FEDERATIE HONDENSPORT NEDERLAND Handboek Toernooi Organisatie Flyball FHN 2013.v1 Handboek Toernooi Organisatie Flyball 1
Inhoudsopgave 1. VOORWOORD... 3 2. TOERNOOI ORGANISATIE ALGEMEEN... 4 3. HET WEDSTRIJD TERREIN... 8 4. TAKEN VAN HET TOERNOOI SECRETARIAAT... 12 5. TAAKOMSCHRIJVING MEDEWERKERS... 19 Elektronische tijdwaarneming... 20 Handmatige tijdwaarneming... 21 6. HET TOERNOOISCHEMA... 24 7. ALGEMENE REGELS VOOR DEELNEMERS... 26 FHN 2013.v1 Handboek Toernooi Organisatie Flyball 2
1. Voorwoord In dit handboek behandelen wij een aantal zaken die van belang zijn bij het organiseren van een flyball toernooi onder auspiciën van de Federatie Hondensport Nederland. Het zal u duidelijk zijn dat een goed verlopen toernooi een visitekaartje is voor uw instelling, de deelnemers zullen na een geslaagde en goed georganiseerde wedstrijd het jaar daarop graag terugkomen. Bedenk ook altijd dat er voor de deelnemers belangen op het spel staan: zo kan men bijvoorbeeld tijdens uw toernooi punten halen voor promotie, uw toernooi telt mee voor de competitie en men heeft bovendien inschrijfgeld betaald. Voor het goed organiseren van een toernooi hebt u een aantal enthousiaste mensen nodig, die lang voor het toernooi aan de slag willen om er samen een succes van te maken. Als u voor de eerste keer een flyball toernooi organiseert, is het zeker aan te bevelen te gaan kijken hoe een toernooi verloopt bij andere instellingen. Schroom ook niet, als u met de organisatie van een toernooi begint, hulp te vragen van ervaren mensen op dit gebied. Het secretariaat van de FHN of de Coördinator kan u desgewenst hierbij helpen. Wij hopen dat dit boek u erbij zal helpen uw wedstrijd tot een succes te maken! Dit organisatieboek is gemaakt om de organiserende instelling van een flyball toernooi zo goed mogelijk op weg te helpen. Het is uiteraard mogelijk, dat er toch nog een aantal vragen overblijven. Neem in dat geval altijd, maar wel tijdig contact op met de Federatie Hondensport Nederland. Daar beschikt men over een aantal deskundige mensen die u bij uw organisatie met raad en daad bij kunnen staan en dit ook met het grootste plezier zullen doen. FHN 2013.v1 Handboek Toernooi Organisatie Flyball 3
2. Toernooi Organisatie Algemeen De organisatie van een flyball toernooi begint bij het aanvragen van een toernooi. Tegen het einde van ieder kalenderjaar krijgt u van de FHN het verzoek, data bekend te maken waarop u een toernooi wilt organiseren. Het u toegewezen toernooi komt dan automatisch op de toernooikalender van het betreffende jaar. Wilt u tijdens een kalenderjaar een (extra) toernooi organiseren, dan dient u deze aan te vragen bij het secretariaat van de FHN met het daarvoor bestemde aanvraagformulier en wel minimaal drie maanden voor de gewenste datum. Nadat het toernooi is toegewezen begint voor u het organiseren. Er komen een tweetal aspecten naar voren, en wel: Algemene aspecten: Locatie Parkeren Overnachtingsmogelijkheid deelnemers Catering Technische voorzieningen Hulpdiensten en verzekeringen Financiën en prijzen Aspecten direct te maken met het toernooi: Wedstrijdterrein Taken van het toernooisecretariaat Taakomschrijving medewerkers Toernooi schema s De algemene aspecten zullen wij verder in dit hoofdstuk behandelen, terwijl de aspecten direct te maken met het toernooi in afzonderlijke hoofdstukken zullen worden behandeld. Locatie De meeste toernooien worden gehouden op het terrein van de betreffende instelling. Mocht dit hiervoor niet geschikt zijn, dan kunt u denken aan bijvoorbeeld sportvelden. Meerdere gemeenten verhuren (sport)velden waarop allerlei activiteiten kunnen worden georganiseerd; misschien is dit in uw gemeente ook zo en mag dit terrein hiervoor gebruikt worden. De locatie moet in ieder geval zodanige afmetingen hebben dat er ruimte is voor één of meerdere wedstrijdringen van 20 bij 40 meter. Rondom de wedstrijdring moet voldoende ruimte zijn voor de deelnemers met hun eventuele tentjes en het publiek. Verder moet er in de nabije omgeving gelegenheid zijn de honden uit te laten. Houd er bij de keuze van een terrein ook rekening mee dat zoveel honden bij elkaar heel wat lawaai kunnen maken, en daarmee overlast kunnen veroorzaken voor de buurt. Het gedeelte waarop de wedstrijdring wordt uitgezet moet voldoen aan de eisen gesteld in het FHN Reglement Flyball. Inspecteer dit gedeelte voor aanvang van de wedstrijd nogmaals op kuilen en eventuele andere ongerechtigheden; dit voorkomt ongelukken. De wedstrijdring dient te worden afgezet met het oranje gaas dat door de FHN beschikbaar wordt gesteld. FHN 2013.v1 Handboek Toernooi Organisatie Flyball 4
In de maanden januari t/m maart en oktober t/m december bent u aangewezen op een binnen locatie. Hiervoor worden meestal maneges gebruikt. De minimale bakafmeting moet 9 bij 28 meter zijn. Ook aan de ondergrond worden in het reglement eisen gesteld. De meeste manege eigenaren hebben hulpmiddelen om de ondergrond glad en voldoende vast te maken, spreek dit goed af. Voor het overige gelden ook de eisen die aan een buitenlocatie worden gesteld. Omwonenden zouden mogelijk enige overlast kunnen ondervinden op een toernooidag. Als u deze omwonenden van tevoren inlicht over het gebeuren, kunt u waarschijnlijk voorkomen dat u klachten achteraf krijgt. Parkeren Op een wedstrijddag kunt u tot zo n honderd auto s verwachten. Zorg dat de plaatsen waar geparkeerd mag worden duidelijk zijn aangegeven en zorg dat enkele medewerkers dit bij de aanvang van de wedstrijddag in goede banen leiden. Misschien is het op sommige locaties nodig enig toezicht te houden op de geparkeerde auto s gedurende de wedstrijddag. De plaatselijke Politiehondenvereniging zou hierbij kunnen helpen. Misschien is het ook nodig om voor die dag ontheffing van een bepaald parkeerverbod te vragen. Overnachtingsmogelijkheid deelnemers Er zullen altijd deelnemers zijn die van ver moeten komen en daarom wellicht een dag vóór het toernooi willen komen en/of een dag na het toernooi willen vertrekken. Ook vinden teams van verschillende instellingen het leuk samen eens een heel weekend uit te zijn, ook al is de afstand die ze moeten afleggen niet zo groot. Het overnachtingsterrein kan een gedeelte van het wedstrijdterrein zijn. Gemakkelijk voor de deelnemers is het echter wel dat de auto bij de tent of caravan kan