1 VERSLAG VAN DE STATUTAIRE ALGEMENE JAARVERGADERING VME RESIDENTIE Citadel ondernemingsnummer 0881.176.803 24/10/2013 om 18 uur Brasserie Het Volk, Poel 7 in 9000 Gent VERSLAG VAN DE AGENDAPUNTEN 1. Verwelkoming, tekenen van de aanwezigheidslijst, nazicht van de volmachten, vaststelling van het quorum. Het kantoor van de syndicus verwelkomt de aanwezigen. Nà ondertekening van de aanwezigheidslijst en nazicht van de volmachten, meldt het kantoor van de syndicus dat deze algemene vergadering rechtsgeldig is samengesteld en derhalve rechtsgeldig kan vergaderen, met name: Aantal aanwezige of vertegenwoordigde stemhoudende eigenaars: 14 op 25 of.56 % Aantal aanwezige of vertegenwoordigde aandelen: 6.165 / 9.852sten of.63 % De syndicus brengt de algemene vergadering in herinnering dat, overeenkomstig de Wet op de mede-eigendom van 02/06/2010, onthoudingen, nietige en/of ongeldige stemmen worden afgetrokken van de uitgebrachte stemmen! De syndicus brengt de algemene vergadering tevens in herinnering dat copies van alle offertes die, ter vergadering, worden besproken, op eenvoudig verzoek van elke mede-eigenaar, gericht aan het kantoor van de syndicus, kunnen verkregen worden. De syndicus vestigt de aandacht op het feit dat het permanentienummer is veranderd: 0490/57.66.57. Dit nummer doet dienst als noodnummer waarop de syndicus te bereiken is buiten de kantooruren. Op dit noodnummer kan de syndicus enkel telefonisch worden bereikt; een louter SMS-bericht zet de noodcentrale niet in werking. Tijdens de kantooruren is de syndicus steeds bereikbaar op het gewone nummer. 2. Verkiezing van de voorzitter van de algemene vergadering. ( ½ + 1 meerderheid ) Tot Voorzitter van de algemene vergadering wordt vervolgens, met unanimiteit van stemmen, verkozen: dhr. Kochuyt ; waarvan akte.
2 3. Verkiezing van de secretaris van de algemene vergadering. ( ½ + 1 meerderheid ) Tot secretaris van de algemene vergadering wordt vervolgens, met unanimiteit van stemmen, verkozen: syndicus VM Vastgoedbeheer cvba, waarvan akte. 4. Aanstelling van twee stemopnemers. ( ½ + 1 meerderheid ) Er worden voorlopig geen stemopnemers aangeduid. 5. Bespreking van de inkomsten/uitgaven van het voorbije werkjaar ( ½ + 1 meerderheid ): - verslag van de commissaris over de controle van de rekeningen; - goedkeuring van de rekeningen; - goedkeuring van de balans; - verlenen van kwijting en décharge aan het kantoor van de syndicus, de rekencommissaris en de raad van mede-eigendom; - bespreking van de begroting voor het werkingsfonds (de gewone en buitengewone uitgaven) en bepaling van de voorschotten voor het lopend werkjaar; - toestand van het eventuele reservefonds en bepaling van de datum en het bedrag van de volgende opvraging; modaliteiten van betaling; - Aanleggen van een permanent werkkapitaal. 5.1 Verslag van de commissaris over de controle van de rekeningen De rekencommissaris, dhr. Dhaenens brengt verslag uit en bevestigt de correctheid van de voorliggende afrekening. 5.2 Goedkeuring van de rekeningen De onkosten voor het werkjaar 01/07/2012 tot 30/06/2013 belopen de som van 105.965,25 (inclusief 26.041,93 individuele kosten); de onkosten van vorig werkjaar beliepen de som van 72.420,91 (inclusief 21.514,44 individuele kosten). De syndicus geeft toelichting bij de voorliggende afrekening en beantwoordt de vragen van de algemene vergadering. Nà verdere plenaire bespreking worden de rekeningen, bij publieke vraagstelling, unaniem goedgekeurd onder voorbehoud van de Ista verdeling. waarvan akte. 5.3 Goedkeuring van de balans Nà verdere plenaire bespreking wordt de balans, bij publieke vraagstelling, unaniem goedgekeurd. waarvan akte. 5.4 Verlenen van kwijting en décharge aan het kantoor van de syndicus, de rekencommissaris en de raad van mede-eigendom De algemene vergadering verleent unaniem kwijting en décharge aan het kantoor van de syndicus, de rekencommissaris en de raad van mede-eigendom. 5.5 Bespreking van de voorliggende begroting voor het werkkapitaal (voor de gewone en buitengewone uitgaven) en bepaling van de voorschotten voor het lopend werkjaar, modaliteiten van betaling
