Kwaliteitsjaarverslag 2013 Praktijknaam Vallei Tandartsen Adres Kerkewijk 67 Postcode Plaatsnaam 3901 EC Veenendaal Telefoonnummer 0318 554 795 E-mailadres Website info@valleitandartsen.nl www.valleitandartsen.nl Inschrijfnummer KvK 301 96 218 1
INHOUDSOPGAVE Onderwerp Pagina 1. Inleiding 3 1.1 Vallei Tandartsen 3 2. Historie 3 3. Visie/missie 4 3.1 Visie 4 3.2 Missie 4 4. Kwaliteitsbeleid (doelstellingen) 4 4.1. Algemeen 4 4.2 Ten aanzien van de uitoefening van het vak 5 4.3 Ten aanzien van de relatie met de patiënt 5 4.4 Ten aanzien van de praktijkorganisatie 6 4.4.1 Formeel 7 4.4.2 Informeel 7 5. Doelgroepen en diensten/specialismen 7 5.1 Doelgroepen 7 5.2 Diensten/specialismen 7 6. Tandartsen/specialisten 8 6.1 Taken tandartsen/specialisten 8 6.2 Individuele kwalificaties 8 6.3 Deskundigheidsbevordering 8 7. Personeelsbeleid en veiligheid 8 7.1 Personeelsbeleid 8 7.2 Veiligheid 9 8. Evaluatie en toekomst 9 8.1 Evaluatie 9 8.2 Toekomst 10 2
1. INLEIDING Voor u ligt het Kwaliteitsjaarverslag 2013. Hierin geven wij u inzicht in ons kwaliteitsbeleid, de kwaliteit die wij in ons praktijk hanteren, onze kwaliteitsdoelstellingen en de wijze waarop wij invulling geven aan de invoering, handhaving en borging hiervan. Het gaat daarbij niet alleen om de kwaliteit van onze dienstverlening en verrichtingen aan de stoel, maar ook om de kwaliteit van onze totale bedrijfsvoering en organisatie; zowel ten opzichte van onze patiënten en medewerkers, als de apparatuur en materialen die wij gebruiken. Met als belangrijkste aandachtspunten veiligheid, milieu en hygiëne. Op al deze niveaus streven wij naar de hoogst haalbare kwaliteit; omdat wij vinden dat iedereen daar recht op heeft. Daarom investeren wij voortdurend in nieuwe apparatuur, nieuwe technieken, het op peil houden van vakkennis van onze medewerkers door permanente educatie en vooral naar optimale communicatie (zowel onderling als met onze patiënten, consumenten, toeleveranciers en anderen). 1.1 Vallei Tandartsen Vallei Tandartsen in Veenendaal is een groepspraktijk voor algemene tandheelkunde en mondzorg in de breedste zin van het woord. Kwaliteit en duurzaamheid staan bij ons centraal. Onder het motto voorkomen is beter dan genezen besteden wij vooral veel aandacht en tijd aan preventieve tandheelkunde. Met gemiddeld zeventien tandartsen (daaronder een tandarts/implantoloog en twee beugeltandartsen) en een team van op dit moment twee preventieassistenten, twee mondhygiënisten, een prothesetechnicus en veertien tandartsassistenten dragen wij zorg voor het op peil houden van de mondgezondheid van onze patiënten. Een praktijkmanager, balie- en administratieve medewerkers en ook anderen zorgen er voor dat binnen de praktijk alles op rolletjes loopt, de praktijk er spic-en-span bij ligt, zodat iedereen zich bij ons thuisvoelt. Wij behandelen met de meest moderne apparatuur, volgens de nieuwste technieken en behandelmethoden. Angstige patiënten krijgen bij ons speciale aandacht en begeleiding. Onder hetzelfde dak bieden wij specialismen aan als onder meer implantologie, parodontologie, endodontologie, kleine (kaak)chirurgie, kroon- en brugwerk, prothesewerk, esthetische tandheelkunde en orthodontie. 2. HISTORIE Vallei Tandartsen is opgericht in 2004. De praktijk met toen drie tandartsen, drie assistentes en nul patiënten groeide snel. Onder meer vanwege een behoorlijk tekort aan tandartsen in Veenendaal, maar ook vanwege de in de praktijk aanwezige specialismen en een nog niet gekende manier van aanpak. Met de toeloop van nieuwe inschrijvingen groeide uiteraard ook het aantal tandartsen en aanverwante functies, waardoor de startlocatie in het Schrijverspark in Veenendaal al snel te klein werd. In 2009 verhuisde Vallei Tandartsen dan ook naar een voormalige directiewoning van Ritmeester Cigars aan de Kerkewijk 67. 3
