Op Weg naar 2010 Informatiemap Samenvoeging parochies Aartsbisdom Utrecht Februari 2008
INHOUDSOPGAVE VOORWOORD 1. Naar een nieuwe structuur pag. 5 Werken met deze informatiemap Begeleiding rond proces van samenvoeging Samenvoeging van parochies: waarom? Realiseren van kerkelijke doelstelling onder druk Oplossing in bestuurlijke schaalvergroting De grote parochie Relatie met het bisdom 2. Fasering in schema: twee mogelijkheden 8 Doel: samenvoeging op 1 januari 2010 Doel: samenvoeging op 1 januari 2009 Bijlage: Projectaanpak 3. Communicatie 11 De sleutel tot succes Onderscheiden vormen Werkgroepen: opdracht en rapportage Communicatieplan voor parochianen Inhoud van de boodschap Organisatie Creatief gebruik van middelen Een nieuwe naam Ondersteuning vanuit het bisdom Bijlage: Een naam bedenken voor de nieuwe parochie 4. Pastoraat 16 Pastorale leiding Pastoraatsgroepen Contacten Vaardigheden Taken Bijlage: (model) huishoudelijk reglement pastoraatsgroep 5. Bestuurlijk kader 20 Algemeen Situatie van de organisatie Positie van het bestuur in de parochie Benoeming bestuursleden Werklast Profielschets Afbakening van taken
2 Omvang van het bestuur Werving en benoeming van bestuursleden In de overgang Bijlage: Formulier in verband met voordracht bestuursleden 6. Beleidsplan 25 Inleiding Beleidsproces Middelen Fasering Organigram 7. Werken met locatieraden 30 Inleiding De grote parochie Taken van de locatieraad Budget Leden locatieraad Bijlage: model huishoudelijk reglement 8. Harmonisatie en integratie administraties 34 Integratie administratie: een stevige klus Openheid en vertrouwen Inventarisatie bestaande positie Formuleren doelstellingen en randvoorwaarden toekomst Harmonisatie grondslagen Financiële administratie Ledenregistratie/Bijdrageadministratie Ondersteuning Navision Archivering Overige randvoorwaarden Bijlage: Checklist inventarisatie 9. Een centraal secretariaat 43 Taken Aansturing Valkuilen Rechtspositieregeling 10. De begroting 45 Beleidskader De begroting formeel Deelbegrotingen De exploitatiebegroting Exploitatie versus liquiditeit Beoordeling begroting Bijlage: Van exploitatiebegroting naar liquiditeitsbegroting
3 11. Werkgroepen 49 Het algemeen reglement Het oprichten van werkgroepen Samenstelling Relatie met het bestuur Werkwijze Opheffing Bijlage: model huishoudelijk reglement 12. Beheer van begraafplaatsen 54 Inleiding Diverse soorten Reglementering Het beheer van begraafplaatsen De exploitatie Stappenplan Aparte rechtspersoon Bijlage: statuten kerkelijke instelling RK begraafplaats(en) parochie.. 13. Gebouwen 61 Hardnekkig misverstand: kerksluiting in verband met samenvoeging Het bisdombeleid ongewijzigd Gevolgen van samenvoeging Adviescommissie gebouwenbeheer Inventarisatie in aanloop naar samenvoeging Onderhoudsplannen/harmonisatie 14. Samenvoeging (fusie) 64 Inleiding Verhouding parochie, bisdom en bisschop Samenvoeging in de praktijk Rechtsgevolgen Inventarisatie ex artikel 1283 CIC Pensioenkwesties Procedureel Bezwaar en beroep Bijlagen: modeldecreet model akte van fusie Bijlagen 1. Materiële regelingen vrijwilligers 72 2. Organigram grote parochie 3. Sheets presentatie voorjaar 2008 (PM) 4. Lijst met adressen en contactpersonen (PM)
4 VOORWOORD Samenvoeging van parochies past in de ogen van het Aartsbisdom het best bij het realiseren van missionaire doelstellingen. Het is het concrete antwoord op ontwikkelingen in kerk en samenleving. In de map Op weg naar missionaire geloofsgemeenschappen zijn voorbeelden van deze veranderingen genoemd en komen nieuwe mogelijkheden voor groei in beeld: Kijk eens goed naar de velden, ze staan wit, rijp voor de oogst (Joh. 4,35). Om groei mogelijk te maken is het nodig om krachten te bundelen, ons samen verantwoordelijk te weten voor de Kerk en haar zending en zo energie vrij te maken voor de vele uitdagingen waarvoor we als Kerk staan. Dat geldt voor het bisdom en ook voor parochies, die sinds enige jaren samenwerken in een parochieverband. De inzet is er nu op gericht om de parochies in de verbanden met ingang van 1 januari 2010 samen te voegen. Sinds 2000 werken parochies en pastorale beroepskrachten steeds meer samen. Ervaring leert dat nieuwe activiteiten zijn opgepakt, dat in pastorale teams meer ruimte is gekomen om geprofileerd te werken en dat stuurgroepen en parochiebesturen de nodige ervaringen hebben opgedaan met inter-parochiële samenwerking, die ook nieuwe inspiratie en uitdagingen hebben gebracht. Ook duidelijk is geworden dat besluitvorming vaak traag verloopt, (pastorale) planning stagneert en samenwerking nog te weinig doelgericht is. Op deze wijze is samenwerking weinig aantrekkelijk en haken (nieuwe) bestuurders gefrustreerd af, omdat weinig resultaat kan worden geboekt. Veel pastorale teams zitten gevangen in allerlei overlegsituaties, hetgeen er mede debet aan is dat hun geestelijk leiderschap onvoldoende tot uiting komt. Het loslaten van de bekende praktijk blijkt lastiger te zijn dan gedacht. Op grond van ervaringen zijn inmiddels steeds meer mensen ervan overtuigd geraakt dat de huidige organisatie niet meer aansluit bij de middelen die daarvoor beschikbaar zijn, zodat een ingrijpende aanpassing van de kerkelijke organisatie nodig is. Het samenvoegen van parochies is in dit verband een ingrijpend en noodzakelijk middel, met als doel om ruimte te bieden aan de opbouw van missionaire geloofsgemeenschappen. De huidige parochies hebben ieder een eigen geschiedenis en een eigen kleur, waarin veel waardevolle elementen aanwezig zijn. Deze willen we versterken en bevorderen. Plaatselijke geloofsgemeenschappen houden hun eigen accent, waardoor de nieuwe parochie in haar geheel een breder en pluriformer pastoraal aanbod kan aanbieden. Geloofsgemeenschappen hoeven zo niet meer ieder afzonderlijk aan alle wezenlijke taken van de parochie vorm te geven. Ook andere groepen gelovigen en/of religieuze centra kunnen daaraan in de toekomst gemakkelijker een eigen bijdrage leveren. Het bundelen van krachten komt de vitaliteit van elke plaatselijke geloofsgemeenschap ten goede en de nieuwe grote parochie is daarmee de beste garantie geworden voor de continuïteit van de plaatselijke geloofsgemeenschap. Besluitvorming over de samenvoeging van parochies vond plaats in november 2007. Daarbij is toegezegd dat het bisdom de parochies waar mogelijk ondersteunt. Bijgaande Informatiemap is een van de middelen om u op weg te helpen en die ik van harte bij u aanbeveel. mgr. dr. W.J. Eijk Aartsbisschop van Utrecht Utrecht, 20 februari 2008
