Raad van Hoofdcommissarissen
Implementatienotitie Kadernota Omgangsvormen en Sociale Veiligheid Februari 2009 Landelijk ExpertiseCentrum Diversiteit
Voorwoord Voor u ligt een belangrijk document als het gaat om het verder verbeteren van omgangsvormen in uw organisatie. Zoals u weet, hebben de Raad van Hoofdcommissarissen en het Korpsbeheerdersberaad ingestemd met de Kadernota Omgangsvormen en Sociale Veiligheid. In deze kadernota wordt een kwaliteitsslag aangebracht op het gebied van omgangsvormen en sociale veiligheid. Er is in de nota met name aandacht voor de verantwoordelijkheid en de rol van de leidinggevenden voor dit beleid, de positionering van de centrale vertrouwenspersoon en er is naar landelijke eenduidigheid gestreefd. Hierbij bied ik u de implementatienota aan. Deze nota geeft tal van handvatten om de genoemde kadernota in uw korps haar werking te laten hebben. Het Landelijk ExpertiseCentrum Diversiteit houdt zich reeds jaren intens bezig met omgangsvormen en sociale veiligheid in relatie tot diversiteit. In het algemeen kan worden gesteld, dat in heel veel korpsen op dit thema flinke vooruitgang wordt geboekt. Op enkele korpsen na is in elke politieorganisatie een centrale vertrouwenspersoon werkzaam, waarvan in het algemeen valt te zeggen, dat de kwaliteit en invloed sterk toeneemt. Deze implementatienota is naar onze mening een prima hulpmiddel om deze ontwikkeling verder te stimuleren, waarbij de rol van de centrale vertrouwenspersoon een belangrijke is. Voor hulp bij de implementatie kunt u uiteraard een beroep doen op uw LECD. Veel succes met dit belangrijke werk. Met hartelijke groet, Bert Poelert, Directeur Landelijk ExpertiseCentrum Diversiteit 2 3
Inhoud 1. Inleiding 7 2. Communicatie 9 3. Verantwoordelijkheid 13 4. De leidinggevenden 17 5. Rechtsbescherming 19 6. Handvatten 21 4 5
1. Inleiding De aanleiding tot het schrijven van de Kadernota Omgangsvormen en Sociale Veiligheid is gelegen in het feit dat er behoefte was aan meer eenduidigheid en uniformiteit in het beleid rondom omgangsvormen voor de politie. Doel Het doel van de nota is om kaders aan te reiken voor de ontwikkeling van het beleid omgangsvormen en sociale veiligheid. Daarmee wordt er een bijdrage geleverd aan het bevorderen van gewenste omgangsvormen en sociale veiligheid binnen de korpsen. De samenhang tussen de beleidsterreinen omgangsvormen, integriteit en diversiteit is nodig vanwege de gemeenschappelijke gerichtheid op gewenst gedrag. In de uitvoering van het beleid van de drie genoemde beleidsterreinen is er sprake van activiteiten die raakvlakken met elkaar hebben en daarmee draagt de nota ongewenste omgangsvormen en sociale veiligheid ook bij aan de zo gewenste cultuurverandering van de Nederlandse politie. Een integere organisatie omvat gewenste omgangsvormen in een divers samengestelde organisatie Uitgangspunten De vijf uitgangspunten van de kadernota zijn: De rol van de korpsleiding en de managementteams. De korpsleiding en in het verlengde daarvan de managementteams zijn verantwoordelijk voor de implementatie van het beleid. 6 7
De directe beïnvloeding door de centrale vertrouwenspersoon van de korpsleiding. De centrale vertrouwenspersoon is dus niet verantwoordelijk voor de implementatie van beleid. De centrale vertrouwenspersoon heeft de expertise als het gaat om omgangsvormen. Daar past dan ook een rol als onder andere aanjager van het beleid, adviseur en coördinator vertrouwenspersonen bij. De centrale vertrouwenspersoon, die een rechtstreekse ingang heeft bij de korpsleiding heeft op die manier ook een directe invloed op de aanpak van ongewenste omgangsvormen, zorg- en aandachtspunten en aanbevelingen binnen het beleid. Bewustwording, aanpak en preventie. Als beleid omgangsvormen en sociale veiligheid een kans van slagen wil hebben en bijdragen aan de zo gewenste