Inhoud - Informatiewijzer 2013 - Criteria 31 maart 2011 - Aanmeldformulier Informatiemap VGO Keur
Certificatieregeling VGO-keur Informatiewijzer 2013 Wat is de certificatieregeling VGO-keur? De certificatieregeling VGO-Keur bestaat sinds 2006 en is bedoeld om bedrijven zich te laten onderscheiden die kennis en ervaring hebben met het uitvoeren van resultaatgericht vastgoedonderhoud / prestatiegericht samenwerken. De regeling stelt criteria aan het vastgoedonderhoudsbedrijf. Door aantoonbaar te voldoen aan de criteria kan het bedrijf het keurmerk VGO-keur verwerven. Dit keurmerk is een hulpmiddel voor opdrachtgevers om goede bedrijven te selecteren voor planmatig vastgoedonderhoud aan gebouwen. De certificatieregeling VGOkeur kan worden gedownload van www.vgokeur.nl, of opgevraagd bij het secretariaat van de Stichting Vastgoedonderhoud. Opvragen certificatieregeling VGO-keur: www.vgokeur.nl Wie beheert de certificatieregeling VGO-keur? De Stichting Vastgoedonderhoud (VGO) beheert de certificatieregeling. Dit betekent dat de stichting de criteria van de regeling actueel houdt en zich daarbij laat bijstaan door een adviesraad van deskundigen, Centraal college van deskundigen geheten. Het secretariaat van de Stichting VGO is gevestigd te Waddinxveen, telefoonnummer 0182-616672, Postbus 30, 2740 AA te Waddinxveen. Contactpersonen zijn Saskia van Zanten en Edwin Meeuwsen. Wat is de rol van opdrachtgevers? De Stichting VGO kent een adviesraad waarin adviseurs, opdrachtnemers, maar ook opdrachtgevers zijn vertegenwoordigd. Drie vertegenwoordigers van woningcorporaties helpen mee om de certificatieregeling scherp en actueel te houden. De Stichting VGO streeft er naar om opdrachtgevers tevens nauwer te betrekken bij het beheer van de regeling. Momenteel is de corporatiebranche Aedes reeds agendalid van het bestuur. Welke instantie zorgt voor certificatie? De certificatieregeling VGO-keur wordt uitgevoerd door KIWA Nederland B.V. KIWA is een gerenommeerd certificatie-instituut dat licentie heeft verkregen om de certificatieregeling VGO-keur uit te voeren. KIWA doet dit onder supervisie van de Stichting VGO. Afspraken zijn gemaakt over de kosten van certificatie en over de regelmatige rapportage aan de stichting over de verleende certificaten. Contactpersoon is mevr. N. van der Waal, unit Bouwmaterialen, 070-414 4616. 1
Voor 2013 zijn de tarieven voor certificatie als volgt opgebouwd. De kosten voor de initiële audit bedragen 2988,- en voor de opvolgingsaudits in het 2e en 3e jaar 664,- per jaar. Deze bedragen kunnen jaarlijks aangepast worden aan prijsontwikkelingen. Een VGO Certificaat kent een looptijd van 3 jaar. Na 3 jaar dient een herbeoordelingsaudit te worden afgenomen en wordt bij een positieve certificatiebeslissing een nieuw certificaat verstrekt. De kosten van de herbeoordelingsaudit zijn gelijk aan die van de initiële audit. Hoe verleng ik ons VGO-certificaat? Na drie jaar wordt de verlenging van het certificaat verzorgd door KIWA, indien aantoonbaar aan alle eisen is voldaan. Welke instantie promoot de certificatieregeling VGOkeur? Alle VGO-bedrijven zijn aangesloten bij de Stichting Vastgoedonderhoud (VGO). Deze stichting voert op basis van jaarplannen diverse acties uit om de goede werking en verbrede toepassing van de certificatieregeling VGOkeur te bevorderen. De Stichting VGO kent een bestuur met onafhankelijk voorzitter Jack de Leeuw en ondernemers die door OnderhoudNL Totaal (de samenvoeging van FOSAG en WVB) zijn aangewezen. Verder kent het stichtingsbestuur een waarnemer van de corporatiebranche Aedes. Welke relatie heeft het VGO-bedrijf met de Stichting VGO? De Stichting VGO kent