5 1. NAAR EEN NIEUWE STRUCTUUR Werken met deze informatiemap Het Aartsbisdom Utrecht heeft besloten om een beleid te voeren dat inhoudt dat alle parochies in het bisdom uiterlijk op 1 januari 2010 opgaan in een grote parochie, waarvan de grenzen worden bepaald door die van de bestaande parochieverbanden. In dit kader stelt het bisdom zich actief en ondersteunend op. In dit eerste hoofdstuk wordt kort uiteengezet welke ondersteuning parochies in verband met dit proces kunnen verwachten en in welke context dat plaatsvindt. In de diverse hoofdstukken van deze werkmap treft u praktische informatie en materiaal aan dat u bij het proces van samenvoeging kunt gebruiken. Zo is er een voorbeeld voor planning (fasering met samenvoeging op 1 januari 2010 of 2009) opgenomen, en geeft de werkmap een organigram voor een werkbare structuur van een grote parochie. U vindt tips en handreikingen voor zorgvuldige communicatie, het samenstellen van een nieuw bestuur, het functioneren van diverse groepen, de harmonisatie van de administratie en nog meer. Waar mogelijk zijn in de map ook modellen en formulieren opgenomen die behulpzaam kunnen zijn bij het structureren van de diverse werkzaamheden die samenhangen met het traject naar een grote parochie. Het is niet de bedoeling om deze map integraal uit het hoofd te leren of strikt toe te passen. Deze map is vooral bedoeld ter inspiratie en als hulpmiddel bij het denken over bepaalde onderwerpen rond samenvoeging en het vormgeven van verschillende aspecten. De map biedt modellen en structuren die werken. De grenzen daarvan worden uiteindelijk bepaald door regels van kerkelijk en Nederlands recht, bisdombeleid en plaatselijke mogelijkheden. Geadviseerd wordt om deze map in zijn geheel aandachtig door te bladeren, zodat een goede indruk ontstaat van het materiaal en de onderwerpen die erin zijn te vinden. De modellen zijn ook digitaal verkrijgbaar via: bestel@aartsbisdom.nl. Begeleiding rond proces van samenvoeging Van het bisdom en de dekenaten mag verwacht worden dat zij parochies op weg helpen bij een zo complexe verandering als nu voor de deur staat. In dat kader biedt het bisdom allereerst deze informatiemap aan tijdens presentaties over samenvoeging in de periode februari tot en met april 2008. Het besef daarbij is, dat louter de inzet van een algemene presentatie en een daarbij behorende map niet voldoende zijn. De grote verscheidenheid van parochieverbanden in het bisdom maakt ieder proces van samenvoeging uniek, en daarbij past ook individuele begeleiding. Om dit te bewerkstelligen heeft ieder parochieverband de mogelijkheid om gebruik te maken van een procesbegeleider die een stuurgroep helpt om de voortgang in het proces te bewaken. Deze procesbegeleiding wordt aangeboden door het dekenaat, eventuele kosten komen voor rekening van het bisdom. De procesbegeleider zal zijn deskundigheid met name inbrengen in vergaderingen van de stuurgroep. Bovendien kan hij/zij bepalen of en in hoeverre de inbreng van andere deskundigheid nodig is. Hiervoor zijn dienstverleners bij het bisdom beschikbaar, waaronder de econoom, de heer M. Boeser RA, bouwadviseurs en mevrouw mr. P.M.M. Stassen van juridisch adviesbureau ARRK.
6 Samenvoeging van parochies: waarom? De redenen waarom het Aartsbisdom nu heeft besloten om van ruim 300 naar 45 parochies te gaan, zijn inmiddels breed gecommuniceerd. Toch is het goed om ze ook hier in dit hoofdstuk nogmaals beknopt uiteen te zetten. Met name in de recente periode is in diverse media de nadruk vooral gelegd op de financiële problemen van het bisdom. Daarbij is de indruk ontstaan dat samenvoeging van parochies louter is ingegeven door de wens van het bisdom om door herstructurering zuiniger te kunnen werken. Niet ontkend wordt dat financiële argumenten een rol hebben gespeeld in het besluit tot reorganisatie van het basispastoraat. De wens tot meer efficiency is echter zeker niet de belangrijkste reden. Van groter belang is namelijk de constatering dat parochieverbanden en pastorale teams in brede zin vastlopen in hun verdere ontwikkeling. De verbanden die in de afgelopen jaren zijn ontstaan hebben parochies meestal op een goede manier nader tot elkaar gebracht. Wat in deze verbanden niet kon worden gerealiseerd is een evenwichtige relatie tussen enerzijds de pastorale teams en anderzijds de besturen van de parochies. De stuurgroepen die in dit verband werden ingericht, fungeren wel als coördinator en klankbord voor de pastorale teams, maar zij hebben formeel een zwakke positie. Dit leidt tot een bepaalde onevenwichtigheid, die er debet aan is dat pastores relatief veel tijd kwijt zijn aan het op één lijn brengen en houden van allerlei mensen en zelfs organisaties, ofwel: aan het managen van de betrokken parochies. Daardoor vloeit veel energie bij pastores weg en kunnen zij zich niet goed richten op hun eigenlijke taken, die op geestelijk terrein liggen. Realiseren van kerkelijke doelstelling onder druk Een en ander heeft ertoe geleid dat we er niet meer goed in slagen om onze doelstelling (het verspreiden van de Evangelische Boodschap) optimaal te realiseren. De structuur waarin we werken is naar de huidige maatstaven niet meer adequaat. De parochie zoals we die nu zo n 50 jaar kennen, is toe aan herijking. Uit onderzoek blijkt dat de gemiddelde parochie ongeveer 20% van haar parochianen bereikt, met name door liturgische vieringen. We willen ook die andere 80% bereiken, en wellicht ook mensen die we nu nog niet kennen. Daartoe dient de parochie