Versie 1.1 d.d. 19 mei 2010 CONVENANT met SIDN en haar registrars Voorstel ter invoering van een Adviesraad Registrars ARR Partijen: 1. Stichting Internet Domeinregistratie Nederland, gevestigd te Arnhem, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar algemeen directeur de heer Roelof Meijer, hierna te noemen SIDN ; 2. Initiatiefgroep Registrars a. Een elftal initiatiefnemers die ieder een groot aantal.nl-domeinnamen beheren, waaronder de representerende registrars: i. VEVIDA Services bv te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar directeur de heer Erik Logtenberg; ii. Openprovider te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar directeur de heer Arno Vis; b. Stichting ISP Belang, branchevereniging, te dezen rechtgeldig vertegenwoordigd door haar twee bestuursleden, de heer Berrie Pelser en de heer Vince van Domburg; c. Vereniging ISPConnect Nederland, branchevereniging, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar twee bestuursleden, de heer Bertil Brendeke en de heer Robert Nieuwenhuijse; Partijen 2a tot en met 2c worden hierna ook wel aangeduid als Initiatiefgroep Registrars. Alle partijen gezamenlijk worden hierna ook wel aangeduid als Partijen. Paraaf Partij 1: Paraaf partij 2:
Versie 1.1 d.d. 19 mei 2010 Considerans: - Partijen verklaren zich te willen inspannen om de eerdere adviesraad deelnemers ARD (inmiddels Adviesraad Registrars; hierna te noemen ARR ) bij SIDN opnieuw bestaansrecht te geven; - SIDN geeft.nl-domeinnamen niet rechtstreeks aan de houders uit maar via de bij SIDN contractueel aangesloten registrars die daarmee een belangrijke partner voor SIDN vormen; - Begin 2009 hebben enkele registrars een aantal concrete voorstellen gedaan gericht op het verbeteren van de relatie tussen SIDN en haar registrars alsmede het adequater behartigen van belangen van de registrars; - SIDN heeft hierop aangegeven een initiatief voor de oprichting van een vorm van een adviesraad te willen steunen en dit ook op de relatiedag van voorjaar 2009 aangekondigd. Komen als volgt overeen: 1. De Initiatiefgroep Registrars heeft een voorstel in voorbereiding voor de oprichting van een Adviesraad Registrars (nader: ARR) en de omvorming van de huidige Raad van Deelnemers (voor wat betreft de Categorie 1 Deelnemers) naar een Raad van Registrars waarbij de ARR als vertegenwoordigend orgaan van de Raad van Registrars namens de registrars als gesprekspartner voor SIDN wil gaan fungeren. De onderwerpen die nader zullen worden uitgewerkt, zijn in dit voorstel benoemd (hierna te noemen het Voorstel ) en vastgelegd in bijlage 1. 2. SIDN heeft van het Voorstel kennisgenomen en heeft er - op basis van de besproken voorstellen tot uitwerking - vertrouwen in dat de uitwerking van dit Voorstel kan leiden tot een ARR die de belangen van de registrars kan vertegenwoordigen en SIDN over relevante zaken een door haar registrars breed gedragen advies kan leveren. SIDN spreekt op haar beurt de bereidheid uit de ARR te consulteren over relevante zaken. 3. Het uitgewerkte Voorstel zal op basis van de bestaande stemverhouding binnen de Raad van Deelnemers (iedere deelnemer 1 stem) in stemming worden gebracht. Partijen hebben een onafhankelijke juridisch adviseur gevraagd een advies te geven wat een redelijke minimale stemverhouding en een redelijk minimum aantal uit te brengen stemmen is om een dergelijk besluit te nemen. Er is geen amendering van het in stemming gebrachte Voorstel mogelijk, het Voorstel wordt in zijn geheel Paraaf Partij 1: Paraaf partij 2:
