Vergadering : Jaarvergadering NIS Datum : 17 maart 2011 Locatie : Van der Valk, De Bilt Voorzitter : Marianne Audenaerde Notulist : Richard Kranendonk 1. Opening De voorzitter opent de jaarvergadering en heet alle leden van harte welkom. Waarschijnlijk duurt de bestuursverkiezing langer dan normaal, waardoor de vakbijeenkomst met de columnisten mogelijk moet worden uitgesteld tot een latere datum. Het NIS heeft als vereniging een prima jaar achter de rug. Het aantal leden is gestegen, er is geen gebrek aan gastheren en sprekers en de opkomst voor de maandelijkse bijeenkomsten is erg goed. Wij hebben als bestuur zelf een bewogen jaar achter de rug. Een jaar dat positieve energie heeft opgeleverd, maar ook negatieve energie heeft gekost. De enthousiaste reacties van NIS-leden op de bijeenkomsten en het jubileum gaven ons als bestuur een prettige boost. Bestuursperikelen daarentegen zijn niet prettig en kosten energie. De bestuursperikelen vonden hun basis in de aanschaf van een hulpmiddel door een van de bestuursleden en de vraag hoe je met dit voldongen feit om moest gaan als bestuur(slid) richting de leden. Als bestuur hadden wij wel toestemming gegeven het hulpmiddel aan te schaffen, maar daarbij verzuimd een financieel mandaat te geven. Tijdens dit proces kwamen er meer problemen aan de oppervlakte waardoor het onderlinge vertrouwen tussen de bestuursleden steeds verder wegzakte en onherstelbaar bleek te zijn. Naar aanleiding van deze bestuursperikelen is het bestuur in november 2010 deels uit elkaar gevallen. Het zittend bestuur heeft de schouders er onder gezet en gezocht naar een evenwichtige taakverdeling. Dit bleek gelukkig snel mogelijk. De voorzitter bedankt de tussentijds vertrekkende bestuursleden (Henk Brink, Leontien Taat, Lia Mastop en Baris Brugman) voor hun inzet als bestuurslid in de afgelopen jaren. De voorzitter vraagt of er nog opmerkingen of vragen zijn. Ernst Budwilowitz nam het woord. Gezien begroting en overschot eigen middelen waarom dan een breekpunt over maar 2.500,00? Voorzitter geeft aan dat het klopt dat er voldoende eigen middelen zijn, maar dat dan niet betekent dat er dan vrijelijk over gelden kan worden beschikt door bestuursleden. Het is geld van de leden en over elke euro dien je als bestuurlid verantwoording af te dragen. 1
2. Goedkeuring Notulen/Verenigingsnieuws Algemene ledenvergadering 4 maart 2010 Er worden geen tekstuele of inhoudelijke wijzigingen aangebracht. De notulen worden besproken en vastgesteld. 3. Bespreking, toelichting en goedkeuring verslagen van de diverse commissies De verslagen van de Casuïstiek Commissie, het Secretariaat, de Penningmeester, de Commissie Kascontrole, de Toelatings Commissie, de Redactie commissie, de Evenementen en Thema Commissie (ETC) en de Website Commissie zijn besproken en goedgekeurd. Ten aanzien van het verslag van de ETC vraagt Frans van Cuijk voor de goedkeuring wel volledige namen te vermelden in het verslag en niet alleen voornamen. Voorzitter Fred Zwarts van de Redactie Commissie verzoekt leden om meer input voor de website. Voor de kascommissie 2011/2012, bestaande uit Niek van Egmond en Sandra Vlasveld, werd een nieuw reservelid Han Raasveld benoemd. De commissieleden worden door de voorzitter allen bedankt voor hun inzet in het afgelopen jaar. 4. Mededelingen Bestuur Website (Nikolai Pott) De ervaringen van de nieuwe website worden besproken. Deze zijn zeer positief. Er is alleen een probleem met de betrouwbaarheid, waardoor een andere host wordt gezocht. Naar aanleiding van een eerder