Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Administratie Land- en Tuinbouw Afdeling Duurzame Landbouw AANVRAAGFORMULIER VOOR VLAAMSE ERKENNING VAN EEN VOEDSELKWALITEITSREGELING Besluit van de Vlaamse Regering van 25 november 2005 betreffende de erkenning van voedselkwaliteitsregelingen met toepassing van Verordening (EG) nr. 1257/1999 Aanvraagformulier terug te sturen: - de twee losbladige exemplaren naar: Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Afdeling Duurzame Landbouw t.a.v. ir. Johan Verstrynge Leuvenseplein 4 1000 Brussel - een digitaal exemplaar naar: kristien.reyns@ewbl.vlaanderen.be Erkend centrum: Datum van indiening*: * in te vullen door Administratie Land- en Tuinbouw Aanvraagformulier erkenning voedselkwaliteitsregelingen - ALT afdeling Duurzame Landbouw - Pagina 1 van 10
Enkel erkende centra voor duurzame landbouw die instaan voor het beheer van een voedselkwaliteitsregeling (inhoudelijke organisatie en opvolging ervan volgens art. 2 van het besluit van de Vlaamse regering betreffende de erkenning van voedselkwaliteitsregelingen met toepassing van Verordening (EG) nr. 1257/1999) kunnen een geldig aanvraagformulier indienen voor het verkrijgen van een Vlaamse erkenning van de voedselkwaliteitsregeling. Indien de beherende organisatie nog niet erkend is als centrum voor duurzame landbouw dient dit aanvraagformulier aangevuld te worden met een aanvraagformulier voor een erkenning als centrum voor duurzame landbouw. Om voor erkenning in aanmerking te komen dient het kwaliteitssysteem te beantwoorden aan de voorwaarden gesteld in het Besluit van de Vlaamse Regering van 25 november 2005 betreffende de erkenning van voedselkwaliteitsregelingen met toepassing van Verordening (EG) nr. 1257/1999. Het kwaliteitssysteem moet beantwoorden aan de criteria gesteld in art. 24ter, lid 3 van Verordening (EG) nr. 1257/1999 van de Raad van 17 mei 1999 onder "hoofdstuk VI bis voedselkwaliteit" (gecontroleerde product- en productiespecificaties, voldoende transparant, volledig traceerbaar, openstaand voor alle producenten en afgestemd op bestaande of verwachte marktkansen). Bovendien dienen bij deze aanvraag de gemiddelde extra kosten (instap-, deelname- en controlekosten) die het volgen van de kwaliteitsregeling inhoudt, opgegeven en voldoende gemotiveerd te worden. De voedselkwaliteitsregeling dient tevens opgesteld te zijn door een beslissingsorgaan dat voldoende representatief is voor de landbouwers die deelnemen aan deze regeling en dient te beschikken over een duidelijk reglement met voorwaarden voor aansluiting en uitsluiting. De erkenningaanvraag dient opgesteld te worden conform het hiernavolgende schema en dient ten laatste op 17 maart 2006 in 2 losbladige exemplaren en 1 digitaal exemplaar ingediend te worden bij de Administratie Land- en Tuinbouw. OPGELET! Een correct en volledig opgesteld aanvraagformulier bespoedigt de afhandeling van het dossier. Alle vermelde elementen dienen naar behoren uitgelegd, verklaard en gestaafd te worden. Achtergrondinformatie en stavingsdocumenten kunnen in bijlage worden bijgevoegd. De Administratie Land- en Tuinbouw behoudt zich het recht voor bijkomende informatie te vragen, ten einde in staat te zijn de vereniging en de voedselkwaliteitsregeling te beoordelen op basis van volledige informatie. Een door de bevoegde Vlaamse minister erkende voedselkwaliteitsregeling: kan aangemeld worden bij Europa in het kader van een