Na een grondige verbouwing beschikt Vallei Tandartsen in dit pand nu over: - 1 entree (met speciale rolstoelopgang) - 1 ontvangsthal - 1 garderobe - 1 wachtruimte - 1 balie - 10 modern en steriel ingerichte behandelkamers, verdeeld over 2 verdiepingen - 2 röntgenkamers - 1 sterilisatieruimte - 2 techniekruimtes - 1 kantoorruimte - 1 personeelsruimte/kantine - 1 opslag- en omkleedruimte - 3 toiletruimtes 3. VISIE/MISSIE 3.1 Visie Wij spelen in op de zich voortzettende trend naar meer aandacht voor het algehele welzijn van de mens en het gebit in het bijzonder. Dit in het licht van het gegeven dat mondgezondheid een belangrijke bijdrage levert aan de algemene gezondheidstoestand van de mens. Preventie, ofwel het voorkomen van problemen, achten wij daarbinnen van cruciaal belang. Wij menen dan ook dat daaraan binnen de tandheelkunde de meeste aandacht dient uit te gaan. Is behandeling toch noodzakelijk, dan menen wij dat iedereen recht heeft op wat volgens de laatste stand van zaken op het gebied van tandheelkunde mogelijk is; zowel qua behandeling als materiaalgebruik. En dat topkwaliteit daarin centraal moet staan. 3.2 Missie Gelukkig maken elkaar steeds sneller opvolgende technologische ontwikkelingen en technieken het behoud van functionaliteit van het gebit dit mogelijk en komt ook esthetische tandheelkunde binnen het bereik van steeds meer mensen. Omdat wij voor iedereen duurzame resultaten willen behalen, verlangen wij van onze medewerkers een gedegen vakopleiding en vakkennis die hierbij aansluiten en van onze toeleveranciers producten en diensten die de ons nagestreefde duurzame kwaliteit mogelijk maken. Met als doel: tevreden patiënten. 4. KWALITEITSBELEID (doelstellingen) 4.1 Algemeen Gezien onze visie en missie spreekt het vanzelf dat wij in onze praktijk over de gehele linie streven naar kwaliteit, de handhaving en waar wenselijk en mogelijk verhoging daarvan. Dat geldt zowel voor de kwaliteit van de uitoefening van ons vak, onze relatie met patiënten en onze bedrijfsvoering. 4
4.2 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van de uitoefening van het vak Het spreekt vanzelf dat al onze medewerkers conform hun tandheelkundige discipline goed zijn opgeleid en minimaal voldoen aan de wettelijke eisen om hun vak uit te oefenen. Om de kwaliteit hiervan te handhaven en/of te verbeteren zetten wij in op education permanente. Onder meer door: - bijscholing via cursussen, congressen, symposia - bijhouden van ontwikkelingen binnen het vakgebied d.m.v. vakliteratuur - structureel periodiek overleg - informeel overleg - functionerings- en beoordelingsgesprekken, waarbij wordt gekeken hoe de individuele medewerker zich verder kan ontwikkelen - collegiaal overleg Kopieën van de diploma s, Big-registraties en het Stralingsdeskundigenrapport zijn aanwezig in de praktijk. 4.3 Kwaliteitsbeleid ten aanzien van onze relatie met de patiënt Wij streven naar een optimale relatie met de patiënt. Niet alleen voor wat betreft de kwaliteit van de verrichtingen, maar ook in onze dienstverlening. Communicatie speelt hierin een belangrijke rol. Zowel passief als actief. Reden waarom wij hoge eisen stellen aan zowel het empatisch vermogen als de klantvriendelijkheid van onze medewerkers. 