II gemeente Zoetermeér B&W Wethouder Kunst & Cultuur, Verkeer en Vervoer, Milieu, Grondbedrijf Postbus 15 2700 AA Zoetermeér Memo Aan De leden van de raad Datum 31 maart 2011 Van Wethouder H. Haring Onderwerp Notitie selectie marktpartijen bij bouwprojecten en gebiedsontwikkelingen In de vergadering van de Commissie Ruimte van 30 maart 2011 heeft wethouder Haring, tijdens de Inhoudelijke behandeling van de Startnotitie Nota Grondbeleid 2011-2014, toegezegd de "Notitie selectie marktpartijen bij bouwprojecten en gebledontwikkelingen", zoals vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders bij besluit van 10 april 2007, aan de leden van de gemeenteraad toe te zenden. Bijgaand treft u deze notitie. Voor technische vragen kunt u zich wenden tot: Naam auteur: Y.J.M. (Yvonne) Kosters (Ruimte, Projectmanagement & Vastgoed) Emailadres: y.j.kosters(@zoetermeer.nl
«^ II gemeente Zoetermeér Ruimte Afdeling Projectmanagement & Vastgoed Notitie selectie marktpartijen bij bouwprojecten en gebiedsontwikkelingen Vastgesteld door college van B&W 10 april 2007
Inhoudsopgave 1. Inleiding 3 2. Marktpartijen 4 3. Selectiemethoden 5 3.1. Enkelvoudige selectie 5 3.2. Meervoudige selectie 6 3.2.1. Voorselectie 7 3.2.2. Definitieve selectie 7 3.3. Initiatieven uit de markt 8 4. Selectiemethoden bij woningbouw 9 5. Selectiemethoden bij utiliteitsbouw 9 6. Selectiemethoden bij combinatieprojecten 10 7. Selectiemethode bij Leisure 10 8. Opzet van een meervoudige selectie 11 8.1. Voorselectie 11 8.2. Selectie 12
a..ai_ 1^
1. Inleiding Zoetermeér is een stad in beweging. Deze beweging wordt onder andere veroorzaakt door de grote bouwproductie. IVIomenteel vindt de grootste bouwproductie nog plaats in Oosterheem, de komende jaren zal dit echter verschuiven naar de "bestaande stad" waar een aantal locaties tot ontwikkeling zal worden gebracht. De gemeenteraad heeft door het vaststellen van de Nota grondbeleid "Op goede gronden" gekozen voor een actief grondbeleid. In de Nota Grondbeleid is aangegeven dat transparantie, kwaliteit en marktconformiteit sleutelwoorden zijn bij de selectie van marktpartijen. Bij actief grondbeleid verwerft de gemeente grondposities op de te ontwikkelen locaties en geeft deze uit. Om deze locaties tot ontwikkeling te brengen zullen marktpartijen geselecteerd moeten worden. Tot op heden hanteert de gemeente Zoetermeér geen eenduidig beleid voor de selectie van marktpartijen bij ontwikkelingslocaties. Dit wordt enerzijds veroorzaakt doordat de grootste bouwproductie plaatsvindt op basis van het zogenaamde bouwclaimmodel\ op grond van de met een aantal marktpartijen gesloten samenwerkingsovereenkomst in Oosterheem, anderzijds doordat er tot enkele jaren geleden weinig aandacht was voor transparante selecties. Aangezien de gemeente Zoetermeér in principe een actief grondbeleid voert, doet de situatie zich nog steeds voor dat ze de vrijheid heeft voor de keuze van welke marktpartij dan ook. In een convenant, gesloten tussen VROM, VNG en Neprom hebben partijen aangegeven voorstander te zijn van concurrentie en te streven naar een transparante markt voor bouwrijpe grond. Inmiddels is door onder andere VROM, VNG en Neprom de "Reiswijzer Marktpartijen & Gebiedsontwikkeling, een praktische routebeschrijving" opgesteld. Ook ervaringen met transparante ontwikkelingscompetities binnen de gemeente Zoetermeér, zoals bijvoorbeeld bij de locatie Azobéhout en de Sportscheg in Oosterheem, zijn aanleiding om meer aandacht te geven aan transparantie en kwaliteit bij de selectie van marktpartijen. Dit zijn voorbeelden van projecten waarbij, mede als gevolg van transparante selectie, kwalitatief hoogwaardige projecten worden gerealiseerd tegen marktconforme voonwaarden. Gronduitgifte door de overheid aan een marktpartij wordt door het Kabinet niet gezien