VERZUIMPROTOCOL 2017 2018 NSG Groenewoud
Inhoud 1 Visie en aandachtspunten rondom verzuim... 2 1.1 Geoorloofd en ongeoorloofd verzuim... 2 1.2 Wettelijke bepalingen aangaande verlof... 2 1.3 Bereikbaarheid tijdens schooltijd... 3 2 Algemene NSG Groenewoud afspraken en regels... 4 2.1 Melden van ziekte / medisch bezoek... 5 2.2 Ziek naar huis... 6 2.3 Het aanvragen van verlof... 7 2.4 Absent en de afhandeling daarvan... 8 2.5 Te-laat melding en de afhandeling daarvan... 9 2.6 Een uurtje nakomen en de afhandeling daarvan... 10 2.7 Uit de les verwijderd en de afhandeling daarvan... 11 Ook voor dit schooljaar zijn de basisafspraken rondom de aan- en afwezigheid van onze leerlingen vastgelegd in dit verzuimprotocol. Wij raden u / je aan dit document goed te lezen om op de hoogte te zijn van de verwachtingen die NSG Groenewoud heeft van ouders en leerlingen. Communicatie is en blijft het sleutelwoord. Verzuimprotocol 2017 2018 1
1 Visie en aandachtspunten rondom de aan- en afwezigheid van leerlingen Binnen NSG Groenewoud staan de waarden respect, verantwoordelijkheid en veiligheid hoog in het vaandel. Vandaaruit willen wij op een prettige en positieve manier met elkaar omgaan. U mag van diegene, die binnen NSG Groenewoud betrokken zijn bij zaken die gerelateerd zijn aan de aan- en afwezigheid van leerlingen, wachten dat zij: - vanuit een positieve grondhouding en met respect leerlingen, ouders en collega s benaderen - oog hebben voor de specifieke en persoonlijke omstandigheden van onze leerlingen en daar waar mogelijk rekening mee te houden - goed luisteren en streven naar een heldere en duidelijke communicatie met alle betrokkenen binnen en buiten de school Van ouders en leerlingen mogen wij verwachten dat zij: - de afwezigheid van hun kind, om welke reden dan ook, vooraf aan school doorgeven - bij afwezigheid meedenken en -werken zodat zo min mogelijk lessen worden gemist - school tijdig informeren als er bijzonderheden zijn die invloed kunnen hebben op de dagelijkse gang van zaken binnen school De afspraken en regels t.a.v. de aan- en afwezigheid van onze leerlingen zijn zo helder mogelijk weergegeven in dit document. U / Jij treft de routes met betrekking tot o.a. ziekmelden, absenties, verlof en andere belangrijke zaken verderop in dit document aan. Het betreft zaken waar leerlingen en ouders in de dagelijkse (school)praktijk mee te maken kunnen krijgen. 1.1 Geoorloofd en ongeoorloofd verzuim De geldende afspraken en regels binnen NSG Groenewoud zijn gebaseerd op de Wet op het Onderwijs in Nederland. Hierin is bepaald dat alle Nederlandse scholen verplicht zijn om verzuim, geoorloofd én ongeoorloofd, te registreren en maatregelen te treffen om dit te beperken. De verzuimadministratie moet correct en volgens actuele regelgeving worden gevoerd. Dit wordt regelmatig gecontroleerd door de afdeling Leerplicht van de Gemeente Nijmegen. Er is sprake van geoorloofd verzuim als een leerling afwezig is vanwege: - ziekte - een medisch bezoek dat niet buiten lestijden geregeld kan worden - een buitenschoolse activiteit - familieomstandigheden - bijzonder verlof Onder ongeoorloofd verzuim wordt verstaan: - het zonder geldige reden te laat komen - het zonder geldige reden niet aanwezig zijn tijdens één of meerdere lessen - het eerder op vakantie gaan, bv. vanwege financiële redenen of om files voor te zijn (luxe verzuim) 1.2 Aanvragen bijzonder vakantieverlof Nadere toelichting is gewenst t.a.v. het aanvragen van vakantieverlof voorafgaande of