voorstel van Cesar Eisma zal er een historisch overzicht van gastheren en sprekers op de website worden geplaatst. Cursusaanbod vanuit het NIS (Frank Scharloo) In 2010 blijkt het 2 e gedeelte van de aangeboden cursus bij Smits en Beerends minder succesvol. Er zijn minder leden die zich opgeven dan voor de 1 e cursus. Een poll onder de leden geeft aan aan dat er behoefte is aan een nieuw cursus aanbod vanuit het NIS. Het bestuur is nu op zoek naar deze nieuwe cursus. Een poll om te peilen waar de leden behoefte aan hebben staat nu op de website. Reacties worden afgewacht. Statuten en reglementen (Taco Zuidema) De Statuten en reglementen dateren vanaf de oprichting van het NIS. Zij zijn wel bijgeschaafd, maar sluiten nu niet meer aan bij de huidige tijd. Besloten is door het bestuur de Statuten en reglementen nu te gaan vereenvoudigen en zo nodig 2
inhoudelijk aan te passen. KBS advocaten is daarvoor gevraagd. Zij verzorgt eerst een vereenvoudiging van de Statuten en reglementen. Daarna zal de commissie Statuten en reglementen in samenspraak met het bestuur en KBS Advocaten de grondbeginselen van onze vereniging tegen het licht houden en een voorstel vervaardigen tot aanpassing van de Statuten en reglementen. Ernst Burger vraagt of de kosten van KBS Advocaten in de begroting zijn opgenomen. De penningmeester geeft aan dat dit onder het kopje diversen is meegenomen. Stand van zaken handhaving onderzoek gedragsregels/kwalijke praktijken (Marianne Audenaerde) Vorig jaar hebben de NIS-leden unaniem aan het bestuur gevraagd om onderzoek te doen c.q. te beoordelen of de leden het reglement Gedragsregels van het NIS naleven. Als bestuur is in navolging hiervan besloten ook te kijken hoe andere brancheorganisaties die soortgelijke gedragsregels hanteren en hiermee omgaan zodat wij hierin gezamenlijk kunnen optrekken. Dit mede gelet op het feit dat de voorzitter namens het NIVRE deel neemt aan de projectgroep kwalijke praktijken van de Letselschaderaad. Deze projectgroep is in 2009 opgestart. Hierin zitten onder andere vertegenwoordigers van Slachtofferhulp, de LSA, ANWB en het Verbond. Allereerst is binnen de projectgroep besproken wat onder kwalijke praktijken dient te worden verstaan. De diverse projectvergaderingen hebben uiteindelijk geleid tot een intern rapport eind 2010 waarin voorstellen zijn gedaan om kwalijke praktijken in de toekomst tegen te gaan. De LSA heeft in 2010 voor het tegen gaan van deze kwalijke praktijken voortvarend opgetreden richting diverse marktpartijen zoals Pals, Verkruisen en Jurilex. In november 2010 kregen wij als projectgroep een kopie van een brief van de LSA waaruit bleek dat een aantal marktpartijen beterschap had beloofd en bijvoorbeeld niet meer dubbel zou declareren. Dit gaf ons als NIS-bestuur een goed gevoel en het idee dat wij als NIS-bestuur in maart 2011 dit ook als zodanig konden presenteren aan de leden. Verdere maatregelen en onderzoek waren niet meer nodig. Inmiddels lijkt dat in ieder geval één van de marktpartijen Jurilex een weg heeft gekozen die mogelijk nog steeds als een kwalijke praktijk moet worden gezien. Jurilex communiceert openlijk over de door haar gehanteerde constructie op haar website. De projectgroep kwalijke praktijken is deze constructie nu verder aan het uitzoeken en uitdiepen. Wij hebben als NIS-bestuur, gelet op de vraag van de leden tijdens de vorige jaarvergadering in 2010 besloten om op dit moment een externe commissie te benoemen die onderzoek gaat doen naar de constructie die Jurilex nu aanhoudt. Wij hebben gekozen om hiervoor niet een interne commissie op te richten. Daarmee wordt de onafhankelijkheid gewaarborgd, maar vooral worden NISleden dan niet in verlegenheid gebracht om hun standpunt kenbaar te maken ten aanzien van een praktijk van een ander-nis-lid. In de begroting hebben wij de kosten van de advocaat die wij hiervoor gaan inschakelen, niet begroot. Dit heeft alles te maken met het feit dat wij pas sinds enkele weken kennis hebben van 3
