BUURTBUSVERENIGING Rijk van Nijmegen De kwaliteit van de vereniging en haar leden Het is van groot belang voor onze organisatie de kwaliteit te borgen 1. Dit geldt voor: 1. het bestuur, 1. de uitvoering door de chauffeurs, 1. het door onze vereniging beheerde materiaal en materieel. Bij de beschrijving van de kwaliteit gaat deze notitie uit van taken en verantwoordelijkheden van het bestuur en de afzonderlijke bestuursleden en de individuele leden. 1 Onder borgen wordt hier verstaan: het geheel aan maatregelen, zowel in procedurele - als in inhoudelijke zin, om de kwaliteit van de organisatie in te richten, en waar mogelijk te verbeteren. 1
1. Bestuur De statuten en het huishoudelijk reglement voorzien globaal in een beschrijving van de taken en verantwoordelijkheden van het bestuur als geheel en de bestuursleden afzonderlijk. 1.1 Functiebeschrijvingen Om zicht te krijgen in de taken van de verschillende bestuursleden zijn functiebeschrijvingen opgesteld. Uiteraard leggen (individuele) bestuurders verantwoording af aan het bestuur en als geheel aan de Algemene Ledenvergadering, maar het is voor een goed functionerende vereniging noodzakelijk om vooraf verantwoordelijkheden vast te leggen. Hiermee wordt voorkomen dat er lacunes tussen taken van individuele bestuurders ontstaan. De functiebeschrijvingen kunnen tevens nuttig zijn bij de overdracht van taken. 1.2 Het bestuur als geheel Het bestuur legt als geheel, verantwoording af aan de Algemene Ledenvergadering. 1.2.1. De voorzitter 1.2.1.1 De voorzitter wordt door de ALV in functie gekozen. Hij vertegenwoordigt de vereniging en speelt een rol bij stemming bij acclamatie. De uitwerking van de taken staat beschreven in de functiebeschrijving (functiebeschrijvingen bijlage 1). 1.2.1.2 De voorzitter is het bindend element binnen het bestuur en de vereniging en hij dient in het bijzonder de kwaliteit van de gehele vereniging te bewaken, in het bijzonder van het bestuur. a. Het is van belang dat de voorzitter zowel de statuten als het huishoudelijk reglement op een juiste wijze toepast c.q. uitvoert. b. Hij houdt toezicht op het beleid van de vereniging op de korte en lange termijn. c. Hij geeft sturing aan, of ontwikkelt het proces voor een bijgestelde of nieuwe visie voor de vereniging. d. Hij houdt zich aktief op de hoogte van alle afspraken die in bestuursvergaderingen zijn vastgelegd, zodat hij (mogelijke) knelpunten binnen de taken van de andere bestuursleden snel kan signaleren en eventueel bijsturen (inhoudelijke aandacht). e. Hij bespreekt jaarlijks minimaal 1x afzonderlijk met elk individueel bestuurslid over de inhoud en uitvoering van de portefeuille van het bestuurslid. f. Samen met de secretaris verzorgt hij de externe contacten. 1.2.1. De secretaris In de statuten zijn geen verantwoordelijkheden van de secretaris vermeld. De secretaris heeft een aantal inhoudelijke taken waarover hij verantwoording dient af te leggen. In het huishoudelijk reglement wordt met name het maken van notulen genoemd. In de praktijk zijn er meer verantwoordelijkheden. Deze zijn in de functiebeschrijving vermeld (functiebeschrijvingen bijlage 2). 2
