Communicatieplan. CO2-prestatieladder.

Communicatieplan. CO2-prestatieladder.

Communicatieplan m.b.t. CO 2 prestatieladder 2015-2016 Alphabet Nederland B.V. Creatie datum : 12 februari 2015 Laatst gewijzigd : 12 februari 2015 Stuknummer : 20150212.00

Documentenbeheer Wijzigingshistorie Datum Auteur Versie Wijzigingen 17-09-2010 Jolanda Cretier 0.1 24-11-2010 Jolanda Cretier 0.2 01-12-2010 Jolanda Cretier 1.0 Diverse aanpassingen n.a.v. overleg met KEMA 16-12-2010 Jolanda Cretier 2.0 Diverse aanpassingen n.a.v. overleg met KEMA 24-11-2011 Jolanda Cretier 3.0 Naamswijziging doorgevoerd i.v.m. overname 16-02-2012 Jolanda Cretier 4.0 Aanpassing doorgevoerd i.v.m. externe publicatie 20-04-2012 Jolanda Cretier 5.0 Aanpassing doorgevoerd i.v.m. aanpassing interne communicatie 21-03-2013 Jolanda Cretier 6.0 Herschreven voor 2013-2014 17-05-2013 Jolanda Cretier 7.0 Eigen review document 23-05-2013 Jolanda Cretier 8.0 Aanpassingen na review S. Corsèl 03-01-2014 Jolanda Cretier 9.0 Jaarlijkse review document 15-02-2015 Jolanda Cretier 10.0 Jaarlijkse review document Reviews Naam Functie 1 Simon Corsèl Communication Officer Distributie (h = hardcopy/d= softcopy distribution via dedicated shared directory/ s=softcopy distribution via private mail/softcopy via Intranet/BWise/Internet) Kopie Nr. Naam Distributie 1 Directie S 2 Interne Auditoren S 3 Afdeling BPM S 4 Alphabet Nederland B.V. S Communicatieplan 2015 2016 (versie 10.0) 2

Inhoudsopgave 1. INLEIDING... 4 2. COMMUNICATIEPLAN... 4 2.1. Belang van communicatie... 4 2.2. Verantwoordelijke personen... 4 2.3. Middelen... 4 2.4. Interne communicatie... 5 2.4.1. Interne doelgroepen... 5 2.4.2. Interne communicatiedoelstellingen... 5 2.5. Externe communicatie... 6 2.5.1. Externe doelgroepen (stakeholders)... 6 2.5.2. Externe communicatie doelstellingen... 6 2.6. Communicatie activiteiten... 7 Communicatieplan 2015 2016 (versie 10.0) 3

