24/03/2015 Evenementen Reglement Evenementen Reglement
Evenementen Reglement AFKORTINGEN... 5 Hoofdstuk 1. Algemeen... 6 1.1. Evenementenreglement... 6 1.2. NSK-handleiding... 6 1.3. Deelname... 6 1.4. Deelname EUC s en EUG s... 7 1.5. Categorieën Evenementen... 7 1.6. Organisatiecommissie... 8 1.7. Verzekering... 9 1.8. Alcohol... 9 Hoofdstuk 2. NSK s (B-, C- en D-evenementen)... 10 2.1.Beschrijving NSK... 10 2.1.1 NSK individueel... 10 2.1.2 NSK teams... 10 2.2 Aanvraag en toewijzing NSK... 11 2.3 Bidprocedure NSK... 12 2.4 Organisatie NSK... 12 2.5 Deelname NSK... 13 2.6 Prijzen... 14 2.7 Posters en Programmaboekjes... 14 2.8 Begroting... 15 2.9 Afrekening... 15 2.10 Subsidies... 15 2.11 Subsidiebedrag en verdeling... 16 2.12 Sponsoring... 17 2.13 Inschrijving... 17 2.14 Protesten... 18 2.15 Toernooireglementen... 19 2.16 Dispensatieregeling Team NSK s... 20 Hoofdstuk 3 GNSK (Groot Nederlands Studentenkampioenschap) (A-evenementen)... 21 3.1 Deelname... 21 3.2 Beschrijving GNSK... 21 3.3 Doel GNSK... 21 3.4 Kandidatuur GNSK... 22 3.4.1 Toewijzing... 22 3.4.2 Geen kandidaten... 22 3.4.3 Meerdere kandidaten... 23 2
Evenementen Reglement 3.5 Programma... 23 3.5.1 Vaste sporten... 23 3.5.2 Overige Sporten... 24 3.5.3 Aan- en afmeldingen... 24 3.5.4 Datum... 24 3.5.5 Tijdschema... 25 3.6 Verantwoordelijkheden SSN... 25 3.6.1 Algemeen... 25 3.6.2 Financieel... 25 3.7 Rechten en plichten GNSK-commissie... 26 3.7.1 Algemeen... 26 3.7.2 Samenstelling GNSK Commissie... 26 3.7.3 Adviescommissie... 26 3.7.4 Locaties... 26 3.7.5 Uitnodiging... 27 3.7.6 Wedstrijdschema s... 27 3.7.7 Evaluatie... 27 3.7.8 Decharge GNSK-commissie... 27 3.7.9 Promotie SSN... 27 3.7.10 Promotie Universiteit cq. Hogeschool... 28 3.7.11 Gastheerschap... 28 3.7.12 Accommodaties en materiaal... 29 3.7.13 Vervoer... 29 3.7.14 Officials... 29 3.7.15 Veiligheid... 29 3.8 Financiële verplichtingen... 30 3.8.1 Begroting... 30 3.8.2 Inschrijfgeld... 30 3.8.3 Afrekening... 30 3.8.4 Prijzen... 30 3.9 Rechten en verplichtingen deelnemende sportraden of instellingen... 31 3.9.1 Algemeen... 31 3.9.2 Dispensatieregeling GNSK... 31 3.9.3 Inschrijving... 32 3.9.4 Borg... 32 3.9.5 Boete... 32 3.10 Protocol... 34 3.10.1 Algemeen... 34 3.10.2 Opening... 34 3.10.3 Sluiting... 34 3
Evenementen Reglement 3.10.4 Feest... 35 3.10.5 Prijsuitreiking... 35 3.11 Sponsoring... 35 3.11.1 Eenjarige contracten... 35 3.11.2 Meerjarige contracten... 36 3.12 Toernooireglement... 36 3.12.1 Algemeen... 36 3.12.2 Poule-indeling... 36 3.12.3 Protesten... 37 3.12.4 Interpolatieschema... 37 3.12.5 Wedstrijdreglementen... 37 Hoofdstuk 4: B-evenementen: SUSA-Cup... 38 Hoofdstuk 5: D-evenementen... 39 Bijlagen... 40 Bijlage 1 GNSK aanvraagdocument... 40 Bijlage 2 Model begroting GNSK... 42 Bijlage 3 Interpolatieschema... 44 Bijlage 4. Sponsoring... 45 Bijlage 5 Model begroting NSK s... 46 4
Evenementen Reglement AFKORTINGEN AB DB ER EUC EUSA FISU GNSK HBO HR LHO NSK OC OSSO RvT SSB SSN SSV SUSA USC WUC Algemeen Bestuur (van SSN) Dagelijks Bestuur (van SSN) Evenementen Reglement European University Championship European University Sports Association International University Sports Association Groot Nederlands Studenten Kampioenschap Hoger Beroeps Onderwijs Huishoudelijk Reglement Landelijke Hoofden Overleg Nederlandse Studenten Kampioenschap Organisatiecommissie Overkoepelende Studenten Sport Organisatie Raad van Toezicht Studentensportbond Studentensportvereniging Studentenuitzendbureau SUSA Universitair Sportcentrum World University Championship 5
Evenementen Reglement Hoofdstuk 1. Algemeen 1.1. Evenementenreglement Art 1 Art 2 Art 3 Art 4 Dit evenementenreglement is van toepassing op alle SSN-evenementen. Vaststelling en goedkeuring van wijzigingen van dit reglement geschiedt door het DB in samenspraak met het AB en de RvT. Dispensatie van, of wijzigingen in bepaalde artikelen van dit reglement, zijn mogelijk door een besluit van het DB, mits gedaan, uiterlijk 4 weken voor het begin van het betreffende evenement, met uitzondering van dispensatie met betrekking op artikelen waarin dit anders is geregeld. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het DB. 1.2. NSK-handleiding Art 5 Art 6 In de NSK handleiding zijn de praktische aangelegenheden omtrent de organisatie van deze evenementen uitgewerkt. De handleiding dient als leidraad voor de OC te fungeren. De NSK-handleiding wordt jaarlijks waar nodig door het DB herzien. 1.3. Deelname Art 7 Deelname aan SSN-evenementen is alleen mogelijk voor: a. zij die als student staan ingeschreven aan een voltijdse dagopleiding aan een Nederlandse universiteit of een Nederlandse instelling van Hoger Beroeps Onderwijs, die meebetaalt aan de financiering van de kerntaken van SSN en in het bezit zijn van een sportkaart van een instelling die de kerntaken via het sportcentrum meefinanciert; b. zij, die weliswaar elders studeren, maar in het bezit zijn van een sportkaart van een instelling die de kerntaken via het sportcentrum meefinanciert; 6
Evenementen Reglement c. zij, die weliswaar niet vallen onder lid a en b van dit artikel, maar waarvoor de SSB een aparte afdracht betaald zoals vastgelegd in een convenant tussen SSN en deze SSB. d. zij, die maximaal een jaar voorafgaand aan de activiteit waarvoor de status "student" vereist is, voldeden aan het gestelde onder a, b en c. De onder a t/m d genoemden moeten tevens minimaal de leeftijd van zestien jaren hebben bereikt, en mogen niet ouder zijn dan dertig jaren, op het moment dat het evenement plaatsvindt. 1.4. Deelname EUC s en EUG s Art 8 a. Winnaars van NSK s kwalificeren zich voor deelname aan European University Championships (oneven jaren) dan wel aan de European University Games (even jaren) voor het academisch jaar volgend op het jaar waarin het NSK is gewonnen mits een EUC of EUG wordt gehouden in desbetreffende tak van sport. b. Mits de winnaars van het NSK afzien van deelname aan EUC/G vervalt dit recht aan de nummer 2 van het NSK. Zien deze ook af, aan de nummer 3, enzovoort. Het DB zal erop toezien dat een team van niveau wordt afgevaardigd. 1.5. Categorieën Evenementen Art 9 Jaarlijks kunnen onder auspiciën van SSN de volgende SSN- evenementen georganiseerd worden: a. A-evenementen: GNSK; b. B-evenementen: NSK s die behoren tot het SUSA-Cup klassement; c. C-evenementen: NSK s die niet behoren tot het GNSK of het SUSA-Cup klassement; d. D-evenementen: NSK s zonder A-,B- of C-status; e. E. Andere (inter)nationale evenementen, zoals EUC/G s en WUC s. Art 10 Voor A-evenementen is de organiserende OSSO en/of Sportcentrum organisatorisch en financieel eindverantwoordelijk. SSN creëert de randvoorwaarden waarbinnen de betreffende OSSO en/of Sportcentrum deze verantwoordelijkheid zal invullen. De 7
Evenementen Reglement organisatiecommissie heeft recht op een in de begroting van SSN opgenomen garantiesubsidie. Art 11 a. Voor B- en C-evenementen is SSN organisatorisch eindverantwoordelijk, financieel is de Directeur van het Universitair Sportcentrum eindverantwoordelijk. De OC heeft recht op een voorwaardelijke financiële ondersteuning vanuit SSN, conform het gestelde in het SSN- (garantie)subsidiereglement. Art 12 Voor D-evenementen is de OSSO of OC organisatorisch eindverantwoordelijk, de Directeur van het desbetreffende Universitair Sportcentrum is financieel eindverantwoordelijk. Het evenement wordt onder auspiciën van SSN georganiseerd, er is echter geen financiële ondersteuning van SSN. Art 13 Voor overige (inter)nationale evenementen zal, afhankelijk van het evenement, SSN bij monde van het DB individuele afspraken maken met de betreffende OC/SSB/OSSO/USC. 1.6. Organisatiecommissie Art 14 a. SSN kan de taken ten aanzien van de organisatie van een evenement delegeren aan: a. een OSSO; b. een SSB; c. een door de OSSO aan het DB voorgedragen commissie; d. een door het DB in te stellen commissie. b. De in lid a van dit artikel genoemde partijen kunnen de organisatie van het evenement op hun beurt weer delegeren aan een door hen ingestelde commissie. De aanvrager draagt dan toch de verantwoordelijkheden opgelegd door dit evenementenreglement. Zie met name artikel 10 t/m 12. c. Een organisatiecommissie is een commissie van SSN. Deze organisatiecommissie neemt verantwoordelijkheden over van SSN zoals beschreven in artikelen 10 t/m 12. Art 15 De organiserende OSSO, SBB of OC van een SSN-evenement is vrij in haar handelen binnen de grenzen van: a. de vooraf goedgekeurde begroting; b. de statuten en het HR van SSN; c. de algemene SSN richtlijnen en besluiten; 8