als aanbestedingsplichtig. Dit ligt echter anders indien tevens openbare voorzieningen (bv. openbare wegen en scholen) door een marktpartij worden gerealiseerd. Indien dit het geval is, kan ervoor worden gekozen de aanbestedingsplicht door te leggen naar de marktpartij. In deze notitie zal niet verder worden ingegaan op dit specifieke onderwerp. Onderhavige notitie geeft onder andere inzicht in de verschillende selectiemethoden en de argumenten op basis waarvan voor de betreffende methode gekozen wordt. Door een goede toepassing van de selectiemethode wordt vervolgens een marktpartij geselecteerd. Deze notitie geeft uiteraard geen uitputtend overzicht van alle mogelijke selectieprocedures. Ze is bedoeld als kaderstellende handreiking om te komen tot een transparante selectie. De te maken keuzes zijn onder andere afhankelijk van de aard en de omvang van het vastgoed dat gerealiseerd kan worden. Samenwerkingsvorm waarbij de ontwikkelaar de gronden in eigendom heeft. Hierbij wordt overeengekomen dat de ontwikkelaar de grond aan de gemeente in eigendom overdraagt in ruil voor bouwmogelijkheden. De gemeente maakt daarop de grond bouwrijp en levert de bouwrijpe kavels aan de ontwikkelaar die daarop gaat bouwen.uiteindelijk is hier sprake van een klassieke gronduitgifte door de gemeente.
2. Marktpartijen Er zijn diverse soorten marktpartijen te onderscheiden die zich bezig houden met de ontwikkeling en realisatie van vastgoed. De marktpartijen zijn als volgt in te delen, waarbij overigens vele mengvormen voorkomen: Projectontwikkelaars; kenmerk van de niet aan een bouwer gebonden projectontwikkelaars is dat er veel kennis aanwezig is van zowel het proces als de markt waardoor ze grote en complexe projecten aankunnen. Men beschikt over beperkte eigen financiering en probeert het afzetrisico zoveel mogelijk te beperken. Projectontwikkelende bouwers; kenmerkend van deze groep ontwikkelaars is dat men vaak gericht is op de continuïteit van het bouwbedrijf. Dit wordt bereikt door zelfstandig projecten te verwerven om bouwvolume te creëren. Deze groep is met name actief op de woningmarkt. Woningcorporaties; woningcorporaties hebben van oorsprong als doel het ontwikkelen en beheren van sociale huurwoningen. Naast deze activiteit verbreden zij hun werkterrein steeds vaker naar de marktsector. Hierbij gaat het zowel om woningbouw als commercieel onroerend goed. In 2006 zijn met de woningcorporaties die in Zoetermeér actief zijn prestatieafspraken gemaakt onder andere omtrent de ontwikkeling van woningen in de sociale huur sector voor de periode 2006 t/m 2009. Hierin is vastgelegd dat de gemeente voor de ontwikkeling van sociale woningbouw samenwerking zal zoeken met de corporaties en wordt de corporaties een voorkeurspositie toebedeeld. Beleggers; deze partijen beleggen geld in vastgoed en zijn geïnteresseerd in de afname van het eindproduct van bijvoorbeeld de projectontwikkelaar. Institutionele beleggers ontwikkelen in het algemeen de plannen niet zelf, maar fungeren als opdrachtgever en financier, hierdoor zijn de lijnen langer. Consortia; met name bij grote projecten wordt vaak een consortium gevormd. Dit is een samenwerkingsverband dat bestaat uit meerdere van bovenbedoelde marktpartijen. Particuliere opdrachtgevers; een situatie die zich steeds vaker voor doet en die bovendien aangemoedigd wordt door het ministerie van VROM is dat particulieren, al dan niet gezamenlijk, het initiatief nemen voor de ontwikkeling van een project. Aandachtpunt hierbij is dat het van belang is dat deze particulieren goed worden ondersteund door terzake deskundigen. Indien dit niet het geval is zal het ontwikkelingsproces zeer moeizaam verlopen wat vertraging tot gevolg heeft. Bij de start van dergelijke projecten kunnen hieraan eisen worden gesteld door de gemeente.
