BEOORDELINGSRICHTLIJN MILIEUKUNDIGE BEGELEIDING EN EVALUATIE VAN BODEMSANERING Versie 1.3 Deze beoordelingsrichtlijn (BRL), versie 1.3, is op 10 december 2003 vastgesteld door het Centraal College van Deskundigen (CCvD) Bodembeheer, ondergebracht bij de (SIKB) te Gouda SIKB/stukken/03.169
Voorwoord Algemeen Deze Beoordelingrichtlijn (BRL) is vastgesteld door het Centraal College van Deskundigen (CCvD) Bodembeheer van de SIKB, waarin belanghebbende partijen op het gebied van bodembeheer zijn vertegenwoordigd. Deze beoordelingsrichtlijn wordt door de certificerende instelling (CI) gehanteerd samen met het door de instelling gebruikte Reglement voor Procescertificatie. De door de certificerende instelling te hanteren werkwijze is specifiek vastgesteld in hoofdstuk 4 van deze BRL. Deze beoordelingsrichtlijn bevat de regels waaraan iedere uitvoerende instantie zich dient te houden. Het certificaat dat een opdrachtnemer op grond van deze BRL kan verkrijgen, bewerkstelligt voor opdrachtgevers, uitvoerders van bodemsanering en derden die bij de bodemsanering betrokken zijn, dat kwaliteitsborging plaatsvindt ten aanzien van alle in de genoemde aspecten. Hoofdaspecten zijn hierbij de milieukundige begeleiding en evaluatie van bodemsanering. Een afnemer van dit certificaat mag derhalve verwachten dat, uitgaande van een door het bevoegde gezag goedgekeurd saneringsplan, milieukundige begeleiding en evaluatie van de bodemsanering op correcte wijze verloopt en de verificatie of de saneringsdoelstellingen zijn gehaald, op een correcte wijze is uitgevoerd. Onderwerpafbakening Onder deze BRL valt de milieukundige begeleiding en evaluatie van alle soorten bodemsanering. Deze zijn nader gespecificeerd in het toepassingsgebied. De activiteiten die voorafgaan aan de uitvoering van een bodemsanering vallen buiten de werkingssfeer van deze BRL. Naast het opstellen van een saneringsplan geldt dit dus ook voor het onderzoek dat voorafgaand aan dit plan is uitgevoerd. De aanwezigheid van een door het bevoegde gezag goedgekeurd saneringsplan vormt uitgangspunt voor deze BRL. Indien het bevoegde gezag van oordeel is dat afwijkingen ten opzichte van onderdelen van de BRL noodzakelijk zijn, dan dient dit eenduidig in het saneringsplan of de beschikking van het bevoegde gezag te zijn beschreven. Indien in het saneringsplan niet van toepassing wordt verklaard, kan de milieukundige begeleiding niet onder het certificaat van deze BRL worden uitgevoerd. Een belangrijk aspect van milieukundige begeleiding is functiescheiding, in dit verband in ieder geval de scheiding tussen opdrachtgever / initiatiefnemer en milieukundige verificatie. Het Centraal College van Deskundigen Bodembeheer is van mening dat de onafhankelijkheid van de milieukundige verificatie boven iedere twijfel verheven moet zijn. Het is echter gewenst om de eisen aan de functiescheiding wettelijk te regelen alvorens hier in een certificatieregeling verder invulling aan gegeven kan worden. Relatie met BRL 7000 Deze BRL heeft een directe relatie met BRL SIKB 7000, het procescertificaat voor de het uitvoeren van bodemsaneringen. Beide BRL's hebben veel raakvlakken. Bij beide BRL's behoren drie protocollen: 1) het saneren van landbodems volgens conventionele methoden 2) het saneren van landbodems met in-situ methoden en 3) het saneren van waterbodems. Aan opdrachtgevers wordt aanbevolen om zoveel mogelijk van beide BRL's gebruik te maken. Beide BRL's zorgen voor een goede kwaliteitsborging ten aanzien van de uitvoering; ook tijdens het besluitvormingingstraject, als in de praktijk afwijkende omstandigheden worden geconstateerd, die wijziging van afspraken noodzakelijk maken. Versie 1.3, 10-12-2003 Pagina 2 van 23
Inhoud 1 INLEIDING... 5 1.1 ONDERWERP... 5 1.2 TOEPASSINGSGEBIED... 5 1.3 KOPPELING MET DE REGELGEVING... 6 1.4 DEFINITIES... 7 1.5 AFKORTINGEN... 8 2 EISEN TE STELLEN AAN HET PROCES... 9 2.1 ALGEMEEN... 9 2.2 PLAN... 9 3 EISEN TE STELLEN AAN HET KWALITEITSSYSTEEM... 10 3.1 TAAKVERDELING... 10 3.2 BASIS KWALITEITSSYSTEEM... 10 3.3 BORGING EISEN IN KWALITEITSSYSTEEM... 10 3.4 TAKEN, VERANTWOORDELIJKHEDEN EN BEVOEGDHEDEN... 11 3.5 OPDRACHTVORMING... 11 3.6 EVALUATIERAPPORT... 11 3.7 OPLEIDINGSEISEN... 12 3.8 INHUREN VAN PERSONEEL... 12 3.9 UITBESTEDEN VAN WERKZAAMHEDEN... 12 3.10 DOCUMENTEN... 13 3.11 PBM, MEETMIDDELEN EN MATERIEEL... 13 3.12 BEHANDELING VAN KLACHTEN... 13 3.13 INTERNE AUDITS... 14 3.14 INFORMATIE AAN DE CERTIFICATIE-INSTELLING... 14 3.15 CORRIGERENDE MAATREGELEN N.A.V. OPVOLGINGSAUDITS... 14 3.16 ARCHIVERING... 14 4 EISEN AAN DE CERTIFICATIE-INSTELLING... 15 4.1 ACCREDITATIE... 15 4.2 KWALIFICATIE-EISEN AUDITORS... 15 4.3 KWALIFICATIE-EISEN BESLISSER... 15 4.4 UITVOERING CERTIFICATIEONDERZOEK... 15 4.4.1 Initieel certificatieonderzoek... 15 4.4.2 Opvolgingsaudits... 16 4.5 TIJDSBESTEDING... 17 4.6 BESLISSING OVER CERTIFICAATVERLENING... 17 4.7 BESLISSING OVER CERTIFICAAT-CONTINUERING... 18 4.8 PROCESCERTIFICAAT... 18 4.9 KEURMERK... 18 4.10 BESLUITEN OVER AFWIJKINGEN VAN EISEN... 18 4.11 SANCTIES JEGENS DE CERTIFICAATHOUDER... 19 4.13 MARKTINFORMATIE... 20 4.14 CERTIFICAAT-OVERNAME... 20 4.15 ARCHIVERING VAN DOCUMENTEN... 20 4.16 GEHEIMHOUDING, KLACHTEN EN GESCHILLEN... 21 4.17 JAARLIJKSE RAPPORTAGE AAN HET COLLEGE VAN DESKUNDIGEN... 21 BIJLAGEN... 22 1. Model Registratie beslissing certificaatverlening 2. Richtlijn gebruik kwaliteitskeurmerk SIKB Versie 1.3, 10-12-2003 Pagina 3 van 23
10 december 2003 Deze beoordelingsrichtlijn (versie 1.3) is opgesteld in opdracht van en uitgegeven door de, Postbus 420, 2800 AK Gouda. Deze beoordelingsrichtlijn wordt inhoudelijk beheerd door het Centraal College van Deskundigen (CCvD) Bodembeheer, ondergebracht bij de SIKB te Gouda. De actuele versie van de beoordelingsrichtlijn staat op de website van de SIKB en is op elektronische wijze tegen ongewenste aanpassingen beschermd. Het is niet toegestaan om wijzigingen aan te brengen in de originele en door het CCvD Bodembeheer goedgekeurde en vastgestelde teksten opdat er rechten aan ontleend kunnen worden. De SIKB is behoudens in geval van opzet of grove schuld niet aansprakelijk voor schade die bij de certificatie-instelling of derden ontstaat door het toepassen van deze beoordelingsrichtlijn met bijbehorende protocollen en het gebruik van deze certificatieregeling. 2003 Copyright SIKB Deze beoordelingsrichtlijn is in digitale vorm kosteloos te verkrijgen via de website van de SIKB: www.sikb.nl, Een ingebonden versie van deze beoordelingsrichtlijn kunt u bestellen tegen kosten, op te vragen bij de SIKB postbus 420, 2800 AK Gouda, e-mail: info@sikb.nl, fax: 0182-540676. Vastgestelde mutaties in deze beoordelingsrichtlijn door het CCvD Bodembeheer kunt u verkrijgen bij SIKB, aanmelden via www.sikb.nl. Bij de SIKB kunt u ook terecht voor het verzoek tot toezending per post van de reguliere nieuwsbrief INFO@SIKB. Voor vragen over inhoud en toepassing kunt u terecht bij uw certificatie-instelling of de SIKB. Voor geschillen zie de klachten- en geschillenregeling in deze beoordelingsrichtlijn. Versie 1.3, 10-12-2003 Pagina 4 van 23