wijziging van het PDPO voor een cofinanciering waarbij deelnemende landbouwers in aanmerking kunnen komen voor de subsidiëring van de extra kosten (instap-, deelname- en controlekosten) verbonden aan een bovenwettelijk kwaliteitsniveau en/of kan aangewend voor het indienen van programmavoorstellen voor de uitvoering van voorlichtings- en afzetbevorderingsacties voor landbouwproducten op de binnenmarkt in het kader van de Verordening (EG) nr. 2826/2000 van de Raad van 19 december 2000 én de Verordening (EG) Nr. 1071/2005 van de Commissie van 1 juli 2005, en dit wanneer voldaan dient te worden aan voorwaarden gesteld in de Verordening (EG) Nr. 1257/1999 die opgenomen zijn in het besluit. Aanvraagformulier erkenning voedselkwaliteitsregelingen - ALT afdeling Duurzame Landbouw - Pagina 2 van 10
1. AANVRAAG tot Vlaamse ERKENNING als VOEDSELKWALITEITSREGELING AANVRAGENDE VERENIGING: Volledige naam: Verkorte naam (eventueel): Adres: Rechtsvorm: Doel en werking: BTW-plichtig: JA / NEEN * BTW-stelsel: BTW-nummer: Bankrekeningnummer: Eindverantwoordelijke(n): naam: telefoon: e-mailadres: Is de vereniging erkend als centrum voor duurzame landbouw in het kader van het beheer en de opvolging van voedselkwaliteitsregelingen? JA /NEEN * Zoniet dient deze aanvraag aangevuld te worden met een aanvraag tot erkenning als centrum voor duurzame landbouw in het kader van voedselkwaliteitsregelingen. VOEDSELKWALITEITSREGELING TER EKENNING: (benaming) * Schrappen wat niet past Aanvraagformulier erkenning voedselkwaliteitsregelingen - ALT afdeling Duurzame Landbouw - Pagina 3 van 10
2. INFORMATIE M.B.T. VOORWAARDEN WAARAAN DE VOEDSELKWALITEITSREGELINGEN MOETEN VOLDOEN VOLGENS HET BESLUIT VAN DE VLAAMSE REGERING (ART. 4, 5 en 6 van het Besluit van de Vlaamse Regering van 25 november 2005) Alle onderstaande vragen dienen zo correct en volledig mogelijk te worden beantwoord opdat het expertencollege een advies kan formuleren betreffende het kwaliteitsniveau van de ingediende voedselkwaliteitsregeling en betreffende de gemiddelde extra kosten (instap-, deelname- en controlekosten) die deze regeling met zich meebrengt. Het is hierbij aangewezen om de antwoorden te onderbouwen met zoveel mogelijk bewijs- en stavingsdocumenten. BIJLAGEN IN TE DIENEN BIJ DEZE AANVRAAG: o VOEDSELKWALITEITSREGELING (lastenboek) o GEMOTIVEERDE NOTA OMTRENT EXTRA KOSTEN VERBONDEN AAN DEZE REGELING (eventueel rekening houden met schaaleffecten uitwerken per geproduceerde eenheid ) o REGLEMENT VOOR DEELNEMENDE BEDRIJVEN 2.1. ALGEMENE INFORMATIE 1. Op welke sector, deelsector of specifieke activiteiten heeft de voedselkwaliteitsregeling betrekking? (vb. dierlijke of plantaardige sector, aard van het productieproces,...) 2. Op welke specifieke teelten of producten heeft de voedselkwaliteitsregeling betrekking? 2.2. NORMATIEVE DOCUMENTEN EN TOEGEVOEGDE WAARDE 1. Is er een lastenboek, technisch handboek dat alle normen en procedures beschrijft? Zo ja, voeg de technische bepalingen als bijlage toe. 2. Op welk(e) thema s (milieu, gezondheid van mens, dier of plant, dierenwelzijn, voedselkwaliteit, voedselveiligheid, herkomst e.a.) en subthema's legt het lastenboek het accent? Thema milieu: 1. Energie 2. Water 3. Pesticiden 4. Nutriënten 5. Ecologie en landschap 6. Afval 7. Biodiversiteit 8. Bodem O.. O Andere: Aanvraagformulier erkenning voedselkwaliteitsregelingen - ALT afdeling Duurzame Landbouw - Pagina 4 van 10
