JAARPLAN 2014
INHOUDSOPGAVE 1 Inleiding 3 2 Missie en visie 5 2.1 Missie 5 2.2 ICT-marktplaats 5 2.3 Visie 8 2.4 SURFmarket als cloudservicebroker 8 3 SURFmarket in bedrijf 11 3.1 Dienstenportfolio in 2014 11 3.2 Klantgerichte en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening 13 3.3 Ontwikkelingen in het aanbod software, cloud en content 13 3.4 Samenwerking 14 4 SURFmarket in ontwikkeling 15 4.1 Cloud ready maken van SURFspot.nl 15 4.2 Instellingen ondersteunen bij transitie naar cloud 17 4.3 Overige aandachtspunten 17 5 Organisatie 18 5.1 Organisatiestructuur 18 5.2 Bezetting 19 SURFmarket / Utrecht / 1 januari 2014 / 2013724
1 INLEIDING Als ICT-marktplaats zorgt SURFmarket ook in 2014 voor interactie tussen vraag en aanbod; tussen hoger onderwijsinstellingen en ICT-leveranciers/uitgevers. We brengen aantrekkelijke, vraaggeïnspireerde overeenkomsten voor gebruik van ICT-producten en -diensten tot stand. Vervolgens faciliteren we het gebruik, de financiële afhandeling en de toe - gang tot deze software, clouddiensten en content. Daarbij worden primair de kanalen Mijn SURFmarket (business-to-business, B2B) en SURFspot.nl (business-to-consumer, B2C) ingezet. In 2013 heeft SURFmarket, als ICT-marktplaats, de meerjarige transitie ingezet naar een rol van cloudservicebroker (CSB), oftewel een organisatie die instellingen en gebruikers faciliteert bij het afnemen en gebruiken van clouddiensten. Voor 2014 staat het ontwikkelen van SURFspot.nl voor de levering van clouddiensten centraal. Daarnaast wordt onderzoek gedaan naar de mogelijkheden die business-to-business-toconsumer (B2B2C) dienstverlening te bieden heeft, zeker in relatie tot clouddiensten. 3 SURFmarket Jaarplan 2014
Herijking naar SURF 2.0 Het jaar 2014 is niet alleen het laatste jaar van het SURF Meerjarenplan 2011-2014, maar ook het jaar waarin het nieuwe Meerjarenplan SURF 2015-2018 gestalte moet krijgen. Dit is een hele uitdaging gezien de snel veranderde context waarin SURF zich bevindt. Niet alleen moeten scherpe en duidelijke keuzes gemaakt worden voor de thema s voor de komende jaren, ook moet een nieuwe SURF overall governance structuur gerealiseerd worden. Door het wegvallen van projectsubsidies voor taken en programma s bij de SURFholding en veranderende behoeften aan innovatie van de bij SURF aangesloten instellingen, is bij de SURF-holding begin september 2013 een reorganisatietraject gestart. De SURF-holding gaat in de loop van 2014 converteren van een projectorganisatie naar een regie-organisatie, met veel minder mensen en vanuit andere expertises en functies. Dit zal ook effect hebben op de inrichting (zowel inhoud, taakverdeling als governance) van het nieuwe Meerjarenplan. Hoe dit alles wordt vormgegeven is in 2014 onderwerp van discussie en afstemming tussen de directeuren van de holding en de werkmaatschappijen, alsook in afstemming met de bij SURF aangesloten instellingen. SURFMARKET GAAT HOGER ONDERWIJS INSTELLINGEN ONDERSTEUNEN BIJ DE TRANSITIE NAAR CLOUD Concreet werkt SURFmarket in 2014 aan het volgende: Klantgerichte en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening; Cloud ready maken van SURFspot.nl, door het inrichten van cloud.surfspot.nl, het uitbouwen van books.surfspot.nl, het inrichten van instelling specifieke kanalen en het bepalen van de strategie en ook uitvoering daarvan voor de migratie van het huidige SURFspot.nl 2.0 naar een nieuw technologisch platform; Instellingen ondersteunen bij de transitie naar cloud. In dit jaarplan zetten we doelstellingen en aandachtspunten voor 2014 uiteen. Over onze missie en visie leest u in hoofdstuk 2. In hoofdstuk 3 is beschreven hoe SURFmarket uitvoering geeft aan haar dienstverlening in 2014, hoofdstuk 4 gaat in op de ontwikkeling daarvan. Hoe de organisatie er komend jaar uitziet staat in hoofdstuk 5. Naar verwachting zal bovenstaande (kort samengevat in herijking naar SURF 2.0 ) nog geen grote impact hebben op de inhoud van de jaarplannen 2014 van de SURF holding en de SURFwerkmaatschappijen. 4 SURFmarket Jaarplan 2014
2 MISSIE EN VISIE 5 SURFmarket Jaarplan 2014 SURFmarket is de ICT-marktplaats van SURF voor het Nederlandse hoger onderwijs en onderzoek. 2.1 Missie SURFmarket streeft ernaar om het hoger onderwijs en onderzoek tegen de best mogelijke voorwaarden, rechtmatig en eenvoudig te voorzien van ICT-producten en -diensten. Deze omvatten vooral software, clouddiensten en content. De missie is direct gekoppeld aan onze statutaire doelstelling. Deze luidt: Het zorgdragen voor acquisitie, beheer en distributie van ICT-producten en -diensten voor gebruik in het hoger onderwijs en onderzoek. 2.2 ICT-marktplaats SURFmarket draagt zorg voor interactie tussen vraag van hoger onderwijsinstellingen en aanbod van ICT-leveranciers/ uitgevers en vervult daarmee de functie van ICT-marktplaats. Door bemiddelen en het faciliteren en uitvoeren van aanbestedingen komen overeenkomsten met speciale voorwaarden tot stand. SURFmarket regelt vervolgens het afsluiten en afrekenen van licenties en de distributie van en toegang tot de betreffende ICT-producten en -diensten. We maken onderscheid in diensten voor instellingen en diensten voor studenten en medewerkers. Alle dienstverlening is voor beide groepen online toegankelijk: Mijn SURFmarket voor instellingen en SURFspot.nl voor studenten en medewerkers.
