Draaiboek bij overlijden

Draaiboek bij overlijden

DRAAIBOEK BIJ HET OVERLIJDEN VAN EEN COLLEGA Ia. De gebeurtenis vindt plaats op school 1. Een levensbedreigend voorval op school wordt onmiddellijk aan de vestigingsdirecteur gemeld. Deze zorgt ervoor dat adequate hulpverlening wordt opgeroepen; deze kan zowel medisch als religieus van aard zijn. 2. De vestigingsdirecteur brengt ook onmiddellijk de voorzitter van het college van bestuur op de hoogte. Gezamenlijk stellen zij vast op welke wijze de familie ingelicht dient te worden. Voor zover de situatie het toelaat, geniet een persoonlijk bezoek hierbij de voorkeur. 3. Bij een fatale afloop zal zowel de dood als de doodsoorzaak door een arts vastgesteld dienen te worden. 4. In overleg met betrokken arts zal ook besloten worden justitiële autoriteiten en/of de arbeidsinspectie al dan niet in te schakelen. 5. De vestigingsdirecteur verzoekt het personeel naar de personeelskamer te komen en de leerlingen verwijst hij naar de aula. Voor dit laatste regelt hij ook voldoende inzet van surveillanten. 6. Het personeel wordt verteld wat er aan de hand is. Omstandigheden e.d. voor zover bekend, worden verteld. Het personeel krijgt de gelegenheid om een beetje op adem te komen, samen wat te praten. 7. Na enige tijd wordt, via de intercom, de leerlingen verzocht naar de volgende les te gaan. Klassen die geen les hebben wordten verzocht naar een bepaald lokaal te gaan. 8. De aanwezige mentoren nemen, voor zover mogelijk, de lessen over van hun mentorklas. Andere klassen worden opgevangen door de dienstdoende docenten. Zij vertellen aan betrokken klassen wat er aan de hand is. Daarna wordt gelegenheid geboden het schokkende nieuws te verwerken. 9. Na deze eerste opvang wordt iedereen het initiatief gelaten naar huis te gaan of andere verbanden te zoeken voor verwerking. 10. Enkele collega s en de schoolleiding blijven op school om te kijken wat er gedaan kan en moet worden. Hierbij behoren in ieder geval iemand uit de eigen sectie (of uit een ander direct werkverband van betrokken collega). Ib. De gebeurtenis vindt niet plaats op school 1. Nadat een bericht van overlijden van een collega de school bereikt, worden onmiddellijk de betrokken vestigingsdirecteur en de voorzitter van het college van bestuur ingelicht. 2. Gezamenlijk overleggen zij op welke wijze de collega s worden ingelicht. Tijdens een werkdag worden de collega s gevraagd in de personeelskamer bijeen te komen waar de vestigingsdirecteur mededeling doet van de gebeurtenis. 3. Na enige tijd wordt, via de intercom, de leerlingen verzocht naar de volgende les te gaan. Klassen die geen les hebben wordt verzocht naar een bepaald lokaal te gaan. G:\Adm_secr\Notities Draaiboek bij overlijden, concept juni 2015 2