Thema gezondheid (proces): Blootstelling aan schadelijke stoffen Arbeidsomstandigheden Veiligheid.. O O Andere: Thema gezondheid (product): Voedingswaarde van product Residuen... Andere: Thema dierenwelzijn: Huisvesting Management.. O Andere: Andere thema s/subthema s: Beschrijf voor elk thema bondig de doelstelling van de voedselkwaliteitsregeling met betrekking tot dit thema. 1. Toon voor ieder thema en deelaspect ervan aan (op welke manier) dat de bepalingen/normen van het lastenboek het vooropgestelde doel van de voedselkwaliteitsregeling kunnen realiseren en dat de bepalingen inhoudelijk relevant zijn. Verwijs voor ieder thema en deelaspect ervan duidelijk naar de eigenlijke bepalingen/normen uit het lastenboek. 2. Regelingen die uitsluitend bedoeld zijn voor een stringentere controle op de naleving van verplichte normen in het kader van communautaire regelgeving of de nationale wetgeving, komen niet in aanmerking voor mogelijke steunmaatregelen. Welke normen in het lastenboek zijn bovenwettelijk? Geef (per thema) een korte beschrijving van deze normen en toon aan in welke opzichten de bepalingen of de combinatie van bepalingen verbonden aan de voedselkwaliteitsregeling strenger zijn dan de huidige normen van de communautaire of nationale regelgeving. Geef indien van toepassing hierbij duidelijk aan op welke wetgeving de bepalingen uit het lastenboek gebaseerd zijn en op welke manier deze bepalingen verder gaan dan deze wetgeving. 3. Welke normen zijn wettelijk maar worden extra gecontroleerd? Geef hierbij een korte beschrijving van de norm en verwijs duidelijk naar het lastenboek. Aanvraagformulier erkenning voedselkwaliteitsregelingen - ALT afdeling Duurzame Landbouw - Pagina 5 van 10
2.3. KWALITEIT VAN DE CONTROLE EN CERTIFICATIE 1. Welke stappen moet een kandidaat-deelnemend bedrijf nemen om gecertificeerd te worden? Beschrijf het verloop van de procedure tussen toetreding en effectieve certificatie. Controle 1. Welke instantie(s) of organisatie(s) controleert/controleren de inachtneming van de voorwaarden en bindende productspecificaties van de voedselkwaliteitsregeling? 2. Heeft/hebben de betrokken controle-organismen specifiek voor de kwaliteitsregeling een accreditatie voor het uitvoeren van de inspecties (EN 45004)? 3. Op welke manier en met welke frequentie(s) worden de controlebezoeken bij de producent en eventueel stroomopwaarts of stroomafwaarts in de keten uitgevoerd? (controleschema toevoegen) 4. Zijn er duidelijke uniforme checklijsten voorhanden die bij een inspectie gebruikt worden? (checklijsten toevoegen) 5. Worden er naast een administratieve controle tevens stalen genomen voor analyses? Indien ja, geef een lijst van de parameters, de methode, accreditatiestatus van het labo etc.) 6. Is de inspectie aangekondigd of niet? 7. Wat is de kostprijs van een jaarlijkse controle per producent? Certificatie 1. Welke organisatie staat in voor de certificatie van de kwaliteitsregeling? 2. Heeft de organisatie een accreditatie voor de systeem- (EN 45012) en/of productcertificatie (EN 45011) van de kwaliteitsregeling? 3. Zoniet, is er een kwaliteitshandboek dat alle procedures voor certificatie, de min. vereisten voor de competentie van de certificateurs, klachtenbehandeling, beroepsprocedure omschrijft? 4. Eens het certificaat toegekend is, wat is dan de geldigheidsduur van dit certificaat? 5. Hoeveel deelnemers aan de voedselkwaliteitsregeling werden er, indien van toepassing, het vorige jaar uitgesloten en wat waren hierbij de voornaamste redenen? 2.4. TOEGANKELIJKHEID 1. Toon aan dat de voedselkwaliteitsregeling open staat voor alle producenten uit de (deel)sector. Aanvraagformulier erkenning voedselkwaliteitsregelingen - ALT afdeling Duurzame Landbouw - Pagina 6 van 10