Mijn SURFmarket is het kanaal voor instellingen om de rechten voor het ICT-gebruik binnen hun instelling te regelen en te regisseren. De hoger onderwijsinstellingen scheppen hier als facilitator voorwaarden voor gebruik van software en clouddiensten, door het selecteren van de meest doelmatige licentiemodellen (namelijk consortium-, campus- of groepslicentie); SURFspot.nl is het kanaal voor studenten en medewerkers om ICT-producten en -diensten af te nemen, voor gebruik op elke mogelijke locatie (instelling, thuis of elders). Het aanbod op SURFspot.nl is afhankelijk van de licenties van de instelling waar de student of medewerker bij is aangesloten. Consortium-, campus- of groepslicenties zijn op kosten van de instelling; individuele licenties zijn voor rekening van de gebruiker zelf. ALLE DIENSTVERLENING IS VOOR STUDENTEN EN MEDEWERKERS ONLINE TOEGANKELIJK VIA MIJN SURFMARKET EN SURFSPOT.NL Toegevoegde waarde De toegevoegde waarde van SURFmarket als ICT-marktplaats voor het Nederlands hoger onderwijs en onderzoek anno 2014 bestaat vooral uit: realiseren van schaalvoordelen door bemiddeling en door verrichten en faciliteren van aanbestedingen; bieden van op het hoger onderwijs en onderzoek toe gesneden flexibele licentiemodellen (consortium, campus, groep en individueel); instellingen faciliteren bij het eenvoudig en rechtmatig regelen en regisseren van ICT-gebruik via Mijn SURFmarket; verzorgen van efficiënte en eenvoudige distributie via SURFspot.nl; bereiken van synergie door samenwerking binnen SURF en samenwerking met nationale en internationale partners. 6 SURFmarket Jaarplan 2014
ICT-trends in hoger onderwijs en onderzoek 7 SURFmarket Jaarplan 2014 Om een internationale koppositie te kunnen blijven innemen ziet het Nederlands hoger onderwijs en onderzoek zich gesteld voor een aantal uitdagingen, waar zij de komende jaren een antwoord op moet geven. Zowel het huidige Meerjarenplan SURF 2011-2014 als het komende Meerjarenplan SURF 2015-2018 benoemt thema s. Voor SURFmarket is relevant: Autonome gebruikers Gebruikers nemen hun eigen apparatuur, softwaretools en data mee (bring your own device). Zo maken studenten eigen apps op basis van instellingsdata, speelt student peer-review een belangrijke rol in met name grootschalig online onderwijs, en onderzoekers zullen steeds meer interactie met collega-onderzoekers in binnen- en buitenland hebben. Toenemend gebruik van externe apps en clouddiensten op eigen devices betekent dat het naadloos op elkaar aan laten sluiten van deze hard- & software en content voor een instelling belangrijker wordt dan het aanbieden van eigen diensten. Eindgebruikers worden zelf aanbieder en leverancier ( prosumer ). Dit leidt tot een andere relatie tussen instelling en gebruiker. Het vraagt van instellingen dat zij zich vooral richten op data en informatie en de kwaliteit en beschikbaarheid daarvan. ICT-afdelingen en ook bibliotheken zullen zich meer gaan toeleggen op het voeren van afstemming dan op het leveren van diensten. Instellingen moeten zich beraden op het soort diensten dat zij nog zelf aanbieden, en welke zij outsourcen of uit de publieke cloud betrekken. Connectiviteit In een paar jaar tijd is het gebruik van mobiele apparaten explosief gestegen. Meer dan 1 miljard mensen heeft een smartphone of tablet. Naar verwachting wordt in 2015 meer gebruik gemaakt van draad loos internet dan internet via een vaste verbinding. Ook in het hoger onderwijs en onderzoek zijn studenten, onderzoekers en medewerkers voor leren en werken steeds afhankelijker van connectiviteit, zowel op de campus als off campus. Dat vraagt om betrouwbare en hoogwaardige dienstver lening anytime, anywhere, anyhow. Open onderwijs en onderzoek Onderzoekers delen hun data en wereldwijd en mede dankzij de ICT- en internetmogelijkheden in toenemende mate via open access. Ook onderwijsmateriaal wordt steeds vaker onder open licenties beschikbaar gesteld. Instellingen experimenteren met het aanbieden van gratis online onderwijs, wat grote aantallen studenten aantrekt, soms meer dan 150.000 per cursus. Studenten zullen naast onderwijs bij de eigen instelling ook online colleges volgen bij andere universiteiten. Deze trends zullen grote impact hebben op de business modellen van onderwijsinstellingen. Onderzoeksresultaten en onderwijs komen voor iedereen beschikbaar en nodigen uit tot nieuwe toepassingen in onderzoek, onderwijs, het bedrijfsleven, en de samenleving. Uiteraard vraagt dat om betrouwbaar materiaal van hoge kwaliteit, om internationale standaarden voor uitwisseling van content en om een infrastructuur om het materiaal toegankelijk te maken en te beheren.