4. De aanwezige mentoren nemen, voor zover mogelijk, de lessen over van hun mentorklas. Andere klassen worden opgevangen door de dienstdoende docenten. Zij vertellen aan betrokken klassen wat er aan de hand is. Daarna wordt gelegenheid geboden het schokkende nieuws te verwerken. 5. Na deze eerste opvang wordt iedereen het initiatief gelaten naar huis te gaan of andere verbanden te zoeken voor verwerking. 6. Enkele collega s en de schoolleiding blijven op school om te kijken wat er gedaan kan en moet worden. Hierbij behoren in ieder geval iemand uit de eigen sectie (of uit een ander direct werkverband van betrokken collega). 1. De voorzitter van het college van bestuur regelt, voor zover nodig, het contact met de familie. 2. Namens de school wordt een advertentie geplaatst, na overleg met de familie. 3. Als de overledene mentor was, verzorgt de klas onder leiding van de teamleider een schriftelijke condoleance. 4. De teamleider zorgt voor speciale opvang van de klas waarvan betrokken collega mentor was. Mogelijk kan de klas een bijdrage leveren aan de uitvaart of aan de dienst op school. 6. Op een centrale plaats in de school wordt een foto met kaarsen en bloemen geplaatst. 7. De conciërge zorgt ervoor dat de vlag van de school tot aan het moment van de uitvaart halfstok wordt gehesen. 8. De schoolleiding bekijkt of en in hoeverre gezamenlijk vervoer van het personeel en andere betrokkenen van de school naar de uitvaart gewenst dan wel noodzakelijk is. 1. Direct na de uitvaart moet er zowel aan het personeel als aan de leerlingen een gezamenlijke opvang geboden worden. 2. De voorzitter van het college van bestuur draagt zorg voor formele zaken in overleg met en ten behoeve van de familie. 3. Eén persoon regelt het afwerken van alle zaken die met het vak en de school te maken hebben. Aan het personeel wordt bekend gemaakt wie dat doet. G:\Adm_secr\Notities Draaiboek bij overlijden, concept juni 2015 3

DRAAIBOEK BIJ HET OVERLIJDEN VAN EEN LEERLING Ia. De gebeurtenis vindt plaats op school 1. Een levensbedreigend voorval op school wordt onmiddellijk aan de vestigingsdirecteur gemeld. Deze zorgt ervoor dat adequate hulpverlening wordt opgeroepen; deze kan zowel medisch als religieus van aard zijn. 2. De vestigingsdirecteur brengt ook onmiddellijk de voorzitter van het college van bestuur, de teamleider, de vestigingsdirecteur en de mentor op de hoogte. Gezamenlijk stellen zij vast op welke wijze de familie ingelicht dient te worden. Voor zover de situatie het toelaat, geniet een persoonlijk bezoek hierbij de voorkeur. 3. Bij een fatale afloop zal zowel de dood als de doodsoorzaak door een arts vastgesteld dienen te worden. 4. In overleg met betrokken arts zal ook besloten worden justitiële autoriteiten al dan niet in te schakelen. 5. De vestigingsdirecteur, teamleider en/of mentor deelt het feit mee aan de betrokken klas. Hij/zij kan daarbij ondersteuning vragen aan andere collega's. 6. Bij afwezigheid van de mentor meldt de teamleider of de vestigingsdirecteur het aan de betrokken klas. Als het overlijden in het begin van het schooljaar plaatsvindt, kunnen ook de mentor en de klas van het vorig jaar hierbij betrokken worden. 7. De mentoren van de klassen van het betrokken leerjaar delen het feit in hun klas mee. De andere klassen worden ingelicht door de dienstdoende docenten. 8. De mentor wordt vrij geroosterd voor opvang van de klas in de eerste uren en handelt naar bevinden. Teamleider of vestigingsdirecteur en een conciërge zijn paraat om te assisteren. Als het overlijden in het begin van het schooljaar plaatsvindt, kunnen ook de mentor en de klas van het vorig jaar hierbij betrokken worden. 9. De vestigingsdirecteur, teamleider of mentor biedt de mogelijkheid aan niet-klasgenoten om hun emoties te uiten. Ib. De gebeurtenis vindt niet plaats op school 1. Nadat een bericht van overlijden van een leerling de school bereikt, worden onmiddellijk de betrokken vestigingsdirecteur en de voorzitter van het college van bestuur ingelicht. 2. Gezamenlijk overleggen zij op welke wijze de collega s worden ingelicht. Tijdens een werkdag worden de collega s gevraagd in de personeelskamer bijeen te komen waar de vestigingsdirecteur mededeling doet van de gebeurtenis. 3. De vestigingsdirecteur, teamleider en/of mentor deelt het feit mee aan de betrokken klas. Hij/zij kan daarbij ondersteuning vragen aan andere collega's. 4. Bij afwezigheid van de mentor meldt de teamleider of de vestigingsdirecteur het aan de betrokken klas. Als het overlijden in het begin van het schooljaar plaatsvindt, kunnen ook de mentor en de klas van het vorig jaar hierbij betrokken worden. 5. De mentoren van de klassen van het betrokken leerjaar delen het feit in hun klas mee. De andere klassen worden ingelicht door de dienstdoende docenten. G:\Adm_secr\Notities Draaiboek bij overlijden, concept juni 2015 4