3 De opgevraagde voorschotten voor het voorbije werkjaar beliepen 102.657,88 ; (12 x 4.754,58 + 15.602,91 herstelling CV + 30.000 bijzondere opvraging) de totale onkosten beliepen de som van 105.965,25 ; er is géén permanent werkkapitaal. De bestaande voorschotten blijven behouden. Eventuele bijkomende kosten worden gefinancierd via een bijzondere opvraging. waarvan akte. 5.6 Toestand van het eventueel reservekapitaal en bepaling van de datum en het bedrag van de volgende opvraging; modaliteiten van betaling: Het saldo van het reservekapitaal bedraagt, op datum afsluiting vorig werkjaar: 16.805,08. De algemene vergadering beslist unaniem om de bestaande opvragingen te behouden. M.b.t. de meteropname van Ista zullen alle meters gecontroleerd worden. Ook de meters van het water dienen nagekeken te worden. 6. Aanstelling van een rekencommissaris alsmede bepaling van zijn opdracht en bevoegdheden. ( ½ + 1 meerderheid ) De Wet op de mede-eigendom bepaalt dat de algemene vergadering jaarlijks een commissaris van de rekeningen dient aan te stellen, wiens verplichtingen en bevoegdheden bij het reglement van medeeigendom worden bepaald Tot rekencommissaris wordt vervolgens, door de algemene vergadering, met unanimiteit van stemmen, verkozen: dhr. Dhaenens, waarvan akte. Zijn opdracht neemt aanvang op datum van vandaag en loopt automatisch af op de eerstvolgende algemene statutaire jaarvergadering. De rekencommissaris ziet alle facturen en bankuittreksels na van het lopend werkjaar en brengt hieromtrent verslag uit op de jaarvergadering. Voor wat betreft de concrete invulling van de opdracht van de rekencommissaris, wordt verwezen naar de ( gecoördineerde ) statuten van het gebouw. 7. Ontslag en (her)verkiezing van de syndicus, bepaling van zijn ereloon alsmede de duurtijd van zijn mandaat: plenaire bespreking + stemming. ( ½ + 1 meerderheid ) Verlenen van volmacht aan de voorzitter van de algemene vergadering om de wettelijk verplichte overeenkomst met de syndicus te ondertekenen. De syndicus verwijst naar de aanstelling door de algemene vergadering d.d. 20/11/2012. Het mandaat van de syndicus loopt af. Het kantoor stelt zich opnieuw verkiesbaar, op basis van een maandelijks ereloon van 17,13 per privatief ( appartement, winkelpand ) - autostaanplaatsen en kelders niet inbegrepen -, voor een nieuw mandaat van 1 jaar, te rekenen vanaf de aanvang van huidig lopend werkjaar. De overeenkomst eindigt van rechtswege op de eerstvolgende statutaire jaarvergadering volgend op het einde van het mandaat. Voor autostaanplaatsen en/of garages toebehorende aan derden géén eigenaar van een privatief ( app, winkel, studio ) bedraagt het maandelijks ereloon, 3,43, pér autostaanplaats en/of garage. De algemene vergadering gaat vervolgens unaniem akkoord met de herverkiezing van VM Vastgoedbeheer cvba, lid van de groep Syncura, voor de periode en ereloon zoals hierboven vermeld, en verleent volmacht aan de Voorzitter van de algemene vergadering om, namens de vereniging van mede-eigenaars, de wettelijk verplichte overeenkomst met de syndicus te ondertekenen. waarvan akte.