3. Selectiemethoden Voor de selectie van marktpartijen zijn verschillende methoden te onderscheiden. In dit hoofdstuk zullen deze verschillende methoden kort worden toegelicht. Voor meer informatie en een uitgebreidere omschrijving van deze methoden wordt venwezen naar de "Reiswijzer Marktpartijen & Gebiedsontwikkeling, een praktische routebeschrijving" welke door het ministerie van VROM in overleg met onder andere Neprom en VNG is opgesteld. De selectiemethoden die in Zoetermeér worden toegepast zijn: Enkelvoudige selectie Meervoudige selectie zonder voorselectie Meervoudige selectie met voorselectie Initiatieven uit de markt 3.1. Enkelvoudige selectie Bij een enkelvoudige selectie kiest de gemeente rechtstreeks één marktpartij voor de planvorming en/of realisering van een project. Er kunnen verschillende redenen zijn om de enkelvoudige selectiemethode toe te passen, deze redenen zijn hieronder opgesomd: Specifieke kennis Soms is er dermate specifieke kennis of kunde voor een bepaald project vereist, dat er maar één enkele marktpartij in aanmerking komt. In dat geval is de gemeente aangewezen op enkelvoudige selectie. Kleinschalig project Bij een kleinschalig project kan de gemeente afhankelijk van de aard en complexiteit van het project in principe rechtstreeks een marktpartij selecteren. Het loont bij een dergelijk project niet altijd de moeite om een meen/oudige selectieprocedure te doorlopen omdat dit in relatie tot de grootte van het project te veel tijd kost en er veel kosten van planvorming verloren gaan. Vervolgopdracht De gemeente kan de enkelvoudige selectiemethode ook gebruiken als sturing -, beloning - of sanctioneringinstrument. Bij goede prestaties van de marktpartij kan de marktpartij eventueel de opdracht voor een volgend (deel)gebied in het vooruitzicht worden gesteld. Indien de partij de afgesproken kwaliteit niet levert en/of afspraken niet nakomt verspeelt de partij zijn kans op een vervolgopdracht. Voor een dergelijke procedure geldt uiteraard dat dit dient te geschieden binnen de juiste juridische kaders en tegen marktconforme voonwaarden. Claim In een aantal gevallen zijn voor locaties al afspraken gemaakt en heeft de gemeente geen mogelijkheid om zelf een marktpartij te selecteren. Denk hierbij aan: Bouwclaims; Compensatie bij het niet doorgaan van een ander project; Onderdeel van een complexe deal. Eigendom De marktpartij heeft (volledig) eigendom in het te ontwikkelen gebied en kan niet tegen redelijke voorwaarden onteigend worden. Dit is de eerste marktpartij waarmee in dat geval in overleg getreden wordt om tot ontwikkeling over te gaan.
Selectiecommissie Indien op grond van bovengenoemde criteria een enkelvoudige selectie voor de hand ligt zal door een vaste selectiecommissie een voorstel voor een marktpartij aan de projectleider en de ambtelijk opdrachtgever worden voorgelegd. Deze commissie zal bestaan uit drie personen te weten een beleidsmedewerker van het team Economie en Wonen, een stedenbouwkundige van het team Stedenbouw en Verkeer en medewerker uitgifte van het team Vastgoed. De taak van deze commissie is om binnen de uitgangspunten van deze notitie een marktpartij voor te dragen voor de ontwikkeling van een project. Daarnaast zal de commissie ervaringen met marktpartijen in eerdere projecten verzamelen en deze kennis gebruiken bij het voordragen van een marktpartij. De selectiecommissie zal een schriftelijk gemotiveerd voorstel doen waarbij ingegaan wordt op de vraag waarom de betreffende partij voor het betreffende project wordt voorgedragen. Aspecten die hierbij een rol kunnen spelen zijn; bekendheid met de problematiek, schaalgrootte, financiën, aandacht voor architectuur, betrokkenheid bij Zoetermeér en dergelijke. De ambtelijk opdrachtgever neemt uiteindelijk een besluit op basis van het voorstel van de selectiecommissie. Het hoofd Projectmanagement & Vastgoed heeft een controlerende rol en zal toetsen of de te doorlopen stappen juist zijn gevolgd. Indien het besluit van de ambtelijk opdrachtgever afwijkt van het voorstel van de selectiecommissie zullen de ambtelijk opdrachtgever