Controle- en rapportageprotocol Tijdelijke stimuleringsregeling SUWI- Bedrijfsverzamelgebouw 2002 1 ALGEMEEN 1.1 Doel en reikwijdte van het controle- en rapportageprotocol Dit controle- en rapportageprotocol geeft aanwijzingen voor de door de accountants uit te voeren controlewerkzaamheden in het kader van subsidiabele activiteiten waarop de Tijdelijke stimuleringsregeling SUWI-bedrijfsverzamelgebouw 2002 van toepassing is. Op de subsidieverlening in het kader van genoemde subsidieregeling is tevens van toepassing de Algemene Regeling SZW-subsidies en de Kaderwet SZW-subsidies. Dit controle- en rapportageprotocol is een handreiking voor de accountant en geen werkprogramma. De accountant belast met de controle van de declaratie zal daarom zelf zorg moeten dragen voor een op de situatie toegesneden werkprogramma, waarbij aan de specifieke kenmerken van de administratieve organisatie van een gesubsidieerd project voldoende aandacht wordt geschonken. 1.2 Doel en reikwijdte van de accountantscontrole De subsidieontvanger zendt met betrekking tot de startsubsidie, te weten de subsidie inzake de kosten met betrekking tot het opstellen van een plan van aanpak (artikel 4, eerste lid, onder a, van de Tijdelijke stimuleringsregeling SUWI-bedrijfsverzamelgebouw 2002), het in artikel 3, eerste lid, van de Tijdelijke stimuleringsregeling SUWI-bedrijfsverzamelgebouw 2002 bedoelde document, zijnde het door de partijen die in het SUWIbedrijfsverzamelgebouw (BVG) zullen samenwerken ondertekende document, waaruit blijkt dat deze partijen gezamenlijk de opzet hebben om te komen tot een BVG en de kerngemeente, dan wel een andere rechtspersoon als subsidieaanvrager aanwijzen,. De startsubsidie bedraagt 22.700,- (artikel 5, eerste lid, van de Tijdelijke stimuleringsregeling SUWI-bedrijfsverzamelgebouw 2002), ongeacht de daadwerkelijk gemaakte kosten en wordt na ontvangst van het hiervoor bedoelde document betaalbaar gesteld (artikel 9, eerste lid, van de Tijdelijke stimuleringsregeling SUWI-bedrijfsverzamelgebouw 2002). Deze startsubsidie valt niet onder de reikwijdte van de accountantscontrole. De subsidieontvanger deelt met betrekking tot de vervolgsubsidie (artikel 4, eerste lid, sub b t/m f) voorafgaand aan de datum van operationalisering van het BVG deze datum schriftelijk mee aan de minister van SZW; lees het Agentschap SZW. Uiterlijk 4 maanden na het operationeel worden van het BVG dient de subsidieontvanger een verantwoording in bij de minister. Bij deze verantwoording wordt een declaratie ingediend (artikel 9, derde lid, van de Tijdelijke stimuleringsregeling SUWI-bedrijfsverzamelgebouw 2002).De declaratie is bij een subsidie boven 50.000,-- voorzien van een verklaring van een accountant (hierna: accountantsverklaring) als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, volgens een door de minister voor te schrijven model (artikel 16 van de Algemene Regeling SZW-subsidies). Dit model is opgenomen in de bijlage van dit controle- en rapportageprotocol.
De accountant controleert of de declaratie aan de daaraan te stellen eisen voldoet. Dit betreft: De inrichtingseisen; De getrouwheid; De rechtmatigheid, waaronder de naleving van de subsidievoorwaarden, opgenomen in de Kaderwet SZW-subsidies, de Algemene Regeling SZW-subsidies, de Tijdelijke stimuleringsregeling SUWI-bedrijfsverzamelgebouw 2002 en de subsidiebeschikking. Daarnaast beoordeelt hij of er geen tegenstrijdigheden zijn tussen de declaratie en (de rest van) de verantwoording. Indien dit wel het geval is rapporteert hij afzonderlijk hierover. Deze afzonderlijke rapportage wordt door de subsidieontvanger bij de declaratie gevoegd. Mede op grond van de declaratie en de daarbij afgegeven accountantsverklaring wordt door de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid de definitieve subsidie vastgesteld. Het is uiteraard van essentieel belang dat de strekking van de accountantsverklaring duidelijk is en dat de eventueel geconstateerde problemen goed worden weergegeven. 1.3 Materialiteitseis en correcties De controle wordt in ieder geval dusdanig opgezet, dat daarmee wordt voldaan aan de materialiteitseis van de Rijksoverheid. Dit houdt in, dat alle fouten groter dan 1 procent van het projectbedrag worden vastgesteld. Teneinde een goedkeurende verklaring af te kunnen geven is het noodzakelijk dat alle geconstateerde fouten in de declaratie worden gecorrigeerd. Indien een correctie niet of niet afdoende wordt aangebracht wordt dit tot uitdrukking gebracht door middel van het verstrekken van een niet-goedkeurende accountantsverklaring. In het rapport van bevindingen worden de geconstateerde, niet gecorrigeerde fouten of voor de accountant niet controleerbare posten, nader geanalyseerd en de gevolgen voor de declaratie nader gekwantificeerd.