Evenementen Reglement d. dit Evenementenreglement; e. andere richtlijnen gegeven door het DB, het AB of de RvT bij de delegering van de taak van de organisatie. Zie ook artikel 33. 1.7. Verzekering Art 16 SSN heeft een Wettelijke Aansprakelijkheidsverzekering (WA-verzekering), die de volgende groeperingen dekt tegen aansprakelijkheid van derden, gedurende de tijd dat zij actief zijn voor SSN of voor één van de door SSN erkende OSSO's: a. leden DB; b. personeelsleden van SSN; c. stagiaires en vrijwilligers, die activiteiten vervullen ten behoeve van SSN; d. leden van organisatiecommissies van evenementen welke onder verantwoordelijkheid of onder auspiciën van SSN worden georganiseerd. Art 17 Aanvullende verzekeringen door organisatiecommissies mogen alleen worden afgesloten na overleg en met goedkeuring van SSN-Evenementen. 1.8. Alcohol Art 18 SSN hanteert de richtlijnen van de Drank- Horecawet tijdens al haar evenementen wat betreft alcohol. Deze zijn als volgt: a. Aan jongeren onder de 18 jaar mag geen alcohol worden verkocht. b. Jongeren onder de 18 jaar zijn strafbaar als ze alcohol bij zich hebben. Zowel op straat als op andere plekken toegankelijk voor het publiek. Bijvoorbeeld in een kroeg, winkelcentrum, stationshal of park. c. De wet maakt geen onderscheid meer tussen zwak alcoholische drank en sterke drank. Het maakt dus niet uit of wat voor soort alcohol jongeren beneden de 18 bij zich hebben. Ze zijn in beide gevallen strafbaar. 9
Evenementen Reglement Hoofdstuk 2. NSK s (B-, C- en D-evenementen) 2.1.Beschrijving NSK Art 19 SSN kent twee soorten NSK's: a. De Nederlandse Studenten Kampioenschappen Individueel (NSK Individueel); b. De Nederlandse Studenten Kampioenschappen Team (NSK Teams). 2.1.1 NSK individueel Art 20 De benaming "NSK individueel" wordt verleend aan dat kampioenschap, uitgeschreven door SSN, waarin studenten elkaar individueel ontmoeten in een tak van sport. Het predikaat NSK wordt slechts verleend voor die onderdelen waarvoor meer dan vijftien (15) personen, uit tenminste zes (6) verschillende OSSO's zich hebben ingeschreven op de uiterste inschrijfdatum. Art 21 Bij overschrijding van de deelnamecapaciteit bepaalt de volgorde van inschrijving de deelname. 2.1.2 NSK teams Art 22 De benaming "NSK teams" wordt verleend aan dat kampioenschap, uitgeschreven door Studentensport Nederland, waarin studententeams, hun instelling(en) voor hoger onderwijs vertegenwoordigend, elkaar ontmoeten in een tak van sport. Het predikaat NSK wordt slechts verleend bij inschrijving van tenminste zes (6) verschillende aangesloten OSSO's op de uiterste inschrijfdatum. Art 23 Afhankelijk van de door de NSK-commissie vastgestelde capaciteit, zullen, nadat de eerste teams die willen deelnemen zijn geplaatst, tweede teams mogen deelnemen. Om het aantal beschikbare plaatsen voor tweede teams zal geloot worden. Mochten alle eerste en tweede teams die willen deelnemen geplaatst zijn, en is de maximum capaciteit nog niet bereikt, wordt dezelfde procedure gehanteerd voor derde en eventueel vierde en volgende teams. Art 24 Alle deelnemers van een team moeten ingeschreven zijn of afgestudeerd zijn aan de onderwijsinstelling die zij vertegenwoordigen, dan wel aan één van de onderwijsinstellingen van de stad die zij vertegenwoordigen. 10
Evenementen Reglement 2.2 Aanvraag en toewijzing NSK Art 25 De volgende partijen/instanties kunnen een NSK aanvragen via het NSK-aanvraagdocument dat verkrijgbaar is bij SSN: a. bij SSN aangesloten OSSO s; b. SSV s ressorterend onder een OSSO; c. SSB s, waarmee SSN een convenant heeft afgesloten waarin de organisatie van NSK s is vastgelegd. Art 26 De kandidatuur voor de organisatie van een NSK wordt gesteld door middel van een standaard aanvraagformulier en dient uiterlijk zes (6) maanden voor het evenement ingeleverd te zijn op het kantoor van SSN. Art 27 Een OSSO kan in een aanvraag het NSK voor maximaal drie jaar aanvragen. Bij de toewijzing verplicht de OSSO zich om dit NSK ook daadwerkelijk voor de toegekende periode jaarlijks te organiseren, ongeacht eventuele wijzigingen in de status van het evenement. Art 28 Het DB kan bij slechte organisatie of wanbeleid het NSK terugvorderen. Art 29 a. Het DB moet er zorg voor dragen dat andere OSSO's binnen één (1) week nadat de aanvraag binnen is, op de hoogte worden gesteld. De OSSO's kunnen binnen twee (2) weken na ontvangst een tegen aanvraag indienen. Bij meerdere aanvragen wordt op basis van motivatie de stad gekozen. b. Indien er na voorgenoemde termijn geen andere geïnteresseerde is, wordt het NSK automatisch voorwaardelijk toegekend. Hiertegen is geen beroep mogelijk. c. Indien er meerdere geïnteresseerden zijn voor hetzelfde NSK zal de bidprocedure in werking treden. Zie hiervoor paragraaf 2.3. Art 30 Waar een SSB actief is en er een convenant met SSN is afgesloten, draagt de SSB een geschikte NSK commissie voor. Wel geldt dat het evenement altijd officieel bij het DB moet worden aangevraagd. 11
Evenementen Reglement 2.3 Bidprocedure NSK Art 31 Gebaseerd op het uitgebrachte bid zal Het DB een beslissing maken naar welke stad een NSK gaat. Hierop is geen beroep mogelijk. Art 32 De bidprocedure bestaat uit het toesturen van een motivatiebrief aan Het DB. Deze brief moet een of meerdere van de volgende aspecten behelzen: - steun van NSK organisatie door USC-Directeur en OSSO; - faciliteiten; - financiële mogelijkheden; - speciale gelegenheden, zoals lustrumjaar of andere sport gerelateerde evenementen in die stad dat jaar; - andere factoren die van belang kunnen zijn bij de toekenning van het NSK. 2.4 Organisatie NSK Art 33 De organiserende OSSO, SSB of organisatiecommissie OC draagt zorg voor het welslagen van het toernooi. De OC zorgt voor: a. geschikte accommodatie voor evenement en randgebeuren; b. officieel erkend materiaal en uitrusting voor een goed verloop van de wedstrijden; c. de noodzakelijke scheidsrechters, juryleden enz. In overeenstemming met de nationale bondsreglementen, behalve wanneer speciale, door het DB goedgekeurde, reglementen anders voorschrijven. Art 34 Uiterlijk drie (3) maanden voor het evenement ontvangt het DB van de verantwoordelijke OC: a. beschrijving van logistieke specificaties (locatie, datum, samenstelling organisatie commissie); b. NSK begroting Art 35 Het DB ontvangt na afloop van het toernooi van de OC: a. Binnen één week: een wedstrijdverslag, een deelnemerslijst met daarop aangegeven welke deelnemers afkomstig zijn van HBO-instellingen, een uitslagenlijst en de e- mailadressen van de (contactpersonen van de) nummers 1 t/m 3; 12
