NOTULEN Algemene Ledenvergadering SBV maandag 15 mei 2017. Maandag 15 mei 2017, All American Bowling en Party Lounge Sittard aanvang 19.00 uur. 1) De leden van de Sittardse Bowlingvereniging (SBV) worden van harte welkom geheten voor de ALV door de voorzitter, waarmee de vergadering is geopend. 2) De voorzitter geeft de vergadering te kennen dat, voordat de vergadering wordt voortgezet, de secretaris graag even het woord tot de vergadering wil richten: Voordat we beginnen met de behandeling van de notulen zou ik graag twee dingen willen zeggen: a) We hebben in de vorige ALV afgesproken dat de notulen van de desbetreffende vergadering kort na de vergadering op de site gepubliceerd zouden gaan worden. Jullie hebben kunnen constateren dat dat niet is gelukt. Ik ga niet zoeken naar goedkope smoesjes, maar kan alleen aangeven dat dat niet meer gaat gebeuren. Op korte termijn zullen de concept notulen op de site gepubliceerd worden. b) Verder heb ik ook in de vorige vergadering opmerkingen gekregen na het versturen van de uitnodiging voor de ALV, te weten dat men er niet van gediend is dat zijn of haar e-mail adres publiekelijk bekend wordt. Mails horen in BCC verstuurd te worden. Ik heb toen aangegeven dat de opmerking terecht is, en dat ik er de volgende keer beter op zou letten. Zo gezegd, zo gedaan. Ik weet zeker dat ik de adressen in BCC aangeklikt heb, toch heb ik kennelijk iets verkeerd gedaan. Een volgende keer zal dit niet meer gebeuren, al moet ik een ieder afzonderlijk mailen. Voor beide feiten mijn oprechte excuses. De presentielijst is rondgegaan en geeft het volgende resultaat: a) Afmeldingen : Hans Wagner, Trudy en John Frijns b) Aanwezigen in willekeurige volgorde: Nico Derks, Harald Buchholz, Thijs van de Wall, Marion Goldsmid, Guido Vluggen, Christianne Kerckhoff, Yvonne Maassen, Dianne Whyte, Maurice Michiels, Henk Bok, Harold Zillekens, Brian Zillekens, Joyce Paes, Henny Geilen, Mirande Spinder (namens Zoë de Haan), Dago Luyten, Jean Fransen, Jan Cremers, Zoë de Haas (Max), Patrick Tribulet, Fred Claessen, Jordi Putman, Victor Michiels, Kristin Rothbart, Liesbeth Michiels, Henri Extra, Michael Extra, Wil Michiels, Dagmar Buchholz, Sandra Bergsma (Justin), Nicole Somers (Jarno), Mayk de Haan, Suzan Pfoster, Herman Goldsmid, Ralph Konte (Ivan). 35 personen waarvan 30 leden en 5 ouders. Intussen zijn stemformulieren uitgereikt voor latere momenten in de vergadering. Bij voortzetting van de vergadering blijkt de voorzitter agendapunt 8 te gaan behandelen voor de notulen. 8) Voorstel tot aanpassingen van diverse reglementen. Hiervoor is een praatpaper opgezet en uitgereikt aan de aanwezigen met het verzoek Dit even door te lezen waarna het punt voor punt wordt besproken. Voor de inhoud van het praatpapier verwijzen wij naar de bijlage ( let wel dit zijn voorstellen, geen besluiten)
a) Lidmaatschapsgelden 2017-2018 Vooruitlopend op het financieel jaarverslag en de begroting wordt besloten de contributie voor het seizoen 2017-2018 NIET te verhogen. De verhoging van de bijdrage aan de NBF wordt gedragen door de SBV. De leden wordt verzocht de contributie / lidmaatschapsgeld op tijd te betalen. Zie hiervoor ook naar de mededelingen op de site. b) Leagues Aanmelden voor de diverse leagues graag voor 1 juli, er zijn nog plaatsen voor nieuwe teams. Uiterste datum aanmelding is 1 augustus, dit in verband met het opstellen van het wedstrijdschema. Het voorstel met betrekking tot het aanvangsgemiddelde is integraal en zonder wijziging aangenomen. Het voorstel met betrekking tot de pacers wordt met 8 tegen 12 stemmen aangenomen. c) Reserves De 3 beschreven opties leiden tot een uitvoerige discussie. Uiteindelijk worden ze in stemming gebracht en blijken 21 stemmen voor voorstel 1, 1 stem voor optie 2 en 0 stemmen voor optie 3. Daarmee verandert er niets ten aanzien van de bestaande regeling inzake reserve spelers. d) Bye Tijdens leaguewedstrijden waar slechts 10 of minder teams