Jaarverantwoording Heliomare 2010 1
Inhoudsopgave 1. Uitgangspunten van de verslaggeving... 4 2. Profiel van de organisatie... 5 2.1 Algemene identificatiegegevens... 5 2.2 Structuur van het concern... 5 2.3 Kerngegevens... 7 2.4 Samenwerkingsrelaties... 11 3. Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap... 13 3.1 Normen voor goed bestuur... 13 3.2 Raad van Bestuur... 14 3.3 Toezichthouders... 16 3.4 Bedrijfsvoering... 20 3.5 Cliëntenraad... 22 3.6 Ondernemingsraad... 29 4. Beleid, inspanningen en prestaties... 33 4.1 Meerjarenbeleid... 33 4.2 Algemeen beleid verslagjaar... 35 4.3 Algemeen kwaliteitsbeleid... 44 4.4 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van patiënten/cliënten... 53 4.5 Kwaliteit ten aanzien van medewerkers... 62 4.6 Samenleving en belanghebbenden... 71 4.7 Financieel beleid... 73 2
Jaardocument 2010 I Maatschappelijk verslag Heliomare versie 31 mei 2011 3
1. Uitgangspunten van de verslaggeving Terugkijkend op het jaar 2010 mag Heliomare concluderen dat het een zeer succesvol jaar is geweest, zowel in inhoudelijk als financieel opzicht. Evenals in voorgaande jaren heeft Heliomare er voor gekozen de jaarverslaggeving over al haar activiteiten in één jaardocument op basis van het format voor het Jaardocument Zorginstellingen samen te voegen. Heliomare vindt haar grondslag namelijk in twee stichtingen: Stichting Heliomare en Stichting Helioskoop. Heliomare heeft als één organisatie de doelstellingen van beide stichtingen geformuleerd. Daarnaast is er de Stichting ZBC Heliomare voor de niet-reguliere en niet-structureel gefinancierde activiteiten op met name het gebied van arbeidsre-integratie en vitaliteit. In dit jaardocument wordt de totale organisatie daarom aangeduid met Heliomare. Naast alle goede inhoudelijke resultaten gaat het ons financieel al meerdere jaren voor de wind met in 2010 een resultaat van ruim 2,1 miljoen euro. Onze financieel sterke positie stelt ons in staat om onze solvabiliteit verder op te bouwen, zodat wij ook in de toekomst maatschappelijk verantwoord kunnen ondernemen en in kunnen spelen op wijzigingen in wet- en regelgeving en financieringswijze op het gebied van bijvoorbeeld de ZZP s, tariefharmonisatie en pakketmaatregel (AWBZ), de DBC s (Revalidatie) en Passend Onderwijs. Op grond van de Wmcz hebben cliëntenraden adviesrecht over de vastgestelde jaarrekening. Omdat Heliomare het belangrijk vindt dat de cliëntenraden vóór de vaststelling ook mee kunnen praten over de inhoud van het zogenaamde maatschappelijk verslag (het niet-financiële deel) van het Jaardocument 2010, is het concept-maatschappelijk verslag op 28 april 2011 besproken met een afvaardiging van de cliëntenraden van Heliomare. De door hen geplaatste op- en aanmerkingen zijn verwerkt in deze versie van het maatschappelijk verslag. Na goedkeuring van het Jaardocument 2010 door de Raad van Toezicht op 18 mei 2011, wordt de jaarrekening 2010 formeel ter advies aan de cliëntenraden voorgelegd. Ook in 2010 waren de inspanningen van alle Heliomare-medewerkers, stagiaires en vrijwilligers erop gericht om dag in dag uit, direct of indirect, bij te dragen aan het zoveel mogelijk herwinnen van de zelfstandigheid van onze cliënten. In onderlinge samenwerking en met tal van externen is er opnieuw veel gerealiseerd, zowel op het gebied van zorg, onderwijs en ondersteuning als de bedrijfsvoering. Ik spreek mijn erkentelijkheid uit aan iedereen die hieraan een bijdrage heeft geleverd. Wijk aan Zee, mei 2011 Cees Raaijmakers voorzitter Raad van Bestuur 4
2. Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Stichting Heliomare Adres Relweg 51 Postcode 1949 EC Plaats Wijk aan Zee Telefoonnummer 088-9208888 Identificatienummer Kamer van Koophandel 41227061-41227059 - 34292759 E-mailadres directie@heliomare.nl Internetpagina www.heliomare.nl 2.2 Structuur van het concern Juridische structuur Zoals reeds in hoofdstuk 1 aangegeven, wordt de grondslag van Heliomare gevormd door twee stichtingen: Stichting Heliomare en Stichting Helioskoop. De Stichting Heliomare levert diensten en producten op het gebied van revalidatie, wonen, dagbesteding, arbeidsintegratie en sport. De Stichting Helioskoop levert diensten en producten op het gebied van speciaal onderwijs. Tevens bestaat de Stichting ZBC Heliomare voor de niet-reguliere en niet-structureel gefinancierde activiteiten op met name het gebied van arbeidsre-integratie en vitaliteit. Voor wat betreft de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur is sprake van een personele unie: de leden van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur van de ene stichting vormen ook de Raad van Toezicht en Raad van Bestuur van de andere stichtingen. De uitvoering van de doelstellingen van de stichtingen is ondergebracht binnen één organisatie, met één organisatiestructuur. Organisatie- en medezeggenschapsstructuur In onderstaand organogram is de organisatiestructuur d.d. 31 december 2010 schematisch weergegeven. Op hoofdlijnen kan de organisatie als volgt worden beschreven. Heliomare bestaat uit 5 bedrijfsonderdelen, te weten: - Revalidatie, - Sport, - Onderwijs, - Arbeidsintegratie, - Wonen en Dagbesteding. - Elk bedrijfsonderdeel wordt geleid door een manager. De manager vormt samen met de leidinggevenden en stafmedewerkers het managementteam van het betreffende bedrijfsonderdeel. - De Raad van Bestuur en de managers van de bedrijfsonderdelen worden ondersteund door het Facilitair Bedrijf, Finance, Personele en Sociale zaken (PSZ), ICT en Kwaliteit (ICT&K), Control, Communicatie, Administratief Proces en Research & Development (R&D). - De Raad van Bestuur en de managers van de bedrijfsonderdelen vormen samen met de managers Facilitair Bedrijf, ICT&K, Communicatie en PSZ, de concerncontroller en de bestuurssecretaris het Heliomare Managementteam. 5