1. Patiëntveiligheid Wij besteden optimale aandacht aan patiëntveiligheid. De medische anamnese van de patiënt is aanwezig en wordt na iedere periodieke controle bijgewerkt. De beveiliging van deze informatie is geregeld volgens de NMT-richtlijnen. Wij werken volgens de WIP-richtijnen, het ALARA-principe en het Besluit Gevaarlijke stoffen. 2. Openingstijden Vallei Tandartsen is van maandag t/m woensdag geopend van 08.00 21.00 uur en van donderdag t/m zaterdag van 08.00 17.00 uur. Wij lunchen tussen 12.15 en 13.00 uur. Op zondag zijn wij gesloten. 3. Telefonische bereikbaarheid spoed Tijdens werkdagen zijn wij telefonisch bereikbaar en staat onze balieassistente patiënten te woord. Buiten werktijden meldt het antwoordapparaat (onze niet minder efficiënte elektronische assistente!) het telefoonnummer van de spoedgevallendienst. Dit telefoonnummer is alleen bedoeld voor noodgevallen als uitgeslagen tanden, nabloedingen, zeer ernstige pijnklachten en abcesvorming gepaard gaande met koorts. 4. Acute pijnklachten Dagelijks ruimen wij tijd in voor eigen patiënten met acute pijnklachten. 5. Bereikbaarheid De praktijk is uitstekend bereikbaar, zowel per auto als per openbaar vervoer. Het station ligt op 5
loopafstand, de bus stopt vlak voor de deur. Er is voldoende parkeergelegenheid op het eigen terrein en in de directe omgeving (openbaar). Het pand is toegankelijk voor rolstoelpatiënten. 6. Rolstoelpatiënten Rolstoelpatiënten worden bij binnenkomst altijd persoonlijk begeleid en (net als slecht ter been zijnde patiënten) behandeld in behandelkamers op de begane grond. 7. Scanner Patiënten melden zich bij binnenkomst door middel van elektronische scanning van de afsprakenkaart. De daartoe geëigende apparatuur hangt bij de ingang van de wachtkamer en geeft de binnenkomst van de patiënt door aan de balieassistentes. Patiënten hoeven zich hierdoor niet meer persoonlijk bij de balieassistentes te melden; dus ook niet meer te wachten op bijvoorbeeld zojuist behandelde patiënten die (vervolg)afspraken maken. 8. Inrichting Wij besteden tevens grote zorg en aandacht aan de inrichting van onze praktijk, in het bijzonder de entree, ontvangstbalie en de wachtkamer, waar diverse lectuur, kunst en (in verband met de hygiënevoorschriften) kunstbloemen er toe bijdragen dat patiënten zich bij ons thuis voelen. Ook de 10 behandelkamers en röntgenkamers zijn zeer patiëntvriendelijk en state of the art ingericht. 9. Beeldscherm In de wachtkamer hangt een beeldscherm met daarop algemene en actuele informatie. 10. Website Vallei Tandartsen communiceert onder meer door middel van een zeer uitgebreide website, waarop patiënten/bezoekers alle informatie over de praktijk en de geboden tandheelkundige zorg kunnen vinden. De website geeft tevens uitgebreide achtergrondinformatie over vrijwel alle mogelijke voorkomende problemen en de behandeling daarvan, tarieven, verzekeringen, eigen risico en eigen bijdrage. De website geeft altijd de meest actuele informatie. 11. Administratieve processen Onze administratieve processen zijn op orde. 12. Tarieven Als gevolg van het voortijdig beëindigen van het driejarig experiment vrije tarieven per 1 januari 2013 zijn onze tarieven vanaf die datum conform de weer wettelijk door de Nederlandse zorgautoriteit (NZa) vastgestelde tarieven. Deze tarieven zijn via de website op te vragen. 13. Zorgverzekeringen Wij hebben een contractuele relatie met vrijwel alle zorgverzekeraars en onderhouden daarmee goede contacten. 4.4. Kwaliteitsbeleid ten aanzien van de praktijkorganisatie Vallei Tandartsen is een grote, maar toch familiaire groepspraktijk met een formele bedrijfsstructuur, maar kent - waar mogelijk - een informele bedrijfscultuur. 6
