BESTEK LEVERINGEN MULTIFUNCTIONELE NETWERK LASERPRINTER/KOPIËR VOOR DIVERSE ZORG- EN WELZIJNSVOORZIENINGEN IN VLAANDEREN OPEN OFFERTEAANVRAAG.

BESTEK VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT VOOR LEVERINGEN MET ALS VOORWERP MULTIFUNCTIONELE NETWERK LASERPRINTER/KOPIËR VOOR DIVERSE ZORG- EN WELZIJNSVOORZIENINGEN IN VLAANDEREN OPEN OFFERTEAANVRAAG Opdrachtgevend bestuur SAK vzw Ontwerper Dienst Administratie, Koen Viaene Bosdreef 5 te 8820 Torhout Blz. 1

Inhoudsopgave I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN... 4 I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT... 4 I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER... 4 I.3 WIJZE VAN GUNNEN... 4 I.4 PRIJSVASTSTELLING... 4 I.5 TOEGANGSRECHT EN KWALITATIEVE SELECTIE... 5 I.6 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE... 5 I.7 INDIENEN VAN DE OFFERTE... 6 I.8 OPENING VAN DE OFFERTES... 6 I.9 VERBINTENISTERMIJN... 6 I.10 GUNNINGSCRITERIA... 7 I.11 PRIJSHERZIENINGEN... 8 I.12 VARIANTEN... 8 I.13 KEUZE VAN OFFERTE... 9 II. CONTRACTUELE BEPALINGEN... 10 II.1 LEIDEND AMBTENAAR...10 II.2 VERZEKERINGEN...10 II.3 BORGTOCHT...10 II.4 LOOPTIJD EN LEVERINGSTERMIJN...10 II.5 BETALINGSTERMIJN...11 II.6 WAARBORGTERMIJN...11 II.7 OPLEVERING...11 III. TECHNISCHE BEPALINGEN... 12 III.1 MULTIFUNCTIONELE NETWERK LASERPRINTER/KOPIËRS VOOR DE PROVINCIES WEST- EN OOST-VLAANDEREN.12 III.2 AANKOOP...15 III.3 OMNIUMONDERHOUDSCONTRACT...16 III.4 OPTIES:...17 III.5 BIJKOMENDE VERPLICHTINGEN...17 III.6 DOCUMENTATIE...18 IV. TESTEN... 19 V. AANGESLOTEN LEDEN BIJ DE OPDRACHTENCENTRALE... 20 BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER... 21 BIJLAGE B : BANKVERKLARING... 23 BIJLAGE C : INVENTARIS... 24 Blz. 2

Ontwerper Naam: Dienst Administratie Adres: Bosdreef 5 te 8820 Torhout Contactpersoon: De heer Koen Viaene Telefoon: 050/74.56.24 Fax: 050/74.56.26 E-mail: kv@caritaswest.be Toepasselijke reglementering 1. Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen. 2. Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen. 3. Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen. 4. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. 5. Het Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming (ARAB), Welzijnswet en Codex over het welzijn op het werk. Afwijkingen, aanvullingen en opmerkingen Artikel 57, 1ste lid van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 De verbintenistermijn wordt van 90 op 120 kalenderdagen gebracht. Artikel 25 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 Er wordt geen borgtocht gevraagd, hoewel dit wettelijk verplicht is. Rechtvaardiging: Gezien het hier een opdracht betreft voor veelvuldige, verspreide leveringen met geringe waarde, besluit het bestuur om geen borgtocht te vragen.. Artikel 127 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 De betalingstermijn wordt van 30 op 60 kalenderdagen gebracht. Rechtvaardiging: Afwijking voor gezondheidszorg. Artikel 32 van de wet van 15 juni 2006 De looptijd van de opdracht overschrijdt de limiet van 48 maanden. Rechtvaardiging: Gezien de economische levensduur van dergelijke machines wordt de looptijd van het contract op 5 jaar na de aankoop gebracht.. Blz. 3

