Stichting Vrienden van Grapevine Foundation www.gvfsa.org RSIN:8537.51.559 KVK:60063343 Beleidsplan status: definitief versie: 1.0 (15-11-2014) opsteller: Klaas Heiligenberg Inhoudsopgave 1. Inleiding...2 2. Profiel...2 2.1 Rechtsvorm GVF en contactgegevens...2 2.2 Doelstelling GVF...2 2.3 Doelstelling st. vrienden van GVF...2 3. Beleid...2 3.1 Wat doet GVF...2 3.2 Wat doet stichting vrienden van GVF...3 3.3 Werving en beheer fondsen...3 3.4 Vermogen van de stichting...3 3.5 Besteding van de fondsen...3 3.6 Beheer van de fondsen...3 4. Overige...4 4.1 Beloningsbeleid...4 4.2 Beschrijving administratieve organisatie...4 4.3 Publicatieplicht...4
1. Inleiding Dit is de eerste versie van het beleidsplan van de stichting, die begin dit jaar is opgericht. De looptijd van het beleidsplan is 5 jaar. Daar de stichting net opgestart is, zal het beleidsplan jaarlijks bijgesteld worden aan wat er daadwerkelijk gerealiseerd wordt en de ervaringen die we opdoen. 2. Profiel Stichting Vrienden van Grapevine Foundation is een stichting die er op gericht is om de organisatie Grapevine foundation in Zuid Afrika in staat te stellen haar werk te doen. In Nederland richt de stichting zich met name op de financiële ondersteuning. Het werven van fondsen om het werk in Zuid Afrika mede mogelijk te maken. Onze doelstelling is overgenomen van de organisatie in Zuid Afrika, die de daadwerkelijke uitvoering verzorgd. 2.1 Rechtsvorm GVF en contactgegevens De gekozen rechtsvorm is een stichting met een stichtingsbestuur. De stichtingsacte kunt u op de website vinden (www.gvfsa.org/anbi). Naam: Adres: KvK: 60063343 Stichting Vrienden van Grapevine Foundation. Loodsgracht 42, 1781 KN in Den Helder. Het fiscaalnummer is: 8537.51.559 Website: www.gvfsa.org Nieuwsbrief: Nieuwtjes en ontwikkelingen worden gepubliceerd op de website en eens in de drie maanden gebundeld in een nieuwsbrief die verzonden wordt naar ondersteuners en geïnteresseerden. 2.2 Doelstelling GVF (Zuid Afrika) Het doel van GVF in Zuid Afrika is: het verlenen van algemene zorg aan en voor HIV-wezen in de streek van Inchanga (Valley of 1000 hills in Kwazulu Natal, Zuid Afrika), ter verhoging van het algemeen welzijn van deze wezen. Waar mogelijk wordt deze zorg ook elders in Zuid Afrika verleend maar voor alsnog beperkt de organisatie zich tot Inchanga. In Zuid Afrika wordt er samengewerkt met een lokale basisschool
(Inchanga primary school) en van daaruit zet de organisatie projecten op voor opvang, educatie, medische en sociale zorgvoorziening voor de HIV-wezen en de mensen in hun directe omgeving. Inmiddels is er een stuk grond gekocht waarop men als eerste dertien huisjes wil bouwen voor de opvang van veertig weeskinderen. 2.3 Doelstelling st. Vrienden van GVF Stichting Vrienden van GVF heeft als doel, het verrichten van handelingen die in de ruimste zin GVF Zuid Afrika helpen met het bereiken van haar doelstelling. Primair door promotie en fondsenwerving maar ook door het organiseren van ondersteuningsteams die voor een korte tijd ter plekke gaan helpen. Denk hierbij aan het aandacht en zorg geven aan de weeskinderen en het helpen bouwen van de weeshuisjes of opknappen van huisjes van andere kinderen die het moeilijk hebben. Zo worden er ook weeskinderen opgevangen door hun oma's. De stichting Vrienden van GVF wil zoveel mogelijk geld door sluizen naar de organisatie in Zuid Afrika. Daarom bestaat de stichting uit vrijwilligers die hooguit een minimale onkostenvergoeding krijgen. Tevens zal de stichting zorgen dat er maximaal 7% van de inkomsten gebruikt word voor haar onkosten zoals bankkosten en inschrijving bij de KvK. Mocht de organisatie GVF in Zuid Afrika op houden te bestaan of een weg gaan die niet strookt met de doelstelling dan zal de stichting Vrienden van GVF opgeheven worden. De baten die er dan zijn, worden dan gegeven aan een andere organisatie in Zuid Afrika met een gelijksoortige doelstelling. 3. Beleid 3.1 Wat doet GVF Tot oktober 2013 heeft het werk van GVF Zuid Afrika zich beperkt tot het helpen van en aandacht geven aan, een veertigtal weeskinderen en hun directe omgeving. In oktober 2013 is de organisatie een stuk land aangeboden voor een lage prijs. Met steun vanuit Nederland is dit land inmiddels aangekocht. Nu wordt er gewerkt aan een plan om het land bouwrijp te maken en aan een ontwerp voor dertien hutjes in traditionele Zulu stijl. Deze hutjes moeten gebouwd gaan worden om elk vier weeskinderen te huisvesten. Drie hutjes worden gebruikt om de verzorgers te huisvesten.