deze constructie en toen al de begroting aan u hadden gepresenteerd. Van de penningmeester hebben wij als bestuur begrepen dat hier wel ruimte voor is, kijkend naar de financiën van het NIS. Er volgt een discussie met de zaal over de aankondiging van de benoeming van een externe commissie. Henk Muntjewerf geeft aan dat hij uitgenodigd had willen worden om uitleg te geven over werkwijze van Jurilex. Voorzitter geeft aan dat er zeker een uitnodiging zal volgen. Eerst wordt een externe commissie benoemd en worden kaders bepaald. Bij dit onderzoek volgt ook een gesprek met Jurilex. Voorzitter verwijst naar haar eerder gegeven uitleg die avond. De noodzaak voor het benoemen van een externe commissie is pas sinds enkele weken duidelijk geworden. Deze procedure kost tijd. Frans van Cuijk vraagt of ALV de hoogte van de kosten van de externe commissie nu moet vastleggen. Voorzitter antwoordt dat dit helaas op dit moment niet goed in te schatten is. Wordt dit 5 uur, 10 uur of 20 uur? Pas na het gesprek met advocaten die de externe commissie zullen gaan vormen kan deze inschatting gemaakt worden. Als bestuur gaan wij hier zorgvuldig om. Contacten met Brancheorganisaties (Marianne Audenaerde) Samenwerking NIVRE In het kader van de samenwerking met het NIVRE vindt er op 30 september 2011 een NIVRE/NIS symposium in Zeist plaats. Hieraan zijn voor het NIS zelf geen financiële consequenties verbonden. Wel zal ieder NIS-lid net als iedere NIVRE-deelnemer een toegangsprijs moeten betalen voor het bijwonen van het symposium. Vanuit het NIS-bestuur zit er een vertegenwoordiger in de commissie symposium en wel Taco Zuidema. In het NIVRE-branchebestuur Personenschade zitten ook NIS leden. Uit de aankondiging voor de jaarvergadering werd duidelijk welke kandidaten zich hadden gemeld voor het NIS-bestuur. Het NIVRE-branchebestuur personenschade heeft aangegeven dat zij problemen zien in een verdere samenwerking met betrekking tot het NIVRE/NIS-symposium indien er mensen uit de organisatie van Jurilex in het bestuur worden gekozen. Dit zal dan betekenen dat het NIVRE zelf het symposium verder organiseert en de samenwerking met het NIS voor wat betreft de organisatie van het symposium daarmee ophoudt. De LetselschadeRaad Wij zijn bezig om weer een zetel te krijgen in het platform van de Letselschaderaad. Tijdens het eerdere platformoverleg in februari 2011 is ons verzoek hiertoe behandeld. Eind maart 2011 zal een besluit worden genomen door het platform of wij toegelaten zullen worden als NIS. De Letselschaderaad is ook ter ore gekomen dat er mogelijk Jurilex medewerkers in het bestuur komen. De Letselschaderaad heeft aangegeven dat zij op het 4