1.2.1.1. Verantwoordelijkheden 1. Verzorgt de interne en externe (schriftelijke) communicatie; 1. Verzorgt (in overleg met de voorzitter) de uitnodiging van vergaderingen; 1. Legt verslag van vergaderingen conform artikel 4 lid 2 van het huishoudelijk reglement en bewaart deze in het notulenboek ; 4. Verzorgt de ledenadministratie (functiebeschrijvingen bijlage 2a); 5. Draagt zorg voor de inhoud van de website van de vereniging; 6. Verzorgt lief en leed en bewaakt de vergoedingen ; 7. Geeft 4x per jaar een Nieuwsbrief uit; 8. Behandelt schriftelijk ingediende klachten. a. De punten 1 t/m 3 spreken voor zich. b. Het opzetten van een (toegankelijk) archief verdient de hoogste aandacht. c. Hij houdt zich aktief op de hoogte van alle afspraken die in bestuursvergaderingen zijn vastgelegd, zodat hij (mogelijke) knelpunten binnen de taken van de andere bestuursleden snel kan signaleren en eventueel bijsturen (procesmatige aandacht) d. Voor punt 4 is een afzondelijke afsprakenlijst gemaakt (deze maakt als bijlage onderdeel uit van deze notitie). e. De website is voor onze vereniging nog een betrekkelijk nieuw medium. De gegevens dienen up to date te zijn (functiebeschrijvingen bijlage 2b). f. De lief en leed aandacht is recent ingesteld. Hiervoor zijn regels opgesteld (functiebeschrijvingen bijlage 2c). g. De vergoedingenlijst geeft situaties aan waarbij vrijwilligers voor vergoedingen in aanmerking komen. De secretaris agendeert de lijst jaarlijks om te actualiseren (functiebeschrijvingen bijlage 2d). h. De secretaris handelt klachten zorgvuldig en snel af. 1.2.1. De penningmeester In de artikelen 8 en 9 van de statuten staat vermeld dat het bestuur verplicht is tot het houden van zodanige aantekeningen omtrent de vermogenstoestand dat daaruit ten alle tijde de rechten en verplichtingen kunnen worden gekend. 1.2.1.1. Artikel 15 van het huishoudelijk reglement beschrijft de taken (functiebeschrijvingen bijlage 3). 1. Maakt de ontwerpbegroting van ontvangsten en uitgaven op; 2. Maakt de ontwerprekening van ontvangsten en uitgaven op; 3. De penningmeester beheert de uitgifte en ontvangst van plaatsbewijzen t.b.v. de chauffeurs; 4. Hij is verantwoordelijk voor de afrekening van de plaatsbewijzen met de concessiehouder. 1.2.1.2. In de lopende praktijk heeft de penningmeester meer taken. 5. Inzichtelijke boekhouding voeren over de inkomsten en uitgaven; 6. Verantwoordelijk voor het innen van externe financieën; 7. Tijdig betalen van rekeningen en declaraties; 3
8. Beheer van bankpasje(s) De ALV benoemt een commissie voor onderzoek van de financiële stukken. Het toezicht op de taken van de penningmeester kan worden verbeterd. 1.2.1. De Coördinatoren De coördinatoren worden niet in de statuten genoemd. In het huishoudelijk reglement is sprake van een coördinator en technische zaken. Deze terminologie zal worden aangehouden. Onder de coördinatoren functioneert per lijn een lijncoördinator. Voor de hier genoemde drie functies zijn functiebeschrijvingen gemaakt (functiebeschrijvingen bijlage 4, 5 en 6). 1.2.1.1. De Coördinator In artikel 16 van het huishoudelijk reglement staat: 1. de coördinator draagt zorg voor het opstellen van de dienstroosters; 1. hij verzorgt in overleg met het vervoerbedrijf de instructies van de chauffeurs; 1. hij is belast met de regeling van tijdelijke routewijzigingen. a. De coördinator deelt de chauffeurs zo mogelijk op vaste tijden in. b. De coördinator waakt ervoor dat chauffeurs niet meer dan 1x per week invallen. c. De coördinator informeert chauffeurs bij rijovertredingen, vraagt uitleg en bespreekt dit met de chauffeur. 1.2.1.2. De Technisch Coördinator In artikel 17 van het huishoudelijk reglement staat één taak: 1. het bestuurslid technische zaken ziet (...) toe op het regelmatig onderhoud en stalling van de buurtbus. Toegevoegd zou kunnen worden: 1. hij meldt schadegevallen zo snel mogelijk bij de concessiehouder voor afhandeling van de schade. a. Het bestuurslid houdt hiertoe een logboek per bus bij en doet elke keer verslag in de bestuursvergadering. 4
