HUREN IN DE SPIL Versie november 2012 INHOUD Welke zalen / lokalen kunt u huren In De Spil?.. p. 2 Hoe reserveert u een zaal?. p. 2 De prijs van de zalen. p. 3 - huurtarieven - huurvoorwaarden Huurreglement. p. 7 Hoe bereikt u De Spil?.. p. 9
WELKE ZALEN EN LOKALEN KAN JE HUREN IN DE SPIL? 1. De Schouwburg Capaciteit : 842 zitplaatsen. 2. De Komedie Polyvalente zaal met zittribune, capaciteit 202 zitplaatsen 3. Centrale Hal 4. Lokalen - groot: Wit lokaal (capaciteit: 80 zitplaatsen) Groen lokaal (capaciteit: 60 zitplaatsen) - klein: Oranje, Geel en Rood lokaal (capaciteit van 15 tot 25 zitplaatsen) meer info en fotomateriaal kan je vinden op onze website : www.despil.be HOE RESERVEERT U EEN ZAAL? 1. Neem contact op met Els Coppens via mail els.coppens@despil.be of telefonisch op het nummer 051/265 700.. Zij noteert uw aanvraag en kan u reeds zeggen of de gewenste datum vrij is. U kan steeds een optie nemen. 2. Wanneer uw aanvraag wordt goedgekeurd, ontvangt u een huurovereenkomst en een inlichtingsformulier. Op het inlichtingsformulier kunt u uw wensen in verband met de organisatie van uw activiteit noteren. 3. U stuurt een ondertekend exemplaar van de huurovereenkomst en het inlichtingsformulier terug naar De Spil. 4. Lokalen zijn te huur tijdens de werkdagen van 9uur tot 23uur en op zaterdag van 10uur tot 12uur. Aanvangstijden voor verhuringen van lokalen zijn tussen 9uur 12.30uur en 13.30uur 20.30uur 5. Tijdens de maanden juli en augustus is er geen verhuur van lokalen na 17uur. 2
DE PRIJS VAN DE ZALEN Er zijn drie tarieven afhankelijk van de organisator: tarief A: verenigingen die aangesloten zijn bij erkende stedelijke adviesraden en onderwijsinstellingen uit Roeselare. Zij genieten van dit tarief enkel wanneer zij eigen producties brengen, anders vallen ze onder tarief B. UITZONDERING : Voor receptieve manifestaties door Roeselaarse verenigingen onder volgende voorwaarden: - enkel op data die vrij zijn NA de programmatie van De Spil - enkel voor programma s die NIET geprogrammeerd zijn door De Spil in hetzelfde seizoen - in de schouwburg : maximum één receptieve voorstelling per seizoen, per vereniging - maximum toegangsprijs 12,5. Huurprijs : De vereniging betaalt het dubbele van tarief A. tarief B: non-profitorganisaties zoals v.z.w. s, politieke partijen, vakbonden, mutualiteiten. tarief C: commerciële organisaties, organisatiebureaus, impresariaten, serviceclubs. De prijzen gelden per dagdeel. De dagdelen zijn voormiddag, namiddag en avond met een maximum van 5 uur per dagdeel. 3
HUURTARIEVEN CULTUURCENTRUM DE SPIL - ROESELARE vanaf 04/10/ 2012 TARIEF A Schouwburg De Komedie groot lokaal klein lokaal hal activiteit zonder toegangsticket 125 60 30 15 activiteit met toegangsticket 250 160 50 25 receptie en hapjes - 300 repetities 50 35 15 15 voorbereiding 0 0 0 0 (beperkt tot 1 dag) TARIEF B Schouwburg De Komedie groot lokaal klein lokaal hal activiteit zonder toegangsticket 1.250 250 40 25 activiteit met toegangsticket 1.700 500 receptie en hapjes - 600 repetities en voorbereiding 300 150 TARIEF C Schouwburg De Komedie groot lokaal klein lokaal hal commerciële activiteiten 2.500 1.250 80 50 receptie en hapjes - 750 repetities en voorbereiding 400 200 4
HUURVOORWAARDEN TARIEF A Inbegrepen in de huurprijs van de zaal: gebruik van verwarming en elektriciteit. gebruik van de technische apparatuur van De Spil. de diensten van 2 technici per dagdeel (5uur). het normale onderhoud. de verkoop van tickets. De inkomsten van de tickets die De Spil voor rekening van derden verkoop, worden pas na de voorstelling doorgestort aan de organisator. Niet inbegrepen in de huurprijs van de zaal: technische apparatuur die De Spil moet inhuren om de activiteit mogelijk te maken. verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. buitengewoon onderhoud