deelnemers. Alle bedrijven die het VGO-keur hebben behaald, zijn automatisch deelnemers. De Stichting beheert niet alleen de VGO-regeling maar is ook verantwoordelijk voor promotie. Daarom is een bijdrage voor deelnemers vastgesteld op 1200,- per jaar. Bedrijven die voor de eerste maal het VGO-keur hebben behaald, betalen een eenmalig entreegeld van 1000,-. De Stichting VGO werkt met een meerjarenbegroting om de ambities waar te maken. Nieuw is het aspirant-deelnemerschap. Hiervoor komen bedrijven in aanmerking die al ver op weg zijn, maar het VGO-keur op dit moment nog niet kunnen behalen. Ook aspirant-deelnemers worden door Kiwa getoetst. Als bij de toetsing blijkt dat het bedrijf alle aspecten van VGO goed weet toe te passen, echter (bijvoorbeeld vanwege gebrek aan VGOprojecten) voor de zogeheten Competentiescan onvoldoende punten scoort, kan het bedrijf opteren voor een tijdelijk VGO-certificaat van 1 jaar. De bijdrage voor de aspirant-deelnemers aan de Stichting VGO is vastgesteld op 600,- per jaar. Stichting VGO houdt de aspirant- 2
deelnemers op de hoogte van de ontwikkelingen en betrekt hen bij de discussies. Aan welke criteria moet het onderhoudsbedrijf voldoen voor VGO-keur? Kennis en ervaring binnen het bedrijf worden getoetst aan de hand van het doorlopen van de zogeheten Competentiescan. Dit is een computerprogramma dat kan worden gedownload vanaf www.vgokeur.nl zodat u zelf kunt bekijken wat momenteel uw score is. In deze competentiescan moet het bedrijf een minimale score van 60 hebben voor organisatie en 60 voor kennis op een schaal van nul tot honderd. Tijdens de audit door KIWA zal deze competentiescan worden ingevuld. Verder dient uw bedrijf in drie te kiezen jaren van de laatste vijf jaren een minimaal rendement (winst na belasting) te hebben gehaald van 1% en een minimale solvabiliteit te hebben behaald van 20%. Deze cijfers dient u in de vorm van financiële jaarverslagen aan KIWA te overleggen. Tenslotte dient u goed te scoren op het gebied van opdrachtgevers- en gebruikerstevredenheid. Dit wordt gemeten door KIWA bij tien willekeurig benaderde opdrachtgevers, behorende tot uw 25 grootste opdrachtgevers. De totale klanttevredenheid dient groter te zijn dan 7 op een schaal van nul tot tien. Ophalen criteria regeling en Competentiescan: www.vgokeur.nl onder Downloads. Hoe kan ik mijn score op het gebied van organisatie en kennis vergroten? De Stichting VGO streeft naar een compleet pakket van trainingen en oefensituaties voor bedrijven die hun score voor organisatie en kennis wensen te verbeteren. Op het gebied van kennis biedt Savantis een compleet pakket van trainingen voor bedrijven die zich oriënteren op resultaatgericht vastgoedonderhoud. Bedrijven kunnen zich individueel laten begeleiden door een adviseur. U vindt enkele mogelijke adviseurs onderaan deze informatiewijzer. Hoe kan ik mijn score verbeteren op het gebied van rentabiliteit, solvabiliteit en klanttevredenheid? Rentabiliteit, solvabiliteit en klanttevredenheid zijn uiteraard ondernemersverantwoordelijkheid. Toch biedt OnderhoudNL in samenwerking met Savantis trainingen waarin ondernemers handreikingen krijgen om verbeteringen op deze gebieden door te voeren. Voorbeelden zijn momenteel de trainingen Debiteurenbeheer, Effectief communiceren, Klantgericht werken en Rendementsverbetering van schildersbedrijven. Om de kostensturing in het bedrijf te verbeteren heeft 3