moment dat een medewerker van Jurilex zitting neemt in het NIS bestuur, zij eventueel problemen verwacht voor het verkrijgen van een zetel in het platform. Discussie ontspint met de zaal of onderzoek naar handhaving gedragsregels/kwalijke praktijken niet gecombineerd kan worden met andere brancheorganisaties. Voorzitter legt uit dat het verzoek van de ALV al dateert van maart 2010. Het bestuur dient het verzoek van de ALV te respecteren en nu in ieder geval zelf actie te ondernemen. We kunnen nu niet nog langer wachten op andere partijen in de branche. Los daarvan wij hebben onze eigen Gedragsregels die ernaast gelegd dienen te worden. Lia Mastop, vraagt zich af hoeveel deelname in Platform Letselschaderaad het NIS gaat kosten. Voorzitter geeft aan dat dit circa 2.000,00 zal zijn. Volgens Lia Mastop zou dit dan veel minder zijn dan vroeger. 5. Bestuursverkiezing Afscheid Taco en Frank Taco Zuidema en Frank Scharloo worden bedankt voor hun inspanningen in de afgelopen jaren als bestuurslid. Stemming Voordat wordt overgegaan tot de daadwerkelijke verkiezing van het bestuur, geeft de voorzitter een toelichting op de procedure. Gelet op de consequenties die dit zal hebben voor het NIS als vereniging ontraadt het zittend bestuur de leden te kiezen voor mensen van Jurilex in het bestuur. Het zittend bestuur geeft aan haar consequenties te trekken indien een Jurilex medewerker in het bestuur zitting zal nemen. Het woord is natuurlijk volledig aan de leden. Tussen diverse leden in de zaal wordt vervolgens gediscussieerd over het ontraden door het zittend bestuur ten aanzien van de kandidaatstelling van mensen vanuit de Jurilex-organisatie. Voorzitter en bestuurslid Nikolai Pott geven als toelichting dat zittend bestuur pertinent geen stempel legt over goed of fout handelen van Jurilex. Het zittend bestuur geeft alleen aan dat zitting van Jurilex medewerkers in bestuur leidt tot (mogelijk) bepaalde consequenties in samenwerking met andere brancheorganisaties. Die consequenties staan los van de uitkomst van het eigen onderzoek van het NIS en zullen met directe ingang merkbaar zijn. Van belang is dat de NIS leden deze consequenties van te voren weten en dus via hun stem kunnen bepalen welke kant zij met het NIS als vereniging op willen. Om de bestuursverkiezing in goede banen te kunnen leiden heeft het zittende bestuur KBS Advocaten te Utrecht, in de persoon van de heer J. Verduijn, ingeschakeld. Dit mede gelet op het feit dat voor het eerst in de geschiedenis van het NIS bestuurskandidaten niet alleen worden voorgedragen door het bestuur, maar ook kandidaten zichzelf via volmachten verkiesbaar hebben gesteld. Van belang was dat de jaarvergadering en verkiezing liep volgens de grondbeginselen van de vereniging. De heer Verduijn heeft ook vorig jaar de 5
toelatingseisen voor het NIS gewijzigd en is nu ook bezig de Statuten en reglementen voor het NIS te vereenvoudigen. Duidelijk werd dat de wijze waarop alle jaren het rooster van aftreden van de bestuursleden werd bepaald, niet juist is geweest. Op het moment dat een bestuurslid tussentijds uittreedt, dus binnen de bestuurstermijn van standaard 3 jaar, dan neemt de opvolger ook deze termijn over. Dus niet standaard weer 3 jaar. Dit betekent dat de vacatures niet allemaal een standaard bestuurstermijn van 3 jaar kennen. Vervolgens hebben wij als bestuur aan de jurist gevraagd hoe om te gaan met de kandidaatstelling/verkiezing van de voorzitter/secretaris/penningmeester en algemene bestuursleden. Hierover is namelijk niets in de Statuten en reglementen geregeld. De heer Verduijn heeft ons in eerste instantie aangegeven dat van belang is wat algemeen gebruikelijk is en wat in de afgelopen jaren als leidraad heeft gediend. Uit de notulen van maart 2007 bleek dat de voorzitter van het bestuur, tevens voorzitter van de algemene ledenvergadering, daadwerkelijk ook in deze functie was gekozen door de algemene ledenvergadering. De voorzitter was op dat moment 2 jaar lid