1 Inleiding 1.1 Onderwerp De in deze beoordelingsrichtlijn opgenomen eisen worden door certificatie-instellingen, die door de Raad voor Accreditatie hiervoor erkend zijn, gehanteerd bij de behandeling van een aanvraag, c.q. de instandhouding van het Procescertificaat Milieukundige begeleiding. De af te geven kwaliteitsverklaringen worden tevens gebaseerd op de bij deze BRL behorende protocollen. Deze beoordelingsrichtlijn betreft versie 1.3, die alle vorige versies vervangt. Naast de eisen die in deze beoordelingsrichtlijn zijn vastgelegd, stellen de certificatieinstellingen aanvullende eisen, in de zin van algemene procedure-eisen van certificatie, zoals vastgelegd in het certificatiereglement van de betreffende instelling. 1.2 Toepassingsgebied Deze BRL is onderdeel van een certificatieschema voor milieuhygiënisch toezicht op en evaluatie van bodemsaneringen, die worden uitgevoerd op grond van de Wet bodembescherming (WBB) of de Wet milieubeheer (WM).. Hieronder wordt verstaan het gehele proces van milieukundige begeleiding en evaluatie van bodemsaneringen, inclusief alle secundaire processen, dat begint met de contractvorming en eindigt met de overdracht van het definitieve evaluatierapport aan de opdrachtgever. Het onderwerp van deze beoordelingsrichtlijn betreft een proces of dienst in de zin van EN 45011. De input voor dit proces bestaat uit ófwel de beschikking op het saneringsplan (WBB), afgegeven door het bevoegde gezag WBB, ófwel de goedkeuringsverklaring op het saneringsplan (WM), afgegeven door het bevoegde gezag WM. De output van het proces bestaat uit een goed milieukundig begeleide bodemsanering, tastbaar gemaakt door de beschrijving in het evaluatierapport. Onder goed wordt in dit kader verstaan uitgevoerd volgens de eisen als gesteld door dit certificatieschema. Het betreft een procescertificaat. Het certificaat geeft aan op welke wijze de opdrachtnemer de preventie van fouten bij de uitvoering van werkzaamheden binnen het hierboven beschreven kader heeft georganiseerd. Noch het certificaat noch het evaluatierapport geeft derhalve een kwaliteitsverklaring over de milieuhygiënische kwaliteit van een gesaneerde locatie. Het evaluatierapport stelt het bevoegde gezag in staat te beoordelen of de saneringsdoelstelling is bereikt, zoals die is vastgelegd in ófwel de beschikking op het saneringsplan (WBB), ófwel de goedkeuringsverklaring op het saneringsplan (WM). Het toepassingsgebied is hiervoor in drie activiteiten onderverdeeld, te weten: milieukundige begeleiding en evaluatie van landbodemsanering met conventionele methoden; milieukundige begeleiding en evaluatie van landbodemsanering met in situ methoden; milieukundige begeleiding en evaluatie van waterbodemsanering. Per activiteit is onderscheid gemaakt tussen de milieukundige processturing en de milieukundige verificatie. Zodoende worden zes deelactiviteiten onderscheiden. De opdrachtnemer kan ten behoeve van certificering van de onderneming of instelling een keuze maken uit één of meerdere van deze zes deelactiviteiten. Deze keuze dient te zijn vastgelegd in het eigen kwaliteitssysteem. In het certificaat wordt vastgelegd op welke vestigingen van de opdrachtnemer het certificaat Versie 1.3, 10-12-2003 Pagina 5 van 23
betrekking heeft, met vermelding van de activiteiten waarvoor de vestiging gecertificeerd is. 1.3 Koppeling met de regelgeving Deze certificatieregeling sluit aan op hetgeen vermeld staat in de WBB en de WM over de milieukundige begeleiding en evaluatie van bodemsaneringen. Deze certificatieregeling is thans nog geen verplichte certificatieregeling op grond van wetgeving. Wel is op dit punt een wettelijke regeling in voorbereiding. Versie 1.3, 10-12-2003 Pagina 6 van 23
1.4 Definities Aannemer Directievoerder Evaluatierapportage Kwaliteitsplan Opdrachtgever Opdrachtnemer (milieukundige) Processturing Revisieplan Logboek (van de milieukundige processturing) (milieukundige) Verificatie Verificatieplan De opdrachtnemer die de uitvoering van de bodemsanering op zich neemt. Degene die conform de UAV namens de opdrachtgever toezicht uitoefent op de uitvoering van het werk en op naleving van het contract. De opdrachtgever kan deze taak ook zelf op zich nemen. De rapportage die na beëindiging van de sanering onder verantwoordelijkheid van de milieukundige verificatie en in samenwerking met de milieukundige processturing wordt opgesteld en waarin de wijze waarop deze beide onderdelen zijn uitgevoerd wordt beschreven, met als doel het bevoegde gezag in staat te stellen te beoordelen of de saneringsdoelstelling is bereikt zoals die is vastgelegd in de beschikking op het saneringsplan (WBB), of de goedkeuringsverklaring op het saneringsplan (WM). Het plan dat in opdracht van de aannemer door de milieukundige processturing wordt opgesteld (voor conventionele- en water bodemsaneringen niet voorgeschreven/voor in situ bodemsanering wel) met daarin een nadere uitwerking van het saneringsplan voor onder meer beschrijving van de nulsituatie, monsternemingsplan processturing en het optimaliseren van het saneringsproces. De initiatiefnemer van de bodemsanering en in het verlengde daarvan de natuurlijke of rechtspersoon, die opdracht geeft voor de uitvoering en de milieukundige begeleiding van de sanering. Degene die de milieukundige processturing en/of de milieukundige verificatie op zich neemt. De milieukundige aansturing van de bodemsanering in het veld. Hieronder vallen onder meer het aangeven van de verontreinigingsgrenzen, het aangeven van de bestemming van vrijkomende grond- en afvalstromen, het toezien op de juiste plaatsing en instelling van installaties en het nemen van monsters ten behoeve van voortgangscontrole en vergunningen. Ter goedkeuring aan het bevoegde gezag aan te bieden document dat de milieukundige processturing, alle afwijkingen ten opzichte van het saneringsplan en de consequenties hiervan beschrijft. Ook wel dagboek genoemd document, waarin gedurende de sanering alle relevante milieuhygiënische gegevens worden vastgelegd Het beschrijven van het eindresultaat van de sanering met als doel het bevoegde gezag in staat te stellen te beoordelen of de saneringsdoelstelling is bereikt zoals die is vastgelegd in de beschikking op het saneringsplan (WBB), of de goedkeuringsverklaring op het saneringsplan (WM). Plan dat voorafgaand aan de uitvoering van de sanering door de Versie 1.3, 10-12-2003 Pagina 7 van 23
