Bijzonder bestek nr. VGC2015/DFB/Aankoop/AB/77

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/77 29/6/2015 1 Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Begroting Dienst Aankoop Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel Bijzonder bestek nr. VGC2015/DFB/Aankoop/AB/77 Open offerteaanvraag voor het ontwikkelen van het intranet van de Vlaamse Gemeenschapscommissie in het nieuwe CMS-platform Drupal De opdracht is een opdracht voor diensten zoals bepaald in de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006. De opdracht zal gegund worden overeenkomstig de hiernavolgende contractuele voorwaarden, geldend als bijzonder bestek. Openingszitting : donderdag 6 augustus 2015 om 11 uur in het administratiehuis van de Vlaamse Gemeenschapscommissie, Emile Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel.

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/77 29/6/2015 2 Inhoud DEEL 1 ALGEMENE BEPALINGEN...4 A. AANBESTEDENDE OVERHEID... 4 B. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT... 4 C. GUNNINGSWIJZE... 4 D. DUUR VAN DE OVEREENKOMST... 4 E. INFORMATIESESSIE... 5 F. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE... 5 G. LEIDENDE DIENST LEIDEND AMBTENAAR... 5 H. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT... 5 I. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE... 6 J. PRIJSBEPALING... 8 K. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER... 8 L. UITSLUITINGS- EN SELECTIECRITERIA... 8 M. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES... 10 N. TAALGEBRUIK... 10 O. GUNNINGSCRITERIA... 11 P. VERBINTENISTERMIJN... 12 Q. UITVOERING VAN DE DIENSTEN... 12 R. BORGTOCHT... 12 S. BETALINGSMODALITEITEN... 13 T. AANBESTEDINGSBERICHTEN EN RECHTZETTINGEN... 13 U. GESCHILLEN.... 13 DEEL 2 TECHNISCHE BEPALINGEN... 14 A. SITUERING VAN DE OPDRACHT... 14 B. CONCRETE VEREISTEN... 15 C. IMPLEMENTATIE... 17 D. OPLEIDING... 17 DEEL 3 OFFERTE... 18 DEEL 4 - BIJLAGEN... 22 BIJLAGE A. WIREFRAMES... 22 BIJLAGE B. SITE-MAP... 22 BIJLAGE C. DESIGN... 22 BIJLAGE D. DEFINITIE CONTENTTYPES... 22

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/77 29/6/2015 3 OPGELET, ZEER BELANGRIJK!!! De Vlaamse Gemeenschapscommissie is onderworpen aan de wetgeving op de overheidsopdrachten. Gevolg hiervan is dat offertes die niet conform de wetgeving zijn niet in overweging kunnen genomen worden. Gelieve dan ook, vóór de offerte in te dienen, volgende zaken goed te controleren: Check de dossiers op hun volledigheid. Ingediende offertes kunnen achteraf niet meer gewijzigd worden. Een offerte mag geen verklaringen bevatten die strijdig zijn met het bestek, anders wordt ze onontvankelijk verklaard. Elke leverancier mag slechts 1 offerte indienen. Enkel indien dit vermeld is in het bestek mogen varianten ingediend worden. Let op, als u meerdere mogelijkheden vermeldt terwijl dit niet toegestaan is, kan uw offerte ongeldig zijn. Zorg dat alle documenten gedateerd en ondertekend zijn. Voeg een bewijs bij de offerte waaruit blijkt dat de ondertekenaar wettelijk bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen en een offerte, overeenkomst te ondertekenen voor de firma. Deze bevoegdheid kan bewezen worden: - aan de hand van de statuten van de firma waarin bepaald wordt wie bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes. - of aan de hand van een verslag van de raad van bestuur, waarin de beslissing wordt genomen om aan één of meer leden de bevoegdheid te geven om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes...; Gebruik het bijgevoegde offerteformulier.

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/77 29/6/2015 4 DEEL 1 ALGEMENE BEPALINGEN A. AANBESTEDENDE OVERHEID Deze opdracht wordt uitgeschreven door de Vlaamse Gemeenschapscommissie (VGC), vertegenwoordigd door het College, waarvoor optreedt, de heer Eric Verrept, leidend ambtenaar van de administratie. Voor bijkomende inlichtingen over deze opdracht kunt u een bericht zenden naar aankoop@vgc.be. De Vlaamse Gemeenschapscommissie is een overheidsinstelling bevoegd voor culturele, onderwijs- en persoonsgebonden materies binnen het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. Haar opdracht ligt in het ontwikkelen en ondersteunen van een open Nederlandstalig netwerk van diensten en voorzieningen op alle terreinen van haar bevoegdheden: cultuur, onderwijs, welzijn en gezondheid. Zo neemt de VGC bijvoorbeeld initiatieven en subsidieert en investeert ze: in eigen onderwijsinstellingen, schoolgebouwen, speelpleinen; in gemeenschapscentra; in jeugd- en sportverenigingen, sociaal-culturele verenigingen, waaronder migrantenverenigingen, in bibliotheken en andere culturele initiatieven; in voorzieningen voor welzijnswerk, jeugdzorg, opvang voor kinderen, ouderen,... en gezondheidszorg. B. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van diensten. De opdracht betreft: Deel 1: het ontwikkelen van het intranet van de Vlaamse Gemeenschapscommissie in het nieuwe CMS-platform Drupal van de VGC Deel 2: het onderhoud (Drupal support) van het aangepaste intranet Meer info over de opdracht staat beschreven in deel 2 Technische bepalingen. De opdracht omvat één enkel perceel. C. GUNNINGSWIJZE De gunning van de opdracht gebeurt via open offerteaanvraag. D. DUUR VAN DE OVEREENKOMST De opdracht begint op de dag na kennisgeving van de opdracht. Deel 1 van de opdracht (ontwikkelen van het intranet in het CMS-platform Drupal) wordt uitgevoerd binnen een termijn van ongeveer 3 maanden. Deel 2 van de opdracht (Drupal support) wordt afgesloten bij contract van onbepaalde duur. De overeenkomst is door beide partijen jaarlijks opzegbaar per aangetekend schrijven, mits naleving van een opzegtermijn van 3 maanden. De opdracht wordt onmiddellijk en van rechtswege stopgezet ingeval dwingende bepalingen van overheidswege dit noodzakelijk maken.