OnderhoudNL een lean-model ontwikkeld. Leden van OnderhoudNL kunnen hier aan deelnemen. Bestaat er een handboek op het gebied van resultaatgericht vastgoedonderhoud/prestatiegericht samenwerken? Op 28 maart 2013 is de nieuwe Leidraad ResultaatGericht Samenwerken bij Investeren en Onderhoud (RGS) gelanceerd. In dit handboek zijn de volgende uitgaven samengevoegd: - Handboek Prestatiegericht Samenwerken bij Investeren en Onderhoud (PGS), incl. Handboek Ondersteuning Opdrachtgevers bij PGS-projecten. Uitgave: SBR - Rapport RGVO Resultaatgericht Vastgoedonderhoud Renovatie en Nieuwbouw. Uitgave: TNO - Leidraad Resultaatgericht Vastgoedonderhoud. Uitgave: OnderhoudNL (voorheen FOSAG). De Leidraad ResultaatGericht Samenwerken bij Investeren en Onderhoud (RGS) vervangt voornoemde uitgaven. De Leidraad ResultaatGericht Samenwerken bij Investeren en Onderhoud (RGS) is een gezamenlijke productie van SBR, TNO en OnderhoudNL wordt uitgegeven door SBR en is te bestellen via de website van SBR: www.sbr.nl. Prijs: 125,= excl. BTW. Leden van OnderhoudNL betalen 100,= Welke stappen moet mijn bedrijf doorlopen om het VGOkeur te behalen? Wij adviseren de volgende stappen: 1. Doorloop zelf de competentiescan en leg uw financiële resultaten van de laatste vijf boekjaren naast de financiële eisen van het VGOkeur (zie boven). 2. Indien u in deze zelftest meent voldoende te scoren, kunt u het beste contact opnemen met een ervaren kwaliteitsadviseur die al eerder bedrijven heeft begeleid naar VGO-certificatie. U treft enkele verwijzingen hieronder aan onder het kopje Kwaliteitsadviseurs. Deze lijst is informatief en niet uitputtend en houdt op geen enkele manier een aanbeveling in. 3. Indien u tot het inzicht komt dat u klaar bent voor certificatie zijn er twee mogelijkheden. Indien u reeds aantoonbare ervaring heeft met het uitvoeren van projecten resultaatgericht onderhoud / prestatiecontracten kunt u overwegen op te gaan voor het VGO- 4
keur. Indien u nog geen aantoonbare ervaring heeft maar wel gaat starten met uw eerste concrete proefproject waarna er meer zullen volgen, kunt u overwegen op te gaan voor het VGO-aspirantschap. In beide gevallen dient u contact op te nemen met KIWA voor certificatie. Contactgegevens en informatieverstrekking: VGO-keur: KIWA: Savantis: secretariaat en informatiepunt: Saskia van Zanten (info@vgokeur.nl), Tel. 0182-571444 Informatie en offerte voor certificatie: mevr. Nicky van der Waal nicky.van.der.waal@kiwa.nl tel. 070-414 4616 Inschrijving korte introductietrainingen resultaatgericht vastgoedonderhoud: tel. 0182-641111 Kwaliteitsadviseurs (niet uitputtend) TNO Bouw en Industrie, de heer D. Keus BPO/Axsys, de heer K. Keijzer Admikeur, de heer D. Norbruis PGAB, de heer E. Kunst Informatie: OnderhoudNL Edwin Meeuwsen (e.meeuwsen@onderhoudnl.nl) tel 0182-556123 5
ERL 0002 d.d. 2011-03-31 Certificatieregeling Keurmerk Vastgoedonderhoud (VGO-Keur) Ten behoeve van onderhoudsbedrijven die resultaatgericht onderhoud uitvoeren Oktober 2007 / Februari 2010 uitgegeven door Stichting Vastgoedonderhoud Maart 2011
Uitgave: Stichting Vastgoedonderhoud
ALGEMENE INFORMATIE Deze Certificatieregeling is opgesteld door de Stichting Vastgoedonderhoud. Wijzigingen doorgevoerd in deze versie van de ERL zijn goed gekeurd door het Centraal College van Deskundigen van de Stichting Vastgoedonderhoud. 2006 Copyright Stichting Vastgoedonderhoud Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Alle rechten rusten bij de Stichting Vastgoedonderhoud. Het gebruik van deze Certificatieregeling door derden, voor welk doel dan ook, is uitsluitend toegestaan nadat een schriftelijke Overeenkomst met Stichting Vastgoedonderhoud is gesloten waarin het gebruiksrecht is geregeld. Bindend verklaring Deze certificatieregeling is door de Stichting Vastgoedonderhoud bindend verklaard per 2011-03-31
