1 Engels 1.1 Cultuurtips voor het Engels Hieronder staan kort enkele aandachtspunten opgesomd. In Europa is het Engels een officiële taal in het Verenigd Koninkrijk (United Kingdom), Ierland (Ireland), Gibraltar en Malta. Pas goed op met het onderscheid Engels, Schots, Welsh of Noord-Iers. Dat kan soms erg gevoelig liggen. Voor het faxen kan het goed zijn erbij stil te staan dat het in het Verenigd Koninkrijk en Ierland het hele jaar door een uur vroeger is dan bij ons. Voor achternamen in Engeland en Amerika geldt dat wanneer een getrouwde vrouw de naam van haar echtgenoot heeft aangenomen, de naam van haar echtgenoot wordt voorafgegaan door haar eigen naam, zonder een koppelteken. Dat is dus precies andersom als hier gebruikelijk is. Engelsen en zeker Ieren zijn vrij snel met het gebruik van voornamen, wat natuurlijk ook makkelijker gaat, aangezien you zowel u als je betekent. Maar in het Verenigd Koninkrijk uit men zich wel subtieler en minder direct dan in Nederland gebruikelijk is. Ook is men vrij beleefd qua uitdrukkingswijze. Gebruik dan ook het woord please zo vaak als mogelijk. 1.2 E-mail In de elektronische Engelstalige briefwisseling zien we een persoonlijkere en beknoptere stijl, waarin ook gebruik wordt gemaakt van spreektaalelementen. In Noord-Amerikaanse e-mails zie je ook regelmatig allerlei nieuwe afkortingen staan. De onderstaande tabel omschrijft de belangrijkste daarvan: AFAIK AGM AKA ASAP BCC BTW As Far As I Know Annual General Meeting Also Known As As Soon As Possible Blind Carbon Copy By The Way 11
hoofdstuk 1 CC FAO FYI IMHO IMO IOW MOM PLS REC D RGDS TBC THX TIA TWIC Carbon Copy, Customer Copy For the Attention Off For Your Information In My Humble Opinion In My Opinion In Other Words Minutes Of Meeting Please Received Regards To Be Considered Thanks Thanks In Advance To Whom It Concerns Wanneer iemand bijvoorbeeld FYI (For Your Information) in de onderwerpsregel van een mailtje ziet staan, wil dat zeggen dat de desbetreffende mail niet noodzakelijkerwijs direct gelezen moet worden, of dat erop gereageerd moet worden. Echt specifieke vertalingen op het gebied van e-mailen zijn er voor het Engels niet te geven, omdat het Nederlands die vrijwel letterlijk heeft overgenomen. Er kan nog wel op worden gewezen dat de gangbare e-mailprogramma s ook spellingcontrole ondersteunen. Let daarbij even op het verschil tussen Brits-Engels en het Amerikaans-Engels. 1.3 De Engelse briefindeling In dit boek is voor de Britse standaard gekozen. De Amerikaanse verschilt op enkele punten. 12
engels 1 Briefhoofd, logo, afzendergegevens Bij zakelijke correspondentie in het Engels worden behalve naam en adresgegevens ook VAT-(btw-)gegevens en dergelijke vaak genoteerd. 3 Datering De datum heeft hier nummer 3 omdat wordt uitgaan van de Nederlandse briefconventies. En daar komt de datum pas na de geadresseerde. Noteer de datum linksboven. In het Engels wordt geen plaatsnaam vermeld. De maanden beginnen altijd met een hoofdletter in het Engels. Gebruik tegenwoordig alleen nog cijfers voor de datumnotitie. Achtervoegsels als 1st of 3rd kunnen achterwege blijven. 2 Geadresseerde Het adres staat links in de brief. Het gebruik van 'ter attentie van' speelt in het Brits niet, omdat de persoon boven het bedrijf staat, in Noord-Amerika gebruikt men Attention. Op de envelop kun je eventueel de volgende afkortingen gebruiken: FAO (for the attention of) of ATTN (for the attention of). Bovenaan komt de naam van de ontvanger voorafgegaan door Mr of Mrs. 13
hoofdstuk 1 Schrijf je naar het Verenigd Koninkrijk, dan is de afkorting Mr of Mrs zónder punt, naar de Verenigde Staten is dat mét punt. Is de huwelijkse staat van een dame onbekend, dan biedt de afkorting Ms uitkomst. Waar relevant kun je hierna de functie op een aparte regel vermelden. De naam van het bedrijf komt pas hierna, een regel lager. Adresopbouw: huisnummer zonder komma vóór de straatnaam. Postbus heet P.O. box. Britse adressen vermelden vaak ook nog de naam van het gebouw en van het graafschap. Noteer plaatsnamen in hoofdletters en bij voorkeur in het Engels. Dit in verband met de postbezorging in het land zelf. Dus London en niet Londen. Postcode (postal code, in de VS: zip code): alfanumeriek (maximaal 7 cijfers en letters). De postcode staat op de een