ABLYNX NV. (de Vennootschap of Ablynx )

Transcriptie

1 ABLYNX NV Naamloze Vennootschap die een openbaar beroep heeft gedaan op het spaarwezen Maatschappelijke zetel: Technologiepark 21, 9052 Zwijnaarde Ondernemingsnummer: (RPR Gent) (de Vennootschap of Ablynx ) Limited Liability Company that has made a public call on savings Registered offices: Technologiepark 21, 9052 Zwijnaarde Company number: RPR Ghent (the Company or Ablynx ) MULIER STEMMING PER BRIEF DE JAARLIJKSE ALGEMENE VERGADERING VAN DE VENNOOTSCHAP VAN 30 APRIL 2015 OM 11:00U M MAIL-IN VOTING AT THE ANNUAL GENERAL MEETING OF THE COMPANY OF 30 APRIL 2015 AT 11:00 (CET) Dit formulier dient te zijn ingevuld en geldig te zijn ondertekend, en moet worden opgezonden naar het volgende adres: Ablynx NV Technologiepark 21, 9052 Zwijnaarde België (Belgium) Dit formulier dient ten laatste op 24 april 2015 te zijn ontvangen door de Vennootschap Elke aandeelhouder die per brief stemt, dient de formaliteiten om toegelaten te worden op de Algemene Vergadering (zoals hierna gedefinieerd) te vervullen, zoals deze zijn bepaald in de oproeping voor de Algemene Vergadering Een aandeelhouder die ervoor kiest om per brief te stemmen, mag geen andere wijze van deelname aan de Algemene Vergadering meer kiezen voor het aantal aldus uitgebrachte stemmen 1

2 This form must be filled out and duly executed, and must be sent to the address mentioned above. This form must be received by the Company at the latest on 24 April 2015 A shareholder voting by mail-in vote, must comply with the formalities to participate in the General Meeting (as defined hereafter), as these are provided in the notice for the General Meeting, published on the Company s website ( A shareholder, who has chosen to vote by mail-in vote, cannot choose to participate in the General Meeting in any other way for the number of votes so cast. *** Ondergetekende: The undersigned: Met woonplaats/maatschappelijke zetel te: With address/registered offices at: Geldig vertegenwoordigd door Validly represented by en and [NAAM] [NAME] [FUNCTIE] [CAPACITY] [NAAM] [NAME] [FUNCTIE] [CAPACITY] 2

3 Eigenaar van Owner of [AANTAL] Gewone Aandelen; [NUMBER] Ordinary Shares; waarvan of which [AANTAL] aandelen op naam; en [NUMBER] registered shares; and [AANTAL] gedematerialiseerde aandelen; en [NUMBER] dematerialised shares; and [AANTAL] Warrants [NUMBER] Warrants Stemt als volgt per brief op (i) de Jaarlijkse Algemene Vergadering van de Vennootschap die zal worden gehouden op 30 april 2015 om 11 uur op de maatschappelijke zetel van de Vennootschap (de Algemene Vergadering ). Votes at follows by mail-in vote at (i) the General Meeting of Shareholders of the Company that will be held on 30 April 2015 at 11:00 CET at the registered offices of the Company (the General Meeting ). *** 3

4 1. Kennisname van het jaarverslag van de Raad van Bestuur. Aangezien het om een loutere kennisname gaat, dient er geen besluit te worden genomen door de Algemene Vergadering. Bijgevolg is er geen voorstel van besluit opgenomen in deze oproeping met betrekking tot agendapunt 1. Acknowledgement of the annual report of the Board of Directors. Since it concerns a mere acknowledgement, the General Meeting of Shareholders need not come to a decision. As a consequence, no proposal of decision regarding item 1 of the agenda is included in this notice. Aangezien het om een loutere kennisgeving gaat, dient geen stem te worden uitgebracht. Since it concerns a mere acknowledgement, no vote must be cast. Opmerkingen: Remarks: 2. Kennisname van het verslag van de commissaris met betrekking tot de jaarrekening. Aangezien het om een loutere kennisname gaat, dient er geen besluit te worden genomen door de Algemene Vergadering. Bijgevolg is er geen voorstel van besluit opgenomen in deze oproeping met betrekking tot agendapunt 2. Acknowledgement of the report of the Statutory Auditor with regard to the annual accounts. Since it concerns a mere acknowledgement, the General Meeting of Shareholders need not come to a decision. As a consequence, no proposal of decision regarding item 2 of the agenda is included in this notice 4

5 Aangezien het om een loutere kennisgeving gaat, dient geen stem te worden uitgebracht. Since it concerns a mere acknowledgement, no vote must be cast. Opmerkingen: Remarks: 3. Goedkeuring van de jaarrekening en de bestemming van het resultaat. De Raad van Bestuur stelt voor om de jaarrekening en de bestemming van het resultaat goed te keuren. Approval of the annual accounts and allocation of results. The Board of Directors proposes to approve the annual accounts and the allocation of results. 5

6 4. Goedkeuring van het remuneratieverslag. De Raad van Bestuur stelt voor om het remuneratieverslag goed te keuren. Approval of the remuneration report. The Board of Directors proposes to approve the remuneration report. 5. Verlenen van kwijting aan de Bestuurders. De Raad van Bestuur stelt voor om kwijting te verlenen aan de Bestuurders. Grant of discharge to the Directors. The Board of Directors proposes to grant discharge to the Directors. 6