minder naar binnen gekeerd te zijn en zich dus minder bezig te houden met de eigen organisatie en meer met de inhoud. Een parochie dient zich, als rechtspersoon in het Nederlands recht, aan een complex aantal regels te houden. Dit veronderstelt nogal wat en het is noodzakelijk om daartoe capabele mensen in te schakelen. Deze blijken wel te vinden en te interesseren, maar we moeten ze wel adequater in gaan zetten. Oplossing in bestuurlijke schaalvergroting Tegen deze achtergrond gaat het bisdom ervan uit dat de besturen uiteindelijk beter kunnen functioneren na bestuurlijke schaalvergroting. Binnen de huidige parochieverbanden gaat veel aandacht uit naar vraagstukken van structuur en organisatie. Er blijft relatief weinig tijd over voor het scheppen van de juiste voorwaarden om doelstellingen op inhoudelijk terrein te bereiken. Daarbij komt dat het bestuur van een parochie vandaag de dag nogal veel regels dient na te leven. Het betreft regels op het gebied van gebouwen (onderhoud, veiligheid, vergunningen), personeel en vrijwilligers (veiligheid, welzijn, gezondheid, verzekeringen, administratie en functioneren), financiën (belastingen, administraties, begroting en jaarrekening), ledenregistratie (SILA en RK Ledenregistratie) en ga zo maar door. Het gaat hier nagenoeg steeds om regels die door de burgerlijke overheid worden gesteld! De uitzonderingspositie die
7 kerken in het verleden hadden is in de afgelopen jaren namelijk drastisch teruggebracht. De kerk wordt door de rijksoverheid in heel veel gevallen gelijkgesteld aan gewone ondernemingen. Om een parochie te besturen moet men vandaag de dag dus heel wat in huis hebben, aan kennis, ervaring en deskundigheid. Binnen een grote parochie kunnen we de beschikbare capaciteiten op deze terreinen nuttiger inzetten. Door samenvoeging kan de structuur van een grote parochie in één keer zo worden neergezet dat besluitvorming soepeler kan verlopen, hetgeen ook betekent dat we daarna minder bezig hoeven te zijn met structuur en organisatie. De grote parochie Met de grote parochie streeft het bisdom na dat parochies een aantal activiteiten op centraal niveau gaan organiseren, waarbij te denken valt aan alle bestuurlijke zaken op het terrein van gebouwen, secretariaat, personeel en vrijwilligers, administratie en financiën. Betekent dit dan ook dat het bestuur in de grote parochie alles zelf gaat doen? Neen, dat zou niet kunnen en is ook niet nodig. Er zal beleid gemaakt moeten worden waarin duidelijk wordt wie wat doet, waarom en wanneer. Heel veel wordt nu al gedaan door vrijwilligers en om deze enthousiast te houden, zullen we ook op dit terrein professioneler moeten werken. We dienen ons goed te realiseren dat er onderscheid gemaakt moet worden tussen het vaststellen van beleid dat in het bestuur gebeurt en het uitvoeren daarvan, dat op allerlei manieren gebeurt. Het bestuur blijft te allen tijde verantwoordelijk voor het vaststellen van beleid en ziet in dat kader er ook op toe dat de uitvoering goed en zorgvuldig gebeurt, dat wil zeggen: zoals was afgesproken. Dat betekent dat in de grote parochie tussen het bestuur en de deelgemeenschappen en/of locaties helder moet vaststaan welke kant we samen op gaan en wat de bijdrage van iedereen daarbinnen is. Dit veronderstelt een andere wijze van werken dan tot nu toe gebruikelijk is. Relatie met het bisdom Een bisdom dat niet meer uit 300 parochies bestaat maar uit 45 ontwikkelt ook een andere relatie met die parochies, hun besturen en pastorale teams. Aangenomen mag worden dat dit een gelijkwaardiger verhouding wordt waarbij over en weer wordt ingezet op kwaliteit. Leidraad is en blijft het Algemeen Reglement voor het bestuur van een parochie, dat in alle bisdommen in Nederland geldt. In het kader van dit reglement valt nog veel te winnen voor wat betreft het op een geordende wijze omgaan met bestuurlijke aspecten. Te beginnen met het hanteren van de begroting als richtinggevend kader en het daaruit voortvloeiend planmatig werken. Het beter structureren van de vele verschillende werkzaamheden betekent dat de parochies en het bisdom de eigen taken op een goede manier kunnen uitoefenen en op elkaar afstemmen, waarmee men elkaar over en weer ondersteunt. Dat voorkomt (onaangename) verrassingen, haastige spoed en het gevoel dat bisdom en parochies tegenover elkaar staan. Alsof ze niet samen hetzelfde doel dienen!
8 2. FASERING IN SCHEMA: TWEE OPTIES Het bisdombeleid richt zich op de samenvoeging van parochies op uiterlijk 1 januari 2010, waartoe onderstaand een traject schematisch wordt geschetst. Bij de opstelling van dit schema is ervan uitgegaan dat het parochieverband een stuurgroep heeft, bestaande uit afgevaardigden van de diverse aangesloten parochies. Er wordt niet vanuit gegaan dat het verband al (veel) gezamenlijk beleid heeft opgezet. Alles dat op dit terrein wel aanwezig is, heeft uiteraard ook betekenis voor het tempo waarin men kan werken. Omdat er ook verbanden zijn die inmiddels een verdergaande samenwerking kennen, en die tegen de grenzen van hun eigen structuur aanlopen, wordt hieronder tevens een schema gegeven voor samenvoeging op 1 januari 2009. De laatste kolom verwijst naar de hoofdstukken ter zake in deze map. DOEL: SAMENVOEGING OP 1 JANUARI 2010 Wat? Wie? Wanneer? Hfdst Start Bisdom 1 januari 2008 Gespreksrondes nieuw beleid Bisdom Tot 1 juli 2008 (dekenaal) Opstellen hulpmiddelen Bisdom Januari/februari 2008 Financiële openheid Parochies 1 juli 2008 8 Opstellen Projectplan bijlage - Onderwerpen benoemen Parochies/begeleiding Mei - bij - Traject inrichten/termijnen september 2008 2 - Actoren bepalen Harmonisatie financiële Parochies/begeleiding 1 januari 2009 af 8 verslaglegging Aflopen proces zoals afgesproken - Beleidsplan en - Organigram opstellen Parochies/begeleiding waar nodig November 2008-1 juli 2009 Beleidsplan en organigram klaar Parochies 1 juli 2009 Begroting, naam nieuwe parochie, bestuursleden werven, namen PT Parochies Augustus/september 2009 Pensioenzaken regelen Parochies Vóór 1.1.2010 14 Bij bisdom inleveren - naam nieuwe parochie - namen bestuursleden m.i.v. 1 januari 2010 - namen PT - begroting - inventarisatie ex canon 1283 CIC Parochies 1 november 2009 Decreet samenvoeging Bisschop November/december 2009 Start nieuwe parochie 1 januari 2010 Akte van fusie Notaris Januari/februari 2010 14 6 5 / 10 14