INHOUD 1 INLEIDING 1.1 Algemeen 1.2 Onderwerp 1.3 Toepassingsgebied 2 TERMINOLOGIE 2.1 Algemeen 2.2 Begrippen 3 PROCEDURE VOOR HET VERKRIJGEN VAN HET VGO-KEUR 3.1 Algemeen 3.2 Aanvraag 3.3 Initiële toetsing en beoordeling 3.4 Verlening van de erkenning 3.5 Periodieke toetsing 4 EISEN 4.1 Algemeen 4.2 Competenties 4.3 Financiën 4.4 Opdrachtgevers- en gebruikerstevredenheid 5 EISEN TE STELLEN AAN DE EXTERNE TOETSING 5.1 Algemeen 5.2 Geheimhouding 5.3 Externe toetsing 6 LIJST VAN GEBRUIKTE DOCUMENTEN BIJLAGE 1: Overzicht scans BIJLAGE 2: Model uitgave VGO-Keur BIJLAGE 3: Externe toetsing
INLEIDING 1.1 Algemeen De in deze certificatieregeling opgenomen eisen worden door een certificatie instelling in licentie van Stichting Vastgoedonderhoud gehanteerd bij de behandeling van een aanvraag voor of de instandhouding van een keurmerk ten behoeve van vastgoedonderhoud. De af te geven kwaliteitsverklaring wordt als volgt aangeduid: VGO-Keur. VGO-Keur is bedoeld voor onderhoudsbedrijven die hebben aangetoond te voldoen aan de eisen op het gebied van resultaatgericht vastgoedonderhoud. De kwaliteitscriteria die voor het keurmerk belangrijk zijn hebben niet alleen een relatie met de gerealiseerde technische kwaliteit, maar ook met klanttevredenheid, competentiescan en financiële zekerheid. In de competentiescan zijn kennis-en organisatiecriteria opgenomen. Van onderhoudsbedrijven met VGO-Keur mag een proactieve houding worden verwacht, niet alleen tijdens projecten, maar vooral als standaard onderdeel van het bedrijfsproces. Hiermee is VGO-Keur een onderscheidend keurmerk. Onderhoudsbedrijven met VGO-Keur kunnen daarom rekenen op het gerechtvaardigde vertrouwen van opdrachtgevers in de producten en diensten die zij leveren. 1.2 Onderwerp Het onderwerp van deze certificatieregeling betreft een keurmerk dat opdrachtgevers op onafhankelijke basis vertrouwen biedt in de kwaliteit en stabiliteit van het onderhoudsbedrijf en diens producten en diensten. Bedrijven die VGO-Keur bezitten, zijn op het gebied van resultaatgericht vastgoedonderhoud op alle essentiële kwaliteitskenmerken positief beoordeeld. 1.3 Toepassingsgebied Deze richtlijn is van toepassing op bedrijven die zich met name richten op onderhoudswerkzaamheden aan de buitenschil (gevels) van gebouwen. Nieuwbouw is uitgesloten van het keurmerk.
2 TERMINOLOGIE 2.1 Algemeen Voor de definitie van de terminologie en alle achtergronden die hebben geleid tot deze certificatieregeling wordt verwezen naar de lijst van gebruikte documenten, zie hoofdstuk 6. 2.2 Begrippen Resultaatgericht vastgoed onderhoud Resultaatgericht vastgoedonderhoud is een totaalstelsel van onderhoudsmaatregelen en diensten om gebouwen functioneel, esthetisch en technisch op het overeengekomen niveau te houden, passend binnen de doelstellingen en strategie van de opdrachtgever. Het onderhoudsbedrijf realiseert voorspelbaar en beheersbaar onderhoud tegen minimale inspanningen en met minimale maatregelen. Dit laatste kan worden bereikt door steeds bewust juist op tijd, just-in-time, die maatregelen te nemen die vervanging en zeer dure onderhoudsingrepen voorkomen. Prestatie-eis Gekwantificeerde eigenschappen van een bouwdeel. Opmerking: een prestatie-eis heeft een grenswaarde die ondubbelzinnig meetbaar is. VGO-Keur Keurmerk op basis van een certificatieregeling die opdrachtgevers op onafhankelijke basis zekerheid biedt over de kwaliteit en stabiliteit van het onderhoudsbedrijf en diens producten en diensten. Erkenning Officiële toelating op basis van een eisenpakket met daarbij behorende procedures opgesteld door of in overleg met belanghebbende partijen. Gevel Het geheel van bouwmaterialen en producten die samen de verticale buitenschil van een gebouw vormen.