staan. Als minimale voorziening moeten er toiletten en water zijn. Ook is er misschien iets te regelen op een naburige camping. Leuk is het in ieder geval wel, als alle overnachters bij elkaar op een veldje kunnen staan. Van belang is echter als u uw wedstrijd uitschrijft, dat u de deelnemers laat weten welke faciliteiten er op het overnachtingsterrein zijn. Geef aan of er voor een ontbijt wordt gezorgd, of de barbecue gebruikt mag worden, wat er verder aan een natje en een droogje verkrijgbaar is, wat de overnachting kost enz., zodat de deelnemers ook weten waar ze zelf voor moeten zorgen. Bedenk ook dat u misschien toestemming van de gemeente moet hebben. Ook hier geldt, dat als bijvoorbeeld de overnachtingsplaats niet direct bij het wedstrijdterrein ligt, er misschien enig toezicht gedurende de wedstrijddag moet zijn. Catering Het is gebruikelijk dat de deelnemers zich op het wedstrijdterrein kunnen voorzien van een eenvoudige snack en een drankje; dit kunt u uitbesteden, maar in eigen beheer kan het een leuk extraatje zijn voor de clubkas. FHN 2013.v1 Handboek Toernooi Organisatie Flyball 5
Technische voorzieningen Op het wedstrijdterrein moeten minimaal voldoende toiletten en drinkwater aanwezig zijn. Het wedstrijdterrein moet telefonisch bereikbaar zijn, eventueel door middel van een mobiele telefoon. Voor de elektronische tijdwaarneming is elektriciteit vereist; denk aan de nodige kabelhaspels en de veiligheid, ook bij nat weer. Op het wedstrijdterrein moet een omroepinstallatie zijn, waar de scheidsrechter in de ring gebruik van kan maken, en die verder voor de prijsuitreiking en het doen van mededelingen kan worden gebruikt. Minimaal is een megafoon vereist. Eventueel kan er ook gebruik gemaakt worden van de geluidsinstallatie van de FHN. Neem hiervoor tijdig contact op met de coördinator flyball van de FHN. Het wedstrijdsecretariaat moet zijn taak onder alle weersomstandigheden kunnen uitvoeren, bij voorkeur in de directe omgeving van de wedstrijdring. Tref hiervoor voorzieningen. Ook de uitslagen moeten droog en voor iedereen zichtbaar kunnen worden opgehangen. Zorg voor wat gereedschap om eventueel snel een en ander te kunnen repareren. Zorg voor een schop en een paar emmers water aan de rand van de wedstrijdring. Als een hond de ring of een toestel bevuilt, moet dit snel kunnen worden opgeruimd. Plaats op het terrein voldoende afvalcontainers; dit bespaart u na afloop van de wedstrijd veel werk. In de meeste gemeenten worden deze voor evenementen beschikbaar gesteld. Veel deelnemers zorgen zelf dat men bij regen droog kan zitten, maar het is altijd leuk als er op het wedstrijdterrein enige voorzieningen getroffen zijn. De FHN stelt draagnummers beschikbaar, deze moeten bij het toernooi worden gebruikt volgens het in het reglement aangegeven systeem. De te gebruiken flyball apparaten en hindernissen moeten aan de eisen van de FHN voldoen, en worden op verzoek ook door de FHN geleverd. Hulpdiensten en verzekeringen Zorg ervoor dat het wedstrijdterrein gemakkelijk bereikt kan worden door ambulance, politie en brandweer. Niemand hoopt dat het nodig is, maar het is vervelend als deze hulpdiensten door allerlei obstakels het wedstrijdterrein niet kunnen bereiken en daardoor belangrijke tijd verliezen. Zorg ook dat telefoonnummers van dierenarts, arts en de hulpdiensten voorhanden zijn en spreek met enkele mensen af, wie wat doet als er iets mocht gebeuren. Mocht het wedstrijdterrein moeilijk te vinden zijn, laat iemand dan naar een bepaalde plaats gaan, van waaruit de hulpdiensten snel naar het wedstrijdterrein kunnen worden gedirigeerd. Aan te bevelen is ook dat er iemand met een EHBO diploma op de wedstrijddag aanwezig is en dat er een goede verbandtrommel aanwezig is. Flyball is een veilige sport, maar je weet maar nooit! Ook is het van belang na te gaan hoe het met een aantal verzekeringen zit; u kunt dingen gehuurd of geleend hebben. Als uw instelling geen Aansprakelijkheidsverzekering heeft, neemt u een ontzettend groot risico. Het is niet ondenkbaar, dat uw instelling FHN 2013.v1 Handboek Toernooi Organisatie Flyball 6
ergens aansprakelijk voor wordt gesteld. Heeft u wel een zgn. AVB, ga dan na of hieronder ook wedstrijden vallen. Het is ook mogelijk om voor deze dag een Evenementenverzekering af te sluiten. Hierop kan naar keuze: aansprakelijkheid, onkosten bij niet doorgaan van de wedstrijd, ongevallen, schade aan goederen en geld worden verzekerd. Functionarissen van de FHN zijn verzekerd onder de WA- en ongevallenverzekering van de FHN. Financiën en prijzen Jaarlijks wordt door de FHN bepaald, hoe hoog het inschrijfgeld is, wat u voor de wedstrijd mag vragen en welk gedeelte u moet afstaan aan de FHN. Deze bedragen vindt u terug in FHN in t kort. De FHN stelt de scheidsrechter(s), juryleden en tijdwaarnemers ter beschikking en betaalt hun onkostenvergoeding; uw instelling betaalt de consumpties van de scheidsrechter(s) en juryleden. De organiserende instelling stelt per klasse een aantal prijzen ter beschikking. Het aantal teams dat een prijs ontvangt is minimaal drie per klasse. Per team dat een prijs ontvangt kan een beker gegeven worden, die een plaatsje kan krijgen in de prijzenkast van de betreffende instelling. Zorg dat er voor elk van de winnende teamleden (dus inclusief coach en ballader) een aandenken (kleine uitvoering van de beker, schildje of iets anders) beschikbaar is. Ook is het mogelijk dat sponsors van de FHN voor een toernooi prijzen ter beschikking stellen. Informatie hierover kunt u verkrijgen bij de coördinator flyball van de FHN. Tot slot van dit algemene gedeelte nog dit: het is altijd leuk voor een instelling als er enige publiciteit wordt gegeven aan haar activiteiten; breng dus het plaatselijke weekblad, de regionale krant of de lokale radio/tv op de hoogte. FHN 2013.v1 Handboek Toernooi Organisatie Flyball 7
