Algemene voorwaarden aanmelding en deelname ibestuur Congres 2016 1. Het ibestuur Congres 2016 Artikel 1.1 Het congres Het ibestuur Congres is het jaarlijkse congres voor bestuurders en professionals die te maken hebben met de ioverheid. Doel van het ibestuur Congres is om deze mensen te verbinden en om de (publiek-private) samenwerking tussen overheid, (ICT-)bedrijfsleven, wetenschap en de (i-)samenleving te verbeelden. Het congres heeft een interbestuurlijke karakter, waarbij alle overheidslagen welkom zijn. Het ibestuur Congres 2016 wordt gehouden op 20 januari 2016 van 12.00 uur tot 19.00 uur in congrescentrum De Woonindustrie te Nieuwegein. Artikel 1.2 Programma Het programma van het ibestuur Congres staat beschreven op de website www.ibestuurcongres.nl. De ibestuur Congres Organisatie behoudt zich het recht voor eenzijdig wijzigingen in het programma aan te brengen, binnen de doelstellingen van het congres. 2. Partijen Artikel 2.1 Initiatiefnemers Het ibestuur Congres 2016 is een gezamenlijk initiatief van de overheid en de branchevereniging van ICTbedrijven in Nederland. De initiatiefnemers zijn: a. De DG Bestuur en Koninkrijksrelaties van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) b. De DG Organisatie en Bedrijfsvoering Rijk van het ministerie van BZK c. De DG Bedrijfsleven en Innovatie van het ministerie van Economische Zaken (EZ) d. Bureau Digicommissaris e. Het bestuur van de branchevereniging Nederland ICT Artikel 2.1 Partners Het ibestuur Congres 2016 kent drie partnerorganisaties. a. Stichting ICTU (samenwerking ministerie van BZK en de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG)) b. Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING), onderdeel van de VNG c. Logius (Dienst digitale overheid van het ministerie van BZK) Artikel 2.3 Organisatie a. Het ibestuur Congres 2016 wordt georganiseerd door de ibestuur Congres Organisatie. Dit team opereert onder de vleugels van de stichting ICTU. Portefeuillehouder is de directeur Burgerschap en Informatiebeleid van het ministerie van BZK. b. Bij de organisatie en de verzorging van het congres kan de ibestuur Congres Organisatie gebruik maken van de diensten van derden. Deze derden werken onder verantwoordelijkheid van de ibestuur Congres Organisatie, behoudens hun eigen wettelijke aansprakelijkheid. ibc 2016 Algemene Voorwaarden Inschrijving en Deelname ibestuur Congres 2016 1
Artikel 2.4 Deelnemers a. Deelnemers aan het ibestuur Congres 2016 zijn uitsluitend die belangstellenden die zich op de verderop in deze Algemene voorwaarden omschreven wijze hebben aangemeld en die door de ibestuur Congres Organisatie als reactie daarop zijn toegelaten als deelnemer. Voor aanmelding en toelating als deelnemer gelden de spelregels zoals omschreven in paragraaf 3. van deze Algemene voorwaarden. b. Door aanmelding verklaart de belangstellende zich akkoord met deze Algemene voorwaarden. Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle overeenkomsten van deelnemers met ibestuur Congres Organisatie. Afwijkingen van deze voorwaarden zijn slechts bindend voor zover zij schriftelijk zijn bevestigd door de ibestuur Congres Organisatie. 3. Aanmelding en deelname Artikel 3.1 Er zijn drie manieren van aanmelding voor het ibestuur Congres 2016. (1) Door in te gaan op een persoonlijke uitnodiging. (2) Door het invullen van een uitnodigingsverzoek op de website. (3) Door aanmelding tegen een ticketprijs. Artikel 3.2 Persoonlijke uitnodiging a. Persoonlijke uitnodigingen worden per e-mail toegestuurd door de ibestuur Congres Organisatie, namens één van de initiatiefnemers of partners. b. Een persoonlijke uitnodiging is op naam gesteld, niet overdraagbaar en heeft een beperkte geldigheidsduur die in de uitnodiging staat vermeld. c. Deelname op basis van een persoonlijke uitnodiging is kosteloos. Artikel 3.3 Uitnodigingsverzoek a. Uitsluitend medewerkers van de overheid