PE-6/QUAEST/PV/2009-05 EUROPEES PARLEMENT P PV 05 /2009 DE QUAESTOREN NOTULEN Vergadering van woensdag 11 maart 2009, 15.06 uur Zaal S 3,4 LOW-gebouw STRAATSBURG INHOUD 1. Aanneming van de ontwerpagenda... 3 2. Goedkeuring van de notulen van 19 november 2008 en 14 januari 2009... 3 3. Mededelingen van de fungerend voorzitter... 3 3.1 De Veiligheidsdienst... 3 3.2 Mededeling inzake het eind van het mandaat... 4 4. Werkruimte voor de Groenen in het Voorlichtingsbureau van het Parlement in Milaan... 4 5. Wachtruimte voor chauffeurs op vliegveld Zaventem... 4 6. Voorstel voor een permanente plaquette in het Europees Parlement in Straatsburg ter nagedachtenis aan de slachtoffers van massadeportaties... 5 7. Evenementen in de gebouwen van het Parlement - Gebruik van de Karamanlisvoetgangersbrug... 5 Blz. PV\779541.doc PE418.868/QUAEST./fin.
8. Teruggave sleutels aan het eind van het mandaat 2009 - Ontwerpmededeling...6 9. Openingsuren van de gebouwen van het Parlement - Ontwerpmededeling...7 10. Gezondheidsrisico's door de printers in de gebouwen van het Parlement...7 11. Toegang tot de ledenbar in het ASP-gebouw in Brussel...7 12. Cateringdiensten in het Parlement...8 13. Leidraad voor leden die in 2009 niet herkozen worden...9 14. Achter gesloten deuren : Andere kwesties en individuele verzoeken/brieven van leden...9 15. Punten ter informatie...9 15.1 Postdiensten van het Europees Parlement...9 15.2 Vertrek van de heer DREXLER...10 16. Datum en plaats volgende vergadering...10 BIJLAGE: Presentielijst PE418.868/QUAEST./fin. 2/12 PV\779541.doc
De vergadering wordt op 11 maart 2009 om 15.06 uur geopend door de heer MULDER, fungerend voorzitter. 1. Aanneming van de ontwerpagenda * * * - nemen kennis van de ontwerpagenda (PE 418.840/QUAEST) en nemen deze aan in de volgorde zoals blijkt uit deze notulen. 2. Goedkeuring van de notulen van 19 november 2008 en 14 januari 2009 - nemen kennis van de volgende stukken: de notulen van de vergadering van 19 november 2008 in Brussel (PE 413.258/QUAEST), de notulen van de vergadering van 14 januari 2009 (PE 418.791/QUAEST), - hechten goedkeuring aan de notulen met een aantal technische wijzigingen. 3. Mededelingen van de fungerend voorzitter 3.1 De Veiligheidsdienst - nemen kennis van het volgende stuk: een ontwerpmededeling aan de leden over veiligheid in het Europees Parlement (PE 418.858/QUAEST); - horen de fungerend voorzitter, die de quaestoren meedeelt dat de Veiligheidsdienst een ontwerpnota voor de leden en het personeel heeft opgesteld met informatie over de veiligheidsmaatregelen in het Parlement na de recente bankoverval. PV\779541.doc 3/12 PE418.868/QUAEST./fin.
