Secretariaatsverslag Jaarverslag VAV over het jaar 2016 ( Bij de Algemene Ledenvergadering, 31 mei 2017) Algemene Leden Vergadering 25-05-2016 De ALV 2016 is aangekondigd in de Nieuwsbrief van april 2016 en op de website van VAV. De notulen van de ALV van 20-05-2015 zijn gepubliceerd op de website van VAV. Daarnaast zijn deze notulen, ter inzage beschikbaar in het clubhuis. In ons clubgebouw is de aankondiging voor deze ALV ca. 2 weken voorafgaande aan de vergadering aangeplakt. Bestuurssamenstelling in 2015: Voorzitter: Saskia van de Graaf Penningmeester: Sjaak van Kooten Secretaris: Vacant Operationele aansturing: Albert van Kooten Accommodatiebeheer: Vacant Vrijwilligersbeleid: Vacant Promotie/Sponsorwerving: Vacant Assistent van de penningmeester voor ledenadministratie: Yvonne Welding- van den Berg. Tijdens de vergadering werd Leo Lansbergen tot Lid van Verdienste benoemd voor zijn uitzonderlijke inzet voor VAV. Vergaderingen Het bestuur heeft in het jaar 2016, 10 x een bestuursvergadering gehouden. De Algemene Ledenvergadering in 2016 heeft op 25 mei 2016 plaatsgevonden. Tijdens deze ledenvergadering stelden zich een paar leden kandidaat voor een functie in het bestuur. Helaas heeft dit niet geleid tot een functie in het bestuur. Daarnaast hebben de bestuursleden voor hun taakgebied veel interne en externe contacten onderhouden. Administratieve organisatie In 2016 is verder gewerkt aan de integratie van de VAV website en de Start-Nieuwsbrief in AllUnited en is de website vernieuwd. De automatische incasso heeft ook in 2016 zijn diensten bewezen. Verdere ondersteuning De Thuiswedstrijden werden georganiseerd door de Wedstrijd Organisatie Commissie ( o.l.v. Karel van Dijk) en het Wedstrijdsecretariaat onder leiding van Lieuwe Jousma en Jorine Teunis. ( zie jaarverslag 2016 WOC) Veenendaalse Atletiek Vereniging 1
Communicatie. In 2016 is met maandelijkse frequentie, twaalf keer een digitale nieuwsbrief uitgegeven. De redactie van deze Start Nieuwsbrief werd geheel verzorgd door Leo Lansbergen. Ook in 2016 werd de website van VAV beheerd door Freek Willemink. De site wordt hoog frequent voorzien van zo veel mogelijk actuele informatie. Daarnaast vindt men daar alle verenigingsinformatie en kan men de Statuten en Huishoudelijk Reglement van VAV inzien en afnemen (downloaden). Vrijwilligers. Een groot aantal actieve leden leveren elk jaar een onmisbare, vrijwillige bijdrage aan diverse activiteiten. Zij houden daarmee de vereniging draaiende. In 2016 waren in totaal ongeveer 280 vrijwilligers actief bij de volgende activiteiten: Kantinedienst / -Onderhoud v.d. accommodatie (klusploeg)/-materiaalonderhoud/ - technische dienst / -Wedstrijden ( jureren) / -Jeugdactiviteiten / -Scholierenveldloop/ - Speciale evenementen zoals de BVC cross, Snelwandel-clinic, etc. De vorming van een vaste Vrijwilligerscommissie is ook in 2016 niet echt van de grond gekomen. Het bestuur blijft positief en hoopt in 2017 e.e.a. te realiseren. Op 30 september 2016 is door de Kantinecommissie een feestavond georganiseerd. Het Voute Aangekleet Veest. Deze feestavond was een groot succes. Tijdens deze avond zijn alle aanwezige vrijwilligers, die allemaal persoonlijk waren uitgenodigd, in het zonnetje gezet. Accommodatie: In 2016 zijn de kantinediensten uitgevoerd door José en Wim Sterkenburg als vaste bezetting, met toerbeurt geassisteerd door een aantal vrijwilligers. De vaste medewerkers ontvangen hiervoor een vrijwilligersvergoeding. De schoonmaak werd, ook tegen vergoeding, gedaan door een tweetal niet