3. Het Wedstrijd Terrein Om een flyball toernooi te kunnen organiseren dient de organisatie te beschikken over een goed wedstrijdterrein. In dit hoofdstuk gaan we in op de verschillende onderdelen van een wedstrijdterrein. Het wedstrijdterrein De wedstrijdring De toernooi organisatie dient te beschikken over voldoende wedstrijdringen, die voldoen aan de in het Reglement Flyball gestelde afmetingen. De wedstrijdring kan worden afgezet met een gesloten afscheiding (b.v. een lage schutting) of met een open afzetting (b.v. lint). Een wedstrijdring met een open afzetting moet een afmeting hebben van 40 meter lang en 20 meter breed. Een wedstrijdring met een gesloten afzetting mag niet kleiner zijn dan 28 meter lang en 9 meter breed, en niet groter dan een wedstrijdring met een open afzetting. De afstand tussen de verschillende ringen dient minimaal 6 meter te bedragen voor naast elkaar liggende ringen en minimaal 4 meter voor ringen die in elkaars verlengde liggen. De ringoppervlakte dient egaal en niet glad te zijn, bij voorkeur kort gemaaid gras. De toernooiorganisatie dient materiaal (zand) voorhanden te hebben om eventuele kuilen te egaliseren, dan wel om hindernissen of flyball apparaten stabieler te plaatsen. Indien de scheidsrechter(s) van mening is (zijn) dat een wedstrijdring niet veilig is, zal de toernooiorganisatie zonder aarzeling of discussie de aanbevelingen van de scheidsrechter(s) overnemen dan wel ten uitvoer brengen. Per ring mogen maximaal 14 teams worden ingeschreven. Bij gebruik van meerdere wedstrijdringen worden de teams zo gelijkmatig mogelijk over de ringen verdeeld. Wanneer er meer dan 12 teams deelnemen wordt de eindronde in twee klassen gelopen, en dienen er dus twee sets prijzen aangeschaft te worden. Per wedstrijdring dient de organisatie te beschikken over twee volledige flyball banen (hindernissen en flyball apparaat) met scheidingswand, e.e.a. in overeenstemming met het Reglement Flyball. In de wedstrijdring staan twee flyball banen evenwijdig aan elkaar opgesteld met een onderlinge afstand van 4 ½ of 6 meter. De start/finishlijnen van beide banen dienen tezamen een ononderbroken streep te vormen en moet zodanig gemaakt worden, dat de honden niet over het gebruikte materiaal kunnen struikelen. Bij voorkeur worden krijt- of kalklijnen gebruikt. Afhankelijk van de situatie dient het uitloopgebied beperkt te worden. Dit kan door het aanbrengen van een afscheiding of een hek. De wachtruimte aan het einde van het uitloopgebied dient dan afgescheiden geworden van het uitloopgebied. Dit beperkt uitlopen uit de ring aan het einde van de baan (een regel waarop de officials weinig zicht hebben). Elke wedstrijdring dient een in- en een uitgang te hebben. Dit ter bevordering van de doorstroom tijdens de wedstrijd. Op deze manier is het niet nodig dat deelnemende teams elkaar passeren tijdens het verlaten en oplopen van de baan. FHN 2013.v1 Handboek Toernooi Organisatie Flyball 8
De flyball baan Een flyball baan bestaat uit: een start/finishlijn vier hindernissen die in een rechte lijn staan opgesteld een flyball apparaat. De afstand van de start/finishlijn tot aan de eerste hindernis is 1.80 meter. De afstand tussen de hindernissen (gemeten van schot tot schot) is 3.00 meter. De afstand van de laatste (de vierde) hindernis tot aan de voorzijde van het flyball apparaat is 4.55 meter. Voor de start/finishlijn is minimaal 12 meter ruimte zodat inkomende honden voldoende gelegenheid hebben om uit te rennen. Voor deze uitloopruimte dient nog een wachtruimte te zijn, waar de begeleiders en hun honden die niet meedoen aan een race kunnen wachten zonder de inkomende honden te hinderen. Hier dienen (per team) twee stoelen (of een bank) te staan. De wachtruimte kan worden afgezet met een lint of windscherm van maximaal 1.30 meter hoog. Om ieder flyball apparaat staat een doorzichtige, maar wel zichtbare scheidingswand in U-vorm, van minimaal 100 cm hoog. Deze wand kan b.v. van gaas zijn gemaakt. Bij gebruik van gaas dienen de mazen kleiner te zijn dan de kleinste te gebruiken bal. Bij de keuze van het materiaal dient de veiligheid van de honden voorop te staan. Een scheidingswand die onvoldoende zichtbaar is (b.v. van perspex) is verboden. De basis en de benen van de U-vorm zijn alle 3 meter lang. De open zijde van de U is naar de hindernissen gericht. Het flyball apparaat staat precies midden tussen de benen van de U-vorm, zodanig dat de uiteinden van de scheidingswand op een lijn staan met de voorzijde van het apparaat. De scheidingswanden van de twee banen zijn aan de voorzijde met elkaar verbonden door een soort- gelijke scheidingswand, 1½ of 3 meter lang, zodat een volledige afscheiding ontstaat. De FHN stelt de benodigde scheidingswanden ter beschikking. In de figuur op de volgende pagina vindt u een plattegrond van een wedstrijdring met daarop twee flyball banen. Zorg ervoor dat de banen loodrecht op de start/finishlijn staan. Dit kunt u controleren door de lengte van de start/finishlijn tot het apparaat te meten (15.35 m), en de lengte van de schuine lijn die loopt van het apparaat tot het punt op de startfinishlijn midden tussen de twee banen (dus 3 m uit het midden van iedere baan). Deze schuine lijn moet een lengte hebben van 15.64 meter. Het is aan te bevelen om de dag voor het toernooi de ring uit te meten en belangrijke punten zoals de start/finishlijn, plaats van de apparaten en hindernissen uit te meten. Dit voorkomt veel werk op de ochtend van het toernooi. Zorg dat er op de dag van het toernooi s ochtends tijdig enkele mensen aanwezig zijn op de banen op te stellen. FHN 2013.v1 Handboek Toernooi Organisatie Flyball 9
Eventueel te gebruiken matten onder de flyball baan op een buitenterrein moeten 90 cm breed zijn. Op een binnenterrein (b.v. sporthal) dient de mat minstens 150 cm breed te zijn. Bij iedere start/finishlijn staat een paneel met zes (omklapbare) borden met daarop duidelijk leesbaar de cijfers 1 t/m 6. Dit paneel zal bediend worden door een aangewezen persoon die het start/finishlijn-jurylid assisteert. Bij elk paneel dient, evenals bij de scheidingswand achter de flyball apparaten, een vlag aanwezig te zijn ten dienste van de juryleden. De hoogtelatjes van de hindernissen, die niet gebruikt worden, dienen te worden opgeslagen onder of in de directe nabijheid van de panelen met de cijferborden. Het flyball apparaat en de hindernissen De flyball apparaten en de hindernissen dienen te voldoen aan het gestelde voorschriften in het Reglement Flyball. Bij toernooien worden de hindernissen en flyball apparaten beschikbaar gesteld door de FHN. Neem tijdig contact op met de coördinator flyball van de FHN in verband met het ophalen van de aanhanger met materialen zoals flyball apparaten, hindernissen en scheidingswanden. Het is deelnemende