Technische bepalingen ALGEMEEN De opdracht omvat twee percelen, namelijk Perceel 1 Camerabewaking t.b.v. het evenement Genk on Stage 2014. Doel: gericht te werken aan crowd control management om de veiligheid voor de festivalbezoeker te verhogen. De onderhavige opdracht betreft de installatie en huur van een draadloos systeem van camerabewaking in het centrum van de stad Genk tijdens de periode van Genk on Stage 2014. Perceel 2 Lichtkranten t.b.v. het evenement Genk on Stage 2014. Doel: gerichte boodschappen/signalisatie i.k.v. verbetering veiligheid / crowd control management Genk on stage + exit control management via lichtkranten. De onderhavige opdracht betreft de installatie en huur van een draadloos systeem van lichtkranten in het centrum van de stad Genk tijdens de periode van Genk on Stage 2014. Opbouw / afbouw De camerabewaking en de lichtkranten dienen operationeel te zijn vanaf donderdag 26 juni 2014 (testdag waarbij in principe enkel nog inregelwerkzaamheden dienen te gebeuren, de montage te velde dient voordien te gebeuren ) en volledig operationeel vanaf 27 juni 2014 t.e.m. 29 juni 2014. Afbouw op maandag 30 juni 2014 vanaf 7u (of in overleg). Opmerking Alle punten die voorzien zijn van een sterretje (*) zijn minimale voorwaarden waarvan niet mag worden afgeweken op straffe van nietigheid van de inschrijving. Perceel 1 huren van camerabewaking TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN Het camerasysteem bestaat enkel uit CE-gekeurde toestellen en moet volgens de regels van de kunst geïnstalleerd worden, rekening houdend met de geldende wetgeving (ARAB, AREI en Codex) en eventuele geldende Belgische en/of Europese normen. Om die reden mag de leverancier geen vermeende weglating of leemte in deze voorschriften inroepen om bepaalde operaties niet uit te voeren. Materiaal De inschrijver staat in voor de volledige aanleg van het nodige data netwerk (bekabeld en draadloos). Blz. 1
Auto-dome kleurencamera s, day & night, digitale zoom, onbeperkt 360 rotatie met high speed motoren inclusief beugels, voeding, statief, enz De camera s dienen een helder en scherp beeld weer te geven op de monitor en te voldoen aan de volgende minimum vereisten(*): D1 Resolutie; 360 pan; 12x optische zoom zoom; Dag/nacht zicht; H.264 video compressie; Outdoor-ready: IP66- and NEMA 4X; Frame rate van 30fps; Lichtgevoeligheid van 1lux bij kleur, 0.3 lux bij zwart-witbeeld. Verwarmde/waterdichte stootvaste behuizing met inbegrip van de gepaste ophangbeugels en verbindingen en indien nodig 230 volt-voedingskabels, de stekkers moeten extra worden beveiligd zodat het publiek deze niet kan uittrekken. Gebruik van glasvezel voor zenders en ontvangers waar nodig. 2 videomatrix, 16 inputs en 5 outputs. 1 harddiskrecorder 16 inputs, 50f/sec (*). Monitoren van minimaal 14 inch met hoge resolutie, per camera moet minimaal ¼ van een monitorscreen beschikbaar zijn (*). 2 herhalingsmonitoren 21 inch en 2 monitoren 21 inch voor hulpdiensten, onmiddellijk gekoppeld aan de 21 inch herhalingsmonitoren, er moeten dus in totaal vier 21 inch monitoren zijn, 2 voor de politie en 2 voor de hulpdiensten, deze voor de hulpdiensten moeten hetzelfde beeld weergeven als voor de politie. In overleg met de organisatie kan dit aantal na toewijzing van de opdracht nader bepaald worden. (*) 1 bedieningspaneel, met het paneel kunnen alle units bediend worden (bediening dome) (*). 1 afdrukapparaat voor het afdrukken van kleurenfoto s minimaal 2400 pixels, afdruk in A5 formaat, kwalitatieve afdruk die toelaat personen te identificeren (een afdrukvoorbeeld dient bij de offerte gevoegd te worden), de afdruk vermeldt datum, uur en evt. locatie (*). De plaatsing van het systeem dient te gebeuren zonder dat er beschadigingen gebeuren aan de materialen waarop de camera s bevestigd worden. Het volledige systeem (camera, schermen, draadloos netwerk) dient bij een eventuele korte stroompanne voorzien te zijn van een backup-systeem. (gestabiliseerde noodvoeding van min. 1 uur). Alle gebruikte materialen dienen te voldoen aan de geldende regelgeving m.b.t. de veiligheid. De leverancier dient in te staan voor het permanent opslaan van alle beelden en voor een vlotte kwaliteitsvolle verplaatsing op dagelijkse basis van alle data en beeldmateriaal op een extern medium. Tevens dient de leverancier ervoor te zorgen dat elk extern medium voorzien wordt van een tool die toelaat om indien nodig op basis van de bevragingssleutels van_datum, van_uur, tot_datum, tot_uur, cameranummer de beelden te bekijken én weg te schrijven op een ander medium (CD of DVD) (*). Terwijl de beelden worden opgenomen, moet de operator handmatig de opdracht kunnen geven om beelden die op zijn operatorpost weergegeven worden Blz. 2
