Beste medewerker We heten je hartelijk welkom bij je nieuwe werkgever : HET GEMEENTEBESTUUR VAN ZULTE Wij tellen ongeveer 70 medewerkers en we hebben verschillende diensten. Het is niet altijd gemakkelijk om je weg te vinden in al onze diensten. Daarom wil deze onthaalbrochure een leidraad voor jou zijn. Veel leesgenot! 1. Een bondige kijk op het Gemeentebestuur van Zulte De gemeenteraad is het hoogste beleidsorgaan van de gemeente. Het is zijn opdracht alles te regelen wat van gemeentelijk belang is. Het college van burgemeester en schepenen bestaat uit de burgemeester,de 5 schepenen en de gemeentesecretaris en is het dagelijks bestuur van de gemeente. Als uitvoerend orgaan maakt ze de beslissingen van de gemeenteraad bekend en voert deze uit. De gemeentesecretaris heeft de algemene leiding over de gemeentelijke diensten. Zij is het hoofd van het gemeentepersoneel, met uitzondering van de ontvanger. Zij vormt de administratieve spil in de voorbereiding en het onderzoek van alle zaken die aan de gemeenteraad en aan het college van burgemeester en schepenen worden voorgelegd. Zij neemt ook deel aan al de vergaderingen van de bestuursorganen (gemeenteraad en schepencolleges) en maakt de notulen ervan op. Samen met de burgemeester ondertekent de secretaris alle briefwisseling, vergunningen, akten en bekendmakingen. De gemeente staat dicht bij de burgers en kan een betekenisvolle relatie ontwikkelen met de inwoners. De bijgevoegde brochure Wegwijs verschaft u alle noodzakelijke informatie die u dient te weten over deze 2 bestuursorganen. Tevens worden de verschillende gemeentelijke administratieve diensten hierin aan u voorgesteld, krijgt u een beknopt overzicht van de werking van het OCMW enz 1

2. De doelstellingen van het Gemeentebestuur Eén van de belangrijkste doelstellingen van het Gemeentebestuur zoniet de belangrijkste - is de optimale dienstverlening naar de burger toe, het behartigen van de belangen van de plaatselijke gemeenschap! Anderzijds heeft het gemeentebestuur ook de opdracht om de algemene belangen te dienen, nl. de regionale en meer centraal gerichte belangen. Wij verwachten dat je als nieuwe medewerker deze doelstellingen mee onderschrijft. 3. Wat verwachten we van jou als medewerker? Zoals reeds vermeld, verwachten we in de eerste plaats dat je mee de doelstellingen van het Gemeentebestuur helpt waarmaken. De vijf volgende eigenschappen zijn minstens even belangrijk : 3.1 Discretie en loyaliteit Wij verwachten dat iedereen zijn werk discreet uitoefent. Hiermee bedoelen we dat je het beroepsgeheim respecteert. Wij verwachten eveneens dat iedereen loyaal is tegenover zijn werkgever. Hiermee bedoelen we dat je jouw werk zorgvuldig, plichtbewust en met inachtneming van de richtlijnen uit het arbeidsreglement uitvoert. (zie bijlage) Wij moeten ook loyaal zijn tegenover onze collega s. Dit betekent dat we in team werken en dat we elkaar steunen in de uitoefening van onze functie. 3.2 Neutraliteit en non-discriminatie Wij behoren ons werk te vervullen met openheid en zonder enige discriminatie. Hiermee bedoelen we dat we geen onderscheid mogen maken naar ras, geslacht, rang of geloofsovertuiging. 3.3 Onomkoopbaarheid Zelfs buiten hun ambt mogen de personeelsleden, rechtstreeks of via een tussenpersoon, geen giften, beloningen of enig voordeel vragen, eisen of aannemen. 2