Evenementen Reglement b. Binnen één maand: een evaluatie, ten minste 10 gemaakte foto s, eventuele door SSN aangeleverde materialen; c. Binnen drie maanden: een afrekening; Voltooiing van de organisatie van het evenement vindt pas plaats wanneer de in lid a, b en c van dit artikel genoemde bescheiden door het DB zijn ontvangen. Art 36 Uitstel van in alle artikelen genoemde termijnen is mogelijk, echter uitsluitend nadat hiervoor een schriftelijk verzoek bij het DB is ingediend. 2.5 Deelname NSK Art 37 De inschrijving voor een NSK Teams geschiedt als volgt: a. Voor studenten, conform artikel 7, ingeschreven bij een instelling, die vertegenwoordigd wordt door een erkende OSSO, geschiedt de inschrijving voor een NSK Teams door de OSSO. De deelnemers zijn verplicht om een bewijs van inschrijving aan een instelling vertegenwoordigd door een erkende OSSO, te tonen. b. Voor studenten, conform artikel 7, ingeschreven bij een instelling, die niet vertegenwoordigd wordt door een erkende OSSO, geschiedt de inschrijving voor een NSK Teams door de deelnemers zelf, bij de OC, waarbij de deelnemers verplicht zijn om een bewijs van inschrijving aan een instelling voor hoger onderwijs te tonen. Art 38 De inschrijving voor een NSK Individueel geschiedt door de deelnemer zelf, bij de OC, waarbij de deelnemer verplicht is om een bewijs van inschrijving aan een instelling voor hoger onderwijs te tonen. Art 39 Een NSK in een bepaalde tak van sport mag, in overleg met het DB worden afgelast, indien er na de sluitingsdatum van de inschrijving: a. bij een NSK Teams zich minder dan zes (6) OSSO s hebben ingeschreven; b. bij een NSK Individueel zich minder dan vijftien (15) deelnemers uit zes (6) erkende OSSO's hebben ingeschreven. Art 40 Indien in de gevallen als beschreven in artikel 39 a en b besloten wordt dat het evenement wel doorgang vindt vervalt de titel NSK. 13
Evenementen Reglement 2.6 Prijzen Art 41 Voor elk NSK, mits voldaan is aan artikel 7, stelt SSN medailles ter beschikking voor A, B en C- evenementen: a. bij een NSK Teams zullen alleen de winnaars een medaille ontvangen; b. bij een NSK Individueel zullen de op de eerste, tweede en derde plaats geëindigde spelers/deelnemers medailles ontvangen. Art 42 De OC dient minimaal vier (4) weken voorafgaande aan het NSK (schriftelijk) aan SSN door te geven hoeveel medailles ze nodig heeft. Tevens dient tekst op de stickers (achter op de medailles) opgegeven te worden. 2.7 Posters en Programmaboekjes Art 43 Uitnodigingen (onder andere in de vorm van posters) voor deelname aan een NSK moeten uiterlijk twee (2) maanden voor de openingsdag worden verstuurd. In de uitnodiging wordt in ieder geval vermeld: a. niveauaanbeveling voor de verschillende takken van sport, vastgesteld door het DB, in overleg met de organiserende OSSO, SSB of OC; b. hoogte inschrijfgeld; c. de uiterste inschrijfdatum, vastgesteld door de OC in overleg met het DB. Art 44 OC s van NSK dienen gebruik te maken van de SSN standaardposters. Deze worden in de gewenste oplage tot maximaal 50 exemplaren gratis beschikbaar gesteld. Indien een OC meer posters nodig denkt te hebben moet daarover met het DB overlegd worden. Art 45 OC s van NSK dienen bij het opstellen van de programmaboekjes gebruik te maken van het door SSN ter beschikking gestelde template. De kosten hiervoor zal SSN vergoeden met een bedrag van 1 per boekje, tot een maximum van 75. Art 46 De OC dient het ontwerp van een poster uiterlijk acht (8) weken voor het NSK digitaal aan te leveren bij SSN-Evenementen. Art 47 De opgestelde handleiding posters en programmaboekjes is bindend. 14
Evenementen Reglement 2.8 Begroting Art 48 a. Om in aanmerking te komen van een garantiesubsidie van SSN dient de begroting minimaal drie (3) maanden voor het NSK in het bezit te zijn van SSN. Het DB kan de begroting voor correctie terugsturen. b. De begroting dient ondertekend te zijn door een erkende OSSO. Art 49 De begroting dient volgens standaardmodel te zijn opgesteld (zie bijlage 5). 2.9 Afrekening Art 50 De afrekening moet zo spoedig mogelijk na goedkeuring door de OSSO en uiterlijk drie (3) maanden na afloop van het evenement in het bezit zijn van het DB. Na deze periode vervalt het recht op garantiesubsidie. Zie artikel 35. De afrekening dient aan te sluiten op het standaardmodel van de begroting. Art 51 Het DB beoordeelt de afrekening en kan deze voor correctie terugsturen. Hiertoe ontvangt zij op verzoek: a. kopieën van of de originele bankafschriften; b. kopieën of originelen van alle ontvangen en kopieën van alle uitgestuurde rekeningen; c. kopieën van of de originele bonnen. 2.10 Subsidies Art 52 a. Evenementen welke worden aangemerkt als B- en C-evenementen hebben recht op een door SSN vastgestelde garantiesubsidie. Voor het GNSK geldt een afzonderlijke subsidieregeling. b. Het DB kent twee soorten garantiesubsidie. De voorwaardelijke (artikelen 54 en 55) en de aanvullende (artikel 56 t/m 58). c. Garantiesubsidies worden alleen toegekend indien een tekort optreedt. 15
Evenementen Reglement d. Bij een positief resultaat wordt de subsidie verminderd met dit positieve bedrag tot een maximum van de toegekende subsidie. e. Een NSK-commissie heeft geen recht op subsidie wanneer met de betrokken SSB middels een convenant andere afspraken zijn gemaakt omtrent subsidieverdeling. Art 53 Een OC heeft alleen recht op een garantiesubsidie als zij zich houden aan de in dit evenementenreglement opgestelde voorwaarden. 2.11 Subsidiebedrag en verdeling Art 54 Bij toekenning van garantiesubsidies worden de NSK s (alleen B- en C-evenementen) ingedeeld in categorieën. De volgende categorieën worden onderscheiden: a. NSK s die worden gehouden op de bij de USC s beschikbare accommodaties; code B NB: Indien een externe accommodatie door het USC betaald wordt dient dit in de begroting aangegeven te worden. In dit geval valt het NSK gewoon in de basiscategorie. b. NSK s waarvoor externe accommodatie moet worden ingehuurd; code EBA c. NSK s die extern worden gehouden en waarvoor geen accommodatie hoeft te worden ingehuurd; code EB d. NSK s die zich inkopen bij derden ; code EB e. NSK s waarvoor speciaal materiaal moet worden ingehuurd; code BM of EBM f. NSK s waarvoor speciaal materiaal en accommodatie moet worden ingehuurd; code EBAM Art 55 Op basis van de indeling in de categorie is een subsidiebedrag voor B en C-evenementen vastgesteld conform bijgevoegde tabel. Dit bedrag kan niet in de begroting opgenomen worden. Categorie Code Bedrag Basis (B) op USC B 100 Basis + Materiaal (M) BM 200 Extern (E) + Basis (EB) EB 100 Extern + Materiaal (EB+Mat.) EBM 200 Extern (EB+Accommodatie) EBA 250 Extern (EB+A+M) EBAM 350 Art 56 Naast de toegekende voorwaardelijke garantiesubsidie kan de OC een beroep doen op een aanvullende garantiesubsidie, die slechts wordt uitgekeerd als er een verlies geleden is. Het bedrag en de voorwaarden van deze subsidie zullen per geval bepaald worden door het DB; 16
Evenementen Reglement zoals het verhogen van het inschrijfgeld om in aanmerking te komen voor deze subsidie. De OC maakt aanspraak op de aanvullende garantiesubsidie als aan deze voorwaarden is voldaan. Art 57 Bij een negatief resultaat blijft het voorwaardelijke deel van de SSN-subsidie in de afrekening en zal het verlies naar rato door de verstrekkers van de garantiesubsidies gedragen worden. Voor het DB geldt dat dit gaat tot het maximum van het vooraf bepaalde deel, zijnde de garantiesubsidie. Art 58 Het DB kan besluiten om een NSK, onder bijzondere omstandigheden, een afwijkende subsidie te verstrekken. Art 59 De OC kan een voorschot op de uit te keren subsidies aanvragen. De hoogte van dit voorschot bedraagt maximaal 50% van de voorwaardelijke subsidie. Art 60 Indien een evenement door overmacht niet of slechts gedeeltelijk doorgang vindt, valt het toch onder de subsidieregeling als beschreven in deze paragraaf. 2.12 Sponsoring Art 61 In het geval de posters en de programmaboekjes worden geleverd met sponsoruitdrukkingen van sponsoren waarmee SSN een overeenkomst heeft afgesloten is het OC s niet toegestaan bij deze bedrijven of bedrijven in dezelfde sector sponsorverzoeken in te dienen. Art 62 De OC is vrij om eenjarige sponsorcontracten aan te gaan. Art 63 In het geval er voor meerdere jaren een sponsorcontract wordt afgesloten, dient SSN hiervan op de hoogte gesteld te worden. Zie voor de bijlage 2.13 Inschrijving Art 64 Het inschrijfgeld voor het NSK wordt als onderdeel van de begroting, vastgesteld door de OC, met uitzondering van de in artikel 56 genoemde voorwaarden. Art 65 Definitieve inschrijving voor een SSN-evenement is een feit na tijdige ontvangst van het inschrijfgeld, de borg voor NSK teams's en het ingevulde en ondertekende inschrijfformulier. Is aan deze voorwaarde niet voldaan, dan kan het team/ de deelnemer niet deelnemen aan 17
