Nota van Inlichtingen nummer I Aanbesteding Pool HR-Manager Kenmerk: EA 2B/Pool HR-Manager/OM/2013 Aanbestedende dienst: Openbaar Ministerie Datum: 16-04-2013 versie 1 Nota van Inlichtingen nummer I Pool HR-manager/OM/2013 pagina 1 van 7
Inhoudsopgave HOOFDSTUK 1 INLEIDING 3 HOOFDSTUK 2 VRAGEN EN ANTWOORDEN GEÏNTERESSEERDEN... 4 Nota van Inlichtingen nummer I Pool HR-manager/OM/2013 pagina 2 van 7
HOOFDSTUK 1 Inleiding Met deze nota van inlichtingen reageert het Openbaar Ministerie op de vragen die zijn ingediend door geïnteresseerden voor de aanbesteding ten behoeve van Pool HR-Manager. Deze aanbesteding is op gepubliceerd op www.tenderned.nl met nummer 14765. Let op 1: met de publicatie van deze inlichtingennota maken alle antwoorden, correcties en toelichtingen vanaf heden integraal deel uit van het aanbestedingsdocument. Let op 2: bijgevoegd de aangepaste concept overeenkomst. Let op 3: Indiening van uw inschrijving kan uitsluitend per post of kan worden afgegeven tijdens kantooruren op dit adres: DVOM/Inkoop t.a.v. mw. S. Liem, Papendorpseweg 65 3528 BJ Utrecht. U dient op de envelop te vermelden offerte HR-managers pool/om/2013 en Niet openen vóór 23 april 2013 om 10.00 uur. De indeling van uw offerte moet de volgende onderdelen bevatten (a) de aanbiedingsbrief; (b) de eigen verklaringen (m.b.v. de standaardformulieren) ten behoeve van de beoordeling op de minimale eisen, zoals aangegeven in hoofdstuk 3 en hoofdstuk 4 van dit beschrijvend document; (c) C.V( s) ten behoeve van de beoordeling op de geschiktheidseisen en de gunningscriteria, zoals aangegeven in de hoofdstukken 3 en 4 van dit beschrijvend document; (d) het ingevulde en ondertekende prijsformulier (prijsopgave HR-manager OM.xls). Daarnaast dient u uw inschrijving na 23 april 2013 om 10.00 uur naar inkoop@om.nl te verzenden. Let op: de digitale versie niet eerder verzenden dan de bovengenoemde datum en tijd. Nota van Inlichtingen nummer I Pool HR-manager/OM/2013 pagina 3 van 7
HOOFDSTUK 2 Vragen en antwoorden geïnteresseerden Nr. Vraag Document Paragraaf Pagina Antwoord 1 In paragraaf 1.5.1 lezen wij in de laatste alinea dat de beschikbaarheid van een persoon getoetst wordt. Interpreteren wij het correct dat een HR Manager uit de pool niet per definitie beschikbaar hoeft te zijn (en hier geen sancties op staan) wanneer er een uitvraag gedaan wordt door het OM? Zo nee, kunt u aangeven hoe u omgaat met een kandidaat die op het gevraagde moment niet beschikbaar is? 1.5.1. 8, laatste alinea Wij verwachten dat de kandidaat uit de pool beschikbaar is, maar dit is geen eis. Indien de kandidaat niet beschikbaar is op het gevraagde moment dan wordt een andere kandidaat uit de pool gevraagd. 2 Is een minimum en of maximum aantal uren per dag of week vastgesteld waarop de HR-Manager beschikbaar moet zijn? Zo ja, hoeveel? 1.5.2. 8 Nee, afhankelijk van de opdracht, gemiddeld 32 uur p/week 3 Is een minimum aantal cv's gesteld, zo ja hoeveel? 2.7.7. 12, punt c Ja, één CV. 4 In paragraaf 2.6.3. lezen wij dat inschrijving ontvangen dient te zijn uiterlijk op 23 april om 12.00 uur in de digitale kluis op www.tenderned.nl. Echter op Tenderned wordt het volgende weergegeven: "De aanbestedende dienst staat digitaal inschrijven bij deze aanbesteding niet toe. U kunt de aanbesteding daarom niet toevoegen aan 'Mijn Aanbestedingen'". Wanneer wordt op Tenderned de mogelijkheid opengesteld om de aanbesteding digitaal te beantwoorden zoals gevraagd in de aanbesteding? 2.6.3. 10, eerste alinea Dit was per abuis verkeerd aangegeven op Tenderned, maar vanwege een technisch probleem kan dit niet gecorrigeerd worden. De inschrijving dient per post en per email verzonden worden (zie hoofdstuk 1 Nota van Inlichtingen)l Nota van Inlichtingen nummer I Pool HR-manager/OM/2013 pagina 4 van 7