cultuurverandering van de politie dan zijn zaken als bewustwording, de aanpak en preventie van ongewenste omgangsvormen van absoluut en groot belang. Een aanpak die top down en dwars door de organisatie heen geschied. Een uniforme klachtenregeling voor de hele Nederlandse politie. Een verplichting in de Arbo - wet en rechtsgelijkheid binnen de Nederlandse politie waren de uitgangspunten voor de uniforme klachtenregeling. Voorop blijft staan dat binnen het beleid omgangsvormen in principe gekozen is voor de weg van een informele aanpak en niet die van het indienen van een klacht bij de klachtencommissie. Immers de aanpak van omgangsvormen hoort in de lijn thuis. Het creëren van de samenhang tussen omgangsvormen, integriteit en diversiteit. De kadernota en het visiedocument Politie voor éénieder van het LECD geven beiden een duidelijke richting aan als het gaat om de samenhang. Ieder heeft vanuit een eigen perspectief een relatie met gedrag. Een integere politieorganisatie wordt immers gekenmerkt door gewenst gedrag in overeenstemming met de geldende waarden en normen en is zichtbaar in de omgangsvormen en afgestemd op de maatschappelijke context, namelijk de divers samengestelde samenleving. 2. Communicatie Doel De kadernota geeft dus richting aan het beleid gericht op de aanpak, het terugdringen en voorkomen van alle vormen van ongewenste omgangsvormen zoals seksuele intimidatie, pesten en treiteren, agressie en geweld en intimidatie (discriminatie). Doelstelling Informeren over het bestaan van de uniforme kaders over (on)gewenste omgangsvormen en sociale veiligheid in de korpsen. Draagvlak / positieve houding genereren ten aanzien van de nieuw in te voeren uniforme regeling (geldend voor alle korpsen). Bijdrage leveren aan de implementatie van de kadernota omgangsvormen en sociale veiligheid. Boodschap De kadernota bevordert het uniform handelen (duidelijke kaders) in situaties waar (on)gewenste omgangsvormen voorkomen en bevordert de sociale veiligheid van mensen in de politieorganisatie. De korpsleiding en leidinggevenden zijn verantwoordelijk voor het uitdragen van de in houd van de kadernota en de implementatie van de kadernota. De centrale vertrouwenspersoon adviseert en ondersteunt hen daarin. 8 9
Doelgroep INTERN Korpschefs Leden RMT Plaatsvervangend korpschefs Hoofd bedrijfsvoering Hoofden communicatie Centrale vertrouwenspersonen Vertrouwenspersonen Beleidsmedewerkers diversiteit Voorzitter klachtencie. Omgangsvormen Hoofden P&O Voorzitters OR Bondsvertegenwoordigers Hoofden BIV/BIO Districtchefs Managementteams van de districten Leidinggevenden Medewerkers Praktijkbegeleiders Studenten Middelen (per doelgroep) en planning 1 e kwartaal 2009 Kadernota Implementatieplan Internet Intranet Politie Kennis Net Site LECD Presentatie voor Leidinggevenden door de korpsleiding en de centrale vertrouwenspersoon Presentatie voor medewerkers door de betrokken leidinggevenden en de centrale vertrouwenspersoon Korpsbladen Politieacademiekrant 2 e kwartaal 2009 Plan van aanpak per regio (implementatie op maat) voor 2 jaar 2009/2010 Handvatten implementatieplan Handboek omgangsvormen voor vertrouwenspersonen, bemiddelaars en leidinggevenden EXTERN Vakbonden Media Voortgang implementatie Aanbieden implementatienotitie Regionaal plan van aanpak Voortgangscontrole door LECD in de regio s en op de politieacademie vanaf september 2009 Stand van zaken mbt implementatie in de regio s en op de politieacademie vanaf januari 2010 10 11