en het hoofd Projectmanagement & Vastgoed in overleg treden. Doel van dit overleg is om samen één marktpartij te selecteren voor de ontwikkeling. Na de selectie van de marktpartij dienen duidelijke randvoorwaarden voor de factoren tijd, geld en kwaliteit aan de marktpartij te worden opgelegd. Deze randvoorwaarden zullen voor akkoord door de marktpartij ondertekend moeten worden. Hierbij dient tevens aangegeven te worden op welke wijze partijen uit elkaar kunnen gaan zonder dat dit leidt tot claims en dergelijke. Dit kan bijvoorbeeld aan de hand van een "right of first refusal" voor een specifiek (deel)gebied waarbij een totaalpakket met eisen, spelregels en voorwaarden aan één marktpartij aangeboden wordt. Accepteert de partij deze voonwaarden, dan krijgt hij de opdracht, accepteert hij niet dan vervalt het recht op de opdracht en kan het pakket aan een andere partij worden aangeboden. Indien de gemeente geen of slechts een gedeelde grondpositie in een bepaald project heeft zal als eerste met de andere grondeigenaar worden getracht overeenstemming te bereiken. Dit geldt enkel indien een zelfstandige onhwikkeling op de grond van de gemeente niet mogelijk is. 3.2. Meervoudige selectie Bij een meervoudige selectie wordt op basis van concurrentie een keuze gemaakt uit meerdere partijen. Een meervoudige selectie kent meerdere verschijningsvormen. Zo zijn de prijsvraag en de ontwikkelingscompetitie te onderscheiden. Het verschil tussen deze twee vormen is dat de prijsvraag slechts gericht is op het ontwerp terwijl bij een ontwikkelingscompetitie zowel het ontwerp als de financiën en eventuele andere aspecten integraal worden meegewogen. Aangezien zowel de financiën als de kwaliteit van een plan van belang zijn, zal in Zoetermeér vrijwel altijd met een ontwikkelingscompetitie worden gewerkt. Afhankelijk van de grootte en complexiteit van het project zal worden bepaald hoeveel partijen worden uitgenodigd. Om een goede afweging te maken zijn minimaal drie partijen nodig die daadwerkelijk een planvoorstel en een financiële bieding presenteren. Het risico bij minder partijen is dat indien een partij afhaakt er te weinig partijen overblijven en dat er sprake is van te geringe concurrentie. Het is aan te bevelen voor de definitieve selectie ook niet te veel partijen uit te nodigen. Het vervaardigen van een planvoorstel met daarbij een financiële bieding is een kostbare aangelegenheid. Marktpartijen zijn minder geïnteresseerd als het aantal mededingers (te) groot is. Daarnaast is het bij een groot aantal partijen erg lastig om goed te discrimineren. Het ideale aantal partijen ligt tussen de drie en zes.
Teneinde een groter aantal marktpartijen een kans te geven om zich te presenteren, kan de selectieprocedure in twee fasen worden opgeknipt, te weten in een voorselectie en de selectie. Het opknippen in fases is met name bedoeld voor de grotere projecten. Bij projecten met een kleinere omvang kan worden volstaan met het uitnodigen van een aantal (3 tot 6) marktpartijen welke door de selectiecommissie worden voorgedragen. Deze voordracht geschiedt op dezelfde wijze als bij een enkelvoudige selectie. Het aantal uit te nodigen partijen hangt sterk af van de omvang van het project. 3.2.1. Voorselectie Het doel van een voorselectie is het inventariseren van partijen die in aanmerking komen voor de ontwikkeling van de locatie. Hierbij wordt onderzocht of zij over de juiste kennis en relevante referenties beschikken. Bij een voorselectie nodigt de gemeente marktpartijen uit om hun bedrijf te presenteren, relevante referenties te tonen en hun visie te geven op de ontwikkeling van het project. Er worden geen ontwerp- of ontwikkelingsvoorstellen gevraagd bij een voorselectie! Wel kan de visie worden ondersteund met enkele zeer globale schetsen of tekeningen. Aan de hand van vooraf kenbaar gemaakte criteria wordt vervolgens beoordeeld of de marktpartij in aanmerking komt voor de fase van de definitieve selectie. Deze selectie geschiedt door de selectiecommissie, eventueel aangevuld met leden van het projectgroep. Voor kleinere projecten kan de gemeente direct een aantal marktpartijen benaderen om zich te presenteren. Bijvoorbeeld omdat de projectgroep op grond van ervaringen in eerdere projecten weet welke partijen ze wil benaderen voor de definitieve selectie of omdat marktpartijen met specifieke kennis voor een project nodig zijn. Dit houdt in dat de voorselectie komt te vervallen en er direct gestart wordt met de definitieve selectie. 