Reglement voor de cliëntenraden van Stichting Philadelphia Zorg Stichting Philadelphia Zorg Het beste uit jezelf
2
Reglement voor de cliëntenraden van Stichting Philadelphia Zorg Stichting Philadelphia Zorg 1
Inhoud 1. Inleiding... 3 2. Welke cliëntenraden en participatieraden zijn er?... 3 3. Wie zitten er in de cliëntenraad?... 5 4. De taak en de rechten van de... 7 5. Extra rechten... 8 6. Nieuw lid voor de Raad van Toezicht... 9 7. Kosten... 9 8. Communicatie en afstemming met andere cliëntenraden en participatieraden... 10 9. Geheim houden... 10 10. Regeling bij meningsverschillen... 11 11. Huishoudelijk reglement... 11 12. Laatste punten... 12 Bijlage 1. Matrix verdeling onderwerpen cliënten- en participatieraden, lokaal, regionaal en landelijk... 14 2
1. Inleiding Alle afspraken voor de cliëntenraden en de participatieraden staan in het Instellingsbesluit cliëntenraden en participatieraden Stichting Philadelphia Zorg. In dit Reglement Cliëntenraden lees je de belangrijkste afspraken voor cliëntenraden. 2. Welke cliëntenraden en participatieraden zijn er? Artikel 1 Huiskameroverleg of werkoverleg In iedere woning, werkplek of andere zorgvorm is er huiskameroverleg of werkoverleg. Iedere cliënt van Philadelphia mag dan zeggen wat hij belangrijk vindt. Deze overleggen zijn er minstens zes keer per jaar. Er is altijd een (coördinerend) begeleider of locatiemanager bij. Lokale cliëntenraden en participatieraden Er zijn overal bij Philadelphia lokale cliëntenraden. Die mensen praten met de locatiemanager over de zorg. Zij vergaderen minstens vier keer per jaar. Er zijn ook overal lokale participatieraden. Hierin zitten ouders en belangenbehartigers van cliënten. De lokale participatieraden praten ook met de locatiemanager. Zij vergaderen minstens vier keer per jaar. Regionale cliëntenraden en participatieraden Philadelphia is verdeeld in veertien regio s. Iedere regio heeft een regionale cliëntenraad die praat met de regiodirecteur. De regionale de regiodirecteur vergaderen minstens vier keer per jaar. Er is ook een regionale voor ouders en belangenbehartigers. Ook die raad vergadert minstens vier keer per jaar met de regiodirecteur. 3
Landelijke Er is één landelijke cliëntenraad. Die vergadert met de Raad van Bestuur van Philadelphia. De landelijke de Raad van Bestuur vergaderen minstens zes keer per jaar. Er is ook een landelijke voor ouders en belangenbehartigers. Die vergadert minstens zes keer per jaar met de Raad van Bestuur. In de bijlage (onderaan dit reglement) staan alle onderwerpen waar cliëntenraden en participatie raden advies over mogen geven. Ook staat er welke onder werpen in de landelijke raad worden besproken en welke in de regionale of lokale raden. Artikel 2 Vergaderingen 1. De cliëntenraden en Philadelphia kiezen samen wanneer er vergaderingen zijn. 2. Er kan een extra vergadering komen als de cliëntenraad of Philadelphia dat wil. 3. Een vergadering gaat alleen door als meer dan de helft van de leden gekomen is. Er moet ook altijd een locatiemanager, een regiodirecteur of de Raad van Bestuur van Philadelphia bij de vergadering zijn. 4. Als de vergadering niet doorgaat komt er een nieuwe vergadering op een andere dag. 5. De Philadelphia mogen voor een vergadering mensen uitnodigen die ze kunnen helpen bij de vergadering of bij een onderwerp van de vergadering. 6. De cliëntenraad kan bij haar werk ondersteuning krijgen van Philadelphia. 7. Alles wat de Philadelphia willen bespreken komt op de agenda (de lijst met onderwerpen voor de vergadering). 8. Van elke vergadering wordt een verslag gemaakt. Dat verslag wordt in de volgende vergadering besproken. 9. De voorzitter kan de vergadering stoppen als de cliëntenraad of Philadelphia even apart willen overleggen. 4