1.2.1.3. De Lijncoördinator Het bestuur heeft de functie lijncoördinator ingesteld om de coördinator en de technisch coördinator behulpzaam te zijn bij enkele taken die kort bij de bussen en de lijnen kunnen worden afgehandeld. De coördinator stuurt de lijncoördinator aan voor zijn taken betreffende de chauffeurs. De technisch coördinator stuurt de lijncoördinator aan voor zijn taken betreffende de bus. De chauffeur belt bij eventualiteiten altijd met de coördinator en/of de technisch coördinator en niet de de lijncoördinator. 1.2.1.4. De Instructeur Zie onder hoofdstuk 2 (functiebeschrijvingen bij;age 7) 5
2. De kwaliteit van de uitvoering Dit deel gaat over het borgen 1 van de kwaliteit van de chauffeurs. 2.1 Chauffeur De statuten en het huishoudelijk reglement van onze vereniging zijn in juridische zin ook hier uitgangspunt van het beleid. Over de kwaliteit van de chauffeurs staat in de statuten niets. In het huishoudelijk regelement staat: 1. de chauffeur dient een geldig rijbewijs B te hebben; 2. hij/zij dient door een aangewezen arts goedgekeurd te zijn. Dit zijn zeer basale eisen. In het kader van dit kwaliteitsplan zal uitgebreid aandacht besteed worden aan de te stellen eisen en hoe deze in de organisatie te verankeren. Tevens zullen functies worden vermeld die verantwoordelijk zijn voor het handhaven/versterken van deze kwaliteit. 2.2. Handboek Chauffeur Naast de statuten en huishoudelijke reglement heeft het bestuur in december 2007 een Handboek Chauffeur opgesteld, waarin meer eisen voor de chauffeur zijn opgenomen. In oktober 2008 is een aantal wijzigingen aangebracht en in 2010 is een aanvulling verstrekt. a. Het handboek wordt aan ieder lid uitgereikt en iedere nieuwe versie is voor de leden beschikbaar. b. Om het handboek actueel en toegankelijk te maken is dit op de website van de vereniging geplaatst en achter de login te vinden. 2.3 Hoe kunnen we de kwaliteit handen en voeten te geven? Het toezicht op de beschreven rechten en plichten is niet structureel geregeld. Uiteraard worden de chauffeurs door beide coördinatoren, de lijncoördinator en de collega chauffeurs incidenteel op hun gedrag aangesproken, maar er is geen sprake van een door het bestuur aangestuurd beleid. 2.3.1 Bij de instroom De coördinator is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de chauffeurs. De coördinator voert deze verantwoordelijkheid uit bij de instroom van een nieuw lid. 1 Onder borgen wordt verstaan: het geheel aan maatregelen, zowel in procedurele - als in inhoudelijke zin, om de kwaliteit van de uitvoering van de dienstregeling in te richten en waar mogelijk te verbeteren. 6
Bij de instroom wordt de kandidaat onder verantwoordelijkheid van de coördinator op een aantal aspecten gescreend: 1. bezit van minimaal een geldig rijbewijs B; 2. leeftijd (18 jaar of ouder maar jonger dan 70 jaar); 3. lichamelijke geschiktheid (keuring door aangewezen arts); 4. testritten op buurtbus met door coördinator aangewezen instructeur; 5. er is een zero tolerance beleid ten aanzien van het gebruik van alcoholische dranken en drugs; 6. de kandidaat ondertekent een verklaring dat hij/zij op de dag dat hij/zij rijdt zowel voor als tijdens de rit geen alcohol en drugs zal nuttigen. 