3.4 De wil om bij te scholen De werknemers moeten zich permanent vormen om op de hoogte te blijven van de evolutie van technieken, reglementeringen en studies in de materies die met hun functie verband houden. 3.5 Aangifteplicht Misbruiken, nalatigheden of overtredingen van reglementen moeten gesignaleerd worden aan je overste. 4. Enkele praktische personeelszaken 4.1 Hoe ben ik aangesteld 4.1.1 Personeel van het vast personeelskader (statutair) Dit personeel komt in dienst na een examen, gevolgd door een proefperiode van minimum 1 jaar. Het vastbenoemd gemeentepersoneel krijgt geen contract. De raadsbeslissing over de benoeming vormt de basis voor de vaste aanstelling. 4.1.2 Personeel van het contractueel personeelskader en personeel van het gecopersoneelskader Dit personeel komt in dienst op basis van een contract, zoals dit het geval is voor een werknemer in de private sector. Voor het personeel van het geco (gesubsidieerd contractueel)-personeelskader ontvangt het gemeentebestuur subsidies van de hogere overheid. 4.1.3 Contractueel personeel van bepaalde duur Ook dit personeel wordt met een contract aangeworven, meestal voor vervangingen van vast of contractueel personeel (ziekteperiodes, deeltijdse tewerkstelling, ) 4.1.4. Diverse tewerkstellingsprojecten 4.1.4.1. Het Activaplan Deze vorm van tewerkstelling werd ingevoerd om de werkgelegenheid te verhogen. Het is vooral gericht op langdurig werkzoekenden om de 3

herinschakeling in het normale arbeidscircuit te bevorderen. Betrokken personeelsleden ontvangen een werkkaart van de RVA, waaruit blijkt voor welke periode zij in dit systeem kunnen tewerkgesteld worden. 4.1.4.2 Startbanen Iedere werkgever, die meer dan 50 werknemers in dienst heeft, is verplicht een aantal jongeren aan te nemen onder de vorm van een startbaan. De bedoeling is om jongeren de mogelijkheid te bieden hun intrede te doen op de arbeidsmarkt. Meestal gaat het hier om contracten van 1 jaar. 4.1.4.3 Wep-Plus en Gesco-Wep-Plus Dit zijn werkervaringsprojecten die zich richten naar zeer langdurig werkzoekenden, personen die minder dan 1 jaar bestaansminimumgerechtigd of gerechtigd op financiële maatschappelijke hulp zijn. Deze vorm van tewerkstelling moet voor de werknemers een brug vormen tussen een periode van werkloosheid en een nieuwe periode van tewerkstelling binnen het reguliere economische kader door de betrokkenen voldoende bagage te geven om (opnieuw) de stap naar het gewone bedrijfsleven te zetten. 4.2 Het personeelsstatuut Of men vast of contractueel is aangesteld, steeds valt men voor het uitoefenen van het werk onder de personeelsstatuten van het gemeentebestuur. Dit zijn omvangrijke beschrijvingen van het verloop van de loopbaan van de personeelsleden. Voor verdere toelichtingen kunt u steeds terecht bij de personeelsdienst. 4.3 Wanneer wordt mijn loon uitbetaald? 4

Het loon van statutaire personeelsleden wordt maandelijks vooruit betaald en a rato van één twaalfde van de jaarwedde. Het loon van de contractuele personeelsleden wordt uitbetaald uiterlijk de vierde werkdag na het afsluiten van de maand waarop de betaalperiode betrekking heeft. De betaling van het loon gebeurt per overschrijving. 4.4 Op welke vergoedingen en premies kan ik aanspraak maken? 4.4.1 Haard- en/of standplaatstoelage Indien uw jaarwedde een wettelijk vastgesteld grensbedrag niet overschrijdt, heeft u recht op een haard- of standplaatstoelage. Een haardtoelage wordt automatisch toegekend aan gehuwde en samenwonende personeelsleden of aan alleenstaande personeelsleden met kinderlast. Als beide echtgenoten of samenwonende partners bij het gemeentebestuur zijn tewerkgesteld, heeft diegene met de laagste wedde recht op een haardtoelage, terwijl de andere een standplaatsvergoeding wordt toegekend. Standplaatsvergoeding wordt toegekend aan alleenstaanden. Het bedrag van de haard- en/of standplaatsvergoeding hangt af van de wedde. Hoe meer men verdient, hoe lager de vergoeding. 4.4.2 Kraamgeld en kinderbijslag Kraamgeld kan reeds vanaf de vijfde maand zwangerschap aangevraagd worden. Vanaf twee maanden voor de vermoedelijke bevallingsdatum wordt het uitgekeerd. 5