3. Wie zitten er in de cliëntenraad? Artikel 3 Hoeveel leden? De lokale cliëntenraad kan uit vijf tot zeven leden bestaan. Er moeten in ieder geval drie leden zijn. Ieder huiskameroverleg of werkoverleg kan iemand voor de lokale cliëntenraad aanwijzen. Als er teveel leden zijn, maakt de cliëntenraad samen met de locatiemanager een goede verdeling. De regionale cliëntenraad kan ook uit vijf tot zeven leden bestaan. Ook daar moeten er in ieder geval drie leden zijn. Iedere lokale cliëntenraad kan iemand voor de regionale raad aanwijzen. Ook in de regionale cliëntenraad moet er een goede verdeling zijn. Bijvoorbeeld een verdeling tussen de soorten zorg van Philadelphia, zoals wonen, dagbesteding en ambulant wonen. De landelijke cliëntenraad bestaat uit vijftien leden. Uit iedere regionale cliëntenraad gaat één persoon naar de landelijke raad. Dan zijn er veertien leden. Die leden kiezen een de voorzitter. De regio waar de voorzitter uit komt mag nog een lid voor de landelijke raad kiezen. Artikel 4 Wie kunnen lid zijn? 1. Je kunt alleen in de cliëntenraad van Philadelphia komen als je cliënt bent. Je kunt je lidmaatschap niet aan iemand anders geven. 2. In de zitten de ouders van een cliënt of de belangenbehartigers van een cliënt. Die noemen we ook wel de (wettelijke) vertegenwoordigers. Medewerkers kunnen niet in de komen. Artikel 5 Geen nadeel 1. Als je lid van een cliëntenraad bent, hou je dezelfde rechten als anderen. 2. Heb je het gevoel dat dat niet zo is, dan kun dat melden bij de locatiemanager, de regiodirecteur of de Raad van Bestuur. 5
Artikel 6 Hoe lang kun je lid zijn? 1. De leden van de cliëntenraad worden gekozen voor vier jaar. 2. Je kunt twee keer achter elkaar gekozen worden. Je mag dus niet langer dan acht jaar in de cliëntenraad zitten. 3. Als je vier jaar niet meer in een cliëntenraad hebt gezeten, kun je weer opnieuw gekozen worden. Artikel 7 Rooster van aftreden De cliëntenraad maakt een lijst waarop staat wanneer iemand aan de beurt is om uit de raad te gaan. Artikel 8 Einde van het lidmaatschap Je bent geen lid van de cliëntenraad meer: a. als je acht jaar in de raad hebt gezeten; b. bij overlijden; c. als je zelf wilt stoppen. Geef dat op tijd door: twee maanden vóór je wilt stoppen; d. als de cliëntenraad stopt; e. als je geen cliënt meer bent bij Philadelphia; f. als je iets doet wat van de wet in Nederland niet mag. De cliëntenraad kan leden uit de raad zetten. Philadelphia kan een hele raad ontslaan. Leden die uit een raad zijn gezet kunnen daarna twee jaar niet meer lid worden van de cliëntenraad. 6
Artikel 9 Nieuwe leden zoeken Als er in de cliëntenraad een plaats vrij is gekomen, moet er een nieuw lid komen. De lokale cliëntenraad raad zoekt een nieuw lid binnen de locatie. Voor een plaats in de regionale cliëntenraad praat deze raad met de lokale cliëntenraad. De lokale cliëntenraad kiest iemand die naar de regionale cliëntenraad gaat. Voor een plaats in de landelijke cliëntenraad praat deze raad met de regionale cliëntenraad. De regionale cliëntenraad kiest iemand die naar de landelijke cliëntenraad gaat. 4. De taak en de rechten van de cliëntenraad en De cliëntenraden en de participatieraden geven advies aan Philadelphia. De raden vragen aan hun cliënten wat hun mening is. Die mening vertellen ze aan de locatiemanager, de regiodirecteur of de Raad van Bestuur. Artikel 10 1. De de mogen Philadelphia advies geven over alle onderwerpen die voor cliënten belangrijk zijn. 2. De cliëntenraden geven vooral advies over zaken als wonen, zorg, werk en vrije tijd. 3. De participatieraden geven daarnaast ook advies over bijvoorbeeld de geldzaken van Philadelphia (de financiën). 4. In de bijlage staan alle onderwerpen waarover cliëntenraden en participatieraden advies mogen geven. Ook staat er welke onderwerpen in welke raden besproken worden. 7
5. Als er een advies van een cliëntenraad moet komen, wordt daar op tijd om gevraagd. De raad heeft daar dan genoeg tijd voor. Philadelphia geeft aan de cliëntenraden de informatie die nodig is om goed te kunnen werken. 6. Adviezen van de cliëntenraad moet altijd minstens één keer in de overlegvergadering komen, vóór Philadelphia een besluit kan nemen. 7. De cliëntenraad krijgt het besluit van Philadelphia op papier. Als het besluit anders is dan de cliëntenraad adviseert, moet er ook bij staan waarom. 8. Als Philadelphia een ander besluit wil nemen dan de cliëntenraad voorstelt en de cliëntenraad heeft verzwaard adviesrecht voor dat onderwerp (zie bijlage), dan moet Philadelphia het advies voorleggen aan de Commissie van Vertrouwenslieden. 5. Extra rechten Artikel 11 De landelijke de landelijke kiezen samen één lid voor de Klachtencommissie. De Klachtencommissie is ook de Commissie van Vertrouwenslieden. De landelijke de landelijke kiezen samen één lid voor het bestuur van de Stichting Philadelphia Bewindvoering en Vermogensbeheer. 8