- Heliomare heeft een organisatiebrede medische staf. Maandelijks voert het bestuur van de medische staf overleg met de Raad van Bestuur, de manager Revalidatie en de bestuurssecretaris. - De medische staf vergadert een keer per maand en één tot twee keer per jaar wordt een themabijeenkomst georganiseerd. - Heliomare heeft één ondernemingsraad en - naast vier medezeggenschapsraden op schoolniveau - een Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad (GMR) voor Helioskoop. De OR pleegt overleg met de Raad van Bestuur, de GMR met de voorzitter van de algemene directie van Helioskoop en de MR met de schooldirecteuren, hiertoe gemandateerd door het bevoegd gezag. - Heliomare heeft dertien cliëntenraden: Revalidatie heeft een cliëntenraad, de locaties van de bedrijfsonderdelen Wonen en Dagbesteding hebben ieder afzonderlijk een cliëntenraad. Daarnaast zijn er een Centrale Cliëntenraad Dagbesteding en een Centrale Cliëntenraad Wonen met een afvaardiging uit de lokale cliëntenraden. De medezeggenschap van de cliënten (ouders en leerlingen) van Onderwijs is vormgegeven via de oudergeleding van de medezeggenschapsraden. medische staf Raad van Toezicht Raad van Bestuur centrale cliëntenraden lokale cliëntenraden ondernemingsraad Bestuurssecretariaat Research & Development gemeenschappelijke medezeggenschapsraad ICT & Kwaliteit Communicatie medezeggenschapsraden Personele & Sociale Zaken Control Facilitair Bedrijf Finance Administratief Proces Revalidatie Sport Onderwijs Arbeidsintegratie Wonen en Dagbesteding Besturingsmodel De besturingsfilosofie is gebaseerd op de volgende drie principes: - decentraal, tenzij.. waarmee bedoeld wordt dat de verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor het sturen van de bedrijfsprocessen zo laag mogelijk in de hiërarchie van de organisatie worden gelegd; - integraal management, waarmee wordt aangegeven dat leidinggevenden, elk op het eigen niveau verantwoordelijk en bevoegd zijn voor het realiseren van de integrale bedrijfsvoering van zijn/haar organisatie-eenheid; - inclusief management, waarmee wordt aangegeven dat leidinggevenden gezamenlijk verantwoordelijk zijn voor het behalen van het gewenste corporate resultaat. 6
2.3 Kerngegevens 2.3.1 Kernactiviteiten en nadere typering Uitgaande van de vragen en mogelijkheden van de cliënt, ondersteunt Heliomare mensen met een dreigende of aanwezige handicap door het apart of in samenhang verlenen van diensten op het gebied van revalidatie, speciaal onderwijs, arbeidsintegratie, wonen, dagbesteding en sport/fitness. De doelgroep die Heliomare bedient bestaat voornamelijk uit cliënten met een lichamelijke, verstandelijke of meervoudige handicap, een niet aangeboren hersenletsel of een autisme spectrum stoornis. Revalidatie (inclusief sport op therapeutische basis) wordt als medisch specialisme gefinancierd vanuit de Zorgverzekeringswet. De financiering van het onderwijs verloopt via het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. De dienstverlening op het gebied van wonen en dagbesteding wordt verleend uit hoofde van de AWBZ. Heliomare Wonen heeft toelatingen voor de functie verblijf voor LG (lichamelijk gehandicapten), VG (verstandelijk gehandicapten) en GGZ-C (zonder behandeling). De AWBZfuncties die door Heliomare worden verleend, zijn op grond van de in 2009 doorgevoerde wijzigingen in de AWBZ bij Dagbesteding begeleiding (groep en individueel) en behandeling, en bij Wonen persoonlijke verzorging, verpleging, begeleiding (individueel) en verblijf. De dienstverlening op het gebied van arbeidsintegratie bestaat uit activiteiten op het gebied van scholing (beroepsonderwijs en AKA (arbeidsmarktkwalificerend assistent)) en activiteiten op het gebied van arbeidstoeleiding, jobcoaching, arbeidsonderzoek en arbeidstrainingen. Financiering van de scholing gebeurt uit UWV-middelen na een aanbestedingsprocedure. De publieke activiteiten van Heliomare bestaan uit revalidatie, onderwijs, wonen, dagbesteding, beroepsopleiding, arbeidstoeleiding (voor wat betreft het door UWV gefinancierde deel) en jobcoaching (voor wat betreft het door UWV gefinancierde deel) en sport. De private (commerciële) activiteiten betreffen arbeidsonderzoek, arbeidstraining, arbeidstoeleiding (het niet UWVgefinancierde deel), jobcoaching (het niet UWV-gefinancierde deel) en fitness. 2.3.2 Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Revalidatie Het aantal klinische verpleegdagen in het verslagjaar is uitgekomen op 37.866 ten opzichte van 37.690 in 2009. In het verslagjaar zijn 187.344 revalidatiebehandeluren (rbu) gerealiseerd. In 2009 waren dat er 175.197, dit betekent een stijging van 9%. De poliklinische rbu-productie was in 2010 102.759. Deze is volledig vergoed door de verzekeraars. De klinische rbu-productie was in 2010 84.585. Hiervan zijn 79.469 rbu s vergoed door de verzekeraars. Ultimo verslagjaar was het aantal fte personeelsleden (exclusief medisch specialisten) 297,3. De totale bedrijfsopbrengsten (in euro s x 1.000) in het verslagjaar waren 29.855 ten opzichte van 29.822 in 2009. Gehandicaptenzorg Het aantal intramurale plaatsen op 31 december komt uit op 127, het aantal cliënten dat dagactiviteiten volgt op 31 december is 819. Het aantal dagdelen voor dagactiviteiten is in het verslagjaar 122.258. Het aantal verpleegdagen en GVT 1 -bezettingsdagen in het verslagjaar zijn 44.200 en het aantal uren extramurale productie is 18.187 in het verslagjaar. Ultimo verslagjaar was het aantal fte personeelsleden in loondienst 196,0 ten opzichte van 198,4 fte in 2009. 1 GVT = Gezinsvervangend tehuis 7
De totale bedrijfsopbrengsten (in euro s x 1.000) in het verslagjaar waren 17.662 ten opzichte van 18.037 in 2009. Onderwijs Het aantal leerlingen in het verslagjaar (1 oktober 2010) is uitgekomen op 1.595, dit is inclusief ambulante begeleiding in het reguliere primair en voortgezet onderwijs. Ultimo verslagjaar was het aantal fte personeelsleden in loondienst 375 ten opzichte van 406 fte in 2009. De totale bedrijfsopbrengsten (in euro s x 1.000) in het verslagjaar van Helioskoop waren 28.018, ten opzichte van 28.352 in 2009. Arbeidsintegratie Ultimo verslagjaar was het aantal fte personeelsleden in loondienst 60,5 ten opzichte van 56,3 fte in 2009. De totale bedrijfsopbrengsten (in euro s x 1.000) in het verslagjaar waren 6.023 ten opzichte van 5.481 in 2009. 2.3.2.1 Revalidatie Kerngegevens, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten Kerngegevens Capaciteit Aantal beschikbare klinische bedden per einde verslagjaar 115 Aantal beschikbare poliklinische behandelplaatsen per einde verslagjaar 80,29 Waarvan voor kinderen tot 17 jaar 42,81 Waarvan voor volwassenen 37,48 Productie Aantal klinische verpleegdagen in verslagjaar 37.866 Waarvan voor kinderen tot 17 jaar 822 Waarvan voor volwassenen 37.044 Aantal eerste consulten in verslagjaar 1.541 Waarvan voor kinderen tot 17 jaar 206 Waarvan voor volwassenen 1.335 Aantal klinische revalidatiebehandeluren in verslagjaar 84.585 Waarvan voor kinderen tot 17 jaar 1.920 Waarvan voor volwassenen 82.665 Aantal poliklinische revalidatiebehandeluren in verslagjaar 102.759 Waarvan voor kinderen tot 17 jaar 50.537 Waarvan voor volwassenen 52.222 Aantal klinische opnames in verslagjaar 557 Waarvan voor kinderen tot 17 jaar 7 Waarvan voor volwassenen 550 Personeel Aantal personeelsleden in loondienst exclusief medisch specialisten per einde verslagjaar Aantal/bedrag Aantal Aantal FTE personeelsleden in loondienst exclusief medisch specialisten per 297,73 einde verslagjaar Aantal medische specialisten (loondienst + inhuur + vrij beroep) per einde 16 verslagjaar Aantal FTE medische specialisten (loondienst + inhuur + vrij beroep) per 12,8 einde verslagjaar Bedrijfsopbrengsten Totaal bedrijfsopbrengsten (in euro s) in verslagjaar 29.854.860 Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten 27.961.819 Waarvan overige bedrijfsopbrengsten 1.893.041 446 8