of herstelling van aangebrachte schade. indien er meer dan 2 technici nodig zijn om de activiteit te realiseren: 1 of 2 bijkomende technici : 50.00 per dagdeel 3 of 4 bijkomende technici : 100.00 per dagdeel indien de technici meer uren presteren dan een dagdeel wordt er 25.00 per uur per technieker aangerekend met een maximum van 11 uur per technieker. Opmerking: de maximum arbeidsduur per dag voor de technici is wettelijk vastgesteld op 11 uur. In uitzonderlijke gevallen is de arbeidsduur beperkt tot 12 uur per dag. Een opbouw begint niet voor 8u s ochtends. Er is een middagpauze van een half uur en een avondpauze van 1 uur. Om de 2 uur is er een rook- en plaspauze van 10 minuten. Een repetitie met afbouw eindigt ten laatste om 22u, een repetitie zonder afbouw om 23u. Bij een afbouw ruimt de huurder onmiddellijk na de voorstelling zijn materiaal op. Het decor neemt men de dag van de afbouw terug mee (tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen). Muziek- en filmfragmenten voor tijdens de voorstelling levert men af op 1 drager. het aantal technici dat nodig is om een activiteit te realiseren wordt bepaald door het cultuurcentrum. vrijwillige medewerkers kunnen meehelpen op het podium indien zij de richtlijnen van de verantwoordelijke technicus van De Spil en de veiligheidsvoorschriften van De Spil opvolgen. Dit houdt onder meer in dat veiligheidsschoenen bij opbouw en afbouw verplicht zijn en dat roken en gebruik van alcoholische dranken verboden zijn. Vrijwilligers werken op eigen risico en dienen zelf een verzekering tegen ongevallen af te sluiten. De verantwoordelijke technicus van De Spil kan de diensten van vrijwillige medewerkers weigeren indien de veiligheid of het vlotte verloop van de activiteit in het gedrang komen. voor het inrichten van recepties dient men zich tot het Teaterkafee van De Spil te wenden. (info@teaterkafee.be) het volledige huurreglement kan op eenvoudige aanvraag verkregen worden. 5
HUURVOORWAARDEN TARIEF B en C Inbegrepen in de huurprijs van de zaal: gebruik van verwarming en elektriciteit. de diensten van 2 technici gedurende 5 uur/gehuurd dagdeel met een maximum van 11u/dag. het normale onderhoud. Niet inbegrepen in de huurprijs van de zaal: gebruik van de technische apparatuur van De Spil. De prijslijst is op eenvoudige aanvraag te verkrijgen. technische apparatuur die De Spil moet inhuren om de activiteit mogelijk te maken. verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. buitengewoon onderhoud of herstelling van aangebrachte schade. indien er meer dan 2 technici nodig zijn of indien de technici meer dan 8 uur per dag moeten presteren om de activiteit te realiseren wordt 25.00 per uur en per technicus aangerekend. personeel voor vestiaire, programmaverkoop, toegangscontrole, plaatsaanwijzing en onthaal artiesten. Dit personeel kan tegen een vergoeding door De Spil ter beschikking worden gesteld. personeel voor vestiaire, programmaverkoop, toegangscontrole, plaatsaanwijzing en onthaal artiesten. Dit personeel kan tegen een vergoeding door De Spil ter beschikking worden gesteld (voor meer info zie het inlichtingenformuilier). verkoop van tickets door De Spil is mogelijk. De Spil rekent hiervoor een vergoeding aan (voor meer info zie het inlichtingenformuilier). Opmerking: de maximum arbeidsduur per dag voor de technici is wettelijk vastgesteld op 11 uur. In uitzonderlijke gevallen is de arbeidsduur beperkt tot 12 uur per dag. Een opbouw begint niet voor 8u s ochtends. Er is een middagpauze van een half uur en een avondpauze van 1 uur. Om de 2 uur is er een rook- en plaspauze van 10 minuten. Een repetitie met afbouw eindigt ten laatste om 22u, een repetitie zonder afbouw om 23u. Bij een afbouw ruimt de huurder onmiddellijk na de voorstelling zijn materiaal op. Het decor neemt men de dag