SAMEN STAAN SURFMARKET EN DE HOGER ONDERWIJSINSTELLINGEN VOOR DE UITDAGING OM DE VEELEISENDE CONSUMENT PASSENDE DIENSTVERLENING TE BIEDEN 2.3 Visie De opkomst van clouddiensten in combinatie met de toe nemende autonomie van de gebruiker leidt tot veranderingen in de dienstverlening van SURFmarket. De uitdaging is om samen met instellingen zorg te dragen voor goede dienst verlening voor de veeleisende consument. Aspecten als wet- en regelgeving, privacy, keuzevrijheid van de gebruiker, continue beschikbaarheid, eenvoudige toegang spelen daar bij meer dan ooit een rol. SURFmarket heeft daarom de ambitie om de cloudservicebroker te worden voor het hoger onderwijs. Dit vraagt de komende jaren een transitie van de organisatie. Cloudservicebroker SURFmarket fungeert steeds meer als cloudservicebroker, oftewel een organisatie die hoger onderwijsinstellingen en gebruikers faciliteert bij het afnemen en gebruiken van clouddiensten. Jan Bakker: Het gebruik van clouddiensten zal de komende jaren sterk toenemen. Om instellingen en hun gebruikers bij dit proces te ondersteunen dient SURFmarket zich te ontwikkelen tot cloudservicebroker, waarbij we in SURF-verband sturen op geïntegreerde dienstverlening. Komend jaar zetten we qua ontwikkeling vooral in op het cloud ready maken van SURFspot.nl. Met deze transitie levert SURFmarket een bijdrage aan het doel van SURF om een e-infrastructuur als ecosysteem te realiseren. In dit systeem worden lokale en nationale voorzieningen op de terreinen van software, (toegangs)- plat formen, servers, netwerken en opslagcapaciteit in een federatief model met elkaar verbonden en gedeeld. Door het hanteren van open standaarden is het model schaalbaar naar Europees en wereldwijd niveau. 2.4 SURFmarket als cloudservicebroker De belangrijkste toegevoegde waarde die SURFmarket als cloudservicebroker aan het hoger onderwijs gaat bieden, kent twee zwaartepunten: clouddiensten via selfservice en het beschikbaar stellen van data. 8 SURFmarket Jaarplan 2014
WE ZORGEN DAT HET HOGER ONDERWIJS VERZEKERD IS VAN BETROUWBARE EN ONDERSCHEIDENDE CLOUDDIENSTEN Exclusieve clouddiensten via selfservice SURFmarket zorgt ervoor dat het hoger onderwijs verzekerd is van betrouwbare en onderscheidende clouddiensten en biedt deze gepersonaliseerd en laagdrempelig aan. Betroubaarheid van het aanbod waarborgen we door leveranciers van cloud diensten op basis van voorwaarden te selecteren, zoals bij voorbeeld hoge beschikbaarheid, waarborging veiligheid en privacy en interoperabiliteit. Daarnaast zorgen we voor een onderscheidend aanbod door een goede prijskwaliteit verhouding na te streven, waarbij we differentiëren naar klantsegmenten. We zullen de diensten gepersonaliseerd aanbieden door op basis van verbruik- en profielgegevens een relevant en interessant aanbod te etaleren. STUDENTEN EN MEDEWERKERS KUNNEN EEN GEPERSONALISEERDE AANBOD CLOUDDIENSTEN LAAGDREMPELIG INZIEN EN AFNEMEN VIA SURFSPOT.NL Studenten en medewerkers kunnen het gepersonaliseerde aanbod laagdrempelig inzien en afnemen via SURFspot.nl. Dit vraagt de komende jaren een ontwikkeling van ICTwebwinkel naar een kanaal gebaseerd op selfservice, dat klanten zo goed mogelijk faciliteert in het zelf afnemen en gebruiken van clouddiensten. In 2013 zijn we al begonnen met het inrichten van books.surfspot.nl (pilot). In 2014 volgt cloud.surfspot.nl (ook als pilot) en ook andere varianten zijn denkbaar. Op deze wijze ontwikkelt SURFspot.nl zich gefaseerd naar een nieuw technologisch platform. Hierbij bekijken we ook of instellingen behoefte hebben aan eigen kanalen, specifiek voor de eigen instelling (zogenaamde branded shops). Het in 2012 en 2013 samen met SURFnet ontwikkelde clouddistributie -kanaal vormt de opmaat naar de nieuwe opzet van SURFspot.nl. Beschikbaar stellen van data Het afnemen en gebruiken van clouddiensten via SURFspot.nl zorgt ervoor dat SURFmarket voor het hoger onderwijs rele vante gegevens kan verzamelen. Deze gegevens willen we gebruiken om enerzijds meer op de gebruiker toegesneden diensten te kunnen aanbieden en anderzijds de instellingen geconsolideerd inzicht te geven in de binnen hun instelling afgenomen en verbruikte diensten (dit wordt ook wel billing & metering genoemd). Het onderscheid tussen ICT-gebruik binnen de instelling versus gebruik thuis is al langere tijd aan het vervagen. ICT wordt steeds meer plaatsonafhankelijk en laagdrempelig. Bovendien neemt de keuzevrijheid voor de gebruiker voortdurend toe. Ook de rol van het ICT-management binnen de hoger onderwijsinstellingen verandert van rol: van beheer naar regie. Qua klantsegmenten is het daarom zaak onderscheid te maken tussen: Consumerende klanten: klanten die voor zichzelf cloud diensten inkopen en consumeren/gebruiken, ofwel studenten en medewerkers (B2C); Regievoerende klanten: klanten die clouddiensten voor schrijven aan een grotere populatie, bijvoorbeeld docenten (B2B2C); Faciliterende klanten: klanten die clouddiensten inkopen voor een populatie (onder meer een faculteit of gehele instelling), bijvoorbeeld inkopers en ICT-managers (B2B). Zorgen dat de dienstverlening goed aansluit op deze drie klantsegmenten staat de komende tijd centraal, waarbij de regievoerende klant een nieuw te bereiken groep vormt. 9 SURFmarket Jaarplan 2014