Vergunningen op grond van artikel 2 Wet bijzondere medische verrichtingen per einde verslagjaar Categorie Vergunning Ja/nee Transplantaties Niertransplantatie Nee Harttransplantatie Nee Longtransplantatie Nee Levertransplantatie Nee Pancreastransplantatie Nee Transplantatie van de dunne darm Nee Haematopoëtische stamceltransplantaties Nee Transplantatie van de eilandjes van Langerhans Nee Radiotherapie Nee Bijzondere neurochirurgie Nee Hartchirurgie Openhartoperatie (OHO) Nee Automatic implantable cardiovector defibrillator Nee (AICD) Ritmechirurgie Nee Percutane transluminale coronaire angioplastiek Nee (PTCA) Klinisch genetisch onderzoek en erfelijkheidsadvisering Nee In vitro fertilisatie (IVF) Nee Neonatale intensive care unit (NICU) Nee Aanwijzingen op grond van artikel 8 Wet bijzondere medische verrichtingen per einde verslagjaar Aanwijzing Ja/nee Pediatrische intensive care unit (PICU) Nee Hemofiliebehandeling Nee Traumazorg Nee Pijnrevalidatie en revalidatietechnologie Ja HIV-behandelcentra (Humaan immunodeficiëntie virus) Nee Cochleaire implantaties Nee Uitnameteams orgaandonatie Nee 9
2.3.2.2 Gehandicaptenzorg Kerngegevens cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten gehandicaptenzorg Kerngegevens Aantal/bedrag Cliënten Aantal intramurale cliënten per einde verslagjaar 176 Aantal cliënten dagactiviteiten per einde verslagjaar 819 Aantal extramurale cliënten exclusief cliënten dagactiviteiten per einde 77 verslagjaar Capaciteit Aantal beschikbare plaatsen met AWBZ-verblijf per einde verslagjaar 127 inclusief GVT Productie Aantal verpleegdagen en GVT-bezettingsdagen in verslagjaar 44.200 Aantal dagdelen dagactiviteiten in verslagjaar 122.258 Aantal uren extramurale productie in verslagjaar (exclusief dagactiviteiten) 18.187 Personeel Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar 325 Aantal FTE personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar 196,04 Bedrijfsopbrengsten Totaal bedrijfsopbrengsten (in euro s) in verslagjaar 17.661.851 Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten 16.540.749 Waarvan overige bedrijfsopbrengsten 1.121.102 2.3.2.3 Arbeidsintegratie Kerngegevens productie, capaciteit, personeel en opbrengsten arbeid Kerngegevens Aantal/bedrag Productie beroepsopleiding Aantal cliënten beroepsopleidingen gedurende verslagjaar 165 Aantal scholingsdagen gedurende verslagjaar 18.366 Productie re-integratie & vitaliteit Aantal lopende trajecten re-integratie & vitaliteit op 31 december 2010 49 Aantal succesvol afgeronde trajecten 389 Personeel Aantal personeelsleden in loondienst op 31 december 2010 94 Aantal FTE personeelsleden in loondienst op 31 december 2010 60,45 Bedrijfsopbrengsten Totaal bedrijfsopbrengsten (in euro s) in verslagjaar 6.022.092 10
2.3.2.4 Onderwijs Kerngegevens leerlingen, personeel en opbrengsten onderwijs Kerngegevens Aantal/bedrag Leerlingen Aantal leerlingen per 1 oktober van het verslagjaar (conform leerlingtelling, en 1.595 inclusief ambulante begeleiding BO/SBO/VO) Aantal leerlingen ambulante begeleiding BO/SBO/VO per 1 oktober van het 548 verslagjaar Aantal leerlingen ambulante begeleiding BVE per 1 oktober van het 377 verslagjaar Specificatie leerlingtelling per 1 oktober van het verslagjaar SO-LG 102 SO-MGF 333 SO-ZMLK 176 VSO-LG 1 VSO-MGF 0 VSO-ZMLK 137 VSO-LZ 30 Cluster 4 85 Ambulante begeleiding BO/SBO/VO 548 Personeel Aantal personeelsleden in loondienst op 31 december 2010 554 Aantal FTE personeelsleden in loondienst op 31 december 2010 375 Bedrijfsopbrengsten Totaal bedrijfsopbrengsten (in euro s) in verslagjaar 28.018.144 2.3.3 Werkgebieden Het werkgebied van Heliomare is primair Noord-Holland en in bepaalde gevallen tevens een deel van Zuid-Holland, alsmede de provincies Flevoland en Utrecht. Heliomare is op het gebied van AWBZ-zorg actief in de zorgkantoorregio s Noord-Holland Noord, Zaanstreek Waterland, Kennemerland, Amstelland en de Meerlanden en Amsterdam. 2.4 Samenwerkingsrelaties Heliomare is als ketenorganisatie voor veel van de kernactiviteiten een specifieke relatie aangegaan met instanties, bijvoorbeeld in de vorm van een overeenkomst, een convenant of andere afspraken. Hieronder volgt een niet-limitatieve opsomming van samenwerkingsrelaties van Heliomare: - op het gebied van AWBZ-zorg (hoofd- en onderaannemingsovereenkomsten): Amstelring (hoofdaannemer), De Hartekampgroep (hoofdaannemer), Esdégé Reigersdaal (hoofdaannemer), Evean (hoofdaannemer), HVO Querido (hoofdaannemer), Nieuw Unicum (hoofdaannemer), Novawhere (hoofdaannemer), Odion (hoofd- en onderaannemer), Ons Tweede Thuis (hoofd- en onderaannemer), Raphaelstichting (hoofdaannemer), S.W.L.G. (hoofdaannemer), Stichting Afasietherapie Amsterdam (hoofd- en onderaannemer), Stichting SHDH (hoofdaannemer), Stichting Sint Jacob (hoofdaannemer), Zorgbalans (hoofdaannemer), Zorgcirkel (hoofdaannemer), Cordaan (onderaannemer), Landzijde (onderaannemer), Osiragroep (onderaannemer), Stichting Ecosol (onderaannemer), Stichting Philadelphia (onderaannemer) en Vivium Zorggroep (onderaannemer). 11
- op het gebied van revalidatiegeneeskunde: Spaarne Ziekenhuis, Rode Kruis Ziekenhuis, Stichting Revalidatie Ziekenhuizen Noord-Holland (SRZ), Stichting Sint Jacob en ViVa! Zorggroep. - op het gebied van Vroegtijdige Interventie Revalidatiezorg: stichting ZBC Heliomare (hoofdaannemer) voor UVIT, via onderaannemingsovereenkomsten met Reade, Heliomare, Zintens (RMC Groot Klimmendaal), Revant, MRC Aardenburg, De Waarden, Blixembosch, Het Roessingh, Centrum voor Revalidatie UMCG, Adelante Zorggroep, De Trappenberg, Revalidatie Friesland, Rijndam Revalidatiecentrum en Leijpark. - in het kader van het samenwerkingsverband op het gebied van speciaal onderwijs en beroepsopleiding (REA): REC Noord-Holland Cluster 3. - op het gebied van samenwerking in het Cluster 4 (onderwijs): Aloysius Stichting Onderwijs Jeugdzorg (Het Molenduin) en REC 4.5 Noord-Holland. - ten aanzien van de beroepsopleiding van REA College Nederland: ROC Leiden, NOVA College, Horizon College en UWV. - in het kader van huisvesting ten behoeve van cliënten (AWBZ-zorg): de woningcorporaties De Alliantie, Woonwaard, Parteon, PuurZuid