Verslag algemene vergadering van donderdag 1 april 2010 : Aanwezig : Kunstkring Zoutleeuw, Actief Budingen, Curieus afdeling Zoutleeuw, Gezinsbond Zoutleeuw, Katholieke Kring, De Gezellen van Vliebergh,, KAV Booienhoven, KVLV Zoutleeuw, KWB Zoutleeuw, Oudercomité Budingen, Postzegelclub Zoutleeuw, St-Sebastiaansgilde Halle-Booienhoven, Pasar, Kapellekoor OLV van de Ossenweg, Confrerie St-Leonardus, KVLV Budingen, VTB VAB, Zangkoor Amabilé, Ridder v.d. Wijergezelschap zangkoor, Zangkoor Dormaal St-Cecilia, KVG, Sterrenwacht, Kapellenhof, Ziekenzorg Zoutleeuw, Houtsnijkunst, Oudercomité Kath. Sec. Ond., Ridder v.d. Wijergezelschap Toneel, Ziekenzorg Budingen, KAV Halle- Booienhoven, t Kliekske, Zangkoor St-Laurentius, ACV afdeling Zoutleeuw, Ziekenzorg Halle-Booienhoven; leden Petra Mombaerts; cultuurbeleidscoördinator Verontschuldigd : Stak-Het-Oep, Pro Arte Lewa, St.-Sebastiaansgilde Booienhoven, St. Sebastiaansgilde Zoutleeuw, Vrienden van Zoutleeuw, Zangkoor Halle- Booienhoven, KVLV Hogen Willy Minschart; schepen van cultuur Afwezig : Fanfare St-Cecilia, De Reisvrienden L L Z, KVLV Dormaal, Oudercomité VBS Zoutleeuw, Rode Kruis, Ridders van de Groene Rat, Zangkoor Sint- Leonardus 1. Verkiezing nieuw bestuur cultuurraad Begin februari werd naar al de voorzitters van de culturele verenigingen een brief verstuurd m.b.t. de organisatie van de verkiezingen voor een nieuw bestuur van de cultuurraad. Bijgevoegd was ook het Formulier officiële kandidaatstelling bestuur cultuurraad. Er werd aan alle verenigingen gevraagd om dit formulier in te vullen en te laten ondertekenen door de voorzitter en de afgevaardigde (en mogelijk kandidaat) voor het bestuur, en dit ook als de vereniging geen kandidaat was voor het bestuur van de cultuurraad. 29 van de 46 culturele verenigingen hebben dit ook gedaan. De volgende leden stelden zich kandidaat als bestuurslid : José Arnauts Postzegelclub kandidaat ondervoorzitter Emiel Beckers Ridder van de Wijergezelschap zangkoor Etienne Coppers Curieus afdeling Zoutleeuw kandidaat ondervoorzitter Nico Desard Kon. Fanfare St.Cecilia Julien Goossens VTB VAB kandidaat penningmeester Gaston Pulinckx Katholieke Kring Pascal Smeesters Stak het Oep Paul Timsonet Toneel Gezellen van Vliebergh Agnes Wouters KVLV Zoutleeuw Paulette Wouters Pro Arte Lewa kandidaat voorzitter Emiel Denivel Ziekenzorg Budingen Eric Struys KWB Zoutleeuw
Dit nieuw bestuur met zijn 12 bestuursleden wordt door de algemene vergadering goedgekeurd. Art. 8.3 van de statuten van de cultuurraad stelt dat de algemene vergadering uit de gekozen bestuursleden een voorzitter, 2 ondervoorzitters en een penningmeester kiezen. Voor elk van deze functies is 1 kandidaat. De algemene vergadering van de cultuurraad kiest het nieuw bestuur van de cultuurraad als volgt: Paulette Wouters voorzitter Etienne Coppers ondervoorzitter José Arnauts ondervoorzitter Julien Goossens - penningmeester Hiervan zal kennis gegeven worden aan het schepencollege. 2. Verslag vorige vergadering : Aanpassing reglement WIP en ZIN subsidies en aanvraagformulier Op de algemene vergadering van de cultuurraad van 14 oktober werd de aanpassing van het reglement cultuurprojecten besproken. Het schepencollege heeft in de voorgestelde aanpassing nog de volgende wijziging aangebracht: Art.17) De relevante stadsdiensten toeristische dienst, de cultuurdienst en de bibliotheek dienen kunnen (binnen de gewone openingsuren) opgenomen te worden als verkooppunt van toegangskaarten/tickets (kaarten te bezorgen op min. 3 weken voor het project deze dienen min. 3 weken voorafgaand aan de datum waarop het project doorgaat op de desbetreffende diensten toekomen) Aan alle verenigingen wordt de aangepaste versie van dit reglement verdeeld tijdens de vergadering. (voor de afwezigen: bij het verslag) Er wordt aan de verenigingen nog eens uitdrukkelijk gevraagd om de voorwaarden die in het reglement voor WIP en ZIN-subsidies ook correct na te leven 3 weken vooraf promotiemateriaal bezorgen bij de toeristische dienst (affiche en uitnodiging) Voor WIP: 22 vrijkaarten (waarvan 20 verdeeld worden onder erkende verenigingen) Voor Zin: 2 vrijkaarten publiciteitsmateriaal: logo WIP of ZIN én vermelding met steun van de cultuurraad en het stadsbestuur van Zoutleeuw ; als de activiteit doorgaat in de Passant dient bovendien het logo van De Passant opgenomen te worden. Activiteit bekend maken via minstens 3 kanalen Indien niet voldaan is aan deze voorwaarden kan het bestuur van de cultuurraad adviseren om de subsidie niet of slechts gedeeltelijk uit te betalen. In de toekomst zal hier streng tegen opgetreden worden.