WE ONDERSCHEIDEN CONSUMERENDE, REGIEVOERENDE EN FACILITERENDE KLANTEN Hybride situatie De transitie naar cloudservicebroker betekent voor SURFmarket het ontwikkelen van nieuwe dienstverlening, terwijl we de bestaande dienstverlening handhaven zolang de instellingen daar behoefte aan hebben. De komende jaren bestaat een hybride situatie, met mengvormen van gebruik van clouddiensten en lokaal geïnstalleerde software. We zullen instellingen ondersteunen bij de overgang naar de cloud en werken daarvoor nauw samen met SURF-holding, SURFnet en SURFsara, onder andere binnen de Taskforce Cloud. Tijdige ontwikkeling van de kanalen Mijn SURFmarket en SURFspot.nl is daarbij een belangrijke voorwaarde. Hierbij vormt daadwerkelijke distributie van clouddiensten via SURFspot.nl de eerste belangrijke stap. 10 SURFmarket Jaarplan 2014
3 SURFMARKET IN BEDRIJF De primaire doelstelling van de organisatie is zorgen dat de acquisitie, het beheer en de distributie van ICT-producten en -diensten voor gebruik in het hoger onderwijs en onderzoek klantgericht en kwalitatief hoogwaardig gebeurt. Een klantgerichte en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening vormt ook in 2014 de ruggengraat voor de activiteiten. 3.1 Dienstenportfolio in 2014 Met de in de Klankbordgroep Aanbesteden vertegenwoordigde stakeholders heeft SURFmarket in 2013 intensief gesproken over hernieuwde samenwerking. Deze stakeholders zijn het netwerk van directeuren van universitaire rekencentra (CvDUR), de IT-managers van hbo-instellingen (COMIT), de inkoopverantwoordelijken van de universiteiten (UPI) en de inkoopverantwoordelijken van hogescholen (HIP). Dit nauwe overleg leidt voor 2014 tot een aangepast en meer helder dienstenportfolio, met daarbinnen onderscheid naar een kernpakket en een optioneel pakket. Het eerste heeft betrekking op via inbesteden voor instellingen vastgestelde dienstverlening, het tweede op in aanvullende opdracht voor (groepen van) instellingen uit te voeren activiteiten. 11 SURFmarket Jaarplan 2014
In onderstaande tabel met toelichting zijn bovengenoemde pakketten nader gespecificeerd: Kernpakket Software en clouddiensten: raamovereenkomsten in geval van consortium- licenties 1 Content: bemiddelingsovereenkomsten voor sourceware 3 Distributie van bij raam- en bemiddelings-overeenkomsten horende software, clouddiensten en content aan instellingen en/of gebruikers via de kanalen: - SURFmarket.nl - w.nl 5 Contractmanagement van raam- en bemiddelingsovereenkomsten voor software, clouddiensten en content: - Administratief 7 - Financieel 8 - Juridisch 9 - Advisering 10 12 SURFmarket Jaarplan 2014 Optioneel Software en clouddiensten: raamovereenkomsten in geval van campus- en groeps licenties 2 Content: bemiddelingsovereenkomsten voor courseware 4 SURFspot.nl branded store 6 Raamovereenkomsten voor ICT-diensten of hardware 11 Deze diensten maken onderdeel uit van de algemene dienstverleningsovereenkomst (ADVO). Het bijbehorende tariefmodel bestaat uit een abonnement plus opslag. Deze dienst maakt onderdeel uit van de dienstverleningsovereenkomst (DVO) met UKB en SHB en geldt aanvullend op de ADVO. Voor deze diensten geldt een nader, in overleg met de instellingen, overeen te komen tarifering. Toelichting: 1 Voor consortiumlicenties voor software en clouddiensten verzorgt SURFmarket op eigen risico de inkoop via een of meerdere raamovereenkomsten. In het geval instellingen nu al van dergelijke typen licenties gebruikmaken, zullen zij dat in de toekomst ook via SURFmarket blijven doen. Dat alles natuurlijk onder de voorwaarde dat de geboden raamovereenkomsten qua geboden oplossing(en) aansluiten op hun behoeften. 2 Voor campus- en groepslicenties voor software en clouddiensten brengt SURFmarket raamovereenkomsten tot stand, waarbij het de instelling vrij staat hier gebruik van te maken. Via het aanbieden van deze raamovereenkomsten in combinatie met een bijbehorend dynamisch aankoopsysteem faciliteert SURFmarket het door instellingen gebruiken van dergelijke typen licenties. 