CONTRACTEREN ROND AUTEURSRECHTEN

CONTRACTEREN ROND AUTEURSRECHTEN Joris Deene, advocaat, verbonden aan het Samenwerkingsverband Auteursrecht en Samenleving FARO. Vlaams steunpunt voor cultureel erfgoed juni 2011 Deze bundel en bijhorende modelcontracten worden in licentie gegeven volgens een Creative Commons Naamsvermelding.Niet-commercieel.Gelijk delen.2.0.belgië licentie. 1

Inhoud I. AUTEURSRECHTELIJKE BASISPRINCIPES... 3 II. AUTEURSCONTRACTEN... 7 III. MODELCONTRACTEN... 13 IV. BIJLAGEN: CONTRACTMODELLEN... 20 A. BIJLAGE 1: overeenkomst met een fotograaf... 20 B. BIJLAGE 2: licentiecontract met een kunstenaar... 25 C. BIJLAGE 3: clausule tot overdracht van intellectuele eigendomsrechten... 29 D. BIJLAGE 4: uitgavecontract... 32 2

I. AUTEURSRECHTELIJKE BASISPRINCIPES A1. Wettelijk kader Het auteursrecht wordt in België in hoofdzaak geregeld door de wet van 30 juni 1994 betreffende het auteursrecht en de naburige rechten (hierna de Auteurswet genoemd). De Auteurswet werd sinds 1994 herhaaldelijk gewijzigd, mede door de omzetting van diverse Europese richtlijnen die bepaalde auteursrechtelijke materies binnen de Europese Unie hebben geharmoniseerd (en dit wellicht ook in de toekomst nog zullen doen). De gecoördineerde en dus meest actuele versie van de Auteurswet kan worden teruggevonden op de website www.alai.be (onder de rubriek wetgeving). Daarnaast zijn er ook een aantal internationale verdragen op auteursrechtelijk vlak waar België tot toegetreden is, zoals de Berner Conventie uit 1886 en de WIPO Internetverdragen uit 1996. A2. Wat wordt door het auteursrecht beschermd? Een belangrijke vraag is te weten wat al dan niet door het auteursrecht wordt beschermd? De Auteurswet spreekt in artikel 1 over een werk van letterkunde of kunst, en in verdere artikelen over foto s, databanken, werken van letterkunde, geluidswerken, audiovisuele werken, partituren etc. In het algemeen kan worden gesteld dat zeer veel creaties onder het auteursrecht vallen : een foto, een roman, een gedicht, een schilderij, een beeldhouwwerk, een muziekwerk, een toneelstuk etc. Een aantal principes zijn echter wel belangrijk om enige afbakening te geven: - - Een idee, hoe geniaal dat idee ook moge zijn, wordt niet door het auteursrecht beschermd. Enkel de veruitwendiging, de expressie van een idee in een concrete vorm wordt door het auteursrecht beschermd. Hetzelfde kan worden gezegd over methoden, concepten, stijlen, werkwijzen etc. Dit alles wordt niet door het auteursrecht beschermd en kan nooit worden gemonopoliseerd. Enkel werken die voldoende origineel zijn worden door het auteursrecht beschermd. Volgens hogere rechtspraak moet hierbij aangetoond worden dat het om een eigen intellectuele schepping van de auteur gaat. Dit betekent dat een zekere graad van creativiteit moet worden aangetoond, waardoor het werk zich verheft boven banale of 3

- - triviale expressies. Zo wordt geen bescherming geboden aan facturen, rekening uittreksels etc. De artistieke waarde van een werk is geen criterium om auteursrechtelijke bescherming toe te kennen. Niet alleen kunst met grote K maar ook kunst met kleine k, kan dus van bescherming genieten. Rechters zijn tenslotte geen kunstkenners. Enkel creaties die door de mens worden gemaakt kunnen door het auteursrecht worden beschermd. Creaties van dieren of robots zijn dus niet beschermbaar. De Auteurswet sluit bovendien officiële akten van de overheid uit van auteursrechtelijke bescherming. Het betreft wetgeving (wetten, decreten, verordeningen etc.) en rechtspraak. A3. Geen formaliteiten vereist In tegenstelling tot andere intellectuele rechten (zoals merken, octrooien etc.) dienen er geen formaliteiten te worden verricht (zoals een registratie of depot) om van het auteursrecht te kunnen genieten. Het gebruik van het copyright-teken bijvoorbeeld is dus geen verplichting. De Berner Conventie, een internationaal verdrag waartoe België en 163 andere landen tot zijn toegetreden, verbiedt uitdrukkelijk het opleggen van formaliteiten als voorwaarde om van auteursrechtelijke bescherming te kunnen genieten. Dit betekent dus dat auteursrechtelijke bescherming geboden wordt, zodra een werk is gecreëerd. A4. Wie kan van auteursrechtelijke bescherming genieten? De antropocentrische grondslag van het auteursrecht houdt in dat enkel een natuurlijk persoon (een mens van vlees en bloed) die het werk heeft gecreëerd de initiële auteursrechthebbende kan zijn. Het auteursrecht kan dus niet automatisch ontstaan in hoofde van een werkgever of opdrachtgever. Zoals hieronder zal blijken, kan het auteursrecht door een natuurlijk persoon desgevallend wel overgedragen worden aan een rechtspersoon zoals een uitgever, een producent, een exploitant, enzovoort, onder de vorm van een vzw, bvba, nv of andere rechtsvorm. Wanneer meerdere auteurs meegewerkt hebben aan de totstandkoming van een werk, dan is er sprake van co-auteurschap. Voor het gebruik van dit werk zal dus de toestemming van alle coauteurs vereist zijn. A5. Hoe lang duurt het auteursrecht? 4