4.4.1 Formeel Wij werken uiteraard volgens de WIP-richtlijnen, doorvertaald en passend bij onze eigen werkwijze die op onderdelen is vastgelegd in protocollen. Deze zijn bij iedereen bekend en te allen tijde in te zien. Een praktijkmanager zorgt voor het in goede banen leiden van de bedrijfsvoering. Zelfstandige behandelingen en verrichtingen worden alleen uitgevoerd door daartoe opgeleide/gekwalificeerde medewerkers c.q. onder leiding/verantwoording van de tandartsen (Dit geldt onder meer voor het nemen van röntgenfoto s). Periodiek vindt structureel overleg plaats tussen de diverse disciplines. Indien noodzakelijk wordt overleg gevoerd tussen behandelaars en disciplines. Tevens vinden voortgangs- en beoordelingsgesprekken plaats. 4.4.2 Informeel Vallei Tandartsen kent een informele bedrijfscultuur waarbinnen veel ruimte is voor informeel werkoverleg. Er zijn onderlinge vriendschappelijke contacten. Regelmatig worden bedrijfsbijeenkomsten en (culturele en sportieve) activiteiten georganiseerd, al dan niet vanuit de praktijk of door de werkvloer geïnitieerd en georganiseerd. 5. DOELGROEPEN EN DIENSTEN/SPECIALISMEN 5.1 Doelgroepen Wij richten ons met onze activiteiten en diensten op alle inwoners van Veenendaal en omgeving en bieden tandheelkundige zorg aan alle leeftijdsgroepen, van jong tot oud. Gehandicapten en mensen met een bijzondere beperking genieten bij ons extra aandacht. Patiënten die wij niet de gevraagde of nodige tandheelkundige zorg kunnen bieden, verwijzen wij door naar daartoe geëquipeerde (zorg)instellingen. 5.2 Diensten/specialismen Wij bieden de volgende diensten en specialismen: - algemene tandheelkunde - preventieve tandheelkunde - mondhygiëne - angstbegeleiding - kindertandheelkunde - orthodontie - parodontologie (tandvleesbehandelingen) - endodontologie (wortelkanaalbehandelingen) - kleine chirurgie (kleine kaakchirurgische ingrepen) - implantologie - prothetiek - esthetische (en cosmetische) tandheelkunde - Gratis* Klikgebit (www.gratis-klikgebit.nl) 7
6. TANDARTSEN/SPECIALISTEN Vallei Tandartsen telt gemiddeld zeventien tandartsen/specialisten, waaronder een tandartsimplantoloog en twee beugeltandartsen. Allen zijn BIG-geregistreerd (kopieën zijn in de praktijk aanwezig). 6.1 Taken tandartsen/specialisten Tot de taken van de tandartsen/specialisten behoren: - waar nodig en gewenst uitvoeren van preventieve behandelingen - het uitvoeren van algemene of specialistische tandheelkundige behandelingen - waar nodig doorverwijzen naar andere specialismen - zelf röntgenfoto s maken of daartoe opdracht geven - opstellen behandelplannen met bijbehorende kostenbegroting Opmerking Zelfstandige behandelingen en verrichtingen (waaronder het maken van röntgenfoto s) worden alleen uitgevoerd door daartoe opgeleide/gekwalificeerde medewerkers c.q. onder leiding en/of verantwoording van de tandartsen. 6.2 Individuele kwalificaties De individuele kwalificaties van de tandartsen/specialisten staan vermeld op onze website www.valleitandartsen.nl 6.3 Deskundigheidsbevordering Vallei Tandartsen besteedt veel aandacht aan deskundigheidsbevordering van de tandartsen/specialisten door middel van: - deelname aan cursussen, trainingen, congressen, symposia en workshops - bijhouden (vak)literatuur - contacten met beroepsgenoten - onderling intercollegiaal contact Om de kwaliteit van de uitoefening van het vak, behandelingen en verrichtingen te waarborgen, volgen wij de geldende richtlijnen en bepalingen. 