onmiddellijk naar een ander extern medium (bijvoorbeeld DVD) weg te schrijven. (*) Na afloop (binnen de 24 na het stoppen van de opnames) van het evenement moet de leverancier een draagbaar medium gedurende 1 maand ter beschikking stellen waarop alle beelden van alle camera s beschikbaar zijn, inclusief de nodige programmatuur met zoekfunctie voor consultatie van de beelden ikv politioneel onderzoek. Na succesvol kopieren van de beelden naar dit medium moet de leverancier alle nog in zijn bezit zijnde beeldmateriaal wissen in aanwezigheid van een politieambtenaar. Het genoemde medium mag na deze periode door de leverancier opgehaald worden bij de aanbestedende overheid. De beelden moeten in real time worden opgenomen waarbij ook tussentijdse opname gebeurt in samenspraak met politiediensten (bvb. s nachts waardevolle installaties blijven filmen om diefstal of vandalisme te kunnen traceren). De inschrijver kan in het kader van het onderzoek van de offertes uitgenodigd worden de opname van de beelden, het overzetten op het extern medium en het gebruik van de bevragingstool te demonstreren aan de hand van een concrete opstelling en beeldmateriaal. De opstelling van apparatuur in de commandopost dient op een ergonomisch verantwoorde en praktische manier te gebeuren overeenkomstig de richtlijnen van de organisatie. De voeding van de camera s dient centraal te gebeuren vanuit de commandopost, de 220V voeding moet dus komen vanuit de commandopost, of in overleg met de organisatie vanaf een nader te bepalen contact. Alle apparatuur die noodzakelijk is voor de goede werking van het camerasysteem. Klein materiaal. Verzekering tegen vandalisme. Bijstand en ondersteuning (*) De leverancier zorgt voor begeleiding en technische ondersteuning voor het operationele personeel. Er is een 24 uur op 24 uur, 7 dagen op 7 technische bijstand. De leverancier voert onmiddellijk herstellingswerken uit die voortkomen uit technische defecten en installatiefouten. De inschrijver zal in zijn offerte opgeven hoeveel tijd nodig is om ter plaatse te komen. De reserveonderdelen moeten ter plaatse beschikbaar zijn. De inschrijver geeft in zijn offerte op welke onderdelen ter plaatse zullen beschikbaar zijn alsook de tijd die nodig is om andere onderdelen ter plaatse te laten komen. De leverancier moet beschikken over technisch onderlegd personeel dat deskundig optreedt bij defecten/storingen. Gebruikersopleiding van aangestelde verantwoordelijken operatoren van politie/organisatie (*) De leverancier verzorgt een opleiding voor de aangestelde verantwoordelijken en operatoren van organisatie/politie. Tijdens de opleiding moeten alle punten van de gebruikershandleiding in detail besproken worden. Aan de uitleg wordt een demonstratie van het materiaal in zijn verschillende gebruiksmodaliteiten gekoppeld. Blz. 3
Na de opleiding moeten de operatoren en verantwoordelijken in staat zijn het systeem optimaal te kunnen bedienen. De opleiding dient te gebeuren voor de aanvang van Genk on stage. In overleg wordt een datum hiervoor overeengekomen. De inschrijver neemt het initiatief voor de vastlegging van de opleiding. SPECIFIEK Overzicht camera s (11 stuks): - Headliners stage (1) Aan de verlichtingspaal voetgangers ingang Q-park. Zicht op het stadsplein en doorgang naar het station. - Factor J evenementenplein (2) Aan mainstage, zicht op het volledig park, evenals gedeelte Dieplaan + camera zijde Europalaan. - Dieplaan (1) Verlichtingspaal op de Dieplaan en doorgang tussen het stadhuis en ingang Q park/appartementsgebouw. - Sint