leden. Omdat de bestuursfunctie Accommodatiebeheer vacant is, zijn de daaraan verbonden werkzaamheden waargenomen door Leo Lansbergen. In september werd de Led-lichtinstallatie in gebruik genomen. Deze kon worden gerealiseerd m.b.v. overheidssubsidie. Buitenschoolse Opvang in onze accommodatie. Met BSO-organisatie KMN Kind & Co is ook voor 2016 een vervolgovereenkomst aangegaan. KMN Kind & Co maakt gebruik van de accommodatie op maandag, dinsdag en donderdag van 14:00 uur tot 18:30 uur en tijdens de schoolvakanties hele dagen, incl. woensdag. VAV ontvangt hiervoor een vergoeding. Vanaf 2017 is daar ook de vrijdagmiddag bijgekomen. Ledenaantal. VAV telde per 31-12.2016 641 leden. Trainers. Per december 2016, kent VAV in totaal 48 trainers. De groepen trainers werden in 2016 gecoördineerd door: Hans Veldhuis voor de Wedstrijd Atletiek afdeling en Willem Schwarz voor de recreatie afdeling. Voor de loopgroepen is deze functie vacant. VAV heeft ook een groep VB (Verstandelijk Beperkten) sporters, die getraind /begeleid wordt door Claudia van den Berg - van Offeren. Een aantal trainers was in 2016, o.l.v. Hans Veldhuis, actief bij de begeleiding van opstartgroepen. Eind 2016 hebben VAV en Sportservice Veenendaal overeenstemming bereikt over het aanstellen van een Combinatiefunctionaris bij VAV. Hans Veldhuis zal in die functie per januari 2017 starten. Evenementen. 2
In 2016 zijn diverse evenementen georganiseerd en ten uitvoer gebracht. Op de baan zijn door de Wedstrijd Organisatie Commissie en het Wedstrijdsecretariaat een aantal wedstrijden georganiseerd onder de deskundige leiding van ons jurycorps en andere vrijwilligers. VAV heeft in 2016 ook weer geparticipeerd in het S(c)oolrunning project, waaraan een groot aantal leerlingen uit het vervolgonderwijs deelnemen. Op 5 oktober 2016 is op de VAV accommodatie weer de Van Kooten Scholierenloop gehouden. Aan dit sportpromotie evenement werd deelgenomen door ruim 600 leerlingen van de Veenendaalse basisscholen. Ook was VAV actief in de BVC- crossen en jurering bij de 1/2 marathon van Renswoude. Op 10 september 2016 werd op de VAV accommodatie het 7 e Internationale Sprint Driekampioenschap Snelwandelen gehouden, hetgeen tevens het Nederlands Kampioenschap is. Wederom met deelname van internationale toppers uit o.a. Ierland, Duitsland, België en Tsjechië. Ook was VAV betrokken bij de Jan van der Polloop, de Berkensteinrun en de Prattenburgrun. Sponsoring. Na het vertrek van de leden van de sponsorcommissie, te weten is VAV niet in staat gebleken in hun vervanging te voorzien. De huidige sponsorcontracten worden onderhouden. Momenteel zijn er 21 bedrijven businessfriend. Daarnaast zijn zo n 20 families familyfriends. Verder zijn er 26 bedrijven sponsor in de vorm van een reclamebord of doek. De Clubkampioenschappen en Scholierenveldloop worden gesponsord door Boekhandel Van Kooten. De Grote club actie is georganiseerd met veel enthousiasme en heeft weer een mooi bedrag opgebracht.. ------------------------------------------------------------------ Verslag vertrouwenscontactpersonen VAV 2016 Het afgelopen jaar kwamen er geen meldingen binnen. In het afgelopen jaar hebben de VCP-en 1x vergaderd. In 2017 zal er werk moeten worden gemaakt van het programma Naar een veiliger sportklimaat. Aan de hand van een presentatie, die beschikbaar is van het NOC/NSF, zullen één of meer voorlichtingssessies worden gegeven. Een en ander zal in overleg met het bestuur moeten worden uitgevoerd. Beleidsnotities en reglementen m.b.t. het onderwerp seksuele intimidatie, die