3. Verantwoordelijkheid 1. Korpsleiding De verantwoordelijkheid voor de twee sporen van het beleid omgangsvormen (nl. preventief en curatief) ligt bij de korpsleiding en de leidinggevenden. Dit wordt zichtbaar in de voortgang, inbedding en borging van maatregelen en activiteiten, gevolgd door het adequaat monitoren en zo nodig bijstellen van het beleid. De korpsleiding heeft hierin een leidende rol. Door regelmatig overleg tussen de korpsleiding en de centrale vertrouwenspersoon wordt het beleid tussentijds geëvalueerd en tijdig bijgesteld. Immers de centrale vertrouwenspersoon speelt een belangrijke rol bij het monitoren van het beleid omgangsvormen en sociale veiligheid. Daarbij geeft het de korpsleiding de gelegenheid om bij de aanpak van ongewenste omgangsvormen gebruik te maken van de expertise van de centrale vertrouwenspersoon. 2. De centrale vertrouwenspersoon De verantwoordelijkheid van de centrale vertrouwenspersoon is om uitvoering te geven aan het beleid omgangsvormen zoals verwoord in de kadernota. De implementatienotitie van de kadernota geeft hiervoor handvatten. Het presenteren en breed aanbieden van beide nota s is dan ook de eerste taak van de centrale vertrouwenspersoon. In nauw overleg met de korpsleiding wordt er een traject uitgestippeld over de wijze waarop en de termijn waarbinnen de regio op de hoogte gebracht wordt van het mogelijk gewijzigde beleid. In de kadernota wordt aandacht besteed aan de positionering van de centrale vertrouwenspersoon. Deze positionering houdt dan impliciet ook in dat deze functie wordt opgenomen in het functiegebouw van de regio en dat er functiewaardering wordt toegepast volgens de normen zoals die voor andere functies binnen de politie geldt. Als bijlage bij de kadernota is de functiebeschrijving voor de centrale vertrouwenspersoon opgenomen. Een van de omschreven taken is het coachen en begeleiden van vertrouwenspersonen. 12 13
Een centrale vertrouwenspersoon geeft leiding aan de vertrouwenspersonen en binnen die taken valt het coachen en begeleiden van die vertrouwenspersonen. Daarnaast werft, selecteert en adviseert de centrale vertrouwenspersoon ten aanzien van de aanstelling en het opgeven van de functie als vertrouwenspersoon. Ook houdt de centrale vertrouwenspersoon functioneringsgesprekken en draagt zorg voor de deskundigheidsbevordering van de vertrouwenspersonen 3. De ondernemingsraad De ondernemingsraad heeft een tweeledige rol als het gaat om het beleid omgangsvormen. Zij ondersteunen de regio bij het uitvoeren van het beleid en controleren of het uitgevoerde beleid wel voldoet aan de gemaakte afspraken. Van belang is dan echter wel dat de OR goed op de hoogte is van de inhoud van het beleid en dit ondersteunt. Bij het tot stand komen van dit beleid zijn alle bonden actief betrokken. In het overleg tussen het LECD en de juristen van de bonden is uitgebreid stil gestaan bij de inhoud van de kadernota en de juridische consequenties van de klachtenregeling. Omdat de klachtenregeling behorend bij de kadernota geen rechtstreekse juridische consequenties kent, was het niet van belang de kadernota ter goedkeuring voor te leggen aan het CGOP of het KOPP. Immers de juridische consequenties voor de medewerkers die de ongewenste handelingen verricht heeft, worden gesteld volgens het BARP. Zaken die aan de orde komen in dit overleg zijn onder andere: de doelstelling van het platform de afbakening van taken van de leden van het platform geheimhouding door de leden van het platform delen van informatie preventie het gezicht naar binnen en naar buiten als het gaat om omgangsvormen, diversiteit en integriteit. integriteit: Transparantie en betrouwbaarheid: individueel, organisatie en professie BIV / BIO Preventie: bewustwording, bespreekbaar maken van dilemma s en beroepscode omgangsvormen: Geheimhouding en vertrouwelijkheid: individueel, relationeel en bejegening Vertrouwenspersonen diversiteit: Ontwikkeling: beleid, HRM activiteiten Diverse groepen medewerkers en multicultureel vakmanschap bij iedere medewerker 4. Het platform omgangsvormen, diversiteit en integriteit Omgangsvormen hebben sterke verwantschap met de beleidsterreinen integriteit en diversiteit. Ieder