I. Administratieve bepalingen Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht tot de opdrachtnemer is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de wet van 15 juni 2006 en het koninklijk besluit van 15 juli 2011 en latere wijzigingen. I.1 Beschrijving van de opdracht Voorwerp van deze leveringen: Multifunctionele netwerk laserprinter/kopiër voor diverse zorg- en welzijnsvoorzieningen in Vlaanderen. Leveringsplaats: DIV I.2 Identiteit van de opdrachtgever SAK vzw Bosdreef 5 8820 Torhout In toepassing van artikel 2, 4 van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten, zal SAK vzw optreden als opdrachtencentrale in die zin dat ze overheidsopdrachten of raamovereenkomsten met betrekking tot werken, leveringen of diensten plaatst die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten. I.3 Wijze van gunnen De opdracht wordt gegund bij wijze van de open offerteaanvraag. I.4 Prijsvaststelling De opdracht wordt beschouwd als een opdracht tegen prijslijst. De opdracht tegen prijslijst is een opdracht waarbij de eenheidsprijzen voor de verschillende posten forfaitair zijn en de hoeveelheden, voor zover er hoeveelheden voor de posten worden bepaald, vermoedelijk zijn of worden uitgedrukt binnen een vork. De posten worden verrekend op basis van de werkelijk bestelde en gepresteerde hoeveelheden. De opdracht wordt gegund op basis van de eenheidsprijzen opgegeven in de offerte. Bij het opstellen van de lastvoorwaarden van deze opdracht beschikt de aanbestedende overheid nog niet over de exact benodigde hoeveelheden. Daarom zijn de vermoedelijke hoeveelheden louter indicatief. Zij binden het bestuur op geen enkele wijze. De leverancier kan geen schadevergoeding eisen indien deze vermoedelijke hoeveelheden niet bereikt worden. Blz. 4

I.5 Toegangsrecht en kwalitatieve selectie Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken: Juridische situatie van de inschrijver (toegangsrecht) Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 1 en 2 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. Economische en financiële draagkracht van de inschrijver (kwalitatieve selectie) Een passende bankverklaring opgesteld overeenkomstig het model vervat in bijlage 3 van het KB van 15 juli 2011. Minimumeisen: Een passende bankverklaring opgesteld overeenkomstig het model vervat in bijlage 3 van het KB van 15 juli 2011. Technische bekwaamheid van de inschrijver (kwalitatieve selectie) * Het bewijs van de inschrijving van de kandidaat of inschrijver in het beroeps- of handelsregister overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar ze gevestigd is. Het bewijs wordt geleverd door een attest, of, bij ontstentenis, door een verklaring onder eed. * Een lijst van de voornaamste diensten die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht, met vermelding van het bedrag en de datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. De diensten worden aangetoond door attesten die de bevoegde autoriteit afgeeft of medeondertekent of in het geval van diensten voor een particuliere afnemer, door attesten van de afnemer of, bij ontstentenis, eenvoudigweg door een verklaring van de dienstverlener. * Een lijst met de namen en de beroepskwalificaties van de personen die belast zijn met de uitvoering van de opdracht. Minimumeisen: De leverancier moet kunnen aantonen dat, gezien het onderhoud verricht in de laatste jaren, dat hij technisch bekwaam is om een snel interventieteam te kunnen uitsturen over het volledige grondgebied van Vlaanderen. I.6 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands en vult de inventaris in op het eventueel bij het bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend. Als de ondertekening gebeurt door een gemachtigde, vermeldt hij duidelijk zijn volmachtgever of volmachtgevers. De gemachtigde voegt bij de offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een afschrift van zijn volmacht. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend worden. Prijzen moeten steeds opgegeven worden in euro. Blz. 5

I.7 Indienen van de offerte De offerte opgesteld op papier wordt in een definitief gesloten envelop gestoken waarop het volgende wordt vermeld: de datum van de openingszitting en het besteknummer (2015-21 KOP) of het opdrachtvoorwerp. Ze wordt via een postdienst verzonden of door een drager afgegeven. Bij verzending via een postdienst wordt die definitief gesloten envelop in een tweede gesloten envelop gestoken waarop duidelijk " OFFERTE " wordt vermeld. Dit geheel wordt geadresseerd aan: SAK vzw Dienst Administratie De heer Koen Viaene Bosdreef 5 8820 Torhout De drager overhandigt de offerte aan de heer Koen Viaene of deponeert ze in de daartoe bestemde offertebus. Elke offerte moet bij de voorzitter van de zitting toekomen vóór hij de zitting geopend verklaart. Offertes die laattijdig bij de voorzitter toekomen, welke er ook de oorzaak van is, worden geweigerd of ongeopend behouden. Nochtans wordt een laattijdige offerte aanvaard voor zover de aanbestedende overheid de opdracht nog niet heeft gesloten en de offerte ten laatste vier kalenderdagen vóór de datum van de openingszitting als aangetekende brief is verzonden. I.8 Opening van de offertes De opening van de offertes gebeurt in openbare zitting. Plaats: Domein Groenhove, Torhout Datum: 15 januari 2015 om 10.00 uur I.9 Verbintenistermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 120 kalenderdagen, te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst. Blz. 6