In de regel wordt de kinderbijslag steeds uitbetaald door het kinderbijslagfonds van de werkgever van de man. Voor bepaalde gevallen kan de kinderbijslag uitgekeerd worden door het kinderbijslagfonds van de werkgever van de vrouw. De personeelsdienst helpt u graag met verdere informatie hierover, als u denkt hiervoor in aanmerking te komen. (bijvoorbeeld bij alleenstaande vrouwen) Kinderbijslag wordt pas betaald vanaf het moment dat het kind geboren wordt. De aanvraagformulieren zijn te bekomen op de personeelsdienst. Met ingang van 1 april 2003 moeten gehuwden en wettelijk samenwonenden met kinderlast die beroepsinkomsten verwerven, zelf bepalen wie van beiden opteert voor de verminderingen van bedrijfsvoorheffing ingevolge kinderlast. In bijlage vindt u een formulier verklaring die u dient in te vullen bij uw indiensttreding. Opgelet : onder wettelijk samenwonenden wordt verstaan het samenleven van twee personen die een verklaring hebben afgelegd overeenkomstig artikel 1476 B.W. De wettelijk samenwonenden zijn dus die personen die voor de ambtenaar van de burgerlijke stand een samenlevingscontract hebben afgesloten. 4.4.3 Vakantiegeld 4.4.3.1 Statutair en geco-personeel Het bruto vakantiegeld bestaat uit een vast gedeelte dat per jaar wordt vastgesteld en een wijzigbaar gedeelte dat een bepaald percentage bedraagt van uw geïndexeerde brutojaarwedde. Op dit brutovakantiegeld gebeuren nog afhoudingen van RSZ en bedrijfsvoorheffing. Het sectoraal akkoord 2003-2004 heeft een gefaseerde verhoging van het vakantiegeld voorzien, gespreid over meerdere jaren, via een verhoging van het forfaitaire gedeelte van het vakantiegeld. 4.4.3.2 Contractueel personeel Het vakantiegeld bestaat uit een dubbel vakantiegeld en een enkel vakantiegeld. Het enkel vakantiegeld is de wedde die men ontvangt in de periode dat men verlof neemt. Het dubbel vakantiegeld bedraagt een percentage van uw geïndexeerde brutomaandwedde. Hierop gebeuren nog de gebruikelijke inhoudingen van RSZ en bedrijfsvoorheffing. 6

Voor alle personeelsleden wordt het vakantiegeld uitbetaald in de loop van de maand mei of juni. Het vakantiegeld wordt berekend op basis van de prestaties geleverd tijdens het vakantiedienstjaar (= het jaar dat voorafgaat aan het jaar waarin men vakantie neemt) Vanaf 2006 zal elk personeelslid in dienst van een lokaal bestuur een vakantietoelage ontvangen ten bedrage van 92 % van 1/12 van het salaris van de maand maart van het vakantiejaar. 7

8

4.4.4 Eindejaarstoelage Wie gewerkt heeft van 1 januari tot 30 september van het betrokken jaar, heeft recht op een eindejaarstoelage a rato van de prestaties. Het gaat om een vast percentage van de geïndexeerde brutojaarwedde. De eindejaarstoelage wordt uitbetaald eind november/begin december. 4.4.5 Premies gemeenschappelijke sociale dienst Het Gemeentebestuur van Zulte is aangesloten bij de Gemeenschappelijke Sociale Dienst van de RSZPPO (Rijksdienst voor de Sociale Zekerheid van de Provinciale en Plaatselijke Overheden) die een aantal voordelen geeft. (zie bijlage) Als gemeentepersoneelslid kan men via deze dienst gebruik maken van een aantal financiële tegemoetkomingen zoals bijvoorbeeld : Geboorte- en adoptiepremie Tussenkomst voor gehandicapte kinderen (de premie wordt uitgekeerd aan de persoon die in de maand juni de verhoogde kinderbijslag voor gehandicapte kinderen ontving) Huwelijkspremie Afscheidspremie (wie met pensioen gaat) Premie voor gezinsvakantie (er wordt een vakantiepremie toegekend aan een kind tot 18 jaar dat deelneemt aan een vakantie geboekt via de vakantiedienst vzw Pollen) Deze dienst stelt ook heel wat vakantiemogelijkheden in binnen- en buitenland voor. Informatie daarover wordt verstrekt via Pollen, een brochure die jaarlijks verschijnt en rechtstreeks aan huis wordt bezorgd. Financiële tussenkomsten in medische en farmaceutische kosten, hospitalisatiekosten, kosten voor prothesen of medische apparatuur,kosten voor een bril, Om van deze financiële tegemoetkoming gebruik te maken is een gedetailleerde opgave van gezinsinkomsten en uitgaven noodzakelijk. Op basis hiervan wordt beslist of een tussenkomst mogelijk is. De aanvraagformulieren kunnen bekomen worden op de personeelsdienst. 9