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/77 29/6/2015 5 E. INFORMATIESESSIE Er wordt een informatiesessie georganiseerd op vrijdag 17 juli 2015 om 10 u in het administratiehuis Renaissance, Emile Jacqmainlaan 135 te 1000 Brussel. De kandidaat-inschrijvers mogen vragen stellen. De vragen die gesteld worden, moeten vóór woensdag 15 juli 2015 aan de aanbestedende overheid bezorgd worden via e-mail op het volgend adres: aankoop@vgc.be. De aanbestedende overheid neemt alle vragen en antwoorden op in een proces-verbaal dat zal gepubliceerd worden na de informatiesessie. Kandidaat-inschrijvers kunnen dit proces-verbaal steeds opvragen bij de aanbestedende overheid (per e-mail naar aankoop@vgc.be). F. INDIENEN EN OPENEN VAN DE OFFERTE De offerte wordt bezorgd aan: Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Begroting Aankoop T.a.v. Ann Boulangier Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel De opening van de offertes zal gebeuren in openbare zitting op donderdag 6 augustus om 11 uur op bovenstaand adres. De offertes worden vóór de openingszitting ingediend. Offertes kunnen op papier ingediend worden per drager tegen ontvangstbewijs of met de post. Een digitale kopie wordt op drager (bij voorkeur USB-stick) in de binnenste omslag gestoken waarin de papieren versie van de offerte wordt ingediend. De offertes worden in een omslag gestoken die wordt gesloten. Op deze omslag dienen de volgende vermeldingen te worden aangebracht: - het nummer van het bestek: VGC2015/DFB/Aankoop/AB/77 - de uiterste datum en het uur van de opening van de offertes: 06/08/2015 om 11 u Deze omslag wordt gestoken in een tweede omslag met de volgende vermeldingen: - het nummer van het bestek: VGC2015/DFB/Aankoop/AB/77 - Het adres van de bestemmeling - het woord offerte in de linkerbovenhoek G. LEIDENDE DIENST LEIDEND AMBTENAAR De leidende dienst is de entiteit ICT en Communicatie. Enkel de entiteit is bevoegd voor de controle en het toezicht op de opdracht. De leidend ambtenaar (die een ambtenaar van de aanbestedende overheid zal zijn) zal worden aangeduid in de kennisgeving van de gunning van de opdracht. H. WETGEVING EN DOCUMENTEN VAN TOEPASSING OP DE OPDRACHT Voor zover er in dit bestek niet van wordt afgeweken, zijn enkel de hierna vermelde reglementeringen van toepassing op de opdracht, met uitsluiting van eventuele verkoopsvoorwaarden opgelegd door de inschrijver:

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/77 29/6/2015 6 1. de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; 2. het koninklijk besluit van 15 juli 2011 plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren; 3. het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken; 4. de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; 5. alle wijzigingen aan de voormelde wetten en besluiten die van toepassing zijn op de dag van de opening van de offertes; 6. alle specifieke wettelijke bepalingen, die betrekking hebben op de aangeboden diensten; 7. het onderhavig bijzonder bestek VGC2015/DFB/AANKOOP/AB/77; 8. de goedgekeurde offerte. Op de aangegane verbintenis is het Belgisch recht van toepassing. Elk geschil dat hierop betrekking heeft, behoort tot de bevoegdheidssfeer van het Belgisch gerecht. De onder 1 tot 4 vermelde teksten van de reglementering op de overheidsopdrachten kunnen geraadpleegd worden via de website http://publicprocurement.be van de Federale Overheidsdienst Kanselarij. I. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE De offerte bestaat uit een offerteformulier met bijlagen. Deze documenten worden opgesteld in het Nederlands. Iedere inschrijver mag slechts één offerte indienen voor deze opdracht. Het aanbieden van meer dan één offerte leidt tot de nietigheid van de offerte. De offerte wordt in één papieren exemplaar en één digitale kopie (bij voorkeur op USB-stick) opgemaakt. De inschrijver is verplicht het bij dit bestek gevoegde offerteformulier te gebruiken. Indien toch andere documenten worden gebruikt, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier. Door het neerleggen van zijn offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, zelfs als deze op de één of andere bijlage zijn vermeld in zijn offerte. In de offerte worden de volgende inlichtingen vermeld: Administratieve gegevens de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver, of, indien het een vennootschap betreft, haar handelsnaam of benaming, juridische vorm, nationaliteit en maatschappelijke zetel; het nummer en de benaming van de rekening die de inschrijver bij een financiële instelling geopend heeft; de naam en handtekening van de persoon bevoegd om de offerte te ondertekenen; de hoedanigheid van de persoon die de offerte ondertekent; de datum waarop voormelde persoon de offerte heeft ondertekend; het telefoon-, faxnummer en e-mailadres waarop deze persoon kan bereikt worden; het btw-nummer;