De volgende fasen zijn: Weeshuis in gebruik nemen (kinderen en staf). Multifunctioneel gebouw neerzetten. Gebouw deel voor deel in gebruik nemen. Bij het multifunctionele gebouw moet u denken aan een gebouw dat ten goede komt aan de gemeenschap. Er wordt gedacht aan: Vakopleiding voor de weeskinderen. Basis medische verzorging. Trainingen voor volwassenen. Kerkgemeenschap. 3.2 Wat doet stichting vrienden van GVF Stichting Vrienden van GVF richt zich nu op het inzamelen van gelden om de grond bouwrijp te kunnen maken en het bouwen mogelijk te maken. Voor de zomer van 2015 organiseert stichting Vrienden van GVF een drie weekse trip naar Inchanga om met maximaal acht personen fysiek te gaan helpen. Wat er gedaan gaat worden is afhankelijk van de talenten van de mensen die meegaan en afhankelijk van de fase waarin de ontwikkeling van het land en het weeshuis zich bevinden. Doel is dat twee derde van de tijd in Zuid Afrika direct of indirect besteed word ten gunste van de weeskinderen en hun directe omgeving. Met name voor het bouwen is veel geld nodig daarom zal er unit voor unit gebouwd worden zodat er eerder resultaten opgeleverd kunnen worden. Wordt er teveel opgehaald, dan wordt dit bij de stichting in Zuid Afrika apart gezet voor de volgende fasen in het project. In Nederland zullen er dan minder intensief fondsen geworven worden. Voor het bouwrijp maken van de grond en het ontwerp is ca 50.000 euro nodig. Voor het bouwen van de hutjes is ca 4.000 euro per hutje nodig, wat 52.000 euro in totaal is. Deze bedragen zijn schattingen en zullen bijgesteld worden zodra er meer bekend is. Naast het geld is er in Zuid Afrika ook een projectleider nodig om alles te (laten) realiseren. Indien nodig zal er ook geld ingezameld worden om iemand (part time) in te huren. Deze persoon wordt door de stichting in Zuid Afrika ingehuurd.
3.3 Werving en beheer fondsen De stichting vrienden van GVF wil zo breed mogelijk fondsen gaan werven. Met name wordt er nu gewerkt aan het benaderen van kerken, scholen en bedrijven om betrokken te worden bij het project. Een volgende stap is het benaderen van instellingen die fondsen beheren en beschikbaar stellen. Voor de reis in 2015 worden de deelnemers gevraagd om de reis- en verblijfkosten zelf te betalen en om zelf een bedrag te werven dat tijdens de reis gebruikt word voor GVF Zuid Afrika. Op de rekening in Nederland zal de stichting alleen de fondsen bewaren die de deelnemers aan de reis hebben geworven en een bepaalde buffer om onkosten te kunnen betalen. De fondsen voor het werk in Zuid Afrika zullen bij het overschrijden van een bepaald bedrag overgemaakt worden naar de rekening in Zuid Afrika. Hier moeten we nog een goede balans zoeken in de hoogte van het minimale bedrag om over te maken ten opzichte van de transactie kosten. Het rekeningnummer in Nederland van stichting Vrienden van Grapevine Foundation is : NL11INGB0006487182 Het rekeningnummer in Zuid Afrika van Grapevine Foundation is: ABSAZAJJ4074756609 3.4 Vermogen van de stichting Als buffer voor de onkosten wordt 500 euro aangehouden. De stichting in Nederland zal alleen een spaarpotje aanleggen voor de mensen die mee gaan op een missietrip naar Zuid Afrika. Vlak voor aanvang van de missietrip zal dit geld naar Zuid Afrika overgemaakt worden. 3.5 Besteding van de fondsen Als minimaal bedrag om over te maken naar Zuid Afrika houden we voorlopig 2.000 euro aan. Mensen die via de rekening van de stichting sparen voor hun missiereis, krijgen in principe hun geld niet terug als zij afhaken voor de reis. Het geld word dan gebruikt voor de algemene doelen van GVF in Zuid Afrika. Het geld is immers voor GVF geworven. De stichting in Nederland zal vooralsnog geen middelen aanschaffen om haar werk te doen. Als de geldstromen groot worden, zal de
stichting een boekhoudprogramma aanschaffen of huren om de boekhouding goed te kunnen doen. De onkosten die uit de fondsen betaald worden zijn: Bankkosten. Kosten KvK. Kosten hosting website. Aanmaak promotiemateriaal. Administratiekosten bestuur. 3.6 Beheer van de fondsen Voor het beheer van de fondsen is een rekening in Nederland geopend bij de ING bank. De stichting zal zorgen dat er steeds twee penningmeesters zijn die de rekening zullen beheren, betalingen zullen doen en de fondsen zullen overmaken naar Zuid Afrika. Momenteel zijn dit Monique Samson en Toetie Witbraad. 4. Overige 4.1 Beloningsbeleid Bestuursleden van de stichting worden niet betaald. Wel kunnen zij onkosten voor de stichting declareren. Deze onkosten zijn reiskosten, telefoonkosten en het verbruik van papier en inkt. 4.2 Beschrijving administratieve organisatie Verwachte onkosten bestuur: Reiskosten 0 euro per jaar. Telefoonkosten 12,50 euro per maand. Verbruik papier & inkt 12 euro per jaar. Kosten beheer stichting: Kamer van Koophandel Hosting website Bankrekening Overige uitgaven:
Aanmaak promotiemateriaal ca 500 euro per jaar. Bedankjes voor gevers ca 100 euro per jaar. Aard en omvang inkomsten en vermogensopbouw. Fondsen aankoop land 2.000 euro. Fondsen bouwrijp maken ca 50.000 euro. Fondsen Bouw 13 hutjes ca 52.000 euro. Fondsen missietrip: ca 8 à 12.000 euro 4.3 Publicatieplicht De stichting gaat voldoen aan de publicatieplicht die gesteld worden aan ANBI instellingen door de benodigde stukken te publiceren op www.gvfsa.org/anbi/.