teams toegestaan een eigen flyball apparaat te gebruiken. Uiteraard dient deze wel te voldoen aan de geldende eisen. Neemt het team niet deel aan een race, dan dient het flyball apparaat uit het zicht van de andere honden te worden opgeslagen. Hiertoe zal de organiserende instelling, achter de scheidingswand bij de flyball apparaten, een niet doorzichtig scherm aan brengen, waarachter enkele flyball apparaten kunnen worden geplaatst. Een windscherm, zoals omschreven bij de wachtruimte, is daar uitermate geschikt voor. Scoreborden De uitslagen van de gelopen wedstrijden worden verwerkt met het door de FHN beschikbaar gestelde programma in de computer op het toernooisecretariaat. Deze uitslagen moeten ook vermeld worden op een scorebord, dat goed zichtbaar en zo dicht mogelijk bij de wedstrijdring opgesteld staat. Het beste kunt u daarvoor gebruik maken van een prikbord. Houdt er daarbij rekening mee dat later ook het schema en de uitslagen van de eindronde op het prikbord moeten worden aangebracht. Elektronische tijdwaarneming Indien gebruik gemaakt wordt van de door de FHN ter beschikking gestelde elektronische tijdwaarneming, bevinden de tijdwaarnemers van beide banen zich aan de schrijverstafel, die zich aan de buitenkant van de twee wedstrijdbanen ter hoogte van de start/finishlijn bevindt. Zorg voor twee partytenten en twee schrijverstafels, zodat de apparatuur beschermd blijft tegen regen. FHN 2013.v1 Handboek Toernooi Organisatie Flyball 10
reservehonden met geleiders reserveapparaten windscherm Start/Finishlijn Wachtruimte reservehonden met geleiders afzetting van lint 20 x 40 meter tijdwaarnemer 1 (zit) 3,00 3,00 ballader 4.55 3,00 3,00 3,00 1,80 15,64 bediener nummerbord S/F jurylid coach geleiders honden Uitloopruimte baan R FB jurylid 6,00 Scheidsrechter 12,00 geleiders ballader 4.55 3,00 3,00 3,00 1,80 honden baan L scheidingswand coach bediener nummerbord S/F jurylid hulplijn, voorzijde apparaten en scheidingswand tijdwaarnemer 1 (zit) FHN 2013.v1 Handboek Toernooi Organisatie Flyball 11
4. Taken van het Toernooi Secretariaat Het toernooisecretariaat heeft vele taken. Deze taken zijn in tijd gezien onder te verdelen in vier fasen: Taken vóór de wedstrijddag Taken aan het begin van de wedstrijddag Taken gedurende de wedstrijddag Taken na de wedstrijddag Op elk van deze fasen wordt nu dieper ingegaan. Taken van het secretariaat vóór de wedstrijddag: Inschrijfformulieren Vijf tot acht weken voor het toernooi houdt de organiserende instelling voor het toernooi een open inschrijving door een uitnodiging en een (standaard) inschrijfformulier te sturen aan alle instellingen die bij de FHN zijn aangesloten voor de discipline Flyball alsmede de uitnodiging te versturen naar de webmaster zodat deze het kan publiceren op de FHN site. Eén tot enkele exemplaren is voldoende, de uitgenodigde instelling kan naar behoefte kopieën maken. Adresstickers van de aangesloten instellingen kunt u desgewenst bij het FHN-secretariaat verkrijgen. Het is de organiserende instelling toegestaan, om niet bij de FHN aangesloten instellingen, clubs of verenigingen uit te nodigen voor deelname aan het te organiseren flyball-toernooi. Deze teams betalen een hoger inschrijfgeld, dan de instellingen die wel zijn aangesloten bij de FHN en worden als eerste geweigerd bij over-inschrijving. De hoogte van dit bedrag wordt vastgesteld door het bestuur van de FHN en gepubliceerd in: FHN in t kort. De uitnodiging (of zo u wilt het begeleidend schrijven), dient een aantal dingen te bevatten: Naam van de organiserende instelling. Toernooidatum. Sluitingsdatum inschrijving (meestal 10 dagen voor het toernooi). Inschrijfgeld (is aan een maximum gebonden, zie FHN in t kort ). Openingstijd secretariaat (één uur voor aanvang van het toernooi). Aanvang toernooi (meestal 10.00 uur, aanvangstijd van het inspringen). Toernooilocatie met goede routebeschrijving en parkeermogelijkheden Adres waar inschrijfformulieren naar toe moeten worden gestuurd. Giro- en/of bankrekeningnummer waar het inschrijfgeld naar moet worden overgemaakt. Vraag ook het inschrijfgeld over te maken onder vermelding van het FHN-nummer van de instelling en de naam van het team. Dit bespaart u veel zoekwerk als de betalingen binnenkomen. Informatie of deelnemers kunnen overnachten of niet. Indien er overnachtingsmogelijkheid is, een goede beschrijving van de faciliteiten en opgaaf van de kosten. Telefoonnummer waaronder de toernooilocatie op de toernooidag bereikbaar is. Een eventuele sponsor van de FHN kan eisen dat het inschrijfformulier voor uw toernooi voorzien is van het logo van de sponsor, u dient dus het FHN standaard inschrijfformulier te gebruiken. U vult de bovenzijde van het inschrijfformulier in, plakt uw eigen logo erop en laat het kopiëren. De standaardformulieren, welke de FHN gebruikt, zitten in de reglementenmap die uw instelling van de FHN heeft ontvangen. Een elektronische versie is ook op te vragen bij de coördinator flyball van de FHN. FHN 2013.v1 Handboek Toernooi Organisatie Flyball 12
Het ingevulde en ondertekende inschrijfformulier dat u van een team ontvangt, is voor u het bewijs dat het betreffende team heeft ingeschreven voor uw wedstrijd en akkoord is gegaan met de voorwaarden. Toernooideelname Aan FHN flyball toernooien kan worden deelgenomen door honden met en zonder stamboom. Deze honden dienen te zijn voorzien van een identificatiechip. Honden met gecoupeerde oren, geboren na 30 april 1989, en afkomstig uit een land waar een coupeerverbod geldt, worden niet toegelaten. Honden met een gecoupeerde staart, geboren na 1 september 2001, zijn eveneens van deelname uitgesloten. Loopse teven mogen niet aan een toernooi deelnemen. Deelnemers aan FHN flyball toernooien moeten in het bezit zijn van een FHN startlicentienummer. Wanneer alle inschrijvingen voor uw toernooi binnen zijn, en de sluitingsdatum gepasseerd is, stuurt u de inschrijfformulieren naar de FHN flyball coördinator. Deze zal alle aanmeldingen controleren op startlicenties. Ook kunt u door de coördinator een uitdraai laten maken van de toernooicatalogus, waarin alle gegevens van de deelnemers zijn opgenomen. De FHN coördinator stelt ook de toernooischema s en het bijbehorende computerprogramma samen. Inschrijvingen worden in principe op volgorde van poststempel behandeld. De sluitingsdatum