4.4.6 Maaltijdcheques 4.4.6.1 Wat zijn maaltijdcheques? Maaltijdcheques worden uitbetaald bovenop uw wedde. U kan ze gebruiken als betaalmiddel in warenhuizen, restaurants en bij sommige particulieren. In principe worden maaltijdcheques enkel aanvaard voor aankoop van voedingsmiddelen, soms wordt hierop een uitzondering gemaakt. 4.4.6.2 Hoeveel bedragen de maaltijdcheques? Elke cheque heeft een waarde van 6. Per cheque wordt een bedrag van 1.10 afgehouden van uw loon. Deze afhouding is nodig opdat uw maaltijdcheques vrijgesteld zouden zijn van personenbelasting en sociale bijdragen. 4.4.6.3 Hoe berekenen wij uw aantal cheques? Wij berekenen het aantal maaltijdcheques op basis van uw verloffiche. U bekomt 1 maaltijdcheque per 7,6 u gepresteerde arbeid. De maaltijdcheques die u in april ontvangt, worden berekend op basis van uw prestaties in maart. 4.4.6.4 Hoe worden de maaltijdcheques verdeeld? Het overzicht van het aantal maaltijdcheques/personeelslid wordt door de personeelsdienst uitgerekend en geagendeerd voor het college. Na goedkeuring van het college kunnen deze besteld en daarna afgehaald worden. De diensthoofden worden op de hoogte gebracht van de datum en uur van afhaling. 4.4.6.5 Nog enkele concrete afspraken Als u uw maaltijdcheques in ontvangst neemt, kan u ze indien u het wenst eerst natellen alvorens af te tekenen voor ontvangst. Hebt u getekend, en stelt u dan vast dat er iets niet correct is, dan heeft u geen recht van verhaal meer. 4.4.7 Collectieve hospitalisatieverzekering Elk personeelslid kan een hospitalisatieverzekering afsluiten. Het Gemeentebestuur heeft hiervoor een contract met de maatschappij Ethias. Sedert 1 juli 2001 wordt de premie voor de hospitalisatieverzekering voor personeelsleden volledig ten laste genomen door het Gemeentebestuur op voorwaarden dat u 6 maanden in dienst bent. 10

Bij bevalling of zwangerschap geldt een wachttermijn van 12 maanden. Echtgeno(o)t(e), levenspartner en kinderen (zolang zij recht geven op kinderbijslag en gedomicilieerd zijn op hetzelfde adres als de hoofdverzekerde) kunnen gratis meeverzekerd worden. Formulieren voor hospitalisatie en bijkomende informatie zijn te bekomen bij de personeelsdienst. 11