1. Inleiding Alphabet Nederland B.V. (lees: Alphabet) spant zich in om verantwoord te ondernemen en milieu is hier een fundamenteel onderdeel van. De richtlijnen die wij hiervoor o.a. gebruiken zijn ISO 14001:2004 en de CO 2 Prestatieladder. Om hierover een juiste en eenduidige communicatie over te voeren is dit plan opgesteld. Het geeft handvatten om de interne en externe communicatie met betrekking tot ons milieubeleid en ons CO 2 reductiebeleid vorm te geven en uit te dragen. 2. Communicatieplan 2.1. Belang van communicatie Het voeren van een helder en eenduidig communicatiebeleid is van belang bij het verkrijgen van naamsbekendheid en een positief imago voor Alphabet. Een hoge naamsbekendheid en een positief imago dragen vervolgens op een positieve wijze bij aan het behouden en genereren van omzet en marktaandeel. Communicatie is voor het bereiken van de doelstellingen, welke jaarlijks worden bepaald, van groot belang. Immers door een goede en gestructureerde communicatie worden zowel intern als extern de betrokken partijen getriggerd om zich in te zetten voor een beter milieu. Een beter milieu begint tenslotte bij jezelf en samen bereik je meer. Er zijn twee soorten communicatie die in dit plan worden gebruikt, te weten de structurele en de ad hoc. In dit plan worden beide soorten communicatie uitgewerkt en toegelicht. 2.2. Verantwoordelijke personen De communicatie over de CO 2 aspecten in de bedrijfsvoering van Alphabet wordt aangestuurd door de persoon aangesteld als Communication Officer (Corporate and PR). Deze persoon bewaakt het proces en draagt zorg ervoor dat er gestructureerd en consistent gecommuniceerd wordt binnen en buiten het bedrijf. Aanspreekpunt voor informatie over en degene die broninformatie aanlevert aan degene die de communicatie aanstuurt over de CO 2 aspecten van de bedrijfsvoering is de Quality Consultant. Deze persoon is degene die nieuwe versies van de Carbon Footprint opstelt en het milieu- en energie-aspectenregister bijhoudt en tevens het kwaliteitsmanagement hier omheen bewaakt. Een speciale rol is er voor de Online Marketeer. Deze medewerker heeft de taak om te zorgen dat alle officiële stukken met betrekking tot de CO 2 prestatieladder op de website te vinden zijn. Deze persoon overlegt zowel met degene die de communicatie aanstuurt als degene die aanspreekpunt is voor de CO 2 aspecten van de bedrijfsvoering. 2.3. Middelen Met het inzetten van een geïntegreerde mix van communicatiemiddelen (BWise, Intranet, Internet, kwartaalbijeenkomsten, werkoverleg en e-mail) en activiteiten is het mogelijk om dit communicatieplan te realiseren. Communicatieplan 2015 2016 (versie 10.0) 4

2.4. Interne communicatie 2.4.1. Interne doelgroepen De interne doelgroepen zijn in principe alle medewerkers van Alphabet (Directie, Management, Teamleaders, Stationmanagers (AlphaRent en Alphabet Occasions) en medewerkers). Bij de structurele communicatie moeten alle medewerkers geïnformeerd worden. Voor wat betreft de communicatie wordt de doelgroep door de leidinggevenden geïnformeerd. De leidinggevenden dienen er dan voor te zorgen dat, indien nodig, de eigen medewerkers worden geïnformeerd. 2.4.2. Interne communicatiedoelstellingen Het doel van de interne communicatie is om de medewerkers bewust en betrokken te houden bij ISO 14001:2004 en de CO 2 prestatieladder, met andere woorden om awareness te creëren. Alleen samen kunnen we de milieudoelstellingen behalen en mede daarom is het belangrijk om de medewerkers goed te informeren. Het streven is om zowel top-down als bottom-up implementatie van ISO14001:2004 en de CO 2 prestatieladder te bewerkstelligen. De volgende concrete communicatiemiddelen en doelen zijn vastgelegd: Doelstelling Middel Invulling Frequentie Medewerkers zijn en worden geïnformeerd over ISO 14001:2004 en de CO 2 prestatieladder en de daaraan gekoppelde doelstellingen. Intranet Bijeenkomsten / events Teamoverleg Individuele gesprekken Mail Bekendmaking (nieuw) en bewustwording beleid en doelstellingen. Jaarlijks en indien nodig. Medewerkers worden betrokken bij het opstellen van de milieu gerelateerde doelstellingen. Intranet Mail Teamoverleg Individuele gesprekken Gezamenlijk beleid voor het nieuwe jaar bespreken of doelstellingen aanpassen. Input medewerkers is hierbij van groot belang. Ad hoc. Communicatieplan 2015 2016 (versie 10.0) 5

2.5. Externe communicatie Tenminste 1x per jaar wordt het milieubeleid, via de website (www.alphabet.com/nl) gecommuniceerd. Tevens wordt deze en alle andere informatie die betrekking heeft op de CO 2 prestatieladder en aan de hand waarvan het certificaat is afgegeven bijgehouden op de website onder de zoekterm MVO zoals beschreven in het handboek CO 2 Prestatieladder, versie 2.2. De volgende zaken worden daar ook in meegenomen: de kwalitatieve en kwantitatieve reductiedoelstellingen ten opzichte van de bedrijfsvoering van Alphabet Nederland B.V. (scope 1 & 2 volgens de definitie van Stichting Klimaatvriendelijk Aanbesteden en Ondernemen zoals beschreven in het handboek CO 2 Prestatieladder, versie 2.2. en de Carbon Footprint). 2.5.1. Externe doelgroepen (stakeholders) De doelgroepen waar Alphabet mee samenwerkt om mogelijke CO 2 reductie te realiseren zijn: - Aandeelhouder (BMW Group / Alphabet International); - Afnemers (klanten - berijders); - Importeurs/dealers; - Schade herstelbedrijven; - Toeleveranciers; - Installateurs; - Leden van de VNA; - Belangenorganisaties (b.v. Stichting Natuur & Milieu); - Bedrijven op het industriepark waar Alphabet gevestigd is; - Bedrijven binnen de gemeente Breda die relevante initiatieven ontwikkelen (b.v. Bredaas Energie Initiatief). 2.5.2. Externe communicatie doelstellingen De doelstelling is om breed uit te dragen dat Alphabet zich wil inzetten voor een beter milieu en dat dit, wanneer dit met zoveel mogelijk partijen (klanten/berijders/stakeholders) wordt gedaan, een significante CO 2 reductie zal opleveren. In de bijlage is een overzicht van de communicatieactiviteiten te vinden. Communicatieplan 2015 2016 (versie 10.0) 6

2.6. Communicatie activiteiten Wijze van communicatie Doelstelling/taak Doelgroep Frequentie Verantwoordelijke Website: https://www.alphabet.com/nl-nl Communiceren over Milieuaspecten en Carbon Footprint Extern Jaarlijks Afdeling Corporate Communication and PR Website: https://www.alphabet.com/nlnl/co2-prestatieladder MVO Verzamelsite voor documentatie over de CO 2 Prestatieladder (dus alle in deze tabel genoemde communicatie), zie ook 2.3. Externe communicatie. Extern Jaarlijks Ad hoc wanneer er wijzingen optreden in officiële documenten en/of elders persberichten gepubliceerd worden Afdeling Corporate Communication and PR (Communication Officer) in overleg met afdeling Marketing and Communications (Online Marketeer) en ondersteunt door afdeling BPM (Quality Consultant). Kwartaalbijeenkomsten intern en schriftelijke informatie (bijeenkomst, mailing of email aan alle medewerkers) Voortgang van doelstellingen ISO14001:2004 en CO 2 prestatieladder Intern Kwartaal Ad hoc wanneer er significante zaken zijn die vermeld moeten worden Afdeling Corportate Communication and PR i.o.m. Directie Intranet/BWise - Documenten Alphabet Benelux Milieu en Energie documenten Communiceren over milieubeleid en alle daaraan gekoppelde zaken en CO 2 prestatieladder Intern Ad hoc Jaarlijkse update Afdeling BPM (Quality Consultant)

AlphaTimes Persoonlijke verkoop en publicatie resultaat Persberichtgeving Personeelsevent De D van Duurzaamheid Medewerkers informeren over initiatieven, ontwikkelingen van Alphabet o.g.v. o.a. duurzaamheid en milieu Invulling geven aan Gold Fleet Status Cleaner Car Contracts (Stichting Natuur & Milieu) teneinde CO 2 uitstoot te verlagen Communiceren over innovaties van Alphabet o.g.v. milieu en duurzaamheid Medewerkers bekend en bewust maken met duurzaamheid in de brede zin van het woord (People Planet Profit) Intern 4x jaar Afdeling Corporate Communication & PR Extern Continue Afdeling Marketing and Communications Extern Ad hoc Afdeling Corporate Communication & PR Intern 1x per jaar of 1x per twee jaar Afdeling Facility Services in overleg met Directie Communicatieplan 2015 2016 (versie 10.0) 8