3 PROCEDURE VOOR HET VERKRIJGEN VAN HET VGO-KEUR 3.1 Algemeen Het onderhoudsbedrijf wendt zich tot de certificatie-instelling die in licentie de certificatieregeling uitvoert. 3.2 Aanvraag De ontvangst door de certificatie-instelling van een volledig ingevulde en ondertekende offerte betekent de start van de procedure. Indien de aanvraag in behandeling wordt genomen, worden de benodigde documenten voor de toetsing aan de eisen, zoals beschreven in hoofdstuk 4, ter beschikking gesteld. Een samenvatting van de scans is opgenomen in bijlage 1. 3.3 Initiële toetsing en beoordeling De gelicenseerde certificatie instelling verifieert of de ondernemer aan alle eisen voldoet zoals aangegeven in hoofdstuk 4 van deze certificatieregeling. Stichting Vastgoedonderhoud gebruikt voor de toetsing van de eisen externe, door Stichting Vastgoedonderhoud erkende, certificatie instellingen die de eisen, of een deel van de eisen, toetsen. Deze richtlijn bevat een algemene procedure met betrekking tot de externe instellingen voor deze specifieke werkzaamheden, zie hoofdstuk 5. 3.4 Verlening van de erkenning Als blijkt dat de onderneming aantoonbaar voldoet aan alle eisen zoals opgenomen in hoofdstuk 4 van deze richtlijn, wordt door de certificatie instelling overgegaan tot verlening van het VGO-Keur. Bij een negatief resultaat wordt de betreffende onderneming in de gelegenheid gesteld om binnen 90 dagen tot een geslaagde toets te komen. 3.5 Periodieke toetsing Het afgegeven certificaat (keurmerk) heeft een geldigheid van 3 jaar. Instandhouding van het certificaat (keurmerk) vindt plaats door een herkeuring om de drie jaar. Bij een negatief resultaat van de herkeuring wordt de betreffende onderneming in de gelegenheid gesteld om binnen 90 dagen tot een geslaagde toets te komen.
4 EISEN 4.1 Algemeen De onderwerpen waarop de onderneming wordt getoetst zijn de competenties, de financiën en de klanttevredenheid. Het resultaat van de toets is beschreven in onderstaande paragrafen. 4.2 Competenties De kwaliteitscriteria die met het onderwerp competentie te maken hebben, zijn uitgewerkt in een competentiescan. De prestatie-eisen die tenminste moeten worden behaald om in aanmerking te kunnen komen voor het keurmerk bedragen: 1. score Organisatie: 60 punten op de schaal van 0 tot en met 100 (competentie-scan) 2. score kennis: 60 punten op de schaal van 0 tot en met 100 (competentiescan) Dit puntenaantal is gebaseerd op een competentiescan die betrekking heeft op de laatste 3 jaren tot beoordeling. Op basis van de resultaten worden scores gegeven die samen de totaalscore vormen. De scores per (hoofd)vraag en met name de subvragen van de vragen 1.7 (onderhoudsscenario), 1.9 (realisatie) en 1.10 (nazorg) mogen niet onvoldoende zijn. De behaalde scores worden middels een cijferlijst verstrekt aan het getoetste bedrijf. Toelichting: De competentiescan toetst in welke mate een onderneming over competenties beschikt om resultaatgericht vastgoedonderhoud uit te kunnen voeren. De competenties worden bepaald door het beantwoorden van een aantal vragen waarbij aangetoond wordt dat het gewenste organisatie- en kennisniveau in een bedrijf aanwezig is. 4.3 Financiën De kwaliteitscriteria voor het onderwerp financiën zijn uitgewerkt in een financiële scan. De prestatie-eisen die tenminste moeten worden behaald om in aanmerking te kunnen komen voor het keurmerk bedragen: 1. Rendement: 1% 2. Solvabiliteit: 20% Deze percentages moeten gelden voor 3 van de laatste 5 jaren tot beoordeling, waarbij de certificatie instelling in opdracht van de Stichting Vastgoedonderhoud het recht heeft tot tussentijdse controle. Bedrijven hebben een meldingsplicht bij het ontstaan van onvoldoende solvabiliteit; bij faillissementen vervallen van rechtswege alle rechten op het certificaat. 4.4 Opdrachtgevers- en gebruikerstevredenheid De kwaliteitscriteria voor het onderwerp opdrachtgevers- en gebruikerstevredenheid zijn uitgewerkt in een klanttevredenheidsonderzoek. De prestatie-eis die tenminste moet worden behaald om in aanmerking te kunnen komen voor het keurmerk bedraagt: van 10 willekeurig benaderde opdrachtgevers van het onderhoudsbedrijf, behorende bij de 25 grootste opdrachtgevers, is de totale klanttevredenheid groter dan 7 op een schaal van 0 tot 10, waarbij 10 overeenkomt met de hoogst haalbare tevredenheid (of 3,5 op een schaal van 0 tot 5).
