BESTUURSVERGADERING KREA 10/05/2011 WETTEREN Aanwezig : Piet Vanneste Christine Van De Steen Harrie Schotte Dirk Dekens Guy De Nil Dirk Hosten Verontschuldigd : ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- A. ITEMS TE BESPREKEN MET DIRECTIE RECORD BANK Eerste gesprek met de directie is gepland op 17/05/2011. Piet, Dirk, Harrie en Guy zullen Krea vertegenwoordigen. Het aantal leden wordt niet gecommuniceerd. Volgende onderwerpen zullen aangekaart worden : BRIEVENBUSSEN Iedereen is blij met de brievenbussen. Is gemakkelijk en kostenbesparend. Maar - Hoe zit het met de aansprakelijkheid? - Verloren gaan van zendingen - Diefstal uit brievenbus - Schade aan brievenbus - De bussen zijn van slechte kwaliteit, beginnen te roesten. FISCALE ATTESTEN Tax-on-Web staat open sinds 19/04/2011. Aangiften zijn verstuurd door de administratie maar de fiscale attesten zijn nog steeds niet afgeleverd. Daardoor krijgen we vragen van onze klanten waar de attesten blijven. Kunnen deze attesten niet verstuurd worden in januari? Maar dan wordt gevreesd dat de klanten de attesten niet meer zouden terugvinden tegen dat ze de attesten nodig hebben. Kunnen deze attesten niet afgedrukt worden via Record@Home? De attesten versturen in één omslag. Bij KBC staan blijkbaar alle attesten op een A4-blad. Vraag : Zijn de attesten door Record doorgestuurd naar Tax-on-Web???? FOUTIEVE FISCALE ATTESTEN We vermoeden dat door het afsluiten van de rekeningen op 24/12, alle betalingen tussen 24/12 en 31/12 niet meer opgenomen worden. Voorbeelden worden meegenomen door Guy. KOSTEN CBFA (FSMA) Waarborg Agenten die deze waarborg niet bij Record Bank ( ex Mercator/HBK enz. ) hebben aangegaan dienen sinds 2010 geen bijdrage meer te betalen. Alleen Record Bank rekent deze kost nog 3 jaar door. Hier ook bewijzen meenemen.
WOONKREDIETEN Alles verloopt meestal vlot bij de analyse, alhoewel niet iedere analist dezelfde maatstaven hanteert inzake voor te leggen documenten. Nadien is er zeel veel vertraging in de verwerking van de stukken en ook bijzonder veel fouten : brieven in het Frans aan notarissen, aflossingstabellen die ontbreken, enz. Voorstellen : - dossier volledig door eenzelfde persoon te laten behandelen - afleveringsbevestiging vragen bij versturen van mails naar notarissen MAILINGS Agenten zouden op alle mailing moeten kunnen ingrijpen omdat er nogal wat fouten blijven. De klantennummers blijven bestaan, zelfs na scheidingen of overlijdens. Agenten krijgen talloze opmerkingen van geïrriteerde klanten. Voorstel : Iedere lijst van mailings zou moeten kunnen verbeterd en goedgekeurd worden alvorens mailing te versturen. Vraagstelling : Als er in bepaalde documenten door de klant aangevinkt wordt dat er geen publiciteit mag gestuurd worden, wordt hier dan rekening mee gehouden. KANTOORCHEQUES Nieuwe kantoorcheques kunnen pas besteld worden als er nog 3 in bezit zijn. Dit is te weinig. Voorstel : - Grotere voorraad toelaten - Sneller kunnen bestellen INVOEREN DOORLOPENDE OPDRACHTEN Sinds meer dan één jaar kunnen kantoren geen doorlopende opdrachten meer invoeren voor rechtspersonen en jongeren. DOMICILIERINGEN L.O.A. Sinds een aantal maanden worden deze ingevoerd door de binnendiensten, maar dit wordt vaak vergeten en er gebeuren ook veel fouten bij de ingave van de datum. Gevolg : de klant ontvangt rappels wegens niet tijdige betaling van zijn krediet, kosten worden aangerekend en de klant is misnoegd. BANKPOST Er wordt opgemerkt dat er regelmatig uittreksels van andere kantoren terechtkomen in de verkeerde postzak. HULPLIJN RECORD@HOME Deze zou gratis moeten zijn voor klanten. BETAALAUTOMATEN Mogelijkheid om de voorwaarden aan te passen. Lospollen van de bijdrage in functie van de groeibonus.