Versie 1.1 d.d. 19 mei 2010 aangenomen of verworpen. 4. Indien de ARR conform het uit te werken Voorstel tot stand komt, zal SIDN haar statuten zo nodig wijzigen waarbij de Raad van Registrars de huidige Raad van Deelnemers zal vervangen. Tegelijkertijd zullen SIDN en de ARR afspraken maken over de samenwerking, waaronder de overlegstructuur en de (financiële) ondersteuning van de vereniging. 5. In haar relatie met de ARR hanteert SIDN een geactualiseerde visie als beschreven in het document Visie van SIDN op een nieuwe Adviesraad Registrars d.d. 28 april 2010 dat als bijlage 2 aan dit convenant wordt gehecht. 6. De Initiatiefgroep Registrars heeft van de Visie van SIDN op een nieuwe Adviesraad Registrars kennisgenomen en heeft er vertrouwen in dat de relatie tussen de SIDN en haar deelnemers zal kunnen worden verbeterd. 7. Daarnaast zal SIDN de ARR betrekken bij de benoeming van een onafhankelijk lid van de Raad van Toezicht met kennis en inzicht in de belangen van de registrars. De eerste keer als het tijdelijke 8 ste lid van de Raad van Toezicht van SIDN zoals beschreven in het nieuwsbericht van 29 juni 2009 Laat uw mening horen via de nieuwe Adviesraad dat als bijlage 3 aan dit convenant is gehecht. 8. Partijen zullen zich gezamenlijk inspannen om het uitgewerkte Voorstel tot de oprichting van de ARR en de inrichting hiervan te realiseren en de betrokkenheid van de registrars bij de stemmingen/verkiezingen te stimuleren. 9. SIDN zal in het proces een faciliterende rol hebben, onder andere door de stemmingen/verkiezingen via het besloten gedeelte van de website te laten verlopen, de communicatie naar de registrars te verzorgen en de kosten van betrokken externe partijen als de bestuursadviseur en een notaris voor haar rekening te nemen. 10. Dit convenant eindigt op 1 januari 2011 of zoveel eerder als de ARR is opgericht dan wel duidelijk is dat de doelstellingen hiervan niet worden gehaald, maar kan door partijen in overleg worden verlengd. 11. Partijen aanvaarden het inschakelen van de heer drs. W.P. van Waveren, bestuursadviseur, voor de implementatiefase van het Voorstel. 12. De Directie SIDN sluit dit convenant af onder voorbehoud van goedkeuring van haar Raad van Toezicht op die onderdelen waar de statuten en reglementen zulks vereisen. Paraaf Partij 1: Paraaf partij 2:
Versie 1.1 d.d. 19 mei 2010 Aldus overeengekomen en getekend te Utrecht op 20 mei 2010. Partij 1 Stichting Internet Domeinregistratie Nederland, voor wie de heer: Roelof Meijer Partij 2 Initiatiefgroep Registrars, voor wie: a. Het 11-tal initiatiefnemers, voor wie de heren Erik Logtenberg Arno Vis b. Stichting ISP Belang, voor wie de heren Berrie Pelser Vince van Domburg c. Vereniging ISPConnect Nederland, voor wie de heren Bertil Brendeke Robert Nieuwenhuijse Paraaf Partij 1: Paraaf partij 2:
Bijlage 1 Voorstel in voorbereiding tot oprichting adviesraad van SIDN Registrars Het Voorstel zal nader te worden uitgewerkt om daadwerkelijk te komen tot een nieuwe aanpak van de adviesraad ARR, mede op basis van het reeds beschikbare materiaal van de Initiatiefgroep Registrars. De volgende onderwerpen zullen in ieder geval in het Voorstel van de Initiatiefgroep Registrars concreet worden uitgewerkt: a. Juridische vorm adviesraad ARR; al dan niet als een aparte rechtspersoon. b. Doelstelling ARR; omschrijving van de doelstellingen van de adviesraad. c. Werkwijze ARR; omschrijving van de werkwijze van de adviesraad waaronder vergaderfrequentie, aanwezigheid, besluitvorming, externe vertegenwoordiging, relatie met SIDN. d. Honorering; voorstel van een redelijke vergoeding voor de leden van de adviesraad. e. Budget ARR; omvang en bestemming jaarlijks budget van de adviesraad. f. Verkiezing ARR leden; de adviesraad ARR zal komen te bestaan uit 7 leden. De leden van de adviesraad worden