6. De mentor wordt vrij geroosterd voor opvang van de klas in de eerste uren en handelt naar bevinden. Teamleider of vestigingsdirecteur en een conciërge zijn paraat om te assisteren. Als het overlijden in het begin van het schooljaar plaatsvindt, kunnen ook de mentor en de klas van het vorig jaar hierbij betrokken worden. 7. De vestigingsdirecteur, teamleider of mentor biedt de mogelijkheid aan niet-klasgenoten om hun emoties te uiten. 1. Vestigingsdirecteur, teamleider en mentor maken onderling afspraken over contacten met de familie. 2. Eén van hen, bij voorkeur de mentor, houdt intensief contact met de klas. 3. De familie wordt ondersteuning ten behoeve van de uitvaart aangeboden. Gedacht kan worden aan: - het dragen van de kist; - het verzorgen van muziek en zang; - het voorlezen van teksten; - het houden van een toespraak; - het dragen van bloemen en/of kransen; - het begeleiden naar kerkhof of crematorium. De leerlingen kunnen/zullen bij de voorbereidingen hiervan betrokken worden. 4. In overleg met de familie wordt namens de school een advertentie geplaatst. Op eigen initiatief kan ook de klas dit doen. 5. Vrienden en vriendinnen die op school zitten krijgen de mogelijkheid op school hun gevoelens te uiten en tevens worden zij in de gelegenheid gesteld hun medeleven te uiten aan de familie. 6. Leerlingen die daar behoefte aan hebben wordt de mogelijkheid geboden gezamenlijk afscheid te nemen van hun overleden medeleerling. Dit afscheid zal door de mentor en andere betrokken collega's goed voorbereid en ondersteund moeten worden. 7. Op een centrale plaats in de school wordt een foto met bloemen en kaarsen geplaatst. 8. De conciërge zorgt ervoor dat de vlag van de school op de dag van overlijden t/m de uitvaart halfstok wordt gehesen. 9. De schoolleiding bekijkt of en in hoeverre gezamenlijk vervoer van het personeel en andere betrokkenen van de school naar de uitvaart gewenst dan wel noodzakelijk is. 1. De mentor zorgt ervoor dat er, al naar gelang de behoefte, de mogelijkheid geboden wordt aan de klas, het verlies van hun medeleerling te verwerken. 2. De vestigingsdirecteur bekijkt of de familie recht heeft op teruggave van bepaalde gelden. Dit gebeurt pas na ongeveer twee weken. G:\Adm_secr\Notities Draaiboek bij overlijden, concept juni 2015 5

G:\Adm_secr\Notities Draaiboek bij overlijden, concept juni 2015 6

DRAAIBOEK BIJ HET OVERLIJDEN VAN DE PARTNER OF EEN KIND VAN EEN COLLEGA I. De gebeurtenis 1. De melding wordt doorgegeven aan de vestigingsdirecteur. Deze stelt zo spoedig mogelijk de voorzitter van het college van bestuur hiervan op de hoogte. 2. De vestigingsdirecteur deelt, mede namens de voorzitter van het college van bestuur, het feit in de eerstvolgende pauze mee aan het personeel. Men zal er alert op moeten zijn dat dit bericht bij sommige collega's een activering van eigen verlieservaringen teweeg kan brengen. 3. Indien de collega mentor is, stelt de vestigingsdirecteur of teamleider de mentorklas op de hoogte tijdens het eerste uur na de pauze. 4. Diezelfde vestigingsdirecteur of teamleider biedt de mentorklas de gelegenheid het schokkende nieuws te verwerken en richt daarbij de aandacht op het steun betuigen aan de betrokken mentor. 5. Docenten die het eerste uur na de pauze lesgeven aan de klassen die van de collega les hebben, brengen de klassen op de hoogte en geven, indien gewenst, de leerlingen de gelegenheid het schokkende nieuws te verwerken. 1. De voorzitter van het college van bestuur regelt, voor zover nodig, het contact met de collega. 2. Als de collega mentor is, verzorgt de mentorklas een schriftelijke condoleance onder leiding van de teamleider. 3. Namens de school draagt de voorzitter van het college van bestuur zorg voor een schriftelijke condoleance. 4. Personeelsleden en leerlingen die zich betrokken voelen krijgen de gelegenheid naar de uitvaart te gaan. 5. De schoolleiding bekijkt of en in hoeverre gezamenlijk vervoer van het personeel en andere betrokkenen van de school naar de uitvaart gewenst dan wel noodzakelijk is. 1. De voorzitter van het college van bestuur regelt eventuele formele zaken. 2. De vestigingsdirecteur houdt het welzijn van de collega in de gaten en treedt in overleg met hem/haar over het moment van hervatten van zijn/haar taak. 3. Andere collega's, met name de sectiegenoten, hebben aandacht voor het welbevinden van hun collega en bieden daar waar nodig of wenselijk ondersteuning. G:\Adm_secr\Notities Draaiboek bij overlijden, concept juni 2015 7

