Communicatieplan Gebr. Beentjes GWW, 23 september 2013
Inhoudsopgave Inleiding... 3 1. Communicatieplan... 4 2. Interne communicatie... 4 2.1 Interne doelgroepen... 4 2.2 Interne communicatiedoelstellingen... 4 3 Externe communicatie... 5 3.1 Externe doelgroepen... 5 3.2 Externe communicatiedoelstellingen... 6 4 Communicatieboodschap... 7 5 Communicatiemiddelen en activiteiten... 7 Bijlagen... 8 BIJLAGE I: Interne communicatiedoelstellingen... 8 BIJLAGE II: Communicatiemiddelen en activiteiten... 9 BIJLAGE III: Logboek... 10 2
Inleiding Gebr. Beentjes wil bijdragen aan een beter milieu en heeft ervoor gekozen om de CO 2 prestatieladder in te voeren. Dit is een instrument wat oorspronkelijk bedacht is door ProRail en bedoelt is om deelnemers aan aanbestedingen te stimuleren tot CO 2 bewust handelen binnen de eigen bedrijfsvoering en bij de uitvoering van projecten. De basis voor deze ladder is het Greenhouse Gas Protocol waarin staat beschreven hoe CO 2 productie gemeten moet worden. Een van de voorwaarden voor de CO 2 prestatieladder is het opstellen van een communicatieplan. Het communicatieplan is het handboek tot de interne en externe communicatie. In de volgende hoofdstukken staat beschreven wat het communicatieplan inhoudt, op welke manieren wij intern en extern communiceren, wat de communicatieboodschap is en hoe we communicatiemiddelen en activiteiten gebruiken. 3
1. Communicatieplan Een duidelijk en helder communicatie- en marketingbeleid is van belang voor de naamsbekendheid van Gebr. Beentjes. Het geeft ons de mogelijkheid om ons te distantiëren binnen de markt en potentiële klanten een keuze te geven. Dit gecombineerd met de kwaliteit waar Gebr. Beentjes voor staat moet ervoor zorgen dat wij een groter marktaandeel kunnen halen en een hogere omzet. Binnen de CO 2 prestatieladder heeft het communicatieplan een belangrijke functie, voornamelijk binnen het onderdeel transparantie en participatie. Het verminderen van de CO 2 uitstoot vraagt namelijk om een andere manier van denken bij het uitvoeren van het werk. Zulke grote veranderingen binnen een bedrijfscultuur zijn alleen succesvol wanneer de communicatie van begin tot eind goed is. Binnen dit communicatieplan wordt er gesproken over twee verschillende soorten communicatie, namelijk de structurele en de ad hoc communicatie. Deze beide vormen komen in de komende hoofdstukken uitgebreid aan bod. 2. Interne communicatie De interne communicatie bestaat uit structurele communicatie en uit ad hoc communicatie. De structurele communicatie omvat alle communicatie momenten die ingepland staan en een vast terugkomend karakter hebben. Binnen Gebr. Beentjes worden het jaarlijkse KAM overleg gebruikt om de voortgang met betrekking tot de behaalde resultaten, de doelstellingen, de laatste ontwikkelingen en de te nemen toekomstige maatregelen te evalueren. De uitkomst hiervan wordt naar afloop opgenomen in de notulen van de vergadering. Een andere manier van structurele communicatie is het personeelsblad de Wegwijzer. Dit is een halfjaarlijks blad waarin het hoofdstuk CO 2 prestatieladder voorkomt. Hierin worden de laatste ontwikkelingen op het gebied van reductie doelstellingen en behaalde reductie doelstellingen besproken. De belangrijkste manier van ad hoc communicatie is het zogenaamde schaftwagenoverleg. Hierbij krijgen de medewerkers zelf de mogelijkheid om initiatieven op het gebied van CO 2 besparing aan te dragen. Naast het schaftwagenoverleg is er tevens de mogelijkheid om te communiceren door middel van interne mailings. 2.1 Interne doelgroepen Binnen de interne doelgroep vallen alle medewerkers van Gebr. Beentjes en de organizational boundary. De structurele communicatie heeft betrekking op alle medewerkers, ze zullen direct bereikt worden. De ad hoc communicatie is afhankelijk van de zender; voor wie is de boodschap bedoeld? Per ad hoc boodschap wordt gekeken welke doelgroep hiervan op de hoogte moet zijn. 2.2 Interne communicatiedoelstellingen De interne communicatie heeft als doel om de medewerkers bewust te laten worden van de CO 2 prestatieladder en ze bij het proces te betrekken. De CO 2 prestatieladder vraagt om een verandering 4