9 Versneld traject tot samenvoeging DOEL: SAMENVOEGING OP 1 JANUARI 2009 Wat Wie? Wanneer? Hoofdstuk Start Bisdom 1 januari 2008 Gespreksrondes nieuw beleid Bisdom Tot 1 juli 2008 (dekenaal) Opstellen hulpmiddelen Bisdom Januari/februari 2008 Opstellen projectplan - Inrichten proces Parochies/begeleiding Januari t/m mei 2008 bijlage - Afspraken op bij 2 hoofdlijnen Financiële openheid Parochies 1 juli 2008 8 Aflopen proces zoals afgesproken Parochies/begeleiding waar nodig Mei t/m september 2008 - Beleidsplan en 6 - Organigram opstellen Beleidsplan en organigram Parochies 1 september 2008 klaar Begroting opstellen, naam nieuwe parochie, bestuursleden werven, namen PT Parochies Augustus/september 2008 Pensioenzaken regelen Parochies Vóór 1.1.2009 14 Bij bisdom inleveren - naam nieuwe parochie - namen bestuursleden m.i.v. 1 januari 2009 - namen PT - begroting - inventarisatie ex canon 1283 CIC Parochies 1 november 2008 Decreet samenvoeging Bisschop November/december 2008 Start nieuwe parochie 1 januari 2009 Akte van fusie Notaris Januari/februari 2009 14 5 en 10 14
10 PROJECTAANPAK Het traject naar samenvoeging van parochies kan beschouwd worden als een project, waarvoor een projectorganisatie wordt ingericht. Hiertoe wordt een projectgroep ingericht en een projectplan gemaakt. Projectgroep De parochies stellen gezamenlijk een projectgroep in. De stuurgroep en/of de pastoor kunnen hierbij het voortouw nemen. De projectgroep bestaat uit 5 mensen, waarvan een als projectleider wordt aangesteld. Leden van de projectgroep worden geworven op basis van deskundigheid op pastoraal inhoudelijk, financieel juridisch, communicatief en procesmatig terrein. Leden van de projectgroep komen bij voorkeur niet uit het pastoraal team, het bestuur of de stuurgroep. Enerzijds vanwege de werkdruk die een combinatie van taken met zich meebrengt, anderzijds om een enigszins onafhankelijke positie te creëren. De projectgroep begeleidt, stuurt en bewaakt het proces, overeenkomstig een projectplan. Projectplan De projectgroep begint met het maken van een projectplan. In dit plan wordt het project opgedeeld in (parallelle) processen, waarbij een van de twee schema s in hoofdstuk 2 (Fasering) als basis dient, aangevuld met het schema voor een beleidscyclus zoals is opgenomen in hoofdstuk 6. In het plan worden de verschillende processen benoemd en ingepast, alsmede wordt de kritische volgorde daarvan bepaald. Bij elk deelproces wordt aangegeven welke organen of mensen daarbij betrokken moeten worden, welke data gelden en wie namens de projectgroep toeziet op het specifieke onderdeel. Tot slot wordt in het projectplan op onderdelen aangegeven welke rapportagemomenten gelden en ziet de projectgroep erop toe dat doelstellingen worden gehaald.
11 3. COMMUNICATIE Communicatie: de sleutel tot succes Goede communicatie rond ingrijpende veranderingsprocessen is van wezenlijk belang. Zonder twijfel is samenvoeging een ingrijpend veranderingsproces voor parochies en de betrokken geloofsgemeenschappen. Op de vraag wat de oorzaken zijn van stroef verlopende of zelfs geheel mislukte samenvoegingen ofwel fusies, zullen velen wijzen op onduidelijke of gebrekkige communicatie. Vandaar dat een beknopt hoofdstuk over communicatie een prominente plaats inneemt in deze informatiemap. Communicatie mag zeker geen ad hoc karakter hebben. Het gevaar bestaat dat boodschappen een ongelukkige timing krijgen of op zich naar vorm of inhoud onduidelijk zijn. Nog erger is een situatie waarin berichten elkaar ronduit tegenspreken. Onderstaand volgen suggesties die kunnen helpen bij het formuleren van beleid inzake communicatie gedurende het proces tot samenvoeging van parochies. Onderscheiden vormen In het kader van samenvoeging van parochies zijn drie hoofdvormen van communicatie te onderscheiden: - communicatie tussen (werk)groepen in het proces; - communicatie naar parochianen; - communicatie naar derden. De doelstelling - en dus de aard - van deze hoofdvormen verschillen sterk van elkaar. De communicatie tussen werkgroepen is gericht op de ondersteuning van het proces zelf. Zij omvat opdrachten, instructie, rapportages en andere berichten. Communicatie aan parochianen heeft primair een informerend karakter. De doelstelling is om de betrokkenheid van parochianen bij de samenvoeging te verhogen. Een bijkomend hoger doel is om parochianen te enthousiasmeren. Communicatie naar derden heeft een informerend karakter. Het zwaartepunt van dit hoofdstuk ligt op de communicatie naar parochianen. Werkgroepen: opdracht en rapportage Doorgaans zal het proces van samenvoeging worden aangestuurd door een stuurgroep, al dan niet ondersteund door een procesbegeleider. De stuurgroep wordt ingesteld door de besturen van de afzonderlijke parochies. Op haar beurt zal de stuurgroep voor deelprocessen gebruik maken van adviescommissies en werkgroepen. Hierbij kan gedacht worden aan een adviescommissie rond de vorming van een centraal secretariaat, een groep die de harmonisatie van de administratie tot stand moet brengen enzovoort. Voor alle processen, waarin onderzoeksvragen of werkzaamheden worden neergelegd bij adviescommissies of werkgroepen is het van belang om te komen tot heldere opdrachtformulering en rapportages. Dit voorkomt misverstanden, maakt dat werkzaamheden goed op elkaar aansluiten en draagt daarmee bij aan (de bewaking van) een goede voortgang. Het voorkomt tevens frustraties bij individuele betrokkenen. Een goede opdrachtformulering omvat de volgende onderdelen: - Doelstelling. Een omschrijving van de werkzaamheden die moeten worden verricht of een heldere formulering van de onderzoeksvragen waarover advies nodig is.