5 EISEN TE STELLEN AAN DE EXTERNE TOETSING 5.1 Algemeen Stichting Vastgoedonderhoud hanteert kwaliteitscriteria bij aanwijzing van de toetsende instellingen. Deze criteria hebben betrekking op het uitvoeren van onderzoek naar competenties, financiën en klanttevredenheid van vastgoedonderhoudsbedrijven. De instellingen die momenteel een licentie van Stichting Vastgoedonderhoud hebben verkregen zijn in bijlage 3 opgenomen. Per onderwerp van toetsing dient de instelling aantoonbaar te maken dat aan de criteria wordt voldaan. Indien voldaan wordt aan de criteria dan verklaart Stichting Vastgoedonderhoud dat de instelling het onderwerp van toetsing mag uitvoeren. De mogelijkheid bestaat dat een instelling voor toetsing van één of meerdere onderwerpen wordt aangewezen. Per bedrijf kan slechts één instelling in aanmerking komen om één of meerdere onderwerpen te toetsen. De in bijlage 3 vermelde toetsende instellingen en of toetsingscriteria kunnen tussentijds door de Stichting Vastgoedonderhoud gewijzigd worden. 5.2 Geheimhouding De door Stichting Vastgoedonderhoud gelicentieerde onafhankelijke certificatie instellingen moeten alle informatie verkregen van de onderhoudsbedrijven als strikt vertrouwelijk behandelen. Het resultaat van de toetsing wordt alleen het onderhoudsbedrijf verstrekt. 5.3 Externe toetsing De externe toetsing omvat de volgende elementen: initiële toetsing; Periodieke toetsing 5.3.1 Initiële toetsing De door Stichting Vastgoedonderhoud aangewezen onafhankelijke instellingen toetsen de aangemelde bedrijven aan de hand van alle in hoofdstuk 4 omschreven onderwerpen. Als aan alle eisen wordt voldaan, komt het onderhoudsbedrijf in aanmerking voor het keurmerk. Deze zal dan namens Stichting Vastgoedonderhoud door de certificatie instelling worden verstrekt. 5.3.2 Periodieke beoordelingen Na verlening van het certificaat (keurmerk) is het certificaat (keurmerk) 3 jaar geldig. Periodieke beoordelingen worden eens in de drie jaar uitgevoerd. Tussentijds onderzoek kan door Stichting Vastgoedonderhoud (doen) ingezet worden bij klachten over het onderhoudsbedrijf of bij melding van faillissementen en andere grote veranderingen in de bedrijfsvoering. Dit kan leiden tot intrekken van het certificaat door de certificatie instelling. Het onderhoudsbedrijf wordt bij gemelde klachten aan de certificatie instelling of Stichting Vastgoedonderhoud altijd in de gelegenheid gesteld om de klachten op te lossen.
6 LIJST VAN GEBRUIKTE DOCUMENTEN Leidraad Resultaatgericht Vastgoedonderhoud, Richtlijnen voor resultaatgericht onderhoud van vastgoed, FOSAG Belangenbehartiging en Dienstverlening BV, 2009. Prestatiegericht samenwerken bij onderhoud; Basisinformatie Bouwkundig Onderhoud, SBR (artikelnummer 531) 2005. Prestatiegericht samenwerken bij onderhoud; prestatie-eisen kozijnen, ramen, deuren en puien met ondergronden van hout, metaal en kunststof, SBR (artikelnummer 532) 2005. Prestatiegericht samenwerken bij onderhoud; de financiële onderbouwing, SBR (artikelnummer 535), 2005. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- BIJLAGE 1: Overzicht en toelichting scans Samenvatting competenties Algemeen De competentiescan toetst in welke mate een bedrijf over competenties beschikt om resultaatgericht vastgoedonderhoud uit te voeren. De competenties worden bepaald door het beantwoorden van een aantal vragen over het Organisatie- en kennisniveau dat aanwezig is in een bedrijf. De scan is gebaseerd op de Leidraad Resultaatgericht Vastgoedonderhoud. Bij de vragen wordt, voor verduidelijking of nadere informatie, steeds verwezen naar de Leidraad. De RVO-scan bestaat uit 2 onderdelen. Dit zijn: - Organisatie - Kennis Organisatie Wat betreft de Organisatie heeft de scan betrekking op onder meer de volgende onderwerpen: - Is het bedrijf voornamelijk uitvoeringsgericht, meedenkend of adviserend? Proactief? - Het type opdrachtgevers; betreft het veel kleine opdrachten bij veel opdrachtgevers, weinig grote opdrachten bij enkele opdrachtgevers of iets daar tussenin? - De