aan deelnemen, komt het regelmatig voor dat teams die spelen op de buitenste banen, mogelijk hinder hebben van recreanten die juist spelen op de banen 11 en 12. Er zijn teams en spelers die hier heel veel moeite mee hebben. Regelmatig is gevraagd of het mogelijk is om het team dat moet spelen tegen de Bye, dit te laten doen op de buitenste baan, zodat de hinder beperkt wordt. Het banenschema voorziet hier niet in, het is vrij stug. Op elke speeldag het team dat tegen de bye speelt op een binnenbaan te laten ruilen met de teams die spelen op de buitenste banen, is een optie die een ander mogelijk risico met zich meebrengt: de kans is groot dat een team te vaak op een zelfde baan gaat spelen, waardoor competitievervalsing kan ontstaan. Unanieme conclusie: laten bij het oude en probleem proberen op te lossen samen met het bowlinghuis. e) Shirts De jeugd huurt SBV shirts onder betaling van een borg. Bij de senioren loopt het gebruik van de SBV shirts niet echt soepel. Op momenten dat er een representerend team moet aantreden zijn er onvoldoende shirts beschikbaar, omdat deze nog in gebruik zijn bij MTL spelers. Het bestuur wil in deze dezelfde werkwijze hanteren als bij het ter beschikking stellen van de shirts aan de jeugd. Middels een overeenkomst, betaling van een huurbedrag en een borgsom. Het voorstel om alle teams die uitkomen in de nationale of regionale trio league, het shirt van de SBV te moeten laten dragen, stuit op verzet. Hierbij worden argumenten aangehaald als: ruimte geven voor eventuele eigen sponsoren (immers SBV draagt geen euro bij aan de deelnemende teams), en de eigen keuze van het team staat voor sommige teams voorop. Dit voorstel wordt dan ook afgezwakt tot een verzoek waarbij de SBV de mogelijkheid beidt om het shirt middels huur ter beschikking te stellen.
Er wordt ook de vraag gesteld waarom er toch een sponsornaam op het SBV shirt terecht is gekomen, daar waar de SBV in het verleden afstand nam van sponsoring in het algemeen. De voorzitter antwoord hierop met het gegeven dat de shirts anders aanmerkelijk duurder zouden zijn voor de SBV. De voorzitter vraagt de teams van de diverse leagues om in unieke shirts te spelen. De regels worden in dit opzicht helaas niet strikt nageleefd, maar ook niet strikt gehandhaafd. De voorzitter zal dit tijdens de feestavond ook zijdelings ter sprake brengen. f) Roken Omdat het door sommige spelers als storend wordt ondervonden dat hun tegenspelers tussen de games ff een sigaretje gaan roken, maar ook regelmatig langer wegblijven dan gewenst, brengt het bestuur dit voorstel in. Zodoende wil zij het soms als te lang ervaren oponthoud als gevolg van een zelf ingelaste rookpauze, in te korten. Ook hier ontstaat een discussie. Uiteindelijk wordt uitgesproken dat er meer sprake moet zijn van wederzijds begrip. Het voorstel om tussen de 2 e en 3 e game de rookpauze te laten zijn wordt met meerderheid aangenomen. Gevraagd wordt wel om deze pauze, ten behoeve van de niet-rokers, zo kort mogelijk te laten zijn. Een vergelijking met handhaving van het nuttigen van alcohol tijdens de league en handhaving van deze rookpauzemaatregel wordt aangehaald. De vergadering ziet in dat dit gelijk staat aan het vergelijken van appels met peren. En deze discussie eindigt snel zonder dat hier om maatregelen gevraagd wordt. Het gebruik van E-sigaretten buiten de spelers ruimte is door het bowlinghuis niet verboden en wordt door de SBV ook niet verboden. g) Gebruik GSM / Tablet / Ipad Om het gebruik van gsm s en dergelijke te willen reguleren is een illusie. Het is of helemaal verbieden of niet. Een beperkt gebruik is niet te handhaven. Vandaar dat op een andere regel in het sportreglement gewezen wordt en waar op gehandhaafd kan worden. En wel de regel dat de speler op tijd op de baan klaar moet staan om zijn of haar worp te doen. Spelers hebben in deze een maatschappelijke verantwoordelijkheid en medespelers (zowel tegen als ook teamspelers ) kunnen desbetreffende speler hierop aanspreken. Het gebruik van oordopjes / hoofdtelefoons wordt liever niet gezien, kan echter niet verboden worden. h) Leaguegelden Betaling van de leaguegelden is geregeld in het huisleaguereglement. Hierin staat iets over sanctie bij niet betaling, maar niet welke. Voorgestelde sanctie in de vorm van puntenaftrek, wordt nu aangenomen en gevraagd wordt zorg te dragen voor naleving. Daarnaast worden de enveloppen met leaguegeld vaak niet of incompleet afgegeven tijdens een leagueavond. Besloten wordt dat de envelop met leaguegeld voor aanvang van de wedstrijd afgegeven moet worden aan de verantwoordelijke persoon. Indien het bedrag in de envelop meer bedraagt als het te betalen leaguegeld wordt dit gezien als een dotatie aan de pot met prijzengeld. i) Verwerking scores De leaguesecretaris zal er op toezien dat de scores nog op dezelfde avond verwerkt zullen worden. Daar waar bovenstaande besluiten aanleiding zijn tot aanpassing van het huisleaguereglement zal dit als een nieuw document op de site gepubliceerd worden.
3) Notulen ALV 12-06-2016 Er worden geen opmerkingen geplaatst bij de notulen. Zij zijn dan bij deze als zodanig vastgesteld. 4) De secretaris neemt het secretarieel jaarverslag punt voor punt door. e) Vanuit de ouders wordt de opmerking gemaakt dat de oudercommissie niet echt actief is geweest. Op enig moment heeft Miranda zich teruggetrokken. De oudercommissie heeft zich buitenspel gezet. Met de benoeming van Christianne als bestuurslid jeugdzaken was er een schakel tussen bestuur en ouders. Wellicht dat de oudercommissie nieuw leven ingeblazen moet worden. De nabije toekomst zal dit gaan uitwijzen. Verder wordt opgemerkt dat er een evaluatie plaats moet vinden met alle jeugdleden en niet alleen de trainende jeugdleden. Mayk reageert op het gedeelte dat de ontwikkelingen kort na het Driekoningentoernooi beschrijft. Hij vindt dat een en ander wel erg summier is beschreven. De secretaris geeft aan dat een uitvoerige weergave van de gebeurtenissen geen bijdrage levert aan het verslag. Ook na de hierop volgende discussie maakt duidelijk dat deze affaire nog niet is afgesloten. Deze passage krijgt geen aanvulling, het beschrevene is een neutrale weergave van de feiten. 5) Jaarverslag penningmeester 2016 a) De penningmeester licht het uitgereikte financiële jaarverslag verder toe. Het eindresultaat laat een positief saldo zien van ca 1700,--. En met name de post jeugdzaken valt lager uit dan begroot. Dit wordt met name verklaard uit het gegeven dat het bestuur voor dit jaar een vervolgtraining voor de jeugdtrainer gepland had. Dit is door de eerder beschreven ontwikkelingen niet ingevuld. Michael constateert dat er teveel geld in kas is en vraagt het bestuur wat zij hier mee denkt te doen. Het bestuur zal met voorstellen terugkomen. Intentie is om alle leden mee te laten profiteren van het al jaren geleden opgebouwde saldo, en niet een select groepje van spelers. Verder wordt gevraagd wat het saldo is voor de 50+ en de G bowlers. Het saldo van de 50+ staat als schuld op de balans, samen met het opgebouwde prijzengeld. Een saldo voor de G- bowlers is niet te zien op de balans. Maar dit bedrag is bekend, en de g-bowlers hoeven niet te vrezen dat dit bedrag opgaat in de exploitatie. b) De begroting wordt zonder wijzigingen aangenomen. 6) De kascontrolecommissie brengt verslag uit van haar controle. Conclusie: de kaskommissie stelt op grond hiervan de ledenvergadering voor aan het bestuur van de Sittardse Bowling Vereniging décharge te verlenen voor de verslagperiode 1 januari 2016 t/m 31 december 2016. Op grond van dit gegeven verleent de ALV décharge aan het bestuur. 7) Contributievoorstel 2017-2018 De ALV gaat, als onder het naar voren gehaalde agendapunt 8, accoord met het contributievoorstel. Verder ziet de ALV de plannen van het bestuur graag voor 31 december 2017 tegemoet. 8) Dit agendapunt is naar voren gehaald en reeds beschreven.