I.10 Gunningscriteria Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht: Nr. Beschrijving Gewicht 1 Prijs 65 Hierbij dient een all-in prijs te worden opgegeven per post: * all-in prijs voor aankoop * prijs omnium onderhoudscontract gedurende 5 jaar ( gerekend op een theoretisch verbruik van 200.000 kopies per jaar waarvan 70% zwart wit en 30 % kleur). De opdrachtgever zal geen enkel supplement betalen voor verplaatsingen, administratiekosten of enig andere bijkomende kost. De punten worden toegekend volgens de regel van 3, in verhouding tot de laagst ingediende prijs. 2 Functionele waarde 25 In dit criterium wordt de beoordeling gevoerd op volgende elementen: * De snelheid waarmee de eerste kopie kan worden gemaakt * de opgegeven minimum levensduur in kopies A4 * het aantal decibel bij het nemen van een kopie * piekbelasting per dag * piekbelasting per maand * het buffergeheugen * geluid van het toestel * de gebruiksvriendelijkheid * snelheid tot het verwerken van printopdrachten Al deze elementen worden beoordeel op 5 punten, aan de hand van volgende methodiek: 0 = slecht 1 = minder goed 2 = voldoende 3 = goed 4 = zeer goed 5 = uitstekend Deze berekening wordt samengeteld en teruggebracht tot 25 (verhouding ten opzichte van maximaal mogelijke score). 3 Technische bijstand 5 Er zal gekwoteerd worden op beschikbaarheidsgehalte en interventietermijn, zoals beschreven in de offerte. Deze elementen worden beoordeel op 4 punten, aan de hand van volgende methodiek: 0 = slecht 1 = minder goed 2 = voldoende 3 = goed 4 = zeer goed Blz. 7

4 Varianten 5 Er wordt een beoordeling gemaakt van alle zaken die aangeboden kunnen worden buiten hetgeen op het biedingsblad vermeldt wordt, zoals: * bijkomende bakken/laadschuiven * finishers, sorteereenheden, postbakken... * beheerssoftware, badgingsysteem... * audit diensten allerlei Er wordt in de kwotering zowel rekening gehouden met de verscheidenheid als met de grootte van het aanbod. Totaal gewicht gunningscriteria: 100 Aan elk criterium werd een gewicht toegekend. Op basis van de afweging van al deze criteria rekening houdende met het gewicht dat er aan werd toegekend, zal de opdracht gegund worden aan de inschrijver die de economisch voordeligste regelmatige offerte, vanuit het oogpunt van de aanbestedende overheid, heeft ingediend. I.11 Prijsherzieningen De prijsherziening wordt berekend met volgende formule: Prijsherziening = (herzieningscoëfficiënt (k) - 1) * herzienbaar gedeelte k = gi/gi De prijsherziening geldt enkel voor het onderhoduscontract. De prijs hiervan kan jaarlijks, op de vervaldag van het contract, aangepast worden aan de gezondheidsindex GI = gezondheidsindex op de dag van de opening van de offertes. gi = dezelfde index op de besteldatum. I.12 Varianten Vrije varianten worden niet toegestaan. Er zijn geen verplichte of facultatieve varianten voorzien. Blz. 8

I.13 Keuze van offerte De aanbestedende overheid kiest de economisch meest voordelige regelmatige (rekening houdend met de gunningscriteria) offerte. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden. Voor zover tijdens het onderzoek van de offerte door de aanbestedende overheid wordt vastgesteld dat er door de inschrijver voorwaarden zijn gevoegd waardoor het onduidelijk is of de inschrijver zonder voorbehoud akkoord gaat met de voorwaarden van het bestek, behoudt de aanbestedende overheid zich het recht voor om de offerte als substantieel onregelmatig af te wijzen. De aanbestedende overheid verbetert de rekenfouten en de zuiver materiële fouten in de offertes, zonder dat zij voor niet-ontdekte fouten aansprakelijk is. Hiervoor kan de aanbestedende overheid aan de inschrijver vragen om binnen de door haar bepaalde termijn de draagwijdte van zijn offerte te verduidelijken of aan te vullen, zonder deze te wijzigen, teneinde de werkelijke bedoeling na te gaan Blz. 9

II. Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het koninklijk besluit van 14 januari 2013 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing. II.1 Leidend ambtenaar De leiding en het toezicht op de uitvoering van de leveringen zal gebeuren door de leidend ambtenaar. Bij aanvang van de uitvoering van de opdracht wordt de leidend ambtenaar aangesteld door de voorziening die intekende op de opdracht. De naam van de projectbeheerder, aangesteld in dit project door SAK vzw, zal bekendgemaakt worden aan de toegewezen leverancier. Hij zal in de loop van het contract het eerste aanspreekpunt zijn tussen de toegewezen leverancier en SAK vzw. II.2 Verzekeringen De opdrachtnemer sluit de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. Binnen een termijn van dertig dagen na het sluiten van de opdracht toont de opdrachtnemer aan dat hij deze verzekeringscontracten is aangegaan, aan de hand van een attest waaruit de door de opdrachtdocumenten vereiste omvang van de gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt. Op elk ogenblik tijdens de uitvoering van de opdracht legt de opdrachtnemer dit attest over, binnen een termijn van vijftien dagen na ontvangst van het verzoek van de aanbestedende overheid. II.3 Borgtocht Er wordt geen borgtocht gevraagd. II.4 Looptijd en leveringstermijn Totale looptijd van deze opdracht: 60 maanden Voorziene begindatum van de leveringen: 1 april 2015 Voorziene einddatum van de leveringen: 31 maart 2020 De aanbestedende overheid specifieert geen leveringstermijn. Bijgevolg moet de leverancier zelf een leveringstermijn voorstellen in zijn offerte (in kalenderdagen). De ingeschreven voorzieningen kunnen inschrijven tot 6 maand na de gunning van de opdracht. Het omnium onderhoudscontract heeft een duurtijd van 5 jaar, ingaande van de dag na levering. Blz. 10

II.5 Betalingstermijn De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum van de levering om de formaliteiten betreffende de oplevering te vervullen. Deze termijn gaat in de dag volgend op de dag waarop de leveringen ter bestemming zijn gekomen, voor zover de aanbestedende overheid in het bezit van de leveringslijst of factuur wordt gesteld. De verificatietermijn gaat uiteraard niet in op de datum van de levering, maar op de datum van de indienststelling van de apparatuur. De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van 60 kalenderdagen vanaf de datum van beëindiging van de verificatie, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgemaakte factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. Deze factuur geldt als schuldvordering. II.6 Waarborgtermijn Voor deze opdracht is geen waarborgtermijn van toepassing. II.7 Oplevering Bij de levering, wordt naargelang het geval een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering opgesteld. Blz. 11

III. Technische bepalingen III.1 multifunctionele netwerk laserprinter/kopiërs 1. : Multifunctionele netwerk laserprinter/kopier met snelheid van meer dan 27 blz/min, zwart/wit - kleur Hoeveelheid: 1, Eenheid: stuk VH Min. 2000 vellen in voorraad in 4 lades, geschikt voor A3 en A4 papier en een handinvoer voor zwaarder papier tot minstens 160 gram; Automatische documententoevoer ( ADF en ARDF voor min. 80 vellen); Automatisch recto verso Jobseparator voor het scheiden van prints / fax / kopies; Functies: o Kopie printer ( gelijk aan minstens 1200 dpi x 1200 dpi) o Netwerkprinter netwerkscanner ( minstens 600 dpi) Opties: o Finisher ( minstens 1000 vellen) o Finisher met booklet afwerking met rugniet en 1 of 2 zijdelingse nieten o perforatie o Fax- functie 2. : omnium onderhoudscontract voor 5 jaar, voor toestel hierboven beschreven Hoeveelheid: 1, Eenheid: stuk - VH 3. : Multifunctionele netwerk laserprinter/kopier met snelheid van minstens 40 blz/min, zwart/wit Hoeveelheid: 1, Eenheid: stuk VH Min. 2500 vellen in voorraad en minstens 3 lades waarvan minstens 2 A3 en 1 lade die kan opgesplitst worden in 2 x A4 voor grote voorraad en een handinvoer voor zwaarder papier tot minstens 160 gram; Automatische documententoevoer ( ADF en ARDF voor min. 80 vellen); Automatisch recto verso Jobseparator voor het scheiden van prints / fax / kopies ( vermelden van het aantal separate mogelijkheden); Functies: o Kopie printer ( gelijk aan minstens 1200 dpi x 1200 dpi) o Netwerkprinter netwerkscanner ( minstens 600 dpi) Opties: o Finisher ( minstens 1000 vellen) o Finisher met booklet afwerking met rugniet en 1 of 2 zijdelingse nieten o perforatie o Fax- functie Blz. 12