en ZVH. - ten aanzien van de re-integratieactiviteiten: UWV, ArboUnie, ArboNed en Tata Steel. - op het gebied van onder meer kennisdeling en belangenbehartiging op brancheniveau: Revalidatie Nederland (RN), Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ), Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN), vereniging REA College Nederland, Stichting Erkenningsregeling Vroege Interventie Revalidatiezorg, Vereniging Bedrijfstak Zorg Kennemerland, Amstelland en Meerlanden, Vereniging Bijzondere Scholen (VBS), Landelijke Vereniging Cluster 3 (LVC3). - zorgverzekeraars: Achmea en UVIT (revalidatiegeneeskunde namens alle verzekeraars), Zorgkantoor Kennemerland en Zorgkantoor Zaanstreek Waterland (Achmea), Zorgkantoor Amstelland Meerlanden (Zorg en Zekerheid), Zorgkantoor Noord-Holland-Noord (UVIT), Zorgverzekeraars Nederland (ZN) en diverse zorgverzekeraars voor eerstelijns zorgverlening. - overheden: ministerie van VWS, ministerie van OCW, ministerie van SZW, gemeenten (waaronder Beverwijk, Bergen, Alkmaar, Zaanstad, Haarlem, Aalsmeer), provincie Noord- Holland, Nederlandse Zorgautoriteit (NZa), College voor zorgverzekeringen (CVZ) en Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO / CFI). - toezichthouders: Inspectie voor de Gezondheidszorg, Inspectie voor het Onderwijs, Arbeidsinspectie. - kapitaalverschaffer: Rabobank. - waarborgfondsen: Waarborgfonds Zorgsector (WfZ). 12
3. Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1 Normen voor goed bestuur Zorgbrede Governancecode Eind 2005 hebben alle brancheorganisaties in de zorg de Zorgbrede Governancecode goedgekeurd. De code is op 1 januari 2006 in werking getreden. In de code staan gemeenschappelijke beginselen voor bestuur en toezicht, verantwoording afleggen en bij het beleid betrekken van stakeholders. De brancheverenigingen hebben de intentie uitgesproken om de code te koppelen aan de lidmaatschapseisen van de brancheverenigingen. De code borduurt voort op het in 1999 verschenen rapport van de commissie Meurs over health care governance. Heliomare voldoet aan deze code. Zo is het enquêterecht in de statuten opgenomen en toegekend aan de NPCF (Nederlandse Patiënten en Consumenten Federatie). Daarnaast zijn de reglementen van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur aangepast aan de Zorgbrede Governancecode. Het beleid dialoog met belanghebbenden is vastgesteld. In deze beleidsnotitie wordt beschreven wie de relevante belanghebbenden voor Heliomare zijn, waarover zij geïnformeerd zullen worden en hoe Heliomare de door haar gewenste inbreng bij beleidsontwikkeling organiseert. Door bij deze jaarverantwoording het model Jaarverantwoording Zorginstellingen te volgen, wordt voldaan aan de eisen die in het Raamwerk Maatschappelijke Verantwoording zijn vastgelegd. De procedure die gevolgd wordt bij het werven van nieuwe leden Raad van Toezicht wijkt af van de genoemde procedure in de Zorgbrede Governancecode. Een vacature wordt eerst gemeld aan de Raad van Toezicht, Raad van Bestuur, Heliomare Managementteam, medische staf, en de inspraakorganen. Deze kunnen kandidaten opmerkzaam maken op de vacature. Indien dit geen benoembare kandidaten oplevert, wordt een advertentie in de krant geplaatst of wordt geworven via een wervings- en selectiebureau. In 2009 hebben de gemeenschappelijke branche-organisaties gewerkt aan actualisatie van de Zorgbrede Governancecode. Eind 2009 is de nieuwe Zorgbrede Governancecode door de brancheorganisaties vastgesteld, deze is met ingang van 1 januari 2010 in werking getreden. Heliomare heeft geconstateerd dat op basis van de nieuwe Governancecode een beperkt aantal artikelen uit het Reglement voor de Raad van Toezicht diende te worden aangepast. Op 26 mei 2010 heeft de Raad van Toezicht het Reglement Raad van Toezicht vastgesteld, waarin de volgende aanpassingen zijn doorgevoerd: - de verplichting om minstens één lid in de Raad van Toezicht te hebben dat beschikt over voor de zorgorganisatie relevante kennis en ervaring in de zorg; - het bieden van een scholings- of introductieprogramma voor nieuwe leden van de Raad van Toezicht; - het jaarlijks beoordelen of er binnen de Raad van Toezicht behoefte is aan scholing of training. Governance-structuur In de statuten van de stichtingen die Heliomare vormen, is het Raad van Toezichtmodel opgenomen: de Raad van Bestuur bestuurt onder toezicht van de Raad van Toezicht. De taken en bevoegdheden van de Raad van Bestuur zijn in de statuten van de stichtingen opgenomen. 13
3.2 Raad van Bestuur Naam Bestuursfunctie Nevenfuncties in 2010 C.M.G. Raaijmakers voorzitter Revalidatie: - Lid Bestuurscommissie Sturing, Financiering en Bouw Revalidatie Nederland - Plaatsvervangend lid van de adviescommissie Cure Instellingen van de Nederlandse Zorgautoriteit (NZA) - Lid bestuur NRF (Nationaal Revalidatie Fonds) - Lid auditcommissie NRF (Nationaal Revalidatie Fonds) Wonen en Dagbesteding: - Lid directiewerkgroep 60 (Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland) Revalidatie/Wonen/Dagbesteding: - Voorzitter bestuur Bureau Lindenhoek (bureau voor zorgaanbieders Kennemerland en omstreken) Overige nevenfuncties - Voorzitter Bestuur Vereniging Bedrijfstak Zorg Kennemerland, Amstelland & Meerlanden (arbeidsmarkt, zorg, beleid en ontwikkeling van de intramurale zorgsector in Kennemerland, Amstelland & Meerlanden) - Lid Adviescommissie Besturing en Bekostiging NVZ - Lid Bestuur St. Administratiekantoor VIR E-care Solutions B.V. - Lid Coördinatiecommissie Wijk aan Zee - Voorzitter Raad van Toezicht Stichting Elisabeth Breda Heliomare heeft een eenhoofdige Raad van Bestuur. Deze wordt gevormd door de algemeen directeur, tevens bestuursvoorzitter, de heer drs. C.M.G. Raaijmakers. De heer Raaijmakers is werkzaam in deze functie sinds 1 maart 1985. De Raad van Bestuur voert zijn werkzaamheden uit met inachtneming van een reglement dat de Raad van Toezicht heeft vastgesteld. In dit reglement zijn de aanbevelingen uit zowel het rapport Health care governance van november 1999 als de Zorgbrede Governancecode (van kracht sinds 2006) verwerkt. In het reglement wordt met name aandacht geschonken aan de verantwoordelijkheden van de Raad van Bestuur, de wijze waarop de besluitvorming door de Raad van Bestuur tot stand komt en op welke wijze de Raad van Bestuur verantwoording aflegt. Ook zijn hierin de afspraken vastgelegd over de informatievoorziening van Raad van Bestuur naar Raad van Toezicht. De Raad van Bestuur voert zijn werkzaamheden voorts uit met inachtneming van de Gedragscode voor de goede bestuurder van maart 2005, opgesteld door de NVZD, de vereniging van bestuurders in de gezondheidszorg. De door de NVZD geformuleerde normen zijn door de Raad van Toezicht vertaald in acties op basis waarvan de Raad van Toezicht kan beoordelen hoe de Raad van Bestuur invulling geeft aan deze code. De jaarlijkse evaluatie heeft in december 2010 plaatsgevonden. Bij deze evaluatie komt eveneens de bezoldiging van de Raad van Bestuur aan de orde. 14