voor inschrijving is minimaal 10 dagen voor de toernooidatum. De organiserende instelling kan zelf vaststellen hoeveel teams maximaal mogen inschrijven, daarbij rekening houdend met het aantal te gebruiken wedstrijdringen en de daarvoor geldende schema s (zie toernooischema s). Bij over-inschrijving dienen teams in de navolgende volgorde te worden geweigerd: teams van niet bij de FHN aangesloten instellingen, bij meer dan twee teams van één instelling, worden alleen de eerste twee geaccepteerd. Hierbij is de volgorde van poststempel bepalend. Geeft het poststempel geen uitsluitsel, dan krijgt de instelling de gelegenheid aan te geven welke teams zullen meedoen. teams waarvan de inschrijving -volgens poststempel- het laatst zijn ontvangen. Teams die zich hebben ingeschreven en waarvan de inschrijving is geaccepteerd zijn verplicht het vastgestelde inschrijfgeld te voldoen. De betaling dient uiterlijk 1 week voor de toernooidatum te zijn bijgeschreven op de giro/bankrekening van de organiserende instelling. Bij het niet nakomen van deze betalingsverplichting door het team dat heeft ingeschreven, maakt de organiserende instelling daarvan melding aan het bestuur van de FHN. Indien een toernooi door overmacht geen doorgang kan vinden dan wel moet worden gestaakt, wordt zo mogelijk een (gedeeltelijke) restitutie van inschrijfgelden gegeven. De organiserende instelling overlegt met het bestuur van de FHN over de hoogte van de restitutie, op basis van reeds gemaakte, onherroepelijke kosten. Advies voor de organisatie: Bewaar de enveloppen van de inschrijvingen met poststempel. Geef elke inschrijving (die wordt geaccepteerd) direct een volgnummer. Deze nummers kunnen later als teamnummer fungeren. Afhankelijk van het aantal ingeschreven teams en de vaststelling van het te gebruiken aantal wedstrijdringen tijdens het toernooi, neemt het toernooisecretariaat uiterlijk 10 FHN 2013.v1 Handboek Toernooi Organisatie Flyball 13
dagen voor de toernooidatum contact op met het bestuur van de FHN over de toewijzing van scheidsrechter(s) en juryleden. Uiterlijk 8 dagen voor de toernooidatum dienen de navolgende zaken te worden verzonden: Aan de scheidsrechter(s) en juryleden: routebeschrijving naar het toernooiterrein (vermeld daarop het telefoonnummer van het terrein), een eventueel noodzakelijke parkeerkaart, aanvangstijd van het toernooi (inclusief tijd om in te springen), eventueel een infoblad inzake de toernooiorganisatie, naam contactpersoon tijdens het toernooi. Aan de coach van ieder deelnemend team eventueel een noodzakelijke parkeerkaart (één exemplaar per team). Toernooicatalogus: Is de inschrijving voor het toernooi gesloten, dan begint u met het samenstellen van de toernooicatalogus. In de catalogus dient in ieder geval opgenomen te worden: Ten aanzien van de teams: naam van het deelnemende team naam van de coach naam van de ballader en per combinatie: naam van de geleider van de hond naam van de hond nummer van de startlicentie geboortedatum van de hond ras(type) van de hond tatoeage- of chipnummer van de hond schofthoogte van de hond Ten aanzien van het toernooi: het inloopschema wedstrijdschema s voor de voorronde ruimte voor het invullen van de resultaten (zelfde uitvoering als op het prikbord) De indeling van de eindronde kan niet eerder gemaakt worden dan nadat de resultaten van de voorronde bekend zijn. De resultaten van de eindronde dienen te worden vermeld op het prikbord. Een voorziening om de volledige eindstand te kunnen noteren in de catalogus is echter zeer aan te bevelen. Eerst na het derde toernooi waaraan een team heeft deelgenomen kan een indeling per klasse worden gemaakt. Verder dient nog te worden opgenomen: naam scheidsrechter(s) naam juryleden overzicht deelnemende teams FHN 2013.v1 Handboek Toernooi Organisatie Flyball 14
Mogelijk is ook nog: (niet verplicht) overzicht medewerkers overzicht van nog te lopen toernooien de competitiestand (indien bekend) eventueel gedragsregels tijdens het toernooi (denk hierbij aan een uitlaatplaats voor de honden) De catalogus dient beschikbaar te zijn voor de organisatie, scheidsrechter(s), juryleden, coaches, deelnemers en ballader. U kunt de toernooicatalogus door de flyball coördinator laten maken in een standaard formaat. De coördinator zal de gegevens, die op de startlicenties van de deelnemers te vinden zijn, overnemen in de catalogus. Dit voorkomt fouten in de catalogus. Hieronder vindt u een voorbeeld van dit standaard formaat. Team 5: Teamnaam (Instellingsnaam) Coach: Geleider: Hond: ras(type): tat/chip: geb. datum: Geleider: Hond: ras(type): tat/chip: geb. datum: Geleider: Hond: ras(type): tat/chip: geb. datum: 50 59 Ballader: 51 52 FHN-nr schofthoogte:. Geleider: Hond: ras(type): tat/chip: geb. datum: 53 54 FHN-nr schofthoogte:. Geleider: Hond: ras(type): tat/chip: geb. datum: 55 56 FHN-nr schofthoogte:. Geleider: Hond: ras(type): tat/chip: geb. datum: FHN-nr schofthoogte:. FHN-nr schofthoogte:. FHN-nr schofthoogte:. Standaard formaat catalogus informatie FHN 2013.v1 Handboek Toernooi Organisatie Flyball 15
Naast de catalogus dient u ook de wedstrijdschema s van de voor- en eindronde te (laten) kopiëren op A0 formaat, zodat hier tijdens het toernooi de uitslagen op kunnen worden genoteerd. Deze schema s worden u door de coördinator toegestuurd tegelijk met de catalogus gegevens. Het dient de voorkeur om de FHN materialen aanwezig te hebben daags voor de wedstrijd. De kar dient opgehaald te worden bij de FHN (Alphen aan de Rijn) of men kan een andere afspraak maken met de coördinator of met een van de deelnemende teams. De dag vóór de wedstrijd dient de instelling de scheidsrechter op de hoogte te stellen van de toestand op het wedstrijdterrein. Dit kan bevorderen dat een wedstrijd doorgang heeft. Vooral i.v.m. slechte weersomstandigheden en/of slechte toestand van het veld. Men kan ook eventuele dringende vragen stellen met betrekking tot de wedstrijd. De organisatie dient in het bezit te zijn van de telefoonnummers van de coaches van de deelnemende teams om een eventuele afgelasting door te bellen. Taken van het secretariaat aan het begin van de wedstrijddag Voor de aanvang van het toernooi dienen de navolgende zaken op het toernooisecretariaat gereed te liggen: een exemplaar van het laatst geldende Reglement Flyball van de FHN, een