type werkzaamheden; welke werkzaamheden behoren tot de kerncompetenties? Naast schilderwerk en beglazing, zijn er diverse andere activiteiten mogelijk. - Het type opdrachten: vindt er veel uitvoering door de eigen mensen plaats of wordt er veel uitbesteed? - Onderhoud van kennis: vindt er deelname aan cursussen plaats? - Beleid, strategie en doelstellingen: vindt er een periodieke evaluatie plaats van de eigen prestaties en wordt de toekomst erop ingericht? - Visie en leiderschap: worden medewerkers geïnformeerd over de visie wat betreft resultaatgericht vastgoedonderhoud? Zijn de medewerkers ook daadwerkelijk op de hoogte van het resultaatgericht werken en gekwalificeerd? Zijn de opdrachtgevers op de hoogte van de resultaatgerichte werkwijze? - Projectresultaat: wordt het te verwachten resultaat vooraf vastgelegd? - Onderhoudsscenario s: worden er opnames gemaakt in de vorm van inventarisaties, inspecties en dergelijke? - Worden er maatregelen voorgesteld inclusief waardeanalyse? - Overeenkomsten: zijn er formele samenwerkingsovereenkomsten met procedureafspraken e.d.? - Realisatie: is er een activiteitenplan, keuringsplan, voortgangsbewaking e.d.?
- Nazorg: wordt de bewonerstevredenheid getoetst? Is de opdrachtgever tevreden? Vindt er monitoring plaats? Is er inzicht in de degradatieprocessen? - Wordt er periodiek medewerkerstevredenheid gecheckt? Er wordt per onderwerp een bewijsvoering verwacht in de vorm van bijvoorbeeld notulen, afschriften en rekeningen, offertes en opleveringsrapporten. Ook worden medewerkers geïnterviewd. De hierboven genoemde lijst is niet compleet, maar geeft wel een goed beeld van de omvang van het onderdeel organisatie binnen de competentiescan. Kennis Wat betreft kennis heeft de scan betrekking op onder meer de volgende onderwerpen: - Is het eigen bedrijf voornamelijk uitvoeringsgericht, meedenkend of adviserend? - Opleidingsniveau: welk niveau hebben de direct verantwoordelijke mensen binnen het bedrijf per activiteit (competenties) en nevenactiviteiten (verkoop, bedrijfsbureau, inkoop, e.d.)? - Beleid en strategie: beschikt het bedrijf over de kennis en ervaring voor het opstellen van beleid, strategie en risicomanagement? - Leiderschap en personeel: Wat is de kennis en ervaring op het gebied van het bedrijfskundig management en personeelsmanagement? - Vaststellen gewenst projectresultaat: Wat is de kennis en ervaring op het gebied van het vertalen van uitgangspunten naar prestatie-eisen? - Opstellen onderhoudsscenario s: Wat is de kennis en ervaring op het gebied van het opstellen van onderhoudsscenario s, -maatregelen, inspecties, calculatie, activiteitenplannen e.d.? - Overeenkomsten: Wat is de kennis en ervaring op het gebied van overeenkomsten? - Realisatie: Wat is de kennis en ervaring op het gebied van procesbeheersing en het uitvoeren van onderhoudsmaatregelen? - Nazorg: Wordt er aantoonbaar kennis en/of ervaring op het gebied van nazorg uitgewisseld en worden de resultaten van prestatiemetingen geanalyseerd? Er wordt per onderwerp een bewijsvoering verwacht in de vorm van bijvoorbeeld notulen, afschriften en rekeningen, cursussen en personeelsdossiers. Ook de hierboven genoemde lijst is niet compleet, maar geeft wel een goed beeld van de omvang van het onderdeel kennis binnen de competentiescan. Score Op basis van de bewijsvoering per onderdeel van de scan, wordt een score vastgesteld. De uiteindelijke score is een combinatie van organisatie en kennis. De totaalscore moet voor beide onderdelen aan een minimum (60, maximaal 100) voldoen. De scores per (hoofd)vraag en met name de subvragen van de vragen 1.7, 1.9 en 1.10 mogen niet onvoldoende zijn. De behaalde scores worden middels een cijferlijst verstrekt aan het getoetste bedrijf. Samenvatting onderdeel financiën Algemeen Het doel is om de financiële kerngegevens van het onderhoudsbedrijf in kaart te brengen. Dit gebeurt op basis van vragenlijsten. Het onderhoudsbedrijf is zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van de aangeleverde gegevens.