Evenementen Reglement het evenement, tenzij met uitdrukkelijke toestemming van het DB en na betaling van, door het DB vast te stellen, extra kosten voor na-inschrijving. Art 66 Bij inschrijving van een team voor een NSK Teams dient het desbetreffende team een borgbedrag te betalen. Voor sporten waar men wordt geacht met zes (6) of minder spelers aan te treden zal het borgbedrag 50 bedragen. Voor sporten waarvan men wordt geacht met meer dan zes (6) spelers aan te treden zal een borgbedrag van 75 betaald moeten worden. Bij deelname krijgt het team dit geld na afloop van het evenement weer terug. Art 67 Heeft een team/ deelnemer zich definitief ingeschreven, maar besluit het team/ de deelnemer toch niet deel te nemen, dan is het team/ de deelnemer wel het volledige inschrijfgeld aan de organisatie verschuldigd, alsmede een boete voor het ongemak. De hoogte van de boete wordt vastgesteld door het DB en bedraagt maximaal: 10 voor een individuele deelnemer en 150 voor een team1. De boete wordt verrekend met de reeds betaalde borg, de OC moet de rest van de borg terug betalen aan het team of moet het nog te vorderen bedrag bij het team in rekening brengen. De uiteindelijke boete komt ten goede aan de OC. 2.14 Protesten Art 68 Deelnemers/teams kunnen officieel protest indienen tegen andere deelnemers/teams of tegen de organiserende OSSO, SSB of OC op grond van artikelen in: a. het HR van SSN; b. dit evenementenreglement; c. aanvullende reglementen of bepalingen vastgesteld door de OSSO, SSB of OC. NB: Beslissingen van scheidsrechters of andere officials kunnen niet worden aangevochten. Art 69 De protestcommissie wordt door het DB in overleg met de organiserende OSSO of OC samengesteld, tenzij een specifiek toernooireglement anders bepaalt. 1 Richtlijnen voor het bepalen van een boete: Bij een schriftelijke afmelding meer dan 2 weken voor aanvang evenement: alleen administratiekosten; Schriftelijke afmelding tussen 2 weken en 5x24 uur voor aanvang evenement: 50% van het inschrijfgeld; Schriftelijke afmelding tussen 5x24 uur en 1x24 uur voor aanvang evenement: 75% van het inschrijfgeld; Geen dan wel mondelinge afmelding voor evenement of wanprestatie tijdens evenement, met uitsluiting tot gevolg: 100% van het inschrijfgeld. 18
Evenementen Reglement Art 70 Het protest wordt als volgt opgemaakt: a. het wedstrijdsecretariaat dient zo spoedig mogelijk na het beëindigen (of waar mogelijk in de pauze) van de wedstrijd, tijdens welke een vermeende overtreding van de reglementen heeft plaatsgevonden, van het protest op de hoogte te worden gesteld; b. binnen een uur na kennisgeving van het voorgenomen protest dient dit protest schriftelijk te worden toegelicht bij het wedstrijdsecretariaat met overlegging van 10 protestgeld. Het wedstrijdsecretariaat zorgt voor doorzending van het protest naar de protestcommissie. Een protest dient te zijn getekend door een officiële vertegenwoordiger van het team of door de deelnemer en moet de volgende bijzonderheden omvatten: 1. datum, tijdstip en plaats van het voorval; 2. het betreffende artikel of bepaling, dat zou zijn overtreden; 3. een opgave van de feiten; 4. namen van het protesterende team/deelnemer, ondergetekenden en eventuele getuigen. Art 71 Behandeling van de protesten zal bij een toernooisport plaatsvinden na afloop van de voorronden, kruisfinales of finales, waarin de vermeende overtreding van de reglementen plaats vond. Daarbij dienen indieners van het protest zich, vergezeld van eventuele getuigen, op een van tevoren bekendgemaakt tijdstip en plaats bij de protestcommissie te melden. Art 72 De uitspraak van de protestcommissie aangaande een protest is bindend, hierop is geen beroep mogelijk. Art 73 Bij toekenning of ontvankelijk verklaren van het protest zal restitutie van het protestgeld plaatsvinden. 2.15 Toernooireglementen Art 74 SSN-evenementen worden gespeeld volgens de laatste reglementen van de nationale sportbond in de betreffende sport, tenzij het DB in overleg met de OC anders bepaalt. Art 75 Teams of individuele sporters dienen het door het desbetreffende wedstrijdsecretariaat opgezette programma naar behoren af te werken, tenzij het wedstrijdsecretariaat in overleg met alle betrokken partijen anders beslist. Teams of individuele sporters die door schuld of grove nalatigheid het bovenvermelde programma niet naar behoren afwerken, worden uit de wedstrijd genomen en betalen een boete conform artikel 67. 19
Evenementen Reglement 2.16 Dispensatieregeling Team NSK s Art 76 Het is in een beperkt aantal gevallen mogelijk om dispensatie aan te vragen. Dit kan alleen als er niet voldoende gerechtigde spelers te vinden zijn binnen de door de OSSO vertegenwoordigde onderwijsinstellingen. NB: Het is dus niet de bedoeling dat dispensatie aangevraagd wordt, om bepaalde topspelers uit andere steden voor je eigen team uit te laten komen of iets dergelijks. Dispensatie zal dus alleen verleend worden als dit de enige mogelijkheid is om een team volledig te maken voor deelname. Art 77 Dispensatie kan worden aangevraagd voor een student die: a. Geen sportkaart heeft en studeert aan een HBO of WO instelling die de kerntaken van SSN niet financiert. Voorbeeld: een student die studeert aan de NHL Leeuwarden en geen sportkaart heeft van de ACLO, maar toch graag uit wil komen voor de ACLO. Dit omdat de ACLO haar volleybalteam anders niet compleet kan maken. Deze persoon moet dan wel de leeftijd van 16 hebben bereikt en mag niet ouder zijn dan 30 jaar. b. Studeert aan een instelling die de kerntaken van SSN financiert, maar uit wil komen voor een sportraad (die tevens de kerntaken van SSN financiert) uit een andere stad, maar hier geen sportkaart heeft. Voorbeeld: deze speler is gerechtigd om deel te nemen aan het GNSK, aangezien hij of zij studeert aan een instelling die de kerntaken van SSN financiert. Maar deze speler is niet gerechtigd om uit te komen voor een andere sportraad, vandaar dat hiervoor dispensatie aangevraagd moet worden. c. Studeert aan een instelling die de kerntaken van SSN financiert, maar geen sportkaart heeft. d. Studeert aan een HBO of WO instelling die de kerntaken van SSN niet financiert, maar wel een sportkaart heeft. Art 78 Maximaal een kwart (1/4) van het ingeschreven dispensatie. team mag bestaan uit spelers met Voorbeeld: als er een team van 14 is, dan is een kwart 3,5. Er mogen in dat geval maar 3 spelers met dispensatie meedoen. 20
Evenementen Reglement Hoofdstuk 3 GNSK (Groot Nederlands Studentenkampioenschap) (Aevenementen) 3.1 Deelname Art 79 Elke deelnemende sportraad cq. Sportbureau (OSSO) kan zich per tak van sport laten vertegenwoordigen door één (1) team, waarbij alle deelnemers ingeschreven moeten staan bij of afgestudeerd zijn aan (een) onderwijsinstelling(en) van de stad die zij vertegenwoordigen, dan wel, in het geval zij in een andere stad studeren, in het bezit zijn van een geldige sportkaart van de OSSO van de stad die zij vertegenwoordigen. 3.2 Beschrijving GNSK Art 80 De benaming "GNSK wordt verleend aan het evenement, uitgeschreven door en uitgevoerd onder verantwoording van het DB. Art 81 Tijdens het GNSK strijden instellingen gedurende twee of meer dagen in diverse takken van teamsporten om de titel: Groot Nederlands Studenten Kampioen. Art 82 De uitvoering geschiedt door een jaarlijks door Het AB in te stellen organisatiecommissie, de zo genaamde GNSK-commissie. Art 83 Binnen SSN is een bestuurslid van het DB verantwoordelijk voor de begeleiding van de GNSKcommissie. 3.3 Doel GNSK Art 84 Het GNSK kent de volgende doelstellingen. a. Universiteiten en Hogescholen strijden, in de in het programma opgenomen teamsporten, om de titel Groot Nederlands Studenten Kampioen. b. Het GNSK is een combinatie van sportieve strijd en gezelligheid, waarbij het sportieve element voorop staat. 21