3 Nadere afspraken hierover zijn vastgelegd in de tussen de gremia van universiteitsbibliotheken (UKB) en hogeschoolbibliotheken (SHB) met SURFmarket gesloten dienstverleningsovereenkomsten. Sourceware betreft licentiegebonden leermateriaal, aan te schaffen door de instelling. 4 Voor geïnteresseerde instellingen kan SURFmarket deze dienst aanbieden, waarbij concreet moet worden gedacht aan overeenkomsten met educatieve uitgeverijen voor educatieve e-books. Courseware betreft direct aan het onderwijs gerelateerd leermateriaal, aan te schaffen door de eindgebruiker (student en docent). 5 Dit omvat mede de kanalen cloud.surfspot.nl voor clouddiensten (zodra beschikbaar) en books.surfspot.nl voor educatieve e-books. 6 Als alternatief voor de onder (5) genoemde kanalen is het eveneens mogelijk te kiezen voor een branded store, zijnde <instellingsnaam>. surfspot.nl. Dit betreft een optionele dienst, waarvan de voorwaarden in overleg met de instelling dienen te worden vastgesteld. 7 Betreft het op adequate wijze verwerken van door de instellingen afgesloten licentieovereenkomsten en afhandelen van vragen daaromtrent. 8 Betreft het verzorgen van periodieke rapportages en doen van daarop gebaseerde licentieafdrachten aan leveranciers en uitgevers. 9 Betreft het toezien op juiste naleving van de in de overeenkomsten bepaalde voorwaarden, alsmede het onderhouden en doorontwikkelen van modelovereenkomsten (bijv. voor clouddiensten). 10 Betreft het proactief adviseren van instellingen over inhoud van de diverse raam- en bemiddelingsovereenkomsten. 11 Indien een groep instellingen een gezamenlijke behoefte heeft bij inkoop van ICT-diensten of hardware, kan SURFmarket tegen nader overeen te komen voorwaarden een aanbestedingstraject verzorgen.
KWALITEIT VAN ONZE SERVICE EN NALEVEN VAN INFORMATIE- BEVEILIGINGSBELEID 13 SURFmarket Jaarplan 2014 3.2 Klantgerichte en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening Zorgdragen voor kwaliteit en de dienstverlening laten aansluiten op de behoefte van instellingen en gebruikers is vanzelfsprekend een continue doelstelling. Daarbij staan in 2014, mede op basis van de input uit het in 2013 gehouden klanttevredenheidsonderzoek, de volgende zaken centraal: Tot standaard werkwijze verheffen van het in 2013 opgezette vraaggeïnspireerd werken bij de totstandkoming en het onderhoud van raam- en bemiddelingsovereenkomsten. Via de door de gremia van stakeholders benoemde linking pins zal hun directe betrokkenheid bij belangrijke overeenkomsten worden geborgd; Uitvoeren van nieuwe werkwijze rond inkoop van ICT, in lijn met de in de Klankbordgroep Aanbesteden in 2013 gemaakte afspraken; Hanteren van het vanuit SURF geïnitieerde HO Normenkader, waarin richtlijnen zijn opgenomen waaraan leveranciers van clouddiensten zich dienen te conformeren, vooral op het gebied van privacy; Aanscherpen en beter bewaken van kwaliteitsnormen voor onze klantenservices en online services; Naleven van het in SURF-verband opgestelde Informatiebeveiligingsbeleid; Doorvoeren van noodzakelijke verbeteringen aan Mijn SURFmarket; Zorgdragen voor tijdige en heldere communicatie naar instellingen en eindgebruikers, volgens de in 2013 hiervoor opgestelde werkwijze. Via publicatie van een jaarkalender zullen we zorgdragen voor meer transparantie. 3.3 Ontwikkelingen in het aanbod software, cloud en content In 2014 staan bijna veertig vernieuwingen van raamovereenkomsten voor software en clouddiensten gepland. Het belangrijkst zijn de consortium-afspraken met Microsoft (huidige eindigt per ultimo 2014) en Adobe (huidige eindigt per medio 2014). Deze te vernieuwen overeenkomsten zullen naar verwachting een hybride model kennen, met gecombineerd lokaal gebruik en gebruik in de cloud. Dat zal naar verwachting ook gelden voor de nieuwe overeenkomsten met SAP en Oracle. SURFmarket verwacht op het gebied van mobile device management, Enterprise App-stores en Learning Analytics nieuwe overeenkomsten af te sluiten. Binnen de programma s DLWO en Digitaal Toetsen zullen we ook met enkele nieuwe aanbieders overeenkomsten aangaan. DIGITALE STUDIEBOEKEN VIA BOOKS.SURFSPOT.NL In 2014 onderhandelen we met drie van de vier grootste Big Deal uitgevers over de verlenging van de meerjarige overeenkomsten per 1-1-2015 (Elsevier, Springer en Wiley- Blackwell). Daarnaast sluiten we met educatieve uitgevers bemiddelingsovereenkomsten voor de levering van digitale studieboeken via books.surfspot.nl. BIG DEALS MET UITGEVERS SURFmarket zal in 2014 bovendien een bijdrage leveren aan het beheer en verdere uitbouw van Quality Open Access Market (QOAM), een website die onderzoekers de mogelijkheid biedt open access tijdschriften te voorzien van een kwalitatieve scorecard. Daarnaast kunnen onderzoekers via QOAM een voor hen geschikt open access publicatiepodium vinden.