kunnen een uitnodigingsverzoek indienen bij de congresorganisatie. b. Onder medewerkers van de overheid wordt verstaan: (1) elke medewerker met een ambtelijke aanstelling bij de overheid en (2) elke (externe) medewerker die in een zodanige verhouding voor de overheid werkt, dat hij of zij beschikt over een geldig, persoonlijk e-mail adres van de betreffende overheidsdienst. c. Uiterlijk op 07 december 2015 beslist de ibestuur Congres Organisatie over de ingediende aanvragen en de toekenning van gratis kaarten. Degenen die een uitnodigingsverzoek hebben ingevuld krijgen zo snel mogelijk na deze datum per e-mail bericht over hun deelname. Artikel 3.4 Betaalde kaart a. Belangstellenden die geen persoonlijke uitnodiging hebben ontvangen en die niet in aanmerking komen voor een gratis kaart, kunnen zich aanmelden voor deelname op basis van een betaalde kaart. b. De prijs voor een kaart bedraagt 700,00 per deelnemer. Over dit bedrag is geen btw verschuldigd. c. Voor medewerkers van bedrijven en organisaties die lid zijn van Nederland ICT geldt prijsreductie van 50%. Om vast te stellen of een bedrijf of organisatie lid is van Nederland ICT hanteert de congresorganisatie de meest recente ledenlijst, zoals die gepubliceerd is op de website www.nederlandict.nl. ibc 2016 Algemene Voorwaarden Inschrijving en Deelname ibestuur Congres 2016 2
Artikel 3.5 Aanmelding a. Aanmelden voor het ibestuur Congres 2016 kan uitsluitend door het invullen en terugsturen van het digitale aanmeldformulier op de website www.ibestuurcongres.nl. De persoonlijke uitnodiging bevat een link naar dit aanmeldformulier en een persoonlijke inlogcode. b. Het digitale aanmeldformulier kan door of namens de belangstellende worden ingevuld. c. Het digitale aanmeldformulier dient volledig en naar waarheid ingevuld te worden. d. Terugsturen van het aanmeldformulier kan uitsluitend digitaal, via de verzendknop aan het einde van het formulier. Artikel 3.5 Registratie a. De aanmelding geldt als geregistreerd op het moment dat de belangstellende per e-mail een bevestiging van aanmelding ontvangt. De congresorganisatie stuurt deze bevestiging zo spoedig mogelijk na binnenkomst van de aanmelding. b. Aan registratie van de aanmelding kan de belangstellende geen rechten ontlenen. Artikel 3.6 Deelname a. Een belangstellende wordt pas deelnemer als de aanmelding, na registratie, door de ibestuur Congres Organisatie is gehonoreerd. De belangstellende ontvangt daarvan zo spoedig mogelijk een bevestiging per e-mail. b. Door verzending van deze bevestiging van deelname komt de overeenkomst tot deelname aan het ibestuur Congres 2016 tot stand. 4. Betaling Artikel 4.1 Persoonlijke uitnodigingen en wildcards a. Deelnemers op basis van een persoonlijke uitnodiging of een gratis kaart ontvangen geen factuur voor deelname aan het ibestuur Congres 2016. b. Blijkt na de toekenning van een gratis kaart, dat deze is toegekend op basis van door de belangstellende verstrekte onjuiste informatie, dan is de deelnemer verplicht tot betaling van de geldende prijs voor een betaalde kaart. Artikel 4.2 Betaalde kaarten a. Deelnemers met betaalde kaarten ontvangen ofwel van ICTU, ofwel van Nederland ICT een factuur voor deelname. b. ICTU en Nederland ICT worden door acceptatie van deze Algemene voorwaarden vrijgesteld van inkoopverplichtingen anders dan het vermelden van het door de deelnemer opgegeven inkoopkenmerk. Dat inkoopkenmerk wordt aangegeven op het aanmeldformulier. Bij niet (of niet tijdig) doorgeven van een inkoopkenmerk, vervalt deze inkoopverplichting van ICTU of NLICT. c. De factuur dient uiterlijk binnen 30 dagen na de factuurdatum betaald te zijn. Bij niet tijdige betaling is de deelnemer automatisch in verzuim, zonder dat hiertoe een ingebrekestelling is vereist. d. De deelnemer kan geen aanspraak maken op korting, verrekening of opschorting van betaling door niet (volledig) deelnemen aan het Congres. e. Bij niet, niet tijdige of onvolledige betaling is de deelnemer alle (gerechtelijke, buitengerechtelijke en/of ibc 2016 Algemene Voorwaarden Inschrijving en Deelname ibestuur Congres 2016 3