Met betrekking tot het beleid aangaande de bezoldiging van de Raad van Bestuur is de adviesregeling "contractuele relatie, rechtspositie, arbeidsvoorwaarden en honorering van bestuurders van zorginstellingen" van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen (versie 2006) leidend. In de toepassing van de regeling is de complexiteit van Heliomare betrokken. Heliomare heeft zich de afgelopen jaren namelijk ontwikkeld tot een professionele zorg- en onderwijsaanbieder voor ondersteuning van kinderen, jongeren en volwassenen met een beperking op het gebied van revalidatie, onderwijs, wonen, dagbesteding, arbeidsintegratie en sport, met bijna 40 locaties in heel Noord-Holland en ruim 1700 medewerkers. Bij de beoordeling van het honorarium van de Raad van Bestuur kan niet worden volstaan door alleen naar de richtlijnen van onderwijs of de zorginstellingen te kijken. De weging is op zich complexer. In 2002 heeft de Raad van Toezicht bewust gekozen om de aansturing van Heliomare drastisch te wijzigen. Tot dat moment bestond de Raad van Bestuur uit drie leden. De Raad van Toezicht heeft ervoor gekozen de verantwoordelijkheid van Heliomare te laten dragen door een eenhoofdige Raad van Bestuur. Vervolgens is de functie van de Raad van Bestuur in 2002 / 2003 gewogen met in achtneming van deze verzwarende factor waarvoor externe deskundigen en de externe accountant zijn ingeschakeld. Op dat moment heeft een salarisvaststelling plaatsgevonden. Vastgesteld is dat de Raad van Bestuur het maximum salaris had bereikt en hierover de algemene indexering zou ontvangen zoals in de branche per jaar zou worden toegepast. Tevens is een flexibele resultaatgerichte beloning ingevoerd. Het honorarium van de Raad van Bestuur heeft zich sindsdien consequent volgens deze lijn ontwikkeld. De Raad van Toezicht is van mening dat er een consistente lijn is gevolgd met het honorarium van de Raad van Bestuur en dat dit honorarium overeenkomt met de verantwoordelijkheid behorende bij het besturen en leiding geven aan een organisatie met de complexiteit en omvang van Heliomare. De Raad van Toezicht heeft vastgesteld dat het honorarium, zij het aan de bovenkant, past binnen de richtlijnen van de NVTZ met betrekking tot de salariëring van Raden van Bestuur. 15
3.3 Toezichthouders Samenstelling Raad van Toezicht Naam Leeftijd Beroep Aandachtsgebied Datum 1 e benoeming / (her)benoemd t/m dhr ir. R. Henstra, 64 n.v.t. bedrijfsleven 29.04.2004 / voorzitter herbenoemd t/m 2012 Nevenfuncties in 2010 Voorzitter Raad van Commissarissen Zeehaven IJmuiden BV; Commissaris Cindu Chemicals B.V. ; Commissaris Laura Metaal B.V.; Bestuurslid Stichting Continuïteit Crown van Gelder; Voorzitter Raad van Commissarissen Telstar. mw mr. A.H. Veldmaat- Wansink, vice-voorzitter 67 Rechter rechtbank Haarlem juridische zaken 16.01.2002 / herbenoemd t/m 2010 Per 01.01.2011 afgetreden Lid Raad van Commissarissen Rabobank Haarlem en omstreken; Lid Raad van Toezicht Stadsbibliotheek Haarlem. mw M.A. Berndsen- Jansen 60 Lid Tweede Kamer der Staten Generaal politiek / bestuur benoemd 17.02.2004 / herbenoemd t/m 2012 Lid van de Raad van Toezicht van De Noorderbrug te Groningen; Voorzitter Stichting de Regisserende Gemeente. dhr drs. E.C.T. de Jongh 52 Coördinator Geestelijke zorg in organisaties, plv. coördinator Communicatie en media Faculteit der Godgeleerdheid Vrije Universiteit Amsterdam ethiek 29.04.2004 / herbenoemd t/m 2012 Voorzitter Raad van Kerken Amsterdam; Lid bestuur Stichting Ignatiushuis; Lid bestuur Stichting Ethisch Centrum Horeca; Voorzitter Raad van Advies levensbeschouwelijke zaken Spaarne Ziekenhuis. dhr drs. H.F. Hoogervorst 68 n.v.t. medisch / gezondheidszorg 13.03.2007 / t/m 2011 Voorzitter Raad van Toezicht Woonzorggroep SAMEN in Schagen. 16
Naam Leeftijd Beroep Aandachtsgebied Datum 1 e dhr prof. dr. P.P. Tak 51 Hoogleraar en hoofd afdeling Klinische Immunologie en Reumatologie AMC Amsterdam medisch / gezondheidszorg benoeming / (her)benoemd t/m 29.05.2007 / t/m 2011 Nevenfuncties in 2010 Chief Scientific Officer, Arthrogen b.v.; Co-editor Arthritis & Rheumatism; Voorzitter Stichting Institute for Innovative Therapies; Diverse andere bestuursfuncties gerelateerd aan de functie van Hoogleraar Reumatologie en hoofd Afd. Klinische Immunologie & Reumatologie bij het AMC te Amsterdam. dhr drs. A.P.H. Günther 57 GZ-Psycholoog ArboUnie BV onderwijs / arbeidsintegratie 01.08.2008 / t/m 2012 Voorzitter Ondernemingsraad Arbo Unie BV; Voorzitter Algemeen Bestuur AGORA, Stichting voor Bijzonder Primair Onderwijs in de Zaanstreek; eigenaar Mind Your Business, advies voor mens en werk in Zaanstad. dhr drs. W.A. Biewinga 57 n.v.t. financiën 16.12.2008 / t/m 2012 - commissaris Caransa BV; - voorzitter RvC Koning&Hartman BV; - voorzitter RvC Martin Schilder Holding BV; - voorzitter RvC Kloosterboer BV; - lid Board of Directors Cascal NV; - lid Audit commissie Pensioenfonds Horeca; - deskundige voor de Ondernemingskamer; - voorzitter RvC Biesheuvel Techniek BV; - commissaris Vancis BV; - Adviseur diverse familie vennootschappen; - Commissaris Maandag BV; - Voorzitter RvC 4+ Bouwmaterialen Groep B.V. 17
De Raad van Toezicht van de stichtingen die samen Heliomare vormen, voert zijn werkzaamheden uit met inachtneming van de Zorgbrede Governancecode (zie 3.1). Het Reglement van de Raad van Toezicht is, evenals de statuten, op deze code gebaseerd. In de vergadering van 24 maart 2010 is de nieuwe Zorgbrede Governancecode 2010 aan de orde geweest, en dan met name de wijzigingen ten opzichte van de Governancecode uit 2006. Geconstateerd is dat op basis van de nieuwe Governancecode een beperkt aantal artikelen uit het Reglement voor de Raad van Toezicht diende te worden aangepast. Op 26 mei 2010 heeft de Raad van Toezicht het Reglement Raad van Toezicht vastgesteld, waarin de volgende aanpassingen zijn doorgevoerd: - de verplichting om minstens één lid in de Raad van Toezicht te hebben dat beschikt over voor de zorgorganisatie relevante kennis en ervaring in de zorg; - het bieden van een scholings- of introductieprogramma voor nieuwe leden van de Raad van Toezicht; - het jaarlijks beoordelen of er binnen de Raad van Toezicht behoefte is aan scholing of training. Op 31 december 2010 