5 Betreft de Overeenkomst, Artikel 6 lid 4. In dit artikel staat bepaald dat de opdrachtnemer geen verplichtingen mag opschorten indien de Staat haar facturen niet betaalt. Tevens kan de opdrachtnemer de overeenkomst niet ontbinden. Feitelijk zou de Staat haar betalingsverplichtingen kunnen negeren zonder dat Opdrachtnemer enig recht toekomt om nakoming af te dwingen. Een dergelijke bepaling in de Algemene voorwaarden staat op de zwarte lijst en wordt geacht onredelijk bezwarend te zijn (artikel :236 BW). De Opdrachtnemer zal derhalve enkel de rechter tot nakoming kunnen verzoeken, indien de Staat facturen niet betaald. Waarom wijkt de Staat hier af van het wettelijk systeem en ontneemt zij de Opdrachtnemer wettelijke mogelijkheden om vorderingen - buiten rechte - betaald te krijgen? 6 Betreft de Overeenkomst, Artikel 6 lid 5. In dit artikel verkort de Staat de wettelijke verjaringstermijn ten aanzien van vorderingen. Welk belang heeft de Staat om de wettelijke verjaringstermijn dusdanig te bekorten? 7 Betreft de Overeenkomst, Artikel 7 lid 4. In dit artikel verbindt de Staat een forse boetebepaling aan het geheimhoudingsbeding. Het geheimhoudingsbeding van artikel 7 lid 1 is echter onduidelijk. Hierin staat dat de Opdrachtnemer enkel hetgeen ter beschikking is gesteld mag gebruiken voor het doel waarvoor het is verstrekt. Dit doel zal niet altijd duidelijk zijn. Kan de staat de boetebepaling maximeren aan de opdrachtsom over een bepaalde periode en tevens aangeven dat deze bepaling enkel geldt in gevallen van ernstige vertrouwensschending? Overeenkomst 6 4 Dit artikel vervalt. Overeenkomst 6 4 Wettelijke verjaringstermijn zal van toepassing worden verklaard. Overeenkomst 7 4, 5 Nee, dit artikel zal niet aangepast worden. 8 Betreft de Overeenkomst, Artikel 8 lid 4. De Opdrachtnemer zal nimmer kunnen opzeggen. Het is begrijpelijk dat de Staat de Opdrachtnemer aan zich wil binden, maar het recht om op te zeggen ontzeggen is een vergaande maatregel en juridisch gezien onwenselijk. Kan de Staat deze bepaling verzwakken en de opdrachtnemer wel de mogelijkheid bieden om de overeenkomst op grond van zwaarwegende redenen en inachtneming van een redelijke opzegtermijn op te zeggen? 8 5 Ja, op grond van zwaarwegende redenen en tenminste met een opzegtermijn van twee maanden. Nota van Inlichtingen nummer I Pool HR-manager/OM/2013 pagina 5 van 7
9 Kunt u de looptijd van de overeenkomst/pool aangeven? 10 Wat is de potentiele inhuur van HR managers? 11 Wat is de omvang geweest afgelopen jaren van HR managers? 12 De door het OM geformuleerde resultaatveranwtoordelijkheden zijn (zoals door u zelf ook aangegeven in 5.2.1.) in vele gevallen slecht tot beperkt meetbaar. Het voor Opdrachtnemer dan ook van het grootste belang inzicht te verkrijgen in de wijze waarop daarmee in de praktijk zal worden omgegaan. We kunnen als Opdrachtnemer uiteraard alleen een verantwoordelijkheid op ons nemen indien en voor zover de uitkomsten daarvan meetbaar zijn en voor zover we daar daadwerkelijk (zelfstandig) invloed op hebben. Nu dit, in vele gevallen, slechts zeer beperkt mogelijk zal zijn, vraagt Opdrachtnemer zich dan ook af waar deze verantwoordelijkheid concreet uit bestaat, hoe dit gemeten zal worden en wat de eventuele consequenties kunnen zijn van het niet voldoen aan een bepaalde taak/verantwoordelijkheid. Kunt u aangeven hoe het OM hier tegen aan kijkt en hoe dit in de praktijk zal uitwerken? 