12 - Tijdpad en fasering. In de opdracht moet helder zijn wanneer werkzaamheden moeten zijn afgerond. Omvangrijke opdrachten kennen een fasering, die bijdraagt aan de bewaking van de voortgang. - Rapportage. Er moet duidelijk worden afgesproken wanneer en op welke wijze moet worden gerapporteerd. Zeker bij gefaseerde projecten is het aan te bevelen om tussentijdse rapportages, na afronding van iedere fase, af te spreken. - Middelen. Voor sommige opdrachten zal een werkgroep of commissie middelen nodig hebben. Denk aan een werkgroep communicatie. In de opdracht moet helder zijn welke middelen ter beschikking staan en hoe men die genereert. In sommige gevallen zal de werkgroep daartoe zelf een begroting moeten maken. Een goede rapportage van een adviescommissie of werkgroep omvat: - een omschrijving van de vraagstelling; - een samenvatting van de werkwijze die is gevolgd; - een opsomming van de bevindingen en conclusies van de commissie of werkgroep; - een eindconclusie of advies; - eventueel: een beschrijving van knelpunten en suggesties ter oplossing daarvan. Communicatieplan voor parochianen Voor de communicatie aan parochianen is een gedegen communicatieplan nodig. Dit plan beschrijft in grote lijnen welke boodschap de besturen aan parochianen willen uitdragen en fasering daarbij mogelijk en nodig is. Verder beschrijft dit plan welke relevante groepen in de parochianen zijn te onderscheiden, in hoeverre zij speciale aandacht verdienen en welke media daarbij worden gebruikt. Van belang is om tevoren te omschrijven welke middelen in dit verband nodig zijn, zowel praktisch (menskracht, materiaal, ondersteuning) als financieel. Inhoud van de boodschap Hiervoor is aangegeven dat het van belang is om parochianen bij de samenvoeging te betrekken. Beter nog is het indien men erin slaagt om parochianen te enthousiasmeren. Dit laatste heeft uitsluitend kans van slagen indien de besturen van parochie zelf enthousiasme uitdragen en een positieve boodschap uitdragen. Gelet op de doelstelling van de kerk liggen hier vele mogelijkheden. Vanzelfsprekend zal men aan de start van een proces van samenvoeging daarover berichten. Op dat moment is van belang dat men aangeeft: - wat de doelstelling van samenvoeging is, waar die met name op ziet en hoe dit nu plaatsvindt in de context van het beleid van het Aartsbisdom (bestuurlijke schaalvergroting); - wat de voordelen van samenvoeging zijn in het kader van de verspreiding van de boodschap van de kerk en voor het functioneren van de afzonderlijke en plaatselijke geloofsgemeenschappen (welke dingen gaan in de toekomst voelbaar samen? Wat blijft apart? Wat is het voordeel van dit alles?); - gevolgen die de samenvoeging (op korte termijn) niet zal hebben (identiteit plaatselijke geloofsgemeenschappen; kerkgebouwen e.d.); - wat nadelen kunnen zijn; - hoelang het proces tot samenvoeging gaat duren;
13 - hoe de parochianen op de hoogte zullen worden gehouden; - enz. Na de start is het van belang om met enige regelmaat over de voortgang van het proces te berichten. Van belang is om een positieve boodschap uit te stralen, dus wat goed gaat, de (goede) sfeer waarin het proces verloopt, en resultaten die zijn geboekt. Dit kan heel goed op het moment dat zaken die zijn afgerond, met een toelichting op de keuzes die daarbij zijn gemaakt. Een enkele keer zal ook iets gezegd moeten worden over negatieve dingen. Dit is echter veel minder vaak nodig dan wordt aangenomen en is nagenoeg altijd contraproductief. Een geloofsgemeenschap die eindeloos met elkaar aan het problematiseren is, straalt weinig geloof, hoop en/of liefde uit. Op grond van de fasering die in hoofdstuk 2 is belicht kan men op voorhand al inschatten wanneer welke berichtgeving het beste kan plaatsvinden. Organisatie Een goede organisatie rond communicatie draagt bij aan de kwaliteit. In een proces tot samenvoeging kan volstaan worden met een kleine werkgroep. Bij voorkeur is een lid van de stuurgroep verantwoordelijk voor die werkgroep, waarbij hij/zij de leiding over de PR heeft. De werkgroep draagt zorg voor de inhoud van de berichtgeving en voor een juiste timing daarvan. Parochianen van de verschillende locaties moeten op hetzelfde moment over dezelfde berichtgeving beschikken en in elk geval eerder dan derden! De aansturing van een werkgroep door één leidinggevende garandeert dat de berichtgeving consistent is. De stuurgroep, het pastoraal team en de besturen volgen de lijn die is afgesproken en ingezet, óók als er zich onverwachte zaken voordoen of incidenten optreden blijven afspraken inzake communicatie en het einddoel staan. In dit kader is van belang dat breed wordt uitgedragen wie voor de communicatie verantwoordelijk is. Indien derden vragen stellen over het proces en zeker bij incidenten is van belang dat er één persoon is die als woordvoerder optreedt en dat anderen daarnaar verwijzen. In voorkomende gevallen kan het nuttig zijn dat betrokkenen in het proces (bijvoorbeeld de pastoor, ander pastorale beroepskrachten, bestuursleden) worden geïnterviewd over het proces. Dit wordt te allen tijde gecoördineerd door de woordvoerder. Van belang is dat bij de werkgroep communicatie bekend is wie voor interviews benaderd kan worden en waarover, én dat vooraf afstemming plaatsvindt ten aanzien van de inhoud van het interview. Bij voorkeur is iemand van de werkgroep bij een interview aanwezig. Creatief gebruik van middelen Het parochieblad (de parochiebladen) is het middel bij uitstek zijn om parochianen te informeren over de samenvoeging. Om successen te belichten, of mijlpalen die zijn behaald, kan men veelal ook gebruik maken van plaatselijke weekbladen, huis aan huiskranten en dergelijke. Juist voor de minder betrokken parochianen geldt dat deze media belangrijk kunnen bijdragen aan (positieve) beeldvorming. Natuurlijk is de uitdaging voor de werkgroep communicatie gelegen in het uitdenken van leuke evenementen/berichten en de media die daartoe gebruikt kunnen worden. Er zijn talloze mogelijkheden met internet en e-mails. Men kan denken aan een gezamenlijke opening of afsluiting van een werkjaar, hoogtepunten in het liturgisch jaar, een gezamenlijke kerst- of nieuwjaarskaart, mijlpalen van werkgroepen en commissies.
14 Een nieuwe naam Kerkgebouwen krijgen bij hun wijding tot kerkgebouw een naam, en deze naam behouden ze. Een nieuwe parochie krijgt meestal ook een nieuwe naam. Het zoeken van een nieuwe naam is een proces dat heel goed in overleg met parochianen kan worden gedaan en waartoe allerlei activiteiten kunnen worden ontwikkeld, mede ter bevordering van draagvlak. In 2003 heeft de toenmalige vicaris generaal aangegeven aan welke voorwaarden een naam voor een parochie dient te voldoen, zie de bijlage bij dit hoofdstuk. Omdat nu ineens 45 nieuwe parochies zullen ontstaan, die ieder een (nieuwe) naam krijgen, zal op bisdomniveau een kleine commissie worden ingericht die adviseert over naamgeving. Het is immers niet de bedoeling dat straks de ene naam heel vaak voorkomt en andere namen geheel en al verdwijnen. De in te richten commissie kan parochies adviseren over namen en zal te zijner tijd ook de bisschop adviseren bij de definitieve besluitvorming. Als kader geldt hetgeen in de bijlage bij dit hoofdstuk is opgenomen. Ondersteuning vanuit het bisdom Voor communicatie geldt dat die in hoofdzaak op plaatselijk niveau vorm zal moeten krijgen. Het aartsbisdom kan voor berichtgeving in algemene zin zorg dragen en zal dit doen door aan de processen van samenvoeging aandacht te besteden in het bisdomblad Op Tocht. Denkbaar is dat hierin ook met enige regelmaat ruimte wordt gegeven aan de zogenaamde best practices. Hiervoor komt ook ruimte beschikbaar op het extranet, dat met ingang van april 2008 beschikbaar is voor het Aartsbisdom. Indien in parochieverbanden leuke activiteiten rond de samenvoeging plaatsvinden, ontvangt de persdienst van het bisdom daarover graag een artikel dat zij in het bisdomblad dan wel op extranet kan plaatsen (redactie@aartsbisdom.nl). De persdienst van het Aartsbisdom is in voorkomende gevallen ook beschikbaar om te adviseren over publicitaire aspecten en daarbij waar nodig te assisteren.