4 8. Ontslag en (her)verkiezing van de Raad van Mede-eigendom ( RvME ): ( ½ meerderheid ) De syndicus herinnert er aan dat in elk gebouw of groep van gebouwen met tenminste 20 kavels, de oprichting van een Raad van mede-eigendom verplicht is. De Wet van 02/06/2010 vormde de bestaande Raad van Beheer om naar de Raad van Medeeigendom die als (enige) taak heeft toe te zien dat de syndicus zijn taken naar behoren uitvoert. De bestaande raad van mede-eigendom is ontslagnemend. De syndicus dankt, namens de mede-eigenaars, de ontslagnemende leden van de RVME voor hun gewaardeerde medewerking tijdens het voorbije werkjaar. De bestaande raad stelt zich opnieuw kandidaat, voor een ambtstermijn gelijklopend aan deze van de syndicus. De verkozen leden zullen, onder mekaar, de Voorzitter van de RVME verkiezen. De kandidaten stellen zich vervolgens kort voor aan de plenaire vergadering waarna wordt overgegaan tot publieke stemming. Volgende kandidaten worden unaniem verkozen dhr. Dhaenens van Maluver nv, dhr. Sedeyn, dhr. Cochuyt, dhr. Hellemans, Kelly Verpoorten en Yves De Clercq. Waarvan akte. 9. Gewijzigde Wet op de Mede-eigendom ( ½ + 1 meerderheid ) 1. Verlenen van volmacht aan een inwonende mede-eigenaar om aangetekende zendingen, gericht aan de vereniging van mede-eigenaars, in ontvangst te kunnen nemen De Wet van 15/05/2012 voegde een nieuwigheid in, in het dagdagelijks beheer van medeeigendommen. Tenzij anders is bepaald in de wet, moeten de aangetekende brieven die bestemd zijn voor de vereniging van mede-eigenaars, voortaan geadresseerd worden: aan de zetel van de vereniging van mede-eigenaars (dus aan het adres van het gebouw); EN aan de woonplaats of bij ontstentenis daarvan aan de verblijfsplaats of de maatschappelijke zetel van het kantoor van de syndicus. Het betreft dus 2 identieke brieven die én naar het gebouw én naar de syndicus dienen te worden verstuurd. Deze nieuwe regelgeving werd ingevoerd om te vermijden dat de syndicus nog langer belangrijke informatie zou mislopen. Immers, de syndicus is de vertegenwoordiger van de vereniging van mede-eigenaars maar banken en verzekeraars sturen belangrijke brieven vaak naar het adres van de vereniging en die brieven ( =adres van het gebouw ) komen niet altijd bij de syndicus ( =adres van het kantoor van de syndicus ) terecht. De verplichting om telkens TWEE aangetekende brieven te versturen, geldt op straffe van (relatieve) nietigheid. Het in ontvangst nemen door de syndicus van een aangetekende zending, gericht en geadresseerd aan de vereniging van mede-eigenaars (VME) zorgt meestal voor een grote administratieve rompslomp; vaak dienen de statuten van het gebouw, de notulen van de algemene vergadering waarbij de syndicus werd aangesteld, de syndicovereenkomst, de statuten en de regels inzake
5 vertegenwoordiging van de vennootschap binnen dewelke de syndicus opereert, enz., te worden voorgelegd aan het postloket. Meestal volstaat dit nog niet en kan de syndicus de aangetekende zending niet of niet tijdig in ontvangst nemen. De syndicus stelt dan ook voor om, namens de vereniging van mede-eigenaars, een inwonende mede-eigenaar volmacht te verlenen in de meest ruime zin van het woord, te mandateren, om eventuele aangetekende zendingen, gericht aan de VME en geadresseerd aan het gebouw, in ontvangst te nemen. Praktisch kan dit worden georganiseerd door een mededeling in de gemeenschappelijke eerste inkomhall. Er weze duidelijk gesteld dat deze volmacht enkel een administratieve beslissing inhoudt en betrokken mede-eigenaar, onder géén enkel beding, verantwoordelijk kàn gesteld worden voor de inhoud van deze aangetekende zending. De syndicus wijst tevens op de relativiteit van deze beslissing; het aantal dergelijke aangetekende zendingen zal beperkt zoniet onbestaande zijn. Nà verdere uitgebreide plenaire bespreking, tussenkomsten van een aantal eigenaars en rondvraag wordt Dhr. Nissen wordt met unanimiteit van stemmen, gemandateerd om, namens de vereniging van medeeigenaars, alle aangetekende zendingen, gericht aan de VME en geadresseerd aan het gebouw, namens de collectiviteit van de mede-eigenaars, rechtsgeldig in ontvangst te nemen. Deze volmacht wordt verleend met ingang van heden en kent eenzelfde duurtijd als het lopend mandaat van de syndicus ( en mogelijks de raad van mede-eigendom ). De administratieve kosten voor deze volmacht worden logischerwijze ten laste genomen door de gemeenschap van eigenaars, op basis van de verdeelsleutel Alle aandelen. 