binnen VAV van kracht zijn, dienen up to date te blijven. De vertrouwenscontactpersonen zijn Mirjam Verheij, Richard van Keulen en Wendy Leenders - Kets. Jaarverslag 2016 Kantinecommissie VAV De kantinecommissie heeft zes maal vergaderd. In januari was er een vergadering met alle vrijwilligers van de kantine. De kantine is tweemaal verhuurd aan scholen. Het Sport café was negen maal open. Deze activiteit is gestopt door gebrek aan animo. De kantinecommissie kwam zeven maal in actie bij wedstrijden en bij de Scholierenloop en de Sinterklaasloop. Met het organiseren van de feestavond Het Voute Aangekleedt Veest heeft de kantinecommissie veel lof geoogst. Jaarverslag Onderhoudsteam Ons onderhoudsteam bestaat op dit moment uit vijf personen, te weten: Eisse Knot, Jan Neijenhuis, Huib Storm, Ron Eveleens en Adri Memelink. In 2016 zijn de mogelijkheden, om reclameborden te plaatsen langs de rondweg, aanzienlijk uitgebreid. In het verlengde daarvan zijn er weer een mooi aantal reclameborden opgehangen. Een ander, in het oog springend project was het aanleggen van de opstelplaats voor het zwembad van de BSO. Verder is de onderhoudsploeg natuurlijk druk doende met het reguliere onderhoud, zoals 3
onkruid bestrijding, graskanten snijden en snoeiwerk, allerhande schilderwerkzaamheden, zowel binnen als buiten en het operationeel inzetbaar houden van de verschillende atletiek-elementen. Jaarverslag 2016 wedstrijdorganisatiecommissie (WOC) Op 23 januari 2017 heeft de WOC haar jaarvergadering gehouden. Voor deze vergadering zijn uitgenodigd de leden van het wedstrijdsecretariaat, jury-coördinator, wedstrijdleiders, scheidsrechters, starters en een afgevaardigde van de Technische Commissie. De onderstaande georganiseerde wedstrijden geëvalueerd. In 2016 hebben wij de hieronder vermelde wedstrijden georganiseerd: - Openingswedstrijd 02 april 210 deelnemers - Pupillencompetitie 16 april 241 deelnemers - Avondwedstrijd lange afstand 20 april 29 deelnemers i.c.m. afloop opstartgroep 9 deelnemers - CD competitie ` 21 mei 339 deelnemers - Zomerwedstrijd 2 juli 271 deelnemers - 7 e Internationale Snelwandel Driekamp 10 september 30 deelnemers - Clubkampioenschappen 30 september/ 126 deelnemers 1 oktober. Eindelijk meer deelnemers voor de avondwedstrijd. Deze wedstrijd in combinatie met het aflopen van de opstartgroep was een succes. De aflopers voelden zich in deze combinatie direct thuis bij VAV. Toppers in aantal deelnemers waren toch wel de CD competitie en de Zomerwedstrijd. Alle wedstrijden zijn bijzonder goed verlopen, dit vertaald zich in steeds terugkerende deelnemers naar Veenendaal en verhoging van het aantal deelnemers per wedstrijd. Ondanks zware onderbezetting van wedstrijdofficials en juryleden is het toch weer gelukt. Een pluim voor bovenvermelde vrijwilligers die alles aan de kant zetten om toch de wedstrijden door te laten gaan. In overleg zijn onderstaande wedstrijden voor 2017 gepland. - Openingswedstrijd zaterdag 8 april - CD-competitie 1e wedstrijd zaterdag 6 mei - Senioren competitie 1e divisie zondag 18 juni - Zomerwedstrijd zaterdag 1 juli - 8e Internationale Snelwandel Driekamp zaterdag 9 september - Lopen voor Berkenstein zaterdag 16 september - Clubkampioenschappen vrijdagavond 29 sept. / zaterdag 30 sept. - Scholierenloop 1* woensdagmiddag 4 oktober - BVC Cross 1* zaterdag 28 oktober - Halve Marathon Renswoude 2* zaterdag 4 november. Geen pupillencompetitie voor ons dit jaar. Ons speerpunt was om een wedstrijd te organiseren voor onze senioren die gepromoveerd zijn naar de 1e divisie, en dat is gelukt. De pupillencompetitie wedstrijd die wij konden krijgen was ongeveer in dezelfde periode en dat zou een te grote belasting worden voor ons Jurycorps. 