9) Verkiezing bestuursleden: In een eerdere ALV is de opmerking gemaakt dat over personen schriftelijk gestemd moet worden., vandaar dat iedereen een stembiljet heeft gekregen. Verder worden Jan Cremers en Christianne belast met de taak van stemcommissie a) Jean is herkiesbaar en wordt met 32 ja stemmen herkozen. b) Dago is aftredend penningmeester. De voorzitter dankt hem voor zijn inbreng als bestuurslid en penningmeester gedurende de vele jaren dat hij als zodanig actief was en overhandigd hem een kleine attentie. Maurice Michiels was de enige kandidaat voor deze functie en ook hij wordt met 32 stemmen verkozen. Proficiat. Als gevolg hiervan heeft Wil te kennen gegeven niet langer als lid van de kascontrolecommissie te kunnen functioneren, gelet op de familiaire band. Mevr Zoë de Haas (moeder van een jeugdlid) heeft zich aangeboden de vrijgekomen plaats in te willen vullen. 10) Binnengekomen brieven voor ALV. Hans Wagner heeft een brief gestuurd met een tweetal vragen: a) Zijn eerste vraag had betrekking op het oliepatroon voor de dinsdagavond. De late league is de enige league die niet speelt op een vers patroon en hij is van mening dat zowel de vroege als de late in een gezamenlijk overleg dienen te bepalen hoe het patroon voor het komend seizoen eruit dient te zien. Het kan toch niet zo zijn dat de late een patroon door de strot geduwd krijgt. Overleg is hier wenselijk. De vroege eerder en de late later laten beginnen om tussentijds baanonderhoud te plegen is praktisch gezien geen wenselijke optie. Gezamenlijk overleg is goed idee. De voorzitter zal dhr Wagner persoonlijk antwoorden. b) Zijn tweede vraag ging over de inzet van reservespelers. Dit is in agendapunt 8 uitgesproken en ook dit zal door de voorzitter teruggekoppeld worden naar dhr Wagner. c) Bowler van het jaar 2016-2017 gaf veel commentaar. Kan niet meer als zodanig voortgezet worden. Er werden een aantal alternatieven naar voren geschoven. Uiteindelijke conclusie: er komt geen alternatief. 11) Rondvraag a) Webmaster: Rudi heeft het bestuur laten weten dat het bestuur naar een nieuwe webmaster uit moest gaan kijken. Na jaren van tomeloze inzet was voor hem het moment daar om het stokje over te gaan geven. Rudi wordt (ook al is hij niet aanwezig) bedankt voor het vele goede werk dat hij hiervoor heeft gedaan. Victor Michiels heeft te kennen gegeven deze taak van Rudi over te willen nemen. Hij zal contact opnemen met Rudi voor een soepele overdracht. b) Michael Extra stelt de vraag: stel ik wil een team inschrijven voor een nationale league en ik treedt op als sponsor en teamcaptain en het team betaalt alles zelf (inschrijfgeld, reiskosten,leaguegeld enz) Joss krijg ik dan van jou namens de SBV een handtekening op het inschrijfformulier? Na een aantal over en weer vragen en antwoorden kon deze vraag bevestigend beantwoord worden. c) Michael uit verder kritiek op de info op de site. Info wordt niet of laat geplaatst. denk aan info over 300 games, de datum en inhoud feestavond, tussenstanden Sittardse