3.2.2. Definitieve selectie De definitieve selectie is gericht op de specifieke criteria die gesteld worden aan de marktpartij en geschiedt op basis van de volgende hoofdcriteria: a. visie b. financiën c. ontwerp De leden van de beoordelingscommissie (ambtelijke vertegenwoordigers van de diverse vakdisciplines) kunnen vervolgens binnen de hoofdcriteria subcriteria benoemen om de beoordeling meer objectief te maken. Ook de weging van de diverse hoofdcriteria in de selectie dient vooraf vast te liggen. Het kan echter uit strategische overwegingen verstandig zijn deze weging niet aan de marktpartijen mee te geven, maar achteraf dient altijd aangetoond te kunnen worden dat de weging vooraf vast lag. Dit kan bijvoorbeeld door in het collegevoorstel om tot een meervoudige selectie over te gaan de weging van de verschillende hoofdcriteria aan te geven. Aangezien de deelnemende marktpartijen vaak hoge kosten moeten maken voor de uitwerking van hun plannen zal in veel gevallen een vergoeding in het vooruitzicht worden gesteld. De hoogte van deze vergoeding dient vooraf kenbaar gemaakt te worden aan de deelnemende partijen. Men kan slechts aanspraak maken op deze vergoeding indien het plan aan alle indieningsvereisten voldoet.
3.3. Initiatieven uit de markt Het komt ook voor dat marktpartijen zich bij de gemeente melden met een initiatief op grond in eigendom van de gemeente. Vaak hebben zij een visie voor een bepaald gebied opgesteld en vragen de gemeente hieraan medewerking te verlenen. Een dergelijk initiatief kan echter niet tot gevolg hebben dat enkel met de betreffende marktpartij wordt gesproken. Indien de gemeente mogelijkheden ziet in het initiatief zal getracht worden met de betreffende partij overeenstemming te bereiken teneinde het intellectueel eigendom van het plan, eventueel tegen vergoeding van de gemaakte kosten, te verkrijgen. Een dergelijke manier van werken kan beschouwd worden als een vorm van marktconsultatie. Vervolgens zal de gemeente het plan verder tot ontwikkeling brengen en via de in deze notitie beschreven weg een marktpartij selecteren voor de ontwikkeling. Indien de marktpartij die het initiatief heeft genomen voldoet aan de door de gemeente opgestelde randvoonwaarden zal zij in ieder geval worden betrokken in de selectie. Indien de betreffende marktpartij niet mee wil werken aan overdracht van het intellectueel eigendom zal niet zonder meer medewerking worden verleend aan de ontwikkeling van de plannen.
4. Selectiemethoden bij woningbouw Bij projectmatige woningbouw is de ontwikkelende marktpartij van grote invloed op het uiteindelijke plan. Afhankelijk van de aard en omvang wordt gekozen voor een enkelvoudige selectie of een meervoudige selectie. In dit hoofdstuk zal worden aangegeven wanneer voor welke methode wordt gekozen. Indien op grond van de criteria als genoemd in hoofdstuk 3 genoemde criteria gekozen wordt voor enkelvoudige selectie zal de selectiecommissie bestaan uit een beleidsmedewerker Wonen van het team Economie & Wonen, een stedenbouwkundige van het team Stedenbouw & Verkeer en een medewerker uitgifte van het team Vastgoed. Bij woningbouwprojecten bestaat nog een andere reden om te kiezen voor enkelvoudige selectie, namelijk Indien sprake is van sociale woningbouw. Dit houdt verband met de met de Zoetermeerse woningcorporaties gemaakte prestatieafspraken. Indien sprake is van sociale woningbouw dient de ontwikkeling hiervan tot 2009 aan één van de in Zoetermeér actieve woningcorporaties te worden gegund. De grens voor kleinschalige woningbouwprojecten ligt bij ongeveer 25 woningen. Bij minder dan 25 woningen wegen de kosten van het organiseren van een meervoudige selectie niet op tegen de te behalen voordelen. Voor meervoudige selectie wordt gekozen indien geen van de criteria voor enkelvoudige selectie van toepassing zijn en het project groter is dan 25 woningen. Indien een project groter is dan 100 woningen zal voor een meervoudige selectie met openbare voorselectie worden gekozen. De combinatie van kwaliteit en prijs zal hier bepalend zijn voor de selectie van de ontwikkelaar. 