6. Nieuw lid voor de Raad van Toezicht Artikel 12 1. De landelijke de landelijke kiezen samen één lid voor de Raad van Toezicht van Philadelphia. De Raad van Toezicht moet deze persoon aannemen. De persoon moet wel voldoen aan de eisen waaraan alle leden van de Raad van Toezicht moeten voldoen. 2. Als het lid dat door de de gekozen is uit de Raad van Toezicht gaat, wordt dat meteen aan de de verteld. 3. Er wordt afgesproken wanneer de de een nieuw lid gaan kiezen. 4. De hoeven geen nieuw lid te kiezen. De Raad van Toezicht kiest dan zelf iemand uit. De Raad van Toezicht kiest ook iemand als de de participatie raad niet op tijd met een nieuw lid komen. 7. Kosten Artikel 13 Kosten voor de raad 1. De kosten die een cliëntenraad maakt worden betaald door Philadelphia. 2. Elk jaar in december bekijkt een cliëntenraad met de Raad van Bestuur, de regiodirecteur of de locatiemanager hoeveel geld de cliëntenraad voor het komende jaar nodig heeft. Bijvoorbeeld voor cursussen, voor een abonnement op een vakblad of voor het houden van een bijeenkomst. 3. Philadelphia helpt de cliëntenraad met de middelen die de raad nodig heeft. Bijvoorbeeld een vergaderruimte of de mogelijkheid om te kopiëren. 4. Als de cliëntenraad het niet eens is met Philadelphia over geld of middelen, kan de cliëntenraad naar de kantonrechter gaan. 9
Artikel 14 Reiskosten Philadelphia betaalt de kosten van leden van cliëntenraden en participatieraden om naar een vergadering te reizen. Kom je met het openbaar vervoer, dan wordt dat betaald. Kom je met de auto, dan krijg je 0,29 per kilometer. Philadelphia zorgt voor een declaratieformulier waarop je de kosten kunt invullen. Daarna betaalt Philadelphia het bedrag aan jou terug. 8. Communicatie en afstemming met andere cliëntenraden en participatieraden Artikel 15 1. De cliëntenraad geeft de andere cliënten, ouders en medewerkers informatie over wat de cliëntenraad doet. Bijvoorbeeld via een brief, folders, intranet of de website. Ook de partici patie raden geven informatie over wat ze doen aan cliënten, ouders of medewerkers. 2. De cliëntenraad vertelt aan Philadelphia over de informatie die wordt gegeven. 3. De de van dezelfde locatie overleggen twee keer per jaar. Ook de de in dezelfde regio overleggen twee keer per jaar. De landelijke landelijke overleggen ook twee keer per jaar met elkaar. 9. Geheim houden Artikel 16 1. Als Philadelphia het vraagt moeten de leden van de cliëntenraad informatie die ze krijgen geheim houden. 2. Je moet informatie ook geheim houden als je niet meer in de cliëntenraad zit. 3. Philadelphia moet vooraf zeggen dat je iets geheim moet houden. 10
10. Regeling bij meningsverschillen Artikel 17 1. Als de Philadelphia na overleg een andere mening hebben over een onderwerp en ze komen er samen niet uit, dan kan dat voorgelegd worden aan de Commissie van Vertrouwenslieden. 2. De commissie helpt bij een meningsverschil. Of de commissie bekijkt of Philadelphia zich aan de afspraken heeft gehouden volgens de wettelijke regels. En neemt dan een besluit. Dat besluit moet dan ook uitgevoerd worden. 3. Het meningsverschil moet wel eerst door de cliëntenraad of Philadelphia op papier worden gezet. 4. De Philadelphia moeten het aan elkaar vertellen als zij de Commissie van Vertrouwenslieden benaderen. 11. Huishoudelijk reglement Artikel 18 De cliëntenraden maken zelf een huishoudelijk reglement. Daar staan bijvoorbeeld de werk afspraken van de cliëntenraad in. Er staat ook in hoe de raad werkt, wanneer er vergaderingen zijn, wie de agenda maakt en hoe het contact met de andere cliënten of raden is. Een huishoudelijk reglement werkt goed en moet er volgens de wet zijn. Philadelphia heeft een voorbeeldreglement dat de cliëntenraden zelf verder kunnen invullen. 11