15 Bijlage: Een naam bedenken voor de nieuwe parochie Waar parochies fuseren, ontstaat de noodzaak om een naam te bedenken voor de nieuwe parochie. Het is goed dat de kerkgebouwen - al of niet aangepast - hun naam behouden. Voor de parochies, die uit de fusie is ontstaan is ook een naam vereist. Ook voor parochieverbanden kan het wenselijk zijn een naam te bedenken. In fusieprocessen wordt vaak een prijsvraag uitgeschreven, om zoveel mogelijk mensen te betrekken bij de naamgeving. Het geeft ook de ruimte om onvermoede namen naar boven te krijgen. Bij het beoordelen van de suggesties en bij de keuze van de naam is het belangrijk, om enkele criteria voor ogen te houden. Men kan de naam kiezen van de heilige Drie-eenheid of van de H. Geest of een naam die verwijst naar het Christus-mysterie: de Verrijzenis des Heren, de Wederkomst, het licht van Christus, de Goede Herder, de Salvator, het H. Hart, het H. Kruis, Christus Koning, Pax Christi. Of één van de titels van Maria: Onze Lieve Vrouw van Goede Raad, Maria ten Hemelopneming, koningin van de Vrede, Moeder Maria. Men kan ook de keuze laten vallen op een engel of een heilige. Dat kan een heilige zijn van een van de parochies of een combinatie van twee heiligen. Dit kan met name een rol spelen, als dorpen of stad vanouds een heilige patroon hebben. Te denken valt bijvoorbeeld aan St. Plechelmus in Oldenzaal, St. Lebuïnus in Deventer, St. Maarten in Utrecht. Men kan ook een andere heilige kiezen of bijna-heilige. Ik denk aan de Thomas a Kempisparochie in Zwolle of de Moeder Theresaparochie in Hengelo-Zuid. Het zal ook mooi zijn, als de namen van onze diocesane heiligen bewaard blijven: St. Willibordus, H. Bonifatius, H. Radboud, H. Bernulphus, H. Ludger. De naam kan ook verwijzen naar een fragment uit het Evangelie. Bijvoorbeeld de Emmausparochie, verwijzend naar het verhaal van de leerlingen van Emmaus. De Taborparochie, verwijzend naar Jezus' verheerlijking op de berg. De Herberg-parochie, verwijzend naar de kerstnacht en naar de barmhartige Samaritaan. De Vredesparochie, verwijzend naar de groet van de verrezen Heer. De Blijde Boodschap-parochie, verwijzend naar heel het Evangelie. Een profane naam bijvoorbeeld verwijzend naar een stadsdeel of landstreek, is niet geschikt. De naam van de parochie moet een uitnodiging zijn aan onszelf en aan anderen, om verder te kijken dan onze binnenwereldse werkelijkheid en volgelingen van Jezus te worden. Vicaris-generaal dr. P. Rentinck (2003)
16 4. PASTORAAT Pastorale leiding De pastorale zorg over een parochie is, onder het gezag van de bisschop, toevertrouwd aan een pastoor als haar eigen herder. De eindverantwoordelijkheid van de pastoor in deze pastorale komt mede tot uitdrukking door zijn positie als voorzitter van het parochiebestuur. De pastoor oefent de aan hem toevertrouwde pastorale zorg uit met medewerking van de andere leden van het pastoraal team (priesters, diakens, pastoraal werk(st)ers), die aldus medeverantwoordelijkheid dragen voor het pastoraat in een parochie. Het pastoraat wordt in de plaatselijke geloofsgemeenschap ondersteund door een zogenaamde pastoraatsgroep, van wie de werkzaamheden zijn omschreven in de map Op weg naar missionaire geloofsgemeenschappen. Het pastoraal team zet, onder leiding van de pastoor, het pastorale beleid ut en zorgt dat de parochie en de diverse locale geloofsgemeenschappen in dit opzicht inhoudelijk op koers blijven. Voorts draagt het pastoraal team, ondersteund door het parochiebestuur, zorg voor de uivoering van het pastorale werk. Pastoraatgroepen Omdat een pastoraal team nooit alleen het hele pastoraat kan dragen en uitvoeren en om de leken daar op een eigen wijze meer bij te betrekken worden pastoraatsgroepen per geloofsgemeenschap of per locatie opgericht. Deze groepen staan open voor vragen en initiatieven die uit de gemeenschap opkomen, en stemmen pastorale werkzaamheden in de gemeenschap op elkaar af. De pastoraatsgroep maakt het mogelijk dat het leven gelovig geleefd kan worden en dat de inspiratie (Geest) die aanwezig is de ruimte krijgt initiatieven uit te laten groeien, door de aanwezige talenten aan te spreken en door om te zien naar mensen en zaken die aandacht nodig hebben. Op deze wijze wordt aan het pastorale beleid mee vorm gegeven en wordt zichtbaar dat leden van de plaatselijke geloofsgemeenschap de pastorale zorg in en van de geloofsgemeenschap mee dragen. Het pastoraal team ondersteunt en begeleidt de groep, terwijl het parochiesecretariaat ondersteuning biedt in praktische zin. Contacten De pastoraatsgroep onderhoudt contacten met het pastoraal team, met de andere pastoraatsgroepen in de parochie, met de verschillende inhoudelijke werkgroepen (gemeenschapsopbouw, leren, dienen en vieren) en met de locatieraad. Het is van belang dat deze contacten goed georganiseerd en gestructureerd zijn, zodat ze ook zinvol kunnen verlopen. Vaardigheden De leden van de pastoraatsgroep vormen een team waarin diverse talenten aanwezig dienen te zijn. Bij de samenstelling wordt hiermee rekening gehouden, teneinde de diversiteit van de groep te waarborgen. De groep bestaat uit mensen die goed op de hoogte zijn van parochiële activiteiten en die bekend zijn met de wijk, de buurt, het dorp of de stad. Zij hebben een gelovige houding en praktijk en kunnen hun eigen geloofsverhaal verbinden met de christelijke traditie. Zij hebben daartoe enige kennis van de Schrift en de Traditie en zijn specifiek toegerust voor het werk dat zij in de pastoraatsgroep gaan doen. Leden van de pastoraatsgroep zijn communicatief en relationeel ingesteld, kunnen leiding geven en ontvangen en genieten het vertrouwen van parochianen. Zij kunnen goed omgaan met hun eigen en andermans grenzen en zijn waar nodig bereid zich nader toe te rusten.