aansluitend aan een schoolvakantieperiode. Aan dit bijzonder verlof zijn wettelijke criteria verbonden. Indien één van beide ouders een beroep of bedrijf heeft waardoor vakantie van minimaal 2 aaneengesloten weken tijdens de reguliere schoolvakanties onmogelijk is, kunnen ouders bij de rector een verzoek tot vakantieverlof indienen. Dit verzoek dient 8 weken van tevoren schriftelijk aangevraagd te worden en zal vergezeld moeten gaan van een werkgeversverklaring. Het vakantieverlof mag slechts één keer per jaar en voor maximaal tien lesdagen worden toegestaan en mag niet worden verleend in de eerste twee lesweken van het schooljaar. Betreft de verlofaanvraag meer dan 10 lesdagen dan zal school u verwijzen naar de afdeling Leerplicht van uw gemeente. De leerplichtambtenaar neemt uw verzoek in behandeling en kent het verlof al dan niet toe. Verzuimprotocol 2017 2018 2
Goedkoper kunnen reizen is zeker geen geldige reden voor honorering van een verlofaanvraag. Afwezigheid om die reden wordt volgens de wet gezien als luxe verzuim. School is verplicht hiervan melding te maken bij Bureau Leerplicht van uw gemeente. Verderop in dit verzuimprotocol vindt u een beschrijving hoe te handelen wanneer u om een andere reden verlof wilt aanvragen. 1.3 Ziek zijn, medische bezoeken en de Jeugdarts Wij raden ouders met klem aan om kritisch en, waar het kan, terughoudend te zijn met het ziekmelden van hun kind: laat uw zoon/dochter als het enigszins kan naar school gaan. Spreek medische bezoeken voor of na schooltijd af en houd de regie daarbij in eigen hand. Zo mist uw kind zo min mogelijk lessen. Uitsluitend ouders kunnen ziekte of medisch bezoeken voor hun kind doorgeven. Dit geldt ook voor leerlingen van 18 jaar en ouder. Wanneer er geen bijzondere omstandigheden m.b.t. de gezondheid van uw kind bekend zijn en het ziekteverzuim en/of het aantal medische bezoeken daartoe aanleiding geven, zal de mentor de Jeugdarts inschakelen. Hiervoor zijn een aantal criteria bepalend: - als de leerling langer dan 2 weken aaneengesloten ziek is - meerdere keren in een schooljaar ziek gemeld wordt (minimaal 4 x in 12 weken) Om verzuim vanwege ziekte / medische redenen inzichtelijk te maken is het van belang om bijzonderheden van medische aard z.s.m. of desgevraagd aan de mentor door te geven. 1.4 Bereikbaarheid tijdens schooltijd NSG Groenewoud vertrouwt erop dat ouders bereikbaar zijn mocht het nodig zijn om tijdens lestijd contact met u op te opnemen als dit noodzakelijk is. Wijzigt uw mailadres en/of telefoonnummer, dan verwacht NSG Groenewoud dat u de juiste gegevens zo snel mogelijk aan school doorgeeft. Alleen op die manier blijven de gegevens up-to-date en de bereikbaarheid voor school optimaal. NSG GROENEWOUD Tijdens schooltijd: 024-323 44 55 of per e-mail: info@nsg-groenewoud.nl Noodgeval: Keuzemenu, optie 5 overige zaken. U wordt doorverbonden met het secretariaat. Contact met de mentor of afdelingsleider: e-mailadressen van de mentor of afdelingsleider van uw kind(eren) vindt u op de website van NSG Groenewoud (www.nsg-groenewoud.nl) Contact met de verzuimcoördinator: telefonisch of per e-mail verzuim@nsg-groenewoud.nl Verzuimprotocol 2017 2018 3