4.4.8 Fiets- of stapvergoeding Alle gemeentepersoneelsleden van Zulte, ongeacht hun statuut of tewerkstellingsregime, die te voet of per fiets het probleem woon-werkverkeer oplossen, hebben recht op een fiets- of stapvergoeding. De vergoeding bedraagt 0.15 per kilometer. De woon-werkafstand is de afstand tussen de woonplaats en de werkplaats, berekend volgens de kortste weg. Elke afstand wordt afgerond tot de volgende honderd meter. De vergoeding kan slechts tweemaal per dag worden toegekend. (heen en terug) Fietsdagen of stapdagen zijn dagen waarop effectief gefietst of gestapt is geworden op weg naar of van het werk. Ziekte- en vakantiedagen worden niet aanschouwd als fiets- of stapdagen. Om aanspraak te maken op de vergoeding dient men per maand minstens 4x effectief per fiets of te voet van en naar het werk te komen. Voor de controle dient het personeelslid gebruik te maken van de speciale dienstwijzer (zie bijlage) die volledig moet ingevuld zijn, gehandtekend door het personeelslid en tegengetekend door het diensthoofd. Het diensthoofd bezorgt de kwartaalwijzers aan de personeelsdienst. De vergoeding wordt 1x per jaar uitbetaald op de post- of bankrekening van het personeelslid. 4.4.9 Reisvergoeding Voor dienstverplaatsingen met de auto (bijv. bijscholingen, ) bedraagt de vergoeding 0,2771 per kilometer. Dit tarief is uniform voor alle graden en rangen en onafhankelijk van het belastbaar vermogen van het voertuig. Dit bedrag wordt niet aangepast aan de index. Wel wordt het bedrag van de reisvergoeding jaarlijks aangepast volgens een welbepaalde formule, die federaal wordt vastgesteld. De datum van de verplaatsing geldt als referentie voor het bepalen van het tarief. Het reiskostenformulier is terug te vinden op de pc onder publiek, document reiskosten of kun je bekomen op de personeelsdienst. Dit document dient volledig ingevuld samen met de nodige bewijsstukken (toelating dienstverplaatsing door het college, parkeertickets, inschrijvingsformulieren enz..) afgegeven worden aan de financiële dienst. 12

4.5 Vakantieregeling en afwezigheden 4.5.1 Jaarlijks vakantieverlof Als contractueel krijgt men verlof op basis van het aantal gewerkte dagen in het vakantiedienstjaar (vorig jaar) en als statutair op basis van het huidig dienstjaar. Ieder personeelslid krijgt bij het begin van het jaar een verloffiche waarop hij/zij kan zien op hoeveel dagen (uren), hij/zij recht heeft. De jaarlijkse vakantie (min. 2 weken) kan genomen worden op basis van een individueel akkoord tussen de werkgever en de werknemer. Het verlof wordt genomen naar keuze van het personeelslid MAAR met de inachtneming van de behoeften van de dienst. Als het verlof gesplitst wordt, moet het een doorlopende periode van ten minste twee weken bevatten. Dit verlof dient minimaal 4 weken op voorhand te worden aangevraagd. Gewone vakantiedagen (snipperdagen) worden minimum 3 werkdagen op voorhand aangevraagd. 4.5.2 Moederschapsbescherming/zwangerschapsverlof Het zwangerschapsverlof bedraagt 15 weken en bestaat uit een periode van 6 weken vóór de vermoedelijke bevallingsdatum en een periode van 9 weken na de bevalling. Vóór de vermoedelijke bevallingsdatum moet men zeker één week verlof nemen. De overige vijf weken kunnen ofwel voor ofwel na de bevalling genomen worden. 4.5.3 Loopbaanonderbreking en loopbaanvermindering * Volledige loopbaanonderbreking Dit kan aangevraagd worden voor minimum 3 maanden en maximum 72 maanden per loopbaan. * Gedeeltelijke loopbaanonderbreking Dit kan aangevraagd worden voor minimum 3 maanden en maximum 72 maanden indien u jonger bent dan 50, of tot de leeftijd van oppensioenstelling indien u 50 jaar of ouder bent. In dit laatste geval zult u het dubbele ontvangen van de uitkering voorzien voor de personen van minder dan 50 jaar. * Ouderschapsverlof Dit is een vorm van volledige of gedeeltelijke loopbaanonderbreking waarbij iedere werknemer zijn/haar arbeidsprestaties mag schorsen voor de opvoeding 13

van de kinderen, tot het kind de leeftijd van 4 jaar heeft bereikt. Hierbij zijn er verschillende systemen : - volledige onderbreking van de arbeidsprestaties gedurende een periode van 3 maanden - volledige onderbreking van de arbeidsprestaties per blok van 1 maand. - halftijdse onderbreking van de arbeidsprestaties gedurende een periode van 6 maanden - gedurende een periode van 15 maanden de arbeidsprestaties verminderen met 1/5. Deze 15 maanden kunnen genomen worden met een minimumduur van 3 maanden. 14

