Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2014-2017 van de gemeente Mill en Sint Hubert 1. Inleiding Bij besluit van 12 juni 2014 heeft de gemeenteraad Deloitte accountants opdracht verstrekt voor de accountantscontrole, als bedoeld in artikel 213 Gemeentewet, voor de gemeente Mill en Sint Hubert uit te voeren. Het gaat daarbij om de accountantscontroles over de boekjaren 2014 tot en met 2017. In zijn vergadering van 12 december 2013 heeft de Raad de verordening ex art 213 Gemeentewet voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Mill en Sint Hubert (controleverordening gemeente Mill en Sint Hubert 2014) vastgesteld. In deze verordening is het bij de accountantscontrole te hanteren normenkader in hoofdlijnen vastgelegd. 2. Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2014 tot en met 2017 van de gemeente Mill en Sint Hubert. 3. Formele kaders Voor de controle, uit te voeren door de accountant, zijn bepalend: de Gemeentewet, met name artikel 213 het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO) Kadernota rechtmatigheid, die jaarlijks wordt uitgegeven en gepubliceerd door het Platvorm rechtmatigheid provincies en gemeenten 4. Algemene uitgangspunten voor de controle Overeenkomstig artikel 213 Gemeentewet is de controle van de accountant gericht op het afgeven van een oordeel over: het getrouwe beeld van de in de jaarrekening gepresenteerde baten en lasten en de grootte en samenstelling van het vermogen; het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; het in overeenstemming zijn van de door het college opgestelde jaarrekening met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemeentewet; de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; waarbij de nadere regels die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld op grond van het zesde lid van artikel 213 Gemeentewet, in acht worden genomen. Aanvullend wordt hierbij opgemerkt dat de gemeente verplicht is voor een aantal specifieke uitkeringen de verantwoordingsinformatie hieromtrent op te nemen in een bijlage bij de jaarrekening, waarvoor het te hanteren model door het Ministerie van Bzk is voorgeschreven. Dit in het kader van Single Information Single Audit (SISA). De accountant zal hierover rapporteren in het verslag van bevindingen. 5. Goedkeurings- en rapportagetoleranties 5.1. Inrichting en uitvoering controle Op grond van artikel 4 lid 1 van de Controleverordening Mill en Sint Hubert 2014 bepaalt de accountant binnen het kader van de opdrachtverlening de wijze waarop hij de accountantscontrole inricht, evenals de aard en omvang van de werkzaamheden die daarvoor moeten worden verricht. De accountant hanteert daarbij bepaalde toleranties. De accountant controleert niet ieder document of iedere financiële handeling, maar richt de controle zodanig in dat voldoende zekerheid wordt verkregen over het getrouw beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties alsmede over de financiële beheershandelingen met een financieel belang groter dan de vastgestelde goedkeuringstolerantie. 1
De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyses, vastgestelde toleranties en deelwaarnemingen (al dan niet statistisch) en extrapolaties. In het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. 5.2. Goedkeuringstolerantie Onder goedkeuringstolerantie wordt verstaan het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming en de strekking van de af te geven accountantsverklaring. 5.3. Rapporteringstolerantie Uitgaande van de goedkeuringstolerantie is ook de rapporteringstolerantie van toepassing. De accountant richt de controle in, rekening houdend met de rapporteringstolerantie, om zo te kunnen waarborgen dat alle gesignaleerde onrechtmatigheden die dit bedrag overschrijden ook daadwerkelijk in het verslag van bevindingen worden opgenomen. Bij overschrijding van het bedrag van de rapporteringstolerantie vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. 5.4. Strekking accountantsverklaring In het BADO zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven. De gemeenteraad mag deze toleranties scherper vaststellen. Dit moet dan worden toegelicht in de accountantsverklaring. Van deze bevoegdheid maakt de raad geen gebruik. Er wordt dus aangesloten bij de minimumeisen uit het BADO. Deze zijn: fouten (in % van de lasten) onzekerheden (in % van de lasten) goedkeurend met beperking 1% of minder meer dan 1% dan 1% maar minder 3% of minder dan 3% dan 3% meer dan 3% en minder dan 10% onthouding oordeel Niet van toepassing afkeurend 3 % of meer 10% of meer Niet van toepassing De goedkeuringstolerantie is het maximale bedrag aan fouten of onzekerheden in de jaarrekening, afgezet tegen het totaal van de lasten die mogen voorkomen zonder dat dit leidt tot een onthouding van de goedkeuring. Ter illustratie: Voor het boekjaar 2014 mag bijvoorbeeld, bij een totaal begrotingsvolume (inclusief begrotingswijzigingen/exclusief mutaties reserves) van bijna 22,3 miljoen, de som van de fouten in de jaarrekening en de som van de onzekerheden in de controle niet meer bedragen dan 223.000 respectievelijk 669.000. Fouten en onzekerheden beneden deze toetsingsbedragen zullen de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet aantasten. Voor de rapporteringstolerantie geldt als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid op programmaniveau respectievelijk op balansniveau van ten minste 10% van de goedkeuringstolerantie, gespecificeerd in het verslag van bevindingen rapporteert. Voor 2014 gaat het dan, bij wijze van voorbeeld, om een afwijking van 22.300 of meer. In afwijking van het bovenstaande geldt voor de in de bijlage bij de jaarrekening opgenomen verantwoordingsinformatie inzake specifieke uitkeringen de navolgende rapporteringstolerantie per specifieke uitkering: 10.000 indien de lasten kleiner dan of gelijk aan 100.000 zijn; 10% van de lasten indien de lasten groter dan 100.000 en kleiner of gelijk aan 1.000.000 zijn; 100.000 indien de lasten groter dan 1.000.000 zijn. 2
