agendapunt 3.b.5 1201818 Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden ARCHIEFRAPPORTAGE DELFLAND (KPI) Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 4 augustus 2015 Aard bespreking Besluitvormend Afstemming BDV/FAZ Bijlagen 2 Zaaknummer 42373 Gremia Datum Aard Advies/ Parafering besluit PFO Hae 06-07-2015 B Conform Geparafeerd door: Brandt, M.H.J. D&H 04-08-2015 H Conform Geparafeerd door: Maden, B.P. van der Gevraagd besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden 04-08-2015 I. De rapportage Kritische Prestatie Indicatoren archief Hoogheemraadschap van Delfland 2014 vast te stellen; II. De rapportage benoemd onder beslispunt 1 toe te zenden aan de provinciale toezichthouder. Besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden 04-08-2015
Archiefrapportage Delfland (KPI) 1. Probleemstelling - context Door de invoering van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht (RGT) heeft er een forse verandering plaatsgevonden in het interbestuurlijk toezicht op de uitvoering door gemeenten, waterschappen en gemeenschappelijke regelingen, van onder andere de Archiefwet 1995. Het specifieke toezicht, vooraf, door de provincie is vervangen door generiek toezicht op de informatie- en archiefketen van de waterschappen op basis van de Archiefwet 1995 (art. 38 en 40) achteraf. Het gevolg hiervan is dat Delfland meer dan voorheen zelf verantwoordelijk is voor de volledige archiefketen. 2. Beoogd effect Met de rapportage KPI 2014 en het jaarverslag van het Oud Archief 2014 wordt invulling gegeven aan het generiek toezicht op de informatie- en archiefketen achteraf. 3. Kernboodschap De Kritische Prestatie Indicatoren voor het archief, de zogenoemde KPI's. Dit instrument, heeft de VNG ontwikkeld om gemeenten te ondersteunen bij de horizontale verantwoording van de zorg en het beheer van archieven conform de Archiefwet 1995. Voor het hoogheemraadschap is de vraagstelling enigszins aangepast. Door toezending van het archief KPI 2014 en het bijbehorende jaarverslag OAB aan de Provincie Zuid-Holland wordt voldaan aan de eisen die zijn gesteld bij het toezicht achteraf. 4. Historie - eerdere besluitvorming In het PFO met de dijkgraaf d.d. 27 oktober 2014 is afgesproken de KPI rapportage voor 1 juli 2015 door d&h te laten vaststellen en naar de toezichthouder, de provincie Zuid-Holland, te zenden 5. Regelgeving en Beleid Het college is als archiefzorgdrager op basis van artikel 35 van de Archiefwet bestuurlijk verantwoordelijk voor het vaststellen van het KPI verslag dat ambtelijk is opgemaakt en de toezending daarvan aan de aan de provinciale toezichthouder. In artikel 8 van de Archiefverordening Delfland staat dat het dagelijks bestuur eenmaal per twee jaar aan het algemeen bestuur verslag doet omtrent hetgeen het heeft verricht ter uitvoering van artikel 37 van de wet. Met het toezenden van het jaarverslag Oud Archief 2013 en 2014 wordt hieraan voldaan. 6. Financiën 7. Duurzaamheid 8. Organisatorische en personele consequenties
9. OR/GO 10. Risico- en beheersmaatregelen Als de informatie die met de KPI wordt aangeleverd daartoe aanleiding geeft, zal de toezichthouder nader onderzoek doen. Hiervoor zijn zogenoemde interventieladders opgesteld. Uitgangspunt bij elke interventie is steeds dat de in gebreke blijvende overheid de kans krijgt de gebreken te herstellen en de uiteindelijke interventie pas plaatsvindt nadat ambtelijk en/of bestuurlijk overleg niet tot het gewenste resultaat heeft geleid. Als de gehele interventieladder wordt doorlopen, kan het uiteindelijk leiden tot schorsing en vernietiging van een besluit van Delfland ofwel indeplaatsstelling