heeft vanuit een eigen perspectief een relatie met gedrag. Daarmee zijn ze van belang voor de sociale veiligheid in de organisatie. Het instellen van een platform omgangsvormen, integriteit en diversiteit door de korpsleiding en onder voorzitterschap van diezelfde korpsleiding helpt de organisatie om vorm te geven aan die samenhang. Andere deelnemers aan dit platform zijn in ieder geval de centrale vertrouwenspersoon, hoofd integriteit en veiligheid, de beleidsmedewerker diversiteit, iemand van het managementteam, een lid van de OR en medewerkers uit de organisatie. 14 15
4. De leidinggevenden De korpsleiding, het managementteam en (direct) leidinggevenden zijn primair verantwoordelijk om de medewerkers te beschermen tegen ongewenste omgangsvormen. De voorbeeldrol van de leidinggevenden voor medewerkers is binnen de drie beleidsterreinen omgangsvormen, integriteit en diversiteit identiek. De leidinggevenden zijn tevens de initiators van de beleidsontwikkeling en verantwoordelijk voor het creëren van draagvlak en een adequate aanpak van ongewenste omgangsvormen. Dat betekent dus in concrete zin dat zij een lijn uitstippelen om het thema omgangsvormen op de agenda te zetten en te houden, casuïstiek bespreekbaar maken, het onderwerp bespreken tijdens functioneringsgesprekken, beoordelingen en teambesprekingen. Daarnaast zijn juist de leidinggevenden in eerste instantie verantwoordelijk voor de aanpak van ongewenste omgangsvormen. Dat houdt in dat de leidinggevende gesprekken voert met melders, veroorzakers en omstanders. Dat die zelfde leidinggevende zich beelden vormt en afwegingen maakt ten aanzien van de aanpak van ongewenste omgangsvormen. Let wel het gaat hier dus niet om het zogenaamde feitenonderzoek zoals in strafrecht maar om de gedragscomponenten. Het ideale uitgangspunt is dat alle leidinggevenden toegerust zijn om er op deze wijze mee om te gaan. Momenteel verkeren we nog in een fase waarin dat nog niet gerealiseerd is. Het is dan ook zeer wenselijk dat de leidinggevenden in deze fase, de steun krijgen van de centrale vertrouwenspersoon, die kan adviseren en ondersteunen. Samen zoeken ze naar oplossingen als het gaat om zaken rondom ongewenste omgangsvormen. Immers bij een zorgvuldige aanpak van ongewenste omgangsvormen is er veel minder verlies voor zowel de melder, de pleger als de organisatie. De leidinggevenden kunnen daarop hun verantwoordelijkheid oppakken, de zaak oplossen en eventueel evalueren met de centrale vertrouwenspersoon. 16 17
De rol van leidinggevenden wordt dan ook gekenmerkt door de volgende taken: Model Zelf het thema bespreekbaar maken Gesprek melder/meldster Gesprek aangeklaagde Oordelen bemiddelen/correctie Uitvoeren bemiddeling of correctie Actief interveniëren Functioneringsgesprekken en beoordelingen Teambesprekingen over omgangsvormen Maatregelen in gang zetten. Het is noodzakelijk dat er gedurende de opleiding en bij de introductie op de werkplek door de docenten en de vertrouwenspersonen aandacht gegeven wordt aan omgangsvormen. Het is van wezenlijk belang om omgangsvormen een structurele plaats in het politieonderwijs te geven. In de nieuwe organisatie van de politieacademie is er voorzien in een school voor leiderschap, waarin mogelijk de OLL, de TLL en de SLL een plek krijgen. Daar zal de aandacht gevestigd moeten worden op de rol van de leidinggevenden binnen het beleid omgangsvormen gekoppeld aan het beleid integriteit. De centrale vertrouwenspersoon van de academie in samenwerking met de beleidsadviseur omgangsvormen van het LECD gaan hierin een voortrekkersrol vervullen. De korpsleiding is echter verantwoordelijk voor de vorming en opleiding van de zittende leidinggevenden, omdat zij verstoken zijn gebleven van elke vorm van opleiding als het gaat om het oplossen van zaken rondom ongewenste omgangsvormen Medewerkers