Subsidieverdeling Op de algemene vergadering van 14 oktober werd het ontwerp van subsidieverdeling voor culturele verenigingen besproken. Naar aanleiding hiervan hebben 2 verenigingen bezwaar ingediend. Deze bezwaren werden besproken op de bestuursvergadering van 17 november. Dit resulteerde in een aanpassing van het oorspronkelijke ontwerp van de subsidieverdeling. Deze aanpassing werd eind november aan alle culturele verenigingen meegedeeld. Het verslag van de vorige vergadering van dd. 14 oktober 2009 wordt door de vergadering éénparig goedgekeurd. 3. Werkingsverslag 2009 + actieplan 2010: Een samenvatting van het werkingsverslag 2009 en het actieplan 2010 wordt aan iedereen bezorgd op de vergadering (voor de afwezigen: bij verslag). Belangrijk: omwille van problemen met het provinciaal bibliotheeksysteem (de gegevens die ingegeven werden in het centraal bestand worden voorlopig niet vrijgegeven) kon de bibliotheek nog niet kon beschikken over het cijfermateriaal van 2009. Hierdoor konden de resultaten van de doelstellingen met betrekking tot de bibliotheek nog niet opgenomen worden in het werkingsverslag. De cultuurbeleidscoördinator geeft toelichting over het werkingsverslag 2009 en het actieplan 2010. De volledige versie van het actieplan 2010 is ter beschikking bij de cultuurdienst (Historisch Stadhuis Grote Markt, Zoutleeuw - 011/88 86 81 en in de bibliotheek. Ook het werkingverslag 2009, zal na aanvulling met cijfermateriaal voor de bibliotheek, ter beschikking zijn bij de cultuurdienst en de bibliotheek. Er werden geen inhoudelijke opmerkingen geformuleerd bij het werkingsverslag 2009 en het actieplan 2010. De algemene vergadering van de cultuurraad geeft gunstig advies over het voorgestelde actieplan 2010 en het werkingsverslag 2009. Het werkingsverslag 2009 en het actieplan 2010 zullen nog ter goedkeuring voorgelegd worden aan het beheersorgaan van de bibliotheek en aan het schepencollege. 4. Reglementwijzigingen Er zijn een aantal reglementwijzigingen op til: Reglement cultuurprojecten WIP en ZIN: vanaf 1 juli zou de WIP-subsidie ( 500) vervangen worden door het gratis kunnen beschikken over de infrastructuur in de Passant. Huishoudelijk reglement GC De Passant Historisch Stadhuis: op dit moment kunnen alleen erkende Zoutleeuwse verenigingen genieten van het voordeeltarief bij het huren
van de tentoonstellingsruimte in het Historisch Stadhuis dit zou uitgebreid worden naar (individuele) inwoners van Zoutleeuw. Huishoudelijk reglement GC De Passant polyvalente zaal: naar aanleiding van de uitbreidingswerken zou het huishoudelijk reglement van de cultuurzaal aangepast worden; er zal ook een vast tarief opgenomen worden voor de organisatie van filmvoorstellingen door scholen. De ontwerpen van deze reglementwijzigingen zijn echter nog niet besproken op de bestuursvergadering van de cultuurraad, de sportraad, de jeugdraad en de seniorenraad, en kunnen bijgevolg nog niet voor advies voorgelegd worden aan de algemene vergadering. Deze reglementwijzigingen zullen op de volgende algemene vergadering ter advies voorgelegd worden. 