Auteursrechtelijke bescherming wordt geboden gedurende het volledige leven van de auteur en bovendien tot 70 jaar na zijn overlijden. De 70-jarige beschermingstermijn dient bovendien te worden berekend vanaf 1 januari volgend op het jaar van overlijden van de auteur. Dit betekent dat anno 2011 nog werken worden beschermd waarvan de auteur in het jaar 1940 overleden is. A6. Welke rechten worden een auteur toegekend? Het auteursrecht kent twee grote groepen van rechten toe aan auteurs : de vermogensrechten en de morele rechten. De vermogensrechten zijn de rechten op grond waarvan een auteur zijn werk (financieel) kan exploiteren. De morele rechten beklemtonen de intieme band tussen een auteur en zijn werk. De vermogensrechten kunnen worden onderverdeeld in : - - - Het reproductierecht : de toestemming van de auteur is vereist om een werk gedeeltelijk of geheel te reproduceren (analoog of digitaal kopiëren, inscannen etc.) Het distributierecht : de toestemming van de auteur is vereist om een werk op de markt te brengen. Ook het verhuur- of uitleenrecht valt hieronder. Het publiek mededelingsrecht : de toestemming van de auteur is vereist om een werk aan het publiek mee te delen (radio, televisie, concert etc.) of aan het publiek beschikbaar te stellen (via internet). De morele rechten kunnen worden onderverdeeld in : - - - Het recht op naamsvermelding : de auteur heeft steeds het recht om te eisen dat zijn naam wordt vermeld bij het gebruik van zijn werk (dan wel dat het werk anoniem of onder een pseudoniem wordt verspreid).. Het recht op bekendmaking : de auteur heeft het recht om te beslissen of zijn werk aan het publiek (voor de eerste keer) mag worden bekendgemaakt Het recht op eerbied : de auteur heeft het recht om eerbied te vragen voor zijn werk en zich te verzetten tegen elke wijziging ervan. A7. Uitzonderingen op de auteursrechten? In de Auteurswet worden een twintigtal uitzonderingen op de auteursrechten opgelijst (artikel 21-23 Auteurswet). Deze uitzonderingen willen een balans bieden tussen de exclusieve rechten van auteurs en het recht van het publiek op informatieverspreiding & -garing. Een aantal van deze uitzonderingen zijn onder bepaalde voorwaarden voor erfgoedinstellingen bruikbaar, zoals : - De preserveringsuitzondering (art. 22 1,8 ) 5

- De uitzondering voor intra muros exploitatie (art. 22 1, 9 ) - De uitzondering voor reclamedoeleinden (art. 22 1, 12 ) - De uitzondering van openbare uitlening (art. 23) Gelet op de talrijke voorwaarden die aan deze uitzonderingen worden gekoppeld en de restrictieve interpretatie die door de rechtspraak aan deze uitzonderingen wordt gegeven, kunnen deze uitzonderingen in tal van omstandigheden geen soelaas bieden. De toestemming van de auteursrechthebbenden is dan ook in vele omstandigheden, toch noodzakelijk. 6

II. AUTEURSCONTRACTEN B1. Algemene principes a./ De vermogensrechten zijn vatbaar voor gehele of gedeelte overdracht aan een derde. Zij kunnen dus worden vervreemd of in een gewone of exclusieve licentie worden onder gebracht. Een vervreemding van rechten kan worden vergeleken met een koop/verkoop. De auteur (de verkoper) draagt zijn eigendomsrechten over aan een derde (koper). Door deze overdracht van auteursrechten verliest de auteur elke zeggenschap op vermogensrechtelijk vlak op zijn werk. Een licentie kan worden vergeleken met een huurovereenkomst. De auteur (verhuurder) geeft aan een derde (de huurder) de toestemming om onder zekere voorwaarden gebruik te maken van zijn werk (een gebruiksrecht). De auteur behoudt echter zeggenschap op vermogensrechtelijk vlak op zijn werk. Hierbij kan een onderscheid worden gemaakt tussen een exclusieve en een niet-exclusieve licentie. Bij een exclusieve licentie beschikt enkel de licentienemer over het recht om het werk te exploiteren, terwijl bij een niet-exclusieve licentie nog andere licentienemers desgevallend van het werk kunnen gebruik maken. Indien met een auteur tot contracteren wordt overgegaan, dan is een vervreemding van rechten uiteraard verkieselijk. In dat geval beschikt men immers over de grootste vrijheid. Dit is ook hetgeen uitgeverijen of producenten doorgaans bedingen. Voor een auteur is een vervreemding van rechten echter vaak verregaand, zodat hij veeleer een licentie zal verkiezen. Zo blijft hij toch enige zeggenschap over zijn werk behouden. b./ De morele rechten zijn volgens de Auteurswet in principe onvervreemdbaar. Dit betekent dus dat een auteur contractueel zijn morele rechten niet aan een derde kan overdragen. Dit onvervreemdbaar karakter van de morele rechten is evenwel niet absoluut. Zo kan een auteur contractueel verzaken aan zijn morele rechten door de specifieke afstand van morele rechten. Zo kan een auteur afstand doen van zijn recht op naamsvermelding of instemmen dat zijn opdrachtgever welomschreven wijzigingen aan zijn werk kan aanbrengen. De Auteurswet legt wel twee grenzen op aan deze afstand van morele rechten : (i) de afstand van de toekomstige uitoefening van een moreel recht mag niet globaal zijn, en moet dus beperkt en duidelijk omschreven zijn, en (ii) de auteur moet zich kunnen blijven verzetten tegen elke misvorming, verminking of andere wijziging van zijn werk dan wel tegen enig andere aantasting van zijn werk, die zijn eer of reputatie kan schaden. B2. Wettelijke verplichtingen 7