door verkiezing gekozen, zittingstermijn, onverenigbaarheid functies, kwaliteitseisen kandidaten, wijze van benoeming voorzitter. g. Stemmingen; stemmomenten, per geval de wijze van (al dan niet gewogen) stemming uitwerken, verloop van de stemming, faciliterende rol SIDN. h. Functioneren ARR; opstellen reglement, evaluatie eigen functioneren ARR en de individuele leden adviesraad, rol van de voorzitter hierbij, ondersteuning ARR, controle op de financiën. i. Achterban; communicatie met alle registrars, mogelijkheid van inbrengen agendaonderwerpen, benutten relatiedagen SIDN, afleggen van verantwoording, gebruik besloten gedeelte SIDN site voor registrars. j. Relatie SIDN-Registrars; werkafspraken tussen SIDN en ARR Registrars, periodiek overleg tussen Directie SIDN en voorzitter ARR, consultatiebereidheid SIDN, apart gedeelte Registrars op relatiedagen tbv verantwoording naar achterban; facilitering door SIDN, financieel, bij gebruik site, bij Registrar raadplegingen en stemmingen
Visie van SIDN op een nieuwe Adviesraad Registrars Zoals beschreven door SIDN op 8 februari 2010 en herzien op 28 april 2010. SIDN hecht aan een goede communicatie en afstemming met haar registrars. De afgelopen jaren vond deze afstemming over het algemeen plaats via ad hoc georganiseerde consultatiegroepen. Hoewel die op zich goed functioneerden, is het contact wel nogal fragmentarisch van aard en lag het initiatief en daarmee de besproken onderwerpen vooral bij SIDN. De statuten van SIDN kennen vervolgens wel een raad van deelnemers waarvan alle registrars en alle categorie 2 deelnemers automatisch lid zijn. De raad, die bevoegd is SIDN gevraagd en ongevraagd van advies te dienen, kent echter geen vertegenwoordigend orgaan. Zowel vanuit de registrars als vanuit SIDN bleek er vorig jaar behoefte te staan aan een permanent vertegenwoordigend orgaan dat namens de registrars contacten met SIDN zou kunnen onderhouden. Na eerdere informele contacten over dit onderwerp heeft SIDN op de relatiedag van juni 2009 opgeroepen om hiertoe initiatieven te ontplooien. SIDN heeft daarbij ook uitdrukkelijk aangeven dat zij vond dat dit vanuit de registrars zelf moest komen. Wel heeft zij aangeboden de registrars hierbij desgewenst te ondersteunen. De werktitel van het op te richten orgaan is Adviesraad Registrars (ARR) Op de betreffende relatiedag heeft SIDN ook aangegeven wat haar visie op de ARR (in welke vorm dan ook) is. SIDN legt de belangrijkste punten hierbij nogmaals vast: 1. SIDN is een onafhankelijke stichting. Een van de activiteiten van SIDN is het beheren en exploiteren van het.nl-domein ten behoeve van de lokale internet gemeenschap. Hierin werkt SIDN nauw samen met registrars. Dit zijn partijen die op basis van een overeenkomst met SIDN bevoegd zijn om namens derden domeinnamen te registreren en deze vervolgens voor de houders te beheren. De registrars zijn een van de stakeholders binnen de lokale internet gemeenschap. De ARR kan derhalve vooral twee rollen hebben die nauw verweven lijken, maar wel gescheiden dienen te blijven. a. De ARR is, wat SIDN betreft, in de eerste plaats het orgaan dat namens de registrars met SIDN praat over typische registrarzaken (de verschillende processen, het registratiesyteem en bijvoorbeeld iets als accreditatie). Op dit niveau zou de ARR voor SIDN de primaire gesprekspartner moeten worden. b. De ARR speelt daarnaast binnen de lokale internet gemeenschap een belangrijke rol als vertegenwoordiger van de registrars als stakeholder binnen het.nl-domein. De rol van de ARR ten opzichte van SIDN ligt dan wel principieel anders. De ARR is daarbij een van de belanghebbenden tussen de overige stakeholders.
