Stichting Reprorecht Praktische informatie voor uitgevers over verdeling en doorbetaling
Inhoud Stichting Reprorecht... 3 Het Reglement Uitkeringen... 3 Wilt u in aanmerking komen voor een vergoeding?... 3 Categorieën... 3 Voorwaarden... 4 Hoe meldt u zich aan?... 4 Titelopgave... 4 Verwerking van uw aanmelding en omzetopgave... 4 Controle omzetopgave... 5 Instructies bij de omzetopgave... 5 Welke omzet... 5 Redactiekosten... 6 Overige... 6 Verdeling en uitkering aandelen per uitgever... 6 Doorbetaling auteursdeel... 7 Uitzonderingen bij doorbetaling aan auteurs... 7 Waarop moet u letten bij doorbetaling?... 7 Accountantskosten... 7 Btw... 8 Termijn van doorbetalen... 8 Verklaring van verdeling en doorbetaling... 8 Controle doorbetaling... 8 Alternatieven voor doorbetaling... 8 Inhouding bij uitkering... 8 Bagatelregeling... 8 Alternatief collectief auteursdoel... 8 Auteursfonds... 9 Versie Verdeling 2014 2
Stichting Reprorecht Bedrijven, overheids- en onderwijsinstellingen die beschikken over kopieerapparatuur maken daarmee ook kopieën uit kranten, tijdschriften en boeken. De makers van deze publicaties hebben recht op een vergoeding. Stichting Reprorecht zorgt ervoor dat uitgevers en auteurs een reprorechtvergoeding krijgen als er uit hun publicaties gekopieerd wordt. De minister van Justitie heeft Stichting Reprorecht in 1985 aangewezen om de reprorechtvergoedingen te incasseren en vervolgens te verdelen onder de rechthebbende makers. Het College van Toezicht Auteursrecht ziet toe op de uitvoering. Het Reglement Uitkeringen De vergoeding die wordt geïnd door Stichting Reprorecht wordt verdeeld volgens het Reglement Uitkeringen, dat tevens is goedgekeurd door de minister van Justitie. In het Reglement Uitkeringen staan voor de uitgever specifieke zaken voorgeschreven. U kunt de volledige tekst van het reglement vinden op de website van Stichting Reprorecht: www.reprorecht.nl Als u zich aanmeldt voor de verdeling, vraagt Stichting Reprorecht u te verklaren dat u kennis hebt genomen van het reglement en dat u de hierin opgenomen bepalingen accepteert. Wilt u in aanmerking komen voor een vergoeding? Ieder najaar verdeelt Stichting Reprorecht de geïncasseerde vergoedingen onder de uitgevers van de kranten, tijdschriften en boeken waaruit gekopieerd wordt. Iedere bij Stichting Reprorecht geregistreerde uitgever ontvangt een uitnodiging om zich aan te melden Bent u niet geregistreerd? Via www.reprorecht.nl kunt u zich door middel van een contactformulier registeren en aanmelden voor de verdeling. Categorieën Stichting Reprorecht verdeelt de reprorechtvergoedingen onder uitgevers in de volgende vier categorieën: Vak- en wetenschappelijke tijdschriften: voor deze categorie komen uitsluitend titels in aanmerking met een open lezerskring. Hieronder verstaan we tijdschriften die niet uitsluitend voor leden of aangeslotenen verkrijgbaar zijn, maar waarop het voor een ieder mogelijk is zich te abonneren. Vaktijdschriften zijn periodieken met hoofdzakelijk professionele informatie, voor uitoefening van beroep en bedrijf. Wetenschappelijke tijdschriften zijn periodieken van academisch niveau, bedoeld voor wetenschapsbeoefening: studie en onderzoek Versie Verdeling 2014 3
