Van de office manager: Beste relaties van Alfa Bureau voor Certificering, Dit is het zesde externe nieuwsbulletin voor de relaties van Alfa Bureau voor Certificering (hierna Alfa). In dit nieuwsbulletin kunt u de volgende onderwerpen verwachten: 1. Over Alfa 2. Inplannen van audits 3. Nieuwe ISO 9001:2015 4. Wijzigingen BRL 7000 5. Wijzigingen BRL 11000 6. Registratie van afwijkingen (par. 8.5.2 en 8.5.3 ISO 9001) 7. Ontwerp en Ontwikkeling (par. 7.3 ISO 9001) Indien u na het lezen van dit nieuwsbulletin een onderwerp heeft, wat u graag aan de orde wilt stellen, kunt u dit via de e-mail laten weten. Wij wensen u veel plezier met het lezen van dit bulletin. Met vriendelijke groet, Maartje Glorie Kwaliteitscoördinator Alfa Bureau voor Certificering. info@alfacertificering.nl 06-47880571 Over Alfa: Iris Godijn en Coen Bouwman hebben de afgelopen tijd, hard gestudeerd en zijn geslaagd voor verplichte CITO Examens voor de BRL SIKB 11000! Bij deze nogmaals van harte gefeliciteerd. Daarnaast is Alfa bureau voor certificering druk bezig geweest met het aantrekken van nieuwe auditoren. Dit is gelukt, aankomend jaar kunt u wellicht nieuwe gezichten verwachten! Ron Verhaagen en Marco Datthijn. Beide auditoren beschikken over meerdere jaren auditervaring, maar verliezen zeker de praktische kant niet uit het oog. Ron Verhaagen zal vooralsnog alleen de BRL 2100 en BRL 11000 gaan auditen en Marco Datthijn de ISO9001 en VCA*/**. Inplannen van audits Wellicht bent u al gebeld door de backoffice voor het inplannen van de audit. Wij zijn hier al vrij vroeg in het jaar mee begonnen, vanwege de aankomende vakanties en het grote aantal audits in de tweede helft van dit jaar. Alfa begrijpt dat dit verwarring kan veroorzaken bij u als klant. Bijvoorbeeld als de hercertificering geweest is in november / december en dat u nu alweer gebeld wordt om de eerste tussentijdse audit in te plannen. Wij willen graag uw begrip hiervoor vragen en vragen om alvast een auditdatum aan ons door te geven of in te plannen. Doordat wij u zo vroeg van te voren benaderen, voorkomt u dat de auditdatum van uw voorkeur of de auditor niet meer beschikbaar is. Nieuwe ISO 9001:2015 De belangrijkste ISO norm wordt herzien. Deze is nu beschikbaar als Draft International Standard (DIS) (conceptversie). Dit is de laatste fase waarin nog inhoudelijke wijzigingen kunnen worden aangebracht. De nieuwe normen volgen de nieuwe 'HLS-hoofdstructuur. Pagina 1 van 5
Hiermee wordt het eenvoudiger managementsystemen uit te breiden met aanvullende standaarden en integraal op te zetten. De nieuwe inhoud en structuur van de ISO normen zorgt voor een betere aansluiting op de besturingsmodellen van organisaties. De kernelementen en eisen worden vastgelegd in de zogenaamde High Level Structure (HLS). Vervolgens kunnen specifieke eisen, sectornormen en ondersteunende richtlijnen aan de HLS-hoofdstructuur worden toegevoegd. Een geïntegreerde toepassing en het stapsgewijs uitbreiden van systeemcertificaten wordt eenvoudiger. Een belangrijke verandering is de verankering van risicomanagement in de ISO 9001 norm en andere ISO normen die binnen de HLS structuur vallen. Het zogenaamde risk based auditen zal nog beter moeten worden ingebed in de ISO managementsystemen. Met deze nieuwe benadering zullen de ISO normen op het gebied van kwaliteit, milieu, mvo, veiligheid, arbeidsomstandigheden en informatiebeveiliging beter aansluiten op de trend van integraal risico- en compliance management. Vanaf maart 2017 mag alleen nog geaccrediteerde certificatie (initiële dan wel hercertificering) plaatsvinden tegen ISO 9001:2015. Tussen september 2015 en maart 2017 kan een organisatie ervoor kiezen nog een nieuw certificaat tegen de oude versie van de norm te behalen, maar ook de geldigheid van zo n certificaat vervalt per september 2018. Na september 2018 zullen certificaten op basis van ISO 9001:2008 niet meer geldig zijn. Alfa bureau voor certificering houdt u op de hoogte! Wijzigingen BRL 7000 Op 19 juni 2014 heeft het Centraal College van Deskundigen (CCvD) Bodembeheer de nieuwe versie 5 vastgesteld van de BRL SIKB 7000. Deze BRL behandelt de eisen aan de uitvoering van (water)bodemsaneringen en ingrepen in de waterbodem alsmede tijdelijke uitplaatsing van (verontreinigde) grond. Deze nieuwe versie van de BRL komt in de plaats van de huidige versie 4.3. Pagina 2 van 5