2.5. TRANSPARANTIE EN TRACEERBAARHEID 1. Toon aan dat er een democratische vertegenwoordiging is van iedere betrokken schakel in de keten in de beslissingsstructuren? 2. Is er een centraal beheer van alle data/status van iedere participant? 3. Toon aan dat de volledige traceerbaarheid van de producten gegarandeerd wordt. 4. Hoever stroomafwaarts in de keten kan het kwaliteitssysteem traceren? 5. Hoever stroomopwaarts in de keten kan het kwaliteitssysteem traceren? 6. Hoe verloopt de communicatie met de sector? (nieuwsbrieven, website, feedback controlegegevens, melding wijziging lastenboek, vakpersinlassingen etc ) 2.6. MARKTKANSEN 1. Hoeveel producenten zijn d.d. van vandaag gecertificeerd voor de betreffende voedselkwaliteitsregeling? 2. Wat is de belangrijkste motivatie voor de producent om deel te nemen of welke meerwaarde heeft de kwaliteitsregeling voor de producent? 3. Welk marktaandeel vertegenwoordigt de huidige kwaliteitsregeling? 4. Toon aan dat er marktpotentieel is voor de gecertificeerde producten 5. Is het resulterende product van de kwaliteitsregeling duidelijk herkenbaar geëtiketteerd voor de consument, en zo ja, op welke wijze? 6. Wat is de marketingstrategie/marketingdoelstelling voor het kwaliteitssysteem en welke inspanningen doet de organisatie naar vermarkting toe? 7. Welke marketinginitiatieven zijn er het voorbije jaar in het kader van de promotie van de kwaliteitsregeling georganiseerd? 8. Wat zijn de bekendheid, imago, perceptie bij consument of handel van de kwaliteitsregeling? Illustreer en/of kwantificeer dit indien mogelijk. 9. Is de kwaliteitsregeling betrokken in harmonisatieprocessen met bestaande gelijkaardige buitenlandse kwaliteitssystemen? Aanvraagformulier erkenning voedselkwaliteitsregelingen - ALT afdeling Duurzame Landbouw - Pagina 7 van 10
2.7. MOTIVATIE EN UITLEG BETREFFENDE DE EXTRA KOSTEN DIE HET VOLGEN VAN DE VOEDSELKWALITEITSREGELING MET ZICH MEEBRENGT Geef en motiveer de geschatte kosten voor de toetreding, deelname en controle die het volgen van de kwaliteitsregeling inhoudt voor de deelnemende producenten: Er worden voorbeelden en stavingdocumenten aan het dossier toegevoegd om aan te geven hoe afzonderlijk de instap- en deelnamekosten zijn opgebouwd en becijferd. Enkel kosten die verantwoord worden en die in aanmerking komen voor mogelijke subsidiëring, kunnen aanvaard worden voor subsidiëring in het kader van een steunmaatregel. In deze context dient rekening te worden gehouden met het feit dat een subsidie gedurende een periode van vijf opeenvolgende jaren kan worden voorzien indien voldaan wordt aan de voorwaarden beschreven in de voedselkwaliteitsregeling. Er wordt aan de hand van een kostenbeschrijving voldoende gemotiveerd wat de extra kosten zijn die eigen zijn aan het opleggen van de bovenwettelijke normen en dit uitgewerkt per norm. Met betrekking tot de controlekosten wordt aangegeven dat statistisch gezien de frequentie van de controles toereikend zijn. Via offertes van verschillende erkende labo s en geaccrediteerde instellingen wordt aangegeven wat een realistische kostprijs zal zijn voor de noodzakelijke analyses en bijhorende controles. Op