milieukundige verificatie wordt opgesteld en waarin de kritische momenten en aspecten van een bodemsanering worden vastgelegd waarop verificatie plaatsvindt. Voor conventionele bodemsanering zal dit plan veelal een standaard onderdeel zijn van een saneringsplan of bestek. Indien voor grootschalige bodemsaneringen of langdurige grondwatersaneringen door de milieukundige begeleiding een afzonderlijk verificatieplan opgesteld dient te worden, wordt dit in het saneringsplan of de beschikking van het bevoegde gezag hierover aangegeven. 1.5 Afkortingen BRL CI NAW-gegevens SIKB UAV UAV-GC WBB WM WVO PBM Beoordelingsrichtlijn Certificatie-instelling Naam, adres, postcode vestigingsadres woonplaats, postbus, postcode postadres, telefoonnummer en telefaxnummer Uniforme administratieve voorwaarden voor de uitvoering van werken 1989 Uniforme administratieve voorwaarden voor geïntegreerde contractvormen 2000 Wet Bodembescherming Wet Milieubeheer Wet Verontreiniging Oppervlaktewateren Persoonlijke Beschermingsmiddelen Versie 1.3, 10-12-2003 Pagina 8 van 23
2 Eisen te stellen aan het proces 2.1 Algemeen Deze beoordelingsrichtlijn beschrijft de algemene eisen, waaraan de organisaties en de personen moeten voldoen, die onder het certificaat van deze beoordelingsrichtlijn werken. De volgende bij deze beoordelingsrichtlijn horende protocollen beschrijven de specifieke eisen waaraan de organisaties en de personen moeten voldoen, die onder het certificaat van deze beoordelingsrichtlijn activiteiten uitvoeren die vallen onder de reikwijdte van het betreffende protocol: Milieukundige begeleiding en evaluatie van landbodemsanering met conventionele methoden, VKB-protocol 6001, versie 1.3, d.d. 10 december 2003; Milieukundige begeleiding en evaluatie van landbodemsanering met in situ methoden, VKBprotocol 6002, versie 1.3, d.d. 10 december 2003; Milieukundige begeleiding en evaluatie van waterbodemsanering, VKB-protocol 6003, versie 1.3, d.d. 10 december 2003. De eisen in deze protocollen worden samen met de andere eisen uit deze BRL gehanteerd door de certificatie-instellingen bij de beoordeling van de opdrachtnemer in het kader van certificatieonderzoek. Naast de hierboven genoemde protocollen worden tevens als eisen gehanteerd alle hierin vermelde normen en andere protocollen voor zover het voorgeschreven werkwijzen betreft en geen informatieve verwijzingen. Toelichting: De protocollen zijn evenals deze BRL verkrijgbaar via SIKB en te downloaden via de website www.sikb.nl. 2.2 Plan Voor aanvang van de sanering dienen methode en doelstelling van de sanering (in het algemeen vastgelegd in het saneringsplan) met beschikking van het bevoegde gezag aanwezig te zijn. De opdrachtgever stelt deze ter beschikking van de opdrachtnemer. Indien het een bodemsanering onder de WM betreft dient een schriftelijke goedkeuringsverklaring van het bevoegde gezag op het plan beschikbaar te zijn. Verschillende overheidsorganen, waaronder provincies en gemeenten voor de landbodems en Rijkswaterstaat en de regionale waterkwaliteitbeheerders voor de waterbodems, kunnen als bevoegde gezag optreden. Versie 1.3, 10-12-2003 Pagina 9 van 23
3 Eisen te stellen aan het kwaliteitssysteem 3.1 Taakverdeling Bij bodemsanering zijn drie hoofdtaken te onderscheiden: 1) de milieukundige processturing; 2) de milieukundige verificatie; 3) de uitvoering van de sanering. Toelichting Het CCvD Bodembeheer is van mening dat de milieukundige verificatie geen (financieel) belang mag hebben bij het weergeven van het milieuhygiënisch resultaat. Hij / zij stelt slechts vast wat het resultaat is van de werkzaamheden. Het scheiden van functies is noodzakelijk. Hiermee wordt beoogd de integriteit te waarborgen en (de schijn van) belangenverstrengeling te vermijden. Het CCvD Bodembeheer is tevens van mening dat het in de eerste plaats aan de overheid is om aan te geven op welke wijze deze scheiding van functies moet worden ingevuld. Zodra de eisen van de overheid bekend zijn zal deze BRL op dit punt worden aangevuld. Op dit moment bevat de BRL geen afdwingbare verplichtingen ten aanzien van functiescheiding. Het CCvD Bodembeheer beveelt betrokkenen echter aan om de functie-uitoefening zodanig vorm te geven dat de integriteit van de milieukundige verificatie niet in het geding kan komen. 3.2 Basis kwaliteitssysteem De opdrachtnemer dient te beschikken over een functionerend en gedocumenteerd systeem dat is opgezet volgens en voldoet aan de NEN-EN-ISO 9001 (versie '94 of '00) of 9002. Werkzaamheden van de opdrachtnemer die gevat kunnen worden onder de milieukundige begeleiding of evaluatie dienen volgens dit functionerende systeem te worden uitgevoerd. De certificatie-instelling moet vaststellen dat dit systeem voldoet aan de NEN-EN-ISO 9001 (versie '94 of '00) of 9002. Om te komen tot deze vaststelling dient de certificatie-instelling initieel en periodiek een certificatieonderzoek uit te voeren dat gelijk is aan het onderzoek dat normaliter onder accreditatie wordt uitgevoerd om te beoordelen of een opdrachtnemer voldoet aan de NEN-EN-ISO 9001 (versie '94 of '00) of 9002. De opdrachtnemer maakt aantoonbaar, dat het systeem functioneert en voldoet aan de NEN- EN-ISO 9001 (versie '94 of '00) of -9002 door een geldig certificaat te overleggen dat is afgegeven door een hiervoor door de Raad voor de Accreditatie geaccrediteerde certificatieinstelling. 3.3 Borging eisen in kwaliteitssysteem De opdrachtnemer dient het systeem zoals omschreven is in hoofdstuk 3.2 aanvullend te richten op de eisen zoals gesteld in deze BRL. De eisen uit alle paragrafen van de BRL dienen verwoord te staan in dit systeem waarbij het duidelijk moet zijn dat de opdrachtnemer zich hieraan conformeert. Alle medewerkers, die bij de uitvoering van deze BRL betrokken zijn, dienen op de hoogte te zijn van de inhoud van het systeem. De opdrachtnemer dient zelf te zorgen voor het bijhouden van het systeem. De opdrachtnemer dient een overzichtsschema te maken waaruit blijkt dat ieder onderdeel uit hoofdstuk 2 en 3 van deze BRL correspondeert met een onderdeel van het systeem. Dit schema dient minimaal tot op paragraafniveau van deze BRL te zijn uitgewerkt. Versie 1.3, 10-12-2003 Pagina 10 van 23