Vak- en wetenschappelijke boeken: vakboeken zijn boeken met professionele informatie voor uitoefening van beroep en bedrijf. Wetenschappelijke boeken zijn boeken op academisch niveau, primair bedoeld voor wetenschapsbeoefening: studie en onderzoek. Deze boeken worden aan de boekhandel geleverd met de voor de wetenschappelijke boeken gebruikelijke korting Educatieve geschriften: uitgaven bedoeld als lesmateriaal bij (niet wetenschappelijke) onderwijsinstellingen Kranten: landelijke en regionale dagbladen en wekelijkse huis-aan-huisbladen. Voorwaarden Voor deelname aan de verdeling gelden 3 voorwaarden: U hebt in het jaar voorafgaand aan de verdeling omzet gemaakt in één of meer van de bovenstaande categorieën De publicaties die u opgeeft zijn uitgegeven in Nederland De publicaties zijn verkrijgbaar voor het algemene publiek. Hoe meldt u zich aan? Download het aanmeldingsformulier van www.reprorecht.nl en e-mail het ingevulde formulier naar repartitie@reprorecht.nl. Titelopgave Wij vragen u om met uw aanmelding een specificatie van titels mee te sturen. Geef voor iedere titel aan in welke categorie u de titel aanmeldt onder vermelding van het ISSN of ISBN (indien van toepassing). Het formulier voor titelopgave downloadt u tegelijk met het aanmeldingsformulier. Verwerking van uw aanmelding en omzetopgave Na ontvangst van uw titelopgave berichten wij u of uw titels zijn goedgekeurd en vragen wij u om de omzet op te geven van de goedgekeurde titels. Wanneer de aanmeldingsperiode verstreken is, kunt u het omzetopgaveformulier download van www.reprorecht.nl. U hebt vier weken de tijd om het formulier in te vullen en te sturen naar de externe accountant van accountantskantoor PwC. Wij vragen u de voorwaarden met betrekking tot de controle van uw omzetopgave goed door te nemen om vertraging van uw uitkering te voorkomen. Versie Verdeling 2014 4
Controle omzetopgave Is uw totale netto omzet in de door u aangemelde categorieën hoger dan 2 miljoen, dan vragen wij u om uw omzetopgave door uw accountant te laten controleren. Hiervoor vragen wij een gescheiden verklaring (als bedoeld in art. 2.393 BW) waarin de accountant op eigen briefpapier uw omzetopgave bevestigd. Is uw totale netto omzet in de door u aangemelde categorieën in totaal lager dan 2 miljoen, dan volstaat een jaarrekening voorzien van een samenstelverklaring of een controleverklaring. Uitgeverijen die een minimale netto omzet hebben en geen jaarrekening met een samenstellingsverklaring opstellen, mogen volstaan met een saldibalans met handtekening van de directie. Alleen de externe accountant van accountantskantoor PwC zal van uw omzetgegevens kennisnemen. Vereiste controle documenten in één overzicht totale nette omzet > 2 miljoen: totale netto omzet < 2 miljoen: gescheiden verklaring accountant jaarrekening voorzien van samenstelverklaring of controleverklaring minimale omzet + géén jaarrekening: saldibalans met handtekening directie Alle documenten die dienen ter controle van de omzetopgave, moeten voorzien zijn van een handtekening. Hiermee wordt onderstreept dat de informatie niet meer zal wijzigen. Instructies bij de omzetopgave Welke omzet U kunt alleen omzet opgeven die het resultaat is van verkoop aan in Nederland gevestigde eindgebruikers. De reden hiervoor is dat de vergoeding alleen het kopiëren uit uw publicaties in Nederland betreft. De vergoeding voor de categorieën vak- en wetenschappelijke tijdschriften en kranten wordt berekend op basis van de som van de netto omzet uit abonnementen en losse verkoop. Om deze omzet te kunnen controleren door middel van uw jaarrekening, vragen wij u ook de netto omzet uit advertenties in te vullen. Vul ook de totale netto omzet in. Versie Verdeling 2014 5