exemplaar van de toernooi catalogus, benodigde catalogi voor: scheidsrechter(s), juryleden, deelnemers, coaches en balladers voldoende schrijfgerei (denk bij nat weer ook om potloden) eenvoudige rekenmachine computer + printer + papier (overleg met de FHN over de eisen die hieraan worden gesteld) benodigde bladen voor de scoreborden op A0 formaat (voorronde en eindronde) meetlint van minimaal 20 meter lengte De FHN zorgt dat de volgende dingen aanwezig zijn: benodigde draagnummers voor de teams benodigde wedstrijdschema s voor voorronde en eindronde computerprogramma voor de verwerking van de uitslagen hoogte meetlat voor controle schofthoogte en chip-lezer Het toernooisecretariaat dient al vroeg operationeel te zijn. Zorg ervoor dat het toernooisecretariaat minstens 1 uur voor aanvang van het inspringen van de teams geopend is. De reden daarvan is, dat teams mogelijk van ver komen en zich rustig willen voorbereiden op de komende wedstrijden. Alle organisatorische en administratieve handelingen dienen dan voor de aanvang van het inspringen afgehandeld te kunnen zijn. Ook de scheidsrechter(s) en juryleden zullen zich omstreeks deze tijd melden op het toernooi- secretariaat. Zij dienen ter voorbereiding op de aanvang van het toernooi een aantal werkzaamheden uit te voeren zoals b.v.: het meten van de schofthoogte van honden waarvoor nieuwe startlicenties zijn afgegeven, het controleren van de chipnummer en startlicenties, het controleren van de wedstrijdring en meegebrachte flyball apparaten. Indien de scheidsrechter(s) het noodzakelijk vindt(en) dat er op technisch gebied nog iets aan de wedstrijdring moet worden gedaan, moet daarvoor de nodige tijd, voorafgaande aan het begin van het toernooi, beschikbaar zijn. FHN 2013.v1 Handboek Toernooi Organisatie Flyball 16
Scheidsrechter(s), juryleden en coaches van de deelnemende teams melden zich bij aankomst op het toernooisecretariaat. Zorg er dus als organisatie voor dat deze mensen door een van alles op de hoogte zijnde contactpersoon worden opgevangen. Deze man/vrouw zal gedurende het gehele toernooi de vraagbaak moeten blijven voor deze mensen. Denk er daarbij om: het zijn uw gasten!!! Het toernooisecretariaat stelt de scheidsrechter(s) direct op de hoogte, welke honden eventueel gemeten moeten worden. Ook ontvangen de scheidsrechter(s) en juryleden een catalogus. De coaches ontvangen een set draagnummers overeenkomend met het teamnummer zoals vermeld in de catalogus. Het wedstrijdsecretariaat geeft indien nodig toelichting op een goed gebruik daarvan. Voorbeeld: De coach van team no. 3 meldt zich op het secretariaat. De coach ontvangt vervolgens de set draagnummers: 30 t/m 39. In dit geval dient draagnummer 30 gedragen te worden door de coach De draagnummer 31 t/m 36 door de deelnemers van het team (overeenkomstig de nummering in de catalogus) Draagnummer 39 dient gedragen te worden door de ballader van het team. Na afloop van het toernooi dienen de coaches de set draagnummers weer compleet in te leveren op het toernooisecretariaat. Eerst nadat het toernooisecretariaat heeft gecontroleerd dat alle teams een volledige set draagnummers hebben ingeleverd, wordt de einduitslag van het toernooi bekend gemaakt. Taken van het secretariaat gedurende de wedstrijddag Een pendelaar bezorgt de tijdwaarnemingbriefjes direct na afloop van een wedstrijd bij het toernooisecretariaat. Het secretariaat houdt met behulp van een computer de uitslagen en de standen bij van de wedstrijden in de voorronde. De FHN stelt een computerprogramma ter beschikking dat hiervoor gebruikt moet worden (neem daarover tijdig contact). De verwerking van de uitslagen en standen dient op een dusdanige wijze georganiseerd te zijn, dat op elk moment een overzicht van de stand van zaken beschikbaar is. Het is aan te bevelen regelmatig een tussenstand af te drukken en op te hangen. Aan de hand van de uitslagen in de voorronde stelt het toernooisecretariaat een schema voor de eindronde op. Het plaatsingscijfer voor de eindronde wordt bepaald door uit de beste vier tijden van de races in de voorronde de gemiddelde racetijd per team vast te stellen. Het team met de laagste gemiddelde racetijd krijgt voor de eindronde plaatsingscijfer 1, het team met de daarop volgende tijd krijgt plaatsingscijfer 2, enz. Het te gebruiken computerprogramma kan deze schema s na afloop van de voorronde opstellen en afdrukken. Een ingevuld schema van de eindronde wordt opgehangen op het prikbord. Dit schema wordt na elke race in de eindronde bijgewerkt door een medewerker van het secretariaat. De einduitslag van het toernooi wordt ingebracht in het FHN computerprogramma. Wanneer het aantal deelnemende teams in één jaar daartoe aanleiding geeft zal het bestuur van de FHN twee of drie klassen instellen voor het daarop volgende jaar. De deelnemende flyball teams kunnen zich dan na drie toernooien waaraan zij hebben deelgenomen, classificeren voor de A-, B- (en evt. C)-klasse. Tot die tijd worden de teams geclassificeerd in een tussenklassement. FHN 2013.v1 Handboek Toernooi Organisatie Flyball 17
Taken van het secretariaat na de wedstrijddag Van het grootste belang is dat de wedstrijdgegevens van uw wedstrijd binnen 48 uur na de wedstrijd naar de coördinator flyball van de FHN worden gestuurd middels de diskette die door het FHN computerprogramma wordt aangemaakt. De uitslagen en de competitiestanden worden door de FHN na ieder toernooi gepubliceerd op het internet. De tijdwaarnemingbriefjes dient u bij de coördinator in te leveren, welke ze bewaart tot en met de maand februari van het jaar daarop. Op het einde van ieder kalenderjaar krijgen de teams een overzicht van de behaalde resultaten in het betreffende jaar. Het is denkbaar dat er dan nog vragen komen over uw wedstrijd. FHN 2013.v1 Handboek Toernooi Organisatie Flyball 18