Plaats van de protocollen in het kwaliteitssysteem In het kwaliteitssysteem van de opdrachtnemer mag verwezen worden naar de protocollen, die zijn beschreven hoofdstuk 2 van deze BRL. Desgewenst kunnen de protocollen integraal worden toegevoegd aan het kwaliteitssysteem. Het handboek van het kwaliteitssysteem moet zijn voorzien van een index met ingangsdatum, versienummer en validatie door de eindverantwoordelijke persoon. 3.4 Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden In het kader van deze BRL worden de volgende taken bij de opdrachtnemer onderscheiden: milieukundige processturing milieukundige verificatie De invulling van deze taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn nader uitgewerkt in de bij deze BRL behorende protocollen. Elk van deze taken kunnen door één of meerdere personen worden uitgevoerd. Ook de combinatie van deze taken is toegestaan, zie paragraaf 3.1. In de protocollen zoals deze zijn opgenomen in hoofdstuk 2 van deze BRL wordt duidelijk aangegeven welke verantwoordelijkheden en bevoegdheden worden toegekend aan iedere functie. Indien de opdrachtnemer binnen zijn eigen organisatie andere benamingen hanteert dan die in de bij deze BRL behorende protocollen, dient dit in het kwaliteitssysteem duidelijk tot uiting te komen. 3.5 Opdrachtvorming De opdrachtnemer dient in de aanbieding aan de opdrachtgever duidelijk te maken dat de werkzaamheden onder certificaat worden uitgevoerd onder vermelding van de titel van deze BRL in combinatie met de titel van het betreffende protocol. Indien de opdrachtgever voorafgaand aan een aanbieding mondeling opdracht verstrekt aan de opdrachtnemer zal de opdrachtnemer dit schriftelijk bevestigen en daarin vermelden, dat de werkzaamheden onder certificaat worden uitgevoerd onder vermelding van de titel van deze BRL in combinatie met de titel van het betreffende protocol. In de schriftelijke aanbieding dan wel opdrachtbevestiging geeft de opdrachtnemer duidelijk aan welke taken (milieukundige processturing en/of milieukundige verificatie) worden verricht. Op de aanbieding en de opdrachtbevestiging van de opdrachtnemer wordt het keurmerk (paragraaf 4.8) afgebeeld. Het wordt ontraden milieukundige verificatie te verrichten op basis van een "prestatie- of lumpsum"-contract, omdat het noodzakelijk kan zijn aanvullende werkzaamheden te verrichten om het eindresultaat van de bodemsanering op juiste wijze vast te leggen. De kwaliteit van de verificatie kan in het geding zijn, als noodzakelijke werkzaamheden niet verrekenbaar zijn. In het contract moet duidelijk zijn gemaakt welke werkzaamheden worden verricht en wanneer (gedefinieerd in tijd of omstandigheid) de milieukundige aanwezig zal zijn tijdens de sanering. 3.6 Evaluatierapport Na afloop van de uitgevoerde werkzaamheden dient de opdrachtnemer een evaluatierapport af te geven waaruit blijkt dat de werkzaamheden onder certificaat zijn uitgevoerd onder vermelding van de titel van deze BRL in combinatie met de titel van het betreffende protocol. Eventuele afwijkingen dienen specifiek te worden vermeld in dit evaluatierapport. Op het rapport van de opdrachtnemer wordt het keurmerk (paragraaf 4.8) afgebeeld. Versie 1.3, 10-12-2003 Pagina 11 van 23
In het evaluatierapport moet staan vermeld welke van de taken uit de protocollen zijn verricht, milieukundige processturing en/of milieukundige verificatie. Het evaluatierapport dient eveneens te voldoen aan de technische vereisten zoals omschreven in de volgende protocollen (paragraaf 2.1): Milieukundige begeleiding en evaluatie van landbodemsanering met conventionele methoden, VKB-protocol 6001; Milieukundige begeleiding en evaluatie van landbodemsanering met in situ methoden, VKBprotocol 6002 Milieukundige begeleiding en evaluatie van waterbodemsanering, VKB-protocol 6003. 3.7 Opleidingseisen In het kader van deze BRL zijn opleidingseisen opgesteld voor: de projectleider van de milieukundige processturing/milieukundige verificatie; de milieukundige begeleider processturing/monsternemer verificatie; De opleidingseisen kunnen per protocol (6001 t/m 6003) verschillen en zijn daarom opgenomen in de protocollen zelf. De opdrachtnemer dient het eigen personeel op basis van al deze eisen te toetsen en hiervan een registratie te voeren. 3.8 Inhuren van personeel Personeel dat door de opdrachtnemer wordt ingehuurd op uitzendbasis / detacheringbasis of andere wijze dient volledig te voldoen aan de in deze BRL gestelde eisen en moet als zodanig als eigen personeel worden beschouwd en aan dezelfde opleidingseisen voldoen. Het staat de opdrachtnemer niet vrij om personeel in te huren en werkzaamheden conform deze BRL te laten verrichten, indien andere vereisten van deze BRL zoals onder andere omschreven in paragraaf 3.1 in het geding komen. Indien personeel van een ander gecertificeerd bedrijf wordt ingehuurd kan de opdrachtnemer door het overleggen van een geldig procescertificaat op grond van deze BRL en een personeelsverklaring van het betreffende bedrijf aantoonbaar maken dat dit personeel aan de opleidingseisen voldoet. 3.9 Uitbesteden van werkzaamheden Een opdrachtnemer die onder het certificaat van deze BRL werkt, dient in staat te zijn alle verrichtingen die op de scope van zijn certificaat vermeld staan, zelfstandig uit te voeren. Per taak dient aantoonbaar te zijn, dat minimaal één medewerker voldoet aan de opleidings- en ervaringseisen, zoals omschreven in de protocollen 6001 t/m 6003..Bij capaciteitstekort mag de opdrachtnemer een deel van de werkzaamheden uitbesteden aan een onderaannemer. Uitbesteding is gebonden aan de volgende voorwaarden: a Uitbesteding mag niet meer dan 65% van het aantal bij voorcalculatie berekende uren bedragen. b. Het door de onderaannemer te verrichten werk moet worden uitgevoerd overeenkomstig de voorwaarden als beschreven in deze BRL. De projectleider van de opdrachtnemer ziet er op toe dat de uitbestede werkzaamheden conform de geborgde eisen worden uitgevoerd. c. De onderaannemer dient aan te tonen te beschikken over een procescertificaat op grond van deze BRL voor het werk dat is uitbesteed. De projectleider van de opdrachtnemer controleert of dit certificaat geldig is. d. De opdrachtnemer dient te beschikken over sluitende procedures, waarin wordt aangegeven Versie 1.3, 10-12-2003 Pagina 12 van 23