3.2 Mededeling inzake het eind van het mandaat - horen de fungerend voorzitter, die de quaestoren meedeelt dat de mededeling over de financiële voorzieningen voor de leden voor het eind van het mandaat op de Intranetpagina van het Parlememtn beschikbaar is. - besluiten een wijziging aan te brengen aan hun besluit van 14 januari 2009, teneinde alle quaestoren in staat te stellen verzoeken te tekenen van leden die willen reizen gedurende de "witte weken" tussen de laatste vergaderperiode van het huidige Parlement en de verkiezingen. 4. Werkruimte voor de Groenen in het Voorlichtingsbureau van het Parlement in Milaan Na de interventie van de heer NICHOLSON, de quaestor belast met de Voorlichtingsbureaus in Italië, wordt het onderwerp doorgeschoven naar de volgende vergadering. 5. Wachtruimte voor chauffeurs op vliegveld Zaventem - neemt kennis van de volgende stukken: een brief d.d. 25 september 2006 van mevrouw DE VITS aan de heer VANDENBOSSCHE over een wachtruimte voor chauffeurs op vliegveld Zaventem (PE 418.833/QUAEST); een e-mail d.d. 18 februari 2009 van mevrouw NAETS, vliegveld zaventem (PE 418.832/QUAEST); een nota aan de quaestoren van DG IO over een wachtruimte voor chaufeurs op vliegveld Zaventem (PE 418.853/QUAEST); - horen mevrouw DE VITS, de quaestor belast met contacten met de autoriteiten van het vliegveld van Brussel, die aangeeft verheugd te zijn over de voorgestelde oplossing, maar eraan toevoegt dat de door de luchthavenautoriteiten geopperde prijs niet erg concurrerend is; - hechten goedkeuring aan het voorstel om een ruimte te huren voor chauffeurs van het Parlement die op vliegveld Zaventem moeten wachten. PE418.868/QUAEST./fin. 4/12 PV\779541.doc
6. Voorstel voor een permanente plaquette in het Europees Parlement in Straatsburg ter nagedachtenis aan de slachtoffers van massadeportaties - nemen kennis van het volgende stuk: een brief d.d. 3 december 2008 van de heer LANDSBERGIS over een herdenkingsplaquette (PE 418.779/QUAEST); - overwegen het voorstel voor een permanente plaquette in het Europees Parlement in Straatsburg ter nagedachtenis van de slachtoffers van massadeportaties uit de drie Baltische staten door de USSR tijdens de Tweede Wereldoorlog; - horen de heer FAZAKAS, de quaestor belast met kunstwerken, die de quaestoren erop wijst dat de brief alleen door de heer LANDSBERGIS is ondertekend en verder door geen enkele andere vertegenwoordiger van de drie betrokken landen; - stemmen er mee in dat de plaquette een permanent karakter moet hebben en permanent moet worden opgehangen, en nodigen het kunstcomité uit het besluit samen met de bevoegde diensten uit te voeren. 7. Evenementen in de gebouwen van het Parlement - Gebruik van de Karamanlisvoetgangersbrug - nemen kennis van de volgende documenten: brieven d.d. 9 december 2008 en 17 februari 2009 van de heer LANGEN en het antwoord van de heer PÖTTERING d.d. 3 februari 2009 over evenementen die worden georganiseerd in de gebouwen van het Europees Parlement (PE 418.829/QUAEST); een brief van mevrouw TICAU d.d. 23 februari 2009 over de tentoonstelling 30 maart - 2 april 2009 op de Karamanlis-voetgangersbrug (PE 418.837/QUAEST); een brief van de heer BEHREND d.d. 4 februari 2009 met het verzoek om ruimten in het Parlement op 27 en 28 maart 2009 (PE 418.842/QUAST); een brief van de heer DREXLER d.d. 19 februari 2009 in antwoord op het verzoek van de heer BEHREND (PE 418.839/QUAST); een e-mail van mevrouw SLEE d.d. 26 februari 2009 over "pixman screens" op 17 maart 2009 (PE 418.845/QUAEST); een brief van de heer SCHULTZ over de afwijking van het besluit van het Bureau over het gebruik van de gebouwen van het Parlement door externe organisaties - Global Progressive Forum Conference op 5 maart 2009 (PE 418.854/QUAEST); PV\779541.doc 5/12 PE418.868/QUAEST./fin.