door de toezichthouder in geval van taakverwaarlozing van de zijde van Delfland. In twee bij de wet behorende beleidskaders is deze werkwijze vastgelegd: het Beleidskader schorsing en vernietiging en het Algemeen beleidskader indeplaatsstelling bij taakverwaarlozing. De interventieladder indeplaatsstelling bestaat uit de volgende treden: 1. Signaleren 2. Informatie opvragen en valideren 3. Afspraken over acties en termijnen 4. Vooraankondiging juridische interventie, waarschuwing 5. Besluit tot indeplaatsstelling 6. Sanctie uitvoeren De rapportage KPI 2014 is vooraf afgestemd met de provinciale toezichthouder. De onderwerpen van de KPI waaraan HHD nog niet geheel voldoet aan de norm zijn: 2.1 Kwaliteitssysteem archiefbeheer actie HHD neemt deel in een DIWA werkgroep kwaliteitshandboek DIV 2.2 Gekwalificeerde Waterschapsarchivaris Actie In de huidige Archiefverordening is de hele organisatie aangewezen als verantwoordelijke eenheid, met de archivaris van HH Rijnland wordt bekeken of deze de toezicht op het archiefbeheer kan uitvoeren. 5.2 Vernietiging en verklaringen Actie De verklaring van vernietiging bevat nu geen specificatie per categorie van de selectielijst waarop de vernietigingstermijn is gebaseerd. Bij archiefbescheiden vanaf 2005 zal dit wel worden gedaan. 11. Communicatie (in- en extern) Met de toezending van de rapportage KPI 2014 en het jaarverslag van het Oud Archief aan de Provinciale toezichthouder wordt invulling gegeven aan het generiek toezicht op de informatie- en archiefketen achteraf. 12. Bekendmaking en vervolgprocedure Na goedkeuring zal het rapport worden toegezonden aan de Provinciale Toezichthouder. 13. Bevoegd orgaan Het dagelijks bestuur, het college van dijkgraaf en hoogheemraden, dient verantwoording af te leggen over het archief- en informatiebeheer. Dit is vastgelegd in de Archiefwet en andere regelgeving. 14. Toelichting De archief KPI s gaan in principe over de totale informatiehuishouding van de waterschap organisatie, in al haar verschijningsvormen, dus ook digitaal. Bij Delfland gaat het nu nog om de papieren bescheiden, het analoge archief is nog steeds leidend. Voor de op termijn vernietigbare archiefbescheiden is door uw college op 3 augustus 2010 (dms 869007) een machtiging afgegeven. Op 31 maart 2015 is er door uw college besloten tot vervanging van 2
fysieke blijvend te bewaren archiefbescheiden door een digitale reproductie in een volgende rapportage zal dit aspect ook worden meegenomen. 15. Bijlagen 1. Rapportage Kritische Prestatie Indicatoren (KPI) archief Hoogheemraadschap van Delfland 2014. 2. Verslag 2014 Oud Archief en Bibliotheek 3
Alleen in te vullen indien het een VV-voorstel betreft ** = in te vullen door team Bestuur Kenmerk VV : ** Vergaderdatum : Beleidsveld : Agendapunt : ** De Verenigde Vergadering van Delfland, op voordracht van dijkgraaf en hoogheemraden van (datum collegevergadering), kenmerk (BIS-zaaknummer D&H besluit); gelezen het positieve/negatieve (bij ondertekening doorstrepen wat niet van toepassing is) advies van de commissie(s) (commissie noemen); overwegende dat: - (motiveer het besluit, waarom wordt dit besluit genomen). Gelet op: - artikel 84 van de Waterschapswet (bij D&H-voostellen); - artikel 77 van de Waterschapswet (bij VV-voorstellen); - alle andere wetgeving (zoals KRW, NBW, verordening Zuid-Holland, delegatiebesluit etc.; Besluit: Dit moet in overeenstemming zijn met het ontwerpbesluit (ontwerpbesluit kopiëren). Aldus besloten in de openbare vergadering van (datum) De Verenigde Vergadering voornoemd, de Secretaris, de Voorzitter, mr. drs. P.I.M. van den Wijngaart mr. M.A.P. van Haersma Buma