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/77 29/6/2015 7 het volledige registratienummer bij de Kruispuntbank van de Ondernemingen; het registratienummer bij de RSZ. Financiële gegevens - het dagtarief (8 werkuren) voor het profiel van een projectleider, in functie van het ontwikkelen van het Intranet in Drupal (exclusief btw) en het bedrag van de btw; in cijfers:. in letters: het bedrag van de btw:.... - het dagtarief (8 werkuren) voor het profiel van een Drupal-ontwikkelaar, in functie van het ontwikkelen van het Intranet in Drupal), (exclusief btw) en het bedrag van de btw; in cijfers:. in letters: het bedrag van de btw:.... - het uurtarief voor het profiel van een Drupal-medewerker, in functie van het onderhoud van het intranet (Drupal support), (exclusief btw) en het bedrag van de btw; in cijfers:. in letters: het bedrag van de btw:.... De prijzen worden in de offerte opgegeven in euro tot 2 cijfers na de komma. De bijgevoegde inventaris wordt volledig en nauwgezet ingevuld. Technische gegevens De inschrijver geeft een gedetailleerde omschrijving van hoe de opdracht zal uitgevoerd worden en die de opdrachtgever in staat stelt de gunningscriteria te beoordelen. Concreet bevat de offerte een uitvoerige beschrijving van: - de functionele en technische waarde van de ontwikkeling; - de inhoud van het onderhoudscontract Drupal support. Documenten te voegen in bijlage: - Voor ieder door een gevolmachtigde ingediende offerte, voegt de gevolmachtigde bij zijn offerte een bewijs waaruit blijkt dat de ondertekenaar wettelijk bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen en een offerte, overeenkomst te ondertekenen voor de firma. Deze bevoegdheid kan bewezen worden : aan de hand van de statuten van de firma waarin bepaald wordt wie bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes ; of aan de hand van een verslag van de raad van bestuur, waarin de beslissing wordt genomen om aan één of meer leden de bevoegdheid te geven om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes... ; - het overzicht van de omzetcijfers van de jaren 2012, 2013 en 2014; - de jaarrekening van de jaren 2012, 2013 en 2014;

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/77 29/6/2015 8 - een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst met referenties van opdrachten die de inschrijver in de loop van de laatste drie jaar heeft gerealiseerd en die relevant zijn in de context van onderhavig bestek; - een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst met de identiteit en een opsomming van de studie- en beroepskwalificaties van het personeel (projectleider en ontwikkelaar(s)) dat voor het uitvoeren van deze opdracht zou aangesteld worden. Alle documenten en andere stukken die bij de offerte worden gevoegd, moeten gedateerd en ondertekend worden door de inschrijver. J. PRIJSBEPALING Dit is een opdracht tegen eenheidsprijs. Voor deel 1 van de opdracht (ontwikkelen van het intranet in het CMS-platform Drupal) geeft de inschrijver in zijn offerte: - het dagtarief (8 werkuren) voor het profiel van een projectleider - het dagtarief (8 werkuren) voor het profiel van een Drupal-ontwikkelaar Voor deel 2 van de opdracht (Drupal support) geeft de inschrijver in zijn offerte: - het uurtarief voor het profiel van een Drupal-medewerker die het onderhoud zal uitvoeren. Alle prijzen vermeld in het offerteformulier worden verplicht uitgedrukt in euro. Alle verschuldigde taksen, rechten en kosten moeten in de prijs begrepen zijn met uitzondering van de btw. Het bedrag van de btw wordt afzonderlijk vermeld. Voor de onderhavige opdracht is geen prijsherziening van toepassing. K. AANSPRAKELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENER De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen. L. UITSLUITINGS- EN SELECTIECRITERIA De inschrijvers worden getoetst aan de hiernavolgende uitsluitings- en selectiecriteria. Enkel de offertes van de inschrijvers die voldoen aan deze criteria worden aanvaard, voor zover de ingediende offertes administratief en technisch regelmatig zijn. 1. Uitsluitingscriteria Door het indienen van een offerte verklaart de kandidaat of inschrijver op erewoord zich niet in één van de uitsluitingsgevallen te bevinden, zoals bedoeld in de artikels 61 en 62 van het KB van 15 juli 2011 Plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren. De aanbestedende overheid zal de juistheid van deze impliciete verklaring op erewoord onderzoeken bij de inschrijver wiens offerte het best gerangschikt is. Indien nodig zal zij de betrokken inschrijver vragen binnen de termijn die zij aanduidt, de inlichtingen of documenten te bezorgen die toelaten zijn persoonlijke toestand na te gaan. Een kandidaat of inschrijver kan van de deelname aan een opdracht worden uitgesloten indien bij dit nazicht zou blijken dat de verklaring op erewoord niet overeenstemt met zijn persoonlijke toestand op de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes. Een dergelijke uitsluiting is eveneens mogelijk indien tijdens het verloop van de procedure zou blijken dat de persoonlijke toestand van de kandidaat of van de inschrijver niet meer in overeenstemming is met de verklaring op erewoord.