Evenementen Reglement c. De deelnemende instellingen vaardigen de sterkste teams af in die takken van sport die in het programma zijn opgenomen. d. Het GNSK is het paradepaardje van Studentensport Nederland en is dé promotie van de studentensport in Nederland. Dit onder andere ten behoeve van potentiele sponsors. 3.4 Kandidatuur GNSK 3.4.1 Toewijzing Art 85 Het AB wijst de organisatie van het GNSK toe. Art 86 Kandidaatstelling voor de organisatie van het GNSK geschiedt door minimaal vijfentwintig (25) maanden voorafgaande aan het te houden GNSK zich, middels een ingevuld en ondertekend aanvraagdocument, schriftelijk aan te melden bij het DB. Art 87 De toewijzing van de organisatie van het GNSK zal in twee verschillende fasen plaatsvinden. a. Tijdens de AB-vergadering van SSN Belangen twee (2) jaar voorafgaand aan het te houden GNSK zal de voorwaardelijke toekenning bekend gemaakt worden. Mits er meerdere kandidaten zijn voor de organisatie treedt de Bidprocedure in werking. b. Achttien (18) maanden voorafgaand aan het te houden GNSK zullen de door SSN vastgestelde voorwaarden vervuld moeten zijn. Zodra dit gebeurd is, zal de definitieve toewijzing plaatsvinden. In het geval er nog onduidelijkheid bestaat over één of meerdere aspecten zal het DB in overleg gaan met de betreffende OSSO. 3.4.2 Geen kandidaten Art 88 Mochten er zich geen kandidaten hebben aangemeld binnen de daarvoor gestelde tijd, dan wordt het GNSK toegewezen aan de eerste geschikte kandidaat die zich meldt bij het. Dit ter beoordeling van Het DB. 22
Evenementen Reglement 3.4.3 Meerdere kandidaten Art 89 In geval zich meerdere kandidaten melden voor de organisatie van het GNSK in een bepaald jaar treedt de Bidprocedure in werking. Gebaseerd hierop zal het AB besluiten naar welke stad het GNSK gaat. Art 90 De Bidprocedure bestaat uit een te geven presentatie aan het AB, waaronder overige kandidaten voor het desbetreffende GNSK en uitgebreide motivatiebrief aan het AB. Zowel de presentatie en de motivatiebrief moeten overtuigend van aard zijn en aandacht besteden aan de volgende componenten: a. Steun van GNSK organisatie door USC-Directeur en SSV s; b. Faciliteiten; c. Begroting; d. Speciale gelegenheden, zoals Lustrumjaar of andere sportgerelateerde evenementen in die stad dat jaar; e. Andere factoren die van belang kunnen zijn (is het GNSK een jaar eerder ook al aangevraagd bijvoorbeeld). Na de ongeveer 20 minuten durende presentatie is er de gelegenheid voor het AB en de overige kandidaten om vragen te stellen. Gebaseerd op de presentatie, de motivatiebrief en eventuele conversatie met de betrokken USC-Directeuren zal het AB het besluit tot voorwaardelijke toekenning nemen. Hierop is geen beroep mogelijk. 3.5 Programma 3.5.1 Vaste sporten Art 91 Het programma van het GNSK beslaat twee (2) dagen en bestaat uit maximaal veertien (14) teamsporten, waarvan de volgende acht (8) verplicht in het programma dienen te worden opgenomen: 1. basketbal dames / heren 2. handbal dames / heren 3. voetbal dames / heren 4. volleybal dames / heren 23
Evenementen Reglement 5. tennis gemengd 6. schermen gemengd 7. badminton gemengd 8. squash gemengd 3.5.2 Overige Sporten Art 92 De GNSK-commissie kan naast de genoemde vaste sporten, voorstellen doen voor maximaal zes (6) andere teamsporten in het programma. Het DB besluit welke sporten in het programma zullen worden toegelaten. Art 93 Indien de sporten van het GNSK definitief zijn kan er binnen een tijdsspan van drie (3) weken voor en na het GNSK geen NSK in de betreffende tak van sport aangevraagd worden. 3.5.3 Aan- en afmeldingen Art 94 Wedstrijden in een bepaalde tak van sport mogen in overleg met het DB worden afgelast indien er na de sluitingsdatum van de inschrijving bij een GNSK zich minder dan zes (6) teams van verschillende onderwijsinstellingen hebben ingeschreven. Art 95 Indien in de gevallen als beschreven in voornoemd artikel besloten wordt dat het evenement wel doorgang vindt vervalt de titel NSK en wordt de uitslag niet meegenomen in de overall ranking. Art 96 Indien er te veel inschrijvingen zijn voor een tak van sport, mogen er voor het GNSK voorronden worden verspeeld. 3.5.4 Datum Art 97 De GNSK-commissie kiest in overleg met en na goedkeuring van het DB de meest geschikte datum voor het GNSK, zoveel mogelijk rekening houdend met examenperiodes op universiteiten en HBO-instellingen. 24
Evenementen Reglement 3.5.5 Tijdschema Art 98 Het door de GNSK-commissie te hanteren tijdschema dient ter goedkeuring aan het DB te worden aangeboden. 3.6 Verantwoordelijkheden SSN 3.6.1 Algemeen Art 99 De organiserende OSSO/USC is eindverantwoordelijk voor de organisatie van het GNSK. SSN creëert de randvoorwaarden waarbinnen de betreffende OSSO en/of Sportcentrum deze verantwoordelijkheid zal invullen Art 100 Vanuit het DB zal jaarlijks een contactpersoon worden benoemd. Deze draagt zorg voor de communicatie tussen SSN en GNSK-commissie en is verantwoordelijk als procesbewaker van de organisatie van het totale evenement. Art 101 Het DB draagt zorg voor het tijdig aanleveren van de betrokken materialen en/of artikelen. 3.6.2 Financieel Art 102 De organiserende OSSO/USC is financieel verantwoordelijk met betrekking tot het GNSK. Art 103 Het DB verstrekt een jaarlijks in de begroting vastgesteld bedrag als garantiesubsidie. Art 104 Onder bijzondere omstandigheden kan een aanvullende garantiesubsidie worden verstrekt door het DB, mits daarvoor ruimte is binnen de begroting van SSN Evenementen, dit ter beoordeling van het bestuur van het DB. Art105 Op verzoek van de GNSK-commissie kan de SSN-subsidie als voorschot ter beschikking worden gesteld. 25
Evenementen Reglement 3.7 Rechten en plichten GNSK-commissie 3.7.1 Algemeen Art 106 De GNSK-commissie is vrij in haar handelen binnen de grenzen van: a. de vooraf goedgekeurde begroting b. de statuten en het huishoudelijke reglement van SSN c. de algemene SSN richtlijnen en besluiten d. de verplichte sporten e. andere richtlijnen gegeven door SSN bij de delegering van de taak van de organisatie 3.7.2 Samenstelling GNSK Commissie Art 107 De beoogde samenstelling van de GNSK-commissie dient uiterlijk negen (9) maanden voor het GNSK aan het DB van SSN te worden doorgegeven. 3.7.3 Adviescommissie Art 108 De GNSK-commissie wordt geassisteerd door een adviescommissie (RvA). Het verdient aanbeveling de RvA te bemensen met personen die een goed netwerk hebben in de lokale structuren, zowel op Universitair, Hogeschool, economisch als gemeentelijk terrein. Art 109 Vanuit het DB zal de contactpersoon uit hoofde van zijn/haar functie automatisch lid zijn van de Raad van Advies. 3.7.4 Locaties Art 110 Uiterlijk acht (8) maanden voor het evenement ontvangt het DB van de GNSK-commissie de beschrijving van logistieke specificaties (locatie, datum); 26
Evenementen Reglement 3.7.5 Uitnodiging Art 111 Uitnodigingen voor deelname aan het GNSK moeten uiterlijk drie (3) maanden voor de openingsdag worden verstuurd. In de door het DB goed te keuren uitnodiging wordt in ieder geval vermeld: a. niveauaanbeveling voor de verschillende takken van sport; b. hoogte van het inschrijfgeld; c. de uiterste inschrijfdatum, vastgesteld door de organiserende GNSK-commissie in overleg met het DB. 3.7.6 Wedstrijdschema s Art 112 De GNSK-commissie is gehouden aan de door het DB aangeleverde wedstrijdschema s. Aanpassingen van bestaande schema s dan wel van opzetten van nieuwe schema s mogen uitsluitend in overleg met het DB plaatsvinden. 3.7.7 Evaluatie Art 113 Na het GNSK is de GNSK-commissie verplicht een aantal stukken in te leveren bij het DB binnen de hiervoor gestelde periode. Zie hiervoor artikel 34. 3.7.8 Decharge GNSK-commissie Art 114 Decharge van de GNSK-commissie geschiedt nadat de in artikel 34 genoemde bescheiden ontvangen zijn door het DB. Decharge vindt plaats door het AB. 3.7.9 Promotie SSN Art 115 De GNSK-commissie is verplicht de promotie van SSN in alle voorkomende gevallen goed te verzorgen. 27