Om auteurs te beschermen tegen een te snelle overdracht van rechten dienen een aantal voorwaarden volgens de Auteurswet te worden gerespecteerd: Een eerste regel is dat het bewijs van een overdracht schriftelijk moet worden bewezen. Een mondelinge overdracht van rechten (zelfs met getuigen erbij) is dus niet geldig, indien de auteur nadien de overdracht zou betwisten. Een geschreven contract is dus noodzakelijk. Een tweede regel is dat de contractuele bedingen restrictief en in het voordeel van de auteur worden geïnterpreteerd. Wanneer er dus onduidelijkheid zou bestaan over een bepaalde contractuele bepaling dan zal die steeds in het voordeel van de auteur worden geïnterpreteerd. Het is dus belangrijk om in duidelijke bewoordingen de overdracht van auteursrechten te regelen. Een derde regel is dat de overdracht van de materiële drager van het werk geen overdracht van auteursrechten met zich meebrengt. De eigenaar van een schilderij, foto, beeldhouwwerk etc., verkrijgt als koper van de materiële drager van dit werk niet de auteursrechten op dit werk. Hij heeft wel het recht om het werk ten toon te stellen. Een vierde regel is dat voor elke exploitatiewijze de vergoeding voor de auteur, de reikwijdte en duur van de overdracht uitdrukkelijk moet worden bepaald. Zo moet contractueel worden bepaald welke exploitatiewijzen onder de overdracht van auteursrechten vallen (bvb de beschikbaarstelling via het internet, het verkopen van het werk op dvd etc). Ook de geografische reikwijdte (voor welke territoria : enkel België, Europa of wereldwijd?), de duur van de overdracht (voor 10 jaar, 50 jaar, de volledige duurtijd van het auteursrecht, dan wel voor 7.000 exemplaren van een boek of 20 televisie-uitzendingen?), als de vergoeding (een forfaitaire vergoeding, gaande vanaf 0 euro of een percentage op de netto-ontvangsten?) moet uitdrukkelijk worden voorzien. Een vijfde regel is dat de verkrijger het werk moet exploiteren conform de eerlijke beroepsgebruiken. Een zesde regel is dat de overdracht van rechten betreffende nog onbekende exploitatievormen nietig is. Er kan dus niet worden gecontracteerd over exploitatiewijzen die op datum van ondertekening van de overeenkomst nog niet bestaan. Zo was er begin de jaren 1980 nog geen sprake van exploitatiewijzen zoals de DVD, het internet etc. Een zevende regel is dat de overdracht van rechten betreffende toekomstige werken slechts geldt voor een beperkte tijd en voor zover het genre (zoals schilderijen, beeldhouwwerken, foto s etc.) waarop de overdracht betrekking heeft bepaald is. Zo kan een auteur bedingen dat toekomstige werken die hij zal maken in de audiovisuele sector of de fotografische sector etc. worden overgedragen voor 10, 50, 70 etc. jaar. B3. Soepelere regels 8