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/77 29/6/2015 9 Eerste uitsluitingscriterium De Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat is onderworpen aan de wet van 27 juni 1969 tot herziening van de besluitwet van 28 december 1944 betreffende de sociale zekerheid der arbeiders moet in orde zijn met zijn verplichtingen ten overstaan van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid. Hij wordt geacht in orde te zijn met voormelde verplichtingen indien blijkt dat hij ten laatste daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes: - aan de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid al de vereiste aangiften heeft toegezonden, tot en met diegene die slaan op het voorlaatste afgelopen kalenderkwartaal voor de ontvangst van de offertes en - op deze aangiften geen verschuldigde bijdragen van meer dan 3.000 euro moet vereffenen, of voor die schuld uitstel van betaling heeft verkregen waarvan hij de afbetalingen strikt in acht neemt. De inschrijver, gevestigd in een ander land, moet voldaan hebben aan de verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid, overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Tweede uitsluitingscriterium Wordt in elk stadium van de gunningprocedure uitgesloten tot de toegang ertoe, de leverancier die bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan waaraan de aanbestedende overheid kennis heeft, veroordeeld is voor: - deelname aan een criminele organisatie zoals bedoeld in artikel 324bis van het Strafwetboek; - omkoping zoals bedoeld in artikel 246 van het Strafwetboek; - fraude zoals bedoeld in artikel 1 van de overeenkomst aangaande de bescherming van de financiële belangen van de gemeenschap, goedgekeurd door de wet van 17 februari 2002; - witwassen van geld als bedoeld in artikel 3 van de wet van 11 januari 1993 tot voorkoming van het gebruik van het financieel stelsel voor het witwassen ven geld en de financiering van terrorisme. Derde uitsluitingscriterium. De inschrijver mag niet in één van de volgende gevallen verkeren: - in staat van faillissement of van vereffening verkeren, zijn werkzaamheden hebben gestaakt of een gerechtelijk akkoord hebben bekomen, of in een overeenstemmende toestand verkeren als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in de nationale wetgevingen en reglementeringen; - aangifte hebben gedaan van zijn faillissement, een procedure van vereffening of een gerechtelijk akkoord aanhangig hebben of een gelijkaardige procedure lopende hebben bestaande in de nationale wetgevingen en reglementeringen. Vierde uitsluitingscriterium. De inschrijver mag niet, bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld zijn geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast. Vijfde uitsluitingscriterium. De inschrijver mag bij zijn beroepsuitoefening geen ernstige fout hebben begaan, vastgesteld op gronden die de aanbestedende overheden aannemelijk kunnen maken. Bovendien, verbindt de inschrijver, door de ondertekening van zijn offerte, zich tot het naleven van de normen bepaald in de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), en in het bijzonder: - het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930 en verdrag nr. 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957);

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/77 29/6/2015 10 - het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); - het recht van organisatie en collectief overleg (verdrag nr. 98 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); - het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (verdrag nr. 100 betreffende de gelijke verloning, 1951 en verdrag nr. 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); - de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet naleven van de hierboven vermelde verdragen zal dus worden beschouwd als een ernstige fout bij de beroepsuitoefening in de zin van artikel 61 2 4 van het KB van 15 juli 2011. Zesde uitsluitingscriterium. De inschrijver moet in orde zijn met de betaling van de verschuldigde directe belastingen en van de verschuldigde btw. Zevende uitsluitingscriterium. De inschrijver mag zich niet in ernstige mate schuldig hebben gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar in het raam van deze opdracht. 2. Selectiecriteria m.b.t de financiële en economische draagkracht van de inschrijver De financiële en economische draagkracht wordt beoordeeld op basis van de omzetcijfers van de laatste 3 jaren. De inschrijver voegt bij de offerte het overzicht van deze omzetcijfers van de jaren 2012, 2013 en 2014; de jaarrekening. De inschrijver voegt bij de offerte de jaarrekening van de jaren 2012, 2013 en 2014. 3. Selectiecriteria m.b.t. de technische capaciteit van de inschrijver Zijn bekwaamheid toont de inschrijver aan door bij zijn offerte: een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst te voegen met referenties van opdrachten die de inschrijver in de loop van de laatste drie jaar heeft gerealiseerd en die relevant zijn in de context van onderhavig bestek; een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst te voegen met de identiteit en een opsomming van de studie- en beroepskwalificaties van het personeel (projectleider en ontwikkelaar(s)) dat voor het uitvoeren van deze opdracht zou aangesteld worden. M. REGELMATIGHEID VAN DE OFFERTES De offertes van de inschrijvers zullen worden onderzocht op het vlak van hun regelmatigheid. Onregelmatige offertes zullen geweerd worden. Enkel regelmatige offertes komen in aanmerking om getoetst te worden aan de gunningscriteria. N. TAALGEBRUIK De inschrijver gebruikt uitsluitend het Nederlands in zijn schriftelijke en mondelinge communicatie met het opdrachtgevend bestuur. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan het bestuur een vertaling eisen.