2 Algemene NSG Groenewoud afspraken en regels Er gelden op NSG Groenewoud 5 basisafspraken: - Elke leerling en elke docent is goed voorbereid op én op tijd in de les. - Elke leerling zorgt er voor dat hij/zij optimaal voorbereid is op elke schooldag: schoolmail lezen, rooster controleren, de agenda in Magister nakijken, et cetera. - Afspraak is afspraak. - Mobieltjes zijn uit en uit het zicht, tenzij de docent toestemming voor gebruik geeft. - Regels en afspraken gelden voor iedere leerling, ook van 18 jaar en ouder. Een volledige en juiste registratie van de aan- en afwezigheid van onze leerlingen is niet alleen de verantwoordelijkheid van NSG Groenewoud, maar zeker ook van ouders én leerling. Controleer samen met uw zoon/dochter Magister, bij voorkeur eenmaal per week of de registratie in orde is. Klopt er iets niet? Neem dan zo snel mogelijk contact op met de verzuimcoördinator. Melden medisch verzuim School verwacht dat u uw kind s morgens voor aanvang van de lessen ziek meldt en dit, indien nodig, dagelijks herhaalt (mits anders afgesproken). Ook een medisch bezoek zal vooraf aan school doorgegeven moeten worden, in ieder geval voordat uw kind gaat deelnemen aan de lessen. Dit kan telefonisch tussen 08.00 en 09.00 uur. Geeft u niets door aan school, dan zal de docent uw kind in de les missen en absent melden. De verzuimcoördinator zal zo snel mogelijk onderzoeken wat de reden van afwezigheid is, bv. door uw kind uit de klas te halen of ouders te mailen om een verklaring te vragen c.q. te verifiëren. Tijdens toetsweken verwachten wij uw dagelijkse telefonische melding met het oog op het inhalen (onderbouw) of herkansen (bovenbouw) van een toets. Niet deel kunnen nemen aan de gymles Tijdens elke gymles is elke leerling aanwezig. Als dit om een medische reden niet mogelijk is dan besluit de gymdocent wat te doen. De leerling zal de betreffende docent voorafgaande aan de gymles opzoeken en een brief van zijn/haar ouders overhandigen (bv. als er sprake is van een blessure). De gymdocent kan besluiten dat uw kind op aangepaste wijze betrokken wordt bij de les. Alleen na toestemming van de gymdocent mag uw kind tijdens de gymlessen op een andere plek in school werken (dit zal meestal op het studieplein zijn). Vrijstelling voor de gymlessen kunt u, na overleg met de betreffende afdelingsleider, aanvragen door een schriftelijke verklaring van de behandelaar van uw kind te overleggen. Afwezigheidsverklaring De afwezigheidsverklaring kan gebruikt worden om een medisch bezoek vooraf door te geven. In uitzonderlijke gevallen kan hiermee bv. een medisch bezoek of ziekte achteraf verklaard worden. Leerlingen kunnen de afwezigheidsverklaring afhalen én inleveren aan de balie op het studieplein. U kunt deze ook downloaden via de site van NSG Groenewoud: www.nsg-groenewoud.nl tabblad Praktisch tabblad Verzuim hier treft u de link aan. Verlofkaart De verlofkaart kan gebruikt worden om een bezoek aan een open dag t.b.v. een vervolgopleiding vooraf door te geven. Naast een handtekening van u, als ouder, zal deze ook getekend moeten worden door de mentor van uw zoon/dochter. Leerlingen kunnen de verlofkaart afhalen én inleveren aan de balie op het studieplein. U kunt deze ook downloaden via de site van NSG Groenewoud: www.nsg-groenewoud.nl tabblad Praktisch tabblad Verzuim hier treft u de link aan. Verzuimprotocol 2017 2018 4