Redactiekosten Als u geen omzet heeft uit abonnementen of losse verkoop of wanneer de netto omzet uit abonnementen en losse verkoop minder dan 5% van de totale netto omzet van de titel bedraagt, kunt u voor opgave van de redactiekosten kiezen. Vul ook bij opgave van de redactiekosten de omzet uit abonnementen en losse verkoop, de omzet uit advertenties en de totale netto omzet in. Indien u kiest voor opgave van de redactiekosten verzoeken wij u deze apart te specificeren. Onder redactiekosten wordt verstaan de directe kosten van het redactionele apparaat: personeelskosten van redacteurs, kosten van freelance schrijvers en fotografen, huisvesting van de redactie en overige direct aan de redactie toe te rekenen kosten. Overige Omzet verkregen door verkoop van andere producten dan geschriften (bijvoorbeeld, cd-roms, software etc.) mag niet worden meegerekend bij de omzetopgave. Jurisprudentiebundels die in de categorie wetenschappelijke boeken zijn aangemeld en geaccepteerd, komen slechts voor 50% verdeling in aanmerking. U mag daarom slechts 50% van de opbrengst op deze bundels opgeven. Reden hiervoor is dat er slechts auteursrecht rust op de noten in de bundels. Publicaties waarvan het auteursrecht is vervallen (zeventig jaar na de dood van de auteur) komen niet voor uitkering in aanmerking. Verdeling en uitkering aandelen per uitgever De externe accountant van accountantskantoor PwC zal op basis van de totale netto omzet per categorie verhoudingspercentages vaststellen. Aan de hand van deze percentages en de individuele omzetopgaven wordt de reprorechtvergoeding per uitgever berekend. Uw reprorechtvergoeding verschilt per jaar. Dit komt door de fluctuatie van de jaarlijkse incasso van Stichting Reprorecht, door de hoeveelheid aanmeldingen en door de jaarlijkse verschillen in omzet van uitgevers; als andere uitgevers een hogere omzet hebben, groeit hun aandeel en daalt het uwe. In november informeert Stichting Reprorecht u welk aandeel van de uit te keren reprorechtgelden u ontvangt. U ontvangt twee vergoedingen van Stichting Reprorecht: één voor het kopiëren van teksten en één voor het kopiëren van foto s en illustraties. Op het voor uitkering beschikbare brutobedrag worden administratiekosten en btw over de administratiekosten ingehouden. Het nettobedrag wordt naar u overgemaakt. Als u vorig jaar een reprorechtvergoeding ontvangen hebt, moet u deze eerst doorbetalen aan de makers van de opgegeven publicaties, voordat wij de nieuwe vergoeding aan u uitkeren. (zie paragraaf Doorbetaling auteursdeel) Versie Verdeling 2014 6
Doorbetaling auteursdeel De uitgever is verplicht ten minste 50% van de reprorechtvergoeding voor tekst door te betalen aan de makers van de opgegeven publicaties. Als de auteur van de betreffende publicatie in loondienst was bij de uitgever wordt de uitgever als maker aangemerkt. Was de auteur als freelancer werkzaam, dan wordt de auteur aangemerkt als maker. De reprorechtvergoeding dient onder de auteurs naar rato van het uitgekeerde honorarium en/of het aantal gepubliceerde pagina s te worden verdeeld. Als u een reprorechtvergoeding ontvangt in meer dan één categorie dan vragen wij u de som van de reprorechtvergoedingen eerst te verdelen naar rato van het aantal freelance auteurs dat heeft bijgedragen aan publicaties in de betreffende categorie. Bij de veelgestelde vragen op de website van Stichting Reprorecht geven wij u enkele rekenvoorbeelden van de doorbetalingssystematiek. Op onze website kunt u tevens een rekenmodel downloaden, dat als basis voor een doorbetalingadministratie kan fungeren. Uitzonderingen bij doorbetaling aan auteurs De vergoeding voor visuele publicaties hoeft u niet aan freelance auteurs van visuele publicaties door te betalen. Het auteursdeel is door Stichting Reprorecht ingehouden en uitgekeerd aan Pictoright. Pictoright zorgt voor de uitkering aan auteurs van visuele publicaties. Uitgevers van kranten hoeven de ontvangen reprorechtvergoeding niet door te betalen aan freelance auteurs. Het auteursdeel is namelijk door Stichting Reprorecht ingehouden en uitgekeerd aan Stichting Lira. Stichting Lira zorgt