- horen de heer FAZAKAS, de quaestor belast met kunstwerken, die een aantal verzoeken presenteert betreffende de beschikbaarheid van de Karamanlisvoetgangersbrug en andere ruimten voor het houden van tentoonstellingen en andere activiteiten; - nemen nota van de brief van de Voorzitter aan de heer LANGEN, lid van het EP, over de evenementen die in de gebouwen van het Europees Parlement worden georganiseerd; - houden een gedachtewisseling, waaraan wordt deelgenomen door de heer FRIEDRICH en mevrouw LULLING, over het eventueel herzien van de regels voor tentoonstellingen die worden georganiseerd door leden, fracties en externe organisaties in het Parlement; - besluiten geen steun te geven aan het verzoek van de heer BEHREND voor het gebruik van de Karamanlis-voetgangersbrug voor een congres van de Groenen; - besluiten dat de tentoonstelling van mevrouw TICAU, lid, "Friends of the River Danube - River of Europe", vanwege de Europese aard van de tentoonstelling (de Donau stroomt door zes lidstaten), op de Karamanlis-voetgangersbrug mag plaatsvinden; - besluiten in te stemmen met het verzoek van de heer SCHULTZ, voorzitter van de PSE-Fractie, betreffende het gebruik van de Anna Lindh-ruimte en de lobby van het halfrond tijdens de Global Progressive Forum Conference, met de toevoeging dat de voorbereidingen van de conferentie in de lobby van het halfrond pas mogen beginnen na afloop van de zittingsperiode op donderdag 2 april 2009; - besluiten niet in te stemmen met het verzoek van mevrouw SLEE, campaign officer van IFAW (International Fund for Animal Welfare), betreffende toegang tot het Parlement met twee pixman schermen; - komen overeen de regels betreffende culturele manifestaties in het Parlement te herzien met inachtneming van de waardigheid van het Parlement en de noodzaak van openheid, en de wens van nabijheid tot de burger; - verzoekt de nieuw gekozen quaestoren de regels te herzien na de Parlementaire verkiezingen. 8. Teruggave sleutels aan het eind van het mandaat 2009 - Ontwerpmededeling Dit punt wordt uitgesteld tot de volgende vergadering. PE418.868/QUAEST./fin. 6/12 PV\779541.doc
9. Openingsuren van de gebouwen van het Parlement - Ontwerpmededeling Het College van quaestoren (zonder debat) - nemen kennis van: een nota van de secretaris-generaal d.d. 6 maart 2009 over openingsuren van de gebouwen van het Europees Parlement (PE 418.844/QUAEST); - behandelen een nota van de secretaris-generaal over openingsuren van de gebouwen van het Europees Parlement; - komen overeen dat de nota aan de leden moet worden voorgelegd. 10. Gezondheidsrisico's door de printers in de gebouwen van het Parlement - nemen kennis van de volgende documenten: informatie betreffende toner d.d. 11 december 2008 (PE 418.848/QUEST); tonerdeeltjes: een aantal eenvoudige tips om gevaar te vermijden (PE 418.847/QUAEST); tien gouden regels betreffende fijnstof - nieuwe risico's in kantoren (PE 418.846/QUAEST); een nota van de heer KRAEWINKELS d.d. 3 maart 2009 over gezondheidsrisico's door printers in de gebouwen van het Europees Parlement (PE 418.843/QUAEST); - horen de heer KRAEWINKELS, hoofd van de Eenheid "Preventie en Welzijn", die een presentatie geeft van de resultaten van de studie van Australische wetenschappers en van een latere, 'second opinion'-studie van Duitse wetenschappers, alsmede van hetgeen zijn diensten ten aanzien van dit dossier hebben gedaan; - besluiten dat het risiconiveau aanvaardbaar is; - besluiten, overeenkomstig het voorzorgsbeginsel, de leden en het personeel nog eens te herinneren aan de tien gouden regels voor het gebruik van printers, ter voorkoming van elk gezondheidsrisico. 11. Toegang tot de ledenbar in het ASP-gebouw in Brussel PV\779541.doc 7/12 PE418.868/QUAEST./fin.