Martinusplein (1) Ter hoogte van de Centrumlaan. - Grote Markt (1) Ter hoogte van kruispunt Grote Markt, Winterslagstraat, St. Martinusplein. - Fruitmarkt (1) Volledige controle Fruitmarkt, aan het podium. - Stationsstraat (1) Ter hoogte van het podium met zicht op publiek en doorstroming. - Europalaan (3) Ter hoogte van kruispunt met Bochtlaan + ter hoogte van de rotonde aan het station + ter hoogte van rotonde aan het jeugdcentrum. De inschrijver stelt een eenheidsprijs per geïnstalleerde camera voor alsook een globale kostprijs indien de opdrachtgever alle gevraagde camera s wenst te plaatsen. Indien de opdrachtgever slechts een deel van het perceel wenst uit te voeren, resulteert dit niet in extra kosten maar wordt de prijs per camera gehanteerd. Perceel 2 Huren van lichtkranten TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN Het systeem bestaat enkel uit CE-gekeurde toestellen en moet volgens de regels van de kunst geïnstalleerd worden, rekening houdend met de geldende wetgeving (ARAB, AREI en Codex) en eventuele geldende Belgische en/of Europese normen. Om die reden mag de leverancier geen vermeende weglating of leemte in deze voorschriften inroepen om bepaalde operaties niet uit te Blz. 4
voeren. Materiaal Deze lichtkranten dienen centraal aangestuurd te kunnen worden vanuit de commandapost maar ook lokale interventies dienen mogelijk te zijn(*). Het gebruikssysteem dient zeer gebruiksvriendelijk te zijn teneinde flexibel te kunnen anticiperen op mogelijke gebeurtenissen tijdens het event alsook op een vlotte manier boodschappen te kunnen toevoegen en/of te verwijderen(*). De inschrijver voegt bij perceel 2 het volgende toe: Een plan van aanpak; De verschillende mogelijke versies van lichtkranten alsook bijhorende technische specificaties (*), eenheidsprijzen, etc Een gebruikshandleiding met voorbeelden(*). Het volledige systeem (schermen, draadloos netwerk, conten management systeem) dient bij een eventuele stroompanne voorzien te zijn van een backup-systeem (gestabiliseerde noodvoeding van min. 1 uur). Aan de inschrijver kan tijdens de onderhandelingsprocedure een demonstratie van de offerte gevraagd worden. Bijstand en ondersteuning: (*) De leverancier zorgt voor begeleiding en technische ondersteuning voor het operationele personeel. Er is een 24 uur op 24 uur, 7 dagen op 7 technische bijstand. De leverancier voert onmiddellijk herstellingswerken uit die voortkomen uit technische defecten en installatiefouten. De inschrijver zal in zijn offerte opgeven hoeveel tijd nodig is om ter plaatse te komen. De reserveonderdelen moeten ter plaatse beschikbaar zijn. De inschrijver geeft in zijn offerte op welke onderdelen ter plaatse zullen beschikbaar zijn alsook de tijd die nodig is om andere onderdelen ter plaatse te laten komen. De leverancier moet beschikken over technisch onderlegd personeel dat deskundig optreedt bij defecten/storingen. Gebruikersopleiding van aangestelde verantwoordelijken operatoren van politie/organisatie (*) De leverancier verzorgt een opleiding voor de aangestelde verantwoordelijken en operatoren van organisatie/politie. Tijdens de opleiding moeten alle punten van de gebruikershandleiding in detail besproken worden. Aan de uitleg wordt een demonstratie van het materiaal in zijn verschillende gebruiksmodaliteiten gekoppeld. Na de opleiding moeten de operatoren en verantwoordelijken in staat zijn het systeem optimaal te kunnen bedienen. De opleiding dient te gebeuren voor de aanvang van Genk on stage. In overleg wordt een datum hiervoor overeengekomen. De inschrijver neemt het initiatief voor de Blz. 5