3.4 Samenwerking Samenwerking met nationale en internationale partners en binnen SURF is voor SURFmarket van essentieel belang. thema s uit het meerjarenplan samen. Voor SURFmarket is de samenwerking op het terrein van cloud (met een Taskforce) het meest relevant. SAMENWERKING MET NATIONALE EN INTERNATIONALE PARTNERS EN BINNEN SURF IS VAN ESSENTIEEL BELANG 14 SURFmarket Jaarplan 2014 Nationaal Met de nationale licentiepartners APS IT-diensten en SLBdiensten lopen besprekingen om de partnerovereen komsten te verlengen tot eind 2014. Daarbij zal de scope van de samenwerking zich beperken tot met name consortiumovereenkomsten. De samenwerking met APS IT-diensten (die het primair onderwijs bedient) omvat ook het gebruik van SURFspot.nl door die doelgroep. Internationaal Samen met SURFnet zetten we zwaar in op internationale samenwerking op gebied van cloud. Enerzijds betreft dit de samenwerking van Europese National Research and Education Networks (NREN s) in GÉANT (het pan-europese onderzoeksen onderwijsnetwerk dat de NREN s verbindt). Anderzijds betreft deze samenwerking die van globale NREN s in kader van Global Service Delivery. Dat laatste kan betekenen het samen met onder andere Internet2, Janet, AArnet en Nordunet realiseren van een portfolio aan clouddiensten. In de loop van 2014 moet een eerste (mini-) catalogus beschikbaar komen. Op het terrein van content werkt SURFmarket nauw samen in de internationale coalitie van bibliotheekconsortia (ICOLC), vooral op het terrein van uitwisselen van ervaringen en kennis van business modellen. Ook worden met buitenlandse zusterorganisaties als JISC Collections contacten onderhouden op het gebied van content licensing, met name waar deze raken aan Open Access. SURF Het jaar 2014 is het laatste jaar van het huidige SURF Meerjarenplan (2011 2014). De SURF-organisaties werken op diverse UITWISSELING VAN KENNIS EN ERVARING MET BIBLIOTHEEKCONSORTIA Samenwerking met SURFnet voor cloud is tot eind 2013 projectmatig ondergebracht in een gezamenlijk Vendor Management Team. Deze samenwerking omvatte zowel het aansluiten van clouddiensten (inclusief raam- en bemiddelingsovereenkomsten met leveranciers die via SURFconext worden gekoppeld) als de ontwikkeling van een kanaal voor distributie van clouddiensten. Vanaf 2014 zijn de organisaties vanuit hun exploitatie verantwoordelijk voor het aansluiten op SURFconext (SURFnet) en het realiseren van raamovereenkomsten voor clouddiensten (SURFmarket). Daarbij kijken we ook naar mogelijkheden om instelling-specifieke diensten te ontsluiten. Daarnaast continueren we in 2014 de samenwerking met SURFnet op het gebied van Customer Management. Samen met SURFshare verkennen we mogelijkheden tot intensievere samenwerking, op gebieden waar de activiteiten in elkaars verlengde liggen, zoals het regelen van diensten rond raam- en bemiddelingsovereenkomsten die toegevoegde waarde bieden (beheer, gebruikersgroepen, et cetera). SURFnet en SURFmarket zullen per begin 2015 samen een kantoor delen. SURF en SURFshare zullen naar verwachting hierbij aanhaken. Hiermee is een belangrijke stap gezet in het verder versterken van de samenwerking in SURF. Ook de eind 2013 gelanceerde gemeenschappelijke website SURF.nl zorgt ervoor dat SURF en haar werkmaatschappijen vanaf 2014 als één gezicht naar buiten treden.