5. Selectiemethoden bij utiliteitsbouw Bij kantoren- en bedrijventerreinen Is de ontwikkelende marktpartij van ondergeschikt belang. Bij de uitgifte van dergelijke terreinen wordt met name geselecteerd op basis van de eindgebruiker die zich wil gaan vestigen. Criteria hierbij zijn onder andere werkgelegenheid en de vraag of de bedrijfsactiviteiten passen binnen de visie van de gemeente op dergelijke terreinen. De selectie van een marktpartij geschiedt om deze reden In principe op basis van een enkelvoudige selectie waarbij de navolgende voorwaarden van toepassing zijn. Voor kantoren geldt dat niet gebouwd mag worden 'Voor de leegstand". Maximaal 30% van het te realiseren kantoorgebouw mag als overcapaciteit worden gebouwd. Een ontwikkelende marktpartij kan derhalve niet in aanmerking komen voor de aankoop van een perceel grond wanneer er geen duidelijkheid is over de eindgebruiker. Met betrekking tot de bedrijfsruimten geldt eveneens dat niet gebouwd mag worden voordat voor minimaal 70% van de ruimte de eindgebruiker bekend is. Hiernaast geldt als criterium dat het bedrijf circa 75 arbeidsplaatsen per hectare dient te genereren. De aard van de bedrijfsactiviteiten wordt eveneens beoordeeld bij de vestiging van nieuwe bedrijven. Bovengenoemde criteria worden altijd in overleg met de afdeling Stadsontwikkeling, team Economie & Wonen bepaald. In incidentele gevallen kan worden afgeweken van de eis dat de eindgebruiker bekend is voordat de grond uitgegeven wordt. Uiteraard geldt dat uitgifte slechts plaats vindt tegen marktconforme voorwaarden. Bij de selectie van een marktpartij zal door de projectleider aan het team Economie & Wonen worden gevraagd een beschrijving te geven van de eindgebruiker. Deze beschrijving dient in te gaan op de eerder genoemde aspecten als werkgelegenheid en de vraag of de bedrijfsactiviteiten passen binnen de visie van de gemeente in een bepaald gebied.
m Het kan ook voorkomen dat bij een kantoorontwikkeling of een bedrijventerrein de marktpartij via een meervoudige selectie wordt geselecteerd. Dit is het geval bij locaties die zich qua ligging, omvang of nagestreefde beeldkwaliteit onderscheiden. Naast de gebruikelijke toetsingskaders bij een meervoudige selectie zal de eindgebruiker van het gebouw een belangrijk toetsingskader vormen. 6. Selectiemethoden bij combinatieprojecten Door de intensivering van het ruimtegebruik komt het steeds vaker voor dat combinaties van functies worden ontwikkeld, bijvoorbeeld woningen in combinatie met winkels. Hiervoor geldt dat er gekozen moet worden voor de meervoudige selectie tenzij de projectomvang (som van verkoopopbrengsten van de marktpartij) kleiner is dan 5.000.000,-. Bij een kleinere projectomvang kan worden volstaan met een enkelvoudige selectie. Voor de voordracht van een marktpartij aan de projectleider en de ambtelijk opdrachtgever geldt dat de selectiecommissie zoals genoemd in hoofdstuk 3.1 wordt uitgebreid met een accountmanager van het team Economie & Wonen. Indien een project een combinatie in zich heeft met welzijnsvoorzieningen zoals bijvoorbeeld een school zal tevens een vertegenwoordiger van de afdeling Welzijn zitting nemen in de selectiecommissie. 7. Selectiemethode bij Leisure Zoetermeér heeft hoge ambities op het gebied van leisure. Reeds een aantal ontwikkelingen zijn met succes afgerond (Dutch Water Dreams, Snowworld). De selectie van dergelijke marktpartijen is een complexe zaak die vraagt om maatwerk. Aangezien er vaak geen vergelijkbare initiatieven zijn, zal per geval worden bezien of medewerking kan worden verleend aan de ontwikkeling van de plannen. Hier is derhalve sprake van enkelvoudige selectie. De plannen en de marktpartij zullen hiertoe op een aantal punten worden getoetst. Dit zijn onder andere uniciteit, realiteitsgehalte, de vraag of het plan past in de visie van Zoetermeér die is neergelegd in het Beleidskader Leisure en financiële draagkracht van de betreffende marktpartij. Deze toetsing vindt plaats door het team Economie & Wonen, eventueel ondersteund door de selectiecommissie. Wanneer een plan op alle punten voldoet zal met de marktpartij worden gekeken op welke locatie de ontwikkeling het beste past. Uiteraard zal deze samenwerking geschieden tegen marktconforme voorwaarden. 10