5. Verenigingenbeurs Zoutleeuwse Zomerdagen Op de zondag van de Zoutleeuwse Zomerdagen (8/8/10) komt het straattheaterfestival Zomer op Straat opnieuw naar Zoutleeuw. Dit is dé gelegenheid om opnieuw een verenigingenbeurs te organiseren. De edities van 2006 en 2008 hebben immers uitgewezen dat de combinatie van het straattheater met een verenigingenbeurs ideaal bijzonder geslaagd is. Alle verenigingen (cultuur, sport, senioren) krijgen de kans om hun vereniging en hun werking voor te stellen (er mag géén muziek gespeeld / lawaai gemaakt worden o.w.v. interferentie met straattheaterfestival) De standen worden opgebouwd tussen de verschillende vaste acts van het straattheater, zowel voor als achter de kerk Verkoop van een hapje of een drankje is een mooie kans om de clubkas te spijzen Stad zorgt voor tafels, stoelen en een achterwand de vereniging zorgt zelf voor de inkleding van hun stand. Praktisch: in de loop van de maand april ontvangt elke vereniging een uitnodiging en inschrijvingsformulier. Hierop wordt gevraagd om de stand te omschrijven, en om aan te geven of en welke hapjes en drankjes te koop aangeboden worden begin juli: deelnemende verenigingen ontvangen alle praktische info: standplaats, plannetje, timing op- en afbouw Aan alle jeugdverenigingen wordt gevraagd om, net als in 2006 en 2008, een activiteit uit te werken voor kinderen: een spelletjes, een opdracht Hiermee kunnen kinderen een stempel verdienen voor hun stempelkaart. Een volle stempelkaart geeft recht op een leuke prijs. 6. Varia 4 en 5 april (Pasen en Paasmaandag): voorstelling huisorgel Dirk Vlayen: Dik Vlayen stelt zijn huiskamer open om Zoutleeuwenaars kennis te laten maken met zijn authentiek Moors huisorgel. Gastmuzikante Heleen Coosemans demonstreert de verschillende mogelijkheden van dit unieke instrument. De inkom is gratis maar het aantal plaatsen is beperkt vooraf reserveren bij de toeristische dienst is noodzakelijk.
9 april: Kids on Stage in De Passant: voorstelling door kinderen die tijdens de 1 ste week van de paasvakantie deelgenomen hebben aan de crea-ateliers: zij krijgen de kans om aan het grote publiek te laten zien wat ze tijdens de verschillende workshops geleerd hebben (theater, circus, film, tentoonstelling graffiti). De voorstelling wordt afgesloten met een receptie, verzorgd door de deelnemers van de kookworkshop. 25 april: Erfgoeddag: rondleiding: De eerlijkheid van de restaurateur om 15u en om 16u en tentoonstelling De Passie van de kopieerder van 14-17u 9 mei: Kinderhoogdag in Kortenaken. Dit project is een samenwerking tussen de gemeentes Kortenaken en Zoutleeuw en de provincie Vlaams-Brabant en wordt afwisselend georganiseerd in deze 2 gemeentes. Vorig jaar was dit in Zoutleeuw, op 9 mei 2010 gaat dit opnieuw door in Kortenaken (in en rond GC Den Hoek in het centrum van Kortenaken). Er wordt busvervoer ingelegd van Zoutleeuw naar Kortenaken en terug. Iedereen kan hier gratis gebruik van maken. Wel vooraf inschrijven bij de dienst cultuur (Petra), 011/88 86 81 of cultuur@zoutleeuw.be. Het programma van de Kinderhoogdag wordt verdeeld op de vergadering (voor de afwezigen in bijlage). De deadline voor het indienen van de wip en ZIN projecten ( voor het najaar 2010 ) is 1 juni 2010 Free Podium op vrijdag 6/8/10 van de Zoutleeuwse Zomerdagen: voor vrijdag 6/8/10 zijn we nog op zoek naar locale muziekgroepjes die willen optreden tijdens de Zoutleeuwse Zomerdagen. Meer info en kandidaatstelling: Dienst Cultuur, 011/88 86 81 of cultuur@zoutleeuw.be De verslagen van de algemene vergadering van de cultuurraad zijn ook te consulteren op de website van de stad, www.zoutleeuw.be/cultuur