4. : omnium onderhoudscontract voor 5 jaar, voor toestel hierboven beschreven Hoeveelheid: 1, Eenheid: stuk - VH 5. : Multifunctionele netwerk laserprinter/kopier met snelheid van minstens 40blz /minuut, zwart/wit kleur Hoeveelheid: 1, Eenheid: stuk VH Min. 2500 vellen in voorraad en minstens 3 lades waarvan minstens 2 A3 en 1 lade die kan opgesplitst worden in 2 x A4 voor grote voorraad en een handinvoer voor zwaarder papier tot minstens 160 gram; Automatische documententoevoer ( ADF en ARDF voor min. 80 vellen); Automatisch recto verso Jobseparator voor het scheiden van prints / fax / kopies ( vermelden van het aantal separate mogelijkheden); Functies: o Kopie printer ( gelijk aan minstens 1200 dpi x 1200 dpi) o Netwerkprinter netwerkscanner ( minstens 600 dpi) Opties: o Finisher ( minstens 1000 vellen) o Finisher met booklet afwerking met rugniet en 1 of 2 zijdelingse nieten o perforatie o Fax- functie 6. : omnium onderhoudscontract voor 5 jaar, voor toestel hierboven beschreven Hoeveelheid: 1, Eenheid: stuk - VH 7. : Multifunctionele netwerk laserprinter/kopier met snelheid van minstens 50/minuut, zwart/wit Hoeveelheid: 1, Eenheid: stuk VH Min. 2500 vellen in voorraad en minstens 3 lades waarvan minstens 2 A3 en 1 lade die kan opgesplitst worden in 2 x A4 voor grote voorraad en een handinvoer voor zwaarder papier tot minstens 160 gram; Automatische documententoevoer ( ADF en ARDF voor min. 80 vellen); Automatisch recto verso Jobseparator voor het scheiden van prints / fax / kopies ( vermelden van het aantal separate mogelijkheden); Functies: o Kopie printer ( gelijk aan minstens 1200 dpi x 1200 dpi) o Netwerkprinter netwerkscanner ( minstens 600 dpi) Opties: o Finisher ( minstens 1000 vellen) o Finisher met booklet afwerking met rugniet en 1 of 2 zijdelingse nieten o Perforatie o Fax- functie 8. : omnium onderhoudscontract voor 5 jaar, voor toestel hierboven beschreven Hoeveelheid: 1, Eenheid: stuk - VH Blz. 13

9. : Multifunctionele netwerk laserprinter/kopier met snelheid van minstens 50/minuut, zwart/wit - kleur Hoeveelheid: 1, Eenheid: doos VH Min. 2500 vellen in voorraad en minstens 3 lades waarvan minstens 2 A3 en 1 lade die kan opgesplitst worden in 2 x A4 voor grote voorraad en een handinvoer voor zwaarder papier tot minstens 160 gram; Automatische documententoevoer ( ADF en ARDF voor min. 80 vellen); Automatisch recto verso Jobseparator voor het scheiden van prints / fax / kopies ( vermelden van het aantal separate mogelijkheden); Functies: o Kopie printer ( gelijk aan minstens 1200 dpi x 1200 dpi) o Netwerkprinter netwerkscanner ( minstens 600 dpi) Opties: o Finisher ( minstens 1000 vellen) o Finisher met booklet afwerking met rugniet en 1 of 2 zijdelingse nieten o perforatie o Fax- functie 10. : omnium onderhoudscontract voor 5 jaar, voor toestel hierboven beschreven Hoeveelheid: 1, Eenheid: doos - VH 11. : Nietjes, per 10.000 stuks Hoeveelheid: 20, Eenheid: doos VH Blz. 14

III.2 Aankoop De opdracht omvat de aankoop van diverse multifuntionele netwerk laserprinters/kopiers. Het betreft telkens een toestel met multifunctionaliteit kopiëren/printen/scannen. Een faxmodule moet in optie kunnen worden aangeboden. Een kleurtoestel dient eveneens in kleur te scannen. De aankoop omvat niet alleen de plaatsing van het toestel, maar tevens de indienststelling (met uitrol van de testpagina), de opleiding van de gebruikers, het meenemen van de verpakking. Het toestel is zo geconcipieerd dat minstens 25 lokale pc s kunnen geplaatst worden zonder dat hiervoor uitbreiding van het geheugen dient voorzien te worden. De indienststelling omvat de installatie van de software op de aangewezen server en lokale PC, en met de nodige opleiding voor het gebruik van de software aan de systeemverantwoordelijke van de klant. Een bijkomende installatie op eventueel andere lokale pc s valt ten laste van de klant. Voor deze post dient in bijlage ook een extra uurloon te worden opgegeven. De inschrijver dient steeds nieuw materiaal te voorzien, dat nog nooit gebruikt is geweest. Hij moet de meest recente types voorzien. Alle apparaten dienen te beantwoorden aan de Europese normen inzake veiligheid, ARAB, AREI en Codex op het werk, en alle uitbreiding hier op. De etikettering van het apparaat moet duidelijk de producent identificeren. Het toestel dient gevoed te worden met 230V netspanning en met een frequentie gelijk aan 50Hz. De voedingskabels dienen meegeleverd te worden. Het toestel moet uitgerust zijn met een beeldscherm met de gebruiksaanwijzingen en probleemmelding in de Nederlandse taal. Het toestel laat het gebruik toe van alle types kopiepapier, ook gerecycleerd. De toestellen hebben minimaal 3 lades, waarvan 1 bestemd is voor A3. De gebruikte verbruiksgoederen zitten inbegrepen in het onderhoudscontract. Zij worden steeds teruggenomen en gerecycleerd. Bij elke levering dient een volledige documentatie in de Nederlandse taal beschikbaar te zijn. Blz. 15