De nieuwe versie van de BRL is opgesteld op verzoek van de Raad voor Accreditatie die nieuwe regels heeft vastgesteld waaraan BRL-en moeten voldoen. Met de aanpassingen voldoet BRL SIKB 7000 aan deze actuele regels. Er geldt een overgangsperiode waarin beide versies gebruikt mogen worden: BRL SIKB 7000, versie 4.3: o certificatie door uw certificerende instantie is mogelijk tot uiterlijk 1 oktober 2015; o wettelijke erkenning door Bodem+ conform BRL SIKB 7000, versie 4.3 is eveneens mogelijk tot uiterlijk 1 oktober 2015. BRL SIKB 7000, versie 5: o Certificatie door uw certificatie-instelling conform BRL SIKB 7000, versie 5 is formeel met ingang van heden mogelijk; o wettelijke erkenning door Bodem+ conform BRL SIKB, versie 5 is mogelijk vanaf 1 januari 2015 (datum wijziging Regeling Bodemkwaliteit). Voor deze datum is erkenning volgens de nieuwe versie nog niet mogelijk. De protocollen 7001, 7002, 7003 en 7004 die bij BRL SIKB 7000 horen, zijn niet gewijzigd. Tijdens de eerstvolgende audit zal uw organisatie worden getoetst aan versie 5. Indien de audit positief wordt afgerond, zal er overgegaan worden tot verstrekking van het nieuwe certificaat. De bestaande erkenning in het kader van het Besluit Bodemkwaliteit (RWS Leefomgeving I Bodem+) blijft ongewijzigd. Wijzigingen BRL 11000 Op 1 april jl. is een nieuwe versie 1.1 in werking getreden van zowel BRL SIKB 11000 als protocol 11001. Die versie betrof alleen wijzigingen die zonder overgangstermijn konden worden doorgevoerd. De nieuwe versie 2.0 die nu wordt gepresenteerd lost een aantal praktijkknelpunten op, waardoor de uitvoering versoepeld wordt met behoud van kwaliteit. De Regeling bodemkwaliteit zal vanaf 1 januari a.s. verwijzen naar deze nieuwe versie 2.0. Certificatie op basis van versie 2.0 is echter ook vóór dat moment al mogelijk. De huidige versie 1.1 kan nog gebruikt worden tot uiterlijk 1 april 2016. De belangrijkste wijzigingen aan BRL SIKB 11000 zijn: het laten vervallen van de eisen aan functiescheiding: omdat de belangenverstrengeling zoals bedoeld in het Besluit bodemkwaliteit zich bij deze werkzaamheden niet kan voordoen; het geven van de mogelijkheid om bepaalde in het protocol beschreven activiteiten uit te besteden aan een niet voor deze activiteiten erkend bedrijf: omdat deze activiteiten in de praktijk bijna altijd worden uitgevoerd door daarvoor gespecialiseerde bedrijven. De voorgestelde constructie borgt eindverantwoordelijkheid voor de certificaathouder; het geven van de mogelijkheid om in het protocol beschreven activiteiten uit te voeren volgens een alternatieve werkwijze, analoog aan hoe dit eerder in een aantal andere certificatieschema s is doorgevoerd; het laten vervallen van de verplichting om voor de scopes 3a en 3b (Realisatie) naast het basisexamen B ook het examen DO of DG af te leggen: omdat deze kennis in de praktijk voor realisatie niet nodig is; Men dient te zijn geslaagd voor het examen, wat men kan aantonen met een certificaat, diploma of bewijs van vakbekwaamheid; afgestemd op de nieuwe internationale accreditatienorm NEN-EN-ISO/IEC 17065, die NEN- EN 45011 vervangt; de nieuwe indeling van het protocol leidt in de BRL tot een aantal (niet inhoudelijke) aanpassingen van verwijzingen. Pagina 3 van 5
De belangrijkste wijzigingen aan protocol 11001 bestaan uit het laten vervallen van een aantal eisen aan gesloten systemen die in de praktijk niet goed afgestemd bleken te zijn op gesloten systemen en uit het aanpassen van toetsingskaders zodat die in de praktijk beter uitvoerbaar worden. Daarnaast is protocol 11001 nu overzichtelijk ingedeeld in een deel met eisen voor alle systemen, een deel met eisen voor alleen open systemen en een deel met eisen voor alleen gesloten systemen. Tijdens de eerstvolgende audit zal uw organisatie worden getoetst aan versie 2.0. Indien de audit positief wordt afgerond, zal er overgegaan worden tot verstrekking van het nieuwe certificaat. Nieuwe bedrijven worden al tegen de nieuwe versie 2.0 ge-audit. De bestaande erkenning in het kader van het Besluit Bodemkwaliteit (RWS Leefomgeving I Bodem+) blijft ongewijzigd. Registratie van afwijkingen (par. 8.5.2 en 8.5.3 ISO 9001) Er