- nemen kennis van de volgende documenten: een mededeling van de quaestoren - Ledenbar (PE 418.830/QUAEST); e-mails van de leden BRADBOURN en ATKINS d.d. 16 fevruari 2009 over de ledenbar (PE 418.815/QUAEST); - horen de heer NICHOLSON, de quaestor belast met de huidige situatie; - houden een korte gedachtewisseling, waaraan o.a. wordt deelgenomen door mevrouw LULLING, quaestor, over de toepassing van de regels in de toekomst; - besluiten de situatie te blijven volgen en er tijdens één van de volgende vergaderingen op terug te komen. 12. Cateringdiensten in het Parlement - nemen kennis van de volgende documenten: een nota van de heer KLINZ d.d. 17 februari 2009 over de kwaliteit van het eten in de ledenrestaurants in Brussel (PE 418.849/QUAEST); een nota van de heer STRATIGAKIS d.d. 2 maart 2009 over catering (PE 418.834/QUAEST); een brief van de heer SAVARY d.d. 13 februari 2009 over cateringdiensten in het Europees Parlement (PE 418.828/QUAEST); - horen een presentatie van de betrokken diensten over de catering van het Europees Parlement; - houden een uitgebreide gedachtewisseling, waaraan onder andere wordt deelgenomen door de heer NICHOLSON, mevrouw LULLING, mevrouw DE VITS en de heer FRIEDRICH, quaestoren, over de kwaliteit van de diensten en de prijzen van de caterer van het Europees Parlement in Brussel; - concluderen dat de kwaliteit van de diensten van het ledenrestaurant in Brussel achter blijft bij hetgeen mag worden verwacht; - besluiten deze kwestie door te verwijzen naar de volgende vergadering. PE418.868/QUAEST./fin. 8/12 PV\779541.doc
13. Leidraad voor leden die in 2009 niet herkozen worden - nemen kennis van de volgende documenten: Gids voor het leven na het Parlement voor huidige en voormalige leden (PE 418.857/Quaest); - houden een eerste gedachtewisseling, waaraan wordt deelgenomen door onder andere de heer FRIEDRICH, mevrouw DE VITS, mevrouw LULLING, de heer NICHOLSON, quaestoren, en de heer MULDER, fungerend voorzitter, over het voorstel voor een nieuwe editie van de gids voor huidige en voormalige leden en hun verplichtingen en rechten wanneer zij het Parlement verlaten; - besluiten een informatiebijeenkomst te organiseren voor leden die niet worden herkozen op 23 april 2009 in Straatsburg; - besluiten op de volgende vergadering op deze kwestie terug te komen. 14. Achter gesloten deuren : Andere kwesties en individuele verzoeken/brieven van leden 15. Punten ter informatie 15.1 Postdiensten van het Europees Parlement - horen mevrouw LULLING, die de aandacht van de quaestoren vestigt op het grote aantal klachten over de werking van de interne postdiensten van het Europees Parlement; - verzoeken de diensten hierover een nota op te stellen; - besluiten op de volgende vergadering op deze kwestie terug te komen. PV\779541.doc 9/12 PE418.868/QUAEST./fin.
15.2 Vertrek van de heer DREXLER - horen de voorzitter, die de quaestoren op de hoogte stelt van het feit dat de heer DREXLER, hoofd van het secretariaat van het Bureau, de Conferentie van voorzitters en de Quaestoren, zijn post gaat verlaten; - bedanken de heer DREXLER voor zijn uitmuntende werk bij het door de jaren heen bijstaan en adviseren van de Quaestoren. 16. Datum en plaats volgende vergadering - besluiten dat de volgende vergadering van de quaestoren zal plaatsvinden van 15.00 tot 17.30 uur op 25 maart 2009 in zaal S 3.4 van het LOW-gebouw in Straatsburg. * * * De vergadering wordt om 16.45 uur gesloten. * * * Jan MULDER Fungerend voorzitter PE418.868/QUAEST./fin. 10/12 PV\779541.doc
BIJLAGE PRESENTIELIJST Straatsburg, 11 maart 2009 AANWEZIG: de heer MULDER, fungerend voorzitter de heer NICHOLSON mevrouw LULLING Mevrouw DE VITS de heer FRIEDRICH de heer FAZAKAS EVENEENS AANWEZIG: Kabinet van de secretaris-generaal Juridische Dienst DG Presidium DG communicatie DG personeelszaken DG infrastructure en logistiek DG financiën DG innovatie en technische ondersteuning SECRETARIAAT Assistenten de heer SUAREZ-MELLA de heer KRÜCK mevr.windisch de heer THOMANN de heer PIPLAT de heer KRAEWINKELS de heer ALABART de heer DE BACKER de heer WILS de heer VANHAEREN de heer GUILLEN ZANON de heer ESTELA BURRIEL de heer ODINO de heer OFFEREINS de heer DREXLER de heer CZAPLICKI mevrouw RANZ mevrouw HOURIGAN Persoonlijk secretariaat quaestoren de heer BOYD (de heer NICHOLSON) de heer LAMESCH (mevrouw LULLING) PV\779541.doc 11/12 PE418.868/QUAEST./fin.
de heer BERTRAND (mevrouw DE VITS) de heer WINKLER (de heer FRIEDRICH) mevrouw KONTÁR (de heer FAZAKAS) de heer WISSINK (de heer MULDER) PE418.868/QUAEST./fin. 12/12 PV\779541.doc