Bij werken gecreëerd in het kader van een arbeidsovereenkomst/statuut of op bestelling, gelden soepelere regels. Een basisprincipe is ook hier dat er geen automatische overdracht van het auteursrecht aan de werkgever of de opdrachtgever is (behalve bij software!). Deze overdracht dient dan ook uitdrukkelijk contractueel te worden voorzien. De overdracht van de auteursrechten aan de werkgever is mogelijk (via de arbeidsovereenkomst of het statuut) via soepelere regels voor zover de creatie van het werk binnen het toepassingsgebied van de overeenkomst of statuut valt. Enkel werken die een werknemer ter uitvoering van zijn arbeidsovereenkomst creëert, vallen dan ook onder deze overdracht van rechten (en dus niet werken die hij bvb. thuis of in zijn middagpauze zou maken). Deze soepelere regels houden in dat de vijfde tot en met de zevende regel (zie boven) niet moeten worden nageleefd. Bij arbeidsovereenkomsten geldt echter wel aangaande toekomstige exploitatievormen dat uitdrukkelijk een aandeel voor de werknemer moet zijn bepaald in de winst van deze latere exploitatievormen. De overdracht van de auteursrechten aan de opdrachtgever (via een contract) is mogelijk via soepele regels voor zover de opdrachtgever een activiteit uitoefent in de niet-culturele sector of in de reclamewereld (zoals bijvoorbeeld de opdracht die door een bedrijf aan een fotograaf wordt gegeven om foto s voor haar website te maken). Dit betekent dus dat erfgoedinstellingen niet van deze soepelere regels zullen kunnen genieten, aangezien zij in de cultureel sector actief zijn. B4. Creative commons licenties 1 Klassieke creative commons licenties Creative Commons biedt de auteurs van een werk de vrijheid om op een flexibele manier met hun auteursrechten om te gaan. De auteur kan kiezen uit zes creative commons licenties waaronder zijn werk mag verspreid worden. Een creative commons licentie is juridisch gezien een klassieke licentie en geen vervreemding van auteursrechten. Dit betekent dus dat de auteur houder blijft van zijn auteursrechten maar via een licentie aan derden de toestemming geeft om onder bepaalde voorwaarden gebruik te maken van zijn werk. Een werk dat verspreid wordt onder een creative commons licentie heeft als voordeel dat de gebruiker onmiddellijk weet wat hij al dan niet met het werk mag doen. Hij dient hiervoor dus geen contact op te nemen met de auteur. Er bestaan zes creative commons-licenties. Deze maken gebruik van de volgende icoontjes: Naamsvermelding. De auteur staat toe zijn werk te kopiëren, distribueren, vertonen, en 9

op te voeren, en om afgeleid materiaal te maken dat op zijn werk gebaseerd is maar onder de voorwaarde dat zijn naam als auteur wordt vermeld. Niet-commercieel. De auteur staat toe zijn werk te kopiëren, vertonen, distribueren en opvoeren, alsmede materiaal dat op zijn werk gebaseerd is, mits dit niet voor commerciële doeleinden gebeurt. GeenAfgeleideWerken. De auteur staat toe zijn werk te kopiëren, distribueren, vertonen en opvoeren mits het werk in de originele staat blijft. Het is dus niet toegestaan om het werk te gebruiken als basis voor nieuw materiaal. GelijkDelen. De auteur staat toe dat van zijn werk afgeleid materiaal wordt gemaakt onder de voorwaarde dat het afgeleide werk onder dezelfde licentie vrijgeven wordt als het originele werk. Op basis van deze vier bouwstenen zijn er in totaal zes verschillende Creative Commons licenties mogelijk: Naamsvermelding Naamsvermelding-GelijkDelen Naamsvermelding-NietCommercieel Naamsvermelding-NietCommercieel-GelijkDelen Naamsvermelding-GeenAfgeleideWerken Naamsvermelding-NietCommercieel-GeenAfgeleideWerken 2 Publiek domein verklaringen Daarnaast biedt Creative Commons ook twee manieren aan om aan te geven dat een werk zonder restricties gebruikt kan worden : (i) Met de CC0 verklaring kan een rechthebbende aantonen dat hij afstand doet van zijn auteursrecht voor zover dit wettelijk is toegestaan. (ii) Met de Public Domain Mark wordt een werk aangemerkt dat niet auteursrechtelijk beschermd is (bijvoorbeeld niet origineel), of waarvan de auteursrechtelijke beschermingstermijn verstreken is (de auteur is meer dan 70 jaar geleden overleden). - De CC0 verklaring CC0 is geen licentie, maar een document waarmee een auteursrechthebbende aan kan geven dat hij aan al zijn auteursrechten verzaakt. Anders dan bij een licentie kan er dus geen inbreuk op een met een CC0 verklaring beschikbaar gesteld werk gemaakt worden. Door CC0 op een werk van toepassing te verklaren stelt een auteur zijn werk beschikbaar aan de Commons door, voor zover dit wettelijk is toegestaan, afstand te doen van al zijn rechten op het werk in 10

de zin van het auteursrecht en alle andere aanverwante of naburige rechten die hij op het werk zou hebben. CC0 verklaring - De Public Domain Mark De Public Domain Mark is geen licentie, maar een methode om werken te markeren die niet langer beschermd zijn door het auteursrecht en voor werken die niet auteursrechtelijk beschermd kunnen zijn. Veel erfgoedinstellingen beheren werken die in het publieke domein liggen. Met deze Mark zijn deze makkelijk aan te merken als een publieke domein werk. Public Domain Mark B5. Het uitgavecontract De wetgever heeft bovendien bijkomende verplichtingen opgelegd voor het sluiten van een uitgavecontract. Het uitgavecontract is een overeenkomst waarbij de auteur aan een ander persoon die zich beroepsmatig belast met deze taken (de uitgever), de reproductie en de exploitatie van het werk via deze reproductie toestaat. Uitgavecontracten worden vooral gesloten tussen schrijvers en uitgeverijen voor de publicatie van hun manuscript. Evenwel kunnen uitgavecontracten ook muzikale of audiovisuele werken tot voorwerp hebben. Naast de verplichtingen die voor alle auteurscontracten gelden (zie onder B2), legt de Auteurswet de volgende verplichtingen bij uitgavecontracten op : - - - Oplage : Het contract moet een uitdrukkelijke vermelding bevatten van het aantal exemplaren van de eerste oplage. Wanneer de uitgever er zich toe verbindt een gewaarborgd minimum aan auteursrechten te betalen (bvb. door middel van een vaststaand forfaitair bedrag), dan geldt deze verplichting niet. Exploitatieplicht : De uitgever is verplicht de contractueel bedongen termijn te eerbiedigen waarbinnen het werk zal worden gepubliceerd. Bij gebreke aan een bedongen termijn, geldt de termijn overeenkomstig de eerlijke beroepsgebruiken. Bij niet-naleving van deze regel kan de auteur zijn rechten terugnemen, overeenkomstig de door de wet gestelde voorwaarden Vergoeding- en succesclausule : Behoudens ander is overeengekomen tussen de auteur en de uitgever, moet de uitgever aan de auteur een vergoeding uitkeren die in verhouding staat tot de bruto-ontvangsten. In het geval van een bedongen forfaitaire vergoeding, kan de auteur, bij succes van het werk, wanneer deze vergoeding niet evenredig is aan de winst, de uitgever verzoeken de vergoeding aan te passen zodat hij naar evenredigheid deelneemt aan de winst. De auteur kan vooraf geen afstand doen van dat recht. 11