- een aantal agenten meent dat Record een maandelijkse bijdrage zou moeten betalen voor gebruik van het gebouw. - of tenminste een goedkoop krediet voorzien voor de agent ivm kosten aan gebouw ten laste van de agent. Destijds werden goedkoop kredieten voorzien die men geheel of gedeeltelijk (kapitaal en rente) kon terugverdienen in functie van behaalde productiecijfers. Behaalde men de helft van de norm dan werd er ook slechts 50 % terugbetaald door de principaal. Dit werkte in ieder geval motiverend voor de agenten. MELDPUNT IT-ANOMALIEEN Het zou nuttig zijn om de agenten een centraal meldpunt ( emailadres ) te geven voor het aanmelden van anomalieën ivm IT. Voornamelijk na lanceren van nieuwe release worden vaak onvolkomenheden vastgesteld. CENTRAAL KLANTENBEHEER (EID+ECONOMISCH RECHTHEBBENDEN) Kan er op korte termijn iets gedaan worden aan het feit dat voor dezelfde klant soms kopies van identiteitskaarten + form. Econ. Rechthebbenden moeten aangemaakt worden en worden meegezonden. Kan dit niet centraal beheerd worden zodat de binnendiensten deze kunnen consulteren. VOLMACHTEN OP REKENINGEN Als een klant volmacht wil geven (bv ouders aan kinderen) op al zijn rekeningen, dient hier een document per rekening opgemaakt en getekend door alle partijen. Voorstel : Een volmachtformulier voor alle rekeningen AMBULANTE PLOEG Het verdwijnen van de ambulante ploeg is nog steeds een vaak besproken probleem bij zelfstandige kantoorhouders (voornamelijk kantoren waar de beide partners samenwerken). Er is momenteel geen mogelijkheid om beroep te doen op enige ambulante dienst igv. overmacht, ziekte of vakantie. De meeste agenten zijn bereid hiervoor een bijdrage te betalen. INCENTIVE De deelname aan de incentive hangt niet alleen af van de eigen prestatie maar ook van die van de prestaties van uw collega s. Enkel diegenen met de hoogste cijfers kunnen meegaan. Meestal dezelfde grotere kantoren. Dit werkt contraproductief. De agenten hebben nu de indruk dat het altijd dezelfde kantoren zijn die in aanmerking komen. Voorstel : meerdere categoriën voorzien zoals bij verzekeringsmaatschappijen Vb. X punten : 3 dagen Londen,Parijs Y punten : 4 dagen Malta, Athene Z punten : 5 dagen.. Ook het bedrag van de fiscale fiche is voor veel agentschappen te hoog. Er werd beslist om dit punt niet te bespreken tijdens 1 ste gesprek met de directie.
RECORD@OFFICE Vraag naar commerciële tools zoals totaal overzicht van de klanten (vnl. op gezinsniveau) printbaar met één muisklik. Rangschikking grootste klanten + klantwaarde. De maandafsluitingen worden vaak gedraaid tijdens de kantooruren, waardoor de werking binnen de kantoren vertraagt of uitvalt. Kantoorhouders dienen dan alles manueel op te maken en later toch alles opnieuw in te voeren in het systeem. COMMISSIESTATEN Vraag naar de mogelijkheid om de genoten commissie op klantenniveau te kunnen consulteren zodat men de rendabele klanten kent. VREEMDE MUNTEN Nu we meer zichtrekeningen krijgen, verhoogt ook de vraag naar vreemde munten. CARDIF-HYPO PROTECT Dit onderwerp werd niet besproken. B. ITEMS ivm WERKING KREA 1. Lidgelden De vervaldagberichten zijn verstuurd op 2/05/2011 Vandaag reeds meer dan 100 lidgelden betaald. 2. Seminarie FSMA-punten in samenwerking met Nateus Onderwerp verdaagd naar volgende vergadering. 3. Volgende vergadering Dinsdag 14 juni 2011 aanvang 19u30. Locatie nog te bepalen. Brievenbussen aansprakelijkheid roest Fiscale attesten Wanneer en hoe versturen Verwerkt naar Tax-on-Web Kosten CBFA( FSMA ) waarborg Bijdrage Woonkredieten Analyse OK Beheer: documenten minder Mailings Agent moet kunnen verbeteren Te bespreken onderwerpen met directie :
Geen publiciteit aangevinkt, ook geen publi ( record /ING ) verzonden? Kantoorcheques Grotere voorraad of sneller bestellen Doorlopende Opdrachten Nt mogelijk rechtspersonen en jongeren Domicilieringen LOA Door binnendiensten Bankpost Soms uittreksels van andere kantoren Hulplijn R@H Gratis voor klanten Betaalautomaten Goedkoop krediet Meldpunt IT-anomalieën Centraal Beheer EID-kaarten Volmachten op rekening 1 doc voor verschillende rekeningen Ambulante Ploeg Commerciële Tools Commissiestaten bepaling klantwaarde Vreemde munten