voor de uitkering aan freelance journalisten. Waarop moet u letten bij doorbetaling? Accountantskosten Hebt u voor uw omzetopgave aan Stichting Reprorecht extra accountantskosten gemaakt? Dan mag u deze accountantskosten in mindering brengen op uw totaal ontvangen vergoeding voordat u de 50% doorbetaalt aan uw auteurs. Het bedrag aan accountantskosten dat u in mindering brengt mag niet meer zijn dan 10% van de netto vergoeding, met een maximum van 500,-. Maakt u gebruik van deze mogelijkheid? Laat het ons weten met het formulier Verklaring aftrek accountantskosten, te downloaden van www.reprorecht.nl, en stuur ons een kopie van de factuur van uw accountant. Versie Verdeling 2014 7
Btw In alle gevallen waarin een uitgever btw gecompenseerd krijgt is de uitgever verplicht het auteursdeel door te betalen aan freelance auteurs. Termijn van doorbetalen Uitgevers zijn verplicht om het auteursdeel voor 30 september van het volgende jaar over te maken aan de freelance auteurs. Er is een dispensatiemogelijkheid tot uiterlijk een jaar. Verklaring van verdeling en doorbetaling Bij aanmelding voor de verdeling vraagt Stichting Reprorecht uitgevers die het voorgaande jaar een vergoeding hebben ontvangen of zij het auteursdeel van de vergoeding hebben doorbetaald. Als een uitgever niet deelneemt aan de verdeling vraagt Stichting Reprorecht hem de Verklaring verdeling & doorbetaling in te vullen. Controle doorbetaling De stichting controleert jaarlijks steekproefsgewijs of de uitgevers hebben voldaan aan hun doorbetalingsverplichting. Houdt u er rekening mee dat ook uw uitgeverij benaderd kan worden voor een dergelijke controle. Alternatieven voor doorbetaling Uitgangspunt is dat iedere uitgever de reprorechtvergoeding verdeelt onder de freelance auteurs. Is dat praktisch niet mogelijk, dan heeft u een aantal alternatieven. Inhouding bij uitkering Uitgevers die minder dan 5.000 bruto ontvangen, kunnen het auteursdeel door Stichting Reprorecht laten inhouden. De stichting stort het bedrag vervolgens in het Auteursfonds. Voorwaarde is dat u de desbetreffende freelance auteurs hierover informeert. Bagatelregeling Als het auteursdeel dat een uitgever voor een auteur ter beschikking heeft minder is dan 15 mag u dit bedrag in het Auteursfonds storten. Voorwaarde is dat u de desbetreffende freelance auteurs hierover informeert. Meer informatie over het Auteursfonds vindt u in het volgende hoofdstuk. Alternatief collectief auteursdoel Uitgevers van vak en wetenschappelijke tijdschriften die minder dan 5.000 bruto ontvangen, kunnen er voor kiezen het auteursdeel te besteden aan een alternatief collectief auteursdoel. Hiervoor gelden twee voorwaarden: de uitdrukkelijke voorwaarde dat de betreffende freelance auteurs voorafgaand geïnformeerd zijn over de bestemming. Versie Verdeling 2014 8
de bijkomende voorwaarde dat een representatief geachte vertegenwoordiging van de freelance auteurs schriftelijk bevestigt aan Stichting Reprorecht dat zij dit een goede bestemming vindt. Heeft u een vraag over deze voorwaarden? Neem dan contact met op ons: repartitie@reprorecht.nl Auteursfonds Als een uitgever niet deelneemt aan de verdeling of om bepaalde redenen freelance auteurs niet doorbetaalt kunnen de freelance auteurs mogelijk een vergoeding krijgen uit het Auteursfonds. Auteurs die in aanmerking willen komen voor een vergoeding uit het Auteursfonds kunnen zich aanmelden bij Stichting Lira. Als u een bedrag wilt storten in het Auteursfonds dan kunt u dat overmaken naar: Bankrekeningnummer : 65.35.51.983 Ten name van : Stichting Reprorecht te Hoofddorp Onder vermelding van : Auteursfonds / [Relatienummer] en [jaar van verdeling] Versie Verdeling 2014 9