- - - - Overdracht van het uitgavecontract : Behoudens in het geval van een gehele of gedeeltelijke overdracht van zijn bedrijf, mag de uitgever een uitgavecontract niet overdragen dan mits de voorafgaandelijke toestemming van de auteur Informatieplicht van de uitgever : Minstens één keer per jaar dient de uitgever aan de auteur een overzicht te bezorgen voor elke exploitatiewijze van hetgeen is verkocht, ontvangen en overgedragen Afloop van het contract : Wanneer het contract een einde neemt kan de uitgever de exemplaren die hij nog in voorraad heeft verkopen tegen de normale prijs, tenzij de auteur er de voorkeur aan geeft om die exemplaren zelf op te kopen tegen een prijs die in onderling overleg met de uitgever wordt bepaald. Indien er geen overeenstemming kan worden bereikt over de prijs, zal deze prijs worden vastgesteld door de rechtbank. Faillissement uitgever : In het geval van faillissement, gerechtelijk akkoord of in vereffeningstelling van het bedrijf van de uitgever, heeft de auteur de mogelijkheid tot opzegging van het contract en het recht van voorrang op alle exemplaren, kopieën of reproducties waarop het auteursrecht van toepassing is. 12

III. MODELCONTRACTEN C1. Algemeen Erfgoedinstellingen kunnen op een aantal niveaus contracten sluiten in het kader van het auteursrecht. Enerzijds zijn er veel erfgoedinstellingen die beroep doen op fotografen om hun collecties te fotograferen : wat met de auteursrechten van de fotograaf? Anderzijds zijn er veel erfgoedinstellingen die collectiestukken willen exploiteren : wat met de auteursrechten van de kunstenaar/auteur van deze werken? Bovendien maken werknemers van erfgoedinstellingen soms creaties die door het auteursrecht worden beschermd : wat met de auteursrechten van deze werknemers op hun creaties? Tenslotte zijn er ook erfgoedinstellingen die in eigen beheer boeken, tijdschriften of andere publicaties uitgeven : wat met de strengere voorwaarden die de Auteurswet opleg voor uitgevers? Om een oplossing te bieden voor deze probleemgevallen, worden navolgend vier modelcontracten voorgesteld. Fotograaf (vervreemding) Kunstenaar (licentie) ERFGOEDINSTELLING (vervreemding) Werknemer (uitgavecontract) Schrijver C2. Model 1 : Contract met een fotograaf a./ Een eerste contract dat hieronder wordt besproken is het contract tussen een erfgoedinstelling en een fotograaf (zie bijlage 1). Het kan worden gebruikt wanneer een 13

erfgoedinstelling een fotograaf onder de arm neemt om foto s te laten nemen (bijvoorbeeld van stukken uit de collectie van de erfgoedinstelling). Beroepsfotografen kunnen immers auteursrechten eisen op hun foto s, voor zover deze foto s origineel zijn. In de rechtspraak wordt echter vrij snel aanvaard dat een foto origineel is, verwijzend naar het feit dat de fotograaf creatief is geweest met de belichting, de invalshoek, het perspectief etc. De erfgoedinstelling zou echter deze bestelde en gemaakte foto s graag willen gebruiken op haar website of in haar catalogus, zonder dat de fotograaf zich hiertegen kan verzetten. In dit geval is het verkieselijk om de auteursrechten naar de erfgoedinstelling over te dragen. b./ Hieronder worden de noodzakelijke bepalingen kort overlopen en besproken. In de aanhef dienen de coördinaten van de contractspartijen te worden vermeld. Zorg ervoor dat de naams- en adresgegevens juist vermeld zijn. Indien het om een rechtspersoon gaat (de erfgoedinstelling onder de vorm van een vzw of de fotograaf desgevallend onder de vorm van een bvba) is het belangrijk dat het contract getekend wordt door een natuurlijk persoon die de rechtspersoon rechtsgeldig kan vertegenwoordigen (volgens de statuten). In artikel 1 worden een aantal definities gegeven. In artikel 2 wordt het voorwerp van de overeenkomst besproken. Het contract betreft immers (i) de opdracht voor het maken van foto s en (ii) de overdracht van de auteursrechten op deze foto s. In artikel 3 worden een aantal verplichtingen van de fotograaf opgesomd. Dit artikel is facultatief en heeft geen betrekking op de overdracht van auteursrechten. Het specifieert dat er geen arbeidsrechtelijke band ontstaat tussen de erfgoedinstelling en de fotograaf, hoe de digitale fotobestanden moeten worden benoemd, tegen welke datum de opdracht moet opgeleverd worden, aan welke afspraken de fotograaf zich moet houden etc. In artikel 4 worden de vermogensrechten overgedragen aan de erfgoedinstelling. In 4.1. wordt gespecifieerd dat het om alle exploitatiewijzen gaat, voor de gehele duur van het auteursrecht en voor de geheld wereld. Hiermee wordt voldaan aan de vierde regel (zie onder B2). In artikel 4.2 worden vervolgens de exploitatiewijzen opgesomd, zoals ook door de vierde regel wordt vereist. In artikel 4.3 wordt er op gewezen dat de erfgoedinstelling zal bepalen op welke wijze zij het werk zal kunnen gebruiken (dit kan gelinkt worden aan de vijfde regel). In artikel 5 worden bepalingen inzake de morele rechten opgenomen. Deze morele rechten kunnen contractueel niet worden overgedragen, maar de modaliteiten waaronder de auteur van deze morele rechten zal gebruik maken, kunnen wel worden verduidelijkt. Vooreerst dient de auteur zijn morele rechten uit te oefenen conform de beroepsgebruiken (art. 5.1). Zijn 14