17 Taken De (leden van de) pastoraatsgroep vorm(t)en samen het aanspreekpunt van de locale geloofsgemeenschap. Ze zijn daartoe goed en gemakkelijk bereikbaar voor parochianen, vrijwilligers, werkgroepen en het pastoraal team. Zij zorgen ervoor het werkplan van de geloofsgemeenschap uitgevoerd wordt en stemmen pastorale vragen en werkzaamheden op elkaar af. De leden van de pastoraatsgroep zijn naast het secretariaat - contactpersoon voor pastorale vragen van parochianen over huisbezoek, doop, huwelijk, overlijden, ziekenbezoek, persoonlijk gesprek en dergelijke. Zij kunnen waar nodig (werk)groepen begeleiden en ondersteunen en hebben een rol in het signaleren van kansen voor nieuwe initiatieven en missionaire activiteiten. De leden van de pastoraatsgroep informeren mensen over kansen en mogelijkheden om aan diverse activiteiten van de parochie deel te nemen. Zij hebben oor en oog voor de talenten van mensen, hebben een rol in de viering van de liturgie en kunnen eventueel tijdelijk leiding geven aan een werkgroep of commissie. Budget Het bestuur stelt voor de werkzaamheden van de pastoraatsgroep en op basis van de begroting, de benodigde middelen beschikbaar via de locatieraad. Zie over de begroting: hoofdstuk 10.
18 (MODEL) HUISHOUDELIJK REGLEMENT PASTORAATSGROEP 1. Begrippen 1.1 Een parochie is een bepaalde gemeenschap van katholieken, in een bisdom duurzaam opgericht, waarover de herderlijke zorg, onder het gezag van een bisschop, aan een pastoor als haar eigen herder toevertrouwd wordt (canon 515.1 CIC). De parochie is een kerkelijk rechtspersoon in de zin van canon 116 CIC, die krachtens een wettige oprichting van rechtswege rechtspersoonlijkheid bezit (canon 515.3), welke ingevolge artikel 2 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek als zodanig is erkend naar Nederlands recht. 1.2 De pastoor is de eigen herder van de hem toevertrouwde parochie. Hij oefent de pastorale zorg over de hem toevertrouwde gemeenschap uit onder het gezag van de bisschop, tot wiens deel aan het dienstwerk van Christus hij geroepen is, om voor die gemeenschap de verkondigingstaak, de heiligingstaak en de bestuurstaak uit te oefenen, ook met medewerking van andere priesters of diakens en met hulp van christengelovigen-leken. 1.3 Het bestuur is het bestuur van de parochie X, dat bestaat uit parochianen en de pastoor van de parochie. Het bestuur bestuurt de parochie voor zover het betreft het parochieel vermogen en de zorg voor een doelmatige aanwending daarvan ten bate van de parochie, met inachtneming van het kerkelijk recht en hetgeen de bisschop daarover bepaalt. 1.4 Het pastoraal team is de door de bisschop als zodanig benoemde groep personen die in de parochie gezamenlijk de verantwoordelijkheid voor het pastoraat draagt. 1.5 Het Algemeen Reglement (verder: AR) is het Algemeen Reglement voor het bestuur van een parochie zoals dat door de bisschoppen in Nederland is vastgesteld en dat het bestuur van de parochie regelt. 1.6 Een locatie is een (kerk)gebouw waarin bepaalde en omschreven activiteiten van de parochie plaatsvinden. 1.7 De locatieraad is de raad die de werkzaamheden op de locatie.. te. coördineert conform dit huishoudelijk reglement. 1.8 De pastoraatsgroep is de groep die er mee zorg voor draagt dat het (pastoraal) beleid van de parochie en in de locale geloofsgemeenschappen uitgevoerd wordt, en die daarmee zichtbaar maakt dat de leden hun aandeel in de pastorale zorg dragen. 1.9 Een werkgroep is een werkgroep van de parochie X, zoals deze op grond van het AR door het bestuur van de parochie is ingericht. 2. Kader 2.1 De parochie X is een rechtspersoon naar kerkelijk recht die met ingang van 1 januari 2010 is ontstaan door samenvoeging van de parochies.,.., en.. en. te en die bestaat uit een aantal geloofsgemeenschappen die geconcentreerd kunnen zijn rond een locatie. 2.2 Overal waar sprake is van een locatie/geloofsgemeenschap wordt een pastoraatsgroep ingericht. De taken en bevoegdheden van de pastoraatsgroep worden op grond van artikel 37 van het AR door het bestuur van de parochie vastgelegd in dit huishoudelijk reglement. 3. Taken pastoraatsgroep 3.1 De pastoraatsgroep draagt er mee zorg voor dat het werkplan van de plaatselijke geloofsgemeenschap wordt uitgevoerd. De pastoraatsgroep fungeert daartoe als contact
19 en als zichtbaar aanspreekpunt in en voor de plaatselijke geloofsgemeenschap. Zij koppelt hetgeen in de geloofsgemeenschap leeft terug naar het pastoraal team. 3.2 De pastoraatsgroep stemt in overleg met andere betrokkenen in de parochie de activiteiten in de plaatselijke geloofsgemeenschap op elkaar af. 3.3 De eindverantwoordelijkheid voor de pastorale zorg en het pastorale beleid in de parochie en de locale geloofsgemeenschappen berust bij de pastoor, met medewerking van de andere leden van het pastoraal team. 3.4 De leden van het pastoraal team maken geen deel uit van de pastoraatsgroep. 4. Samenstelling en werkwijze pastoraatsgroep 4.1 De pastoraatsgroep bestaat uit.. personen (minimaal drie en maximaal zeven). 4.2 Leden van de pastoraatsgroep komen uit de eigen geloofsgemeenschap en zijn specifiek toegerust voor hun taak. Zij worden op voordracht van het pastoraal team benoemd door de deken. Zij vervullen hun functie gedurende maximaal tweemaal vier jaar. 4.3 Leden van de pastoraatsgroep dienen praktiserend rooms-katholiek te zijn, de leer van de Kerk te onderschrijven en een levensstaat te voeren die daarmee overeenstemt. 4.4 De pastoraatsgroep bepaalt zelf de onderlinge verdeling van taken. 4.5 Een lid van de pastoraatsgroep is bereid zich wezenlijk 1 in te zetten voor de parochie. Voor zover nodig maakt de pastoraatsgroep een rooster voor de werkzaamheden, welk rooster aan het secretariaat van de parochie wordt bekend gemaakt. 4.6 Verlof en vakantie worden in overleg met de overige leden van de pastoraatsgroep bepaald en aan het secretariaat van de parochie meegedeeld. In geval van verhindering wegens ziekte of anderszins brengt het lid van de pastoraatsgroep het secretariaat van de parochie zo spoedig mogelijk in kennis. 5. Geschillenregeling 5.1 De pastoor, het pastoraal team en de leden van de pastoraatsgroep dienen in respect voor ieders verantwoordelijkheid met elkaar samen te werken in de behartiging van het pastoraal beleid van de parochie. 5.2 Indien deze samenwerking naar de mening van de pastoor, het pastoraal team of de pastoraatsgroep verstoord is dient door één van hen of door hen gezamenlijk in der minne een oplossing te worden nagestreefd. 5.3 Indien dit niet tot een oplossing leidt legt één van hen of legt men gezamenlijk het geschil schriftelijk aan de bisschop voor, die een bindend besluit neemt. 6. Slotbepaling 6.1 Dit huishoudelijk reglement is goedgekeurd in de vergadering van het bestuur van de parochie op. 6.2 Dit huishoudelijk reglement wordt geacht geen bepalingen te kennen die in strijd zijn met het AR. In geval van twijfel geldt het AR. 6.3 Dit huishoudelijk reglement kan worden gewijzigd. Wijziging behoeft de goedkeuring van het bestuur van de parochie. Aldus vastgesteld in een vergadering van het parochiebestuur, gehouden op. te en ondertekent door (vice)voorzitter parochiebestuur en secretaris parochiebestuur 1 Ervaring leert dat gerekend moet worden op gemiddeld 2 dagdelen (6 tot 10 uur per week)