4 SURFMARKET IN ONTWIKKELING 15 SURFmarket Jaarplan 2014 In 2014 zet SURFmarket in haar ontwikkeling naar cloudservicebroker belangrijke stappen. Hoofd doelstelling is de vernieuwing van SURFspot.nl, om dit B2C-kanaal cloud ready te maken. De andere belangrijke doelstelling binnen de transitie naar cloudservicebroker is het onder steunen van instellingen bij de transitie naar cloud. 4.1 Cloud ready maken van SURFspot.nl Inrichten van cloud.surfspot.nl Het huidige SURFspot.nl is niet in staat om clouddiensten aan te bieden. In 2012 en 2013 hebben we samen met SURFnet gewerkt aan een clouddistributiekanaal om de levering van clouddiensten te realiseren. Hierbij lag de focus op levering van gratis diensten aan gebruikers binnen door de instelling betaalde campuslicenties. De functionaliteit van individueel afrekenen was daarbij niet beschikbaar. Daarnaast is met books.surfspot.nl ervaring opgedaan met het inrichten van een (distributie)kanaal met behulp van of the shelf -technologie, inclusief de mogelijkheid van individueel afrekenen. Door de combinatie van deze ontwikkelingen kunnen we nu, als onderdeel van het SURFworks-programma, de volgende stap zetten: cloud.surfspot.nl inrichten a la books.surfspot.nl, met de kennis van het clouddistributiekanaal. Hiermee voorzien we op korte termijn in een gepersonaliseerd aanbod van clouddiensten voor individuele gebruikers, met afrekenfunctionaliteit. Cloud.surfspot.nl is vanaf het tweede kwartaal van 2014 voor gebruikers van alle instellingen toegankelijk.
In eerste instantie met enkel basis-functionaliteit en een beperkte catalogus aan diensten, later uitgebouwd. Waar relevant en mogelijk worden de aangeboden clouddiensten gekoppeld aan SURFconext. CLOUD.SURFSPOT.NL Binnen het kader van cloud.surfspot.nl zullen we in het eerste halfjaar van 2014 tevens verkennen welke technologie voor structurele B2C-dienstverlening op gebied van cloud geschikt is, met nadrukkelijk ook aandacht voor koppelingen naar back-office systemen van SURFmarket en SURFnet. Uitbouwen van books.surfspot.nl Voor books.surfspot.nl ligt de focus in 2014 op ingebruikname door meer hogescholen dan de vier pilotinstellingen waarmee we in augustus 2013 startten. We streven hierbij naar minimaal 50% van alle hbo s. Daarnaast is ons doel om het assortiment te verbreden naar zoveel mogelijk opleidingen. We zullen vooral de brug naar de docent moeten slaan, om succesvol op dit nieuwe terrein te kunnen zijn. In het tweede kwartaal van 2014 besluiten we of we books.surfspot.nl opnemen in de reguliere dienstverlening van SURFmarket vanaf studiejaar 2014-2015. GEPERSONALISEERD AANBOD AAN CLOUDDIENSTEN VERNIEUWING VAN SURFSPOT.NL 16 SURFmarket Jaarplan 2014 Inrichten van branded stores onder SURFspot.nl label In 2013 hebben we voor studenten van de rechtenfaculteit van de Erasmus Universiteit Rotterdam een zogenaamde branded store ingericht (lawweb.surfspot.nl), ofwel een specifiek voor deze instelling ingericht kanaal. De ervaringen zijn positief en duiden op kansen dit concept ook bij andere instellingen/ faculteiten in te zetten. Voor 2014 verwachten we de inrichting van een zestal branded stores, waarvoor we begin 2014 eerst een business case en business model opstellen.
AANBOD MOET OPTIMAAL AANSLUITEN OP DE VRAAG WE GAAN DREMPELS VOOR GEBRUIK VAN CLOUDDIENSTEN WEGNEMEN 17 SURFmarket Jaarplan 2014 Strategiebepaling migratie van SURFspot.nl 2.0 naar 3.0 Het huidige SURFspot.nl (2.0) namen we in 2007 in gebruik en heeft het einde van haar levenscyclus bereikt. Het verder oprekken van de levensduur door realiseren van functionele eisen/wensen binnen het bestaande het platform is geen verantwoorde optie. Daarom zal in 2014 het huidige SURFspot.nl geleidelijk overgaan op een nieuw technologisch platform. Na afronding van de technologieverkenning binnen cloud. surfspot.nl kunnen we de strategie voor migratie van SURFspot.nl naar versie 3.0 bepalen, en daarvan afgeleid een selectietraject starten. Dit kan vanaf het derde kwartaal starten. Voorafgaand aan het selectietraject zullen we ook een besluit moeten nemen over de positionering van cloud.surfspot.nl en books.surfspot.nl ten opzichte van SURFspot.nl zelf. We kunnen SURFspot.nl onderbrengen in verschillende satellietomgevingen of we handhaven één centraal SURFspot.nl. De verwachting is dat we SURFspot.nl 3.0 (in een van bovengenoemde varianten) in het tweede kwartaal van 2015 kunnen opleveren. 