bedrijfsniveau gebeurt er een opsplitsing in vaste kosten en variabele kosten en wordt aangegeven of er schaaleffecten zijn. De totale kosten worden becijferd en weergegeven op bedrijfsniveau en per geproduceerde eenheid om de invloed van de bedrijfsomvang op het kostenverloop na te gaan. 2.8. SAMENSTELLING BESLISSINGSORGAAN EN REGLEMENT Toon aan dat een beslissingsorgaan dat voldoende representatief is voor de landbouwers die deelnemen aan deze regeling de voedselkwaliteitsregeling opstelt, goedkeurt en bijstuurt: De samenstelling van het beslissingsorgaan en de coördinaten van de afzonderlijke leden dienen worden meegestuurd met het indienen van het dossier. Er wordt tevens aangegeven hoe dit beslissingsorgaan is aangesteld (aanstellingsprocedure) en op welke wijze wordt toegezien dat de subsector voldoende vertegenwoordigd is en voldoende democratisch is samengesteld. Werden/worden naast de betrokken producenten ook nog andere stakeholders betrokken bij het uitwerken van de voorgestelde voedselkwaliteitsregeling? Het huishoudelijk reglement van het beslissingsorgaan wordt bijgevoegd. 2.9. REGLEMENT VAN DE VOEDSELKWALITEITSREGELING Het reglement van de deelnemende bedrijven wordt bijgevoegd bij het dossier. Toon aan dat de voedselkwaliteitsregelingen een duidelijk reglement hebben, waarin de voorwaarden voor aansluiting en uitsluiting duidelijk vermeld staan: Geef duidelijk de toetredingsvoorwaarden voor deelnemende bedrijven aan. Geef duidelijk de uitsluitingsgronden voor deelnemende bedrijven aan. Welke stappen worden ondernomen bij het niet naleven van de voorwaarden uit het lastenboek? (= procedure) Aanvraagformulier erkenning voedselkwaliteitsregelingen - ALT afdeling Duurzame Landbouw - Pagina 8 van 10
Welke zijn de sancties bij het niet naleven van de voorwaarden van het lastenboek? Situeer de mogelijke sancties en bijhorende oorzaken en verwijs hierbij naar het normatief document. Wanneer kan een overtreder weer deelnemen? Beschrijf de beroepsprocedure voorzien voor de deelnemers. Aanvraagformulier erkenning voedselkwaliteitsregelingen - ALT afdeling Duurzame Landbouw - Pagina 9 van 10
3. TOEZICHTSBEPALINGEN EN VERBINTENISSEN De aanvragende vereniging: vertegenwoordigd door: in de hoedanigheid van: bevestigt de juistheid en de volledigheid van de informatie in deze aanvraag. Verbindt er zich toe - alle wijzigingen i.v.m. de vereniging en de voedselkwaliteitsregeling die betrekking hebben op de gegevens van deze aanvraag onverwijld aan de Administratie Land- en Tuinbouw te melden; - de nodige schikkingen te treffen om administratieve en financiële controle en toezicht op de juistheid van de gegevens over de vereniging mogelijk te maken. Hierbij wordt vrije toegang verleend tot de lokalen van de vereniging en tot alle boekhoudkundige bewijsstukken en documenten in verband met de vereniging, en dit voor de bevoegde ambtenaren van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap en van de Europese Commissie. Neemt er kennis van : - dat de bevoegde minister de erkenning als centrum voor duurzame landbouw kan schorsen of opheffen indien niet meer aan de voorwaarden wordt voldaan van het decreet van 3 maart 2004 inzake de subsidiëring van meer duurzame landbouwproductiemethoden en de erkenning van centra voor meer duurzame landbouw (Hoofdstuk II). Gedaan te op Handtekening: Aanvraagformulier erkenning voedselkwaliteitsregelingen - ALT afdeling Duurzame Landbouw - Pagina 10 van 10