telde de Raad van Toezicht acht leden. Met ingang van 1 januari 2011 is mw mr A.H. Veldmaat Wansink afgetreden als lid van de Raad van Toezicht vanwege het bereiken van de maximale zittingsduur. De Raad van Toezicht vindt het van belang dat binnen de Raad van Toezicht een lid zitting heeft met een juridisch profiel. Daarom is op 8 december 2010 besloten de tijdelijke uitbreiding van de Raad van Toezicht met een achtste lid sinds de fusie met SKOOP op 1 augustus 2008 voort te zetten en in 2011 een nieuw lid voor de Raad van Toezicht te werven met een juridisch profiel. In paragraaf 3.1 is de wervingsprocedure beschreven zoals die door de Raad van Toezicht van Heliomare wordt gehanteerd. De leden worden benoemd en ontslagen door de Raad van Toezicht zelf. Zij worden benoemd voor vier jaar en zijn éénmaal terstond herbenoembaar voor een termijn van vier jaar. Er is een rooster van aftreden. In de statuten staat expliciet vermeld wanneer iemand niet lid kan worden van de Raad van Toezicht. Hiermee wordt de onafhankelijkheid van de leden gewaarborgd. Naar aanleiding van de eind 2009 doorgevoerde actualisatie van het advies van de NVTZ (Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorginstellingen) over de bezoldiging van toezichthouders en het eveneens in 2009 aangepaste advies van de Vereniging van Toezichthouders in Onderwijsinstellingen (VTOI) heeft de Raad van Toezicht aan een externe consultant verzocht de in 2007 uitgevoerde benchmark te actualiseren, en een advies over de bezoldiging met ingang van 2010 uit te brengen. Aldus heeft de Raad van Toezicht op 16 december 2009 besloten tot aanpassing van de remuneratieregeling, waarbij de voorzitter en de toezichthouder financiën 15.400,- en de overige leden 10.400,- als bezoldiging ontvangen op jaarbasis. Deze regeling is ingegaan per 1 januari 2010. De Raad van Toezicht is in het verslagjaar samen met de Raad van Bestuur vijf keer bijeengekomen. Goedkeuring is verleend aan: - het voorgenomen besluit van de Raad van Bestuur om op grond van de business case Vroegbehandeling de verdere planvorming uit te werken voor een verhuizing van een deel van de Vroegbehandeling naar Heerhugowaard; - de vernieuwing van het Gebouwbeheersingssysteem (GBS); - de verkoop van het perceel Relweg 62 te Wijk aan Zee; - het samenwerkingstraject Glas, waarbij Helioskoop samen met collega-schoolbesturen glasvezelverbindingen voor de eigen schoollocaties gaat realiseren, onder de voorwaarde dat goed is gekeken naar mogelijke alternatieven en dat een gedegen samenwerkingsovereenkomst is opgesteld; - de jaarverslaggeving 2009 van de onder Heliomare ressorterende stichtingen; - de investering ten behoeve van achterstallig onderhoud aan de stroomvoorziening, luchtbehandeling en klimaatsystemen; - de overeenkomst tussen de zorgverzekeraar UVIT en Stichting ZBC Heliomare inzake het bieden van niet-klinische revalidatiezorg; - de Kaderbrief 2011; 18
- het beleidsplan Research & Development 2011-2013; - het Jaarplan 2011; - het procedurevoorstel om te komen tot een fusie met Stichting Wisselwerk (onder voorwaarden). De Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur hebben in 2008 afgesproken dat meer nadruk dient te liggen op de bespreking van inhoudelijke thema s tijdens de RvT-vergaderingen. In dat kader zijn in 2010 de volgende onderwerpen aan de orde geweest: - Ethiek: sturen op waarden; - Maatschappelijk ondernemen: structuur, invloed van stakeholders naar RvT en vice versa ; - Cliëntveiligheid; - Research & Development; - Management Development. Andere in 2010 terugkerende onderwerpen op de agenda van de Raad van Toezicht waren onder meer: - de ontwikkeling van het Kinder- en jeugdcentrum Heliomare op het Stationsplein in Beverwijk; - de ontwikkelingen rond het REA College Nederland; - de liquiditeitsprognose; - de 1 e, 2 e en 3 e bestuurlijke forecast; - aanpassing van de investeringsprocedure; - de voortgang van de integratie van SKOOP en Heliomare; - actualisatie van het beleid Dialoog met belanghebbenden; - de stand van zaken Facilitair Bedrijf (o.a. ontwikkelaanpak, brandveiligheid en klimaatbeheersing); - plan van aanpak De Alk (n.a.v. rapport van de Onderwijsinspectie); - de samenwerkingsverkenning met Stichting Odion; - ziekteverzuim; - personeelsopbouw en in- / uitstroom personeel. Op 24 maart 2010 is het jaarlijkse overleg gevoerd tussen Raad van Toezicht, Raad van Bestuur, GMR en OR. Tijdens deze bijeenkomst is van gedachten gewisseld over de kernwaarde Heliomare één bedrijf. Vragen die daarbij aan de orde zijn gekomen zijn: wat betekent Heliomare één bedrijf in de praktijk, wie monitort dat en op welke manier? Op 26 mei 2010 heeft een overleg plaatsgevonden tussen een afvaardiging van de cliëntenraden en de ouder- en leerlinggeleding van de GMR, Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht. Tijdens dit overleg is gesproken over: - Toekomstverkenning Heliomare; - Toekomst AWBZ: - mogelijke opheffing MEE; - Kindtoeslag Bergen; - Afbouw logeren; - Hoge bezettingsgraad activiteitencentra. - Heftige gedragsproblemen bij cliënten; - Gehandicaptenvervoer: nieuw contract met ingang van 1 juli 2010 (W&D); - Overkoepelende cliëntenraad; - Brandveiligheid. De Raad van Toezicht heeft in 2010 de jaarverslaggeving 2009, het accountantsverslag 2009, het Jaarplan 2011 en de managementletter 2010 met de externe accountant (KPMG) besproken. Eenmaal per jaar evalueert de Raad van Toezicht zijn eigen functioneren en het functioneren van de Raad van Bestuur. In 2010 heeft deze evaluatie tijdens de decembervergadering plaatsgevonden. De voorzitter van de Raad van Toezicht heeft een functioneringsgesprek met de Raad van Bestuur gevoerd. Hierin zijn tevens de uit de evaluatie van de Raad van Toezicht voortkomende aandachtspunten aan de orde geweest. 19