recht van bekendmaking is bovendien uitgeput door het overmaken van de foto s aan de erfgoedinstelling (art. 5.2). De fotograaf verzaakt onder bepaalde omstandigheden aan zijn recht op eerbied. Zo zal hij zich in bepaalde omstandigheden er niet tegen kunnen verzetten dat noodzakelijke bewerkingen door de erfgoedinstelling van de foto s worden gemaakt (art. 5.3). Tot slot verbindt de erfgoedinstelling zich ertoe om de naam van de fotograaf te vermelden. Eventueel kan gebruik worden gemaakt van twee alternatieven, gaande van het weglaten van de naam van de fotograaf indien dit in bepaalde omstandigheden noodzakelijk is, dan wel het niet vermelden van de naam van de fotograaf (art. 5.4). In artikel 6 vrijwaart de fotograaf de erfgoedinstelling tegen aanspraken van derden. Dit betekent dat de fotograaf garandeert dat hij over alle auteursrechten beschikt op de foto s en hij dus niet de auteursrechten van derden schendt. Indien de erfgoedinstelling alsnog door derden zou aangesproken worden wegens een auteursrechtelijke inbreuk, dan kan de erfgoedinstelling onmiddellijk de fotograaf in vrijwaring roepen. In artikel 6.2 wordt bovendien verwezen naar een mogelijke toetreding door de fotograaf tot een beheersvennootschap (zoals bvb. Sabam of Sofam). In dat geval dient de fotograaf onmiddellijk aan zijn beheersvennootschap melding te maken van dit contract en vrijwaart hij de erfgoedinstelling moest zijn beheersvennootschap alsnog de erfgoedinstelling tot betaling van auteursrechten aanspreken. In artikel 7 verbindt de fotograaf zich ertoe om de erfgoedinstelling bijstand te verlenen moest deze betrokken zijn in procedures omtrent de auteursrechten. In artikel 8 wordt de vergoeding voor de overdracht van auteursrechten vastgelegd. Dit is vereist op grond van de vierde regel. In deze overeenkomst wordt bepaald dat er één vergoeding wordt betaald die zowel de overdracht van auteursrechten als de prestaties van de fotograaf voor het maken van de foto s omvat. In artikel 9 wordt bepaald dat in geval van discussies enkel het Belgische recht van toepassing is. Bovendien dient ook te worden bepaald voor welke rechtbank procedures moeten uitgevochten worden. In het geval van auteursrechten zijn de mogelijkheden wettelijk beperkt tot de rechtbanken behorende tot een hof van beroep (Brussel, Gent, Antwerpen, Bergen of Luik). Dit kan de erfgoedinstelling dus vrijelijk invullen. Tot slot dient het contract door de partijen te worden ondertekend. C3. Model 2 : Contract met een kunstenaar a./ Een tweede contract dat besproken wordt, is een contract tussen een kunstenaar en een erfgoedinstelling (zie bijlage 2). Erfgoedinstellingen willen doorgaans niet alleen de foto s van hun werken exploiteren, maar ook de werken uit hun collecties zelf. 15