4.2 Instellingen ondersteunen bij transitie naar cloud In de huidige marktsituatie valt op dat actief gebruik van clouddiensten in het hoger onderwijs achterblijft bij eerdere verwachtingen, terwijl instellingen samen met SURF hebben gekozen voor een cloud first strategie. SURFmarket besteedt in 2014 aandacht aan het ondersteunen van instellingen bij de transitie naar cloud, onder andere door: Via cloud.surfspot.nl en books.surfspot.nl wegnemen van drempels voor gebruik van clouddiensten door interessant en direct voor consumenten toegankelijk cloud-aanbod; Vraag geïnspireerd tot stand brengen van (nieuwe) raamovereenkomsten voor clouddiensten, zodat het aanbod optimaal aansluit op de vraag; Nauwe(re) afstemming met instellingen over de aanwezige cloudvraagstukken en de wijze waarop SURFmarket daarbij kan faciliteren. Vanuit het perspectief van de instellingen en gebruikers is een integrale benadering vanuit SURF van belang, waarbij we vanuit een gezamenlijk te ontwikkelen catalogus keuze bieden uit public en community cloudoplossingen. Met SURFnet en SURFsara verkennen we de mogelijkheden hiervoor. 4.3 Overige aandachtspunten Om de rol van cloudservicebroker goed in te kunnen gaan vullen is het van belang dat SURFmarket het komende jaar ook stappen zet op de volgende gebieden: Starten met ontsluiten van data via Mijn SURFmarket, aangezien SURFmarket in toenemende mate beschikt over voor instellingen relevante data. In 2014 starten we met het beschikbaar stellen van die data die nu al voorhanden is en we eenvoudig kunnen aanbieden. Verkennen van opties op het gebied van billing & metering. Inzicht in gebruik en de kosten daarvan gericht door - be lasten is een belangrijke behoefte van de instellingen waarin SURFmarket ondersteuning kan bieden. In 2014 onder zoeken we deze behoefte nader. Verkennen van de consequenties van de veranderende rol van het ICT-management binnen de instellingen: wat hebben regievoerende klanten van SURFmarket nodig? Klanten zoals docenten die het gebruik van bepaalde clouddiensten binnen hun instellingen voorschrijven zijn een nieuwe en belangrijke doelgroep voor SURFmarket. Deze groep leren kennen en het verkennen van hun wensen en eisen, plus de wijze waarop SURFmarket hierbij kan faciliteren, staat komend jaar op de agenda.
5 ORGANISATIE 5.1 Organisatiestructuur Met ingang van 1 januari 2014 is SURFmarket ingericht volgens bovenstaande structuur. SURFmarket is een organisatie in beweging. Dit vraagt ook continue bijstelling van de wijze waarop de organisatie is in gericht en taken en verantwoordelijkheden zijn belegd. In 2013 is Team Customer Management gevormd met focus op de B2B-dienstverlening. Om als organisatie ook op het gebied van B2C de bestaande dienstverlening naar behoren uit te kunnen voeren, en tegelijkertijd invulling te geven aan de noodzakelijke ontwikkeling van de B2C-kanalen, hebben we vanaf begin 2014 een nieuw team: Team Channel Management. Zo vormen Channel Management, Customer Management en Vendor Management de pijlers van de (toekomstige) organisatie. De verantwoordelijkheden van de diverse teams: Team Software & Cloud: verantwoordelijk voor acquisitie en beheer van raamovereenkomsten voor software en clouddiensten; Team Content: verantwoordelijk voor acquisitie en beheer van bemiddelingsovereenkomsten voor content; Team Customer Management: verantwoordelijk voor het relatiemanagement met regievoerende en faciliterende klanten en voor een optimaal functionerend Mijn SURFmarket, zodat zij eenvoudig en prettig online zaken kunnen doen; 18 SURFmarket Jaarplan 2014
Team Channel Management: verantwoordelijk voor een optimaal functionerend SURFspot.nl (SURFspot.nl, books. surfspot.nl, cloud.surfspot.nl, enz.), zodat consumerende klanten eenvoudig en prettig online zaken kunnen doen; Team Online Services: verantwoordelijk voor de ICTinfrastructuur, het functioneel en technisch beheer en de doorontwikkeling van de B2B- en B2C-kanalen; Team Finance & Control: verantwoordelijk voor alle finan ciële processen, inclusief periodieke rapportages aan het management en de Raad van Commissarissen; Team Corporate Services: verantwoordelijk voor facilitair management, corporate en interne communicatie, juridische ondersteuning en human resource management. Directie: verantwoordelijk voor de strategische ontwikkeling van SURFmarket en het algemeen management. NIEUW TEAM: CHANNEL MANAGEMENT 5.2 Bezetting De voor 2014 geldende bezetting is in totaal, inclusief vacatures en ingehuurde capaciteit, 50,2 fte. Hiervan is de interne bezetting, inclusief vacatures, 45,8 fte en de ingehuurde capaciteit 4,4 fte. ORGANISATIE IN BEWEGING 19 SURFmarket Jaarplan 2014
COLOFON Tekst Jan Bakker, Audrey Visscher en Marjolein Marchal (SURFmarket) Ontwerp Studio Koelewijn Brüggenwirth Fotografie Kees Rutten SURFmarket bv Radboudkwartier 217 Postbus 19122 3501 DC Utrecht 088 126 97 00 www.surf.nl 20 SURFmarket SURFmarket bv 2014 Jaarplan 2014