Project GGINO Gegevensmodel voor Gemeentelijke Inventarisaties in het Openbaar domein Projectnaam Behorend tot GGINO Gegevensmodel voor Gemeentelijke Inventarisaties in het Openbaar domein Stad Aalst - dienst Juridische zaken en bestuursondersteuning (team Strategische planning en EISW) Projectleider Joris Verbeken, Stad Aalst - dienst Juridische zaken en bestuursondersteuning (team Strategische planning en EISW) Intern: dienst Juridische zaken en bestuursondersteuning - team Strategische planning en EISW dienst Onderhoud openbaar domein dienst Leefmilieu Extern: voorzitter Business-analyst & data modellerin teamverband met e De klankbordgroep zorgt voor een groot deel van de inhoudelijke input. Deze inhoudelijke input zal worden geregistreerd onder de vorm van een issuelog. De klankbordgroep wordt minimaal drie en maximaal vijf keer samengeroepen Intern: dienst Juridische zaken en bestuursondersteuning - team Strategische planning en EISW dienst Onderhoud openbaar domein dienst Leefmilieu dienst Cultuur, jeugd en sport dienst Facility dienst Planning, stadsvernieuwing en wonen ambtenaar noodplanning Extern: Vlaamse Vereniging voor Steden en Gemeenten (VVSG) Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen (AGIV) Ambtenaars uit andere Vlaamse steden en gemeenten Ambtenaars uit provinciebesturen Lesgevers en onderzoekers uit Hoger Onderwijs (vb bachelor Agro- en biotechnologie, bachelor Landschaps- en tuinarchitectuur) Vlaamse Vereniging voor Openbaar Groen Agentschap voor Natuur en Bos en / of Instituut voor Natuur- en Bosonderzoek. (Veerle Heyens?) Politie Brandweer Andere instanties (vb departement LNE, ANB?) Business-analyst & data modeller e
Link met beleids- en beheerscyclus Samenvatting SD 1: Aalst is een authentieke, aantrekkelijke en charmante woonstad, met maximale sociale Cohesie SD 2: Aalst is een modeldienstverlener voor zijn burgers: efficiënt, performant en bereikbaar Context: In de externe omgevingsanalyse, die onderdeel is van de toelichting bij het meerjarenplan 2014 2019 1, worden volgende zaken over het openbaar domein vermeld: We wensen een Openbaar Domein dat net is, in goede toestand, conform aan de wetgeving, aangepast aan het gebruik, duurzaam beheerd en veilig. Het openbaar domein wordt in volgende inhoudelijke clusters opgesplitst en met algemene cijfergegevens meer uitgediept: Wegen en pleinen Riolen en waterzuivering Onbevaarbare waterlopen Parken, plantsoenen en begraafplaatsen Openbare verlichting Op vlak van onderhoud van dit openbaar domein wordt vermeld dat stadsreiniging, onderhoud en kleine herstellingen aan wegen, afwatering en signalisatie en het beheer van parken, plantsoenen en begraafplaatsen vooral door de eigen onderhoudsdiensten gebeurt. Vanuit de invalshoek van het Milieu in Aalst wordt gesteld dat de stad Aalst waardevolle stukken natuur en groen in de open ruimte bevat. Naast de dragers van de natuurlijke structuur (Dender- en beekvalleien en de boscomplexen) zijn de grote (parken) en kleine groenentiteiten (kijkgroen, groen rondom parkeerplaatsen, groen rondom scholen, speeltuinen, woonwijken, kerken en sportvelden) ecologisch waardevol. Omschrijving van het project De Aalsterse diensten Onderhoud openbaar domein (cluster Interne ondersteuning) en Leefmilieu (cluster Ruimtelijke ordening, wonen, economie milieu) hebben nood aan een inventaris van entiteiten in het openbaar domein. Dienst Onderhoud openbaar domein wenst te weten wat allemaal door de stad Aalst beheerd en onderhouden moeten worden. Dit is een essentiële databron voor het gericht sturen van het onderhoud in functie van mens- en materiaaluren, wat sterk bepalend is voor de uiteindelijke totale kostprijs van dit onderhoud. De dienst Leefmilieu wil daarnaast ook weten welke elementen in het openbaar domein ecologisch waardevol zijn en/of bijdragen aan de omgevingskwaliteit. Een inventaris die rekening houdt met deze verschillende invalshoeken dringt zich op. Een duurzaam datamodel De stad Aalst is niet de enige gemeente die nood heeft aan een inventaris. Sommige gemeenten hebben een beperkte inventaris. Andere hebben dan weer een zeer uitvoerige relationele databank. Soms wordt de inventaris beperkt tot groenobjecten, terwijl in andere gevallen ook andere gegevens zoals fietsenstallingen, hondentoiletten en 1 Stad Aalst: Meerjarenplan 2014-2019 (http://www.aalst.be/documenten/beleid/strategisch%20meerjarenplan/meerjarenplan_2014-2019_aalst.pdf)