Los daarvan biedt de ARR SIDN de mogelijkheid om met betrekking tot andere zaken een beroep te doen op de kennis en ervaring waarover de registrars beschikken en hun visie op bepaalde onderwerpen te peilen en te bespreken. 2. Vanuit de onafhankelijkheid van SIDN zullen de formele bevoegdheden van de ARR net als nu bestaan uit het gevraagd en ongevraagd adviseren van SIDN. De wens van een deel van de registrars om via de ARR formele zeggenschap binnen SIDN te verkrijgen, op welke manier dan ook, tast deze onafhankelijkheid aan en is daarmee niet haalbaar. Zoals al eerder is aangegeven, zal ook de rol die de ARR in de toekomst zou kunnen gaan spelen met betrekking tot de benoeming van een extra lid van de Raad van Toezicht van SIDN nooit gericht moeten zijn op het verwerven van invloed of zeggenschap. De betrokkenheid van de ARR is van belang om te waarborgen dat daadwerkelijk iemand benoemd wordt met voldoende kennis van wat er speelt en leeft bij de registrars. Het betreffende lid van de rvt zal echter ook volstrekt onafhankelijk moeten zijn en daar niet als vertegenwoordiger van de registrars kunnen zitten, maar op eigen titel, op basis van zijn eigen verantwoordelijkheid en zonder last of ruggenspraak, zijn rol in het belang van SIDN moeten vervullen. Voor de goede orde dient daarbij nogmaals te worden vermeld dat de RvT van SIDN ook slechts een toezichthoudend en niet een beleidsbepalend orgaan is. Invloed op het beleid dient te worden uitgeoefend op het niveau van de directeur en de werknemers van SIDN. 3. De term deelnemers in de statuten van SIDN ziet op zowel de registrars als de zogenaamde categorie 2 deelnemers. De huidige activiteiten met betrekking tot de ARR zijn uitsluitend gericht op de registrars. SIDN zal in de loop van dit jaar zelf initiatief nemen met betrekking tot haar relatie met de categorie 2 deelnemers.
Bijlage 3 Nieuwsbericht op besloten gedeelte website SIDN van 29 juni 2009 Laat uw mening horen via de nieuwe Adviesraad 29 juni 2009 Uit verschillende hoeken klinkt al enige tijd de vraag om een nieuwe Adviesraad Deelnemers om het contact tussen SIDN en de registrars te verbeteren. SIDN steunt het revitaliseren van de adviesraad die in mei 2006 door de registrars is opgeheven en wil hierin graag faciliteren. De heroprichting van de adviesraad was één van de onderwerpen op het programma voor de SIDN Relatiedag die georganiseerd werd op 18 juni 2009. Initiatiefgroep SIDN heeft tijdens de relatiedag het voorstel gedaan om een initiatiefgroep van registrars op te richten. De insteek is dat deze initiatiefgroep, namens SIDN s registrars en op een wijze die door hen wordt gesteund, een nieuwe Adviesraad formeert. De Adviesraad kan vervolgens een door het registrarveld gedragen samenstelling en werkwijze vaststellen. Hoe en wat de initiatiefgroep precies gaat doen en hoe de Adviesraad er precies uit gaat zien, is aan de registrars. SIDN ondersteunt desgevraagd de initiatiefgroep maar zal zich niet inhoudelijk met haar werk bemoeien. RvT-lid De Raad van Toezicht van SIDN houdt, zoals de naam al zegt, toezicht op het bestuur van SIDN en de algemene gang van zaken binnen SIDN en staat daarnaast het bestuur met raad ter zijde. Om goed toezicht te waarborgen dienen de leden van de RvT over verschillende competenties te beschikken. Zo is in de profielschets van de Raad van Toezicht vastgelegd dat minimaal een lid van de RvT over kennis dient te beschikken van de positie