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/77 29/6/2015 11 O. GUNNINGSCRITERIA Voor het bepalen van de meest gunstige offerte op economisch vlak zullen de regelmatige offertes worden getoetst aan een reeks gunningscriteria. De gunningscriteria zullen gewogen worden om een eindklassement te bekomen. De gunningscriteria zijn de volgende: Gunningscriterium 1: De prijs weging 40 punten Voor de beoordeling van de prijs worden - 30 punten toegekend voor deel 1 van de opdracht (20 punten op basis van het dagtarief van een Drupal-ontwikkelaar en 10 punten op basis van het dagtarief van een projectleider); - 10 punten voor deel 2 van de opdracht (uurtarief van een Drupal-medewerker, die het onderhoud zal uitvoeren) Alle scores worden opgeteld om de eindscore voor het criterium prijs te bepalen. De prijs wordt beoordeeld op basis van de ingediende prijzen, exclusief btw en op basis van de volgende formule: P= P 1 + P 2 + P 3 waarbij Voor deel 1: P 1 = 20 X Pm 1 /Po 1, waarbij P 1 = de punten voor het dagtarief van een Drupal-ontwikkelaar voor de onderzochte offerte Pm 1 = de prijs van de laagste offerte Po 1 = de prijs van de onderzochte offerte 20 = het aantal toe te kennen punten P 2 = 10 X Pm 2 /Po 2, waarbij P 2 = de punten voor het dagtarief van een projectleider voor de onderzochte offerte Pm 2 = de prijs van de laagste offerte Po 2 = de prijs van de onderzochte offerte 10 = het aantal toe te kennen punten Voor deel 2: P 3 = 10 X Pm 3 /Po 3, waarbij P 3 = de punten voor het uurtarief van een Drupal-medewerker (onderhoud) voor de onderzochte offerte Pm 3 = de prijs van de laagste offerte Po 3 = de prijs van de onderzochte offerte 10 = het aantal toe te kennen punten Gunningscriterium 2: De functionele waarde weging 40 punten De functionele waarde van de offerte wordt beoordeeld op basis van de gedetailleerde beschrijving van hoe de opdracht zal uitgevoerd worden en waarin de functionele waarde van de ontwikkeling uitvoerig wordt beschreven, rekening houdend met de functionele vereisten, zoals bepaald in deel 2 van onderhavig bestek. Gunningscriterium 3: De technische waarde weging 10 punten

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/77 29/6/2015 12 De technische waarde van de offerte wordt beoordeeld op basis van de gedetailleerde beschrijving van hoe de opdracht zal uitgevoerd worden en waarin de technische waarde van de ontwikkeling uitvoerig wordt beschreven, rekening houdend met de technische vereisten, zoals bepaald in deel 2 van onderhavig bestek. Gunningscriterium 4: De inhoudelijke waarde van het onderhoudscontract weging 10 punten Bij de beoordeling van dit criterium wordt ten minste rekening gehouden met: - een upgrade van Drupal 7.x indien vereist; - oplossen van bugs die zijn vastgesteld buiten de garantieperiode; - oplossen van implementatiefouten; - de ondersteuning als de admin-gebruiker niet meer weet hoe hij verder moet en ondersteuning wenst; - de timing waarbinnen de dienstverlening kan geboden worden. De quotering voor de gunningscriteria worden opgeteld. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de hoogste eindquotering, nadat de aanbestedende overheid de juistheid van de impliciete verklaring op erewoord m.b.t. de uitsluitingscriteria heeft nagegaan en op voorwaarde dat uit de controle blijkt dat deze verklaring overeenkomt met de werkelijkheid. P. VERBINTENISTERMIJN De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van 90 kalenderdagen. Deze termijn gaat in de dag na de opening van de offertes. Q. UITVOERING VAN DE DIENSTEN Termijnen De opdracht moet worden uitgevoerd binnen een termijn van ongeveer 3 maanden te rekenen vanaf de dag die volgt op de kennisgeving van de gunning van de opdracht. Er wordt uitgegaan van onderstaand chronologisch tijdschema: 1. toewijzing 2. kick-off binnen de twee weken na de toewijzing 3. start implementatie 4. ontwikkeling Intranet-website 5. evaluatie en bijsturing Het onderhoudscontract wordt afgesloten voor onbepaalde duur. Personeel Indien het personeelslid dat in de offerte wordt aangeduid voor het uitvoeren van de opdracht, door omstandigheden buiten de wil van de opdrachtnemer, de opdracht niet kan uitvoeren, kan een vervangend personeelslid aangesteld worden. De identiteit en de studie- en beroepskwalificaties van het personeelslid dat voorgesteld wordt, worden schriftelijk bezorgd aan het opdrachtgevend bestuur. Het vervangend personeelslid kan uitsluitend in overleg met en na akkoord van het opdrachtgevend bestuur aangesteld worden voor het uitvoeren van de opdracht. Evaluatie Indien tijdens de uitvoering van de opdracht fouten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer gemeld worden. De dienstverlener is verplicht om niet conform uitgevoerde diensten te herbeginnen. Als de opdracht uitgevoerd is, zal een evaluatie gemaakt worden van de kwaliteit en conformiteit van uitgevoerde opdracht. Niet behoorlijk of niet conform uitgevoerde opdrachten zullen moeten herbegonnen worden. R. BORGTOCHT Voor deze opdracht is geen borgtocht vereist.

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/77 29/6/2015 13 S. BETALINGSMODALITEITEN De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van dertig dagen vanaf de datum van beëindiging van deel 1 van de opdracht, om de formaliteiten betreffende de keuring en/of de voorlopige oplevering te vervullen en aan de leverancier kennis te geven van het resultaat daarvan. Voor de prestaties geleverd op basis van het onderhoudscontract loopt de verificatietermijn (max. 30 dagen) per uitgevoerde opdracht. De betaling van het aan de leverancier verschuldigde bedrag vindt plaats binnen de betalingstermijn van dertig dagen, na het beëindigen van de keuring/voorlopige oplevering van de opdracht. De prestaties in uitvoering van het onderhoudscontract (deel 2 van de opdracht) kunnen per afzonderlijke opdracht gefactureerd worden. De betaling zal geschieden op basis van regelmatige en juist opgestelde facturen, te onderwerpen aan de btw, opgemaakt op naam van: Vlaamse Gemeenschapscommissie Directie Financiën en Begroting Financiële dienst Emile Jacqmainlaan 135 1000 Brussel De factuur vermeldt een detail van de geleverde prestaties. Enkel behoorlijk uitgevoerde diensten mogen gefactureerd worden. De factuur moet opgesteld worden in euro. T. AANBESTEDINGSBERICHTEN EN RECHTZETTINGEN De in het Bulletin der Aanbestedingen aangekondigde en gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen, evenals de berichten en rechtzettingen over deze aanneming maken integraal deel uit van het bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee te houden. U. GESCHILLEN Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands.