hoe de kwaliteit die door de onderaannemer wordt geleverd, is geborgd conform deze BRL. 3.10 Documenten Bij aanvang en tijdens de uitvoering van de sanering dienen een aantal documenten en gegevens op de saneringslocatie ter inzage aanwezig te zijn. De opdrachtnemer van de milieukundige processturing ziet hierop toe en zorgt ervoor dat conform deze documenten wordt gewerkt. Het betreft onder meer: de benodigde vergunningen, meldingen, ontheffingen, beschikkingen en toestemmingen, de status ervan met de bijbehorende voorwaarden c.q. beperkingen; saneringsplan, werkomschrijving of bestek, logboek (en indien van toepassing met name bij in situ saneringen: kwaliteitsplan/revisieplan); de beschikking van het bevoegde gezag; rapporten van onderzoeksgegevens; projectnoodplan/v&g-plan; NAW-gegevens van degene die een zakelijk of persoonlijk recht heeft op het verontreinigde grondgebied alsmede van de gebruiker ervan; NAW-gegevens van de opdrachtgever, de partij die directievoering verricht, de partij die milieukundige processturing verricht en de partij die milieukundige verificatie verricht; NAW-gegevens van het bevoegde gezag; informatie over ondergrondse kabels, leidingen en obstakels; informatie over gebouwen, opstallen en terreininrichting; informatie over bedrijfstijden, beschikbare ruimte en specifieke bedrijfsvoorwaarden; logboek; relevante delen van het kwaliteitshandboek/werkinstructies van het bedrijf, waaronder de in hoofdstuk 2 vermelde protocollen; relevante veiligheidsinformatie, zoals AI-5 Veilig werken in besloten ruimten en AI-22 Werken met verontreinigde grond en verontreinigd grondwater. Op de saneringslocatie hoeft geen bedrijfsgevoelige informatie te worden bewaard voor zover deze geen toegevoegde waarde heeft voor de uitvoering van de sanering (zoals financiële aspecten van de sanering). De volgende gegevens dienen na afloop van de sanering, ter verificatie, op het kantoor van de opdrachtnemer aanwezig te zijn: alle hierboven genoemde gegevens en documenten; het volledige handboek van het bedrijf. deze BRL 3.11 PBM, meetmiddelen en materieel In de protocollen zoals deze zijn opgenomen in hoofdstuk 2 van deze BRL wordt duidelijk aangegeven welke PBM, meetmiddelen en materieel benodigd zijn en welke beheerseisen hiervoor gelden. 3.12 Behandeling van klachten De opdrachtnemer verklaart de klachtenprocedure, zoals verwoord in het door hem gehanteerde ISO-kwaliteitssysteem, van toepassing op klachten die in relatie tot deze BRL door opdrachtgevers of derden worden ingediend. Waar nodig dient de opdrachtnemer naar aanleiding van klachten preventieve maatregelen te nemen om herhaling van de klacht te voorkomen conform de procedures, die volgens het door hem gehanteerde kwaliteitssysteem vereist zijn. Versie 1.3, 10-12-2003 Pagina 13 van 23
3.13 Interne audits De opdrachtnemer dient de milieukundige begeleiders en medewerkers monsterneming, die in het veld de milieukundige processturing en milieukundige verificatie onder certificaat uitvoeren, jaarlijks op de locatie van uitvoering te auditen. Ten einde dit afdoende te borgen, stelt de opdrachtnemer ieder jaar een aparte auditplanning op een registreert de uitvoering. Jaarlijks wordt door de opdrachtnemer ook een interne audit op kantoor van iedere vestiging uitgevoerd om de andere vereisten uit deze BRL te toetsen, waarbij minimaal twee uitgevoerde projecten worden beoordeeld. Hierbij wordt het gehele uitvoeringstraject geaudit, voor zover deze binnen de opdracht van de opdrachtnemer valt en worden tevens de projectleiders geaudit. 3.14 Informatie aan de certificatie-instelling Na certificatie stelt de opdrachtnemer op verzoek van de certificatie-instelling een weekplanning aan deze ter beschikking. Uit deze melding dient duidelijk te zijn, wanneer de activiteiten worden uitgevoerd en welke taken de opdrachtnemer in het kader van het project zal gaan verrichten die vallen onder de BRL. Wijzigt de datum van de uitvoering dan zal de originele datum afgemeld moeten worden. Een nieuwe melding kan plaatsvinden wanneer de herziene datum van uitvoering bekend is. Een afmelding en een nieuwe aanmelding kunnen gecombineerd worden. 3.15 Corrigerende maatregelen n.a.v. opvolgingsaudits In geval er door de CI in opvolgingsaudits afwijkingen worden geconstateerd zullen deze, evenals klachten van opdrachtgevers en derden conform de klachtenprocedure van de opdrachtnemer binnen een periode van 6 maanden worden afgehandeld en gecorrigeerd, tenzij door de CI anders wordt aangegeven. 3.16 Archivering Alle gegevens en registraties die betrekking hebben op de eisen zoals gesteld in deze BRL worden bij de opdrachtnemer minimaal 5 jaar op overzichtelijke wijze gearchiveerd. Versie 1.3, 10-12-2003 Pagina 14 van 23
4 Eisen aan de certificatie-instelling In dit hoofdstuk zijn de eisen opgenomen, waaraan de CI voor de uitvoering van certificatieonderzoek dient te voldoen. 4.1 Accreditatie De CI, die het certificatieonderzoek uitvoert, dient te beschikken over een accreditatie voor kwaliteitssysteemcertificatie voor scope 34, speur- en ontwikkelingswerk, die is afgegeven door de Raad voor Accreditatie, of een accreditatie door een organisatie waarmee de Raad voor Accreditatie een Multi Lateral Agreement MLA (EA / IAF) of andere (bilaterale) gelijkwaardigheidovereenkomst heeft gesloten. 4.2 Kwalificatie-eisen auditors De auditors die door de CI worden ingezet voor het certificatieonderzoek dienen te voldoen aan de in NEN-EN-ISO 19011 en NEN-EN 45012 aan auditors gestelde eisen, aangevuld met de volgende eisen: een Hbo-opleiding voor milieutechniek of een andere Hbo-opleiding in combinatie met vergelijkbare ervaring; kennis van deze BRL inclusief de hierin opgenomen documenten; minimaal twee jaar werkervaring met het beoordelen van bedrijven in het algemeen; minimaal twee jaar werkervaring in de milieutechniek met het zelfstandig uitvoeren/beoordelen van bodemsaneringen. 