2 CONTROLE DOOR DE ACCOUNTANT 2.1 Algemeen Bij de uitvoering van de accountantscontrole op de declaratie zal de accountant in ieder geval moeten onderzoeken of aan de punten die in dit hoofdstuk zijn beschreven, is voldaan. Dit betreft vooral rechtmatigheidaspecten. Daarnaast controleert hij of: de declaratie een getrouw beeld geeft; (aanvullende) subsidievoorwaarden (in de subsidiebeschikking) zijn nageleefd; overige van toepassing zijnde wet- en regelgeving is nageleefd. 2.2 Aan de subsidieverlening verbonden verplichtingen De accountant gaat na dat aan de verplichtingen voor subsidieverlening, zoals deze hieronder zijn aangegeven, is voldaan. De subsidieontvanger is verplicht een projectadministratie te voeren die voldoet aan de volgende eisen met betrekking tot de uitgaven: De inrichting van de projectadministratie sluit aan bij de ingediende en goedgekeurde begroting en het plan van aanpak; zij bevat de informatie die nodig is voor een juist inzicht in de realisatie van de subsidiabele activiteiten en voor een juiste subsidieverstrekking; De projectadministratie is zodanig ingericht dat de juistheid en volledigheid van de financiële gegevens er op eenvoudige wijze uit kunnen worden opgemaakt. Dit houdt in: dat alle uitgaven onmiddellijk in de projectadministratie worden vastgelegd met onderliggende stukken; van uitgaven zonder bewijsstukken wordt een afzonderlijke administratie ingericht; dat bewijsstukken aanwezig zijn ten name van de gesubsidieerde waaruit de aard van de geleverde goederen en diensten duidelijk blijkt; De projectadministratie en de daarbij behorende bewijsstukken worden tenminste gedurende vijf jaar bewaard (artikel 12 van de Algemene Regeling SZW-subsidies). De accountant controleert of de administratieve organisatie rond de projectadministratie in opzet, bestaan en werking voldoende is om de juistheid van de kosten voor wat betreft het gesubsidieerde project vast te kunnen stellen. Hij controleert of de administratieve projectorganisatie in opzet, bestaan en werking voldoende is om vast te kunnen stellen dat uitsluitend op het project betrekking hebbende kosten ten laste van het project worden gebracht. Hij controleert of alle ten laste/ten gunste van het project gebrachte kosten zijn onderbouwd met bewijsstukken. Hij controleert of de kosten niet op andere wijze worden vergoed.
Bij inkomsten kan gedacht worden aan de verkoop van vervroegd afgeschreven panden voortvloeiende ontvangsten, welke ontvangst in mindering dient te worden gebracht op de boekwaarde alvorens de leegstandschade kan worden bepaald; of aan daadwerkelijke huuropbrengsten in het nieuwe BVG, waar ingevolge artikel 4, eerste lid, onder f, juncto artikel 6, zesde lid, van de Tijdelijke stimuleringsregeling SUWI-bedrijfsverzamelgebouw 2002 (5%-regeling) leegstandsschade wordt geclaimd. Het eerstgenoemde kan blijken uit de gemeentelijke boekhouding en de tweede bijvoorbeeld uit de afzonderlijke boekhouding van het BVG. De accountant controleert of de inkomsten op juiste wijze in de declaratie zijn verwerkt. De gesubsidieerde activiteiten moeten conform het goedgekeurde plan van aanpak worden uitgevoerd (artikel 9, eerste lid, van de Algemene Regeling SZW-subsidies). Indien van het plan van aanpak wordt afgeweken dient dit aan het Agentschap SZW te zijn gemeld. De accountant controleert of alle kosten die in de declaratie zijn opgenomen betrekking hebben op het project en voor subsidiëring in aanmerking komen. De subsidieontvanger zorgt ervoor dat - naast de uit de uit de Algemene Regeling SZWsubsidies voortvloeiende verplichtingen alle overige verplichtingen die aan de subsidieverstrekking zijn verbonden worden nageleefd (artikel 9, tweede lid, van de Algemene Regeling SZW-subsidies). De accountant controleert of alle verplichtingen genoemd in de Tijdelijke stimuleringsregeling SUWI-bedrijfsverzamelgbebouw 2002 en de subsidiebeschikking zijn nageleefd. In dit verband is mede van belang dat bij de subsidieverlening verplichtingen kunnen worden opgelegd die strekken tot verwezenlijking van het doel van de subsidie (artikel 9, derde lid, van de Algemene Regeling SZW-subsidies). De subsidieontvanger (en mede betrokken partijen) verzekeren zich tegen alle risico s, waaruit zodanige onkosten of schadeclaims kunnen voortkomen dat de verdere uitvoering van de activiteiten worden verhinderd of dat subsidiegelden kunnen toevloeien aan gelaedeerde derden (artikel 11 van de Algemene Regeling SZW-subsidies). De accountant controleert of de subsidieontvanger aan deze eis heeft voldaan.