2.1 Melden van ziekte / medisch bezoek De ouder meldt ziekte, indien nodig dagelijks, telefonisch tussen 08.00 en 09.00 uur De ouder meldt medisch bezoek zoveel mogelijk vooraf via de afwezigheidsverklaring De leerling wordt afgemeld in Magister: Zi (of Zg) De leerling wordt afgemeld in Magister: Mb (of Mg) Als een leerling meerdere dagen ziek is en dit niet dagelijks wordt gemeld zal de verzuimcoördinator of de mentor contact met u opnemen Als de melding niet vooraf aan school is doorgegeven zal deze binnen 2 lesdagen verklaard moeten worden (telefonisch of via de afwezigheidverklaring) Ab (of Zg) wordt veranderd in Zi Zie ook pagina 3, punt 1.3 Wordt regelmatig een medisch bezoek niet vooraf doorgegeven dan kan de verzuimcoördinator besluiten om de leerling een sanctie op te leggen Ab (of Mg) wordt veranderd in Mb Zie ook pagina 3, punt 1.3 Nb.: het niet verschijnen op een afspraak met de schoolarts kan, conform afspraken uit het Regionaal Verzuimprotocol, reden zijn dit te melden bij bureau Leerplicht van uw gemeente. Verklaring codes: zwart = geoorloofd verzuim / rood = ongeoorloofd verzuim Zg = ziekmelding anders dan telefonisch gemeld Mg = medisch bezoek anders dan telefonisch gemeld Zi = ziekmelding verklaard door ouder (telefonisch) Mb = medisch bezoek verklaard door ouder (telefonisch of via een afwezigheidsverklaring) Verzuimprotocol 2017 2018 5
2.2 Ziek naar huis De leerling wil ziek naar huis De leerling meldt zich aan de balie op het studieplein De leerling meldt zich niet aan de balie op het studieplein Met de leerling wordt besproken wat er aan de hand is en of hij/zij die dag nog een toets heeft De docent meldt de leerling absent (Ab) omdat niet bekend is waar hij/zij is Er wordt gekeken naar mogelijkheden waardoor de leerling toch op school kan blijven De verzuimcoördinator zoekt de leerling z.s.m. op naar aanleiding van de absenties of neemt contact op met zijn/haar ouders De leerling is niet in staat op school te blijven: er wordt contact met zijn/haar ouders gezocht De ouder is op de hoogte gesteld en heeft zijn/haar toestemming verleent Mocht die dag een toets worden afgenomen, dan is de leerling ongeoorloofd afwezig (geen reden bekend) wat invloed kan hebben op de normering / herkansingsmogelijkheid In Magister wordt Zh genoteerd Geen contact met ouders? Zg in Magister, de leerling levert zo spoedig mogelijk een afwezigheidsverklaring in Heeft de leerling die dag een toets (incl. Idioom)? De betreffende docent wordt zo mogelijk per mail op de hoogte gesteld. In het geval van een SE-toets (bovenbouw) is toestemming van de afd. leider vereist Verzuimprotocol 2017 2018 6
2.3 Het aanvragen van verlof (m.u.v. bijzonder vakantieverlof, zie daarvoor pagina 2) Ouders sturen een verzoek per e-mail incl. toelichting naar: verzuim@nsg-groenewoud.nl De verzuimcoördinator mag goedkeuren: verlof voor familieomstandigheden (overlijden familielid en uitvaart in de 1 e en 2 e graad), verlof voor (theorie)examen scooter brommer auto Er mag geen verlof voor losse rijlessen worden verleend! Ouders worden op de hoogte gesteld door de verzuimcoördinator, evenals de afdelingsleider en de mentor De verzuimcoördinator neemt het verlof op in Magister onder vermelding van de passende codering Wil een leerling een open dag bezoeken of verlof voor een meeloopdag regelen (t.b.v. een vervolgopleiding), dan zal vooraf een verlofkaart moeten worden ingeleverd. De verlofkaart moet ondertekent worden door ouders en mentor. De verlofkaart is af te halen aan de balie op het studieplein Gebruikte coderingen in Magister: zwart = geoorloofd verzuim Ve = Verlof met toestemming Fa = Familieomstandigheden Bu = Activiteit voor of in school maar buiten de les Afdelingsleider wordt om goedkeuring / afwijzing van het verlof gevraagd als dit buiten de redenen van directe goedkeuring valt Afdelingsleider antwoordt de verzuimcoördinator met goedkeuring / afwijzing van de aanvraag