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/77 29/6/2015 14 DEEL 2 TECHNISCHE BEPALINGEN A. SITUERING VAN DE OPDRACHT 1. Huidige toestand Het huidige intranet is sinds 2001 online. Deze site is een statische html-site die gehost wordt op een server binnen de VGC en enkel toegankelijk is via het netwerk van de VGC (Toegang via Active Directory/LDAP): - voor de personeelsleden van de VGC in het administratiegebouw aan de Emile Jacqmainlaan; - voor de personeelsleden van de VGC in de externe gebouwen (gemeenschapscentra, OCB, eigen onderwijsinstellingen.) via digi-pass op een beperkt aantal PC s. De updates van het intranet gebeuren nu door het team digitale communicatie. Voor deze updates is specifieke html-kennis en toegang tot de servers nodig. Het intranet is opgebouwd volgens de interne structuur van de organisatie met een aparte personeelsrubriek. Voor de inhoud van de site zijn de verschillende directies/diensten zelf verantwoordelijk. De huidige VGC-websites voor het internet zijn ontwikkeld in Drupal 7.x. Er is technische kennis van Drupal aanwezig binnen het team digitale communicatie. Een aantal sites zijn volledig ontwikkeld door het team digitale communicatie. 2. Opdracht Deze opdracht betreft fase 2 van het intranet. Het doel in deze fase blijft nog steeds het elektronisch delen van informatie binnen een organisatie. Het is nog niet de bedoeling om naar een soort samenwerkingsplatform te gaan zoals met Sharepoint ontwikkeld kan worden. Dat vraagt een grondige functionele analyse, een wijziging in de werkprocessen, grote betrokkenheid van personeelsleden en een groot budget. We voorzien dit voor een volgende fase. In fase 2 wordt enkel de statische site technisch aangepast aan het nieuwe CMS-platform Drupal van de VGC. Tegelijkertijd wordt van de gelegenheid gebruik gemaakt om de structuur grondig te verbeteren en enkele nieuwe functionaliteiten in te bouwen dankzij Drupal-modules. Deze stap heeft de volgende voordelen: - toegang via internet voor alle personeelsleden van de VGC mits koppeling met Active Directory en een paswoord voor externe collega s (gemeenschapscentra, eigen schoolinstellingen, MuntPunt, kabinetten.); - de toegang kan aangepast worden per groep gebruikers, indien nodig met specifieke leesrechten (bvb. gebaseerd op dienst, per gebouw ); - ontwikkeling met beperkt budget en betrokkenheid van een beperkt aantal personeelsleden; - ontwikkeling in korte tijd; - de webredacteurs van de verschillende diensten kunnen de inhoud van het intranet zelf aanpassen (tijdwinst, betrokkenheid ); - informatie-structuur wordt herbekeken in functie van thema s en taken; - gebruiksvriendelijker; - nieuwe en verbeterde functionaliteiten.

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/77 29/6/2015 15 3. Doelgroepen - alle VGC-personeelsleden, ongeacht de standplaats: administratie o Emile Jacqmainlaan o Technologiestraat Onderwijscentrum Brussel, Marcqstraat 22 gemeenschapscentra: o VGC-personeelsleden o personeelsleden van vzw s gemeenschapscentrum eigen onderwijsinstellingen: o Zaveldal o Kasterlinden o CLB Kabinetten MuntPunt: o VGC-personeelsleden jeugdcentrum Aximax revalidatiecentrum De Poolster 4. Grondige voorbereiding door het team digitale communicatie van de VGC vindt u in bijlage. - uitwerking wireframes - vormgeving - analyse verschillende contenttypes - analyse verschillende views B. CONCRETE VEREISTEN Deel 1 van de opdracht bestaat concreet uit de ontwikkeling en installatie van de intranet-website in Drupal: 1. Projectleider De opdracht moet onder toezicht van een projectleider uitgevoerd worden. De projectleider wordt door de opdrachtnemer aangesteld. 2. Technisch - ontwikkeling in Drupal 7.x. De Inschrijver zal met Core en Contributed Drupal modules werken. Het gebruik van Custom modules is niet toegelaten, tenzij na grondige analyse en in overleg met de VGC; - alle gewenste functionaliteiten kunnen geïmplementeerd worden in een standaard Drupal; - integratie met Active Directory / LDAP: de site intern hosten op de Drupal-server van de VGC, zodat integratie LDAP daar waar nodig mogelijk is opmerking: niet alle users zitten in LDAP de toegang kan aangepast worden per groep gebruikers, indien nodig specifieke leesrechten (bvb. gebaseerd op dienst, per gebouw ); - beheer toegang : door ICT van de VGC; - interne toepassingen die toegankelijk zijn via het VGC-netwerk blijven enkel toegankelijk voor gebruikers van het VGC-netwerk.