5. Taakomschrijving Medewerkers Voor uw toernooi stelt de FHN (per wedstrijdring) een scheidsrechter, twee juryleden en twee tijdwaarnemers ter beschikking. Naast het secretariaat dient de toernooi organisatie per wedstrijdring de volgende medewerkers beschikbaar te stellen: twee hulpen om de nummerborden om te klappen een ringassistent, die de ring netjes houdt een pendelaar, die de tijdwaarnemingbriefjes van de ring naar het secretariaat brengt een functionaris voor het bijhouden van de scoreborden, twee tijdwaarnemers om eventueel over te schakelen op handwaarneming als de elektronische tijdwaarneming niet functioneert. Al deze medewerkers dienen gedurende het gehele toernooi aanwezig te zijn. Voorts is het aan te bevelen dat er vervangers beschikbaar zijn die in geval van calamiteiten een of meer van bovenomschreven taken kunnen overnemen. Aangezien de medewerkers en FHN functionarissen zich enkele uren achtereen in de ring bevinden, is het aan te raden om iemand aan te wijzen die deze mensen regelmatig van een verfrissing voorziet. In dit hoofdstuk geven we een overzicht van de taken van elk van deze personen. De hulp bij de nummerborden: Op de start/finishlijn staat bij elke baan een jurylid, die beoordeelt of een hond rechtmatig de finishlijn gepasseerd is. Om deze juryleden de mogelijkheid te geven zich volledig op de race te concentreren, kan de scheidsrechter de organisatie verzoeken om twee mensen aan te wijzen die het start/finish-jurylid assisteren door de nummerborden te bedienen. Het jurylid zal voorafgaand aan de race de startvolgorde van het team doorgeven, en de bediener van het nummerbord zal deze volgorde op het nummerbord aangeven. Tijdens de race zal het jurylid bij iedere hond aangeven of deze goed of fout gelopen heeft. Als de hond goed gefinished is, dient de bediener van het nummerbord het betreffende nummer weg te nemen van het bord. Als een hond niet goed gefinished is, zet hij dit nummer achteraan op het bord, om aan te geven dat deze hond nog eens moet racen. De tijdwaarneming: Tijdwaarneming wordt in principe altijd elektronisch gedaan, met de door de FHN beschikbaar gestelde installatie. Deze installatie wordt bedient door twee tijdwaarnemers die door de FHN zijn aangewezen. Het kan echter gebeuren dat de techniek ons in de steek laat, en er moeten worden terugvallen op handwaarneming. Zorg daarom dat er twee mensen zijn aangewezen om dan meteen in te vallen als extra tijdwaarnemers, en dat deze mensen op de hoogte zijn van de procedures zoals die hieronder beschreven zijn. Zorg ook voor de benodigde stopwatches. Bij de start/finishlijn van elke wedstrijdbaan is een tijdwaarnemer aangewezen door de FHN. Voor de start geeft deze tijdwaarnemer op de tijdmeldingbriefjes aan welke honden gaan racen. Hij doet dit door het aankruisen van het desbetreffende nummer van de te lopen hond. Blocs met tijdmeldingsbriefjes worden door het FHN secretariaat beschikbaar gesteld. FHN 2013.v1 Handboek Toernooi Organisatie Flyball 19
Elektronische tijdwaarneming Voor elektronische tijdwaarneming moet de klok een met de split-time vergelijkbare functie hebben. Dit betekent dat: de klok start op het fluitsignaal van de scheidsrechter (idealiter start de scheidsrechter beide klokken middels één gecombineerde drukknop terwijl hij het startsignaal geeft. Het fluitsignaal mag ook door de klok gegenereerd worden). in elke baan moeten de fotocellen de klok stoppen wanneer een hond door de finish gaat. de finish detector wordt handmatig vrijgegeven nadat de volgende hond gestart is. de klokken moeten de finishtijden in een geheugen kunnen opslaan, zodat deze na elke race kunnen worden uitgelezen. Bij de start/finishlijn van elke wedstrijdbaan is een tijdwaarnemer aangewezen. De tijdwaarnemers van beide banen zitten aan de schrijverstafel, die zich aan de buitenkant van de twee wedstrijdbanen op de start/finishlijn bevinden. Op deze tafel staan de bedieningspanelen van de elektronische klokken. Het start/finish-jurylid zal de tijdwaarnemers voor het begin van een tijdrace vragen of hun klok op nul staat. Wanneer zij dit bevestigen zal het start/finish-jurylid de scheidsrechter het teken geven dat de race kan beginnen. Zodra de scheidsrechter het fluitsignaal geeft, waarmee de race begint, starten de tijdwaarnemers hun klok (ongeacht of de teams starten of niet). In het geval dat de scheidsrechter zelf de klokken start, geeft de tijdwaarnemer de finish vrij zodra de eerste hond in de baan is. Een valse start wordt door het start/finish-jurylid aangegeven. De tijdwaarnemers mogen hun klok pas stoppen en weer op nul zetten wanneer de scheidsrechter de race affluit. Voor elke hond die gestart is noteert de tijdwaarnemer het nummer op het tijdbriefje. Wanneer een hond op de terugweg de finish passeert zal de tussentijd van de elektronische klok worden opgeslagen in het geheugen (het is niet nodig de tussentijd op een grote klok weer te geven, deze mag blijven doorlopen). Indien het start/finish-jurylid op het nummerbord het nummer van die hond niet omklapt, dan wordt het nummer van de hond doorgehaald, en wordt het nummer van de volgende hond genoteerd. Daarna geeft de tijdwaarnemer de finish weer vrij. Heeft de hond die terugkwam de klok om welke reden dan ook niet gestopt, dan zal de tussentijd worden opgeslagen wanneer de volgende hond bij de start over de start/finishlijn gaat. Ook hierna geeft tijdwaarnemer de finish weer vrij en maakt de bovenomschreven aantekeningen op het tijdbriefje. Zodra de race reglementair is beëindigd laat de tijdwaarnemer de laatste tussentijd van het team op het display van zijn baan weergeven. De tijdwaarnemer van elke baan leest nu het geheugen van de tijdwaarneming van zijn baan uit en noteert de doorkomsttijden op het tijdbriefje van die baan achter de nummers (c.q. kruisjes) van de betreffende honden. N.B. het is niet toegestaan individuele tijden te berekenen en te noteren, dit moet op het secretariaat gedaan worden. Vervolgens parafeert de tijdwaarnemer het briefje. Is een correctie nodig is (bijv. ten gevolge van een schrijffout), dan dient deze door de scheidsrechter te worden gecontroleerd en geparafeerd. Op een teken van de scheidsrechter worden daarna de klokken gestopt en weer op nul gezet. Hierna mag geen enkele verandering meer op het tijdbriefje worden aangebracht. Het tijdbriefje wordt naar het toernooi-secretariaat gebracht, waar de gelopen tijden worden verwerkt. Indien de elektronische tijdwaarneming tijdens om welke reden dan ook niet naar behoren functioneert, dan krijgt het betreffende team geen tijd toegemeten, tenzij de coach beslist het team onmiddellijk over te laten racen (zonder tegenstander). Wanneer de elektronische tijdwaarneming regelmatig blijkt te weigeren kan de scheidsrechter beslissen om over te stappen op handmatige tijdwaarneming. FHN 2013.v1 Handboek Toernooi Organisatie Flyball 20