7 6. Verlenen van kwijting aan de commissaris. De raad van bestuur stelt voor om kwijting te verlenen aan de commissaris. Grant of discharge to the Statutory Auditor The Board of Directors proposes to grant discharge to the Statutory Auditor. 7

8 7. Beslissing tot benoeming van de vennootschap NV Feadon met als vaste vertegenwoordiger professor dokter barones Lutgart Van den Berghe als onafhankelijke Bestuurder van de Vennootschap zoals bedoeld in artikel 526ter W.Venn en vaststellen van een jaarlijkse remuneratie van EUR overeenkomstig het besluit van de Buitengewone Algemene Vergadering van 6 november De Raad van Bestuur stelt voor om overeenkomstig het voorstel van het Benoemings-en Remuneratie Comité van 25 februari 2015 de vennootschap NV Feadon, met als vaste vertegenwoordiger professor dokter barones Lutgart Van den Berghe te benoemen als onafhankelijk Bestuurder van de vennootschap voor een termijn van vier jaar, haar mandaat eindigend onmiddellijk na de jaarvergadering van 2019 en vast te stellen dat zij aan alle criteria van artikel 526ter W.Venn. voldoet. De Raad van Bestuur stelt tevens voor om de jaarlijkse remuneratie vast te leggen op EUR per jaar overeenkomstig het besluit van de Buitengewone Algemene vergadering van 6 november Decision to appoint the company NV Feadon, with permanent representative Professor Doctor Baroness Lutgart Van den Berghe as independent Director of the company within the meaning of Article 526ter of the Belgian Company Code ( BCC ) and to determine an annual remuneration of EUR 30,000 in accordance with the decision of the Extraordinary General Meeting of Shareholders of 6 November The Board of Directors proposes, in accordance with the proposal of the Remuneration and Nomination Committee of 25 February 2015, to appoint NV Feadon, with permanent representative Professor Doctor Baroness Lutgart Van den Berghe as independent Director of the company for a period of four years, immediately ending after the Annual General Meeting of 2019 and stating that she does comply with the criteria stipulated by Article 526ter BCC. The Board of Directors also proposes to determine the annual remuneration at EUR 30,000 in accordance with the decision of the Extraordinary General Meeting of Shareholders of 6 November

9 8. Herbenoeming van Dr Edwin Moses als uitvoerend Bestuurder en dhr. Remi Vermeiren als onafhankelijk Bestuurder zoals bedoeld in art 526ter W. Venn. Vaststellen dat de remuneratie van dhr. Remi Vermeiren gelijk blijft aan zijn huidige remuneratie als lid van de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur stelt voor om overeenkomstig het voorstel van het Benoemings- en Remuneratiecomité Dr Edwin Moses en dhr. Remi Vermeiren te herbenoemen, als Bestuurder voor een termijn van 4 jaar, hun mandaat eindigend onmiddellijk na de jaarvergadering van 2019 en met een remuneratie voor dhr. Remi Vermeiren die gelijk blijft aan de huidige remuneratie van de leden van de Raad van Bestuur zoals bepaald tijdens de Buitengewone Algemene Vergadering van de Vennootschap van 6 november Reappointment of Dr Edwin Moses as executive Director and Mr Remi Vermeiren as independent Director within the meaning of art 526ter BCC. Determine that the remuneration of Mr. Remi Vermeiren remains the same as his current remuneration as member of the Board of Directors. The Board of Directors proposes, in accordance with the proposal of the Remuneration and Nomination Committee, to reappoint Dr Edwin Moses and Mr. Remi Vermeiren as Director for a period of four years, their mandate ending immediately after the Annual General Meeting of 2019 and with a remuneration for Mr. Remi Vermeiren which remains equal to the remuneration of the current members of the Board of Directors as determined by the Extraordinary General Meeting of Shareholders of 6 November

10 9. Vaststellen van de vaste jaarlijkse vergoeding van bepaalde onafhankelijke bestuurders, lid van het Comité voor Onderzoek en Ontwikkeling, opgericht door de Raad van Bestuur van 16 oktober De Raad van Bestuur stelt voor om, overeenkomstig het voorstel van het Benoemings en Remuneratiecomité, de vaste jaarlijkse vergoeding voor de Voorzitter van het Comité voor Onderzoek en Ontwikkeling te bepalen op EUR De vergoeding van de onafhankelijke Bestuurders die gewoon lid zijn van het Comité voor Onderzoek en Ontwikkeling wordt bepaald op EUR per jaar. Deze vergoeding is gelijk aan de vergoeding bepaald door de Buitengewone Algemene Vergadering van 6 november 2012, voor het lidmaatschap van de overige comités van de Raad van Bestuur. Determine the annual remuneration for certain independent Directors, member of the Research and Development Committee, established by a decision of the Board of Directors of 16 October The Board of Directors proposes, in accordance with the proposal of the Remuneration and Nomination Committee to determine the annual remuneration of the Chairman of the Research and Development Committee at EUR 10,000. The compensation of the other independent Directors member of the Research and Development Committee will be EUR 5,000 per year. This remuneration is equal to the remuneration determined by the Extraordinary General Meeting of Shareholders of 6 November 2012 for membership of the other committees of the Board. 10