Besluit Algemeen bestuur 07-07-2014 Archiefverordening Gemeenschappelijke regeling Het Waterschapshuis 2014 Opsteller Wytse Kelder Aantal pagina s 6 Behandelend gremium Algemeen bestuur Datum overleg 07-07-2014 Onderwerp Intern 9-1-2014 Archiefverordening Gemeenschappelijke regeling Het Waterschapshuis 2014 Kenmerk V0139/H2854 BESLUIT Het Algemeen bestuur van Het Waterschapshuis; Overwegende dat het noodzakelijk is een verordening vast te stellen betreffende de zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden van de Gemeenschappelijke Regeling Het Waterschapshuis, de aanwijzing van de archiefbewaarplaats en het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden, voor zover deze niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats; Gelet op het voorstel van het dagelijks bestuur d.d. 17 januari 2014 Gelet op artikel 40, eerste en tweede lid van de Archiefwet en artikel 46 van de Gemeenschappelijke regeling Het Waterschapshuis; BESLUIT vast te stellen de volgende Archiefverordening Gemeenschappelijke Regeling Het Waterschapshuis 2014 Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Artikel 1 In deze verordening en de daarop berustende voorschriften wordt verstaan onder: a. de wet: de Archiefwet 1995; b. de archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 40, tweede lid, van de wet en artikel 46, vierde lid, van de Gemeenschappelijke regeling Het Waterschapshuis aangewezen archiefbewaarplaats; c. de archivaris de overeenkomstig artikel 40, tweede lid, van de wet en artikel 46, vijfde lid, van de gemeenschappelijke regeling Het Waterschapshuis benoemde archivaris; d. beheereenheid: elk onderdeel van de organisatie, dat is belast met zelfstandige uitvoering van taken en daarbij zelfstandig documenten registreert, ordent en beheert; e. informatiesysteem: systeem van documentatie, procedures, apparatuur en
programmatuur, met behulp waarvan archiefbescheiden kunnen worden vervaardigd, bewerkt, verzonden, ontvangen en geraadpleegd. Hoofdstuk 2 Het aanwijzen van de archiefbewaarplaats Artikel 2 Als archiefbewaarplaats van de Gemeenschappelijke Regeling Het Waterschapshuis wordt aangewezen: de archiefbewaarplaats van de gemeente Amersfoort te Amersfoort. Hoofdstuk 3 De zorg van het dagelijks bestuur voor de archiefbescheiden Artikel 3 Het dagelijks bestuur draagt zorg voor de inrichting van voldoende en doelmatige archiefruimten. Artikel 4 Het dagelijks bestuur stelt voor het beheer van de archiefbescheiden, de informatiesystemen en voor het beheer van de archiefbewaarplaats voorschriften vast. Artikel 5 Het dagelijks bestuur stelt voldoende deskundig personeel aan voor de werkzaamheden verbonden aan het beheer van de archiefbescheiden ongeacht hun vorm. Artikel 6 Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor, dat jaarlijks op de begroting van Het Waterschapshuis voldoende middelen worden geraamd ter bestrijding van de kosten die aan de zorg voor de archiefbescheiden zijn verbonden. Artikel 7 Het dagelijks bestuur doet jaarlijks aan het algemeen bestuur verslag van wat het heeft verricht ter uitvoering van artikel 40 van de wet. Hierbij worden de verslagen die door de archivaris aan het dagelijks bestuur zijn uitgebracht in verband met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden en van de archiefbewaarplaats, overlegd. Hoofdstuk 4 Toezicht van de archivaris op het beheer van de archiefbescheiden welke niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats Artikel 8 De archivaris is belast met het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Kenmerk: V0139/H2854 Pagina 2 van 6
Artikel 9 De archivaris is bevoegd, ter uitoefening van het hem opgedragen toezicht, zich onder handhaving van zijn verantwoordelijkheid te doen vervangen door aan hem ondergeschikte ambtenaren die in het bezit zijn van een diploma archivistiek als bedoeld in artikel 22 van de wet. Artikel 10 De archivaris of degene die namens hem met het toezicht is belast, krijgt de beschikking over alle bescheiden en inlichtingen die voor een goede vervulling van zijn taak noodzakelijk zijn. Hij krijgt de nodige medewerking om inzicht te verschaffen in de ordening en toegankelijkheid van de archiefbescheiden evenals in de opzet en werking van hulpmiddelen en systemen waarin archiefbescheiden zijn opgenomen. De archivaris en degenen die hem in de uitoefening van het toezicht vervangen of bijstaan, hebben met inachtneming van de voorschriften ten aanzien van de