de workshop kwam naar voren dat samenwerking en denken in kansen centraal staat. De samenwerking kan gezocht worden met tafeltennisverenigingen, maar ook met bijvoorbeeld andere sporten, scholen en medische centra. Staat er ergens een gymlokaal binnen een school leeg? Misschien is het mogelijk hier aanbod aan te bieden voor de vereniging. Dit aanbod moet bestaan uit erkende interventies die terug te vinden zijn op de Sportmenukaart. Dat mogen tafeltennisprogramma s zijn (bedrijfstafeltennis en Table Stars zijn erkend) maar ook programma s van anderen, zoals de schoolsportvereniging. Voor enkele aanwezigen was de Sportimpuls als geheel nieuw, maar er waren ook verenigingen die een aanvraag hebben ingediend op 5 maart 2013. Het is afhankelijk waar de vereniging vandaan komt, maar er zijn Sportservice centra die net zo actief zijn als Sportservice Zwolle in het begeleiden van verenigingen. De ondersteuning van een sportservice zorgt voor een lagere belasting bij vereniging, omdat zij een deel van het projectmanagement uit handen kunnen nemen. Dit is echter erg afhankelijk per gemeente. Voor veel verenigingen was het bestaan van een Sportservice of gemeentelijk ondersteuningspunt redelijk onbekend. Verenigingen gaan nu zeker op gemeentelijk niveau kijken wat de samenwerkingsmogelijkheden zijn. Aan het einde werd geconcludeerd dat de Sportimpuls niet voor elke tafeltennisclub interessant is, maar dat elk bestuur wel moet bedenken welke kansen er eventueel zijn. Is er een samenwerking op lokaal niveau mogelijk op de lange termijn, en in welke kansrijke wijk van de gemeente? De Sportimpuls loopt nog door tot 2016, dus er zijn nog drie indieningskansen voor verenigingen om gebruik te maken van de subsidie.
Workshop 4: Maak sportieve ijdelheid tot sporttechnisch beleid! Door : Koos Kuiper, trainer bij tafeltennisvereniging Idéfix en NTTB docent Sporttechnisch beleid is van belang voor iedere vereniging, niet alleen voor verenigingen die in de eredivisie spelen. Maar wat houdt sporttechnisch beleid eigenlijk in? Deze vraag stond centraal tijdens deze workshop. De workshop begon met een startvraag. De bestuurders werd gevraagd het karakter en de sterkte en zwakke punten van de eigen club te beschrijven. Aan de hand van cartoons uit de presentatie beschreven de bestuurders in groepjes doelstellingen, eisen en voorwaarden van een denkbeeldige club met ongeveer 100 leden. De geformuleerde doelstellingen, eisen en voorwaarden werden plenair besproken en door de andere groepen becommentarieerd en/of bekritiseerd. Op grond van de kennis die is opgedaan, verworven inzichten en discussies moesten de deelnemers individueel 5 stellingen, voorwaarden, eisen omschrijven die voor hun eigen club belangrijk zouden zijn. Er waren een aantal aspecten die opvielen tijdens de workshop: De moeite bijvoorbeeld die clubs hebben om een trainer aangesteld te krijgen (veel clubs hebben wel de wens om een ervaren trainer binnen te halen. Jong talent krijgt hiermee dus weinig kans, omdat men hierin geen vertrouwen stelt.) Ook is jeugd werven en behouden een universeel probleem. De clubs die juist met succes Table Stars lessen organiseren op scholen, zetten de TableStars-opzet niet door met de kinderen die lid worden. Deze worden direct achter de tafel gezet. Ze raken die leden dus weer kwijt. De oorzaken hiervoor zijn: te weinig kader en geen vrijwilligers die vaardig zijn met Table Stars. Er werden ook goede vragen gesteld over bijvoorbeeld de financiële huishouding van de club. In hoeverre moet contributie de lopende zaken dekken? Veel verenigingen zijn bang dat een te hoge contributie mensen wegjaagt. Maar onderzoeken hebben juist uitgewezen dat hiervan in het algemeen geen sprake is. Als kinderen het naar hun zin hebben en hun ouders zien dat de kinderen waar krijgen voor hun geld krijgen (training = spelprogressie = plezier en lol in de sport) dan is geld nooit een reden om de club te verlaten. En met een lage contributie maak je de instap misschien laag, maar maakt men tafeltennis als sport ongeloofwaardig en dat is dus een bevestiging van het slechte imago dat onze sport algemeen heeft. Een goede, interactieve workshop dus, waar de deelnemers veel informatie en ideeën hebben kunnen uitwisselen.