2.3.2 Tijdens het lidmaatschap Er zijn een aantal aspecten waarop tijdens het lidmaatschap gescreend moet worden: 1. geldigheid rijbewijs coörd* 2. tijdige herkeuringen coörd 3. extra keuringen boven de 70 jaar coörd 4. kennis van de bus (voor zover van belang voor de chauffeur) tz/instr** 5. kennis van de betaalsystemen en zone-indeling tz/instr 6. rijcomfort tz/instr 7. rijsnelheid tz/instr 8. veiligheid tz/instr 9. respect dienstregeling tz/instr 10. klantvriendelijkheid tz/instr *coörd = personeelscoördinator **tz = technische zaken **instr = instructeur ad 1. Als het bestuur vraagt naar de geldigheid van het rijbewijs heeft ze ook de taak er op toe te zien dat de chauffeurs met een geldig rijbewijs blijven rijden. ad 2. Namens het bestuur moet de coördinator er op toezien dat de chauffeurs tijdig opnieuw gekeurd worden. ad 3. Chauffeurs boven de 70 jaar moeten vaker gekeurd worden. ad 4 en 5. Kennis van in en aan de bus te behandelen zaken moeten op niveau zijn. ad 6 t/m 10. Deze punten kunnen alleen op de bus gecontroleerd worden. De eerder genoemde instructeurs zouden hiervoor ingezet kunnen worden. a. Zij moeten zoveel mogelijk objectieve criteria meekrijgen om alle chauffeurs gelijk te kunnen beoordelen. b. Elke nieuwe chauffeur moet binnen de eerste drie maanden een bezoek van de instructeur hebben gehad; c. Elke chauffeur boven de 70 jaar moet minimaal 1x per jaar en alle andere chauffeurs 1x per twee jaar op de bus worden bezocht. d. In overleg met ded coördinator wordt een bezoekschema opgesteld. e. De instructeur rapporteert zijn bevindingen aan de coördinator. Instructeur is een nieuwe functie. Een instructeur is een vrijwilliger met een grote ervaring als chauffeur en een groot verantwoordelijkheidsgevoel. 7
Voorstellen a. Het aanstellen van meerdere instructeurs voor het instrueren en bewaken van de vaardigheden van de chauffeurs zoals beschreven onder de punten 4 t/m 10. b. De technisch coördinator stelt een programma op voor de punten 4 en 5 zodat de kwaliteit wordt bereikt. c. Objectieve criteria opstellen voor de periodieke controle van de chauffeurs. Overweging Inzet instructeurs en/of mysterie guests. 115 chauffeurs (2011) met enige regelmaat controleren is een grote klus. Uitgaande van de hierboven beschreven uitgangspunten betekent dit: Op basis van de ledenlijst van 4 januari 2010 hebben 17 leden die dit jaar 70 worden of ouder zijn. Dat betekent dus 17 + (95 17):2 = 56 bezoeken per jaar! Dat is dus net iets meer dan één bezoekje per week. Om dat een beetje in verhouding te zetten: dat is ongeveer gelijk aan een chauffeur die één keer in de twee weken 4 uur rijdt. 3. Materiaal/materieel Onze vereniging beschikt momenteel over 5 busjes. De technisch coördinator is verantwoordelijk voor de inzet en staat van onderhoud van deze busjes. 1. Bij schades heeft hij tot taak de schade zo snel mogelijk bij de concessiehouder te melden, te zorgen dat schadeformulieren op de juiste wijze worden ingevuld en stuurt deze op naar de concessiehouder. 2. Als de bus niet meer kan rijden zorgt hij dat er vervangend vervoer geregeld wordt. 3. Hij stelt een bus beschikbaar voor het proefrijden van (nieuwe) chauffeurs. 4. Hij is, in overleg met wegbeheerder(s) verantwoordelijk voor het instellen van omleidingsroutes. Hij meldt de omleidingen bij de concessiehouder en aan de webmaster ter plaatsing op website ten behoeve van de passagiers. De informatie aan de chauffeurs loopt via de coördinator, de informatie aan de passagiers loopt via de website en/of een mededeling in de bus. Uitsluitend in overleg met en met instemming van de technisch coördinator mag gebruik gemaakt worden van een bus buiten de dienstregeling om. 8