3.4 Bedrijfsvoering In deze paragraaf wordt informatie verstrekt over de wijze waarop de instelling haar interne bedrijfsvoering en beheersing heeft ingericht, zodat activiteiten worden beheerst, bewaakt, verbeterd en gerapporteerd. Hierbij wordt tevens aangegeven welke significante wijzigingen zijn aangebracht dan wel zijn gepland in dit interne risicobeheersings- en controlesysteem in het verslagjaar. Tevens worden de voornaamste risico s en onzekerheden beschreven waarmee Heliomare wordt geconfronteerd. Planning en controlcyclus De planning & controlcyclus (INK 2 -model) is een managementinstrument dat als doel heeft bij te dragen aan het systematisch en in samenhang plannen, uitvoeren, controleren en evalueren van de activiteiten van Heliomare. Het is een cyclisch sturingsmodel dat gericht is op beheersbaarheid en transparantie van de organisatie. De PC-cyclus bestaat uit de volgende onderdelen: - Meerjaren strategisch beleidsplan; - Meerjaren investeringsbegroting; - Jaarlijkse kaderbrief; - Jaarplannen: activiteitenplannen en begrotingen; - Driemaandelijkse managementrapportages (forecasts); - Driemaandelijkse bestuursrapportages (bestuurlijke forecasts); - Maandelijkse stuurinformatie; - Jaarverslaggeving: jaarrekeningen en jaarverslagen De PC-cyclus start ieder jaar met het uitbrengen van een kaderbrief. De Raad van Bestuur stuurt de kaderbrief aan de managers. Hierin formuleert de Raad van Bestuur de prioriteiten van Heliomare voor het volgende jaar. De Raad van Toezicht heeft de kaderbrief 2011 in augustus 2010 goedgekeurd. De kaderbrief vloeit voort uit en sluit aan op onder meer het strategisch beleidsplan, andere (meerjaren)plannen, de bevindingen van de accountant en de actuele situatie. De verplichte documenten van de PC-cyclus zijn tijdig tot stand gekomen. Er wordt vanaf 2010 drie keer per jaar een forecast gemaakt, en een 4 e rapportage in de vorm van een concept-jaarrekening. Directieoverleggen De integrale verantwoordelijkheid van de managers wordt door de Raad van Bestuur gemonitord in de zogenaamde directieoverleggen. Dit overleg heeft deels een externe focus en is deels intern gericht ten behoeve van de bedrijfsvoering van het betreffende bedrijfsonderdeel. Vast onderdeel van dit overleg is de maandelijkse stuurinformatie en het activiteitenplan. Forecasts Een belangrijk onderdeel van het interne risico- en beheersingssysteem betreft de periodieke zogenaamde forecastbesprekingen waarin de manager verantwoording aflegt aan de Raad van Bestuur in bijzijn van concerncontroller, controller en bestuursecretaris. In het verslagjaar waren bij de 1 e forecastbespreking ook de hoofden administratief proces aanwezig. Aan de hand van een vaste agenda worden de volgende onderwerpen besproken: beleid, eindresultaten, de voortgang van de managementletter en de voortgang met betrekking tot de AO/IC. De forecasts vormen de basis voor de bestuurlijke forecasts, waarmee de Raad van Bestuur tussentijds informatie verstrekt/ verantwoording aflegt aan de Raad van Toezicht. De bestuurlijke forecasts wordt in de Raad van Toezicht toegelicht door de concerncontroller. Na bespreking in de Raad van Toezicht worden de forecasts ter informatie gestuurd naar de inspraakorganen. 2 Instituut Nederlandse Kwaliteit 20
Maandelijkse stuurinformatie De belangrijkste maandelijkse stuurinformatie betreft de personeelsrapportage, ziekteverzuimrapportage, financiële budgetoverzichten, financiële bouwrapportage en maandelijkse productiecijfers. De ouderdomsanalyse debiteuren wordt wekelijks opgesteld en de liquiditeit wordt zelfs in een dagelijkse frequentie verstrekt. Standaard wordt de stuurinformatie verstrekt aan Raad van Bestuur, managers en controllers. De introductie van nieuwe tools als intranet en Cognos (kubussen) draagt bij aan een structurele verbetering van deze stuurinformatie. De opzet van de maandelijkse managementrapportages in Cognos is nog niet gereed in 2010. Vanuit de afdeling Control zijn voorstellen gedaan voor de inhoud van de managementrapportages en het vaststellen van de stuurindicatoren. Vervolgens moet in samenwerking met de afdeling ICT&K de uitrol in Cognos verder worden opgepakt. Risicoparagraaf In het verslagjaar is standaard in de forecasts een risicoparagraaf (per bedrijfsonderdeel) opgenomen waarin de voornaamste risico s en onzekerheden zijn opgenomen waarmee Heliomare wordt geconfronteerd. Zo is er voor Heliomare een veelheid van veranderingen op komst, de belangrijkste voorbeelden hiervan zijn: - diverse voorgestelde kortingen, introductie van de normatieve huisvestingscomponent en de hieraan gerelateerde boekwaardeproblematiek; - voortgang nieuwbouwprojecten van Heliomare, waaronder Kinder- en jeugdcentrum Heliomare op het Stationsplein, VSO De Alk en de woonvorm in Bergen; - toekomst REA College Nederland; - invloed van Passend Onderwijs; - invloed van reeds doorgevoerde pakketmaatregelen binnen de AWBZ en mogelijk andere wijzigingen / kortingen in de AWBZ en de Zorgverzekeringswet. In- en externe audits Vanuit de kaderregeling AO/IC AWBZ zorgaanbieders geldt een verplichting voor het uitvoeren van een verbijzonderde interne controlemaatregel ten aanzien van de geleverde productie. Heliomare heeft in 2010 bij het bedrijfsonderdeel Wonen en Dagbesteding deze interne controlewerkzaamheden uitgevoerd. Deze interne controles zijn uitgevoerd door de afdeling Control in samenwerking met de afdeling Finance in augustus / september en in december 2010. Het uitrollen van de interne controles bij de andere bedrijfsonderdelen is vertraagd. In overleg met de Raad van Bestuur is besloten in de prioriteitsstelling van de afdeling Control hieraan in 2010 een lagere prioriteit te geven, vanwege het niet verplichte karakter voor deze bedrijfsonderdelen. Binnen alle bedrijfsonderdelen en corporate staf zijn zogenaamde HAP-functionarissen benoemd (Hoofd Administratieve Processen) die erop toezien dat aan de minimale eisen van de kaderregeling en overige wet- en regelgeving rondom AO/IC wordt voldaan. Bovenstaande werkwijze is afgestemd met de externe accountant. De tussentijdse controle door KPMG heeft plaatsgevonden in oktober 2010. In deze controle zijn de uitkomsten van de in augustus / september uitgevoerde interne controle door de afdeling control van Heliomare betrokken. De managementletter, die is opgesteld op basis van de bevindingen in de tussentijdse controle, is besproken in de Raad van Toezichtvergadering van 8 december 2010. In het verslagjaar heeft de accountant twee maal aan de Raad van Bestuur en Raad van Toezicht gerapporteerd over zijn bevindingen: met een verslag met betrekking tot de jaarrekening 2009 en de managementletter 2010. Het overzicht van bevindingen van de accountant wordt besproken in het reguliere overleg tussen manager en Raad van Bestuur en in het kwartaaloverleg als onderdeel van de managementrapportage. 21