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/77 29/6/2015 16 3. Structuur navigatie De wireframes, contenttypes, vormgeving en de site-map zijn in detail uitgewerkt door de VGC: - wireframes : homepage, landingspagina en inhoudspagina s met gerelateerde info (bijlage A) - site-map (bijlage B) - Vormgeving (bijlage C) - definitie contenttypes (bijlage D) 4. Functionaliteiten - online formulieren (e-loket): o waar nodig eerst doelgroep aanduiden o met goedkeuringsmechanisme; - waar nodig documenten online via workflow; - kalender: o verschillende types/rubrieken waarop gefilterd kan worden: vorming, collegedata, evenementen o mogelijkheid om een maandoverzicht te krijgen o te relateren aan een inhoudspagina; - (dienst)mededelingen : Wat je zeker zou moeten weten : o visueel verschil tussen: gelezen / ongelezen o deadline aan (dienst)mededeling hangen (datum tot ) o inclusief archief o te relateren aan een inhoudspagina; - mogelijkheid om filmpjes te plaatsen op homepage en op gewone contentpagina; - telefoongids: o LDAP synchronisatie o moet werken als een gouden gids : opzoeken : opzoeken op een deel van functie/trefwoorden, naam/voornaam, of in de lijst van directies, diensten, gebouw o bepaalde velden in eigen profiel (zie footer) kunnen aanpassen: foto, trefwoorden, opmerking o e-mailen naar een geselecteerde groep o lijst trekken van een geselecteerde groep, gesorteerd op 3 niveaus, zelf te bepalen (bv naam, directie, locatie.) o contactpersoon te relateren aan een inhoudspagina o migratie van huidige databank naar het contenttype personeelsleden ; - betere/uitgebreide zoekmachine: o zoeken op een woord of een combinatie van woorden o ook pdf, doc, excel doorzoekbaar o filteren op soort documenten o van A tot Z; - inhoudspagina: o gerelateerde info aan een inhoudspagina kunnen aanduiden via taxonomie o contact, e-loket (formulieren), dienstmededelingen, documenten (handleidingen.), kalender-item (overzicht); - faq (veelgestelde vragen): techniek met antwoord of uitleg die uitschuift ; - nieuwsbriefmodule Simplenews aan intranet hangen om op eenvoudiger wijze de nieuwsbrieven op te stellen en te versturen; - views (zie bijlagen): o dienstmededelingen o in de kijker (verschillende rubrieken : Brusseltip, taaltips, collega in de kijker, ) o vormingsaanbod o vacature; - broodkruimel;

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/77 29/6/2015 17 - google analytics; - media gallery: Er moet een bibliotheek van documenten, afbeeldingen, video s, thematisch kunnen aangemaakt worden. Deze kan dan aangewend worden om te linken vanuit verschillende contenttypes; - eventueel zakelijk sociaal medium zoals bv. Yammer integreren. 5. Vormgeving Design is ontwikkeld door de VGC (voorbeeld van de homepage bijlage C). Deel 2 van de opdracht betreft het onderhoudscontract Drupal support Het onderhoudscontract moet minimaal bevatten: - upgrades van Drupal-modules 7.x; - oplossen van bugs die zijn vastgesteld buiten de garantieperiode; - oplossen van implementatiefouten; - ondersteuning als de admin-gebruiker niet meer weet hoe hij verder moet en ondersteuning wenst. De inschrijver dient : - de diensten die in het onderhoudscontract vervat zijn te omschrijven met inbegrip van hun servicelevel; - de procesflow van een interventievraag te beschrijven. C. IMPLEMENTATIE Voor de implementatie en opstart wordt samengewerkt met de interne medewerkers van de VGC die beschikken over de nodige ervaring en kennis. De ontwikkeling gebeurt in de kantoren van de VGC samen met de Drupal-ontwikkelaar van het team digitale communicatie. Bij dit team is de kennis van Drupal 7.x aanwezig en kunnen bepaalde onderdelen (bepaalde contenttypes, views enz ) intern ontwikkeld worden. Door deze samenwerking kan de technische documentatie door het team zelf opgemaakt worden en is er geen technische opleiding nodig. De analyse met site-map, wireframes, vormgeving, definitie van contenttypes zijn reeds in detail uitgewerkt door het team digitale communicatie van de VGC, evenals de vormgeving (zie bijlage A, B, C en D). Om dit project te realiseren wordt uitgegaan van volgend chronologisch schema: 1. toewijzing 2. kick-off binnen de twee weken na de toewijzing 3. start implementatie 4. ontwikkeling Intranet-website 5. evaluatie en bijsturing D. OPLEIDING Door de samenwerking van het team webmasters van de VGC en de Drupal-ontwikkelaars van de firma kan de technische documentatie door het team van de VGC zelf opgemaakt worden en is er ook geen technische opleiding nodig. De opleiding van de webredacteurs in Drupal gebeurt intern en zal door de dienst digitale communicatie gegeven worden.