en belangen van de registrars. Vanuit meerdere hoeken is de wens geuit dat de registrars meer betrokken zouden moeten worden bij de benoeming van dat lid van de RvT. Alhoewel in 2005 bij de samenstelling van de huidige RvT een lid met die kennis op voordracht van de Raad van Deelnemers is benoemd, wil SIDN die betrokkenheid formaliseren en onder voorwaarden - de toekomstige Adviesraad een formele rol geven bij de benoeming van dat lid. De belangrijkste voorwaarde is dat de registrars een Adviesraad vormen die gedragen wordt door de registrarcommunity en ook werkelijk de stem van die community weet te zijn. Als -en zodra- hieraan wordt voldaan, zal de Adviesraad worden betrokken bij de benoeming van één nieuw (tijdelijk 8e) lid van de RvT. Dit lid zal alleen door de RvT worden benoemd na een positief advies van de Adviesraad. Na afloop van de eerste en tweede zittingstermijn van het aldus benoemde lid, zal de Adviesraad een onderbouwd advies met betrekking tot eventuele herbenoeming worden gevraagd. Indien de RvT afwijkt van dat advies, dan zal zij dat beargumenteren. Roelof Meijer benadrukte in zijn presentatie op 18 juni dat dit nieuwe RvT-lid, net als de overige leden, onafhankelijk zal moeten zijn. Dit lid is dan ook geen vertegenwoordiger van de registrars die in de Raad
van Toezicht de belangen van de registrars gaat behartigen. Het nieuwe lid dient zich zonder last of ruggespraak te richten naar de belangen van SIDN en binnen de RvT als deskundige zijn kennis van de belangen van de registrars in te brengen. Ook dit nieuwe lid van de RvT dient te voldoen aan de gestelde eisen zoals vastgelegd in de statuten van SIDN, het Reglement Samenstelling Raad van Toezicht SIDN en de profielschets voor de leden van de RvT. Daarnaast gaf Roelof Meijer aan dat de uitbreiding van de RvT naar 8 leden een tijdelijke situatie zal zijn. Als de laatste termijn van het lid dat reeds op voordracht van de registrars in 2005 is benoemd afloopt (uiterlijk in juni 2013), wordt daarvoor geen nieuw lid benoemd. De RvT zal dan weer 7 leden kennen, terwijl de Adviesraad betrokken wordt bij benoeming en herbenoeming één lid met specifieke kennis van het registrarveld Het initiatief ligt bij u Hoewel wij de oprichting van een nieuwe Adviesraad zeer wenselijk vinden, benadrukken we dat het initiatief bij de registrars ligt. Het is dan ook goed om te zien dat tussen een aantal registrars al tijdens de SIDN Relatiedag de eerste gesprekken hebben plaatsgevonden. Registrars die zich willen aanmelden voor de initiatiefgroep kunnen mailen naar relatiebeheer@sidn.nl. Berichten in de media Op de website van ISPBelang is in het kader van het bovenstaande melding gemaakt van een voorstel van een groep deelnemers aan SIDN. Daarbij wordt gesteld dat dit voorstel twee delen zou kennen, te weten (her-)oprichting van de Adviesraad Deelnemers en het benoemen van een lid in de Raad van Toezicht op advies van die Adviesraad. SIDN zou beide delen van dat voorstel tot twee keer toe hebben afgewezen. SIDN hecht er waarde aan die berichtgeving te corrigeren. Met het eerste deel van het voorstel, met het principe van de heroprichting van de Adviesraad, is SIDN direct akkoord gegaan. Het tweede deel van het voorstel betrof de benoeming door de Adviesraad van drie (en niet advies over de benoeming van één) nieuwe leden in de RvT. Dit deel is door SIDN, om reden van het waarborgen van onafhankelijk toezicht, twee keer afgewezen.