III.3 Omniumonderhoudscontract De inschrijver dient in een prijsopgave van een omnium onderhoudscontract te voorzien. Daarin is alles inbegrepen, met uitzondering van het papier en de nietjes. De apparaten kunnen aangekocht worden met of zonder omnium onderhoudscontract. Bij het ondertekenen van een onderhoudscontract treedt dit automatisch in werking bij de indiensttreding van het toestel en geldt standaard voor 60 maanden. Het kan optioneel door de klant zelf 4 keer met 6 maand verlengd worden. Het onderhoudscontract verplicht de klant tot het periodiek vereffenen van een onderhoudspremie per kwartaal in verhouding tot het aantal gemaakte of geschatte kopies/prints ( 1 A4- kopie = 1 click; 1 A3- kopie = 2 clicks). Dit wil zeggen dat enkel afdrukken, prints, kopies en binnenkomende faxen worden aangerekend. Scans (to mail/to pc), scannen om te kopiëren of faxen te verzenden worden niet aangerekend. De prijsopgave per afdruk wordt opgegeven ongeacht de bladvulling van de kopie of de print ( zowel in kleur als in zwart/wit). Een 3-maandelijks aantal te factureren pagina s (kopieën/afdrukken) (zonder minimumverbintenis) wordt in het onderhoudscontract tussen de klant en de aannemer vastgelegd. Dit aantal pagina s wordt aan de contractuele prijs gefactureerd. Deze komt jaarlijks in aanmerking voor herziening. Bovendien kan ingeval van het duidelijk uit de hand lopen een aanpassing (verhoging of vermindering) na verloop van tijd uitgevoerd worden. Er wordt enkel geteld op kopies (A4= 1 kopie, A3= 2 kopies). De periodieke terugkeer en de datum van de opname van de teller(s) zijn eveneens in dit onderhoudscontract verduidelijkt. Ingevolge de telleropname(s) zal een regularisatiefactuur of een creditnota opgemaakt worden. De jaarlijkse eindafrekening gebeurt op 31/12 van ieder kalenderjaar. Voor de offerte dient u per toestel de kostprijs te geven van het omnium onderhoudscontract uitgaande vanuit de veronderstelling dat het toestel in de volle 5 jaar 1 miljoen kliks maakt. De minof meerprijs voor het al dan niet halen van dit aantal blijft gelijk aan de klikprijs voor exact 1 miljoen. Het omnium onderhoudscontract verplicht de aannemer tot: * het reinigen, nazien en op punt stellen van het materieel * het garanderen van een hoog beschikbaarheidsgehalte van het materiaal en elk defect toestel te vervangen door een toestel met op zijn minst dezelfde accessoires en prestatievermogens. Hij geeft het gegarandeerde beschikbaarheidsgehalte op in zijn offerte, samen met een boetebeding indien hij hier zijn belofte niet kan nakomen. * het op zich nemen van alle nodige herstellingen, de vlotte levering van gebruiksgoederen, het vervangen van versleten of defecte stukken en de nodige verplaatsings- of verzendingskosten. * de nodige interventies dienen binnen de 8 u te gebeuren voor een gewoon slecht werkend toestel en binnen de 4 u voor dringende interventies bij totaal uit dienst zijnd toestel. Dit binnen de normale werkuren van de administratie tussen 8 en 17u. Hij toont aan in zijn dossier dat het dit aankan. Voor laattijdig onderhoud wordt per dag vertraging 5 euro aangerekend. De aannemer kan dus op geen enkele manier andere kosten aanrekenen. Blz. 16