12. Laatste punten Artikel 19 1. De reglementen uit 2001 zijn niet meer geldig. 2. Binnen twee jaar nadat dit reglement is ingegaan, moet iedereen werken zoals het hier staat. 3. Iedereen die nu in een cliëntenraad of zit, mag in de nieuwe raad blijven. 4. De raden maken met de oude en nieuwe leden afspraken over wie wanneer uit de raad gaat. Artikel 20 Als er iets is wat niet in dit besluit staat, dan beslist Philadelphia hierover. Philadelphia legt het besluit ter advisering voor aan de de. Vastgesteld door de Raad van Bestuur van Stichting Philadelphia Zorg op 2 maart 2010 te Nunspeet. Namens de zorgaanbieder, Greet Prins Voorzitter Raad van Bestuur Alle rechten voorbehouden. Stichting Philadelphia Zorg, Raad van Bestuur, bestuurssecretariaat - Maart 2010 12
Bijlage 1: Adviesrecht voor onderwerpen in de cliënten- en participatieraden, lokaal, regionaal en landelijk De raden kunnen hun advies over onderwerpen geven. Dat heet het adviesrecht. Maar niet iedereen kan overal advies over geven. Hieronder hebben we bij elk onderwerp aangegeven welke raden advies kunnen geven. Staat er een X in het vakje, dan heeft de raad die bij dat vakje hoort adviesrecht. Soms staat er een X bij de lokale raad, regionale en landelijk raad (zoals bij voorbeeld bij voeding). Is het landelijk beleid dan geeft de landelijke raad advies. Bij regionaal beleid de regionale raad. En bij lokaal beleid de lokale cliëntenraad. Wie over een onderwerp adviesrecht heeft hangt dus af van wie binnen Philadelphia de besluiten daarover neemt. 13
Ongevraagd advies Onderwerp Lokale Regionale Landelijke Alle onderwerpen die voor cliënten belangrijk zijn Gewoon advies Onderwerp Lokale Fusie of samenwerking met een andere instelling Regionale en landelijke cliëntenraden krijgen hier informatie over, maar alleen de regionale en landelijke participatieraden hebben adviesrecht Verhuizing of verbouwing Als er bijvoorbeeld cliënten naar een nieuwe of een andere plek verhuizen Belangrijke wijziging van de organisatie Als een organisatie een nieuw idee heeft, bijvoor beeld niet langer 2 bestuurders maar 1 Belangrijke inkrimping, uitbreiding of wijziging van de werkzaamheden. Veranderingen in het werk van de locatie/regio of de organisatie als geheel (ook doelgroepenbeleid) Benoeming van de hoogste leiding gevenden van de instelling Dat zijn landelijk de Raad van Bestuur en regionaal de regiodirecteuren Regionale X (CR informatie) Landelijke X (CR informatie) X X 14
Onderwerp Lokale Jaarplan, begroting en jaarrekening Bijvoorbeeld hoe de organisatie het geld gaat besteden het komend jaar. Cliëntenraden krijgen hier informatie over, de participatieraden hebben adviesrecht Toelating van cliënten en stoppen van de ondersteuning Wie kunnen er door Philadelphia ondersteund worden en wanneer mag Philadelphia besluiten om met zorg te stoppen. X (CR informatie) Regionale X (CR informatie) Landelijke X (CR informatie) X X Voordracht lid van de Raad van Toezicht X Voordracht bestuurslid van de Stichting Philadelphia Bewindvoering en Vermogensbeheer X Verzwaard advies Onderwerp Lokale Wijziging doelstelling of grondslag Veranderingen van het idee waar vanuit Philadelphia werkt, zoals nu als christelijke organisatie Voeding Bijvoorbeeld op welke tijd er gegeten wordt of welk eten er wordt gekocht Veiligheid Bijvoorbeeld over een plan voor als er brand uitbreekt Regionale Landelijke X 15
Onderwerp Lokale Gezondheid en hygiëne Bijvoorbeeld dat er goed wordt schoongemaakt in de woonvorm of het dagverblijf. En dat cliënten niet ziek worden Geestelijke verzorging Bijvoorbeeld of er een dominee voor cliënten is Ontspanning en recreatie Bijvoorbeeld welke activiteiten er voor cliënten zijn Kwaliteit Bijvoorbeeld of de organisatie kijkt of de zorg beter kan Klachtenregeling voor cliënten Landelijk: Algemeen klachtenbeleid voor cliënten, klachtenregeling voor cliënten en verbeter voor stellen op landelijk niveau. Lokaal en regionaal: Analyse van de klachten en verbetervoorstellen op lokaal en regionaal niveau Voordracht lid van de Klachtencommissie (deze commissie vervult eveneens de functie van Commissie van Vertrouwenslieden) Wijziging regeling en samenstelling cliëntenraad Dat gaat over dit reglement Regels voor cliënten Bijvoorbeeld afspraken over huisdieren, taxivervoer of roken Aanstelling locatiemanager X Regionale Landelijke X X 16
17
www.philadelphia.nl