na laatste regel, boven de naam van het land. Naam van het land: op de envelop in het Nederlands, in de brief in het Engels, tenzij je een vensterenvelop gebruikt; want dan moet je het ook in het Nederlands doen. Adresopbouw Britse adressen kunnen vele regels innemen. Verenigd Koninkrijk (United Kingdom) Adresopbouw: huisnummer zonder komma voor de straatnaam. Postcode: alfanumeriek (maximaal 7 cijfers en letters). Postcode: op de laatste regel, boven de landaanduiding. Noot: Britse adressen noemen vaak tevens het gebouw. Ierland (Éire) Adresopbouw: huisnummer zonder komma voor de straatnaam. Postcodes alleen in de hoofdstad Dublin. Malta (Repubblika ta'malta) Adresopbouw: huisnummer met komma voor de straatnaam. Postcode: alfanumeriek (spatie tussen letters en cijfers). Postcode: rechts van de plaatsnaam. 5 Aanhef In de aanhef van een Engelse brief kun je gewoon afkortingen gebruiken, zoals Mr, Ms, Mrs of Ms. Na de aanhef komt tegenwoordig geen komma in het Engels. In de VS komt na de aanhef een dubbele punt. 14
engels De aanhef volgt het adres, dus herhaal Mr, Mrs, Ms in dat geval. Geachte heer Achternaam, Geachte mevrouw Achternaam, Geachte heer/mevrouw, Goed bekend, enige afstand Goed bekend, geen afstand naam bekend onpersoonlijk Dear Mr Achternaam, Dear Mrs Achternaam Dear Sir / Madam Dear Sirs Dear Voornaam Achternaam Dear Voornaam In Ierland of de Verenigde Staten gebruikt men iets sneller de voornaam. 4 Onderwerp, referteregel Het onderwerp komt pas ná de aanhef in Britse handelscorrespondentie. In de Verenigde Staten staat het onderwerp vóór de aanhef, net als bij ons. Het onderwerp staat links op de brief, tenzij er in de huisstijl een andere indeling geldt. In oudere Engelse correspondentie onderstreepte men vaak het onderwerp, maar dit is niet verplicht. Gebruik geen punt aan het eind van de referteregel. uw kenmerk ons kenmerk uw brief van your ref our ref your letter of 27 November 7 Slotformulering, afsluiting De Engelse slotformule is compact en volgt de aanhef: wanneer de naam van de ontvanger genoemd is, schrijf je Yours sincerely. Wanneer je de onpersoonlijke aanhef hebt gebruikt is het Yours faithfully. Ook het informelere (With) kind regards is mogelijk. De slotformule heeft in het Engels nooit een komma aan het eind van de zin. Groot-Brittannië Verenigde Staten Yours sincerely Sincerely yours 8 Ondertekening De ondertekening staat links op de brief. Schrijf de voornaam voluit en gebruik geen initialen. Noteer de functie (met een hoofdletter) of afdeling in de regel eronder. 15
hoofdstuk 1 9 Overige elementen Bijlage(n): Enc(s): (enclosure) Kopie: cc: (certified copy) PS: PS: (postscriptum) 1.4 Adressering: verzendinstructies In Engelse correspondentie kunnen verzendaanwijzingen het beste boven de adressering komen te staan. De volgende vertalingen kunnen daarbij gebruikt worden: Verzendaanwijzingen SPOED NIET VOUWEN AANGETEKEND LUCHTPOST PERSOONLIJK VERTROUWELIJK PER EXPRESSE PER FAX Mailing instructions URGENT DO NOT FOLD REGISTERED MAIL VIA AIRMAIL PERSONAL CONFIDENTIAL SPECIAL DELIVERY VIA FAX / VIA FACSIMILE Afkortingen in adressen In het algemeen is het verstandiger om afkortingen te vermijden. Voor de volledigheid geven we hieronder zowel de gangbare afkortingen als hun vertalingen. Engels Afkorting dept, div VAT e.g. Ltd Ltd conc Enc, Encl. CC approx ie etc pp id incl ult Inc. no Volledig next please department, division value-added tax (Latijn) exempli gratia limited liability company limited liability company concerning enclosure(s) carbon copy approximately id est (Latijn), that is to say et cetera per pro with regard to idem including, inclusive (the 1st) ultimo with regard to, with reference to with reference to, further to your letter Incorporated ( Amerikaans) number Nederlands Afkorting a.s. a.u.b. afd. btw b.v., bijv. (bvb) B.V. BVBA betr. Bijl. c.c. ca. d.w.z. enz. i.o. i.v.m. id. incl. jl. m.b.t. n.a.v. N.V. nr. Volledig aanstaand alstublieft afdeling belasting over de toegevoegde waarde bijvoorbeeld Besloten Vennootschap besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid betreft Bijlage(n) kopie conform circa dat wil zeggen enzovoort in opdracht in verband met idem inclusief jongstleden met betrekking tot naar aanleiding van Naamloze Vennootschap nummer 16