Controlebewustzijn Een belangrijk aspect van het interne risicobeheersings- en controlesysteem is het controlebewustzijn van de medewerkers van Heliomare. In 2006 is een gedragscode in werking getreden, eind 2007 is het integriteitsbeleid voor Heliomare vastgesteld. Het management is primair verantwoordelijk voor het integriteitsbeleid. Het management is verantwoordelijk voor een cultuur van eerlijkheid en ethisch verantwoord gedrag en dient zowel preventieve als repressieve beheersingsmaatregelen te nemen om de kans op fraude zoveel mogelijk te beperken. De Raad van Bestuur informeert de Raad van Toezicht en externe accountant over significante leemtes in de interne beheersing en (vermoedens van) fraude. Het is de taak van de Raad van Toezicht om vast te stellen in hoeverre de ondernemingsleiding de nodige doelgerichte beheersingsmaatregelen heeft genomen zodat de integriteit van de (financiële) verslaggeving is gewaarborgd. 3.5 Cliëntenraad Heliomare vindt het belangrijk, dat via de (centrale) cliëntenraden en de (G)MR-en door de cliënten invloed wordt uitgeoefend op het beleid en de bedrijfsvoering. Deze invloed wordt niet alleen uitgeoefend door gevraagd en ongevraagd advies via de raad, maar soms ook door deelname van leden aan een commissie/werkgroep. Heliomare heeft eind 2010 dertien cliëntenraden conform de WMCZ: - Centrale cliëntenraad Heliomare dagbesteding; - Cliëntenraad Heliomare dagbesteding locatie Haarlem; - Cliëntenraad Heliomare dagbesteding locatie Aalsmeer; - Cliëntenraad Heliomare dagbesteding locatie Krommenie; - Cliëntenraad Heliomare dagbesteding locatie Amsterdam; - Centrale cliëntenraad Heliomare wonen; - Cliëntenraad Heliomare wonen locatie Wijk aan Zee / Beverwijk; - Cliëntenraad Heliomare wonen locatie Bergen; - Cliëntenraad Heliomare wonen locatie Alkmaar; - Cliëntenraad Heliomare wonen locatie Heerhugowaard; - Cliëntenraad Heliomare wonen locatie Krommenie; - Cliëntenraad Heliomare wonen locatie Uitgeest; - Cliëntenraad Heliomare revalidatie. Tijdens het jaarlijkse overleg met de Raad van Toezicht is met de cliëntenraden gesproken over de vorming van één centrale cliëntenraad voor heel Heliomare. De meningen hierover zijn binnen de cliëntenraden verdeeld, daarom is afgesproken geen formeel centraal inspraakorgaan voor alle cliënten in het leven te roepen, maar wel informeel met elkaar te overleggen over corporate aangelegenheden. Op 23 september 2010 heeft een dergelijk overleg plaatsgevonden met een afvaardiging van alle cliëntenraden, GMR, management en de Raad van Bestuur. Tijdens deze bijeenkomst is gesproken over klantprocesmanagement, de wijze van samenwerking tussen de inspraakorganen en de Raad van Bestuur en de stand van zaken rond de Toekomstverkenning Heliomare. Tijdens deze bijeenkomst is door het merendeel van de centrale cliëntenraden nogmaals aangegeven dat zij grote waarde hechten aan de lokale cliëntenraden en een derde overleglaag, in de vorm van een overkoepelende centrale cliëntenraad voor Heliomare, als ongewenst zien. Reden hiervoor is de te grote tijdsinspanning die dit van de leden vergt. De Raad van Bestuur heeft aangegeven dit te respecteren, de inspraakorganen bepalen zelf hoe zij de inspraak regelen. Afgesproken is om jaarlijks een overkoepelende bijeenkomst met een afvaardiging van de centrale cliëntenraden en de Raad van Bestuur te organiseren waarin corporate onderwerpen zoals SBP, Kaderbrief, jaarplan of jaarrekening aan de orde komen. Dit wordt door een agendacommissie voorbereid. 22
De medezeggenschap van de cliënten (ouders en leerlingen) binnen Helioskoop is vormgegeven via de (gemeenschappelijke) medezeggenschapsraad ((G)MR), waarin zowel medewerkers als ouders van leerlingen participeren. De cliëntenraden hebben ondersteuners, die in loondienst zijn bij Heliomare maar onafhankelijk en ten dienste van de cliëntenraden opereren. Er worden financiële middelen beschikbaar gesteld ten behoeve van o.a. scholing, bijwonen van externe bijeenkomsten en voor eventuele onkosten. De (cluster)manager van het betreffende bedrijfsonderdeel vormt de overlegpartner van de (centrale) cliëntenraad / (G)MR, zodat direct overleg plaatsvindt met degene die verantwoordelijk is voor de bedrijfsvoering. De vergaderfrequentie verschilt tussen de cliëntenraden / (G)MR. Heliomare is aangesloten bij de Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden (LCvV). Deze Landelijke Commissie van Vertrouwenslieden is bemiddelaar en scheidsrechter bij eventuele meningsverschillen tussen cliëntenraden en zorgaanbieders over de uitvoering van de Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen. De onderwerpen die aan de orde komen tijdens de vergaderingen hebben te maken met het beleid en de bedrijfsvoering binnen het eigen bedrijfsonderdeel. Per centrale (of gecombineerde) cliëntenraad / MR worden hieronder enkele onderwerpen genoemd die zijn besproken dan wel waarover advies is uitgebracht. Eén keer per jaar vergadert een afvaardiging van de cliëntenraden en de oudergeleding van de GMR met de Raad van Toezicht (zie ook 3.3 Toezichthouders). Centrale Cliëntenraad Dagbesteding De Centrale Cliëntenraad Dagbesteding heeft advies uitgebracht over het Beleid Uitstapjes, het Agressiebeleid Heliomare en over het aanbestedingstraject en het programma van eisen cliëntenvervoer. Tevens is naar aanleiding van een ongevraagd advies van onder meer de Centrale Cliëntenraad Dagbesteding over de Richtlijn preventie en bestrijding van seksuele intimidatie tussen cliënten van Heliomare een voorgenomen besluit tot aanpassing van deze richtlijn aan de CCR Dagbesteding voorgelegd. Tevens heeft de Centrale Cliëntenraad Dagbesteding een zwaarwegend advies uitgebracht over aanpassing van het Klachtenreglement Heliomare, waarbij is aangegeven dat het aantal commissieleden per vergadering van de klachtencommissie te laag is en dat de mogelijkheid bestaat dat klachten worden afgehandeld zonder vertegenwoordiging van de cliënten. Dit advies heeft ertoe geleid dat de Raad van Bestuur de bewuste artikelen uit het Klachtenreglement Heliomare heeft aangepast conform het advies van de Centrale Cliëntenraad Dagbesteding heeft. De Centrale Cliëntenraad heeft een reactie gestuurd aan de Raad van Bestuur over de concept- Begroting 2011 van Dagbesteding. Tevens zijn het Jaardocument 2009 en het Activiteitenplan 2011 toegelicht en besproken. De CCR Dagbesteding heeft een zwaarwegend ongevraagd advies gegeven om jaarlijks het overzicht van de FONA s, inclusief de verbeteracties, met de cliëntenraden te bespreken. De Raad van Bestuur is hiermee akkoord gegaan. Daarnaast is in de Centrale Cliëntenraad Dagbesteding onder meer gesproken over het Cliëntbureau Wonen en Dagbesteding, de pilot CE-index, bouwzaken (Atelier Steengoed en temporisering nieuwbouw Haarlem) en de ontwikkelingen in de AWBZ (eigen bijdrageregeling, harmonisatie tarieven). Vanwege de invoering van de eigen bijdrageregeling is ook gesproken over een compensatieregeling voor leden van de (centrale) cliëntenraad, aangezien zij voor hun medezeggenschapswerkzaamheden tijdens dagdelen dat zij normaal gesproken aan een activiteit zouden deelnemen, feitelijk een eigen bijdrage zouden moeten gaan betalen. 23