zijn twee clausules binnen de ISO 9001-norm die bij veel mensen verwarring veroorzaken par. 8.5.2 Corrigerende maatregelen en par. 8.5.3 Preventieve maatregelen naar aanleiding van een afwijking. Een afwijking is 'het niet voldoen aan eisen'. Een ruim begrip en zo ruim dient het ook opgevat te worden. Die eisen kunnen namelijk eisen van de overheid zijn (wet- en regelgeving), maar ook eisen van klanten en eisen die de organisatie zichzelf stelt. Voorbeelden: - een bepaalde leverdatum - het aantal stuks - een specifieke kleur - werkafspraken die medewerkers met elkaar maken. Een organisatie kan op verschillende manieren de afwijkingen ontdekken, zoals: suggesties/verbeterpunten van medewerkers klachten en opmerkingen van klanten interne en externe audits klachten en opmerkingen van leveranciers Beheersen van afwijkingen houdt in: proberen afwijkingen al bij voorbaat te voorkomen ('preventieve maatregelen') en, mocht er toch een afwijking plaatsvinden dan: moet voorkomen worden dat de klant er last van heeft; moet de afwijking hersteld worden; moet de oorzaak gezocht en weggenomen worden, zodat herhaling wordt voorkomen ( corrigerende maatregelen ); er moet dus van geleerd worden. Een organisatie kan zelf bepalen hoe zij aan deze punten invulling geeft, want hierover worden geen eisen gesteld in de ISO 9001 norm. De gedachte erachter is dat een organisatie moet leren van afwijkingen gericht op het continu verbeteren. Er wordt het meest geleerd door het aanpakken en voorkomen van de 'echte' afwijkingen. Welke dat zijn komt een organisatie te weten door de afwijkingen te noteren. Wat er genoteerd moet worden is de soort afwijking en de oorzaak zodat maatregelen genomen kunnen worden om herhaling te voorkomen. En daarnaast gegevens die een organisatie nodig heeft om de afwijking te herstellen (bijv. klantnaam, ordernummer). Pagina 4 van 5
Ontwerp en Ontwikkeling (par. 7.3 ISO 9001) Naar aanleiding van de bevindingen van de coördinatoren over het gebruik van ontwerp is het wenselijk geacht om een duidelijk kader te schetsen wat onder Ontwerp en Ontwikkeling mag worden verstaan. De basis van de interpretatie ligt bij de verstrekte definitie in de ISO 9000:2005, hier staat het volgende vermeld: design and development: set of processes (3.4.1) that transforms requirements (3.1.2) into specified characteristics (3.5.1) or into the specification (3.7.3) of a product (3.4.2), process (3.4.1) or system (3.2.1) NOTE 1 The terms design and development are sometimes used synonymously and sometimes used to define different stages of the overall design and development process. NOTE 2 A qualifier can be applied to indicate the nature of what is being designed and developed (e.g. product design and development or process design and development). Op basis van de bovenstaande definitie is de volgende interpretatie opgesteld: Er is sprake van ontwerp en ontwikkeling indien: - specifieke kennis van het bedrijf nodig is om te komen tot een eindproduct en - bestaande producten of diensten worden aangepast aan klant specifieke wensen om aan de tevredenheid van de klant te voldoen of (indien ontwerp wel onderdeel is van de verstrekte opdracht, maar dit deel wordt volledig uitbesteed, dan blijft de eindverantwoordelijkheid bij de opdrachtnemer en zal dit proces beschreven dienen te zijn, zelf als dit volledig uitbesteed is) - Een geheel nieuw, nog niet bestaand product of dienst, wordt gemaakt op basis van klantwensen. Er is geen sprake van ontwikkeling indien: - Er producten of diensten direct worden geleverd vanaf de plank; - In geval van nieuwe producten of diensten er door de klant een sluitend ontwerp wordt - geleverd waarbij de specifieke kennis van het bedrijf niet wordt gebruikt bij de totstandkoming van het product of dienst. - Indien, na inventarisatie van de wensen van de klant, het ontwerp een set van producten of diensten omvat, die het bedrijf doorgaans levert en door het bedrijf voor de klant wordt samengesteld. Deze interpretatie hebben de auditoren meegekregen tijdens het auditorenoverleg van 16 oktober 2014. Volgens deze interpretatie zal er ook ge-audit worden. Voor opmerkingen, vragen, aanvullingen en correcties kunt u contact op nemen met alfa: info@alfacertificering.nl 075-707 40 40 Pagina 5 van 5