20 5. BESTUURLIJK KADER Algemeen De parochie is een zelfstandige kerkelijke rechtspersoon van de RK Kerk die wordt geregeerd door haar eigen statuut, te weten het Algemeen Reglement voor het bestuur van een parochie (verder te noemen: AR, laatste druk: augustus 2006). In het kerkelijk recht is het bisdom de plaatselijke kerk. Om die reden komt het aan de bisschop toe parochies te veranderen, door opheffing, oprichting of samenvoeging en benoemt de bisschop de pastorale beroepskrachten en de bestuurders van een parochie. De parochie is de kleinste pastorale entiteit van de RK Kerk, zij dient het geloof bereikbaar en toegankelijk te maken voor iedereen. Situatie organisatie Het beleid van het Aartsbisdom is gericht op het inrichten van grote parochies met verschillende locaties en/of geloofsgemeenschappen. Dit betekent dat de inmiddels sinds vijf jaar bestaande parochieverbanden uiterlijk op 1 januari 2010 door samenvoeging worden omgevormd tot parochies. Dit betekent een proces van bestuurlijke schaalvergroting, naast pastoraal maatwerk (nabij, op kleine en op grote schaal, toegesneden op specifieke groepen etc.). Gelet op de fase waarin het bestuur van een grote parochie zich bevindt, dient het bestuur zich primair bezig te houden met het ontwikkelen en implementeren van beleid in verband met het creëren van nieuwe verhoudingen en het inrichten van nieuwe manieren van werken. De grote parochie kent een aantal activiteiten, projecten en werkzaamheden op centraal niveau, naast die op decentraal niveau (per locatie of per deelgemeenschap). Het is van belang om alle niveaus goed tot hun recht te laten komen, de samenhang te bewaken en locale initiatieven te ondersteunen en verder uit te bouwen. Positie van het bestuur in de parochie Op grond van het kerkelijk recht is de pastoor beheerder van de rechtspersoon parochie. De pastoor is voorzitter van het bestuur, dat verder gevormd wordt door leken. Het bestuur bestuurt de parochie en schept in dat verband de voorwaarden voor de uitvoering van het pastoraal beleid. Het pastoraal beleid wordt inhoudelijk opgesteld door het pastoraal team, onder verantwoordelijkheid van de pastoor, en vastgesteld in het bestuur. Ten aanzien van het vermogensrechtelijke beheer is sprake van een collegiaal bestuur. De pastoor kan een volmacht verlenen aan de vicevoorzitter van het bestuur, zodat deze hem ter zake kan vervangen. Het pastoraal team bestaat uit professionele werkers in het pastoraat (priesters, diakens en pastoraal werk(st)ers). Zij verrichten hun werkzaamheden op basis van een zending van de bisschop. Benoeming bestuursleden Leden van het parochiebestuur worden door de bisschop benoemd op basis van deze profielschets, die een aantal inhoudelijke eisen aan kandidaten stelt. In de toekomst wordt nadrukkelijk getoetst of bestuurders aan de gestelde voorwaarden voldoen. Kandidaten voor het bestuur worden aan de bisschop ter benoeming voorgedragen overeenkomstig artikel 27 van het AR. De parochie streeft naar een evenwichtig verdeling van mannen en vrouwen in het bestuur en kent een leeftijdsgrens van 75 jaar. Bestuursleden worden benoemd voor een periode van 4 jaar en zijn terstond slechts eenmaal herbenoembaar. Het bestuur kiest zelf uit zijn midden een vicevoorzitter, een secretaris en een penningmeester.
21 Werklast Het bestuur vergadert eenmaal per maand, bij welke vergaderingen men in principe aanwezig moet zijn. Naast deze vergaderingen en de voorbereidingstijd daarvoor wordt van bestuursleden verwacht dat zij waar nodig en incidenteel commissie- en werkgroepvergaderingen bijwonen, een en ander afhankelijk van de taak die men in het bestuur vervult. De werklast voor de voorzitter, de secretaris en de penningmeester overschrijdt de hiervoor genoemde tijd en beslaat een tijd van gemiddeld een dag per week. Van bestuursleden wordt verwacht dat zij actief deelnemen aan de geloofsgemeenschap die zij dienen, onder andere door deelname aan zondagse vieringen. De tijd die daarmee gemoeid is, is niet opgenomen in de hiervoor geschetste werklast. Profielschets Uit het algemeen reglement: - de benoeming van bestuursleden geschiedt door de bisschop; - benoembaar zijn katholieken die uitmunten door een vast geloof, een rechtschapen levenswandel en een wijs oordeel; - niet benoembaar zijn personen die niet woonachtig zijn in de parochie, die bloedverwanten zijn van bestuursleden tot in de vierde graad, die in dienstbetrekking staan tot de parochie en/of diegenen die in belangrijke mate leveringen van goederen en diensten ten behoeve van de parochie verrichten; algemene eisen: - minimaal 18 jaar; - aantoonbaar bestuurlijke ervaring; - in staat om grote lijnen te zien en op beleidsmatig niveau te functioneren; - voldoende tijd en de bereidheid om die in het bestuurlijk werk te steken; specifieke eisen - in het bestuur dient een aantal disciplines vertegenwoordigt te zijn, waarbij met name gedacht wordt aan: * kennis op het gebied van administratie, financiën en automatisering; * kennis op gebied van het aansturen van een secretariaat; * kennis op het gebied van procesbegeleiding en het sturen van organisaties; * kennis op het gebied van gebouwen en vastgoedbeheer. - het hebben van netwerken die voor het werk van de parochie van belang zijn. Afbakening van taken Het bestuur van de parochie dient het belang van de organisatie, die een pastoraal doel heeft. Het pastoraal team formuleert het pastoraal beleid, dat door het bestuur van de parochie wordt gefaciliteerd. Dit betekent dat het beleid in het bestuur wordt vastgesteld en daarna voor alle betrokkenen als grondslag geldt. Het beleid wordt bestuurlijk vertaald in een begroting, die dient te worden goedgekeurd door de bisschop. Het pastoraal team kan niet functioneren zonder een bestuur dat de organisatie inricht en aanstuurt, andersom kan een bestuur niet functioneren als het niet weet wat voor pastoraal beleid er gevoerd wordt. Bij het vaststellen van beleid is het van belang om de juiste verhoudingen in het oog te houden en niet op elkaars stoel te gaan zitten.