10. Vernieuwen parlofonie kant Ch. De Kerchovelaan (3/4de meerderheid) Er wordt een offerte besproken van de firma DRS ELEC BVBA t.b.v. 2.966 (excl. btw) voor het vernieuwen van de parlofonie (buitenpost + basis binnentoestel). In optie videofoon met hoorn t.b.v. 156 euro (excl. btw) Videofoon zonder hoorn t.b.v. 234 euro (excl. btw) Er werd een offerte bekomen van de firma Mobiltechnic t.b.v. 1.215,85 euro (excl. Btw). Dit betreft enkel het vervangen van de buitenpost. Na bespreking wordt er unaniem beslist om de raad van mede-eigendom een mandaat te geven om de offerte te kiezen tot max. 3.000 euro. 11. Vernieuwen Inkomdeur, tussendeuren en sloten (3/4de meerderheid) Er wordt een offerte besproken t.b.v. 798,14 euro (excl. btw) van de firma De Smeyter voor het leveren en plaatsen van een brandbestendige deur voor de stookplaats. De vergadering gaat hiermee unaniem akkoord. De algemene vergadering beslist unaniem om de raad van mede-eigendom een mandaat te geven om een offerte goed te keuren t.b.v. max. 3.000 euro voor het vernieuwen van de inkomdeur (kant Charles de Kerchovelaan. Leverancier De Smeyter wordt erop attent gemaakt dat hij een redelijke leveringstermijn moet respecteren.
6 12. Aanpassingswerken stookinstallatie (3/4de meerderheid) Er is een offerte bekomen t.b.v. 2.423,5 euro voor het vervangen van het regelventiel (weersafhankelijk) in de stookplaats. Na bespreking beslist de vergadering om dit niet goed te keuren. Er wordt meer info opgevraagd i.v.m. het zuiniger verbruik van de cv installatie. De algemene vergadering beslist unaniem om de buizen te laten isoleren conform de bekomen offerte. 13. Aanpassingswerken waterontharder (3/4de meerderheid) Er is offerte bekomen t.b.v. 5.758,90 euro (excl. btw) voor het leveren en plaatsen van een waterontharder voor het koud en warm water. Dit wordt opnieuw besproken op de volgende algemene vergadering. Er worden bijkomende offertes gevraagd. Er wordt extra informatie bekomen m.b.t. de noodzakelijkheid van de ontkalking. 14. Verzwaren elektriciteit (3/4de meerderheid) Na bespreking beslist de algemene vergadering unaniem om de elektriciteit te laten verzwaren. 15. Vragen en/of opmerkingen vanwege houders van een zakelijk of persoonlijk recht en/of niet-stemhoudende mede-eigenaars. Er zijn geen vragen bekomen. 16. Evaluatie van de reguliere leveringscontracten. ( ½ + 1 meerderheid ) De Wet op de mede-eigendom van 02/06/2010 bepaalt dat één van de wettelijke taken van de syndicus er in bestaat aan de algemene statutaire jaarvergadering een evaluatierapport voor te leggen in verband met de overeenkomsten voor geregeld verrichte leveringen. De syndicus geeft toelichting bij de belangrijkste reguliere leveringscontracten en informeert de medeeigenaars omtrent de werkingswijze van het kantoor VM Vastgoedbeheer cvba. De algemene vergadering geeft de raad van mede-eigendom een mandaat om eventuele leveringscontracten aan te passen. 17. Invoeren van een standaardprocedure voor het invorderen van achterstallige (voorschot)betalingen en/of saldi van goedgekeurde afrekeningen: toelichting door het kantoor van de syndicus: plenaire bespreking + stemming. ( ¾ meerderheid ) De syndicus stelt voor om volgende werkwijze toe te passen voor wat betreft de invordering van achterstallige (voorschot)betalingen en/of saldi in goedgekeurde afrekeningen. De voorschotten dienen volstort te worden op de rekening van de Vereniging van mede-eigenaars uiterlijk 30 dagen na verzenddatum van de aanvraag tot betaling. Na het verstrijken van deze periode wordt een eerste gewone herinnering tot betaling, binnen een nieuwe periode van 15 dagen, verzonden.