* Palliatief verlof Dit kan aangevraagd worden om palliatieve zorgen te verstrekken (elke vorm van bijstand en verzorging van personen die lijden aan een ongeneeslijke ziekte en zich in een terminale fase bevinden). U kan dit aanvragen voor een periode van één maand, eventueel nog verlengbaar met één maand. * Bijstand aan of verzorging van een gezins- of familielid Dit is een vorm van onderbreking of vermindering van de arbeidsprestaties die kan aangevraagd worden om een gezinslid of een familielid tot de tweede graad met een zware ziekte te verzorgen of bijstand te verlenen. Deze ziekte moet als dusdanig worden erkend door de behandelende arts. Volledige onderbreking kan voor maximum 12 maanden per patiënt, gedeeltelijke onderbreking kan voor 24 maanden per patiënt. In elk van deze gevallen wordt (tot op heden) een premie uitbetaald door de RVA. Het bedrag is afhankelijk van de situatie. Daarbij wordt gedurende de eerste 2 jaar van uw onderbreking of vermindering een aanmoedigingspremie uitbetaald door de Vlaamse Gemeenschap. Meer informatie kan u bekomen op de personeelsdienst, uitgebreide brochures zijn te verkrijgen bij de RVA. 4.5.4 Nog even dit Volledigheidshalve vermelden wij ook nog de specifieke verlofregeling voor statutaire personeelsleden in verband met onbetaald verlof, verlof wegens persoonlijke redenen, verlof wegens dwingende redenen van familiaal belang Voor contractuelen zijn er andere mogelijkheden. Meer info kan u bekomen op de personeelsdienst. 15

4.6 Wat te doen als ik ziek ben? Wie ziek is of een ongeval heeft, moet de personeelsdienst (09/280 97 27 of 09/280 97 25) met alle mogelijke middelen zo snel mogelijk verwittigd worden en dit vóór 9.00 u van de desbetreffende dag. Elke afwezigheid wegens ziekte wordt verantwoord met een geneeskundig attest binnen de drie werkdagen. Het personeelslid kan dit ofwel afgeven ofwel opsturen waarbij rekening gehouden wordt met de poststempel. Het vermelde doktersattest moet het begin en de vermoedelijke duur van de afwezigheid aanduiden, evenals de vermelding of het personeelslid zich kan verplaatsen, dezelfde regels zijn van toepassing in geval van verlenging van ziekte. Het personeelslid moet zich op vraag van het college van burgemeester en schepenen aanbieden bij een door haar gekozen controlegeneesheer of hij dient deze de toegang tot zijn woning te verschaffen. Indien de zieke werknemer op een andere plaats dan zijn gewone woonplaats verblijft, dient hij dit aan zijn werkgever mee te delen. Contractueel personeel geniet een gewaarborgd maandloon, daarna wordt men betaald van de mutualiteit. Bij een ziekteperiode van 14 dagen of meer is het zeker aangewezen het formulier vertrouwelijk door de huisarts te laten invullen. Het inlichtingenblad dat men ontvangt van de mutualiteit wordt ingevuld door de personeelsdienst. Bij statutair personeel worden de ziektedagen in mindering gebracht van het ziektesaldo. Bij uitputting ervan ontvangt men een disponibiliteitswedde. (60 %) 4.7 Wat te doen bij een arbeidsongeval? 4.7.1 Richtlijnen Wanneer u het slachtoffer wordt van een arbeidsongeval verwittig dan onmiddellijk uw personeelsdienst. De verantwoordelijke bezorgt u dan de nodige formulieren. Dokterskosten moeten in principe niet betaald worden. Uw geneesheer kan door het opmaken van een honorariumstaat haar/zijn gemaakte kosten rechtstreeks terugvorderen van Ethias. 16

5. Tot slot Beste nieuwe medewerker, Wij hopen u met deze onthaalbrochure de eerste essentiële informatie verstrekt te hebben, zodat u een beetje wegwijs geraakt in ons gemeentebestuur. Als u nog bijkomende vragen hebt, kan u steeds terecht bij uw diensthoofd of bij de personeelsdienst. Wij wensen u een goede start toe bij het Gemeentebestuur van Zulte! 17