Handmatige tijdwaarneming Voor handmatige tijdwaarneming moet gebruik gemaakt worden van een stopwatch met de zogenaamde tussentijd ("split-time") functie, waarbij na het indrukken van de "split"- knop de klok doorloopt terwijl de geklokte (tussen)tijd wordt weergegeven. Na nogmaals indrukken van de "split"-knop wordt de lopende klok weer weergegeven. (NB. dit is iets anders dan de zogenaamde "lap-time" (rondetijd) functie. In het algemeen kan daar geen totale tussentijd mee worden weergegeven. Dergelijke stopwatches mogen niet worden gebruikt bij F.H.N. Flyball toernooien.) Bij de start/finishlijn van elke wedstrijdbaan zijn twee tijdwaarnemers aangewezen. Tijdwaarnemer 1 zit in het verlengde van de start/finishlijn, zodanig dat hij de gehele start/finishlijn (beide banen) kan overzien. Tijdwaarnemer 2 staat achter tijdwaarnemer 1, zodanig dat ook hij de gehele start/finishlijn kan overzien. Het start/finish-jurylid zal de tijdwaarnemers voor het begin van een tijdrace vragen of hun klok op nul staat. Wanneer zij dit bevestigen zal het start/finish-jurylid de scheidsrechter het teken geven dat de race kan beginnen. Zodra de scheidsrechter het fluitsignaal geeft waarmee de race begint, starten de tijdwaarnemers hun klok (ongeacht of de teams starten of niet). Een valse start wordt door het start/finish-jurylid aangegeven. De tijdwaarnemers mogen hun klok pas stoppen en weer op nul zetten wanneer de scheidsrechter de race affluit. Elke hond wordt door de tijdwaarnemers afgeklokt op het moment dat de hond (met welk deel van het lichaam dan ook) over de start/finishlijn terugkomt. Zij gebruiken hiervoor de SPLIT-knop van hun stopwatch. Wanneer een volgende hond start wordt dezelfde knop nogmaals ingedrukt zodat de werkelijke tijd weer wordt weergegeven. Bij de volgende finish wordt op dezelfde wijze gehandeld, totdat er geen hond meer hoeft te starten (de race is geëindigd.) De tijd wordt afgelezen zodra de race reglementair is beëindigd. Tijdwaarnemer 1 geeft de tijd mondeling door aan tijdwaarnemer 2, die de tijd op het tijdbriefje noteert en vervolgens door tijdwaarnemer 1 laat controleren. Is een correctie nodig is (bijv. ten gevolge van een schrijffout), dan dient deze door de scheidsrechter te worden gecontroleerd en geparafeerd. Daarna worden de klokken gestopt en weer op nul gezet. Het tijdbriefje wordt naar het wedstrijdsecretariaat gebracht, waar de gelopen tijden worden verwerkt. Ook bij een belangrijk verschil tussen de tijden van beide tijdwaarnemers, blijft de tijd van tijdwaarnemer 1 gelden. De tijdwaarnemers gaan niet met elkaar in discussie over wat de "beste" tijd is, maar zij melden het verschil aan het start/finish-jurylid. Deze zal zonodig de tijden controleren door enkele malen "mee te klokken" en bij gebleken problemen dit melden aan de scheidsrechter. De scheidsrechter beslist of een tijdwaarnemer moet worden vervangen. Indien tijdwaarnemer 1 merkt dat hij om welke reden dan ook geen tijd kan geven, dan meldt hij dit onmiddellijk aan tijdwaarnemer 2, zodat deze zich er van bewust is dat zijn tijd bepalend zal zijn. Indien beide tijdwaarnemers geen geldige tijd kunnen geven, krijgt het betreffende team geen tijd toegemeten, tenzij de coach beslist het team onmiddellijk over te laten racen (zonder tegenstander). Tijdwaarnemers mogen zich verder op geen enkele manier met de (voortgang van de) race bemoeien. Ook mogen zij niet met derden (coaches, deelnemers of publiek) in discussie gaan over de waargenomen tijden. FHN 2013.v1 Handboek Toernooi Organisatie Flyball 21
De ring-assistent: De ring-assistent is in de eerste plaats verantwoordelijk voor een ordelijke en veilige wedstrijdring. Onder deze verantwoording wordt verstaan: het in goede staat verkeren van de wedstrijdring. Daartoe zorgt de ring-assistent dat kuilen, hobbels of andere onveilige situaties (voor mens en hond) worden weg gewerkt. het direct uitvoeren van opdrachten van de scheidsrechter, voorzover deze betrekking hebben op de gesteldheid van de wedstrijdring. het assisteren van de coaches bij het aanbrengen van de hoogtelatjes (op verzoek en aanwijzing van de coach) toezicht houden op de aanwezigheid van mensen en honden in de wedstrijdring (alleen deelnemende honden met geleider en de coach mogen in de wedstrijdring aanwezig zijn). controleren of de reserve hoogtelatjes correct zijn opgeslagen (de plaats daarvoor is: onder het nummerbord van iedere baan). controleren of de losse riemen van de racende honden niet zo maar ergens in de wedstrijdring liggen. Opmerking: De ring-assistent zal naast het assisteren van de coaches bij het aanbrengen van de hoogte-latjes alleen opdrachten uitvoeren van: de toernooi-organisatie de scheidsrechter Elke andere opdracht dient altijd eerst via een van de twee bovenvermelde instanties te verlopen. Tijdens de races stelt de ring-assistent zich op in de wachtruimte voor de reserve honden. De pendelaar: De pendelaar heeft als taak om de tijdmeldingbriefjes direct na afloop van een wedstrijd bij de tijdwaarnemers op te halen en zo snel mogelijk te bezorgen bij: de functionaris bij het scorebord dat opgesteld staat bij de wedstrijdring. Nadat de tijden door deze functionaris zijn overgenomen op het scorebord brengt de pendelaar de tijdmeldingbriefjes zo snel mogelijk naar: het toernooisecretariaat; de tijdmeldingbriefjes worden op het toernooisecretariaat definitief afgegeven ter verwerking in de computer. De organiserende instelling kan t.a.v. de tijdmeldingbriefjes een andere routing toepassen. Dit mag echter niet tot gevolg hebben dat er vertraging in het verwerken van de resultaten ontstaat. De functionaris aan het scorebord: Het is voor deelnemers aan een wedstrijd van het grootste belang om het wedstrijdverloop goed te kunnen bijhouden. Men wil niet alleen zo snel mogelijk kennis nemen van de eigen resultaten, maar zeker ook van de concurrerende teams. Daarom is een snelle en duidelijke publicatie van de wedstrijd resultaten beslist noodzakelijk. De functionaris aan het scorebord ontvangt de resultaten van een pendelaar en noteert deze direct goed duidelijk leesbaar op het schema. Eventuele tussenklassementen worden ook op dit scorebord opgehangen. Zorg ervoor dat er bij regen een plastic vel FHN 2013.v1 Handboek Toernooi Organisatie Flyball 22