8. Opzet van een meervoudige selectie Zoals uit deze notitie blijkt zal in een aantal gevallen moeten worden gekozen voor een meervoudige selectie. Aangezien dit een complex traject is dat veel nauwkeurigheid vereist wordt hieronder de procedure beschreven met daarbij tevens een aantal randvoonwaarden en aandachtspunten. 8.1. Voorselectie In de voorselectie wordt een lijst opgesteld van partijen die zich aanmelden voor het project. Deze lijst kan op verschillende manieren worden samengesteld: marktpartijen melden zich spontaan aan, aan de hand van eerdere goede ervaringen, mond tot mond reclame kan de gemeente zelf marktpartijen op deze lijst zetten, informatie van internet, openbare aankondiging (advertentie) van de voorselectie. Een openbare aankondiging van de voorselectie heeft voor - en nadelen. De voordelen zijn dat het niet een beperkte groep, maar alle marktpartijen in de gelegenheid stelt om te laten zien wat zij te bieden hebben voor de voorliggende locatie. Een nadeel is dat de openbare voorselectie extra tijd vergt onder andere omdat voor de partijen een inzendtermijn geldt. Een ander nadeel is dat een openbare voorselectie - in zijn totaliteit bezien - hogere kosten met zich mee kan brengen en van veel partijen inspanningen kan vergen. De gemeente heeft immers minder grip op het aantal marktpartijen dat zich aanmeldt. Dit kan ondervangen worden door het stellen van duidelijke criteria. Tijdens de voorselectie wordt het aantal marktpartijen dat in aanmerking komt voor de definitieve selectie teruggebracht tot minimaal drie. Hierbij dient onderscheid gemaakt te worden tussen randvoorwaarden, uitgangspunten en beoordelingscriteria. Randvoorwaarden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op een minimum omzet, ervaring met soortgelijke projecten en dergelijke. Indien een partij niet voldoet aan de randvoorwaarden kan zij niet deelnemen. Op grond van de beoordelingscriteria wordt bepaald wie er doorgaat naar de selectie. Voorbeelden van beoordelingscriteria zijn: visie op stedenbouwkundige opzet, architectuur en financiële aspecten. De vorm van de bedrijfs- en referentiepresentatie moet van tevoren worden bepaald. Een lijst met relevante vragen en een restrictie met betrekking tot het aantal woorden van de antwoorden, heeft de voorkeur. Dit maakt de voorselectie overzichtelijk, zuiver en snel. Partijen dienen in de voorselectie hun plannen schriftelijk te presenteren. Voorwaarde bij een selectieprocedure is dat alle deelnemers van gelijke informatie worden voorzien. Alle aangemelde deelnemers ontvangen de informatie in de vorm van een informatiebrochure. De informatiebrochure dient vastgesteld te worden door de projectgroep, hiervan dient niet meer afgeweken te worden in het vervolgtraject. De informatiebrochure bevat: beschrijving van de opdracht, randvoorwaarden en uitgangspunten van de opdracht, beschrijving selectieprocedure, uitsluitingscriteria en overige criteria. Bij de beschrijving van de selectieprocedure dienen de volgende aspecten te worden genoemd: o aantal deelnemende partijen, o mogelijkheden tot het stellen van vragen, o voorwaarden met betrekking tot het vormen van consortia en/of samenwerkingsverbanden, o de randvoorwaarden, o beschrijving van de criteria voor de voorselectie en de weging hiervan, o indicatie van de criteria voor de definitieve selectie, o handelswijze indien teveel partijen aan criteria voldoen, o akkoordverklaring met de selectieprocedure; een verklaring van de marktpartijen dat zij hebben kennisgenomen van de voonwaarden voor de selectieprocedure en deze accepteren. 11
Een voorwaarde kan zijn dat de marktpartij ervaring moet hebben met het realiseren van vergelijkbare projecten. Deze ervaring dient aangetoond te worden door het benoemen en in beeld brengen van enkele (recent) gerealiseerde projecten van die betreffende omvang en complexiteit. Uit deze gegevens dient ook duidelijk de rol van de marktpartij in het project te blijken. Na de inzending van de plannen wordt als eerste de ontvankelijkheid beoordeeld. Indien één of meer van de gevraagde stukken ontbreken is de inzending niet ontvankelijk en zal deze niet verder worden beoordeeld. De selectiecommissie (zie hoofdstuk 3.1), eventueel aangevuld door leden van de projectgroep, zal beoordelen welke partijen doorgaan naar de selectiefase en legt dit in de vorm van een advies voor aan het college van burgemeester en wethouders. Het college besluit uiteindelijk welke partijen doorgaan naar de selectie. 8.2. Selectie Na de voorselectie worden de partijen welke zijn doorgedrongen tot de selectie uitgenodigd een planvoorstel met daarbij een financiële bieding te maken. Het is aan te bevelen een kick-off bijeenkomst te organiseren waarbij alle partijen welke deelnemen aan de selectie, eventueel in het bijzijn van hun ontwerpers, aanwezig zijn. Tijdens deze kick-off kunnen een aantal specifieke aandachtspunten worden meegegeven. Het is van belang dat van deze kick-off bijeenkomst een goed verslag wordt opgesteld dat wordt verstrekt aan alle partijen. Hierin kan tevens de beantwoording van eventuele vragen welke door de deelnemende partijen zijn gesteld worden meegenomen. Het is van belang de partijen voldoende tijd te gunnen voor de uitwerking van de plannen. De hoeveelheid tijd hangt sterk af van de gevraagde informatie, de omvang en de complexiteit van het project. Om hier een goede inschatting van te kunnen maken is het aan te bevelen bij de evaluatie van dergelijke processen aan marktpartijen de vraag te stellen hoe zij de hoeveelheid informatie In relatie tot de beschikbare tijd hebbén ervaren. De ingediende plannen dienen door de beoordelingscommissie te worden beoordeeld. De financiële bieding dient apart van het planvoorstel door de marktpartijen te worden ingediend en door de gemeente te worden beoordeeld. Op deze manier wordt voorkomen dat de personen die de plankwaliteit beoordelen beïnvloed worden door de financiële aspecten. De beoordelingscommissie zal bestaan uit ambtelijke vertegenwoordigers van diverse vakdisciplines welke zitting hebben in de projectgroep. De projectleider voert de regie over de beoordelingscommissie. Na de indiening van de plannen en de globale bestudering hiervan door de beoordelingscommissie kunnen partijen worden uitgenodigd hun plannen te presenteren. Na deze presentaties stelt de beoordelingscommissie de definitieve beoordeling op en legt dit als advies voor aan het college van burgemeester en wethouders. Het college is bevoegd af te wijken van het advies van de beoordelingscommissie. Na bekendmaking van de uitslag worden de deelnemende partijen welke niet zijn geselecteerd uitgenodigd voor een evaluatiegesprek. Dit gesprek is met name bedoeld om ervaringen uit te wisselen waarbij het nadrukkelijk niet de bedoeling is om te discussiëren over de uitslag. 12
In onderstaande figuur is de procedure voor een meervoudige selectie nog eens schematisch weergegeven. VOORSELECTIE SELECTIE Evt. Aankondiging Kick-off bijeenkomst Aanmelding ' f Stellen van vragen door marktpartijen Stellen van vragen door marktpartijen Beantwoording van vragen door gemeente aan alle aangemelde partijen Inzending plannen voorselectie door marktpartijen Toets ontvankelijkheid door gemeente Beoordeling door beoordelingscommissie gemeente ' 1 Beantwoording van vragen door gemeente aan alle partijen ' r Inzending plannen selectie door marktpartijen i Globale bestudering plannen door beoordelingscommissie i Presentatie door marktpartijen J ' Beoordeling plannen door beoordelingscommissie Besluit college van burgemeester en wethouders over voorselectie ' f Besluit van college over selectie van marktpartij