Ouders worden op de hoogte gesteld door de verzuimcoördinator, evenals de afdelingsleider en mentor De verzuimcoördinator neemt het verlof op in Magister onder vermelding van de passende codering Als de verlofaanvraag te weinig informatie bevat om een goede beslissing te kunnen nemen, verzoekt de verzuimcoördinator ouders om de aanvraag nader toe te lichten Een verlofaanvraag voorafgaande aan of na een schoolvakantie (eenmalig max. 10 lesdagen per schooljaar) zal duidelijk beargumenteerd voorgelegd moeten worden aan de rector Rector keurt het verlof goed / af Verzuimprotocol 2017 2018 7
2.4 Absent en de afhandeling daarvan De leerling is voor 1 of meerdere lesuren absent (Ab) gemeld in Magister De leerling wordt z.s.m. hierop aangesproken en/of ouders worden benaderd De leerling heeft de les(sen) gespijbeld: voor elk lesuur 2 x 08.00 uur melden Er is een verklaring voor de ontstane absenties, dit zal binnen 2 lesdagen geregeld moeten worden 2 uur ingehaald: Ab = On Ab wordt omgezet in juiste code Niet aanwezig volgens afspraak = Az Als na onderzoek blijkt dat de verklaring van de leerling niet correct was, blijft de Ab staan en zal deze ingehaald moeten worden De verzuimcoördinator bespreekt met de leerling de reden van afwezigheid Nieuwe afspraken worden gemaakt. Afhankelijk van de reden van het niet nakomen van de originele afspraak kan een extra inhaaluur ingepland worden Na overleg met afdelingsleider en/of mentor ontvangen ouders bij 5, 10 en 15 vermeldingen ongeoorloofd verzuim hiervan per e-mail een bericht van de verzuimcoördinator. Mocht een leerling blijven verzuimen dan behoort een gesprek door afdelingsleider en mentor met leerling en ouders tot een mogelijke interventie. Bij 20 meldingen ongeoorloofd verzuim kan een melding bij bureau Leerplicht volgen De hoogte van de terugkommaatregel is standaard 2 x 08.00 uur melden. De verzuimcoördinator kan/mag hiervan afwijken Ab = Absent Az = Absent bij verzuim On = Afgehandelde absentie (2 uur ingehaald) Oz = Afgehandelde absentie bij verzuim (1 uur ingehaald) De verzuimcoördinator meldt een leerling aan bij bureau Leerplicht als er sprake is van de volgende criteria: * 16 uur in 4 weken * bij signaalverzuim (als school een melding noodzakelijk vindt) * bij langdurig en veelvuldig verzuim * verzuim waarbij dit mogelijk gerelateerd is aan achterliggende problematiek. De leerling wordt op school, en ouders per brief geïnformeerd. De verzuimcoördinator maakt een notitie in Magister Verzuimprotocol 2017 2018 8
2.5 Te-laat melding en de afhandeling daarvan De leerling komt te-laat in de les: de docent noteert La in Magister De leerling meldt zich de eerstvolgende lesdag om 08.00 uur op school. Alleen als de leerling minimaal het 1 e + 2 e lesuur vrij heeft, verschuift het melden naar de eerstvolgende lesdag De leerling heeft een reden: hij/zij regelt z.s.m. een verklaring via ouders (uiterlijk binnen 2 lesdagen) La wordt omgezet in een juist code Het te-laat komen is afgehandeld: La wordt Ot Komt de leerling later dan 08.00 uur dan bespreekt de verzuimcoördinator met de leerling de reden hiervan. Afhankelijk daarvan kan 1 x extra om 08.00 uur melden ingepland worden Komt de leerling niet om 08.00 uur melden dan wordt een Az genoteerd. De verzuimcoördinator bespreekt met de leerling de reden van afwezigheid Nieuwe afspraken worden gemaakt. Afhankelijk van de reden van het niet nakomen van de terugkommaatregel kan een extra inhaaluur ingepland worden Betekenis codes (zwart = geoorloofd / rood = ongeoorloofd): La = te-laat Ot = te-laat melding afgehandeld Az = Absent bij verzuim Oz = Absent bij verzuim afgehandeld Als na onderzoek blijkt dat de verklaring van de leerling niet correct was, blijft de La staan en zal minimaal 1 x ingehaald moeten worden Bij iedere 10 x te-laat komen in een schooljaar volgt een wettelijk verplichte melding bij bureau Leerplicht. Afdelingsleider en mentor worden vooraf op de hoogte gesteld. De leerling wordt op school, en ouders per brief geïnformeerd. De verzuimcoördinator maakt een notitie in Magister Woont een leerling afhankelijk is van het openbaar vervoer (vanwege de afstand huis school) dan kan hij/zij in aanmerking komen voor een te-laat pas. De leerling neemt contact op met de verzuimcoördinator om dit te bespreken. Komt de leerling te-laat op school (bv. door vertraging OV) dan meldt hij/zij zich diezelfde dag bij de verzuimcoördinator Verzuimprotocol 2017 2018 9
2.6 Een uurtje nakomen en de afhandeling daarvan De docent wil dat de leerling zich minimaal 1 x om 08.00 uur meldt (bv. vanwege huiswerk vergeten) De docent stuurt de leerling nog tijdens de les naar de verzuimcoördinator om direct een afspraak in te plannen (bij afwezigheid aan de balie op het studieplein) De docent stuurt z.s.m. een mail naar de verzuimcoördinator, geeft door welke leerling moet melden en hoeveel uur. De verzuimcoördinator noteert dit nog diezelfde dag in de agenda in Magister De leerling komt het ingeplande uur na: de sanctie is afgehandeld De leerling komt het ingeplande uur na: de sanctie is afgehandeld De leerling meldt zich niet: Az in Magister en procedure als bij absentie (zie stroomdiagram Absentie ) De leerling meldt zich niet: Az in Magister en procedure als bij absentie (zie stroomdiagram Absentie ) Gebruikte codering in Magister: zwart = geoorloofd / rood = ongeoorloofd Az = Afwezig bij verzuim Hv = Huiswerk Vergeten Bv = Boeken Vergeten Ha = Huiswerk vergeten Afgehandeld Ba = Boeken vergeten Afgehandeld Verzuimprotocol 2017 2018 10
2.7 Uit de les verwijderd en de afhandeling daarvan De leerling wordt door de docent verwijderd uit de les De docent noteert Vw in Magister De leerling verlaat de les en meldt zich direct aan de balie op het studieplein De leerling blijft in op het studieplein en vult daar het reflectieformulier in Bij een ernstige aanleiding: de leerling vult het reflectieformulier in en gaat hiermee naar de eigen afdelingsleider (of diens vervanger) De leerling zoekt, met het reflectieformulier, aan het einde van de les (uiterlijk aan het einde van de lesdag) de betreffende docent op De afdelingsleider bespreekt met de leerling en de docent wat er is gebeurt, zoekt naar een oplossing en bepaalt eventueel een sanctie De docent en de leerling bespreken wat er is gebeurt. De docent bepaalt eventueel een sanctie en noteert dit op het reflectieformulier De afdelingsleider noteert kort op het reflectieformulier de uitkomst van het overleg én een eventuele sanctie De leerling gaat met het reflectieformulier naar de balie op het studieplein en regelt aldaar de uitvoering van de sanctie De leerling meldt zich volgens afspraak waarna de sanctie is voldaan. De verzuimcoördinator wijzigt Vw in Va Komt de leerling niet op de afgesproken tijd, dan zal Az in Magister genoteerd worden. De leerling wordt zo spoedig mogelijk hiervoor uit de les gehaald. Heeft de leerling geen gegronde reden dan moet ook de Az worden ingehaald (zie stroomdiagram Absentie ) Verzuimprotocol 2017 2018 11