7. PERSONEELSBELEID EN VEILIGHEID 7.1 Personeelsbeleid Vallei Tandartsen hanteert een personeelsbeleid (met als leidraad de NMT-richtlijnen). Met het formeel beschrijven en vastleggen hiervan in het Personeelshandboek worden uiteraard die zaken opgenomen waaraan zowel werkgevers als werknemers wettelijk dienen te voldoen. Onderwerpen die aan de orde zullen komen zijn: - personeelsontwikkeling - personeelsbeoordeling - opleidingsbeleid 8
- in- en uitstroom van medewerkers - functie- en taakomschrijvingen - beloningsbeleid - verzuimbeleid/verzuimbegeleiding - arbeidsomstandigheden - arbeidsvoorwaarden Het nakomen van de gemaakte afspraken en wederzijdse verplichtingen worden regulier getoetst. Tevens vinden een keer per jaar voortgangsgesprekken en een keer per jaar beoordelingsgesprekken plaats. 7.2 Veiligheid Wij werken uiteraard volgens de WIP-richtlijnen, het ALARA-principe en het Besluit gevaarlijke stoffen. Dit waarborgt niet alleen de veiligheid van de eigen medewerkers, maar (indirect) ook die van onze patiënten. Dit houdt onder meer in dat: - al onze medewerkers Hepatitis B gevaccineerd zijn en de bewijzen van inenting van alle medewerkers op de praktijk aanwezig zijn - medische anamneses van de patiënten aanwezig zijn en na ieder bezoek worden bijgewerkt. Beveiliging van de informatie is geregeld volgens de NMT-richtlijnen en de Wet op de Privacy - iedereen de verplichte werkkleding en dichte schoenen draagt en de hygiënevoorschriften in acht neemt - al onze apparatuur, waaronder uiteraard ook onze röntgenapparatuur, is gekeurd en geregistreerd, onderhoudscontracten aanwezig zijn en er wordt gewerkt volgens de ALARArichtlijnen - het KEW-dossier op orde is. Hierin zijn onder meer verleende vergunningen, meldingen, onderhouds- en controlerapporten, risicoanalyse, dosisuitslagen, schriftelijke werkinstructies e.d. opgenomen - diverse medewerkers in het bezit zijn van een diploma EHBO en/of diploma Bedrijfshulpverlening - niemand alleen aanwezig is in de praktijk 8. EVALUATIE EN TOEKOMST 8.1 Evaluatie Gezien onze visie en missie zal het duidelijk zijn dat wij de kwaliteit van en het kwaliteitsbeleid ten aanzien van de uitoefening van ons vak, onze relatie met patiënten en onze bedrijfsvoering regelmatig evalueren. Onder meer door middel van structureel, formeel en informeel (intern) overleg en aan de hand van contact met patiënten. Met voor 2013 als conclusie dat - wij onze doelstellingen met betrekking tot het verlenen van hoogwaardige tandheelkundige zorg hebben bereikt - wij een goede relatie hebben met onze patiënten - onze organisatie prima loopt en ruimte voor terugkoppeling aanwezig is. 9
8.2 Toekomst Als belangrijkste kwaliteitsdoelstelling voor 2014 en ook daarna zien wij handhaving en - waar noodzakelijk en mogelijk - uitbreiding en verbetering van bovenstaande kwaliteitsdoelstellingen en resultaten ten aanzien van zowel de uitoefening van het vak, onze bedrijfsvoering als onze relatie met patiënten en stakeholders. Exponenten daarvan zullen/kunnen zijn: - handhaving van onze contractuele relatie met zorgverzekeraars - optimalisatie van het voeren van medische dossiers - optimalisatie bijhouden schriftelijke anamnese - Terugdringen wachttijden - Doorvoeren van innovaties - Het initiëren van een patiëntenenquête ------------------ 10