types verhardingen worden bijgehouden. Tot op heden is een generiek datamodel, dat bruikbaar is voor verschillende lokale besturen, doorheen deze afzonderlijke initiatieven nog niet opgesteld. Met dit project willen we, op basis van de input van verschillende externe partners, een datamodel opstellen dat niet alleen binnen de stad Aalst kan worden gebruikt. We zijn er van overtuigd dat een gemeenschappelijk model ook door andere gemeenten erg nuttig kan zijn. Daarnaast zal een gemeenschappelijk datamodel ook voor andere belanghebbenden, zoals vb. in kader van open data-initiatieven of voor softwareontwikkelaars, bruikbaar zijn. Aan de hand van dit datamodel hopen we dan ook dat de effectieve inventarisatie van gegevens ook op lange termijn bruikbaar zal zijn. Partners Het spreekt voor zich dat in eerste instantie inhoudelijke input zal gevraagd worden aan andere steden en gemeenten. Zij zullen er immers voor zorgen dat de expertise binnen dit domein doorheen Vlaanderen zo maximaal mogelijk zal worden gedeeld. De Vlaamse Vereniging voor Steden en Gemeenten (VVSG) is als koepelorganisatie van de Vlaamse gemeentebesturen en OCMW s een sterke partner. De VVSG wil dit project ten volle mee ondersteunen. De VVSG zal in dit project vooral als platform dienen om andere geïnteresseerde gemeenten mee rond de tafel te krijgen. Daarnaast beschikt de VVSG over ervaring en expertise binnen tal van domeinen. Het GRB is als grootschalig referentiebestand sinds 2013 gebiedsdekkend. Aangezien het Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen (AGIV) de gegevens van het GRB beheert vormt zij een logische partner. Het AGIV wil dit project mee ondersteunen. Het intern verzelfstandigd agentschap E-government van de Provincie Oost- Vlaanderen (Piva egov) wil mee ondersteunen. Er is ook reeds mondeling overleg geweest met andere potentiële partners (vb Intercommunale Leiedal, Piva egov). Daarnaast kan het ook wenselijk zijn om vertegenwoordigers vanuit het onderwijs tot de klankbordgroep uit te nodigen (vb: opleidingen bachelor groenmanagement, bachelor landschaps- en tuinarchitectuur, ) Het projectteam moet ook nog bepalen of we ook software-leveranciers uitnodigen, vanuit hun specifieke ervaring met vroegere initiatieven. Gewenste resultaten Bereik van het project Dit project zal een data- of gegevensmodel opleveren dat moet dienen als basis voor inventarisaties van alle entiteiten in het openbaar domein waar de stad Aalst in haar werking mee te maken heeft. Dit datamodel heeft als scope alle entiteiten in het openbaar domein waar de stad Aalst als lokale overheid in haar normale werking mee te maken heeft. Doorheen het project moet bewaakt worden dat de inbreng vanuit andere partners ten volle moet worden meegenomen, maar steeds vanuit het oogpunt dat de gegevens binnen de stad Aalst bruikbaar moeten zijn. Het datamodel moet zodanig worden opgesteld dat eventuele verdiepingen en/of verrijkingen op het datamodel weliwaar mogelijk zijn, maar dat deze in het geval ze voor de stad Aalst niet bruikbaar zijn, niet worden meegenomen in het definitieve model. Een weloverwogen gebruik van issuelogs moet er voor zorgen dat deze opmerkingen die als buiten scope worden behandeld,
wel effectief niet verloren gaan en kunnen worden meegenomen in een vervolgtraject. Afhankelijkheden Bekendmaking en draagvlak via diverse kanalen Degelijke documentering van het volledige proces, om maximale duurzaamheid te garanderen (open data-principe) Aandachtspunten Impact op organisatieprocessen Een degelijke rolverdeling tussen projectleider, klankbordgroepvoorzitter, business analyst & data modeller en de inhoudelijke is belangrijk. Dit project heeft als doel om bij te dragen aan de ondersteuning van alle stadsdiensten die op basis van deze gegevens hun werking kunnen verbeteren. Resources (raming) - Profielen Business analyst & data modeller in teamverband met inhoudelijke : externe resource, voor een maximumbedrag van 25 000 EUR excl. BTW, gedragen door de Stad Aalst - Profiel voorzitter ; extern - Profiel Projectleider ; intern, gedragen door de Stad Aalst - Profiel lid van de klankbordgroep ; extern, gedragen door de afzonderlijke organisaties die deelnemen aan de klankbordgroep - broodjesmaaltijden klankbordgroepsessies (3-5 sessies), gedragen door de Stad Aalst
Governance Project Datamodel Inventaris Openbaar domein Projectleider (Stad Aalst - 14 d) Projectleider (Stad Aalst - 14 d) Business Analyst DM (Extern - 12 d) Business Analyst DM (Extern - 12 d) dienst Onderhoud openbaar domein dienst Leefmilieu dienst Cultuur, jeugd en sport dienst Planning, stadsvernieuwing & wonen dienst Facility ambtenaar noodplanning, GROEP 1 GROEP 2 GROEP 3 GROEP 4 GROEP 5 AGIV, VVSG, Provincies Hoger onderwijs, steden en gemeenten, Politie, Brandweer, softwareleveranciers (?), VVOG (?),
Globale Planning van het Project Geef in onderstaande tabel de belangrijkste beslissings-/opleveringsmomenten weer Beschrijving van de concrete oplevering Datum Verantwoordelijke 0 Bepaling scope, haalbaarheid, interne aftoetsing 1 Agenderen principe raamcontract Technische ondersteuning door ICTprofielen 15 maart 2015 Projectleider 16 maart 2015 Projectleider 2 Goedkeuring offerte april 2015 Projectleider 3 Organisatie klankbordgroepsessies mei juni juli augustus 2015 4 Verwerking klankbordgroepsessies juli augustus september - oktober 2015 5 Finalisering, presentatie en validatie datamodel september - oktober november 2015 Versiebeheer Geef hier het overzicht van de verschillende versies van het document. Versienr Datum Aanpassing 01 8 april 2015 Externe projectfiche, op basis van interne projectfiche