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/77 29/6/2015 18 DEEL 3 OFFERTE VLAAMSE GEMEENSCHAPSCOMMISSIE - Aankoop Betreft: Open offerteaanvraag voor het ontwikkelen van het intranet van de Vlaamse Gemeenschapscommissie in het nieuwe CMS-platform Drupal Bestek nr. VGC2015/DFB/Aankoop/AB/77 1. OFFERTEFORMULIER A. ADMINISTRATIEVE GEGEVENS De ondergetekende: (naam en voornaam) Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats: (volledig adres) ofwel 1 De vennootschap: (firmanaam of benaming) Juridische vorm: Nationaliteit: Maatschappelijke zetel: (volledig adres) Rekeningnummer: Op naam van: Vertegenwoordigd door: ondergetekende(n) Hoedanigheid: Telefoonnummer: Faxnummer: E-mailadres: Ondernemingsnummer: Registratienummer bij de RSZ: verbindt of verbinden zich tot de uitvoering, overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van voornoemd bestek, van de in dit bestek beschreven opdracht met betrekking tot het ontwikkelen van het intranet van de Vlaamse Gemeenschapscommissie in het nieuwe CMS-platform Drupal. Naam:. Handtekening: Datum:. 1 Doorhalen wat niet van toepassing is INGEVULD TERUG TE STUREN

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/77 29/6/2015 19 B. FINANCIËLE GEGEVENS - het dagtarief (8 werkuren) voor het profiel van een projectleider, in functie van het ontwikkelen van het intranet in Drupal (exclusief btw) en het bedrag van de btw; in cijfers:. in letters: het bedrag van de btw:.... - het dagtarief (8 werkuren) voor het profiel van een Drupal-ontwikkelaar, in functie van het ontwikkelen van het intranet in Drupal, (exclusief btw) en het bedrag van de btw; in cijfers:. in letters: het bedrag van de btw:.... - het uurtarief voor het profiel van een Drupal-medewerker, in functie van het onderhoud van het intranet (Drupal support), (exclusief btw) en het bedrag van de btw; in cijfers:. in letters: het bedrag van de btw:.... De prijzen worden in de offerte opgegeven in euro tot 2 cijfers na de komma. De bijgevoegde inventaris wordt volledig en nauwgezet ingevuld. C. TECHNISCHE GEGEVENS De inschrijver geeft een gedetailleerde omschrijving van hoe de opdracht zal uitgevoerd worden en die de opdrachtgever in staat stelt de gunningscriteria te beoordelen. Concreet bevat de offerte een uitvoerige beschrijving van: - de functionele en technische waarde van de ontwikkeling; - de inhoud van het onderhoudscontract Drupal support. Naam:. Handtekening: Datum:. INGEVULD TERUG TE STUREN

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/77 29/6/2015 20 D. BIJLAGEN Worden als bijlage bij de offerte gevoegd: - een bewijs waaruit blijkt dat de ondertekenaar wettelijk bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen en een offerte, overeenkomst te ondertekenen voor de firma. Deze bevoegdheid kan bewezen worden: aan de hand van de statuten van de firma waarin bepaald wordt wie bevoegd is om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes.; of aan de hand van een verslag van de raad van bestuur, waarin de beslissing wordt genomen om aan één of meer leden de bevoegdheid te geven om de firma te vertegenwoordigen bij het ondertekenen van overeenkomsten, offertes... - het overzicht van de omzetcijfers van de jaren 2012, 2013 en 2014; - de jaarrekening van de jaren 2012, 2013 en 2014.; een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst met referenties van opdrachten die de inschrijver in de loop van de laatste drie jaar heeft gerealiseerd en die relevant zijn in de context van onderhavig bestek.; - een door de inschrijver gedagtekende en ondertekende lijst met de identiteit en een opsomming van de studie- en beroepskwalificaties van het personeel (projectleider en ontwikkelaar(s)) dat voor het uitvoeren van deze opdracht zou aangesteld worden. Alle documenten en andere stukken die bij de offerte worden gevoegd, moeten gedateerd en ondertekend worden door de inschrijver. E. DOORHALINGEN, OVERSCHRIJVINGEN, AANVULLINGEN OF WIJZIGINGEN Zowel in de offerte als in de bijlagen moeten doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen door de inschrijver of zijn gemachtigde ONDERTEKEND worden. Dit geldt ook wanneer er correctievloeistof gebruikt wordt. Naam:. Handtekening: Datum:. INGEVULD TERUG TE STUREN

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/77 29/6/2015 21 2. INVENTARIS Te uit te voeren / ontwikkelen onderdeel KICK-OFF Voorbereiding en Kick-off ONTWIKKELING Setup Drupal setup Installatie en configuratie contrib modules Homepage Header / menu Breadcrumbs Footer Theming Basic theming Print css Functionaliteiten / contenttypes Formulieren met goedkeuringsmechanisme Documenten online via workflow Kalender Dienstmededelingen Zoekfunctie Inhoudspagina FAQ Nieuwsbriefmodule Simplenews + emailtemplate Vacatures contenttype view integratie in andere VGC-Drupalsites Telefoongids Opzoeken op naam/voornaam, functie/trefwoorden, directie, dienst, locatie Profiel + eigen profiel kunnen aanpassen LDAP synchronisatie zoekresultaten downloaden als xls naar zoekresulaten kunnen e-mailen Integratie Yammer Implementatie google analytics Algemene modules media galerij DEPLOYMENT Deployment en configuratie productie Drupal MIGRATIE / INTEGRATIE Authenticatie via LDAP Telefoongids (xls-bestand inlezen) Uren Drupalontwikkelaar Uren Projectleider Naam:. Handtekening: Datum:. INGEVULD TERUG TE STUREN

VGC2015/DFB/Aankoop/AB/77 29/6/2015 22 DEEL 4 - BIJLAGEN BIJLAGE A. WIREFRAMES BIJLAGE B. SITE-MAP BIJLAGE C. DESIGN BIJLAGE D. DEFINITIE CONTENTTYPES INGEVULD TERUG TE STUREN