De aandacht bij medewerkers richt zich op de bewustwording van eigen gedrag, weerbaarheid en diverse thema s binnen het beleid omgangsvormen. Voorlichtingen door vertrouwenspersonen, themabespreking door leidinggevenden, behandeling van casuïstiek, het zelf bespreekbaar maken van het thema en het zelf bespreekbaar maken van ongewenst gedrag en het geven van feedback op gedrag zijn middelen die de medewerkers en diens leidinggevenden ten dienste staan. Bijzondere aandacht moet er zijn voor nieuwe medewerkers en studenten in de organisatie. De studenten vragen om een specifieke aanpak. Er is een gedeelde verantwoordelijkheid van korps en politieacademie. 18 19
5. Rechtsbescherming Geheimhouding en vertrouwelijkheid zijn het uitgangspunt voor een goed functioneren als centrale vertrouwenspersoon en vertrouwenspersoon. Deze uitgangspunten zijn van belang voor het creëren van vertrouwen en veiligheid bij de medewerkers. Deze geheimhouding en vertrouwelijkheid vinden hun basis in de Arbo wetgeving. Deze geheimhouding en vertrouwelijkheid reiken tot de grenzen van de politieregio. De korpschef en de korpsbeheerder maken hierover afspraken met de (centrale ) vertrouwenspersonen. Daarnaast geniet de vertrouwenspersoon een rechtsbescherming die gelijk is aan die van de leden van de ondernemingsraad. Dit is geborgd in het aanstellingsbesluit en betreft de taakonderdelen en werkzaamheden uitgevoerd in de functie van vertrouwenspersoon. De ervaring leert dat dit in veel regio s nog niet geregeld is, wat overigens ook geldt voor het ontslagbesluit. Beide besluiten zijn als voorbeeld bijgevoegd in de `toolbox`. In de loop van de jaren is gebleken dat de vertrouwenspersonen ook bevraagd werden op zaken aangaande integriteit en arbeidsconflicten. Vanwege de vertrouwelijkheid en geheimhoudingsplicht behoort dit niet tot de taken van de vertrouwenspersonen. Dergelijke zaken behoren tot het terrein van het Bureau Integriteit en Veiligheid (BIV / BIO), waarvoor specifiek de richtlijn melden van (vermoedens van) misstanden ontwikkeld is. Een goede samenwerking tussen de centrale vertrouwenspersoon en het meldpunt integriteit c.q. de adviseur integriteit is noodzakelijk. Tijdens de ontwikkeling van deze implementatienotitie is tussen de centrale vertrouwenspersonen en de hoofden Bio Biv onder leiding van de portefeuillehouder van de Raad van Hoofdcommissarissen de discussie gestart over het opgaan van de beide vertrouwenpersonen in een functie. De uitkomst laat zich nog raden en behoeft dus nog even geen actie in de korpsen. 20 21
6. Handvatten behorend bij de Implementatie kadernota omgangsvormen en sociale veiligheid In de implementatienotitie van de Kadernota Omgangsvormen en Sociale Veiligheid wordt gesproken van handvatten die ondersteunend zijn om het beleid omgangsvormen, de kadernota dus, vorm te geven bij de politie. Deze handvatten zijn opgebouwd uit de afzonderlijke documenten, zoals hieronder weergegeven. 1. ARBO in relatie tot BARP ( matrix ) 2. Taak- en functiebeschrijving van de centrale vertrouwenspersoon 3. Taak- en functiebeschrijving vertrouwenspersoon 4. Model aanstellingsbesluit 5. Model ontslagbesluit 6. Stroomschema 7. Artikel korpsblad 8. Presentatie Kadernota 9. Nota melden van misstanden 10. Politie voor éénieder Deze documenten zijn vanaf 1 mei 2009 te downloaden via www.lecd.nl. 22 23
Colofon Auteur Landelijk ExpertiseCentrum Diversiteit Datum Maart 2009 Oplage 250 exemplaren Productiebegeleiding Communicatie & Marketing, Politieacademie Fotografie Menno Hartenberg Vormgeving CLIC-soft & design BV, Enschede Drukwerk Hoekmantotaal, Genemuiden 24
Contactgegevens: Oude Apeldoornseweg 41-45 7333 NR Apeldoorn Postbus 834 7301 BB Apeldoorn Telefoon (055) 5392775 Fax (055) 5392780 E-mail lecd@politieacademie.nl Internet www.lecd.nl 09-051 Raad van Hoofdcommissarissen