binnen de organisatie, dit kan alleen bereikt worden wanneer de medewerkers hier zoveel mogelijk bij betrokken worden. Deze betrokkenheid moet ervoor zorgen dat iedereen binnen de organisatie meedenkt, zodat ideeën ter verbetering van de CO2 uitstoot niet alleen top-down geïmplementeerd worden. De concrete communicatie doelen en middelen zijn te vinden in de bijlage. 3 Externe communicatie Naast de interne communicatie is het van belang dat de CO 2 aspiraties tevens extern gecommuniceerd worden. Vanuit Gebr. Beentjes gebeurd dat hoofdzakelijk via de website (www.beentjesgww.nl). Op de website is informatie te vinden over de carbon footprint, kwantitatieve en kwalitatieve reductiedoelstellingen en de voortgang met betrekking tot de gestelde doelstellingen. Per jaar worden de doelstellingen voor het komende jaar en de footprint van het afgelopen jaar gepubliceerd. Halfjaarlijks wordt de voortgang met betrekking tot de doelstellingen van het afgelopen half jaar gepubliceerd. De externe ad hoc communicatie over het energie reductie beleid zal plaatsvinden door gerichte mailings. 3.1 Externe doelgroepen De belangrijkste externe doelgroepen zijn de aannemers, gemeente en waterschap. Wij willen deze betrekken bij onze plannen voor een beter milieu. Om dit te bereiken blijven we in dialoog om zo onze bevindingen met elkaar te kunnen delen. Tevens proberen wij binnen de sector partners te vinden om samen de CO 2 uitstoot te reduceren. Aannemers Bouwfonds BAM Wegen Aannemingsmij Van Gelder Ingenieursbureau Amsterdam Gemeente Zaandam Almere Amsterdam Badhoevedorp Haarlem Beverwijk Heemskerk Uitgeest Castricum Rijswijk Provincie Noord-Holland 5
Waterschap Hoogheemraadschap Hollands Noorderkwartier Waternet Hoogheemraadschap van Rijnland Overig Recreatieschap Spaarnwoude 3.2 Externe communicatiedoelstellingen Gebr. Beentjes wil extern uitdragen dat wij werken aan een beter milieu. De invoering van de CO 2 prestatieladder is hierin een begin. Wanneer we samenwerken met meerdere partijen zijn wij in staat om de uitstoot van CO 2 significant te verminderen en het milieu te behouden voor toekomstige generaties. 6
4 Communicatieboodschap Wij als Gebr. Beentjes willen de CO 2 prestatieladder communiceren naar de stakeholders. Een onderdeel hiervan is de publicatie van de carbon footprint, de doelstellingen voor CO 2 reductie en de voortgang met betrekking tot de doelstellingen. Een verdere uitwerking van de communicatie boodschap en de communicatie doelstellingen is te vinden in de bijlage. 5 Communicatiemiddelen en activiteiten De belangrijkste manier om te communiceren is via de website (www.beentjesgww.nl). Onder CO 2 prestatieladder is alle informatie te vinden met betrekking tot de carbon footprint, de gestelde reductie doelstellingen en het resultaat hiervan. Binnen de organisatie zal er voornamelijk gecommuniceerd worden via de geplande meetings (KAMen schaftwagenoverleg) en door middel van mailings. 7
Bijlagen BIJLAGE I: Interne communicatiedoelstellingen Wijze van communiceren Boodschap Doelgroep Frequentie Inhoud Verantwoordelijke Eigen website www.beentjesgww.nl Footprint en doelstellingen Extern 1x jaar Publicatie laatste footprint en de doelstellingen voor het M. Vellinga, F. Kok, A. Otten komende jaar Eigen website Behaalde resultaten Extern 2x jaar Publicatie voortgang van het M. Vellinga, F. Kok, A. www.beentjesgww.nl Mailing Jaarlijkse KAM overleg Schaftwagenoverleg Personeelsblad de Wegwijzer Mailing CO 2 prestatieladder en Gebr. Beentjes GWW B.V. Doelstellingen en behaalde resultaten bespreken CO 2 reductie introduceren en nieuwe initiatieven aanhoren Footprint, doelstellingen en behaalde resultaten CO 2 reductie gerelateerde onderwerpen afgelopen halfjaar Extern Ad hoc CO 2 prestatieladder koppelen aan Gebr. Beentjes en samenwerking aanmoedigen Intern 2x jaar Doelstellingen en behaalde resultaten bespreken, eventueel aanpassen Intern Ad hoc Medewerkers op de hoogte stellen van CO 2 reductie en vragen om initiatieven en deze terug koppelen Intern 2x jaar Publicatie laatste footprint, doelstellingen en voortgang. Intern Ad hoc Bewustzijn creëren en medewerkers oproepen mee te denken Otten M. Vellinga en A. Otten B. Rodenburg, KAMcoördinator en A. Otten B. Rodenburg, KAMcoördinator en A. Otten M. Vellinga, A. Kuijper, A. Otten M. Vellinga, A. Kuijper, A. Otten 8
BIJLAGE II: Communicatiemiddelen en activiteiten Doelstelling Middel Invulling Frequentie Mederwerkers op de hoogste stellen van het CO 2 beleid en de doelstellingen De Wegwijzer, interne mailing Kort uitleggen wat CO 2 prestatieladder inhoudt, waar staan we nu, waar willen we heen 2x jaar Medewerkers zijn continue op de hoogte van de voortgang en zijn gemotiveerd om mee te denken Bespreken behaalde resultaten en opstellen van nieuwe doelstellingen/aanpassen van doelstellingen De Wegwijzer, interne mailing, schaftwagenoverleg KAM overleg Regelmatig de behaalde resultaten communiceren en vragen naar nieuwe initiatieven Nieuw beleid maken en eventueel doelstellingen aanpassen Minstens 2x jaar / ad hoc 2x jaar 9
BIJLAGE III: Logboek Datum Document April 2012 03 swo 2012 maa CO2 footprint 2011 Maart 2013 04 swo 2012 apr CO2 footprint Juli/augustus 2013 07 swo 2013 jul-aug CO2 reductie September 2013 Nieuwsbrief 2013 bouwvak Maart 2014 1.C.1 Offerte aanvraag parkeerterrein DUURZAAMHEID Maart 2014 3.C.1 Communicatie nieuwsbrief 2014 10