6. Reikwijdte accountantscontrole toetsing rechtmatigheid 6.1 Limitatieve opsomming De accountantscontrole op de rechtmatigheid voor het kalenderjaar 2014-2017 is limitatief gericht op c.q. gaat uit van de volgende uitgangspunten: a. de naleving van wettelijke kaders, zoals opgenomen in Bijlage 1 Wetgeving extern van dit protocol. Dit voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of redelijkerwijs kunnen betreffen. b. de naleving van de volgende kaders: de programmabegroting; de Financiële verordening gemeente Mill en Sint Hubert 2014 (ex artikel 212 Gemeentewet) de Controleverordening gemeente Mill en Sint Hubert 2014 (ex artikel 213 Gemeentewet); de Verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid van de gemeente Mill en Sint Hubert 2014 (ex artikel 213a Gemeentewet); c. de naleving van de overige kaders zoals opgenomen Bijlage 1 Wetgeving intern van dit protocol en eventuele (nieuwe) raads- en collegebesluiten nadien genomen. Dit laatste voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of redelijkerwijs kunnen betreffen. 6.2 Beperking reikwijdte Voor wat betreft het hiervoor gestelde gelden de volgende beperkingen waarmee de accountant rekening houdt: a. Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie c.q. collegebesluiten vallen daar buiten, behoudens indien het collegebesluiten betreft waarvan in de jaarlijkse kadernota rechtmatigheid is bepaald dat deze in de accountantscontrole moeten worden betrokken. b. Ter uitvoering van de interne regelgeving dient de gemeente te handelen overeenkomstig hetgeen zij zelf in haar verordeningen en besluiten heeft bepaald. Echter ook aan de verordeningen en (raads)besluiten zelf zijn in zekere mate eisen te stellen, willen zij uitvoerbaar zijn c.q. daadwerkelijk rechtskracht krijgen dan wel houden. Ten aanzien van het voorwaardencriterium vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar de hoogte, duur en doelgroep/object van financiële beheershandelingen, tenzij jegens derden (bijvoorbeeld in toekenningsbeschikkingen) aanvullende voorwaarden met directe financiële consequenties zijn opgenomen. Een toets naar hoogte, duur en recht (doelgroep/object) van deze interne regelgeving zal voor de rechtmatigheidsbeoordeling altijd moeten plaatsvinden, doch kan uiteindelijk worden beperkt tot de meest basale aspecten daarvan. Termijnen van orde en termijnbepalingen maken geen deel uit van de controle. Op basis van een inventarisatie is onderzocht welke specifieke bepalingen per regelgeving niet in de rechtmatigheidstoets door de accountant betrokken behoeven te worden (zie bijlage 1). Het betreft in de meeste gevallen bepalingen ter zake van termijnen die uitsluitend dienen als termijnen van orde. 7. Rapportering accountant De accountant rapporteert als volgt: a. interim-controle. In de tweede helft van het jaar wordt door de accountant een interim-controle uitgevoerd. Over de uitkomsten van deze tussentijdse controle wordt aan het college van burgemeester en wethouders verslag uitgebracht in de vorm van een managementletter. b. accountantsverklaring. Deze wordt opgemaakt naar aanleiding van de jaarrekeningcontrole. In de accountantsverklaring wordt aan de raad, volgens het wettelijk voorgeschreven model, de uitkomst van de controle weergegeven. Dit zowel voor de getrouwheid als de rechtmatigheid. 3
c. verslag van bevindingen. In het verslag van bevindingen bij de accountantsverklaring wordt gerapporteerd over de opzet en de uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording waarborgt. Rapporten over controle SISA Gesignaleerde onrechtmatigheden worden weergegeven naar de aard van het toetsingscriterium en nader toegelicht. Fouten en onzekerheden worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. Het verslag wordt uitgebracht aan de gemeenteraad en in afschrift aan het college van burgemeester en wethouders. Het college kan, indien zij dat nodig oordeelt, een reactie op dit verslag aan de gemeenteraad voorleggen. In bijlage 2 zijn de rapportagemomenten nader vastgelegd. 8. Citeertitel Deze controleprotocol kan worden aangehaald als Controleprotocol gemeente Mill en Sint Hubert 2014-2017". Aldus vastgesteld door de raad van de gemeente Mill en Sint Hubert in zijn openbare vergadering van 6 november 2014. De burgemeester, De griffier, Ing. A.A.M.J. Walraven Mw. S.A. de Best-Boere Bijlage 1: Normenkader tbv rechtmatigheidscontrole jaarrekening 2014 Gemeente Mill en Sint Hubert Bijlage 2: Overzicht rapportagemomenten 4
Bijlage 2: Rapportagemomenten De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend: Rapportage Tijdstip Inhoud Gericht aan Managementletter Verslag van bevindingen Controleverklaring de interimcontrole de controle van de jaarrekening de controle van de jaarrekening In deze rapportage geeft de accountant in het kort de belangrijkste bevindingen aan die de accountant onder de aandacht van het college wil brengen naar aanleiding van de interimcontrole. Het betreft hier ondermeer mogelijke risico s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen alsmede voortgang groeiproces invoering rechtmatigheid De vraag of inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daarnaast resterende fouten, onzekerhe-den of verbeteringen op het ge-bied van verslaglegging, rekening houdend met afgesproken rapporteringstoleranties. Relatie tussen de controletolerantie ingevolge controleverordening en de feitelijke bevindingen. Het oordeel over de mate waarin de jaarrekening getrouw beeld geeft, in overeenstemming is met verslaggevingsvoorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid. College Raad en in afschrift aan het college Raad 5