van de afbouw terug mee (tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen). Muziek- en filmfragmenten voor tijdens de voorstelling levert men af op 1 drager. het aantal technici dat nodig is om een activiteit te realiseren wordt bepaald door het cultuurcentrum. vrijwillige medewerkers kunnen meehelpen op het podium indien zij de richtlijnen van de verantwoordelijke technicus van De Spil en de veiligheidsvoorschriften van De Spil opvolgen. Dit houdt onder meer in dat veiligheidsschoenen bij opbouw en afbouw verplicht zijn en dat roken en gebruik van alcoholische dranken verboden zijn. Vrijwilligers werken op eigen risico en dienen zelf een verzekering tegen ongevallen af te sluiten. De verantwoordelijke technicus van De Spil kan de diensten van vrijwillige medewerkers weigeren indien de veiligheid of het vlotte verloop van de activiteit in het gedrang komen. voor het inrichten van recepties dient men zich tot het Teaterkafee van De Spil te wenden. (info@teaterkafee.be) het volledige huurreglement kan op eenvoudige aanvraag verkregen worden. 6
HUURREGLEMENT Het aanvragen van de zalen 1. De vraag om binnen het cultuurcentrum over een bepaalde ruimte te beschikken gebeurt schriftelijk en wordt aan de directie gericht. De aanvraag gebeurt op een formulier dat op het onthaal van het cultuurcentrum kan worden bekomen. Bij het gebruik van de infrastructuur voor andere doeleinden dan waarvoor verhuurd, kan de directie beslissen om de overeenkomst te verbreken of om de huurprijs aan te passen. 2. Huurovereenkomsten voor lokalen en materiaal kunnen afgesloten worden vanaf 1 jaar voor datum. Er kan een optie op een lokaal genomen worden voor ten hoogste 2 weken. 3. De directie van het cultuurcentrum beslist omtrent de toezegging van de lokalen en sluit de huurovereenkomst af. De huurovereenkomst moet binnen de twee weken na ontvangst door de organisator ondertekend teruggestuurd worden. De prijs 4. De huurprijs van het lokaal en het materiaal wordt bepaald volgens de tarieflijst (zie bijlage). Op voorstel van het College van Burgemeester en Schepenen van Roeselare kunnen diensten van Stad Roeselare gratis over lokalen in het centrum beschikken. De directie kan een borgsom eisen die 5 dagen voor de aanvang van de activiteit op de rekening van het centrum moet gestort zijn. 5. De vaste zaalverlichting, de verwarming en het normaal onderhoud van de lokalen is in de prijs inbegrepen. 6. De factuur wordt onmiddellijk na de activiteit opgemaakt en moet binnen de dertig dagen na factuurdatum worden betaald. De directie kan beslissen om geen nieuwe huurovereenkomsten af te sluiten met organisaties die nalatig betalen. 7. Indien de huurder beslist om een gehuurde ruimte niet te gebruiken na ondertekening van de overeenkomst moet hij hiervan de directie schriftelijk op de hoogte brengen. Bij een tijdige annulatie bedragen de annulatiekosten 50% van de huurprijs met een minimum van 15. Bij het niet tijdig annuleren wordt het contractueel vastgesteld bedrag aangerekend met een minimum van 30. In geval van overmacht kan hiervan worden afgeweken. Tijdige annulatie betekent dat men schriftelijk annuleert tenminste: a) 3 maand voor het gebruik van De Schouwburg b) 2 maand voor het gebruik van De Komedie c) 1 maand voor het gebruik van andere lokalen Het gebruik van het lokaal 8. De huurder meldt zich voor de ingebruikname aan bij het onthaal van het centrum. 