Vele van deze werken hebben zij zelf aangekocht, zodat zij ook graag ten volle gebruik willen maken van deze werken. De derde regel (zie onder B2) zorgt er echter voor dat de aankoop van een werk niet betekent dat de eigenaar ook de auteursrechten op dit werk verkrijgt. Kunstenaars vinden het vaak te verregaand of te drastisch om hun auteursrechten op hun creaties zomaar definitief te vervreemden. Vandaar dat in dergelijke omstandigheden een licentiecontract verkieselijk is. b./ Hieronder worden de noodzakelijke bepalingen kort overlopen en besproken. In de aanhef dienen opnieuw de coördinaten van de contractspartijen correct te worden ingevuld. In artikel 1 wordt het voorwerp van de overeenkomst afgebakend, namelijk wat de erfgoedinstelling met een werk mag doen. In artikel 2 worden de exploitatiewijzen uitvoering opgesomd (zie vierde regel). In artikel 3 wordt bepaald dat deze licentie betrekking heeft op werken waarvan de erfgoedinstelling eigenaar is. Indien een erfgoedinstelling vaak werken van een bepaalde levende kunstenaar aankoopt en denkt dit in de toekomst ook te zullen doen (maar geen zin heeft om telkens opnieuw een kunstenaar een licentiecontract te laten tekenen), dan wordt best een bepaling opgenomen inzake toekomstige werken. Dit wordt in de tweede alinea van artikel 3 gedaan. Conform de zevende regel dient dit wel te worden afgebakend. In het modelcontract is gepoogd dit toch op een zo ruim mogelijke wijze voor de erfgoedinstelling te doen. In artikel 4 wordt bepaald dat de licentie (voor bestaande werken) geldt voor de resterende duurtijd van het auteursrecht (vierde regel) In artikel 5 wordt bepaald dat de licentie wereldwijd geldt (vierde regel). In artikel 6 wordt vermeld dat voor deze licentie geen vergoeding moet worden betaald (vierde regel). In artikel 7 wordt bepaald dat de erfgoedinstelling onder bepaalde voorwaarden aan een derde een sublicentie mag geven. In artikel 8 vrijwaart de auteur opnieuw dat hij wel degelijk de auteur is en over alle auteursrechten beschikt en dus niet de rechten van derden schendt. Gebeurt dit toch dan zal hij de erfgoedinstelling vrijwaren. Ook hier is een bepaling opgenomen voor het geval de auteur zou toegetreden zijn tot een beheersvennootschap. In artikel 9 is een bepaling opgenomen inzake het recht op naamsvermelding. Eventueel zou net zoals in het vorige contract met de fotograaf kunnen bedongen worden dat de naam van de 16

kunstenaar niet zal worden vermeld (hetgeen wellicht niet zal worden aanvaard), dan wel dat in bepaalde omstandigheden de naam van de kunstenaar niet zal worden vermeld. In artikel 10 wordt het recht op eerbied verfijnd. De kunstenaar gaat akkoord dat de erfgoedinstelling in bepaalde omstandigheden wijzigingen aan het werk mag aanbrengen, zonder dat hij zich op zijn integriteitsrecht zal beroepen. In artikel 11 is een bepaling opgenomen dat huidig contract alle voorafgaandelijke akkoorden met de kunstenaar (indien dit zo zou zijn) vervangt. In artikel 12 wordt bepaald dat het Belgische recht van toepassing is en alle geschillen uitsluitend zullen worden gebracht voor de rechtbank te Gent, Antwerpen of Brussel (naar keuze van de licentienemer). C4. Model 3 : Contract met werknemers a./ Een derde contract dat wordt besproken is dat tussen een erfgoedinstelling en zijn werknemers (zie bijlage 3). Erfgoedinstellingen doen immers vaak beroep op hun werknemers om foto s te maken, websites te maken, catalogi samen te stellen, teksten op te stellen, metadata te genereren etc. Het betreft allemaal creaties die als originele werken door het auteursrecht zouden kunnen worden beschermd. Om er voor te zorgen dat werknemers (meestal n.a.v. een geschil of ontslag) op grond van hun auteursrechten het verder gebruik van hun creaties niet zouden verbieden, of om er voor te zorgen dat de erfgoedinstelling over alle auteursrechten beschikt, is het verkieselijk om in de arbeidsovereenkomst in een overdracht van auteursrechten te voorzien. In bijlage 3 wordt dan ook een clausule voorgesteld voor toekomstige arbeidsovereenkomsten, alsook een annex bij bestaande arbeidsovereenkomsten die de erfgoedinstelling door haar reeds in dienst zijnde werknemers kan laten ondertekenen. b./ De bepalingen in deze clausule zijn vergelijkbaar met bijlage 1 waarin een fotograaf zijn rechten overdraagt, zij het dat de soepelere regels wel van toepassing zijn. Onder 1 worden de vermogensrechtelijke auteursrechten voor alle exploitatiewijzen, voor de resterende duurtijd van het auteursrecht en voor de gehele wereld overgedragen. Onder 2 wordt bepaald dat het loon dat de werknemers krijgt ook de vergoeding omvat voor de overdracht van auteursrechten. Voor toekomstige exploitatievormen wordt in een vergoeding voorzien van 1% van de gerealiseerde nettowinst met een maximum van 1 maand loon (zoals de Auteurswet in het kader van de soepelere regels voorschrijft). Onder 4 worden de modaliteiten van de morele rechten aan banden gelegd. 17