4.3 Kwalificatie-eisen beslisser De beslisser die door de CI wordt ingezet voor het certificatieonderzoek dient te voldoen aan de in aan NEN-EN-ISO 19011 en NEN-EN 45012 auditors gestelde eisen, aangevuld met de volgende eisen: een Hbo-opleiding voor milieutechniek of een direct gelijkwaardige Hbo-opleiding; geen betrokkenheid bij de directe uitvoering van het certificatieonderzoek van de betreffende opdrachtnemer; kennis van deze BRL; minimaal twee jaar ervaring met het auditen of nemen van beslissingen in het kader van certificatieonderzoek; de bevoegdheid hebben van de eigen organisatie voor het nemen van beslissingen in het kader van certificatieonderzoek. 4.4 Uitvoering certificatieonderzoek Het certificatieonderzoek dat door de CI wordt uitgevoerd dient zich toe te spitsen op de volgende twee aspecten: een beoordeling van de implementatie van de vereisten uit deze BRL; een beoordeling van de prestaties van de opdrachtnemer. 4.4.1 Initieel certificatieonderzoek Documentatie/implementatiebeoordeling De vereisten uit dit certificatieschema worden door de CI op het kantoor van de opdrachtnemer getoetst. Hierbij dient te worden vastgesteld dat alle vereisten, die in dit certificatieschema zijn verwoord (dus zowel eisen aan het proces als aan het kwaliteitssysteem) afdoende zijn Versie 1.3, 10-12-2003 Pagina 15 van 23
geborgd en wat betreft uitvoering voldoen voor zover dit op kantoor is te toetsen. Aspecten die niet op kantoor kunnen worden beoordeeld worden meegenomen in de beoordeling op locatie. Beoordeling milieukundige processturing en verificatie op de locatie Per vestiging van de opdrachtnemer worden alle milieukundige begeleiders en medewerkers monsterneming, die door de opdrachtnemer worden aangemeld voor de taak van milieukundige processturing of milieukundige verificatie, individueel op locatie beoordeeld op de uitvoering van de taken die in hoofdstuk 2 van de genoemde protocollen zijn omschreven. Hierbij dienen de van toepassing zijnde elementen uit deze BRL getoetst te worden. Voor de beoordeling van projectleiders van opdrachten onder deze BRL zal uit de rapportage moeten blijken, dat minimaal één van deze medewerkers van de opdrachtnemer aan de gestelde eisen voldoet. Deze beoordeling vindt plaats op basis van minimaal 1 uitgevoerd project. Per medewerker wordt een rapport opgemaakt. Uit de rapportage van de CI moet blijken, dat de eisen uit deze BRL en de protocollen zijn getoetst en dat de hierin beschreven werkzaamheden correct worden uitgevoerd. Het betreft hier geen persoonscertificatie, maar certificatie van het proces van milieukundige begeleiding met registratie in het kwaliteitssysteem van gekwalificeerde medewerkers. De opdrachtnemer stelt de CI op de hoogte van mutaties in de registratie van gekwalificeerde medewerkers. Partiële heraudits Indien er afwijkingen zijn vastgesteld ten aanzien van de eisen zullen deze door de opdrachtnemer moeten worden gecorrigeerd en zal uit de rapportage van de partiële heraudit moeten blijken dat de correcties afdoende zijn. Het is in deze situatie niet noodzakelijk om de beoordeling volledig opnieuw uit te voeren indien het certificatieonderzoek binnen een periode van zes maanden na de datum van de rapportage van het documentatie- / implementatieonderzoek positief kan worden afgerond. Indien deze periode van 6 maanden niet realiseerbaar is, vervallen alle initiële audit resultaten en dienen alle vereisten opnieuw door de certificatie-instelling te worden getoetst. 4.4.2 Opvolgingsaudits Opvolgingsaudits kunnen worden gecombineerd met toetsingen ten behoeve van andere BRL s dan de onderhavige BRL. Beoordeling opdrachtnemer op de locatie Op basis van de planningen die de CI ontvangt van de opdrachtnemer worden opvolgingsaudits op locatie uitgevoerd om de eisen uit deze BRL te toetsen. Ook kunnen deze opvolgingsaudits worden gebruikt om nieuw opgeleide milieukundige begeleiders en monsternemers verificatie een initiële beoordeling te geven conform de eisen gesteld onder 4.4.1. De CI voert de audits ook onaangekondigd uit. Jaarlijks dienen alle geregistreerde milieukundige begeleiders en milieukundige monsternemers verificatie van de opdrachtnemer te worden gecontroleerd. Personen, die na 1 juli van het kalenderjaar een initiële beoordeling hebben gehad voor certificatie hoeven in datzelfde kalenderjaar geen opvolgingsaudit meer te krijgen. Bedrijfsbezoek Jaarlijks wordt op iedere vestiging van de opdrachtnemer een aangekondigd bedrijfsbezoek afgelegd om de vereisten die in deze BRL staan vermeld te toetsen. Hierbij toetst de certificatie-instelling de vereisten uit deze BRL, die niet op de saneringslocatie te toetsen zijn. Ook worden bij dit bedrijfsbezoek de voor de kwaliteit verantwoordelijke projectleiders, die onder certificaat werken, beoordeeld op basis van minimaal 1uitgevoerd project en wordt Versie 1.3, 10-12-2003 Pagina 16 van 23
geverifieerd of deze voldoen aan de ervaringseisen uit deze BRL. Nieuwe projectleiders (projectleiders die niet op de initiële audit zijn toegelaten) kunnen een toelatingsinspectie krijgen, die eveneens bestaat uit de beoordeling van minimaal 1 uitgevoerd project. Indien op de hoofdvestiging alle registraties aanwezig zijn, kan dit hier worden beoordeeld. Corrigerende maatregelen De opdrachtnemer dient in het geval dat er afwijkingen worden geconstateerd, binnen 6 maanden corrigerende maatregelen te nemen. Bij het volgende auditbezoek van de CI worden deze geverifieerd. Indien de ernst van de afwijking dit noodzakelijk maakt, kan de beslisser van de CI op advies van de auditor besluiten om de uitvoeringstermijn van corrigerende maatregelen te verkorten tot een minimum van 14 dagen. De opdrachtnemer wordt hiervan op de hoogte gesteld. 4.5 Tijdsbesteding De volgende richtlijn voor tijdsbesteding moet worden gehanteerd. De vermelde tijden zijn exclusief de benodigde tijd voor herbeoordeling van te corrigeren afwijkingen en exclusief reistijd. De vermelde tijden zijn van toepassing voor opdrachtnemers die beschikken over een geldig certificaat voor NEN-EN ISO 9001:2000, zoals beschreven in 3.2. Bij ontbreken van een dergelijke kwaliteitsverklaring is in aanvulling op de hier vermelde tijdsbesteding de tijdstabel in EA 7/01 Guidelines on the application of EN 45012, rev 01 van toepassing. Initieel certificatieonderzoek Documentatiebeoordeling Beoordeling implementatie op een vestiging Beoordeling implementatie op locatie Opvolgingsaudits Wijziging van documentatie Tijdsduur 3 uur per kwaliteitssysteem 3 uur per vestigingsplaats 2 uur per geregistreerde persoon Tijdsduur 0-2 uur per kwaliteitssysteem 3 uur per vestigingsplaats Beoordeling implementatie op een vestiging Beoordeling implementatie op locatie 2 uur per saneringslocatie 1 1 hierbij wordt niet de locatie, maar worden de geregistreerde personen op locatie beoordeeld De CI dient zich primair aan deze tabel te houden. Indien het door de CI nodig wordt geacht om hier van af te wijken dient dit aan het Centraal College van Deskundigen Bodembeheer van SIKB te worden gemeld. 