2.3 Voorwaarden aan de declaratie De accountant gaat na of de declaratie aan de voorwaarden voldoet zoals vastgelegd in de Algemene Regeling SZW-subsidies, de Tijdelijke stimuleringsregeling SUWIbedrijfsverzamegebouw 2002 en de subsidiebeschikking: De declaratie geeft duidelijk de (opbrengsten en) kosten weer welke op de gesubsidieerde activiteiten betrekking hebben (artikel 15, eerste lid, van de Algemene Regeling SZWsubsidies; artikel 4, eerste lid, onderdelen b tot en met f, van de Tijdelijke stimuleringsregeling SUWI-bedrijfsverzamelgebouw 2002); Belangrijke verschillen tussen de declaratie en de goedgekeurde begroting worden toegelicht (artikel 15, tweede lid, van de Algemene Regeling SZW-subsidies); De baten en lasten die door middel van interne doorberekeningen zijn toegerekend, dienen te zijn bepaald op bedrijfseconomische en maatschappelijk aanvaarde grondslagen. Voorzover hierin lasten zijn begrepen van materiële vaste activa, worden deze lasten op basis van de aanschaffingsprijzen van die activa berekend (artikel 15, derde lid, van de Algemene Regeling SZW-subsidies); De in 2.2 vermelde toetspunten.
3 RAPPORTAGE DOOR DE ACCOUNTANT 3.1 Algemeen Indien tijdens de accountantscontrole blijkt dat er fouten in de einddeclaratie voorkomen, dan dienen deze gecorrigeerd te worden. Bij het nalaten van de correctie van fouten kan de accountant geen goedkeurende accountantsverklaring afgeven. De accountant hanteert voor de weergave van de bevindingen van zijn controlewerkzaamheden het, met betrekking tot de Tijdelijke stimuleringsregeling SUWIbedrijfsverzamelgebouw 2002, door de minister van SZW voorgeschreven model Accountantsverklaring Dit model is als bijlage bij dit controle- en rapportageprotocol gevoegd. Indien er sprake is van relevante, niet-financiële tekortkomingen, die niet vallen onder de strekking van de accountantsverklaring, rapporteert de accountant deze tekortkomingen apart in een rapport van bevindingen. 3.2 Ongedeelde verantwoordelijkheid Voorzover voor de controle van de einddeclaratie gebruik wordt gemaakt van de werkzaamheden van andere accountants, draagt de accountant die verantwoordelijk is voor het opstellen van de accountantsverklaring bij de einddeclaratie er zorg voor dat de subsidieontvanger hiervan op de hoogte wordt gesteld. Tevens draagt de accountant, die verantwoordelijk is voor de op te stellen accountantsverklaring bij de einddeclaratie dat alle relevante verplichtingen uit dit controleprotocol ook aan de accountant(s), belast met de controle van de einddeclaratie van (een) deelproject(en), bekend worden gemaakt en dat deze laatste accountant(s) hun werkzaamheden in lijn daarmee verrichten. De accountant behoort in ieder geval de werkzaamheden van andere accountants te toetsen. Indien de werkzaamheden van andere accountants een materieel deel van de declaratie betreffen moet de accountant een review verrichten op deze werkzaamheden. 3.3 Toelichting op de accountantsverklaring De accountant verklaart in zijn accountantsverklaring dat de declaratie aan de volgende eisen voldoet: Inrichtingsvereisten: de indeling van de declaratie sluit aan bij de door de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid goedgekeurde begroting; Rechtmatigheid: de handelingen die aan de in de declaratie opgenomen informatie ten grondslag liggen zijn rechtmatig, dat wil zeggen: o in overeenstemming met de subsidievoorwaarden, opgenomen in de Algemene Regeling SZW-subsidies, de Tijdelijke stimuleringsregeling SUWIbedrijfsverzamelgebouw 2002; o in overeenstemming met de Kaderwet SZW-subsidies.