9. De huurder zelf zorgt voor het klaarzetten van het lokaal, het onthaal, de verkoop van kaarten en de controle bij de ingang. De huurder mag niet meer kaarten verkopen dan het aantal beschikbare zitplaatsen in het gehuurde lokaal. De kaarten van de huurder kunnen ook aan de balie van het cultuurcentrum verkocht worden. Dit is gratis voor verenigingen die aangesloten zijn bij de erkende adviesraden en onderwijsinstellingen van Roeselare. Er wordt een commissie gevraagd van 5% voor andere non-profitorganisaties en voor commerciële organisaties. Wanneer De Spil voor derden tickets verkoopt, worden deze ticketinkomsten de eerste week na de voorstelling aan de organisator doorgestort. Tenzij het besloten vergaderingen betreft dient de huurder de leden van het Bestuurscomité van de vzw De Spil toegang te verlenen tot de zaal. 10. De huurovereenkomst verleent geen automatische toegang tot de technische ruimtes of loges die bij een lokaal horen. 11. Na gebruik ruimt de huurder het lokaal onmiddellijk op en plaatst het meubilair en de installaties in dezelfde orde als waarin hij het gevonden heeft. Na afloop verwittigt hij het personeel of de huisbewaarder. 7
Schade 12. Er wordt van uit gegaan dat elk lokaal, de toegangswegen tot dit lokaal, het bijhorend sanitair en het ter beschikking gestelde materiaal in goede staat verkeert bij aanvang van de activiteit. Indien de organisator het tegengestelde vaststelt dient hij het personeel of de huisbewaarder van het centrum voor de ingebruikname te verwittigen en wordt samen de schade vastgesteld. 13. Indien na de activiteit schade wordt vastgesteld, wordt de organisator aansprakelijk gesteld en zal het herstel van de beschadiging of de buitengewone schoonmaak aangerekend worden. 14. Het cultuurcentrum kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal of beschadiging van het materiaal van de organisatie. 15. Het cultuurcentrum kan niet aansprakelijk worden gesteld indien, wegens een geval van overmacht, de gehuurde lokalen op de gestelde dag of uur niet ter beschikking kunnen gesteld worden. 16. Het is verboden de infrastructuur te benagelen, te beplakken of van een hechtmiddel te voorzien. Veiligheid 17. De directie heeft ten alle tijde het recht de huurovereenkomst te verbreken of de voorstelling te laten stopzetten indien de veiligheid van het centrum of de bezoekers in het gedrang is. De organisator kan daarvoor geen schadevergoeding eisen. 18. Behoudens andere met de directie af te spreken schikkingen wordt voor alle activiteiten die in het centrum plaats vinden enkel apparatuur van het centrum gebruikt dat enkel bediend wordt door het personeel van het centrum. 19. De gebruiker verbindt er zich toe alle reglementen en opschriften met betrekking tot het gebruik van de lokalen, de apparatuur en andere uitrusting in en van het cultuurcentrum na te leven en deze ook te doen naleven door het publiek. Verzekeringen en wettelijke bepalingen 20. De huurder moet de voorschriften volgen van het politiereglement, de belastingen en de auteursverenigingen. Bij gebruik van vuur of rook moet de inrichter vooraf de toestemming vragen aan de directie en moet hij zelf de nodige en voldoende maatregelen treffen i.v.m. de brandvoorkoming en -beveiliging. Elke huurder van De Schouwburg of De Komedie zal een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid afsluiten welke de schade dekt, die hijzelf of zijn aangestelden aan derden veroorzaakt. Een duplicaatattest kan door de directie worden opgeëist. Maaltijden en drank 21. De concessionaris van het cafetaria heeft het alleenrecht op leveren van drank in het centrum. Alle vragen met betrekking tot het verbruik van dranken en maaltijden worden gericht aan het cultuurcentrum dat eventueel doorverwijst naar het cafetaria. Betwistingen 22. In uitzonderlijke gevallen kan bij bepaalde samenwerkingsverbanden of onvoorziene omstandigheden door de directeur over de tarieven worden onderhandeld. 23. In alle gevallen van betwisting of waar dit huurreglement geen uitsluitsel over geeft, beslist het Bestuurscomité van De Spil. Varia De huurder mag voor eigen activiteiten flyeren in de hal van het cultuurcentrum, mits toestemming van de directeur 8
HOE BEREIKT U C.C. DE SPIL? 9