Evenementen Reglement Art 116 In de voorbereiding van het GNSK dienen vlag(gen) van SSN bij elke mogelijke publieke presentatie van de GNSK-commissie opgehangen te worden. Art 117 Tijdens het evenement dienen vlaggen van SSN op de belangrijkste locaties opgehangen te worden, onder andere tijdens de openingsceremonie en prijsuitreiking op het podium. Art 118 Op alle mogelijk denkbare communicatiedragers dient vermeld te worden dat het GNSK georganiseerd wordt onder auspiciën van Studentensport Nederland, met daarbij het logo van SSN. Art 119 De SSN-reclameborden dan wel doeken dienen tijdens het evenement op alle mogelijke sport- en randlocaties opgehangen te worden. Art 120 In het programmaboekje dient een voorwoord van SSN te worden opgenomen. Art 121 Openings- en sluitingsceremonie worden mede verricht door een vertegenwoordiger van het DB. Art 122 De prijsuitreiking van de SUSA-Cup vindt plaats tijdens de sluitingsceremonie van het GNSK. De GNSK-commissie dient hier tijd voor vrij te maken. 3.7.10 Promotie Universiteit cq. Hogeschool Art 123 De GNSK-commissie dient in overleg te treden met vertegenwoordigers van de betreffende Universiteit dan wel Hogeschool, teneinde tot afspraken te komen op welke wijze de Universiteit dan wel Hogeschool zich wenst te profileren tijdens het GNSK. 3.7.11 Gastheerschap Art 124 De GNSK-commissie draagt zorg voor het welslagen van het toernooi. De GNSK-commissie draagt zorg voor: a. adequaat gastheerschap: voldoende eten en drinken, voldoende en goede slaapgelegenheid, goede (para-) medische verzorging; b. geschikte accommodaties voor evenement en randgebeuren; c. noodzakelijk vervoer tussen de diverse accommodaties; d. de noodzakelijke scheidsrechters, juryleden enz. in overeenstemming met de nationale bondsreglementen, behalve wanneer speciale, door het DB goedgekeurde, reglementen anders voorschrijven; 28
Evenementen Reglement e. De gehele GNSK-commissie dient tijdens het evenement nuchter te zijn. Dit in verband met verantwoordelijkheid tijdens eventuele noodsituaties en goed verloop van het evenement. 3.7.12 Accommodaties en materiaal Art 125 Het GNSK wordt gespeeld volgens de reglementen van de sportbonden. Derhalve dienen accommodaties en materialen te voldoen aan de door de nationale sportbond gestelde normen. Zie ook artikel 74. 3.7.13 Vervoer Art 126 Afhankelijk van de beschikbare locaties zal er een logistiek plan opgezet moeten worden. De volgende aspecten dienen hierbij in acht genomen te worden: a. soort vervoer: touringcars, minibussen, openbaar vervoer; b. aantallen te vervoeren personen; c. transportschema s cq. dienstregeling; d. bewegwijzering; e. communicatie; f. bijzonderheden: bijvoorbeeld materiaal vervoer; 3.7.14 Officials Art 127 Omdat per tak van sport de officiële regels van kracht zijn dient de commissie voor voldoende scheidsrechters en eventueel overige officials te zorgen. 3.7.15 Veiligheid Art 128 De organisatiecommissie dient zich in te zetten voor een zo veilig mogelijk GNSK: a. Hierbij dient gebruik te worden gemaakt van deugdelijk materiaal en dient dit materiaal op de juiste wijze gebruikt te worden; 29
Evenementen Reglement b. aanstellen van een aantal (sport)fysiotherapeuten; c. zorgdragen voor een aantal EHBO posten; d. bekend zijn met vervoer naar het dichtstbijzijnde ziekenhuis; e. aanleggen van een lijst aan van belangrijke telefoonnummers zoals: Politie, Brandweer, Ambulance, Medisch Centrum, Taxicentrale, alle in gebruik zijnde accommodaties; f. routebeschrijvingen. 3.8 Financiële verplichtingen 3.8.1 Begroting Art 129 De voorlopige begroting voor het GNSK dient uiterlijk acht (8) maanden voor het evenement voorgelegd te worden aan het DB. De begroting dient te worden opgesteld conform het in bijlage 2 opgenomen model. Art 130 De definitieve begroting voor het GNSK dient uiterlijk zes (6) maanden voor het evenement te worden goedgekeurd door het DB. De begroting dient te worden opgesteld conform het in bijlage 2 opgenomen model. 3.8.2 Inschrijfgeld Art 131 Het inschrijfgeld voor de deelnemers wordt, na overleg met de GNSK- commissie, vastgesteld door het DB als onderdeel van de begroting voor het evenement. 3.8.3 Afrekening Art 132 De afrekening wordt zo spoedig mogelijk na ontvangst door het DB behandeld en goedgekeurd. Artikel 35, 49 en 50 zijn van overeenkomstige toepassing. 3.8.4 Prijzen Art 133 Het DB stelt gratis speciale NSK-medailles ter beschikking. 30
Evenementen Reglement Art 134 Voor het verstrekken van de door het DB beschikbaar gestelde medailles geldt dezelfde regeling als voor team NSK s. Zie artikel 40. Art 135 Voor het uitreiken en terug verkrijgen van wisselbekers geldt de volgende regeling: De gegevens van de winnaar van de bekers worden aan de OSSO of instelling doorgegeven. In het volgende jaar zorgt de nieuwe GNSK-commissie er voor dat de vorig jaar uitgereikte wisselbeker terug komt en dat de winnaar van het vorige jaar in de beker(s) wordt gegraveerd. Het opschrift bestaat uit: a. jaar b. winnende OSSO of instelling c. de plaats (stad) waar de OSSO of instelling gevestigd is De winnende OSSO of instelling is verantwoordelijk voor de wisselbeker en is bij vermissing aansprakelijk. De OSSO of instelling die een wisselbeker drie (3) keer achter elkaar gewonnen heeft mag hem behouden. 3.9 Rechten en verplichtingen deelnemende sportraden of instellingen 3.9.1 Algemeen Art 136 Alle deelnemende sportraden of instellingen dienen een Chef d équipe aan te stellen. De aangestelde Chef d'équipe is als enige gerechtigd om respectievelijk zijn of haar OSSO of équipe gedurende het GNSK te vertegenwoordigen tijdens vergaderingen belegd door de GNSK- commissie. Art 137 De deelnemende sportraden of instellingen zijn verantwoordelijk voor hun eigen reiskosten van en naar het GNSK. Art 138 De inschrijvende sportraden of instellingen dienen er op toe te zien dat de inschrijfformulieren op de door de GNSK-commissie vastgestelde datum ontvangen zijn. 3.9.2 Dispensatieregeling GNSK Art 139 De dispensatieregeling voor het GNSK is gelijk aan die bij team NSK s. Zie paragraaf 2.13. 31
Evenementen Reglement 3.9.3 Inschrijving Art 140 De inschrijving voor het GNSK geschiedt als volgt: a. Voor studenten, conform artikel 7 van dit reglement, ingeschreven bij een instelling die vertegenwoordigd wordt door een erkende OSSO, geschiedt de inschrijving voor het GNSK door de OSSO. De deelnemers zijn verplicht om een bewijs van inschrijving aan een instelling vertegenwoordigd door een erkende OSSO, te tonen; b. Voor studenten, conform artikel 7 van dit reglement, ingeschreven bij een instelling, die niet vertegenwoordigd wordt door een erkende OSSO, geschiedt de inschrijving voor het GNSK door de deelnemers zelf dan wel hun Chef d equipe, bij de GNSK-commissie, waarbij de deelnemers verplicht zijn om een bewijs van inschrijving aan een instelling voor hoger onderwijs te tonen. Art 141 Definitieve inschrijving voor het GNSK is een feit na tijdige ontvangst van het inschrijfgeld, de borg voor betreffende teams en het ingevulde en ondertekende inschrijfformulier. Is aan deze voorwaarde niet voldaan, dan kan het team/de deelnemer niet deelnemen aan het evenement, tenzij met uitdrukkelijke toestemming van het DB en na betaling van, door het DB vast te stellen, extra kosten voor na-inschrijving. 3.9.4 Borg Art 142 Bij inschrijving van een team voor het GNSK dient het desbetreffende team een borgbedrag te betalen. Voor sporten waar men wordt geacht met zes (6) of minder spelers aan te treden bedraagt het borgbedrag 50. Voor sporten waarvan men wordt geacht met meer dan zes (6) spelers aan te treden dient een borgbedrag van 75 betaald te worden. Bij deelname krijgt het team dit geld na afloop van het evenement weer terug. 3.9.5 Boete Art 143 De definitieve inschrijving moet zes (6) weken voor het GNSK gedaan zijn door middel van het ingevulde en ondertekende inschrijfformulier. Als er na deze datum toch nog ingeschreven wordt, zal er een boete over het inschrijfgeld geheven worden. De boete moet per team dat zich te laat inschrijft betaald worden. De berekening van de hoogte van de boete zal als volgt gebeuren: 32