vastlegging van de opleiding. SPECIFIEK Overzicht lichtkranten (min. 7 stuks): Op de volgende locaties worden lichtkranten voorzien: - Stadsplein; - Fruitmarkt; - Evenementenpark; - Rotonde van de 1 e Cyclistenlaan Dieplaan; - Dieplaan, ter hoogte van doorgang Stadsplein; - Europalaan, ter hoogte van doorgang Stadsplein; - St. Martinusplein Centrumlaan, doorgang Stadsplein; Ter hoogte van deze laatste locatie dient i.k.v. crowd management de volgende infrastructuur voorzien te worden waarin de lichtkrant wordt geïntegreerd: een layher - of trussconstructie met dynamische aanduiding van nooduitgang, exit en - toegangsmogelijkheden van minimaal 20 m breed en openingen van minimaal 5m aan de ene zijde en 9m aan de andere zijde. De constructie dient minimaal 4m hoog te zijn. In de offerte dient deze constructie apart vermeld te worden. Deze constructie kan enkel verankerd worden met betonblokken en dient opgebouwd te worden volgens de regels van de kunst. De inschrijver stelt een eenheidsprijs per geïnstalleerde lichtkrant voor alsook een globale kostprijs indien de opdrachtgever alle gevraagde lichtkranten wenst te plaatsen. Indien de opdrachtgever slechts een deel van het perceel wenst uit te voeren, resulteert dit niet in extra kosten maar wordt de prijs per lichtkrant gehanteerd. ALGEMENE BEMERKINGEN Bij de beoordeling van de offertes zal rekening worden gehouden met volgende criteria: - kostprijs; - gebruiksvriendelijkheid systeem; - referenties (bij te voegen); - kwaliteit van aangeboden materialen. Veiligheidsparagraaf Met het doel de werknemers te beschermen tegen de risico s inherent aan hun arbeid, dient de apparatuur te voldoen aan: de toepasselijke Belgische wetten, reglementen en normen inzake veiligheid en hygiëne, inzonderheid deze vervat in het ARAB, het AREI en de CODEX. de voorwaarden inzake veiligheid en hygiëne, niet noodzakelijk bij de vigerende wetten en reglementen inzake veiligheid en hygiëne opgelegd, maar onontbeerlijk om het objectief te bereiken vooropgesteld door het dynamisch risicobeheersingssysteem bedoeld in artikel 3 van het KB van 27/03/1998 betreffende het beleid inzake het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk. In dit kader worden de volgende bijkomende veiligheidseisen gesteld: o vermelden van extra te nemen preventiemaatregelen bij op- en afbouw van de installaties Blz. 6
o o o iedere (onder-) aannemer zal voor de aanvang van de werken een veiligheids en gezondheidsplan opstellen en voorleggen aan de stad Genk; voor aanvang zal er een coördinatievergadering plaats vinden waarbij de verantwoordelijke voor uitvoering en de preventie adviseur van elke (onder- )aannemer aanwezig dient te zijn; elke aannemer zal van alle hef en hijstoestellen en -middelen recente en nog geldende keuringsverslagen voorleggen; alle eventuele keuringen uit te voeren door een EDTC (externe dienst voor technische controle) of een bevoegde persoon of instantie (bvb. Elektrische installaties, draagkracht, etc ) worden in opdracht van en ten laste van de aannemer uitgevoerd. De inschrijver dient volgende documenten toe te voegen aan de offerte: - technische documentatie over het voorgestelde systeem van camerabewaking en lichtkranten; - plan van aanpak; - lijst reserveonderdelen die ter plaatse aanwezig zullen zijn; - afdrukvoorbeeld van mogelijke output zowel van camera s als lichtkranten; - de statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondertekende(n) bewijzen; - veiligheids- en gezondheidsplan inclusief risico-analyse van de uit te voeren werken dient voorgelegd te worden en goedgekeurd. Tevens dient hierbij rekening gehouden te worden met de minimale voorschriften ivm gebruik van arbeidsmiddelen en aandachtspunten bij tijdelijke werkzaamheden op hoogte. In de prijzen zijn onder andere begrepen: de levering, de huur en alle werken noodzakelijk voor het operationeel maken van het systeem; technische bijstand: 7d/7d en 24u/24u tijdens vermelde gebruiksperiodes; het verschaffen van een omstandige uitleg over de gebruiksmodaliteiten aan de gebruikers; de kosten voor de verpakking, het laden, de overslag en het overladen, het vervoer, de verzekering en het inklaren; de documentatie en handleidingen in de Nederlandse taal; de tol- en accijnsrechten; De offerte dient compleet te zijn en mag geen verdoken kosten bevatten. Voor bijkomende inlichtingen kan er contact worden opgenomen met de heer R. Rabijns van de Dienst Evenementen op het nummer 089 65 44 55, e-mail: roel.rabijns@genk.be Opgemaakt te Genk op 21 maart 2014 Goedgekeurd door het college van burgemeester en schepenen in vergadering van: Rudi Haeck Secretaris Wim Dries burgemeester Blz. 7
Blz. 8