4.6 Beslissing over certificaatverlening Op grond van de rapportages, die worden gemaakt bij het initiële certificatieonderzoek, zal de beslisser van de CI aantoonbaar vast moeten stellen of tot certificaatverlening kan worden overgegaan. Hiertoe wordt door de beslisser een registratie gemaakt met behulp van een checklist. Alle beoordelingen uit het initiële certificatieonderzoek in relatie tot het gekozen toepassingsgebied (zie paragraaf 1.2) moeten door de auditor positief zijn beoordeeld voordat tot certificatie kan worden overgegaan. Eerst na een positieve beslissing zal de CI de opdrachtnemer berichten dat het onder certificaat kan werken. Het certificaat is geldig voor een periode van drie jaar, waarbij automatisch voortzetting Versie 1.3, 10-12-2003 Pagina 17 van 23
plaatsvindt voor een volgende periode van drie jaar, tenzij dit van rechtswege door de opdrachtnemer en/of de CI wordt beëindigd of aanpassing behoeft. De opdrachtnemer zelf houdt het overzicht bij van de bevoegde personen die onder certificaat kunnen werken en zendt deze lijst na wijziging ter informatie/verificatie toe aan de CI. Rapportages van de praktijkbeoordeling door de CI van nieuw aangemelde milieukundige begeleiders en milieukundige monsternemers verificatie worden aan de beslisser van de CI voorgelegd. Deze zal hiertoe van de eerdergenoemde checklist gebruik maken om de beslissing vast te leggen. 4.7 Beslissing over certificaat-continuering Op grond van de rapportages die worden gemaakt bij de periodieke opvolgingsaudits zal de beslisser van de CI vast moeten stellen of het certificaat kan worden gecontinueerd. Deze beslissing wordt op grond van de uitgevoerde praktijkbeoordelingen en de rapportages hierover minimaal éénmaal in de drie jaar aantoonbaar genomen. Daarbij dient te worden vastgesteld dat de certificaathouder nog altijd aan alle vereisten van de BRL voldoet. Hiertoe wordt door de beslisser een registratie gemaakt op basis van een checklist. 4.8 Procescertificaat Na een positieve beslissing over certificatie geeft de CI een procescertificaat af. Op dit certificaat wordt het toepassingsgebied (zie paragraaf 1.2) waarvoor de opdrachtnemer is gecertificeerd aangegeven. Daarnaast staan op het certificaat de naam en vestigingsplaats van de opdrachtnemer die onder het certificaat vallen. Per vestiging die onder het certificaat valt, wordt door de CI een apart certificaat afgegeven. Op het certificaat wordt bovendien de volgende aanwijzing voor de opdrachtgever opgenomen: de opdrachtgever kan herkennen dat werkzaamheden als genoemd in deze BRL, onder certificaat worden uitgevoerd, doordat de opdrachtnemer dit in haar offerte en rapportage aan de opdrachtgever vermeldt. De CI zal zo spoedig mogelijk van elk certificaat dat wordt afgegeven een kopie zenden aan: T.a.v. de programmadirecteur Postbus 420 2800 AK Gouda met het verzoek om tot registratie over te gaan. 4.9 Keurmerk Op het procescertificaat van de CI wordt het keurmerk van SIKB afgebeeld, zoals dit door SIKB is vastgesteld en door SIKB ter beschikking wordt gesteld aan de CI. De CI zal aansluitend de door haar gecertificeerde bedrijven verplichten dit keurmerk af te beelden op aanbiedingen en (evaluatie)rapportages, die op grond van deze BRL worden gemaakt en toetst het juiste gebruik van dit keurmerk volgens de richtlijn die hiervoor is opgesteld (zie bijlage 2). 4.10 Besluiten over afwijkingen van eisen De CI zal haar besluiten over door de opdrachtnemer aangemelde afwijkingen ten aanzien van de eisen aantoonbaar vastleggen. Tevens zal de CI haar besluiten bij afwijkingen rapporteren aan het Centraal College van Deskundigen Bodembeheer van de SIKB zonder de naam van de betreffende opdrachtnemer te vermelden. Versie 1.3, 10-12-2003 Pagina 18 van 23
4.11 Sancties jegens de certificaathouder Indien hiertoe volgens de CI aanleiding bestaat heeft deze het recht om het certificaat te schorsen of in te trekken tijdens de geldigheidsperiode conform het eigen certificatiereglement. De CI zal in de volgende situaties in ieder geval de aangegeven sancties toepassen: een schriftelijke waarschuwing bij het niet nemen van afdoende corrigerende maatregelen binnen standaardtermijn van 6 maanden of de door de CI vastgestelde termijn; een schriftelijke waarschuwing in geval een kritieke afwijking voor een tweede maal binnen 1,5 jaar tijdens een opvolgingsaudit of klachtenonderzoek wordt geconstateerd; een schriftelijke waarschuwing in geval een zelfde niet-kritieke afwijking meer dan tweemaal binnen een kortere periode worden geconstateerd tijdens een opvolgingsaudit; een schorsing van het gebruik van het certificaat indien niet afdoende of niet binnen de termijn door de certificaathouder wordt gereageerd op een schriftelijke waarschuwing; een schorsing van het gebruik van het certificaat in geval het noodzakelijk zou zijn om een opdrachtnemer binnen een periode van 1,5 jaar op grond van dezelfde afwijking voor een tweede maal een schriftelijke waarschuwing te sturen; een schorsing van de mogelijkheid van een medewerker om onder certificaat te werken, indien tijdens opvolgingsaudits of klachtenonderzoek is gebleken dat een kritieke fout voor de tweede keer door dezelfde persoon is gemaakt; een schorsing van het gebruik van het certificaat indien wordt vastgesteld dat de kwaliteit verantwoordelijke projectleider niet door de CI is beoordeeld en toch werkzaamheden onder certificaat uitvoert; directe intrekking van het certificaat in geval er fraude of overtreding van de wettelijke voorschriften terzake de milieukundige begeleiding en evaluatie wordt geconstateerd. De CI kan een verzoek tot certificering aanhouden of weigeren, een certificaat tijdelijk of definitief intrekken, indien de verzoeker of houder van het certificaat de belangen van de CI ernstig heeft geschaad. De CI kan een verzoek tot certificering aanhouden of weigeren, een certificaat tijdelijk of definitief intrekken, indien de verzoeker of houder betrokken is bij een ernstige overtreding van een wettelijk voorschrift dat in directe relatie staat met de activiteit waarvoor het certificaat zal gelden of geldt. Bij een vermoeden van of bij gebleken fraude of valsheid in geschrifte, waarbij verzoeker of houder is betrokken en die in relatie staat met de activiteit waarvoor het certificaat zal gelden of geldt, beoordeelt de CI in hoeverre dat aanleiding is om een verzoek tot certificering aan te houden of een certificaat tijdelijk of definitief in te trekken. In geval van een schriftelijke waarschuwing krijgt de certificaathouder maximaal één maand de tijd om afdoende corrigerende maatregelen te nemen en deze bij de CI kenbaar te maken. In geval van een schorsing krijgt de certificaathouder maximaal één maand de tijd om afdoende corrigerende maatregelen te nemen en deze bij de CI kenbaar te maken. De CI zal aansluitend eerst (een) extra opvolgingsaudit(s) uitvoeren en moeten vaststellen dat de certificaathouder weer volledig aan de eisen voldoet voordat de schorsing wordt opgeheven. Bij het niet voldoen na extra opvolgingsaudit(s) volgt intrekking van het certificaat. In geval van intrekking van het certificaat zal de voormalige certificaathouder de CI eerst moeten overtuigen dat structureel corrigerende maatregelen zijn doorgevoerd, voordat een aanvraag tot certificatie opnieuw in behandeling kan worden genomen. Een volledig initieel certificatieonderzoek wordt dan uitgevoerd. In geval van schorsing of intrekking van het certificaat mag de certificaathouder niet onder certificaat werken en zij stelt haar opdrachtgevers van bodemsaneringsprojecten hiervan op de hoogte. De CI zal zo spoedig mogelijk van elke schorsing of intrekking een kopie zenden aan: Versie 1.3, 10-12-2003 Pagina 19 van 23
T.a.v. de programmadirecteur Postbus 420 2800 AK Gouda met het verzoek om tot wijziging van de bestaande registratie over te gaan. Toelichting Onder een kritieke afwijking wordt het volgende verstaan: een afwijking die onmiddellijk kritiek effect heeft op de resultaten van het bodemsaneringsproces, zoals deze zijn vastgelegd in de kwaliteitseisen van het door het bevoegde gezag goedgekeurde bodemsaneringsplan. Kritiek wil zeggen dat de afwijking direct van invloed kan zijn op de vervolgfasen van de uitvoering van de sanering of, een afwijking die eruit bestaat dat één of meer elementen van deze beoordelingsrichtlijn niet zijn gedocumenteerd terwijl dit wel vereist is of, een afwijking die eruit bestaat dat één of meer elementen van deze beoordelingsrichtlijn niet zijn geïmplementeerd of, een afwijking die eruit bestaat dat bij meer elementen van deze beoordelingsrichtlijn sprake is van vergelijkbare tekortkomingen in documentatie en/of implementatie (een zogenaamde trend). Onder een niet-kritieke afwijking wordt het volgende verstaan: afwijking van de eisen zoals gesteld in deze BRL die in potentie geen invloed heeft op de interpretatie van onderzoeksgegevens en de sturing en evaluatie van de bodemsanering. 4.13 Marktinformatie SIKB draagt zorg voor publicatie van alle certificaten die door de CI's op grond van deze BRL worden afgegeven, geschorst of ingetrokken. Deze publicatie vindt plaats via de website van SIKB: www.sikb.nl. Per certificerende instelling is deze informatie eveneens beschikbaar m.b.t. de door hen gecertificeerde bedrijven. 4.14 Certificaat-overname Het kan zijn dat de opdrachtnemer en/of de CI besluit(en) om de certificatieovereenkomst te beëindigen. Het staat de opdrachtnemer vrij om nadien een opdracht te verlenen aan een andere CI. Als dit direct na beëindiging gebeurt, is er sprake van certificaatovername. De opdrachtnemer zal de CI, waar het onderzoek eerder is uitgevoerd verzoeken alle relevante rapportages, rechtstreeks toe te zenden aan de andere CI. Alleen als uit de eerder opgemaakte rapportages blijkt dat: deze recent en volledig zijn en volgens de eisen zijn opgemaakt; de opdrachtnemer aan de eisen voldeed; indien de opdrachtnemer al gecertificeerd was, de periodieke opvolgingsaudits volgens de vastgestelde frequenties zijn uitgevoerd, dan kunnen deze rapportages direct aan de beslisser van de CI worden voorgelegd en hoeft voor certificatie geen aanvullend onderzoek plaats te vinden. Indien blijkt dat de rapportages onvolledig zijn of dat de opdrachtnemer niet volledig aan de eisen voldeed zal een nieuw certificatieonderzoek volgens de eisen uit deze BRL positief moeten worden doorlopen, voordat tot certificatie kan worden overgegaan. 4.15 Archivering van documenten De CI archiveert de documentatie welke wordt opgevraagd of wordt opgemaakt bij het certificatieonderzoek voor een periode van ten minste 5 jaar. Versie 1.3, 10-12-2003 Pagina 20 van 23
4.16 Geheimhouding, klachten en geschillen Op deze certificatieregeling zijn de eisen voor geheimhouding, klachten en geschillen voor accreditatie op basis van de EN 45011 en 45012 van toepassing, zoals deze door de Raad voor Accreditatie worden gehanteerd. De CI dient deze aspecten afdoende in haar reglement te hebben geborgd en toe te passen bij het gebruik van deze BRL. 4.17 Jaarlijkse rapportage aan het college van deskundigen De CI zal, zodra het Centraal College van Deskundigen van de SIKB voor deze certificatieregeling is geaccepteerd door de Raad voor Accreditatie, jaarlijks aan dit college rapporteren over de activiteiten binnen de regeling. In deze rapportage dienen minimaal de volgende aspecten tot uiting te komen: het aantal gecertificeerde bedrijven per 1 januari van het betreffende jaar; het aantal certificaten dat in het kalenderjaar er bij is gekomen en dat is opgezegd; een verantwoording van de af te leggen aantallen opvolgingsaudits per certificaat; het aantal sancties jegens de certificaathouders per categorie van sancties met daarbij de onderliggende redenen; verbetervoorstellen van de eisen naar aanleiding van genomen sancties jegens certificaathouders; knelpunten die zich in de praktijk voordoen en waarvoor de BRL aanpassing zou behoeven; het aantal onder certificaat uitgevoerde saneringen (door certificaathouders op te geven). De certificaathouders worden in deze rapportage anoniem en niet individueel behandeld in verband met de geheimhoudingsplicht van de CI. Indien het Centraal College van Deskundigen besluit om voor deze rapportage een model op te stellen zal dit door de certificatie-instellingen worden gehanteerd. Versie 1.3, 10-12-2003 Pagina 21 van 23