Evenementen Reglement a. Inschrijving ontvangen tussen 6 en 4 weken voor het (G)NSK: boete 150 b. Inschrijving ontvangen tussen 4 en 2 weken voor het (G)NSK: boete 225 c. Inschrijving ontvangen minder dan 2 weken voor het (G)NSK: boete 300 Uitgegaan wordt van de datum van het poststempel of wanneer digitaal aangeleverd de datum van ontvangst. Art 144 Bij het hanteren van de boeteregeling wordt onderscheid gemaakt tussen grote en kleine teamsporten. Voor sporten waar men wordt geacht met 6 (zes) of minder spelers aan te treden zal het boetebedrag 50% van de in artikel 153 genoemde bedragen, bedragen. Art 145 Tegelijk met de definitieve inschrijving dient het inschrijfgeld en de borg per team te worden overgemaakt. Art 146 De deelnemende sportraden of instellingen dienen voor deelname, op een door de GNSKcommissie vastgestelde datum, hun inschrijfgeld te hebben betaald. Art 147 Wanneer een team zich terugtrekt nadat in eerste instantie de definitieve inschrijving heeft plaats gevonden, geldt de volgende boeteregeling: a. Vindt terugtrekken plaats tussen zes (6) en vier (4) weken voor het GNSK: boete 150; b. Vindt terugtrekken plaats tussen vier (4) en twee (2) weken voor het GNSK: boete 225; c. Vindt terugtrekken plaats binnen twee (2) weken voor het GNSK: boete 300; d. Niet verschijnen op 1e of 2e wedstrijddag betekent boete van 375 en geen teruggave van de borg. Tevens wordt het resultaat geschrapt. De boete wordt verrekend met de reeds betaalde borg, de OC moet de rest van de borg terug betalen aan het team of moet het nog te vorderen bedrag bij het team in rekening brengen. Art 148 De boete-inkomsten dienen als Overige inkomsten in de afrekening te worden opgenomen. Uitgegaan wordt van de datum van het poststempel of, wanneer digitaal aangeleverd, de datum van ontvangst. In geval van onvoorziene omstandigheden kan de boete worden gereduceerd door een bindende arbitragecommissie bestaande uit twee vertegenwoordigers van het DB en een vertegenwoordiger van voorafgaande GNSKcommissie. Art 149 Indien er zich een team terugtrekt en er door de GNSK-commissie vervanging wordt gevonden bij een andere OSSO, is het vervangende team vrijgesteld van het betalen van een boete. 33
Evenementen Reglement Art 150 Wordt aan de in artikel 143 van dit reglement genoemde boeteregeling niet voldaan, dan kan het desbetreffende team niet deelnemen aan het toernooi, tenzij met uitdrukkelijke toestemming van het DB met betaling van een extra boete van: tussen veertien (14) en zeven (7) dagen voor het begin van het evenement 25% van het inschrijfgeld en tussen zeven (7) en vier (4) dagen voor het evenement 50% van het inschrijfgeld tot een maximum van 150. Art 151 De GNSK-commissie overlegt uiterlijk één (1) week na afloop van het evenement een lijst met terugtrekkingen en te-laat-aanmeldingen en daarbij behorende boetes aan het DB. 3.10 Protocol 3.10.1 Algemeen Art 152 Het protocol rondom de opening en sluiting van het GNSK, alsmede andere door de GNSK-commissie te organiseren ceremonies zal worden samengesteld na overleg tussen SSN Evenementen en de GNSK-commissie. 3.10.2 Opening Art 153 De volgende procedure tijdens de opening dient gevolgd te worden. a. de voorzitter van de GNSK-commissie verwelkomt alle genodigden, sponsors, deelnemers, etc. in een toespraak van maximaal drie (3) minuten b. de voorzitter van het DB geeft een welkomstspeech van maximaal drie (3) minuten; c. het GNSK wordt geopend. Het is mogelijk om ook andere sprekers spreektijd te geven tijdens de openings- dan wel sluitingsceremonie. 3.10.3 Sluiting Art 154 Voor de sluiting geldt de volgende procedure: a. bekendmaking eventuele bijzondere prijswinnaars (bijvoorbeeld sportiviteitsprijs); b. bekendmaking overall winnaar GNSK en daarbij behorende huldiging; c. uitreiking SUSA-Cup; 34
Evenementen Reglement 3.10.4 Feest d. afscheidswoord door de voorzitter van de GNSK-commissie; e. afscheidswoord door de voorzitter van het DB; f. afscheidswoord en sluiting door eventueel uitgenodigde autoriteit. Art 155 Het GNSK kent naast het sportieve programma ook een sociaal programma, waaronder een GNSK-feest. Voor feestelijke activiteiten geldt dat zij een passende plaats in het totale programma krijgen, zonder te overheersend te zijn. Art 156 Het DB behoudt zich het recht voor, wanneer het feest en overige randactiviteiten meer dan 20% van de begroting bedragen, om geen goedkeuring van deze begroting te verlenen. 3.10.5 Prijsuitreiking Art 157 De prijsuitreikingen van de verschillende takken van sport dienen in een passende entourage op de verschillende locaties, dan wel op de hoofdlocatie, te geschieden. Art 158 Tijdens de sluitingsceremonie zal de overall winnaar bekend worden gemaakt en gehuldigd, alsmede eventuele bijzondere prijswinnaars. Art 159 De winnende OSSO of instelling dient er voor te zorgen dat er een vertegenwoordiger aanwezig is om een behaalde prijs in ontvangst te nemen. 3.11 Sponsoring Art 160 a. Het DB onderscheidt met betrekking tot sponsoring van het GNSK twee soorten sponsors, namelijk één- en meerjarige sponsors. b. Op het afsluiten van sponsorcontracten zijn altijd de artikelen in paragraaf 2.12 van toepassing. 3.11.1 Eenjarige contracten Art 161 De GNSK-commissie is vrij contracten aan te gaan met de eenjarige sponsors. 35
Evenementen Reglement 3.11.2 Meerjarige contracten Art 162 In geval er door SSN, dan wel de GNSK-commissie meerjarige sponsorcontracten kunnen worden afgesloten, is SSN te allen tijde de partij die dergelijke contracten afsluit. Voor meer informatie hieromtrent wordt verwezen naar bijlage 4 van dit reglement. Art 163 Het DB behoudt zich het recht voor om, na communicatie met de GNSK-commissie zelf afspraken te maken met sponsoren ten behoeve van het GNSK. Dit sponsorbedrag heeft geen invloed op de subsidie die door SSN aan het GNSK verleend wordt. Art 164 De GNSK-commissie dient het DB te informeren van de binnen te halen sponsors, teneinde eventuele (politieke) gevoeligheden te kunnen ondervangen. 3.12 Toernooireglement 3.12.1 Algemeen Art 165 Het toernooireglement, zoals eerder in dit evenementenreglement uiteengezet in paragraaf 2.15, is ook van toepassing op het GNSK. 3.12.2 Poule-indeling Art 166 De groepsindeling van voorronde-poules geschiedt door de GNSK-commissie aan de hand van opgave van niveaus. a. Afhankelijk van het aantal inschrijvingen wordt gespeeld in één of meerdere poules. In de poules wordt een halve competitie afgewerkt; b. Bij twee poules zullen er halve finales gespeeld worden, waarna de kleine finale en de finale gespeeld worden. De overige gelijk geëindigde teams per poule spelen om een plaats in de eindrangschikking, waarbij de als derde geëindigde teams spelen om de 5e en 6e plaats, de als vierde geëindigde teams spelen om de 7e en 8e plaats, enzovoort; c. Bij één poule zullen de eerste twee teams zich plaatsen voor de finale. De nummers 3 en 4 uit de poule spelen de kleine finale; d. Ten allen tijde dient er aan het eind van elke tak van sport een totale eindrangschikking tot stand te komen, van de plaatsen 1 t/m laatst; 36
Evenementen Reglement 3.12.3 Protesten Art 167 Het aantekenen van protest gaat op eenzelfde manier als bij reguliere NSK s. Zie hiervoor paragraaf 2.14. 3.12.4 Interpolatieschema Art 168 Voor het berekenen van de overall ranking is gebruik gemaakt van het in bijlage 3 opgenomen interpolatieschema. Afhankelijk van het aantal deelnemers (verticaal) en de plaats (horizontaal) ontvangt iedere instelling per sport een aantal punten. Opgeteld leidt dit tot de overall ranking. 3.12.5 Wedstrijdreglementen Art 169 De GNSK-commissie draagt er zorg voor dat de deelnemers tijdig op de hoogte zijn van de wedstrijdreglementen per tak van sport. Art 170 Van alle tot nu toe gehouden GNSK-sporten zijn de wedstrijdreglementen te verkrijgen bij het DB. 37