Onderwerpen De structuur van de vragenlijst is als volgt: - Algemene gegevens: van de laatste 3 jaren dienen alle gegevens bekend te zijn. De gegevens hebben betrekking op de jaarrekening zoals omzet werken, directe kosten, algemene kosten, bedrijfsresultaat ed. - Informatie over de balansgegevens: eigen vermogen, achtergestelde leningen. - Product/markt matrix: een onderverdeling naar traditioneel onderhoud, resultaatgericht onderhoud, nieuwbouw, bouwkundig en woningbouw, beleggers, overheid e.d. - Offertescore - Personeel: aantal directe en indirecte personeelsleden, personeelsopbouw. - Productieve uren - Personeel: aantal directe en indirecte personeelsleden, personeelsopbouw. - Productieve uren. Samenvatting opdrachtgevers- en gebruikerstevredenheid Algemeen Door middel van een telefonische enquête onder de grootste klanten van het onderhoudsbedrijf wordt de opdrachtgevers- en gebruikerstevredenheid getoetst. De basis van de toets is een vragenlijst waarbij per vraag een score (waardering) wordt toegekend. Uit de totale vragenlijst wordt het gemiddelde berekend. Onderwerpen van vragen De vragen hebben betrekking op 3 onderdelen. De waardering van de 1e twee onderwerpen wordt gemiddeld. Per onderwerp wordt ingegaan op onder meer: respons op vragen: er worden vragen gesteld over de snelheid waarmee gereageerd wordt op de vragen van de opdrachtgever. Ook de effectiviteit, efficiency, vriendelijkheid en deskundigheid worden getoetst. Tenslotte wordt de tevredenheid over de aanbieding zelf besproken (buiten de prijs). Wijze van uitvoering: de tevredenheid wordt getoetst over de projectleiding, de algemene organisatie, bouwplaatsinrichting en veiligheid. Ook de deskundigheid, uitstraling, kwaliteit e.d. worden getoetst. Algemeen beeld: gevraagd wordt naar de sterke punten, verbeterpunten, eindcijfer en overige opmerkingen.
BIJLAGE 2: KIWA- Certificaat VGO-keur [naam bedrijf] [straatnaam] [postcode en plaatsnaam] [postbus] [postcode en plaatsnaam] Telefoon Telefax 9 [E-mail] Verklaring Dit certificaat is afgegeven op basis van de Certificatieregeling ERL 0002 voor het Keurmerk Vastgoedonderhoud Resultaatgericht onderhoud aan de buitenschil van gebouwen. Certificatie instelling verklaart namens de Stichting Vastgoedonderhoud dat het gerechtvaardigde vertrouwen bestaat dat [bedrijf] in het kader van resultaatgericht onderhoud bij voortduring aan de in de certificatieregeling vastgelegde resultaatverplichtingen voldoet. Het bedrijf is gerechtigd om het VGO-keurmerk te voeren. Dit certificaat is afgegeven op [datum] en is geldig tot [datum]. Het certificaat bestaat uit 1 bladzijde Namens Stichting Vastgoedonderhoud
BIJLAGE 3: Externe toetsing Stichting Vastgoedonderhoud hanteert kwaliteitscriteria bij aanwijzing van de toetsende instellingen. Deze criteria hebben betrekking op het uitvoeren van onderzoek naar competenties, financiën, klanttevredenheid en medewerkerstevredenheid van vastgoedonderhoudsbedrijven. De instellingen die momenteel door de Stichting Vastgoedonderhoud gelicentieerd zijn, zijn in deze bijlage opgenomen. Deze bijlage kan tussentijds door het bestuur van Stichting Vastgoedonderhoud aangepast worden zonder dat hier direct goedkeuring van het Centraal College van Deskundigen voor nodig is. Het bestuur zal echter adviezen van het college hierin gebruiken. Licentiehouders: KIWA Bouw en Installatie, Postbus 70, 2280 AB Rijswijk, tel. 070-414 4646.
Aanmeldingsformulier VGO Keur Aanmelding voor O Aspirant lidmaatschap O Lidmaatschap Bedrijfsnaam : Straat : Postcode : Plaats : Telefoon : Fax : Internetadres : E-mailadres : Handtekening Contactpersoon Naam : U kunt dit formulier faxen naar: Faxnummer: 0182-572083 / t.a.v. Saskia van Zanten Of mailen naar : E-mail: info@vgokeur.nl