verenigingskampioenschappen. Verplaatsing van de feestavond van de zaterdag naar de vrijdag is niet gecommuniceerd via de site. d) Verder vindt hij dat het bestuur een passieve houding heeft, hij mist interactie met het bestuur; betreurt het dat het bestuur oud bestuursleden niet gebruikt als een vraagbaak. Daar zit immers ook nog veel kennis en bereidheid om mee te denken en /of mee te werken. Zo is ook Jean regelmatig hulp aangeboden voor het organiseren van de Sittardse. Jean heeft hier nooit gebruik van gemaakt. e) Het bestuur zegt toe dat de ALV komend seizoen eerder in het jaar gaat plaatsvinden. Eind van het seizoen is laat, zijn dan drukke tijden met diverse landelijke en regionale finales. Het bestuur zal er op toezien dat een en ander beter / eerder gecommuniceerd gaat worden via de site. Daarnaast gaan we een jaarkalender plaatsen waarin nu al een aantal data vastgelegd gaan worden als de volgende ALV de Sittardse verenigingskampioenschappen en andere door de SBV te organiseren toernooien. f) Henri vraagt zich af of criteria bekend zijn voor diverse selecties? Bij wie ligt dit? Voor het seizoen 2016-2017 heeft het bestuur dit in handen gelegd bij Harold Zillekens. Hij zou uit de beschikbare spelers komen tot passende teams. g) Mayk merkt op dat uitslagen van de Sittardse jeugd kampioenschappen niet op de site terug te vinden zijn, terwijl deze reeds 2 weken geleden zijn gespeeld. h) Komt er nog een evaluatie SO jeugd? Finale in Hoofddorp is in Bakerformat. Gaan we als SBV wel meedoen? Is twijfelachtig. Als het aan Harold ligt gaan we niet, met bakerformat spelen de spelers geen hele game maar om beurten een frame. Kans dat je dan erg weinig ballen gooit is dan er groot. Jean laat weten dat de SBV jeugd al is aangemeld en dat terugtrekken niet wenselijk is. Laat jeugd zelf ervaren hoe om te gaan met dit team-event. Aan en afmeldingen voor jeugdwedstrijden lopen in de toekomst via Christianne (jeugdzaken). i) Onlangs had Mayk een akkefietje bij de balreturn in de spelersruimte met een tegenstander. Regel is dat spelers die niet aan de beurt zijn achter de approach moeten blijven. Fatsoenregel is wel dat je de tegenstander niet mag hinderen. Mekaar hierop aanspreken mag, helpt het niet dan assistentie van leaguesecretaris inroepen of aanwezig bestuurslid. j) Marion vraagt zich af waarom aan het begin van de league dubbel betaald moet worden? Betaling is een soort borgstelling en niet verschijnen op de laatste speeldag wordt daarmee tegengegaan. Als spelers moeite hebben met deze dubbele betaling, kan dit aangekaart worden en vinden we samen wel een oplossing. k) Nico vraagt wanneer de nieuwe leagues beginnen? Antwoord Joss 28 augustus 2017. l) De feestavond is 26 mei. Er komt een band en er worden snacks geregeld. Heeft bestuur zich gerealiseerd dat een deel van de jeugd dan in het YET in Frankrijk zitten en niet naar de feestavond kunnen komen? Helaas niet gezien, niet meegenomen in de planning. We zullen hier volgend jaar op letten, kunnen echter niet voorkomen dat activiteiten samen vallen. Feestavond is altijd na afsluiting van de league en hierin kun je niet veel meer schuiven. Naar het voorstel om voor de jeugd een aparte feestavond te houden wordt ook gekeken. m) Jan Cremers deelt mede dat er op 29 oktober een toernooi wordt opgezet waarbij een bowler gekoppeld wordt aan een G-bowler. De wedstrijd zal plaatsvinden tussen 10 en 14 uur. Iedereen wordt gevraagd zich hiervoor al op te geven, zodat we er samen een leuke dag van maken. Uiteraard zal een en ander ook via de site gecommuniceerd gaan worden. Verder niets meer aan de orde dank de voorzitter iedereen voor zijn of haar inbreng tijdens deze lange zit en sluit om 21.45 uur de vergadering.