Evenementen Reglement Hoofdstuk 4: B-evenementen: SUSA-Cup Art 171 a. In samenspraak met de hoofdsponsor SUSA is het SUSA-Cup klassement in het leven geroepen. Dit is een verzameling van NSK s, zowel individueel als team die door het jaar heen plaatsvinden en meetellen voor het SUSA-Cup klassement. b. Afspraken omtrent de invulling van de SUSA-Cup worden vastgelegd in een contract met SUSA en zijn derhalve bindend. Hierop kan geen protest worden aangetekend. Art 172 NSK s die meetellen voor het SUSA-Cup klassement worden door het DB vastgesteld in samenspraak met SUSA. Hierbij zal aandacht worden besteed aan de grootte van het evenement, of in deze sport een SSB actief is en de kwaliteit van de NSK s. Art 173 Op SUSA-Cup NSK s is dit evenementenreglement onverminderd van toepassing. Bijvoorbeeld als het gaat om aanvraag, toekenning, deelname, en aantekenen van protest. Art 174 NSK s die meetellen voor het SUSA-Cup klassement hebben, waar nodig, recht op sponsoring. Art 175 a. Om de winnaar van het SUSA-Cup klassement te bepalen is een puntentelling van kracht waarbij punten worden toegekend aan de desbetreffende OSSO. b. De puntentelling is als volgt: Winnaar: 10 punten 2e: 6 punten 3e: 4 punten 4e: 3 punten 5e: 2 punten 6e: 1 punt c. Alleen het hoogstgenoteerde team/individu brengt punten op voor desbetreffende OSSO. De punten die ten goede waren gekomen aan het tweede team/individu, schuiven door naar het team/individu dat één plek onder hen staat in de rangschikking. Art 176 a. De OSSO die aan het eind van het jaar de meeste punten heeft, is winnaar van de SUSA- Cup krijgt derhalve de SUSA-Cup bokaal uitgereikt. b. Een OSSO die drie maal op rij de SUSA-Cup heeft gewonnen, mag de bokaal houden. 38
Evenementen Reglement Hoofdstuk 5: D-evenementen Art 177 D-evenementen zijn NSK s, team of individueel die niet in categorie A, B of C vallen. Art 178 Het DB kan in een aantal gevallen besluiten een D-status te verlenen: a. Ludieke NSK s b. Evenementen die voor het eerst worden gehouden. Het NSK zal dan het predikaat testevenement krijgen. c. NSK s in takken van sport die niet breed in de Nederlandse samenleving worden beoefend of zonder traditie. NB: Mits een bepaald toernooi al jaren goed loopt, kan dit dus een C-evenement worden. Art 179 Aan D-evenementen wordt door het DB geen ondersteuning geboden. 39
Evenementen Reglement Bijlagen Bijlage 1 GNSK aanvraagdocument Gegevens aanvragende OSSO: Naam OSSO:..... Naam contactpersoon:..... Tel: E-mail:......... Gegevens directeur sportcentrum: Naam sportcentrum: Naam directeur: Tel: E-mail:.................. Verwachte datum GNSK:.... Korte motivatie voor de organisatie van het GNSK en eventueel overige opmerkingen die van belang kunnen zijn bij de toebedeling van het evenement: Datum + Handtekening OSSO Datum + Handtekening Directeur USC Datum + Handtekening Studentensport Nederland. 40
Evenementen Reglement 41
Evenementen Reglement Bijlage 2 Model begroting GNSK Uitgaven Begroot Werkelijk Technische zaken Huur accommodaties 1. Gemeente 2. Universiteit 3. Resterend Huur material 4. Tenten 5. Stellages 6. Porto- en mobilofoons 7. Wedstrijd materiaal Aankoop materiaal 8. Sportinventaris/Wedstrijdleiding/E HBO 9. Overnachting scheidsrechters 10. Vergoeding 11. Consumpties 12. Bedankjes Logistiek 13. Huur bussen 14. Huur busjes 15. Pasjes 16. Bewegwijzering Promotie 17. Programmaboekjes 18. Kleding commissie en TC 19. T-shirts 20. Reclame, PR 21. Uitslagenboekjes 22. Borrels VIP en medewerkers Organisatie 23. Administratie 24. Verzekeringen 25. Vergaderkosten 26. Telefoon 27. Vergunningen 42
Evenementen Reglement Verblijf 28. Ontbijt en Lunch 29. Avondeten 30. Overnachting 31. Officials Randgebeuren 32. Opening 33. Feest 34. Culturele omranding 35. Sluiting Overig 36. Onvoorzien 5% 37. Reservering voorziene uitgaven Totaal Inkomsten Begroot Werkelijk Subsidies 1. Universiteit 2. Hogeschool 3. Sportraad 4. Gemeente Inschrijfgelden 1. Deelnemers Sponsoring Drank opbrengsten Overige inkomsten Totaal 43
Evenementen Reglement Bijlage 3 Interpolatieschema Plaats 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Teams 13 308 286 264 242 220 198 176 154 132 110 88 66 44 12 297 275 253 231 209 187 165 143 121 99 77 55 11 286 264 242 220 198 176 154 132 110 88 66 10 275 253 231 209 187 165 143 121 99 77 9 264 242 220 198 176 154 132 110 88 8 253 231 209 187 165 143 121 99 7 242 220 198 176 154 132 110 6 231 209 187 165 143 121 Onderstaande wiskundige formulering van het schema kan gebruikt worden indien er meer dan 14 instellingen deelnemen. 33+(aantal instellingen - aantal teams) * 11+(aantal teams - plaats) * 22 aantal Instellingen: het totaal aantal instellingen dat deelneemt aan het GNSK Aantal teams: het aantal teams dat deelneemt aan de betreffende sport Plaats: de behaalde plaats van de instelling bij de betreffende sport 44
Evenementen Reglement Bijlage 4. Sponsoring Voor het afsluiten van meerjarige contracten wordt onderscheid gemaakt tussen hoofdsponsoren en co-sponsoren. a. Voor de Hoofdsponsor geldt: - naamverbinding - minimaal 3 jarig contract voor een bedrag van minimaal 10.000 per jaar - promotie op podium en andere door de sponsor aan te geven locaties - 2 pagina s in programmaboekje b. Voor Co-sponsoren geldt: - vermelding op poster - minimaal 3 jarig contract voor een bedrag van minimaal. 5.000 per jaar - promotie op door de sponsor aan te geven locaties m.u.v. podium - 1 pagina in programmaboekje c. Overige sponsoren: - één- of meerjarige contracten voor promotiestands, reclame-uitingen, advertenties - advertentie in programmaboekje: - hele pagina: 500 - halve pagina: 250 - kwart pagina: 150 45
Evenementen Reglement Bijlage 5 Model begroting NSK s ALGEMEEN Organiserende instantie Evenement Datum en plaats Verwacht aantal deelnemers Deelnemersbijdrage Te dekken door SSN Contactpersoon Adres Postcode & woonplaats Telefoonnummer Faxnummer E-mail Giro- of Bankrekening EVENEMENTSKOSTEN UITGAVEN INKOMSTEN Omschrijving Bedrag Omschrijving Bedrag 1. Huur accommodatie 0 4. Verkoop materiaal 0 2. Huur materiaal 7. Advertenties 3. Aankoop materiaal 9. Reclame affiches 5. Administratie 17. Inschrijfgeld evenement 6. Programmaboekje 18. Te dekken door derden 8. Affiches e.d. 19. Te dekken door SSN 10. Wedstrijdleiding 20. Subsidie accommodatie 11. Verzekering 12. Representatie 13. Vergaderkosten 14. Prijzen 15. Transport 16. Onvoorzien (5%) Totaal 0 Totaal 0 VERBLIJFSKOSTEN UITGAVEN INKOMSTEN 21. Verblijfskosten 0 22. Deelnemersbijdrage 0 Totaal 0 Totaal 0 OVERIGE KOSTEN UITGAVEN INKOMSTEN 46
Evenementen Reglement 23. Overige kosten 0 24. Deelnemersbijdrage overige kosten 25. Te dekken door derden Totaal 0 Totaal 0 Specificatie EVENEMENTSKOSTEN 1. Huur accommodatie welke; hoeveel uur; prijs 2. Huur materiaal soort materiaal; aantal; prijs 3. Aanschaf materiaal 4. Verkoop materiaal soort materiaal; aantal; prijs soort materiaal; aantal;prijs 5. Administratie telefoon; porti; overige 6. Programmaboekje 7. Advertenties aantal pagina's tekst programmaboekje; aantal pagina's advertenties opbrengst oplage; kosten 8.Posters PM (wordt geleverd door SSN) 9. Reclame op affiches opbrengsten e.d. 10. Wedstrijdleiding 18. Te dekken door derden wie; hoeveel wie honorarium voor welk bedrag 11. Verzekeringen 19. Te dekken door SSN specificatie voor welk bedrag 12. Representatie 20. Subsidie accommodatie specificatie voor welk bedrag 13. Vergaderkosten specificatie 14. Prijzen Medailles specificatie overige prijzen 47
Evenementen Reglement 15. Transport vervoermiddel; aantal / kosten VERBLIJFSKOSTEN 21. Verblijfskosten 22. Deelnemersbijdrage overnachtingen verblijfskosten ontbijten deelnemersbijdrage lunches verblijfskosten p.p. diners OVERIGE KOSTEN 23. Overige kosten 24. Deelnemersbijdrage in feest e.d. overige kosten per persoon 25. Te dekken door derden wie; voor welk bedrag Deze begroting is goedgekeurd door: Naam: Handtekening: Datum: Functie: 48