7 Zo dan nog géén betaling wordt bekomen, zal de syndicus de betrokken eigenaar een aangetekende rappel sturen tot betaling, binnen een nieuwe periode van 15 dagen, van het openstaand saldo. ( waarbij de betalingstermijn aanvangt vanaf de datum van de aangetekende zending ) Het openstaand bedrag zal vanaf dat ogenblik worden vermeerderd met : de wettelijke intrest die ten goede komt aan de Vereniging van mede-eigenaars; een forfaitaire vergoeding voor extra administratiekosten ten voordele van de syndicus ten bedrage van 50,00; Na het verstrijken van deze periode van 15 dagen nà ingebrekestelling wordt de juridische invordering via gerechtsdeurwaarder en/ of advocaat ingesteld. De juridische invordering van het openstaand saldo zal vermeerderd worden met alle aanvullende invorderingskosten, erelonen van advocaten en gerechtsdeurwaarders en alle verdere tussenkomsten die de syndicus in het invorderingsdossier nog dient te stellen, zullen tegen regietarief gebeuren. Deze opsomming is niet limitatief. Al de bovenstaande kosten worden ingeschreven op de individuele rekening van de betrokken eigenaar. Na verdere toelichting door het kantoor van de syndicus gaat de algemene vergadering unaniem akkoord met deze procedure die met onmiddellijke ingang zal worden toegepast, waarvan akte. 18. Verlenen van toestemming aan het kantoor van de syndicus om alle beslissingen, voorwerp van deze algemene vergadering, bij voorraad uit te voeren, zonder het verstrijken van de termijn binnen dewelke een medeeigenaar zijn verhaalsrecht kan uitoefenen bij de Vrederechter af te moeten wachten. ( ½ + 1 meerderheid ) De Wet op de Mede-eigendom bepaalt dat iedere mede-eigenaar aan de rechter kan vragen een onregelmatige, bedrieglijke of onrechtmatige beslissing van de algemene vergadering te vernietigen of te wijzigen. Deze vordering moet worden ingesteld binnen een termijn van vier maanden vanaf de datum waarop de algemene vergadering plaatsvond. Dit betekent dat, strikt theoretisch gezien, tenvroegste slechts uitvoering kan worden gegeven aan de beslissingen van de algemene vergadering, vier maanden nà datum van de algemene vergadering die heden plaatsvindt. Daar dit een efficiënte en optimale beheersvoering van het gebouw hypothekeert, beslist de algemene vergadering unaniem, toestemming te verlenen aan het kantoor van de syndicus om alle beslissingen, voorwerp van deze algemene vergadering, bij voorraad te laten uitvoeren zonder het verstrijken van de termijn binnen dewelke een mede-eigenaar zijn verhaalsrecht kan uitoefenen bij de vrederechter af te moeten wachten, waarvan akte. 19. Diversen, rondvraag en gedachtenwisseling De leden van de raad van mede-eigendom krijgen een lijst van de achterstallen. Het probleem van de fietsen in de kelder wordt besproken. Er wordt een fietsenlabelactie georganiseerd. Vermelding van naam en appartement op het label.. Er wordt aan de bewoners een herinnering bezorgd van het huishoudelijk reglement en de sorteerregels en ze worden eraan herinnerd dat de nachtrust dient gerespecteerd te worden. De eigenaar van D3 en C4 worden in het bijzonder verzocht om hun bewoners op de gedragsregels attent te maken.
8 Dhr. Sedeyn meldt een infiltratie t.h.v. de dorpel van zijn terras D6. Dit wordt nagekeken. Dit probleem situeert zich ook t.h.v. D4. De loden wc afvoerbuizen van B03 en C03 dienen dringend vernieuwd te worden. Afspreken via C03. Bij de uitnodiging van de volgende algemene vergadering worden de bekomen offertes meegestuurd. Er is een lek t.h.v. van B02 (druppelsgewijs). Loodgieter De Smet is reeds geweest maar dit dient gerenoveerd te worden.
9 De algemene vergadering wordt afgesloten om uur. Nà voorlezing van de notulen, ondertekenen de syndicus, de voorzitter, de secretaris en de nog op dat ogenblik aanwezige mede-eigenaars de notulen. Het origineel wordt opgenomen in het Register der Statuten. Een kopie van dit verslag zal door de syndicus aan elke mede-eigenaar worden bezorgd. Sint Denijs Westrem, 24/10/2013 Dossierverantwoordelijke Geert Van Remoortere Namens VM Vastgoedbeheer cvba Syndicus VME Residentie Citadel Ondernemingsnummer: 0881.176.803 Voorzitter