van het bestuur. Dit zou dan betekenen dat de voorzitter eigenlijk herkozen had moeten worden in maart 2010 en niet zoals dit nu is gebeurd na de algemene 3-jaarsbestuurstermijn van de voorzitter in 2008. Een eenmaal genomen besluit hierover van de algemene ledenvergadering in 2008 dienen wij te respecteren en nemen wij als leidraad. Om die reden stelt de voorzitter zich dan ook herkiesbaar in maart 2011. Afgelopen vrijdagmiddag 11 maart 2011 ontvingen wij per email een bijstelling van het advies met welgemeende excuses van de heer Verduijn. Het blijkt dat er een wetsartikel is in het Burgerlijk Wetboek en wel artikel 2:37 lid 7 BW dat bepaalt dat als er niets is geregeld in de Statuten, zoals dus bij het NIS, dat dan het bestuur uit zijn midden de voorzitter, secretaris en penningmeester aanwijst. Historie doet niets af aan dit wetsartikel en het wetsartikel is dus bepalend. Dit betekent dat de voorzitter zich vanavond niet in haar functie als voorzitter herkiesbaar stelt, maar als bestuurslid. Wij hebben voor u alle openstaande vacatures op een rijtje gezet. De vacatures zijn voornamelijk ontstaan door tussentijds vertrek. De bestuurstermijnen zijn dan ook om die reden niet allemaal 3 jaar. De voorzitter wijst de voorzitter van het stembureau aan, te weten Richard Kranendonk, en vraagt Niek van Egmond ook plaats in te nemen. Beiden zijn akkoord met hun zitting in het stembureau. 6
Stembureau Richard Kranendonk legt uit hoe de stemming zal werken. In eerste instantie worden de beschikbare vacatures op volgorde van termijn meegedeeld. De stemming zal beginnen voor de langste termijn. A) Bestuurstermijn 3 jaar (functie Marianne); B) Bestuurstermijn 3 jaar (functie Taco); C) Bestuurstermijn 2 jaar (functie Frank); D) Bestuurstermijn 1 jaar (functie Lia); E) Bestuurstermijn 1 jaar (functie Leontine); F) Bestuurstermijn 1 jaar (functie Henk) Uitleg stemprocedure: 1. Voor elke vacature zal aan de kandidaten worden gevraagd of zij zich verkiesbaar willen stellen voor deze specifieke vacature; 2. Alleen op de kandidaten die hebben aangegeven zich verkiesbaar te stellen kan een stem worden uitgebracht; 3. De vacatures worden op volgorde van de lengte van de zittingstermijn behandeld, startend met de langste termijn (maximaal 3 jaar); 4. Elk stemgerechtigd lid mag zijn/haar stem uitbrengen. Het stemmen gebeurt om beurten. 5. De stemgerechtigde meldt zich bij het stembureau, en haalt daar een stemformulier op. Met het stemformulier gaat hij/zij naar de aangewezen plaats waar het stembiljet kan worden ingevuld. Het invullen gebeurt door het inkleuren van het rondje in het zwarte vakje voor de naam van de kandidaat. Na invulling brengt de stemgerechtigde zijn/haar dichtgevouwen stembiljet terug naar het stembureau waar hij/zij het in de daarvoor bestemde stembus deponeert; 6. Is de stemgerechtigde gemachtigd door een ander, niet aanwezig, stemgerechtigd lid, dan meldt de stemgerechtigde dit bij het stembureau door het volmachtbewijs te tonen. Een lid van het stembureau zal op de volmacht een paraaf zetten en een tweede stembiljet meegeven. De stemgerechtigde kan zijn stemmen op beide formulieren invullen en tegelijkertijd in de stembus deponeren. Indien het volmachtbewijs afwijkt van het door het bestuur uitgegeven volmachtbewijs, wordt dit niet als rechtsgeldig bestempeld en kan de gemachtigde in principe geen extra stem uitbrengen (artikel 23 Statuten); 7. Tijdens het invullen van het stembiljet door de stemgerechtigde kan de volgende stemgerechtigde zich bij het stembureau melden; 