C5. Model 4 : Uitgavecontract a./ Een vierde contract dat wordt besproken is een uitgavecontract tussen een erfgoedinstellingen een schrijver (zie bijlage 4). Wanneer een erfgoedinstelling een manuscript van een schrijver in eigen beheer wenst uit te geven, dan dient zij gebruik te maken van een uitgavecontract (bijlage 4). Voor het gebruik van foto s, illustraties, tekeningen, afbeeldingen etc. in deze uitgave kan worden gebruik gemaakt van het modelcontract met een fotograaf (bijlage 1) dat evident naar analogie ook kan worden gebruikt bij tekenaars, illustrators etc. Het uitgavecontract dient te voldoen aan de voorwaarden die standaard gelden bij de overdracht van auteursrechten (zie onder B2), alsook aan de specifieke verplichtingen die de Auteurswet oplegt voor uitgavecontracten (zie onder B5). b./ Hieronder worden de noodzakelijke bepalingen kort overlopen en besproken. In artikel 1 wordt het voorwerp van de overeenkomst besproken : (i) de schrijver draagt zijn auteursrechten over aan de uitgever, en (ii) de uitgever zal het werk laten publiceren. In artikel 2 wordt conform de wettelijke bepalingen in detail alle exploitatiewijzen opgesomd die door de auteur worden overgedragen. Deze overdracht geldt bovendien uitdrukkelijk voor de hele wereld en voor de volledige duurtijd van het uitgavecontract (zie vierde regel onder B2). In artikel 3 wordt het lot van de morele rechten geregeld. In artikel 4 bevestigt de auteur dat zijn manuscript geen inbreuk maakt op de auteursrechten van derden en vrijwaart hij de uitgever moest dit toch het geval zijn. In artikel 5 wordt de bijstand van de auteur geregeld. In artikel 6 wordt aan de uitgever de vrijheid gegeven om de uiteindelijke vorm waarin het manuscript zal worden gepubliceerd te regelen. In artikel 7 worden de wettelijke verplichtingen inzake de oplage (zie onder B5) opgenomen. De erfgoedinstelling kan deze oplage (het aantal exemplaren) zelf bepalen. Ook de termijn waarbinnen de uitgever zal overgaan tot publicatie wordt conform de wettelijke verplichtingen vermeld. In artikel 8 worden een aantal verplichtingen voor de auteur opgelijst : de datum waartegen hij zijn persklare kopij aan de uitgever dient over te maken, de richtlijnen of kwaliteitsnormen waaraan het manuscript moet voldoen, het taalgebruik etc. In artikel 9 wordt een regeling voor de drukproeven opgenomen. In artikel 10 wordt een regeling voorzien voor her- of bijdrukken. 18

In artikel 11 wordt de vergoeding voor de auteur geregeld. Dit kan perfect 0 euro zijn maar moet wettelijk verplicht ook zo opgenomen worden. Aanvullend kan ook voorzien worden dat de auteur een aantal exemplaren van de publicatie krijgt (ook al is dit geen wettelijke verplichting). In artikel 12 wordt exclusiviteit aan de uitgever gegeven. De schrijver kan zijn manuscript dus niet door nog een andere uitgever ook laten uitgeven. In artikel 13 wordt de verdere overdracht of sublicenties behandeld. Conform de wettelijke voorwaarden (zie onder B5) kan dit slechts in uitzonderlijke omstandigheden. In artikel 14 staat te lezen dat de overeenkomst loopt zolang de auteursrechtelijke beschermingstermijn loopt. In artikel 15 worden de modaliteiten van een vroegtijdige beëindiging van de overeenkomst voorzien. Onder meer wordt hierbij rekening gehouden met de wettelijke verplichtingen inzake faillissement en dergelijke van de uitgever (zie onder B5). In artikel 16 worden de gevolgen van de beëindiging van de overeenkomst besproken. Hierbij wordt opnieuw rekening gehouden met de wettelijke bepalingen inzake de situatie na afloop van het contract (zie onder B5). In artikel 17 staat de klassieke bepaling inzake toepasselijk recht en bevoegde rechtbank te lezen. 19

IV. BIJLAGEN: CONTRACTMODELLEN A. BIJLAGE 1: overeenkomst met een fotograaf OVEREENKOMST MET EEN FOTOGRAAF TUSSEN: [NAAM ORGANISATIE], met zetel te [ADRES] rechtsgeldig vertegenwoordigd door [NAAM]; hierna genoemd X ; EN: [NAAM], wonende te [ADRES], hierna de Fotograaf ; Hierna afzonderlijk de Partij, gezamenlijk de Partijen genaamd; WORDT OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT: Art. 1: Definities 1.1 Intellectuele Eigendomsrechten: alle intellectuele, industriële en andere eigendomsrechten (ongeacht of deze geregistreerd zijn of niet), met inbegrip van maar niet beperkt tot auteursrechten, naburige rechten, merken, handelsnamen, logo s, tekeningen, modellen of aanvragen tot registratie als tekening of model, octrooien, aanvragen tot octrooien, domeinnamen, know-how, alsmede rechten op databanken, computerprogramma s en halfgeleiders. 1.2 Werken: foto s of andere grafische producten die de Fotograaf in opdracht van X heeft gemaakt. Artikel 2. Voorwerp van de Overeenkomst 2.1 De door X bij de Fotograaf bestelde Werken betreffen [specificeer: - context van de opdracht (waarvoor en voor wie) - aantal digitale foto s of andere grafische producten die moeten opgeleverd worden - formaat waarin het materiaal wordt aangeleverd (minimaal: TIFF, JPG) - resolutie: minimaal 300dpi - kleur, zw/w - afmetingen (minimum 10 cm breed)] 20