DRAAIBOEK BIJ HET OVERLIJDEN VAN EEN OUDER, BROER OF ZUS VAN EEN LEERLING I. De gebeurtenis 1. De melding wordt doorgegeven aan de vestigingsdirecteur. Die brengt zo spoedig mogelijk de voorzitter van het college van bestuur, de teamleider, de mentor en de leerling administratie op de hoogte. 2. De mentor of de teamleider gaat de klas in om te vertellen wat er gebeurd is. De klas krijgt de gelegenheid om te praten en de eerste emoties te uiten. 3. De mentor neemt het initiatief om samen met de klas steun te betuigen aan de betrokken klasgenoot. 1. De mentor zorgt samen met de klas voor een schriftelijke condoleance naar de klasgenoot en familie. 2. De mentor schept voorwaarden voor aparte gesprekken met de meest intieme vrienden en/of vriendinnen. 3. De mentor en de klasgenoten worden in de gelegenheid gesteld om samen met de vestigingsdirecteur of teamleider naar de uitvaart te gaan. De laatstgenoemden zorgen ook voor de opvang van betrokken leerlingen direct na de uitvaart. 4. De mentor bereidt de klas voor op de terugkomst van de leerling. De klasgenoten wordt verteld dat ze zich het best zo opstellen dat de leerling het gevoel krijgt dat er meegeleefd wordt, maar dat hij/zij niet overweldigd wordt met belangstelling. 1. De mentor neemt contact op met de familie over het verwerkingsproces van de leerling. 2. De mentor nodigt de leerling regelmatig uit voor een gesprek en houdt in de gaten hoe het rouwproces verloopt. 3. De mentor informeert regelmatig betrokken collega's over het verloop van het rouwproces bij betrokken leerling. G:\Adm_secr\Notities Draaiboek bij overlijden, concept juni 2015 8

DRAAIBOEK BIJ HET OVERLIJDEN VAN EEN OUDER, BROER OF ZUS VAN EEN COLLEGA I. De gebeurtenis 1. De melding wordt doorgegeven aan de vestigingsdirecteur. Deze brengt zo spoedig mogelijk de voorzitter van het college van bestuur op de hoogte. 2. De vestigingsdirecteur zorgt ervoor dat de brief met betrekking tot dit overlijden hieraan wordt toegevoegd. 3. De vestigingsdirecteur overlegt met de betrokken collega of/en in hoeverre wie op de hoogte gebracht dienen te worden van dit overlijden. 1. De vestigingsdirecteur zorgt voor een passende condoleance. 1. Bij terugkeer op school wordt de betrokken collega opgevangen door de vestigingsdirecteur en uitgenodigd voor een gesprek. 2. De vestigingsdirecteur houdt het welbevinden van de betrokken collega in de gaten. 3. De sectieleden ondersteunen de betrokken collega daar waar wenselijk. G:\Adm_secr\Notities Draaiboek bij overlijden, concept juni 2015 9