13 De door u meegezonden overeenkomst acht Opdrachtnemer op een aantal punten te beperkt, met name daar waar het gaat om de inhuur van personeel en de karakteristieken die daar mee samen hangen. Wij zouden dan ook graag zien opgenomen dat ons personeel onder leiding en toezicht van het OM werkt en dat het OM op haar beurt ook de verantwoordelijkheden draagt die horen bij het opdrachtgeverschap (zoals daar onder meer zijn veilige werkplek en de verantwoordelijkheid voor zowel de ingehuurde persoon als de door hem/haar uitgevoerde werkzaamheden). Bent u bereid dit alsnog (mogelijk in de contracteringsfase alsnog aan te vullen/op te nemen?) 5.2.1./5.2.2 2 jaar met mogelijke verlenging van 2 keer 1 jaar vijf tot acht HR-managers Deze opdracht is nieuw. 5.2.1./5.2.2. Er zal op gezette tijden een terugkoppeling (kwalitatief en kwantitatief) aan het lokale bestuur plaatsvinden over de vorderingen van de leidinggevenden in dat specifieke OM-onderdeel. De consequentie kan zijn dat de opdracht beëindigd wordt. overeenkomst Bij een detacheringsopdracht (inspanningsverplichting) stelt opdrachtnemer een medewerker ter beschikking die onder leiding en toezicht van de opdrachtgever werkzaamheden verricht. Daarbij geldt dat opdrachtgever de verantwoordelijkheid draagt zoals voor haar eigen personeel. De medewerker is verantwoordelijk voor zijn/haar werkzaamheden. Bij een resultaatopdracht is de medewerker verantwoordelijk voor het resultaat. Nota van Inlichtingen nummer I Pool HR-manager/OM/2013 pagina 6 van 7
14 U verklaart in de Raamovereenkomst de ARVODI van toepassing. Onderdeel van deze ARVODI is onder meer een onbeperkte aansprakelijkheid (onder meer voor indirecte schade) alsmede een boetebepaling. Wij willen u verzoeken in de meegezonden Raamovereenkomst een afwijkende aansprakelijkheidsbepaling op te nemen die gebaseerd is op de directe schade en waarbij de aansprakelijkheid gerelateerd is aan de omvang van de opdracht. Bent u daartoe bereid? Tevens willen wij u verzoeken de boetebepaling niet van toepassing te verklaren op de hier uitgevraagde dienstverlening, gelet op het feit dat een dergelijke bepaling niet zal zien op de hier uitgevraagde dienstverlening? Bent u bereid de boetebepaling uit de ARVODI niet van toepassing te verklaren? overeenkomst Ja, beperkte aansprakelijk zal van toepassing worden verklaard. Dit artikel m.b.t. aansprakelijkheid zal toegevoegd worden: 1. De in artikel 19.3 van de ARVODI-2011 bedoelde aansprakelijkheid is, per gebeurtenis, beperkt tot een bedrag van: - 150.000,- voor opdrachten waarvan de totale waarde kleiner is dan of gelijk aan 50.000,-; - 300.000,- voor opdrachten dan 50.000,- maar kleiner dan of gelijk aan 100.000,-; - 500.000,- voor opdrachten dan 100.000,- maar kleiner dan of gelijk aan 150.000,-; - 1.500.000,- voor opdrachten dan 150.000,- maar kleiner dan of gelijk aan 500.000,-; - 3.000.000,- voor opdrachten dan 500.000,-. 2. De beperking van de aansprakelijkheid als hiervoor bedoeld komt te vervallen: a. ingeval van aanspraken van derden op schadevergoeding ten gevolge van dood of letsel; b. indien sprake is van opzet of grove schuld aan de zijde van Opdrachtnemer of diens Personeel; c. in geval van schending van intellectuele eigendomsrechten als bedoeld in artikel 23 van de ARVODI-2011. Nota van Inlichtingen nummer I Pool HR-manager/OM/2013 pagina 7 van 7