Getrouw beeld: de declaratie geeft een getrouw beeld, conform de getrouwheidsaspecten genoemd in Richtlijn voor de Accountantscontrole 2002, paragraaf 7, te weten: o Betrouwbaarheid; o Aanvaardbaarheid; o Toereikendheid. 3.4 Reviews De minister van SZW kan steekproefsgewijs reviews laten uit (laten) voeren teneinde na te gaan of de accountantscontrole deugdelijk is uitgevoerd. De accountant belast met de controle van de einddeclaratie stemt er mee in dat de controledossiers in het kader van bovengenoemde reviews integraal aan de reviewers ter beschikking wordt gesteld. Voorts zal deze accountant, schriftelijk dan wel mondeling, alle gevraagde gegevens verstrekken waarnaar in het kader van voornoemde review wordt verzocht (artikel 16, tweede lid, van de Algemene Regeling SZW-subsidies).
MODEL ACCOUNTANTSVERKLARING, bedoeld in artikel 16, eerste lid, van de Algemene Regeling SZW-subsidies, met betrekking tot de TIJDELIJKE STIMULERINGSREGELING SUWI-BEDRIJFSVERZAMELGEBOUW 2002 Afgegeven ten behoeve van de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Aan: (opdrachtgever) Opdracht Ingevolge uw opdracht hebben wij de bijgevoegde, door ons gewaarmerkte, declaratie met bijlagen van (naam subsidieontvanger) te (statutaire vestigingsplaats) over (periode), inzake (naam/inhoud/doelstelling van de activiteiten) gecontroleerd. De subsidie is met subsidiebeschikking nummer (kenmerk) d.d. (datum) op grond van de Tijdelijke stimuleringsregeling SUWI-Bedrijfsverzamelgebouw 2002 toegekend door de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. De declaratie is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de subsidieontvanger. Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring betreffende de declaratie te verstrekken. Werkzaamheden Bij onze werkzaamheden hebben wij nagegaan of de declaratie voldoet aan de volgende eisen: Tijdelijke stimuleringsregeling SUWI-bedrijfsverzamelgebouw 2002 en de daarop gebaseerde beschikking tot subsidieverlening; De indeling van de declaratie sluit aan bij de door de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid goedgekeurde begroting van het project; De handelingen die aan de in de declaratie opgenomen informatie ten grondslag liggen zijn rechtmatig; De declaratie geeft een getrouw beeld van de voor subsidie in aanmerking komende bedragen die ten laste van de declarant zijn gebleven. Onze controle is verricht in overeenstemming met in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten en de nadere aanwijzingen van de minister van SZW zoals onder meer vastgelegd in de subsidiebeschikking. Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de declaratie geen onjuistheden van materieel belang bevat. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel. Bevindingen (Bij accountantsverklaring met beperking, accountantsverklaring van oordeelonthouding en afkeurende accountantsverklaring).
Oordeel (goedkeurende accountantsverklaring) Op grond van ons onderzoek zijn wij van oordeel dat de declaratie voldoet aan de hierboven omschreven eisen. (accountantsverklaring met beperking) Op grond van ons onderzoek zijn wij van oordeel dat de declaratie, met uitzondering van de hierboven genoemde bevindingen, voldoet aan de hierboven genoemde eisen. of Op grond van ons onderzoek zijn wij van oordeel dat de declaratie, onder voorbehoud van de hierboven genoemde bevindingen, voldoet aan de hierboven genoemde eisen. (of) (accountantsverklaring van oordeelonthouding) Op grond van ons onderzoek kunnen wij geen oordeel geven of de declaratie als geheel voldoet aan de daaraan te stellen eisen. (afkeurende accountantsverklaring) Op grond van ons onderzoek zijn wij van oordeel dat de declaratie niet getrouw/niet juist is. (plaats, datum) (ondertekening) Naam accountantskantoor: Naam accountant: Adres/plaats van vestiging: Telefoon: Fax: