Procuratieregeling FidesWonen Versie 4.0 Middelharnis, juli 2017
FidesWonen Langeweg 10 3241 KA Middelharnis Tel.: 0187 890400 E-mail: info@fideswonen.nl Internet: www.fideswonen.nl Datum van oprichting: 20 juli 1916 Datum en nummer Koninklijk Besluit waarbij de instelling is toegelaten: 7 augustus 1948, nr. B 1815 De vereniging is regionaal toegelaten en heeft als werkgebied de gemeente Goeree-Overflakkee. Nummer van inschrijving in het Handelsregister: 23031811 Laatstelijk gewijzigde statuten ministerieel goedgekeurd bij beschikking: 18 november 2011 Nummer van inschrijving in Nationaal Register Volkshuisvestingsinstellingen: 949 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand en/of openbaar gemaakt in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere manier zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van FidesWonen. 2017 FidesWonen Versie 4.0 (juli 2017) 2
Inleiding Binnen FidesWonen werken we met duidelijk omschreven rollen en rolverdelingen. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden die daarbij horen zijn vastgelegd in deze procuratieregeling. We leggen bevoegdheden en verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie. Zo geven we onze medewerkers -binnen de voor hun rollen vastgestelde kaders- vertrouwen, handelingsvrijheid en bewegingsruimte, vergroten we hun betrokkenheid en verantwoordelijkheidsgevoel en creëren we een overzichtelijke, praktisch werkbare organisatie, die rekening houdt met redelijke eisen van interne controle. Toekenning van procuratie vindt plaats op basis van functie en niet op persoonlijke titel. Uitsluitend de functies benoemd in deze procuratieregeling hebben tekenbevoegdheid voor het aangaan van verplichtingen. Op grond van artikel 23 lid 4 van de statuten besluit de Raad van Commissarissen over vervanging bij onstentenis of belet van het bestuur. Omdat op bladzijde 9 van deze procuratieregeling daarvoor een regeling is opgenomen, is deze procuratieregeling ter goedkeuring aan de Raad van Commissarissen voorgelegd. Door deze regeling te deponeren bij de Kamer van Koophandel en door de regeling te publiceren (ondermeer op onze website) bereiken we dat deze regeling ook externe werking heeft. Vastgesteld, Goedgekeurd, door het bestuur op 12 juli 2017 door de Raad van Commissarissen op 4 juli 2017 G.J. van der Valk, S.L. Visser RA, mr. drs. D.P.J. van Lith-Woestenberg MA MA directeur-bestuurder. voorzitter. vice voorzitter. Versie 4.0 (juli 2017) 3
De relatie met de Statuten De procuratieregeling is in overeenstemming met onze Statuten. In de Statuten is onder andere het volgende bepaald: Artikel 24 lid 1 t/m 4 1. Behoudens beperkingen volgens de statuten is het bestuur belast met het besturen van de vereniging. Het bestuur is bevoegd te besluiten tot het aangaan van overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding en bezwaring van registergoederen en tot het aangaan van overeenkomsten waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijke medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt. 2. Ieder lid van het bestuur is daarbij tegenover de vereniging gehouden tot een behoorlijke vervulling van de aan hem opgedragen taak. Het bestuur onderschrijft de Governancecode voor woningcorporaties en is verplicht deze Governancecode na te leven. 3. Aan de voorafgaande goedkeuring van de Raad van Commissarissen zijn, onverminderd het elders in deze statuten bepaalde, onderworpen de besluiten van het bestuur omtrent: a. overdracht of overgang van de door de vereniging in stand gehouden onderneming dan wel een overwegend deel van die onderneming aan een derde; b. het aangaan of verbreken van duurzame samenwerking van de vereniging met een andere rechtspersoon of vennootschap dan wel als volledig aansprakelijke vennote in een commanditaire vennootschap of vennootschap onder firma, indien deze samenwerking of vebreking van ingrijpende betekenis is voor de vereniging; c. het doen van een investering ten behoeve van de volkshuisvesting indien daarmee ten minste 3.000.000,- exclusief BTW gemoeid is; d. een voorstel tot wijziging van de statuten en de vaststelling of wijziging van het bestuursreglement. e. een voorstel tot ontbinding van de vereniging of wijziging van de rechtsvorm; f. het aanvragen van surseance van betaling of aangifte van faillissement van de vereniging; g. de gelijktijdige beëindiging of beëindiging binnen een kort tijdsbestek van de arbeidsovereenkomst van een aanmerkelijk aantal werknemers van vereniging; h. een ingrijpende wijziging in de arbeidsomstandigheden van een aanmerkelijk aantal werknemers van de vereniging of van personen die als zelfstandigen of in een rechtspersoon of vennootschap daarin werkzaam zijn; i. het vervreemden van onroerende zaken en hun onroerende en infrastructurele aanhorigheden van de vereninging, het daarop vestigen van een recht van erfpacht, opstal of vruchtgebruik, en het overdragen van de economische eigendom daarvan, tenzij met het betrokken besluit van het bestuur een bedrag van minder dan 1.000.000,00 gemoeid is dan wel betrokken besluit transacties betreft met betrekking tot woongelegenheden van welke de beoogde verkrijgers natuurlijke personen zijn en waarin die persoon of een bloed- of aanverwant in de eerste graad van die persoon zijn woonverblijf heeft of zal hebben; j. het vaststellen van het overzicht van de voorgenomen werkzaamheden in de gemeenten waar de vereniging feitelijk werkzaam is; k. een voorstel tot vaststelling van de jaarrekening en het jaarverslag, het volkshuisvestingsverslag en het overzicht van de overige verantwoordingsgegevens; l. vaststelling van de begroting dan wel een wijziging daarvan met meer dan 10 procent; m. vaststelling van de meerjarenprognoses en de financiële meerjarenplanning; n. het uitgeven van schuldbrieven; o. het bezwaren van de in dit lid onder i. bedoelde zaken; p. het aangaan van overeenkomsten waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijke medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidsstelling voor een schuld van een ander verbindt; q. het vaststellen dan wel wijzigen van een reglement voor het financiële beleid en beheer, inclusief het investerings-, beleggings- en treasurystatuut; r. het oprichten van andere rechtspersonen; s. het vaststellen dan wel wijzigen van het beleid van de vereniging op hoofdlijnen; Versie 4.0 (juli 2017) 4
t. het uitoefenen van stemrecht op aandelen in een dochtermaatschappij van de vereniging alsook op aandelen die een deelneming van de vereniging vormen; u. de opdracht tot het uitvoeren van visitatie bij de vereniging en de wijze van uitvoering van en verslaggeving over de visitatie. 4. Het ontbreken van de goedkeuring van de Raad van Commissarissen op een besluit als bedoeld in lid 3, tast de vertegenwoordigingsbevoegdheid van het bestuur of leden van het bestuur niet aan. In artikel 24 lid 1 van de statuten is bepaald dat de vereniging wordt vertegenwoordigd door het bestuur. De directeur-bestuurder is behoudens het bepaalde in artikel 24 lid 3 van de Statuten zelfstandig bevoegd tot het uitvoeren van rechtshandelingen als het aangaan van verplichtingen en het verrichten van betalingen. Op 8 november 2016 heeft de Raad van Commissarissen het bestuursreglement (bestuurs- en directiestatuut) vastgesteld. Het bestuursreglement is een nadere uitwerking van de Statuten en geeft regels met betrekking tot de taken, rolinvulling en het functioneren in algemene zin van de directeur-bestuurder. Op grond van artikel 7 lid 2 dient het bestuur in samenspraak met de Raad van Commissarissen het toetsingskader vast te stellen. Deze procuratieregeling is een onderdeel van het toetsingskader. De directeur-bestuurder is bevoegd medewerkers te mandateren. Indien er sprake is van een zwaarwegend mandaat, stelt de directeur-bestuurder de Raad van Commissarissen hiervan op de hoogte. Op basis van het voorgaande, heeft de directeur-bestuurder deze procuratieregeling in samenspraak met de Raad van Commissarissen vastgesteld. Van de procuratieregeling zijn uitgezonderd de handelingen en besluiten waarvoor volgens artikel 24 lid 3 van de Statuten de goedkeuring van de Raad van Commissarissen is vereist. Deze blijven voorbehouden aan de directeur-bestuurder. Versie 4.0 (juli 2017) 5
Het aangaan van verplichtingen Voor alle opdrachten geldt dat deze worden verstrekt en geautoriseerd door de volgens het procuratieschema hiertoe gerechtigde functionaris. Autorisatie dient als volgt plaats te vinden: bij schriftelijke opdrachten; door het plaatsen van een fysieke handtekening; bij opdrachtverstrekking langs de elektronische weg; door een geavanceerde digitale of elektronische handtekening. Een geavanceerde elektronische handtekening voldoet aan de volgende eisen: is op unieke wijze aan de ondertekenaar verbonden; maakt het mogelijk de ondertekenaar te identificeren; komt tot stand met middelen die de ondertekenaar onder zijn uitsluitende controle kan houden; is op zodanige wijze aan het elektronisch bestand waarop zij betrekking heeft verbonden, dat elke wijziging van de gegevens na ondertekening kan worden opgespoord. Een gewone elektronische handtekening zonder extra waarborgen is bijvoorbeeld de ingescande geschreven handtekening. Dit type handtekening is gemakkelijk te vervalsen, zijn daardoor onvoldoende betrouwbaar en voldoet niet aan de hierboven gestelde vereisten van geavanceerde elektronische handtekening. In voorkomende gevallen is het wel mogelijk dat een schriftelijke opdracht langs de elektronische weg wordt verstuurd (in Pdf formaat als bijlage bij een e-mailbericht). Dit wordt beschouwd als een elektronisch verzonden schriftelijke opdracht. Volmacht De directeur-bestuurder is bevoegd volmachten te verlenen aan medewerkers van de vereniging. De directeurbestuurder verleent per datum van vaststellen zoals vermeld op pagina 3 van deze regeling volmacht aan onderstaande functionarissen, te weten: manager bedrijfsvoering & projecten - procuratiehouder A. manager wonen & beheer - procuratiehouder B. beleidsadviseur en projectleider onderhoud - procuratiehouder C. projectleider onderhoud - procuratiehouder C. technisch opzichter - procuratiehouder D. woonconsulent en beleidsmedewerker - procuratiehouder D. adviseur nieuwbouw en verkoop - procuratiehouder D. financieel economisch medewerker - procuratiehouder E. financieel medewerker - procuratiehouder E. directiesecretaresse - procuratiehouder E. technisch medewerker - procuratiehouder F. huurconsulent - procuratiehouder F. administratief medewerker - procuratiehouder F. Procuratiehouder A. Is bevoegd de vereniging te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot 75.000, welke opgenomen zijn in de vastgestelde jaarbegroting en/of vastgestelde investeringsbegroting ten behoeve van financiële en fiscale aangelegenheden, informatisering, ICT, vastgoedmanagement, facilitaire zaken, afdelingskosten, sloop- en nieuwbouwprojecten e.d. Procuratiehouder B. Is bevoegd de vereniging te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot 75.000, welke opgenomen zijn in de vastgestelde jaarbegroting en/of vastgestelde investeringsbegroting, ten behoeve van woonbeleid, wijkontwikkeling, duurzaamheid, afdelingskosten, woningverbetering, onderhoudswerkzaamheden en grootschalige renovatieprojecten e.d. Versie 4.0 (juli 2017) 6
Procuratiehouder C. Is bevoegd de vereniging te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot 25.000, welke opgenomen zijn in de vastgestelde jaarbegroting en/of vastgestelde investeringsbegroting, ten behoeve van onderhoudswerkzaamheden, duurzaamheid, woningverbetering, sloop- en nieuwbouwprojecten e.d. Procuratiehouder D. Is bevoegd de vereniging te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot 15.000, welke opgenomen zijn in de vastgestelde jaarbegroting en/of vastgestelde investeringsbegroting, ten behoeve van onderhoudswerkzaamheden, comfortverbeteringen tegen kostendekkende huurverhoging, WMO voorzieningen, verkoop activiteiten, verplichtingen uit hoofde van het sloopreglement en overige dienstverlening aan huurders e.d.. Procuratiehouder E. Is bevoegd de vereniging te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot 2.500, welke opgenomen zijn in de vastgestelde jaarbegroting, ten behoeve van informatisering, ICT en facilitair beheer, personeelskosten, verzekeringen, representatie, abonnementen, publicaties en advertenties e.d.. Procuratiehouder F. Is bevoegd de vereniging te binden betreffende het aangaan van enkelvoudige externe verplichtingen tot 1.000, welke opgenomen zijn in de vastgestelde jaarbegroting, ten behoeve van onderhoudswerkzaamheden, facilitair beheer en overige dienstverlening aan huurders e.d. Voor de beide afdelingsmanagers geldt dat aangegane financiële verplichtingen van de afdeling passen binnen het kader van de begroting, indien wordt voldaan aan de volgende eisen: Het bedrag van de aan te gane verplichting past binnen het totaal van het beschikbare budget per begrotingspost. Een overschrijding op een begrotingspost uit de exploitatiebegroting mag worden gecompenseerd met een onderschrijding op een andere begrotingspost binnen dezelfde kostencategorie. Dit noemen we compensatie. Er kan geen compensatie plaats vinden tussen de exploitatiebegroting en de investeringsbegroting en tussen investeringsbegrotingen onderling. Voor alle overige procuratiehouders gelden bij het aangaan van verplichtingen de volgende bepalingen: Bij het aangaan van de verplichting wordt nadrukkelijk niet alleen gekeken naar het bedrag van de verplichting, maar wordt ook inhoudelijk getoetst of de opdracht past binnen het budgettaire kader. Budgetten mogen slechts worden besteed daar waar ze voor bestemd zijn. Compensatie is niet toegestaan. Het bedrag van de verplichting dient te worden bepaald inclusief BTW, tenzij er sprake is van een begrotingspost/budget waarbij de BTW als voordruk kan worden verrekend. Verplichtingen mogen niet worden gesplitst in meerdere kleinere verplichtingen (opknippen). Versie 4.0 (juli 2017) 7
Het betaalbaar stellen van facturen Voor het accorderen van facturen voor betaling gelden de volgende bepalingen: De administratief medewerker dient vast te stellen dat de factuur voldoet aan de wettelijke factuurvereisten: o volledige naam, adres, BTW-nummer, KvK nummer, van crediteur moet op factuur vermeld zijn; o factuur moet gedateerd zijn op datum waarop die is gemaakt; o factuur moet door crediteur voorzien zijn van een uniek factuurnummer; o naam en adres van FidesWonen moet zijn vermeld; o geleverde goederen en/of diensten moet zijn vermeld en voldoende omschreven; o factuurbedrag excl. BTW moet vermeld zijn; o het BTW-tarief en BTW-bedrag moet zijn vermeld; o in geval van BTW-verleggingsregeling moet zijn vermeld BTW-verlegd en het BTW nummer van FidesWonen; o bij onderhoudsfacturen moet het op de G-rekening te storten bedrag zijn vermeld (behoudens uitzonderingen); o de factuur moet rekenkundig juist zijn. De procuratiehouder moet hebben vastgesteld dat de prestatie is geleverd; de kwaliteit, inhoud en omvang (hoeveelheid) van de prestatie moet overeenstemmen met de aangegane verplichting. De afdelingsmanager en directeur-bestuurder is vervolgens bevoegd om de factuur voor betaling te accorderen. Versie 4.0 (juli 2017) 8
Beschikkingsbevoegdheid banken Op grond van de Statuten is de directeur-bestuurder bevoegd om te beschikken over banktegoeden van FidesWonen. De directeur-bestuurder machtigt de afdelingsmanagers om mede te kunnen beschikken over de banktegoeden van FidesWonen. Zij worden hiertoe in het bezit gesteld van een bankpas waarmee betalingen elektronisch kunnen worden gefiatteerd. Voor het doen van betalingen zijn altijd twee handtekeningen (directeur en/of managers) vereist. Betalingen worden in principe verricht door de directeur-bestuurder en de manager bedrijfsvoering & projecten. Bij afwezigheid van de directeur-bestuurder of manager bedrijfsvoering & projecten gelden de vervangingsregels zoals weergegeven op pagina 10 van deze procuratieregeling en dient de manager wonen & beheer in het betaalproces te worden betrokken. Opdracht tot betaling mag slechts worden verstrekt nadat is vastgesteld dat aan iedere betaling een deugdelijke factuur of ander bewijsstuk ten grondslag ligt. Bovendien moet uit elke factuur of bewijsstuk blijken dat door een daartoe bevoegde procuratiehouder is vastgesteld dat de prestatie volgens de afgesproken kwaliteit is geleverd en dat het te betalen bedrag en de betalingscondities overeenkomstig afspraak zijn. Betaalmiddelen: De directeur-bestuurder en de manager bedrijfsvoering & projecten hebben de beschikking over een bankpas, waarmee zij voor betalingen tot een limiet van 5.000 per week kunnen beschikken over de banktegoeden (voor de geldautomaat geldt een maximum van 1.250 per week). De directeur-bestuurder heeft daarnaast de beschikking over een creditcard tot een limiet van 5.000 per maand. De directiesecretaresse heeft de beschikking over een bankpas, waarmee zij tot een limiet van 500 per week kan beschikken over de banktegoeden. Voor het gebruik van deze betaalmiddelen geldt het volgende: De betaalmiddelen dienen bij wijze van hoge uitzondering te worden gebruikt; bijvoorbeeld indien betaling op andere wijze niet mogelijk is, of indien het noodzakelijk is om over contant geld te beschikken. De betaalmiddelen mogen alleen worden aangewend voor zakelijke betalingen. In geen geval mogen hiermee privé betalingen worden gedaan. Onmiddellijk na het gebruik van de betaalmiddelen wordt een kopie betalingsbewijs ingeleverd bij de administratief medewerker die belast is met de bankadministratie. Deze voegt het betalingsbewijs bij het rekeningoverzicht en toetst of de betaling past binnen de procuratieregeling. Het voeren van correspondentie Voor zover het voeren van correspondentie het karakter heeft van het aangaan van verplichtingen geldt het hiervoor gestelde. De procuratie met betrekking tot het tekenen van uitgaande post, zowel op papier als digitaal geldt het volgende: Niet standaard correspondentie gaat via de manager van de afdeling of via de directeur-bestuurder. Standaardcorrespondentie die normaal gesproken geacht kan worden uit te gaan van de werkorganisatie, kan worden ondertekend door een medewerker van de werkorganisatie. Voor uitgaande post middels digitale media (e-mail) is de in het bericht opgenomen Disclaimer van toepassing. Ontvangers van uitgaande papieren post mogen er vanuit gaan dat, mits het stuk is opgesteld op het briefpapier van onze vereniging, de vereniging zich verbindt aan hetgeen in het poststuk is vermeld. Versie 4.0 (juli 2017) 9
Vervanging bij afwezigheid In dit hoofdstuk is geregeld hoe FidesWonen omgaat met vervanging bij afwezigheid. Van vervanging bij afwezigheid is slechts sprake bij ziekte, vakantie, verlof, scholing, schorsing of anderszins langdurig niet aanwezig zijn. Kortdurende afwezigheid leidt niet tot het overgaan van bevoegdheden op een vervanger. Op grond van artikel 23 lid 4 van de Statuten besluit de Raad van Commissarissen over vervanging bij onstentenis of belet van het bestuur. Door goedkeuring van deze Procuratieregeling stemt de Raad van Commissarissen in met de volgende aanwijzing: Bij afwezigheid van de directeur-bestuurder worden alle zaken betreffende de normale bedrijfsvoering afgehandeld door de manager bedrijfsvoering & projecten. Bij zaken van bijzondere aard die niet kunnen worden gerekend tot de normale bedrijfsvoering vindt overleg plaats met de voorzitter van de Raad van Commissarissen en wordt in overleg met hem een besluit genomen. De handelingen volgens artikel 24 lid 3 van de Statuten zijn voorbehouden aan de Raad van Commissarissen. Vervanging van de afdelingsmanagers vindt plaats door de directeur-bestuurder of in overleg door een andere afdelingsmanager. Vervanging van medewerkers vindt plaats: Door een andere medewerker die is aangesteld in dezelfde functie en die derhalve dezelfde bevoegdheden heeft. Door een andere medewerker van de afdeling die minimaal dezelfde bevoegdheden heeft. Door de betreffende afdelingsmanager. Bij afwezigheid van de afdelingsmanager diens plaatsvervanger (zie de vorige alinea). ~~~~~~~~~ Versie 4.0 (juli 2017) 10