Workshop 5: Social media optimaal gebruiken Door: Martin van Berkel, communicatieadviseur Sportsupport Rotterdam en schrijver van het boek social media voor sportverenigingen Tijdens de workshops zijn er een aantal onderwerpen besproken aan de hand van een presentatie. Gestart werd met de ontwikkelingen in communicatieland en hoe je de communicatie van sportverenigingen daarin kan laten meebewegen. Door de verenigingen zelf na te laten denken over welke keuze ze moeten met betrekking tot de doelen, doelgroepen en kernwaarden van de vereniging kwamen de bestuurder zelf tot inzichten. Daarnaast zijn de drie belangrijkste platforms van dit moment besproken. Dit zijn Facebook, Twitter en YouTube en daarbij was belangrijk op welke wijze en met welk doel deze platforms ingezet kunnen worden door sportverenigingen. Bij de meeste clubs ontbrak de feeling met social media en bestuurders wisten daarom niet hoe zij social media kunnen inzetten om met kleine berichten het grote verhaal van de vereniging neer te zetten. Ook gebeurt er weinig met het uitlichten van specifieke, belangrijke onderdelen van de club zoals vrijwilligers en sponsoren. Dit gaat niet alleen over social media maar ook over andere communicatiemiddelen.
Workshop 7: De kracht en meerwaarde van een goede website Door: Milan Kovacevic & Yana Ivanova, werkzaam bij SportclubCMS De deelnemers hebben tijdens de workshop informatie gekregen over het gebruik en belang van internet, een website en social media. Waarom is het belangrijk dat een vereniging een goede website heeft en wat kun je als vereniging hiermee bereiken? Een website is een goed communicatiemiddel waarmee een vereniging op een goede, juiste en duidelijke manier kan communiceren naar (aspirant)leden. Tevens is er tijdens de workshop informatie over SportclubCMS gegeven. De deelnemers hebben de mogelijkheden gezien van het SportclubCMS systeem. Het voordeel van dit systeem is dat het beheer van de website, de leden- en contributie, social media en sponsors hierin allemaal geïntegreerd is. Opvallend was dat de verenigingen al veel ervaring hebben met internet maar niet alle verenigingen weten wat zij hier precies allemaal mee kunnen en waarop zij moeten letten tijdens het maken en beheren van een website. Het is belangrijk om een goede website te hebben die vooral goed en regelmatig onderhouden wordt en social media bevat. De sleutel tot het aantrekken en behouden van leden is een goede communicatie, daarmee creëer je de juiste indruk de vereniging.
Workshop 8: Op zoek naar nieuwe potentiële leden? Jawel: sporters met een beperking Door : Marit Martens-Scheers, trainster paratafeltennissers van Swift (D) en eigenaresse Movido Bij de eerst ronde waren alle verenigingen onervaren met de doelgroep mensen met een beperking. Er kwamen er veel vragen van de verenigingen over de doelgroep, over hoe een groep op te zetten en de mogelijkheden vanuit Table Heroes. Dit zorgde allemaal voor goede interactie tijdens de workshopronde. De bestuurders is de vraag gesteld om naar de directe omgeving te kijken waarbij zij kunnen samenwerken met diverse partners. Hierbij kwam naar voren dat het goed is de lokale sportservice erbij te betrekken. Door het bespreken van de diverse partners kwam iedereen weer op verschillende ideeën en mogelijkheden uit. Bij de tweede workshop ronde zaten er personen die al ervaring hadden met de doelgroep. Daarbij is belangrijk om te laten zien wat er nog meer mogelijk is. De uitkomst hiervan is samenwerking:het opzoeken van mogelijke samenwerkingspartners maar ook het uitwisselen van ervaringen. Deze groep was wat gemêleerder wat er voor zorgde er veel improvisatie zat in de presentatie
Workshop 9: Hoe werkt dat, bestuurlijke vernieuwing? Door: Wim van Selling, bondsraadlid met functiezetel Organisatie & Karl Veneman, voorzitter Tafeltennisvereniging Zwolle De deelnemers hebben een discussie gevoerd over het belang van strategie, structuur en cultuur als beleidselementen in de vereniging. Hiervoor is ter ondersteuning de eerste 6 minuten uit het Youtubefilmpje van Berend Rubingh; KNVBback2basics en het verhaal van Karl Veneman over zijn werk als voorzitter binnen Tafeltennis Zwolle gebruikt. Met name de bijdrage van Karl was zeer interessant, omdat het heel dichtbij de praktijk van de deelnemers ligt. In beide workshops is het accent komen te liggen op de communicatie binnen de club als een belangrijk cultuurelement. Een vereniging besturen is mensenwerk. De leden willen gehoord, gewaardeerd en gesteund worden. Karl maakte dit in zijn verhaal heel duidelijk. In de workshops was er enigszins een tweedeling in clubs te zien. 1: Clubs die werken vanuit een beleidsplan. Zij hebben een doel voor ogen en proberen dit te bereiken door het creëren van de noodzakelijke voorwaarden. Je zou kunnen zeggen: zij hebben strategie en structuur veelal op orde. Een aantal van deze clubs geven aan dat het element cultuur/communicatie meer gerichte aandacht nodig heeft. 2. Clubs die zonder beleidsplan werken. Binnen deze clubs zie je vaak een paar drijvende krachten, die vrijwel alle taken uitvoeren. Zij voelen zich gedwongen, omdat anders zaken mislopen. Vanuit een groot verantwoordelijkheidsgevoel worden zaken zelf opgepakt. Advies vanuit de groep in beide sessies; laat de boel maar een keer fout lopen. Er staat altijd wel weer iemand op die de schouders eronder zet. Tijdens de dialoog merk je dat bij suggesties voor veranderingen het ja-maar-gehalte erg hoog is.