8. Nadat ook de laatste stemgerechtigde zijn/haar stem heeft uitgebracht zal de stembus door de 2 medewerkers van het stembureau worden leeg gehaald en zullen de stemmen worden geteld; 9. De uitkomst van de telling van de stemmen zal aan de leden door het stembureau bekend worden gemaakt. Hierbij zullen ook het aantal blanco stemmen en de ongeldige stemmen worden vermeld; 10.De winnaar van de stemronde is diegene die de absolute meerderheid van de stemmen heeft verkregen. De meerderheid betekent hier de helft van de stemmen + 1 (dus in het geval van 80 stemmende leden is de meerderheid 41 stemmen); 7
11.Als geen van de kandidaten de absolute meerderheid van de stemmen heeft behaald, dan wordt bekeken welke 2 kandidaten de relatieve meerderheid van de stemmen hebben verkregen. Tussen deze 2 kandidaten zal een nieuwe stemronde worden gehouden waarbij alle stemgerechtigde leden met hun eventueel verkregen volmacht opnieuw hun stem uitbrengen op de hiervoor geschetste wijze; 12.Na het uitbrengen van de laatste stem wordt de stembus opnieuw door de medewerkers van het stembureau geleegd en zal worden bekeken wie van de 2 kandidaten de absolute meerderheid van de stemmen heeft verkregen. Hij/zij is de winnaar en komt in aanmerking voor de eerder genoemde vacature. Mocht er sprake zijn van een gelijke verdeling, dan beslist het lot in de vorm van het opgooien van een munt (kop/munt); 13.Na het benoemen van de kandidaat voor de 1 e vacature volgt een zelfde procedure voor de daarop volgende vacatures; 14.Eventuele stemmen die worden uitgebracht op kandidaten die zich niet voor de vacature verkiesbaar hebben gesteld dan wel uitgebrachte stemmen op reeds gekozen kandidaten worden als nietig beschouwd. Ook als nietig worden beschouwd die formulieren waarop geen stem is uitgebracht, meer dan 1 rondje is ingekleurd, dan wel een toevoeging van welke vorm dan ook is aangebracht; Diny de Neef heeft juridisch advies ingewonnen en geeft aan dat eigen volmachtbewijzen wel mogen. De voorzitter geeft aan met verwijzing naar het juridisch advies van KBS Advocaten dat hierover niets is geregeld in de Statuten en/of Reglementen. Art 23 Statuten is dan van toepassing. Bij het verstrekken van de agenda voor de jaarvergadering waarin de namen van de kandidaten bekend werden gemaakt, is een volmachtbewijs meegestuurd met het NIS logo. Deze agenda is tijdig verstuurd. Op dat moment konden volmachtgevers pas bepalen op wie zij zouden kunnen stemmen en dus pas vanaf dat moment verantwoord hun volmacht overdragen aan een gevolmachtigde. Uitzondering geldt voor mensen die al geruime tijd op vakantie zijn en gerede gronden hadden om niet de NIS-volmacht te gebruiken. De voorzitter verzoekt om een kopie van het juridisch advies van Diny de Neef, zodat direct telefonisch overleg met KBS advocaten kon plaatsvinden. De heer Verduijn was beschikbaar op de achtergrond voor eventuele vragen. Hiervan werd geen gebruik gemaakt. Uitslag stemrondes: Vacature A: Annemiek van Reenen-ten Kate (3 jaar) Vacature B: Marianne Audenaerde-van Putten (3 jaar) Vacature C: Henk Jan de Kruijf (2 jaar) Vacature D: Dick van Laren (1 jaar) Vacature E: Hans Noordsij (1 jaar) Vacature F: Diny de Neef (1 jaar) 6. Rondvraag en wat verder nog ter tafel komt Op de vraag van de voorzitter of er nog vragen of opmerkingen waren werd door de leden geen gebruik gemaakt. 8
7. Sluiting De voorzitter bedankt de leden voor hun aanwezigheid tot dit late tijdstip en sloot de vergadering omstreeks 23:45 uur. Ede, 18 april 2011 Richard Kranendonk Secretaris 9