andere) kosten verschuldigd die de ICTU en NLICT moeten maken om hun vordering te incasseren. 5. Verhindering, annulering en afgelasting Artikel 5.1 Verhindering a. In geval van verhindering is het tot uiterlijk 13 januari 2016 17.00 uur mogelijk een vervanger op te geven voor deelname aan het Congres. Dat gebeurt op basis van een e-mail aan de ibestuur Congresorganisatie via info@ibestuurcongres.nl, onder vermelding van (1) naam van de afwezige en (2) naam, organisatie (naam, adres en vestigingsplaats), functie en e-mail adres van de vervanger. b. Bij verhindering van een deelnemer op basis van een betaalde kaart, blijft de oorspronkelijke deelnemer betalingsplichtig aan de ibestuur Congres Organisatie. Artikel 5.2 Annulering a. Annulering van deelname is mogelijk tot 13 januari 2016. Deze annulering is kosteloos. Deze voorwaarde voor annulering wordt bij bevestiging van de deelname direct aan de deelnemer gemeld. b. Annulering is uitsluitend mogelijk per e-mail aan info@ibestuurcongres.nl. Voor de beoordeling van de annuleringstermijn wordt uitgegaan van de datum van de binnenkomst van de aanmelding e-mail bij de ibestuur Congres Organisatie. Vertraging in de verzending en ontvangst van een annulering komt voor rekening en risico van de deelnemer. c. In het geval de deelnemer na het begin van het congres de deelname tussentijds beëindigt of anderszins niet aan het congres deelneemt, heeft de deelnemer geen recht op enige restitutie. Artikel 5.3 Afgelasting a. De ibestuur Congres Organisatie behoudt zich het recht voor om bij zeer uitzonderlijke omstandigheden (zoals rampen of het plotseling en onverhoopt niet beschikbaar zijn van de congreslocatie, zonder dat er een alternatieve locatie beschikbaar is) af te gelasten. De deelnemers ontvangen hiervan zo spoedig mogelijk bericht per e-mail. b. De ibestuur Congres Organisatie is niet gehouden tot enige schadevergoeding bij afgelasting onder de bovengenoemde voorwaarde. c. Indien mogelijk zal de ibestuur Congres Organisatie aan de deelnemers een passend alternatief bieden. d. De deelnemer is vrij om gebruik te maken van dit alternatief. Als de deelnemer er voor kiest om geen gebruik te maken van het geboden alternatief, dan is de ibestuur Congres Organisatie gehouden de volledige door de deelnemer betaalde ticketprijs te restitueren. e. Restitutie van betaalde ticketprijzen bij afgelasting vindt plaats uiterlijk binnen twee maanden na de datum waarop de deelnemers over het geboden alternatief zijn geïnformeerd. 6. Aansprakelijkheid Artikel 6.1 Aansprakelijkheid a. Alle bij de organisatie en verzorging van het ibestuur Congres Organisatie betrokken personen en organisaties handelen zo zorgvuldig mogelijk. De ibestuur Congres Organisatie is echter niet aansprakelijk in welke vorm dan ook voor de juistheid en/of volledigheid van de inhoud en/of strekking van de informatie die wordt aangeboden voorafgaand aan en tijdens het Congres. b. Voor zover de ibestuur Congres Organisatie aansprakelijk is voor enige schade die tijdens het Congres ontstaat bij een deelnemer, is deze aansprakelijkheid beperkt tot maximaal de ticketprijs die door de ibc 2016 Algemene Voorwaarden Inschrijving en Deelname ibestuur Congres 2016 4
deelnemers is betaald. 7. Eigendomsrechten Artikel 7.1 Intellectueel eigendom Alle rechten van intellectuele eigendom die rusten op het ibestuur Congres 2016 en op alle in verband daarmee door of namens de ibestuur Congres Organisatie of derden uitgegeven folders en/of brochures, berusten uitsluitend bij respectievelijk de initiatiefnemende organisatie, de partners, of de ibestuur Congres Organisatie. ibc 2016 Algemene Voorwaarden Inschrijving en Deelname ibestuur Congres 2016 5