beveiliging van geheimen, toegang tot de archiefbescheiden en informatiesystemen waarin deze zich bevinden. Artikel 11 De archivaris doet van zijn bevindingen bij de uitoefening van het toezicht mededeling aan de secretaris directeur, alsmede, indien hij hiertoe aanleiding vindt, aan het dagelijks bestuur. Hij geeft daarbij aan welke voorzieningen naar zijn mening in het belang van een goed beheer moeten worden getroffen. Artikel 12 De secretaris directeur doet aan de archivaris tenminste tijdig mededeling van het voornemen om aan het dagelijks bestuur een voorstel te doen tot: opheffing, samenvoeging, splitsing van een beheereenheid of overdracht van één of meer taken aan een andere beheereenheid, overheidsorgaan of rechtspersoon; bouw, verbouwing, inrichting, of verandering van inrichting en ingebruikneming van ruimten als archiefbewaarplaats respectievelijk archiefruimte; verandering van de plaats van bewaring van niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden; ontwerp, vervanging, aanschaf of invoering van een informatiesysteem; voorbereiding, invoering en wijziging van ordeningssystemen; vervreemding van documenten als bedoeld in artikel 7 van het Archiefbesluit 1995; overdracht van documenten, aan andere beheerseenheden; vervanging van archiefbescheiden; conversie en migratie. De secretaris directeur kan de archivaris desgewenst om advies vragen. De archivaris kan ook ongevraagd de secretaris directeur van advies voorzien. Artikel 13 De archivaris doet jaarlijks verslag aan het dagelijks bestuur betreffende de uitoefening van het toezicht. Kenmerk: V0139/H2854 Pagina 3 van 6
Hoofdstuk 5 Slotbepalingen en citeertitel Artikel 14 Deze verordening treedt in werking met ingang van de eerste dag na bekendmaking. Deze verordening wordt aangehaald als Archiefverordening Gemeenschappelijke Regeling Het Waterschapshuis 2014. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering d.d. 07-07-2014. Het Algemeen bestuur voornoemd, ir. H.H.G. Dijk, voorzitter drs. J.W.A. van Enst, secretaris Kenmerk: V0139/H2854 Pagina 4 van 6
Toelichting bij de Archiefverordening Gemeenschappelijke Regeling Het Waterschapshuis 2014 Algemene toelichting Deze Archiefverordening sluit aan bij de Archiefwet 1995 (Stb. 276 en 277) en het Archiefbesluit 1995 (Stb. 671), en dient door het algemeen bestuur te worden vastgesteld op grond van de in de aanhef genoemde artikelen in de Archiefwet 1995 en de gemeenschappelijke regeling Het Waterschapshuis. Zij bestaat in hoofdzaak uit twee gedeelten, namelijk: de regeling voor de zorg, die het dagelijks bestuur draagt voor de archieven van de organen van het Waterschapshuis; het toezicht op de naleving van het bij of krachtens de wet bepaalde ten aanzien van het beheer van de archiefbescheiden die niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Deze verordening is, evenals wet en besluit, niet alleen van toepassing op klassieke, papieren archiefbescheiden, maar ook op moderne, digitale informatiedragers. Artikelsgewijze toelichting Artikel 1 Eerste lid Begripsbepalingen zijn alleen uit de wet overgenomen als daaraan in deze verordening een meer specifieke betekenis moest worden toegekend. Onder d: Elk onderdeel kan ook een individueel personeelslid zijn. Artikel 2 In artikel 46, vierde lid, van de Gemeenschappelijke Regeling Het Waterschapshuis is bepaald dat als archiefbewaarplaats wordt aangewezen de archiefbewaarplaats van de gemeente Amersfoort te Amersfoort. Artikel 3 De Archiefregeling stelt op grond van artikel 13, vierde lid van het Archiefbesluit 1995 vast, aan welke bouwkundige en inrichtingseisen de archiefbewaarplaats en de archiefruimten moeten voldoen. Artikel 4 De aanwijzing van de Informatie Manager is opgenomen op grond van te stellen voorschriften: het Besluit Informatiebeheer. Artikel 7 en artikel 13 De verslaglegging door de archivaris is de basis voor de verantwoording van het dagelijks bestuur aan het algemeen bestuur zoals bedoeld in artikel 9. Kenmerk: V0139/H2854 Pagina 5 van 6
Artikel 9 Het algemeen bestuur verneemt op deze manier jaarlijks wat er op het gebied van de archiefzorg, het archiefbeheer en het toezicht daarop heeft plaatsgevonden. Artikel 10 De wetgever heeft binnen de formele betekenis van het begrip archiefbescheiden bedoeld onder deze term alle op enigerlei wijze vastgelegde informatie te begrijpen inclusief die welke slechts via informatietechnologie opgevraagd kan worden. Kenmerk: V0139/H2854 Pagina 6 van 6