1* Nog in handen van Ina Memelink. 2* Hieraan leveren wij alleen een wedstrijdleider en starter. Jaarverslag 2016 wedstrijdsecretariaat (WS) Het wedstrijdsecretariaat heeft het wedstrijdprogramma voor 2016 zoals voorgesteld door de WOC overgenomen. Een mooi programma waar wederom de nodige uren in gaan zitten. Na dit jaar zijn wij helemaal thuis in Atletiek.nu. Dit wil niet zeggen dat alles nu veel sneller gaat, maar de ergernissen die er altijd waren zijn weggenomen en dat geeft ons veel rust. Aanmelden voor een wedstrijd gaat online en betalen via IDEAL, beter kan niet. De deelnemers, ouders en trainers zijn er al helemaal aan gewend. Het wedstrijdsecretariaat is versterkt met 2 zeer gemotiveerde vrijwilligers voor verwerking van de prestaties tijdens de wedstrijden. Om een zo groot mogelijk deelnemersveld te kunnen krijgen proberen wij voor de grotere wedstrijden Elektronische Tijdwaarneming (ET) in te huren, het is weer gelukt, echter het blijft een probleem. Voor onze wedstrijden van het afgelopen jaar zijn wij hiervoor een week lang aan het bellen en continue schuiven in de planning, overleggen met de Atletiekunie, soms om moedeloos van te worden. Een eigen ET installatie zou uitkomst bieden, maar de aanschaf van min. 25.000,00 is absoluut niet haalbaar voor 6 à 7 wedstrijden die wij organiseren. Verhuur 4
van ET installatie is mogelijk, maar op basis van afschrijving moet deze installatie 30 maal per jaar verhuurd worden. Best mogelijk maar zie maar eens in onze gelederen meerdere mensen te vinden die deze installatie willen bedienen voor 50,00 per keer en dat minimaal 15 keer per jaar. Daarnaast moeten zij ook nog over een auto met trekhaak beschikken, en tegen 0,19 p/km willen rijden. Allemaal jammer genoeg niet haalbaar. Het nieuwe wedstrijdprogramma voor 2017 is al weer gemaakt door de WOC met de grootste verrassing en uitdaging voor ons, de 3e competitiewedstrijd voor Senioren 1e divisie! Wel is het jammer dat wij in 2017 geen pupillencompetitie organiseren, maar ja, de uitleg van de WOC is duidelijk en begrijpelijk. Daarnaast valt onze Openingswedstrijd gelijk met de 1e Pupillencompetitie wedstrijd. De Openingswedstrijd is altijd een week eerder, echter geen ET installatie hiervoor op 1 april kunnen inhuren. Met het aanmelden en voorbereiden van de wedstrijden is al een start gemaakt. Verslag VAV Jurycoördinator 2016. In februari/maart 2016 is er een jurycurcus algemeen gehouden in het clubhuis van VAV. Daarbij zijn 8 nieuwe VAV juryleden opgeleid olv docent Jaap Glavimans. Dat betekent een aanwinst voor het jurycorps. Voor de VAV wedstrijden betekent dit nog niet dat er voldoende juryleden zich aanmelden om op de wedstrijddag te helpen. Vaak moet er nog hulp van ouders gevraagd worden. Helaas hebben 2 juryleden zich afgemeld, die gedurende vele jaren hebben gejureerd: reden geen binding meer met de club omdat dochter inmiddels elders is gaan wonen, door studie of werk. Ook voor Scholierenloop en BVC cross zijn vrijwilligers/jury benaderd. Vooral voor de Scholierenloop zijn trimfitters van de maandaggroep bereid zich in te zetten op de woensdagmiddag. Voor de VAV evenementen hebben we afgelopen jaar weer een beroep kunnen doen op de vrijwillige Veenendaalse EHBO hulpverlening na aanvraag. Eind januari 2017 heeft Ina Memelink haar taak van Jurycoördinator overgedragen aan Ina van der Schaaf. 5