III.4 OPTIES: De aanbieder geeft een compleet overzicht van de mogelijke accessoires bij de aangeboden toestellen. Hij geeft bij dit overzicht ook een prijslijst op, die net zo verbindend is als de bedragen op de inventaris (gedurende de periode waarin de toestellen geplaatst kunnen worden). Bij de toewijzing wordt dit gamma in rekening gebracht in gunningscriterium 4, zowel naar de uitgebreidheid als naar de kostprijs. Het toestel moet sowieso beveiligde afdrukken kunnen uitvoeren. Er moet mogelijkheid zijn om de toegang tot het toestel te beveiligen met badge of met code. III.5 Bijkomende verplichtingen Iedereen die inschrijft voor de samenaankoop dient doorgegeven te worden aan SAK vzw. Na 6 maanden dient een document opgemaakt te worden met de naam van alle voorzieningen die ingetekend hebben en het type toestel dat zij besteld hebben. Op het einde van het 1 ste jaar dient een overzicht gemaakt te worden van het aantal afdrukken per toestel. Blz. 17

III.6 DOCUMENTATIE Volgende documentatie wordt STEEDS bij de offerte gevoegd: Technische beschrijving en documentatie Het ontbreken van een van de documenten kan leiden tot de wering van de offerte (het perceel) wegens onregelmatigheid. De inschrijver voegt i.v.m. de voorgestelde apparaten al de hierna vermelde documenten bij: 1. commerciële documentatie (brochure); 2. technische gebruiksaanwijzing; 3. gelijkvormigheidsattest; 4. MSDS-fiches van de toners; 5. de documenten IT ECO DECLARATION (ECMA 370) of PRODUCT ENVIRONMENTAL INFORMATION of ander(e) gelijkwaardig(e) document(en); 6. als het resultaat niet beschikbaar is op de website www.eu-energystar.org : bewijs van de gedetailleerde TEC-berekening (Typical Electricity Consumption) volgens de ENERGY STAR methode verduidelijkt in de beslissing 1 van de Commissie van 20-04-2009; 7. bewijs dat gaat over het prestatievermogen van het apparaat inzake het opgegeven A-gewogen niveau van het geluidsvermogen [LWAd] in "operating" stand volgens ISO 9296 (en gemeten volgens ISO 7779); 8. bewijs van de snelheid en de uitroltermijn van het voorgestelde apparaat volgens ISO/IEC 24734 (<ESAT> en <FSOT>); De bewijzen gevraagd onder 6 t/m 8 kunnen geleverd worden door ofwel een certificaat of attest afgeleverd door een aangenomen of gelijkwaardig organisme/laboratorium in de zin van de wet van 20 juli 1990, of van elk ander aangenomen of gelijkwaardig organisme in de Europese Unie, dat de werkwijze, metingen en berekeningen conform aan de vermelde norm bevestigt. ofwel elk ander gepast middel dat tot voldoening van de aanbestedende overheid aantoont, dat de prestatie op gelijkwaardige manier berekend is aan de eisen van de vermelde norm. De inschrijver wordt verondersteld op een duidelijke en geordende manier, indien nodig punt per punt, het verband tussen de eisen van de vermelde norm en het gepast middel aan te tonen (bv. als de inschrijver bij zijn offerte een certificaat van gelijkwaardigheid aan een norm of aan een label voegt, die/dat anders is dan vermeld werd). Het ontbreken van een van de documenten van 6 t/m 8 heeft gevolgen op het gebied van de evaluatie van de offerte voor het overeenstemmend gunningscriterium (zie punt Fout! Verwijzingsbron niet gevonden.). 1 Zie http://www.eu-energystar.org/downloads/legislation/20090428/l106_25_20090428_nl.pdf Blz. 18

IV. Testen Na opening van de offertes zullen van elk type aangeboden toestel 1 testtoestel opgevraagd worden. De namen van de voorzieningen waar deze geplaatst moeten worden, zullen meegedeeld worden na opening van de offertes en onderzoek van de regelmatigheid van de offertes. De toestellen dienen 1 maand aanwezig te zijn in de voorziening. Bij plaatsing dient een opleiding voorzien te worden, net als bij de gewone plaatsing Blz. 19

V. Aangesloten leden bij de opdrachtencentrale Volgende zorg- en welzijnsvoorzieningen (niet per naam) dienen beleverd te worden aan de ingediende prijzen: 23 zorg- en welzijnsvoorzieningen waarvan: 15 in West-Vlaanderen 5 in Oost-Vlaanderen 3 in Vlaams-Brabant (Leuven) Blz. 20

BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP MULTIFUNCTIONELE NETWERK LASERPRINTER/KOPIËR VOOR DIVERSE ZORG- EN WELZIJNSVOORZIENINGEN IN VLAANDEREN Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon: Ofwel (1) Rechtspersoon De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon: Open offerteaanvraag vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt.) Ofwel (1) Tijdelijke vereniging De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel): VERBINDT OF VERBINDEN ZICH TOT UITVOERING VAN DE AANNEMING OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT: tegen de eenheidsprijzen vermeld in de offerte van deze inschrijver tegen de eenheidsprijzen vermeld in de inventaris in bijlage. Blz. 21

Leveringstermijn (in kalenderdagen):... Algemene inlichtingen Inschrijvingsnr. bij de RSZ.: Ondernemingsnummer (alleen in België): Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op volgende rekening (IBAN/BIC)... van de financiële instelling... geopend op naam van.... Korting voorgesteld door de inschrijver indien meerdere percelen gegund:... Bij de offerte te voegen documenten De documenten, gedateerd en ondertekend, die volgens het bestek van deze overheidsopdracht moeten worden bijgevoegd. Gedaan te... De... De inschrijver, Handtekening:... Naam en voornaam:... Functie:... Belangrijke nota Er mag geen beroep worden aangetekend tegen mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 87 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011). (1) Doorhalen wat niet van toepassing is Blz. 22

BIJLAGE B : BANKVERKLARING Deze verklaring betreft volgende overheidsopdracht: Multifunctionele netwerk laserprinter/kopiër voor diverse zorg- en welzijnsvoorzieningen in Vlaanderen (2015-21 KOP) Hierbij bevestigen wij dat... (naam en woonplaats of handelsnaam en maatschappelijke zetel van de kandidaat of inschrijver) onze klant is. De financiële relatie met deze klant verloopt tot op heden tot onze volledige tevredenheid en zonder daarbij noemenswaardige negatieve zaken te hebben vastgesteld. Hij geniet tot op heden van ons volle vertrouwen. Op basis van de gegevens waarover onze bank momenteel beschikt en zonder uitspraak te doen over de toekomst, heeft deze klant op dit ogenblik de financiële en economische draagkracht om de bovenvermelde overheidsopdracht naar behoren uit te voeren. Onze bank levert dit document af zonder enige beperking noch voorbehoud van onze kant, behalve die welke hierboven zijn vermeld. Opgemaakt in..., op.... Benaming bank, naam en titel ondertekenaar en handtekening Dit attest moet ingevuld en bij de offerte gevoegd worden. Blz. 23

BIJLAGE C : INVENTARIS MULTIFUNCTIONELE NETWERK LASERPRINTER/KOPIËR VOOR DIVERSE ZORG- EN WELZIJNSVOORZIENINGEN IN VLAANDEREN Nr. Beschrijving Type Eenh. Hoev. EHP. in cijfers excl. btw Totaal excl. btw kostprijs onderhoudscontract 1 Multifunctionele netwerk laserprinter/kopier met snelheid van meer dan 27 blz/min, zwart/wit - kleur VH stuk 2 2 omnium onderhoudscontract voor 5 jaar, voor toestel hierboven beschreven VH stuk 1 3 Multifunctionele netwerk laserprinter/kopier met snelheid van minstens 40 blz/min, zwart/wit VH stuk 1 4 omnium onderhoudscontract voor 5 jaar, voor toestel hierboven beschreven VH stuk 1 5 Multifunctionele netwerk laserprinter/kopier met snelheid van minstens 40blz /minuut, zwart/wit kleur VH stuk 10 6 omnium onderhoudscontract voor 5 jaar, voor toestel hierboven beschreven VH stuk 5 7 Multifunctionele netwerk laserprinter/kopier met snelheid van minstens 50/minuut, zwart/wit VH stuk 1 8 omnium onderhoudscontract voor 5 jaar, voor toestel hierboven beschreven VH stuk 1 9 Multifunctionele netwerk laserprinter/kopier met snelheid van minstens 50/minuut, zwart/wit - kleur VH doos 11 10 omnium onderhoudscontract voor 5 jaar, voor toestel hierboven beschreven VH doos 5 Blz. 24

Nr. Beschrijving Type Eenh. Hoev. EHP. in cijfers excl. btw Totaal excl. btw kostprijs onderhoudscontract 11 Nietjes, per 10.000 stuks VH doos 20 Totaal excl. btw : Btw 21% : Totaal incl. btw : De eenheidsprijzen dienen opgegeven te worden tot 2 cijfers na de komma. De producten hoeveelheid x eenheidsprijs dienen echter telkens op 2 cijfers na de komma afgerond te worden. Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen, gedeeltelijke sommen en de totale som die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van heden, om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier. Te... de... Functie:... Naam en voornaam:... Handtekening: Blz. 25